За какой период рекомендуется сохранять данные в рабочей базе 1с
Копирование базы желательно делать один раз в день или хотя бы один раз в неделю. Создание резервной копии – в ваших же интересах, ведь в случае любого форс-мажора от потопа до пожара благодаря резервному копированию можно будет восстановить вашу базу и работать дальше, как будто ничего и не было.
Существует три простых и эффективных способа резервного копирования.
Способ № 1. Обычное копирование
Стоит учитывать, что перед тем, как выполнить копирование этим способом, необходимо убедиться, что все пользователи вышли из базы и сейчас в ней никто не работает.
Это самый легкий способ, не требующих особых знаний. Если конфигурация хранится на вашем компьютере, то для того, чтобы сделать резервную копию, достаточно скопировать всю папку с вашей базой в другое место жесткого диска или на отдельный носитель (например, на флешку). Для удобства я рекомендую в названии папки указать дату, на которую была сделана копия базы.
Чтобы узнать, где находиться ваша информационная база, можно открыть «1С:Предприятие 8», выбрать/выделить необходимую базу и нажать кнопку «Изменить». В открывшемся окне будет указан путь к вашей информационной базе.
Способ № 2. Выгрузка информационной базы
Для выгрузки нужно войти в конфигуратор базы. Попасть туда можно, открыв «1С:Предприятие 8» (где мы выбираем базу для входа) и нажать кнопку «Конфигуратор».
После того как открылась конфигурация, нужно открыть базу. Для этого в главном меню выберете вкладку «Конфигурация» и далее «Открыть конфигурацию».
После того как откроется нужная информационная база, нужно на панели сверху выбрать вкладку «Администрирование» – «Выгрузить информационную базу» и указать путь, куда сохранится база.
Способ № 3. Автоматическое резервное копирование
Для настройки автоматического копирования нужно войти в базу, открыв «1С:Предприятие 8» и выбрать вкладку «Администрирование» – «Поддержка и обслуживание».
После чего развернуть вкладку «Резервное копирование и восстановление».
Далее выбираем пункт «Настройка резервного копирования». Тут возможны варианты – по расписанию и при завершении работы с программой. Лучше всего, особенно если вы не единственный пользователь базы, выбрать вариант «Регулярно по расписанию». Настроить его очень просто. Необходимо перейти по ссылке возле «Регулярно по расписанию» и указать дату начала и окончания создания копии.
Помимо этих настроек нужно указать также каталог для хранения копий и какое количество резервных копий хранить.
Как самостоятельно обновлять конфигурацию «1С»
Не забываем: самое важное в обновлении – это сделать архивную копию. После этого можно приступать к обновлениям.
Заранее уточним, что самостоятельно базу можно обновлять, только если вы используете типовую конфигурацию. Если вам когда-то дорабатывали базу, то в этом случае обновить ее без риска «все сломать» сможет только специалист.
Абсолютно каждый пользователь может самостоятельно обновить типовую базу, не имея при этом особых навыков и знаний, а просто по инструкции, одним из двух указанных ниже способов.
Способ № 1. Обновление через Интернет
Далее нужно войти в базу, перейти по вкладкам «Администрирование» – «Интернет поддержка» – «Обновление конфигурации». Откроется окно помощника для обновления. В данном окне оставляем по умолчанию выбранный способ обновления и поставим галку «Всегда подключаться к Интернету». В этом же окне у нас есть возможность поставить галку «Всегда проверять обновления» при запуске программы – советую ее включить, и ваша база всегда будет актуального релиза.
Если обновление есть, то нажимаем «Далее», начнется процесс обновления. Он может затянуться, если установлен не последний релиз конфигурации. Программа скачивает все необходимые релизы до последнего и устанавливает их. Когда программа установит все релизы, то она предложит перезапуститься и после перезапуска процесс обновления завершится.
Способ № 2. Обновления с помощью конфигуратора
Затем нужно перейти в папку на компьютере, куда скачался дистрибутив (файл) обновления, и его разархивировать. В итоге в папке появится несколько файлов, из которых нам нужен setup.exe. По нему нужно будет щелкнуть два раза и в появившемся окне нажимать кнопки «Далее», ничего не изменяя. Так база будет подготовлена к обновлению.
После заходим в конфигуратор, переходим по вкладке «Конфигурация» – «Поддержка» – «Обновить конфигурацию». В появившемся окне выбираем верхнюю строчку и нажимаем «Далее». В следующем окне оставляем галку только на верхней строчке. У нас появится окно с обновлением, выбираем нужное и нажимаем кнопку «Готово». Во время обновления программа будет выводить вопросы, нужно будет отвечать всегда «Да». После завершения обновления обязательно запускаем «1С:Предприятие», чтобы оно тоже его приняло. Нам этом обновление завершено.
Свертка базы в «1С»: зачем это и как это делать?
Со временем в базу вносится все больше и больше различных данных, ее размер постоянно растет – особенно если ваша организация большая или вы ведете в базе несколько организаций. В итоге база может вырасти до 5 Гб, в связи с чем программа начнет работать медленнее. Если ваша база приблизилась к максимально критической отметке по объему, то она может вообще и не открыться.
Чтобы не возникало подобной проблемы, уменьшаем размер базы путем компоновки и архивирования данных за прошлые периоды – для этого и нужна свертка базы.
Чтобы провести свертку, заходим в базу, открываем раздел «Администрирование», в панели действий – «Сервис», и нажмем на кнопку «Другие команды».
Откроется форма свертки. Свертка проводится в последовательно в несколько этапов, по завершению каждого этапа он обозначается зеленым цветом.
Первый этап – создание резервной копии.
Перед сверткой базы, как и перед обновлением базы, всегда нужно делать резервную копию базы.
На этом этапе мы создаем резервную копию, установив флажок, далее вводим пароль пользователя (если он есть) и выбираем папку куда будет сохранена копия базы.
После чего программа предупредит о перезапуске базы. Выполнив все необходимое, нажимаем кнопку «Далее» в нижнем углу.
Второй этап – настройка.
На этом этапе нужно выбрать период, на начало которого будут свернуты остатки организации, у которой будет происходит свертка, и установить дату запрета на изменения данных.
Свертку лучше всего делать на начало предыдущего года (например, если мы проводим свертку в начале этого года, то сворачивать все данные нужно на начало предыдущего года). Свертку лучше всего производить по всем организациям, если у нас в базе ведется учет по нескольким организациям. Но можно делать отдельно, повторяя процедуру для каждой организации.
Третий этап – формирование остатков.
Этот этап позволяет нам детально настроить свертку по регистрам. Тут можно вручную настроить обрезку регистров, но лучше оставить все как есть, то есть выбрать «Настройки по умолчанию».
После того как мы нажмем кнопку «Далее», программа сформирует документы «Ввод остатков по регистрам».
Четвертый этап – самостоятельная проверка.
Проверяем сформированные документы до того, как мы удалим старые, чтобы в случае ошибки откатиться назад. На этом этапе можно открыть документы, отредактировать или ввести новые.
Пятый этап – автоматическая проверка.
На вкладке «Проверка» можно сформировать отчеты по регистрам бухгалтерии или по регистрам сведения и накопления. Данные выводиться как по бухгалтерскому учету, так и по налоговому. Справа у нас расположена кнопка стандартных отчетов.
Шестой этап – удаляем старые документы.
Данная процедура является необратимой, так что сначала стоит все хорошо проверить на предыдущих этапах. После завершения процесса удаления обработка скажет, что свертка прошла успешно.
Резервное копирование, обновление конфигурации и свертка базы – это три очень важных аспекта работы с базой «1С». Без резервной копии мы не сможем восстановить базу, с обновлением появился новый функционал для упрощения работы, а свертка базы заставит программу работать быстрее.
ИНСТРУКЦИЯ 1С 8 → перейти в меню [СТАТЬИ И ИНСТРУКЦИИ]
Иногда программист 1С просит передать ему (переслать по почте) базу данных 1С 8 для выполнения задач. Как сохранить базу данных 1С 8 правильно? Как это оптимально сделать? Какие при этом данные окажутся у получателя?
Сохраняя базу данных таким образом – Вы создаёте архив (копию) со всеми учётными данными предприятия! Поэтому пересылая созданный архив третьим лицам, Вы должны чётко осознавать, что передаёте получателю полную копию базы данных.
1. Запускаем 1С Предприятие 8 в режиме "Конфигуратор", предварительно выделив нужную информационную базу.
2. Если необходимо, выбираем пользователя с правами администратора и вводим пароль. Проходим авторизацию.
3. В открывшемся окне программы - в меню: Администрирование выбираем пункт "Выгрузить информационную базу. "
4. В следующем окне программы, у нас есть возможность выбрать путь (куда будет сохранена база) и задать имя файла (интуитивно понятное).
5. После нажатия на кнопку "Сохранить" в нижнем левом углу появиться информационная надпись "Выгрузка информационной базы. ", свидетельствующая о процессе выгрузки. Ждём.
6. Когда выгрузка будет завершена - программа выдаст соответствующее предупреждение. Его нужно закрыть по кнопке "ОК". Можно закрыть и окно самой программы 1С.
7. Теперь можем с помощью проводника зайти в директорию (папку) для выгрузки базы, которую выбрали на 4-м этапе. И убедиться, что она там есть.
Готово! Файл 1Cv8.dt содержит конфигурацию и всю учётную информацию. В зависимости от цели создания архива - его можно передать по почте (прикрепив файл к письму), сохранить на внешний накопитель (USB, CD, DVD), восстановить в копию (папку) базы данных и т.д.
О необходимости делать бэкапы или резервное копирование своих данных, а особенно данных в программе 1С знают все. К сожалению, большинство пользователей задумываются о необходимости данной процедуры после первой боли потери данных. Давайте обрисуем проблемы резервного копирования информационных баз 1С.
Организации, где есть системные администраторы
В организациях, где есть хотя бы один системный администратор, обычно не возникает вопросов относительно резервного копирования. А зря! Не стоит надеяться на то, что ваш системный администратор по собственной инициативе создаёт бэкапы информационных баз 1С. Недаром среди у айтишников ходит поговорка: «сисадмины делятся на тех, кто еще не делает бэкап, и тех, кто их уже делает».
Обязательно убедитесь, что ваш системный администратор осуществляет резервное копирование информационных баз 1С с нужной периодичностью. Если он этого не делает, обращайтесь к директору организации или присмотритесь к облачному сервису 1С, в котором резервное копирование уже настроено по умолчанию, в штатном режиме.
Организации, где нет системных администраторов
В небольших организациях, как правило нет системного администратор. В лучшем случае нанимают приходящего специалиста. В таком случае все организационно-технические вопросы резервного копирования баз главбуху или директору придётся взять на себя. Рассмотрим подобную ситуацию.
Как часто надо делать бэкап 1С?
Вопрос о том, как часто надо делать бэкап баз 1С приходится слышать постоянно. Ответ на него определяется периодичностью и объёмом данных, которые вносятся в информационную базу. Если бухгалтер ежедневно регистрирует по несколько хозяйственных операций, то целесообразно бэкап делать ежедневно. При большом документообороте не лишним будет делать бэкап два раза в день или даже чаще.
Как правило, после восстановления последнего бэкапа приходится какое-то количество операций повторно вводить в информационную базу. Поэтому, если восстановлена информационная база месячной давности, то заново придётся вводить в неё операции за последний месяц.
За какие периоды хранить бэкапы информационных баз 1С?
Ежедневное резервное копирование баз 1С 8 в большинстве случаев это правильное решение. Но нет особого смысла хранить ежедневные бэкапы, например, за 10 лет. Поэтому возникает задача создания какой-то оптимальной стратегии хранения бэкапов. Формального решения она не имеет. На практике обычно придерживаются следующей схемы.
- Последние несколько дней. Ежедневно делать бэкап и хранить их за последнюю неделю, 10 или 30 дней.
- Последние несколько месяцев. Делать бэкап после закрытия месяца и сдачи регламентированной отчётности. Хранить их за последние, например, 24 месяца.
- Последние несколько лет. Делать бэкап после закрытия декабря и сдачи годовой отчётности. Хранить их за последние, например, 5 лет.
Где хранить бэкапы 1С?
Где следует хранить бэкапы баз 1С это ещё один вопрос, который возникает у неопытных пользователей. Прежде, чем ответить на него, определимся с объёмом носителя, на котором планируется хранить резервные копии.
Ориентироваться будем на файловую базу 1С Предприятие 8. По техническим причинам её объём не может превышать 4 Гб. В случае, если объём базы приближается к этому пределу, то срочно надо переводить её в клиент-серверный режим работы.
Если базу не сжимать архиваторами, то потребуется хранилище объёмом не менее 4*(30+24+5)=236 Гб. По современным меркам – это вполне себе скромный объём. Но многое зависит от того, где будет размещаться бэкап информационных баз 1С.
В небольших организациях часто встречается ситуация, когда компьютер имеет один единственный не размеченный жесткий диск С. В этом случае он занимает весь объём физического диска. Это не хорошо. Надо обязательно разбить его хотя-бы на два логических диска: на C и D. Есть, как минимум, две причины, по которым не следует информационную базу и её архивные копии хранить на системном диске C.
- Риск потери данных. Операционная система всегда располагается на диске С. При её переустановке неопытный пользователь может отформатировать диск C и тем самым безвозвратно уничтожить рабочую базу и все архивы 1С Предприятие 8.
- Замедление и зависания в работе. Не все пользователи знают, что на диске С всегда должно оставаться не менее 10% свободного пространства. Часто у таких пользователей на нём свободными остаются буквально несколько Мб. В результате при запуске 1С Предприятие 8 идёт долгий процесс поиска свободное место для открытия своих временных файлов. В лучшем случае программа откроется через продолжительное время. В худшем она зависнет.
Если на данный момент нет иного выхода, то, конечно, архивные копии можно делать и на диске С. Но помните – это временная мера. В ближайшие дни обязательно рассмотрите следующие варианты и/или их комбинации.
Самое быстрое и недорогое решение – это приобрести USB-флешку подходящего объёма. Молодые информационные базы редко превышают объём в 1 Гб. Поэтому при ежедневном бэкапе одной информационной базы за последние 30 дней хватит флешки объёмом в 32 Гб. Такая флешка стоит от 600 до 1000 рублей. На 64 Гб в районе 2000 рублей.
Покупать ли для резервирования флешку объемом 128 или 256 ГБ большой вопрос. Их цена колеблется от 3000 до 10000 рублей. За эту цену можно приобрести жесткий диск значительно большего объёма.
Очень важно, чтобы в компьютере было, как минимум, два физических диска (не путать с логическими). Лучше три! Первый (диск С) необходим для установки на него операционной системы и всех используемых вами программ. Второй используем для хранения всевозможных данных, в том числе информационные базы 1С Предприятие 8. Третий используем для хранения резервных копий баз 1С.
Для операционной системы в большинстве случаев достаточно 60-80 Гб. Но лучше иметь запас. Например, носитель ёмкостью в 500 ГБ, скорее всего перекроет, все возможные запросы. Обойдётся эта покупка приблизительно в 2300 рублей. Относительно объёма двух других дисков конкретных рекомендаций дать невозможно. Здесь всё очень индивидуально.
На встроенный в компьютер жесткий диск целесообразно записывать ежедневные резервные копии. Желательно, чтобы он был достаточно быстрым и надёжным. Это позволит быстро создавать резервные копии и также быстро при необходимости восстанавливать их.
А вот резервные копии 1С за месяц и за год целесообразно хранить на отдельном носителе, вне компьютера. Это существенно повысит надёжность и безопасность ваших данных. Для этих целей хорошо подойдет внешний жесткий диск или облачное хранилище. Не дай Бог, конечно, но, если в офисе случится пожар или зальёт водой, то диски в компьютере могут выйти из строя. Здесь и пригодится внешний носитель. Разумеется, если он хранится в сейфе или в другом помещении.
Стоимость внешних дисков сравнима со стоимостью обычных жёстких дисков, встраиваемых в компьютер.
Сетевые хранилища предназначены для тех, кто очень ответственно и бережно относится к хранению своих данных. Сетевое хранилище представляет собой специализированный компьютер с дисковым массивом. Его основной задачей является хранение информации и обеспечение её безопасности. Сетевое хранилище имеет свой блок питания и включается в локальную сеть компьютеров. Для повышения надёжности его можно разместить в отдельном помещении.
Разные модели обладают различным количеством отсеков для жестких дисков: 1, 2, 4, 8 и больше. Технология виртуализации данных, позволяет объединяет несколько дисков в один логический элемент, так называемый RAID-массив. Это значительно повышает надёжность хранения данных и производительность системы.
Цены на сетевые хранилища, главным образом, зависят от количества отсеков, на два диска примерно по цене будет 12000 рублей, а на четыре диска стоить около 24000 рублей.
Хранение резервных копий в облачном хранилище сегодня стало достаточно обыденным делом. Обусловлено это доступностью интернета, высокой надежностью и безопасностью хранения данных. Отметим, если вы Арендуете 1С в облаке, то беспокоиться об резервном копировании особо не стоит, т.к. услуга уже настроена включена во все тарифные планы. Наша компания МАРС Телеком, как официальный партнёр фирмы 1С, предоставляет облако 1С в аренду с уже настроенным резервным копированием информационных баз 1С.
Программы резервного копирования информационных баз 1С
Обзор способов резервного копирования информационных баз достоин отдельной большой статьи. Здесь же просто вкратце перечислим те способы, которые наиболее часто используются для резервного копирования информационных баз 1С.
Вручную с помощью буфера обмена
В месте размещения информационной базы находим файл 1Cv8.1CD и выделяем его. Нажимаем комбинацию горячих клавиш Ctrl+C. Затем переходим в место, где храним архивы резервных копий и нажимаем на комбинацию Ctrl+V. Это и есть простейший бэкап или резервное копирование через буфер обмена операционной системы. Тоже самое можно сделать через контекстное меню, вызываемое щелчком левой кнопкой мышки.
Перед выполнением такого бэкапа все пользователи файловой базы данных должны завершить работу с 1С Предприятие 8. Иначе бэкап может записаться с ошибками.
Автоматическое резервирование средствами Windows
Встроенное в операционную систему средство «Архивирование и восстановление» позволяет осуществлять резервное копирование каталогов и отдельных папок по заранее настроенному расписанию.
Его минус в том, что он не может автоматически завершить работу пользователей файловой базы данных 1С Предприятие 8. Поэтому администратору перед бэкапом надо самому побеспокоиться о завершении работы всех пользователей 1С Предприятие 8 с данной программой.
Резервное копирование встроенными средствами программы 1С
Во многих программах на платформе 1С Предприятие 8.3 реализован встроенный функционал резервного копирования. Например, в программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0 этот функционал находится по ссылке «Администрирование > Поддержка и обслуживание > Резервное копирование и восстановление>». Здесь можно не только в любое время в принудительном порядке сделать бэкап, но и задать расписание для автоматического выполнения бекапов.
Подчеркнём, что данная обработка пригодна только для резервного копирования баз, работающих в файловом режиме.
Бэкап средствами СУБД
Если база работает в клиент серверном варианте, то в качестве СУБД обычно используются MS SQL, Postgre или DB2. Эти СУБД обладают встроенными средствами резервного копирования. Клиент-серверный режим не накладывает ограничений на размеры информационных баз.
Бэкап средствами СУБД можно создавать, не выгоняя пользователей из программы 1С Предприятие 8. То есть они могут спокойно продолжать работу. При этом бэкап будет создан без ошибок.
Если вы затрудняетесь самостоятельно организовать резервное копирование ваших информационных баз 1С Предприятие 8, мы готовы вам в этом помочь, дать консультацию о размещении учёта в зарекомендовавшей себя облачной среде.
ИНСТРУКЦИЯ 1С 7.7 → перейти в меню [СТАТЬИ И ИНСТРУКЦИИ]
Иногда программист 1С просит передать ему (переслать по почте) базу данных 1С 7.7 для выполнения задач. Как сохранить базу данных 1С 7.7 правильно? Как это оптимально сделать? Какие при этом данные окажутся у получателя?
Сохраняя базу данных таким образом – Вы создаёте архив (копию) со всеми учётными данными предприятия! Поэтому пересылая созданный архив третьим лицам, Вы должны чётко осознавать, что передаёте получателю полную копию базы данных.
4. Если необходимо, выбираем пользователя с правами администратора и вводим пароль. Проходим авторизацию.
6. В открывшимся окне будет выбран путь по умолчанию - это путь к директории (папке) базы данных. Для того, чтобы потом не запутаться в файлах - желательно его изменить на более удобный и задать интуитивно понятное имя файла - например сегодняшнюю дату. Удобнее это сделать, нажав на кнопку .
9. Открываем путь выбранный в шестом пункте и видим файл (архив) 10062016.zip это и есть архив базы данных.
Готово! Файл (архив) 10062016.zip содержит конфигурацию и всю учётную информацию. В зависимости от цели создания архива - его можно передать по почте (прикрепив файл к письму), сохранить на внешний накопитель (USB, CD, DVD), восстановить в копию (папку) базы данных и т.д.
ИНСТРУКЦИЯ 1С 8 → перейти в меню [СТАТЬИ И ИНСТРУКЦИИ]
1. Запускаем 1С Предприятие 8 в режиме «Конфигуратор», предварительно выделив нужную информационную базу.
2. Если необходимо, выбираем пользователя с правами администратора и вводим пароль. Проходим авторизацию.
3. В открывшемся окне программы - в меню: «Конфигурация» заходим в подменю «Конфигурация базы данных» и выбираем пункт «Сохранить конфигурацию БД в файл…»
4. В открывшимся окне у нас есть возможность выбрать путь (куда будет сохранена база) и задать имя файла (интуитивно понятное). Нажимаем кнопку «Сохранить».
5. После нажатия на кнопку "Сохранить" в нижнем левом углу появиться информационная надпись: "Сохранение конфигурации в файл. ", свидетельствующая о процессе сохранения. Ждём.
6. Когда сохранение будет завершено - программа выдаст соответствующее предупреждение. Его нужно закрыть по кнопке "ОК". Можно закрыть и окно самой программы 1С.
7. Теперь можем с помощью проводника зайти в директорию для сохранения файла конфигурации, которую выбрали на 4-м этапе. И убедиться, что она там есть.
Готово! Файл конфигурации 1Cv8.cf не содержит персональной учётной информации. Это набор метаданных с кодом 1С Предприятия 8 и его можно передать по почте (прикрепив файл к письму).
Если Вы хотите заказать абонентское обслуживание или прочие услуги Вашей 1С . Пожалуйста, ознакомьтесь с прайс-листом и оформите заявку через контактную форму.
Читайте также: