Для согласования одних и тех же документов на разных компьютерах предназначена программа
Подсистема «Универсальные процессы» предназначена для проведения согласования документов, автоматической обработки информации и мониторинга состояния выполнения процессов, то есть реализует функции систем класса Workflow применительно к задачам финансового управления. Универсальные процессы применяются для:
- согласования документов;
- подготовки отчетности и планирования бюджетов;
- управления произвольными процессами, не привязанными к объектам конфигурации.
В ходе исполнения процесса система формирует задачи пользователям, таким образом организуется их совместная работа в рамках установленного регламента. Оповещения о различных событиях, происходящих в системе, и возможность оставлять комментарии и прикреплять файлы к справочникам и документам способствует совершенствованию коммуникаций.
Простая настройка
Маршрут процесса легко настраивается с помощью визуального конструктора. Этапы процесса и связи добавляются мышкой. Система сразу указывает на ошибочно настроенные этапы, подсвечивая их красным.
Ролевая адресация
Ролевая адресация позволяет одни и те же маршруты процессов применять в разных организациях. Исполнителем этапа может быть явно указанный пользователь или роль. Ответственность по ролям указывается в разрезе по организациям.
Условные переходы
Система может выбирать путь исполнения процесса в зависимости от сведений, содержащихся в согласуемом документе. При настройке условия перехода доступны все реквизиты согласуемого объекта. С помощью произвольных источников можно обращаться к любым данным, хранящимся как в текущей, так и во внешних информационных базах.
Генерация документов
Универсальный процесс может автоматически создавать и заполнять документы. Кросс-системные и кросс-функциональные процессы можно связать в единую цепочку. Автоматизация рутинных операций достигается без изменения конфигурации.
Поэтапное заполнение
Управляя доступностью реквизитов можно организовать поэтапное заполнение документа несколькими пользователями. На каждом этапе согласования можно настроить доступность в документе только определенных полей и кнопок.
Интеграция с внешними системами
Универсальный процесс может работать с данными внешних информационных баз так же как с внутренними. Эта возможность позволяет организовать неразрывное исполнение кросс-системного бизнес-процесса, связанного с обработкой данных в разных информационных системах.
Данные внешних баз могут использоваться в условных переходах для определения пути исполнения процесса. На основании данных внешних баз можно формировать документы. Можно формировать документы во внешних базах.
Согласование по e-mail
Согласование документов можно выполнять не только внутри системы, но и ответным письмом на оповещение по электронной почте. Для удаленного согласования по электронной почте не требуется установки специальных программ.
Безопасность передаваемых данных обеспечивается средствами защиты корпоративной почты. Простой и интуитивно понятный способ отправки решения: нажимаем на гиперссылку и отправляем автоматически сформированное письмо. В ответе можно написать комментарий визирования, который также попадет в систему.
Гибкое согласование
К рассмотрению документа можно привлекать дополнительных согласующих. По усмотрению участников согласования в особых случаях можно дополнять предопределенный маршрут процесса. В организациях без формализованных процессов согласования можно полностью отказаться от предопределенных маршрутов.
Оповещения и напоминания
Правила рассылки оповещений пользователей о событиях гибко настраиваются администратором системы. При желании, они могут отображаться не только внутри программы, но и дублироваться на электронную почту.
- о ходе согласования;
- о ходе планирования бюджетов или подготовки отчетности;
- о подготовке и оплате заявки;
- о ходе подготовки и исполнения договора;
- о ходе исполнения проекта;
- об аккредитации поставщика;
- об ошибках для администратора системы;
- напоминания о запланированных событиях.
Простая настройка Ролевая адресация Условные переходы Генерация документов Поэтапное заполнение Интеграция с внешними системами Гибкое согласование Оповещения и напоминания
Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ.
Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.
Что такое СЭД
Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.
Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.
Виды систем электронного документооборота
СЭД различаются между собой алгоритмами обработки информации. Например, одна система предполагает четкую структуру хранения данных, а другая позволяет работать более гибко. Некоторые элементы бывают похожими, но в целом каждая СЭД служит для определенной цели. Выделяют 5 самых распространенных видов:
- Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
- Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
- Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
- Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
- С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.
Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.
Возможности и функционал
Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.
Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.
- Автоматически проставит теги с точностью 95% по завершении разговора
- Экономит затраты и время ваших сотрудников на прослушивание звонков
- Поможет узнать, какие переговоры приводят к продажам, а какие не окупают вложения в каналы трафика
- Проанализирует продвижение и работу ваших менеджеров по отдельным продуктовым направлениям
- Для оценки и анализа эффективности не потребуется интеграции с CRM
Дополнительные возможности электронного документооборота:
- стандартизация документов;
- создание единой структуры;
- быстрое согласование;
- исключение потерь за счет архивации.
Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.
Преимущества и недостатки
Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.
Можно выделить и другие плюсы:
- отслеживание работы с документами на любом этапе;
- возможность создания разных версий документов;
- установление дедлайнов по отправке;
- удаленный доступ 24/7;
- отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.
Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.
Обзор лучших систем и программ
Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.
Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:
-
. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей. . Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей. . Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей. . Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200. . Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей. . Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей. . Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей. . Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей. . Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей. . Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.
Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».
Бизнес
PWA-приложения: что это такое, зачем нужны бизнесу
PWA-приложения: что это такое, зачем нужны бизнесу
На что обратить внимание при выборе
Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.
Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:
- изучите функции;
- поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
- просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
- протестируйте демо-версию.
Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.
Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.
Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.
Возможен ли документооборот между разными программами
Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.
У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.
Как внедрить СЭД
Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.
При внедрении могут возникнуть проблемы, если:
- персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
- руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
- плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.
Стоит ли совмещать с бумажным
В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.
Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.
Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.
- Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
- Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
- Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
- Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
- Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
Коротко о главном
- Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
- При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
- Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
- У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.
Бизнес
Очень часто при согласовании документов возникает необходимость приложить к бумажному документу лист его согласования. Это актуально, когда в параллельном согласовании документа участвует большое количество должностных лиц и лист согласования должен содержать последние результаты или лист согласования должен быть с историей при нескольких циклах согласования. Особенно, когда количество циклов согласования документа для разных согласующих лиц разное.
Процесс согласования документа организуется с использованием типового функционала. После завершения процесса согласования автор процесса получает задачу «Ознакомиться с результатами». Результат согласования может содержать как положительные, так и отрицательные результаты.
- Требуется повторить согласование или нет;
- Требуется повторить согласование со всеми согласующими или с теми, кто не согласовал документ;
- Требуется ли печатать лист согласования;
Лист согласования должен содержать результаты только последнего цикла согласования или последнего, плюс все положительные результаты предыдущих циклов.
Пользователю при организации процесса согласования документа необходимо четко понимать, что он должен получить в результате электронного согласования документа.
В задаче на ознакомление с результатом согласования нажать на кнопку «Завершить согласование».
При необходимости распечатать лист согласования.
2. Повторить согласование со всеми согласующими. Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.
Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.
В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».
После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», а, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.
3. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ. Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.
В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».
После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке Визы, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.
4. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ. Лист согласования должен содержать как положительный результат предыдущего цикла согласования, так и последнего (текущего).
В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Закончить согласование».
Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.
Из закладки «Визы», предмета согласования, удалить тех согласующих, с которыми необходимо повторить согласование.
В процессе «Согласование» выбрать тех согласующих лиц, с которыми необходимо повторить согласование и запустить процесс нажатием на кнопку «Стартовать и закрыть».
Ответить на вопрос системы «В согласуемом документе уже присутствуют результаты согласования других сотрудников. Поместить их в историю или оставить актуальными?», нажав на кнопку «Оставить актуальными».
После запуска процесса на закладке Визы останутся все результаты предыдущего и последнего (текущего) циклов согласования, а, следовательно, и в листе согласования.
При необходимости можно распечатать лист согласования или лист согласования с историей.
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:
§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.
В разделе «Обзор» отображается основная информация по задаче и предмету согласования: что необходимо согласовать, сроки, автор задачи, информация по этапам согласования по этой задаче.
В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом). Для просмотра карточки документа и/или прикрепленных к нему файлов необходимо дважды нажать мышкой по соответствующей пиктограмме.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».
Если для выполнения задачи требуется участие другого пользователя, то следует создать подзадачу (см. п. 5.8. Создание подчиненных задач).
Задача «Ознакомиться» служит для ознакомления автора процесса или документа о результате или окончании какого-либо этапа по процессу. Также задачу «Ознакомиться» используют для возможности ознакомления выбранного пользователя с каким-либо документом. Форма задачи «Ознакомиться» на примере ознакомления с Приказом выглядит следующим образом
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Алгоритм работы согласно описанию выше.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При получении задачи «Зарегистрировать», исполнителю необходимо проверить наличие необходимых виз, оформление документа и зарегистрировать документ, нажав кнопку «Зарегистрировать» или не регистрировать документ, нажать кнопку «Не регистрировать».
Задача «Рассмотреть» необходима для рассмотрения руководителем внутренних и входящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо рассмотреть. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Для выполнения задачи необходимо вписать резолюцию и нажать кнопку «Рассмотрено». После этого будет автоматически сформирована задача "Обработать резолюцию" для автора процесса, а задача исчезнет из списка текущих задач.
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
Рис.1 Возможные предметы для процесса
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Рис.2 Процесс Согласование
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
Рис.3 Шаблоны процессов
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Рис.5 Создание шаблона согласования
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
Рис.6 Название шаблона
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Рис.7 Параметры процесса согласования
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Рис.8 Указание сроков исполнения процесса
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Рис.9 Механизм автоподстановок
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Рис.10 Ролевая адресация
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Рис.13 Настройка предметов процесса
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Рис.14 Выбор роли предмета
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
Рис.15 Порядок отображения ролей предмета
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Рис.16 Видимость предмета процесса
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
Рис.17 Шаг процесса
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
Рис.18 Настройка условий процесса
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Рис.19 Назначение шаблона виду документа
Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Рис.21 Настройка механизма эскалации задач
Рис.22 Автовыполнение задач
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Рис.23 Правила эскалации
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Читайте также: