Редактор word реализует следующие возможности автоматического сохранения документов на диске
MicrosoftOfficeWord 2007 является прикладной программой для создания и обработки текстовых документов, которая обладает множеством возможностей настольной издательской системы по работе с текстами различной структуры и сложности.
Первая версия текстового редактора Word появилась в далеком 1983 году и была предназначена для работы в операционной системе MS DOS. В основу же редактора был положен текстовый процессор Bravo, разработанный в лаборатории научно-исследовательского центра Xerox PARC.
Первую версию Word трудно назвать текстовым редактором в современном понимании. У программы не было графического интерфейса (кнопок, меню и т.п.), но зато она могла отображать разметку документов, чем выгодно отличалась от других тогдашних программ работы с текстом.
Первым текстовым редактором с графическим интерфейсом стал Word 3.01, работавший, кстати говоря, под компьютеры Macintosh (от компании Apple) и вышедший в 1985 году. Первая версия под Windows появилась в 1989 году вместе с самой операционной системой. С этого периода нумерацию Word было решено начать с 1 и дальнейший исторический путь выглядел следующим образом:
1989 г. — вышел Microsoft Word 1 для Windows.
1991 г. — вышел Microsoft Word 2 для Windows. В этом же году появился набор программ MicrosoftOffice и вышла его первая версия.
1993 г. — вышел Microsoft Word 6 для Windows. С этого периода в компании Microsoft решили учесть те три версии, которые были до эпохи Windows и тем самым перескочили со 2 сразу на 6-ю версию.
1995 г. — с выпуском Windows 95 вышел MicrosoftWord 7 для Windows, который стал именоваться как Word 95.
1997 г. — вышел MicrosoftWord 97 (он же Word 8), ориентированный на работу с Windows 98.
1999 г. — вышел MicrosoftWord 2000 (он же Word 9), разработанный для платформы Windows 2000.
2001 г. - вышел MicrosoftWordХР (он же Word 2002, он же Word 10), ориентированный на работу с Windows ХР.
2003 г. — вышел Microsoft Word 2003 (онже Word 11) для Windows ХР.Работаетв Windows Vistaи 7.
2007 г. — вышел Microsoft Word 2007 (онже Word 12) опятьдля Windows ХРи Windows Vista. Работаетв Windows 7.
2010 г. — вышел Microsoft Word 2010 (онже Word 13) для Windows ХР/ Vista/7.
2012г. — вышел Microsoft Word 2013 (онже Word __) для Windows ХР/ Vista/7/8.
Функции текстового редактора Word
2. Поиск и замена.В современном текстовом процессоре должен быть механизм, обеспечивающий поиск заданного слова, словосочетания, сочетания символов или текста в заданном формате. Найденный текст может быть автоматически заменен предложенным фрагментом или выделен, для того чтобы пользователь сам мог принять решение, в каких случаях необходимо внести исправления.
3. Создание, открытие и сохранение документов.Механизмы создания, открытия и сохранения документов у разных текстовых процессоров могут различаться. Например, для этих операций может использоваться стандартное диалоговое окно открытия и сохранения файлов, либо текстовый процессор может иметь собственные диалоговые окна с расширенной функциональностью, позволяющие выполнять во время сохранения документов какие-то дополнительные сервисные операции (проверка, сжатие, структурирование).
Возможность сохранения документов в различных форматах — одна из важнейших функций современного текстового процессора. Поскольку мир современного документооборота и распространения информации очень многообразен, один и тот же документ может быть востребован в разных своих представлениях:
· в виде текста — сохранение только текстового содержимого;
· в виде документа — сохранение в системе электронного документооборота (СЭД);
· в виде документа другого формата — для открытия в текстовом процессоре другого типа;
· в формате PDF— для последующей печати или чтения в другой операционной системе;
· в формате HTML— для публикации на веб-странице;
· в виде записи блога — для публикации в виртуальном дневнике.
4. Форматирование текста.Для качественного отображения документа очень важно, чтобы текстовый процессор умел отображать фрагменты текста различными типами шрифта. Стандартным набором параметров шрифта, которые должен уметь изменять текстовый процессор, являются: семейство, начертание, в том числе обычное, полужирное, курсивное и размер шрифта.
Кроме того, текстовый процессор должен обеспечивать средства подчеркивания и зачеркивания шрифта, ввода надстрочных и подстрочных символов, задания цвета для шрифта и фона.
К числу дополнительных параметров, имеющихся не во всех текстовых процессорах, обычно относят средства для придания шрифту разнообразных эффектов, таких как рельеф, тень или анимация.
5. Форматирование абзацев. Форматирование абзацев непосредственно связано с аккуратной версткой текста и заключается в задании величины выравнивания, отступов (слева, справа и первой строки) и междустрочного расстояния. При форматировании абзацев применяется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине.
6. Создание списков.Создание списков, как нумерованных, так и маркированных, — одна изважнейших функций современного текстового процессора. При этом обычно поддерживается возможность создания вложенных списков.
7. Стилевое оформление документа.К числу инструментов текстового процессора, автоматизирующих подготовку документа, являются средства для автоматического создания оглавлений и указателей, списков иллюстраций и использованной литературы, а также для автоматического форматирования вводимого текста. Однако чтобы воспользоваться этими средствами, вводимый текст нужно оформлять предназначенным для этого стилем, например, заголовки — стилями заголовков с соблюдением уровней вложенности, текст — стилем обычного текста, и т. п.
8. Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов.При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать процедуры нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц. Эти вопросы выходят на первый план, когда приходится оформлять в текстовом процессоре курсовую или дипломную работу, методические рекомендации или многостраничный документ, предназначенный для печати в малой типографии.
9. Использование текстовых фреймов для верстки документа.Текстовые фреймы обычно используются при создании шаблонов бланков официальных документов, а также разного рода брошюр, журналов, афиш и проспектов. С помощью фреймов любой объект, включая текст, иллюстрации или таблицы, можно разместить произвольным образом внутри печатного листа.
10. Использование таблиц.Возможность табличного представления информации также является одним из важнейших свойств современного текстового процессора. В зависимости от возможностей текстового процессора таблица может допускать более или менее разнообразное стилевое оформление. Текстовый процессор может поддерживать преобразование текста в таблицу и таблицы в текст, заполнение таблицы из внешнего источника данных, некоторую автоматизацию подсчетов в таблице, например, суммирование по строкам и столбцам.
11. Вставка в документ нетекстовых объектов.Именно средства вставки в текстовый документ графических и мультимедийных объектов, гиперссылок и других сложных объектов отличают сложный текстовый процессор от обычного текстового редактора. Эта функциональность позволяет оформлять текстовые документы, которые затем могут быть легко преобразованы как в мультимедийную презентацию, так и в полноценную веб-страницу.
12. Рецензирование и отображение изменений.Эта функция обогащает текстовый процессор возможностью взаимодействия и коллективной работы нескольких человек над одним документом. Автор документа всегда может увидеть, что именно исправил рецензент, прочесть написанные примечания, принять или отвергнуть предложенные изменения.
13. Программирование и автоматизация рутинных операций.Часто некоторую последовательность операций приходится повторять. В офисных приложениях для того, чтобы рутинные операции такого сорта не выполнять многократно, есть возможность записи или программирования макрокоманд и связывания этих макрокоманд с определенным сочетанием клавиш или элементом управления. Многие офисные приложения имеют развитый макроязык (язык написания макрокоманд) и даже встроенные системы программирования.
14. Подсчет статистики документа.Хотя средства подсчета статистики документа обычно не относят к самым важным, они могут быть чрезвычайно полезны для систем электронного документооборота, позволяя выяснить, сколько документов, абзацев, предложений, слов и букв было обработано.
15. Печать конвертов для рассылки со слиянием данных.Автоматизированную печать конвертов (или автоматизированную рассылку документа по электронным адресам) в режиме, когда данные адресатов выбираются из источника данных, можно считать важной функцией, которая экономит время.
В версии MicrosoftOffice2007 была реализована новая концепция пользовательского интерфейса, получившая названиеFluen.tМесто главного меню и панелей инструментов заняла так называемаялента.
Появление нового интерфейса объясняется большим количеством команд MicrosoftOffice(более полутора тысяч), в которых трудно ориентироваться с помощью стандартного для предыдущих версий интерфейса.
Текстовый процессор Writer, входящий в состав свободного пакета OpenOffice. org3, является свободной альтернативой MicrosoftWord. Можно сказать, что по основной функциональности эти программы совпадают и вполне могли бы конкурировать друг с другом.
Таблица 2. Сравнение функциональных характеристик текстовых процессоров
Из таблицы видно, что функциональность текстовых процессоров практически совпадает.
Создание, открытие и сохранение документа Word.Текстовый редактор Word считает документом любой текст, который был создан с его помощью. Документ может содержать не только текст, но и рисунки, схемы, таблицы и др. объекты. Даже совершенно пустой экран, который появляется при загрузке редактора - тоже документ.
После того, как редактор был загружен, он сам создает документ, который еще не содержит никакой информации, но уже имеет имя (Документ 1 на рис. 1.). Таким образом, проблема создания нового документа решается просто - нужно загрузить редактор и воспользоваться предоставленным новым документом. Для создания следующего нового документа можно воспользоваться системой меню Файл - Создать (здесь и далее первым в последовательности следует пункт основного меню, далее - подчиненные пункты) или командой Создать (кнопка с изображением чистого листа) стандартной панели инструментов.
Для открытия документа, уже существующего на диске, используется последовательность меню Файл - Открыть или команда Открыть (кнопка с изображением открывающейся папки) панели инструментов. В результате выполнения этой команды перед пользователем появляется диалоговое окно с заголовком Открытие документа. Общий вид этого окна представлен на рис. 2.
Для открытия нужного документа, в соответствующей области окна Открытие документа сначала необходимо указать папку, в которой он находится. При этом в окне появится список документов, находящихся в указанной папке. Чтобы открыть нужный документ, включенный в этот список, необходимо подвести указатель мыши к имени этого документа, нажать левую кнопку мыши, а затем нажать кнопку Открытьили дважды нажать левую кнопку мыши на имени документа.
Рис. 2. Окно Открытие документа.
Для сохранения документа с произвольным именем и местоположением на диске используется последовательность меню Файл - Сохранить как . В результате выполнения этой команды перед пользователем появляется отдельное окно с заголовком Сохранение документа. Общий вид этого окна представлен на рис. 3.
Рис. 3. Окно Сохранение документа.
Для сохранения документа, в соответствующих областях окна Сохранение документа необходимо указать папку, а также имя и тип файла и нажать кнопку Сохранить.
Для сохранения документа без изменения его имени, местоположения на диске и формата используется последовательность меню Файл - Сохранить или команда Сохранить панели инструментов (кнопка с изображением дискеты).
Режимы просмотра и перемещение по документу Word. Для представления документа в том или ином виде (обычном, разметки, структуры и др.) используются различные режимы просмотра. Включение того или иного режима просмотра задается последовательностью меню Вид - Обычный, Вид - Структура и т.д. или одной из соответствующих команд, имеющихся на горизонтальной полосе прокрутки с левой стороны.
Для перемещения по тексту документа обычно используют клавиатуру и мышь.
Перемещение по тексту с помощью клавиатуры:
§ клавиши навигации– на один символ влево/вправо, на строку вверх/вниз;
§ клавиши Home и End – на первую и последнюю позицию строки;
§ клавиши PageUp и PageDown– на страницу вверх и вниз;
§ Ctrl+стрелка направо и Ctrl+стрелка налево – движение на слово вправо/влево.
Перемещение по тексту при помощи мыши:
навести курсор мыши на необходимое место в тексте и нажать левую клавишу.
Быстрый переход на другую страницу:
§ при помощи бегунка вертикальной полосы прокрутки – удерживая нажатой левую кнопку мыши передвигать бегунок вверх или вниз;
§ при помощи команды Правка - Перейти.
Расстановка страниц в документе. Для расстановки страниц используется система меню Вставка - Номера страниц . В результате выполнения этой команды на экране появляется окно с заголовком Номера страниц. Общий вид этого окна представлен на рис 4.
Рис. 4. Окно Номера страниц.
Для расстановки номеров страниц необходимо в соответствующих областях данного окна указать положение номеров на странице (внизу или ввер ху, слева, справа или по центру), а также наличие (или отсутствие) номера на первой странице документа и нажать кнопку OK.
Копирование, перемещение и удаление фрагментов. К основным операциям, которые наиболее часто производятся с различными фрагментами документа Word, относятся операции перемещения, удаления и копирования. Перед выполнением этих операций прежде всего следует пометить (выделить) тот фрагмент документа, над которым будет произведено то или другое действие. Для этого обычно используется клавиатура или манипулятор Мышь.
Выделение текста при помощи клавиатуры.
Установить курсор в начало выделяемого блока. Удерживая нажатой клавишу Shift и используя клавиши перемещения курсора, перейти в конечную точку выделяемого блока.
Выделение текста при помощи мыши.
Фрагмент текста | поместить указатель мыши в начало выделения, и удерживая нажатой левую кнопку, переместить указатель мыши в конец выделяемого фрагмента. Выделенный фрагмент будет окрашен черным цветом. |
щелкнуть мышью в начале выделения, нажать клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, щелкнуть левой клавишей мыши в конце выделения. | |
Несколько строк | установить указатель мыши слева от первой строки выделяемого текста и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить ее указатель до конца фрагмента. |
Слово | дважды щелкнуть на слове. |
Предложение | Ctrl+щелчок мыши в любом месте предложения. |
Абзац | дважды щелкнуть слева от абзаца либо трижды – на самом абзаце. |
Для перемещения выделенный фрагмент просто перетаскивается мышью в нужное место документа.
Для удаления выделенного фрагмента из документа в буфер обмена используются система меню Правка -Вырезать, команда Вырезать панели инструментов (кнопка с изображением ножниц) или клавиша Del. Удаленный фрагмент может быть далее вставлен в нужное место документа.
Для копирования выделенного фрагмента сначала используется система меню Правка - Копировать или команда Копировать (кнопка с изображени ем двух заполненных листов) панели инструментов. Далее курсор устанавливается в нужное место документа и выполняется система меню Правка - Вставить или команда Вставить панели инструментов. Копирование выделенного фрагмента можно также осуществить, перетаскивая его в нужное место мышью при нажатой и удерживаемой клавише Ctrl.
Проверка на правописание начинается при выборе системы меню Сервис - Правописание. или команды стандартной панели инструментов Правописание.При этомредактор автоматически распознает в тексте слова, отсутствующие в его словаре, и сообщает об этом пользователю в специальном диалоговом окне Правописание.
|
В поле Нет в словареуказываетсявозможная ошибка: опечатка, повторяющееся слово, грамматическая, орфографическая ошибка или неправильное употребление регистра букв.
В поле Вариантыпредложен список вариантов исправления выделенной ошибки.
Подготовка документа к печатиобычно заключается в выполнении следующих операций: установка полей страницы, форматирование текста, проверка на правописание, предварительный просмотр.
Поля страницы (левое, правое, верхнее и нижнее) отображаются в виде затемненных полос на горизонтальной и вертикальной линейках и могут быть изменены (установлены) непосредственно на линейках с помощью мыши. Для этого следует подвести указатель мыши к границе соответствующей полосы и дождаться, когда указатель мыши приобретет вид двунаправленной стрелки. При этом также появляется всплывающая подсказка с названием поля. В этот момент следует нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащить указатель в нужном направлении на необходимое расстояние. Для более точного задания полей страницы используют систему меню Файл - Параметры страницы. (вкладка Поля).
Положение текста на странице определяется отступами, которые в простейшем случае задаются на горизонтальной линейке. Для задания абзацного отступа (отступ первой строки) необходимо подвести указатель мыши к верхней метке линейки, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить метку на нужное расстояние. Для задания отступа слева производится аналогичная последовательность действий над левой нижней, для задания отступа справа - над правой нижней метками линейки. Для более точного выполнения этих же операций можно воспользоваться системой меню Формат - Абзац. (вкладка Отступы и интервалы).
Задание отступов определяет те границы, в которых будет расположен (отформатирован) текст документа. Форматирование или расположение текста относительно установленных границ может быть различным. В редакторе Word предусмотрено 4 таких варианта: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине. Каждый из указанных вариантов форматирования текста может быть выбран с использованием системы меню Формат - Абзац. или соответствующей команды на панели инструментов (кнопки с изображением различных горизонтальных полос). Особенно хорошо текст смотрится, когда все строки имеют одинаковую длину. На пишущей машинке добиться ровного правого края довольно трудно. В редакторе Word эта задача решается очень легко. Для этого нужно выделить фрагмент или весь текст и нажать кнопку, на которой нарисованы пять горизонтальных полос (команда По ширине).
Перед печатью подготовленный документ, как правило, проверяется на правописание (наличие грамматических, орфографических, стилистических и др. ошибок). Для выполнения этой операции следует установить курсор в начало документа и, как указано выше, использовать систему меню Сервис - Правописание. или команду Правописание на панели инструментов.
Часто бывает необходимо отобразить документ на экране так, как он будет выглядеть после печати. Эта операция полезна для выявления и внесения в документ необходимых изменений перед выводом на печать. Для выполнения этой операции используется система меню Файл - Предварительный просмотр или команда Предварительный просмотр панели инструментов (кнопка с изображением увеличительного стекла на фоне листа бумаги). В результате на экране появится новая панель инструментов, изображенная на рис. 5.
Рис. 5. Окно предварительного просмотра.
Используя инструменты панели предварительного просмотра, можно вывести на экран изображение одной или сразу нескольких страниц документа, изменить масштаб изображения в процентах от размера реальной страницы, вывести на экран линейку, распечатать документ и др.
РАБОТА С ОКНАМИ И ТАБЛИЦАМИ
Работа с окнами. В редакторе Word может быть открыто одновременно несколько документов, каждый из которых находится в своем окне. В этом случае список открытых окон, пронумерованных цифрами 1, 2, 3, и т.д. с названием документов, содержится в разделе основного меню Окно. Чтобы переключиться в другое окно (другой документ), необходимо открыть левой кнопкой мыши пункт меню Окно и выбрать из списка окон окно с именем нужного документа. Многооконный режим работы редактора, как правило, используется для создания одного документа из нескольких других. При этом широко используются приемы перемещения и копирования фрагментов документа, описанные выше.
Работа с таблицами. Редактор MS Word предоставляет широкие возможности по созданию таблиц и изменению их структуры. Создать обычную таблицу можно воспользовавшись системой меню Таблица - Добавить таблицу. При этом перед пользователем появляется диалоговое окно, внешний вид которого представлен на рис. 6.
Рис. 6. Окно Вставка таблицы.
Для создания таблицы необходимо в данном окне указать требуемое количество столбцов, строк и нажать кнопку OK.
Следующим этапом работы является установка размеров ячеек таблицы. Сразу же после того как Word вставит в документ таблицу, ширина столбцов и высота строк будет одинаковой. Чтобы изменить эти параметры, необходимо подвести указатель мыши к линии, разделяющей столбцы или строки. При этом указатель изменит свою форму на вид двусторонней стрелки. Как только это произойдет, нужно нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель в нужном направлении на необходимое расстояние. После этого кнопку мыши следует отпустить.
Простые таблицы встречаются довольно редко. Чаще приходится писать таблицы со сложной структурой, в которых ячейки то объединяются, то разделяются. Для изменения структуры таблицы имеется ряд дополнительных возможностей, расположенных в пункте меню Таблица. Рассмотрим некоторые из них.
Чтобы разделить ячейку на несколько частей, необходимо ее выделить, потом найти в меню Таблица строку Разбить ячейки и в открывшемся окне диалога указать требуемое количество частей. Если нужно разбить все ячейки столбца, выделяют весь столбец (система меню Таблица - Выделить столбец) и дальше поступают также, как и в случае разбиения одной ячейки.
Чтобы объединить несколько соседних ячеек в строке таблицы, их сначала помечают указателем мыши, затем используют систему меню Таблица - Объединить ячейки.
Чтобы удалить из таблицы несколько ячеек, необходимо их пометить, использовать систему меню Таблица - Удалить ячейки и в открывшемся окне диалога выбрать нужный вариант удаления.
Чтобы добавить в таблицу новую строку, следует выделить строку, перед которой необходимо вставить новую и использовать систему меню Таблица - Добавить строки.
Чтобы добавить в таблицу новый столбец следует выделить столбец, перед которым необходимо вставить новый, и выбрать пункт меню Таблица - Добавить столбцы.
Если таблица имеет большой размер и не помещается на текущей странице, то ее можно разбить на две или несколько частей. Для этого следует установить курсор на строку, перед которой требуется сделать разрыв, и выбрать пункт меню Таблица - Разбить таблицу.
Ячейки таблицы обычно заполняются различным текстовым и числовым материалом. Для расположения этого материала внутри ячейки используются основные правила и приемы форматирования, рассмотренные выше для текстовых фрагментов.
Вводить и редактировать можно только текст активного окна.
Ввод символов. Перед вводом символов надо выбрать шрифт, его размер, формат. Основные возможности форматирования будут рассмотрены далее. Символы клавиатуры вводятся в позицию текстового курсора (мигающий вертикальный штрих). Передвинуть текстовый курсор можно при помощи клавиш управления курсором или при помощи мыши (указатель мыши перевести в нужную позицию и нажать левую кнопку). Символы могут вводиться в режиме замены или вставки. В первом случае введенный символ замещает тот символ, на котором находился курсор. В режиме вставки часть строки, что размещена справа от курсора, сдвигается на одну позицию и символ вводится на освобожденное место. Переключение между режимами осуществляется клавишей (Ins). В режиме замены индикатор ЗАМ строки состояния имеет черный цвет, а в режиме вставки — серый. После ввода символа курсор перемещается на одну позицию вправо. Для удаления символа слева от курсора надо нажать клавишу [Backspace], а символа в позиции курсора — клавишу [Del]. При этом курсор перемещается на одну позицию влево. Когда курсор доходит до конца строки, то первое слово, которое не помещается в данной строке, полностью переносится в следующую.
В редакторе Word есть возможность переносить слова командой меню Сервис/Расстановка переносов. На экране появится окно диалога. В этом окне можно установить две опции:
- автоматический перенос слов в документе;
- переносить слова из больших букв.
Обычно Word переносит только слова из малых букв или слова, которые начинаются с большой буквы. Установление последней опции дает возможность переносить слова, написанные большими буквами.
Если в любой позиции строки нажать клавишу [Enter], то редактор переходит на новую строку с абзаца. Для перехода в следующую строку без создания абзаца надо нажать комбинацию клавиш [Shift-Enter].
Служебные символы (окончания строки, окончания абзаца и др.), как правило, на экран не выводятся. Пользователь может включить вывод этих символов соответствующей кнопкой панели инструментов Стандартная.
Наряду с автоматической версткой строк существует и автоматическая верстка страниц. Как только строки текста не поместятся на одной странице, они автоматически переместятся на следующую. На экране между страницами будет видно штриховую разделительную линию.
Автоматическая верстка страниц функционирует только тогда, когда в окне диалога Параметры, вкладка Общие установлен флажок Фоновая разбивка на страницы.
Пользователь может принудительно ввести разделитель страниц. Для этого надо подвести курсор в строку, с которой должна начинаться следующая страница, и нажать комбинацию клавиш [Ctrl Enter]. На экране появится новый разделитель страниц — штриховая линия с надписью Разрыв страницы. Эти разделители легко удалить как обычные строки текста.
Перемещения по тексту. Перемещаться по тексту можно с помощью мыши, используя линейки прокрутки. Для перемещения есть возможность использовать и такие клавиши:
[ ], [ ] — на символ влево, вправо;
[ ], [ ] — на строку вверх, вниз;
[PgUp), [PgDn] — на размер окна вверх, вниз;
[Home], [End] — на начало, окончание строки;
[Ctrl-Home], [Ctrl-End] — на начало, окончание текста.
Сохранение документов. Для сохранения текста документа в каталоге на магнитном диске надо выполнить команду Файл/Сохранить или нажать соответствующую кнопку панели инструментов Стандартная. Если документ новый и эта команда выполняется для него впервые, то открывается окно диалога Сохранить как (рис. 4).
В этом окне можно указать дисковод, папку, имя и расширение, под которым документ будет сохранен. По умолчанию документам Word присваивается расширение DOC. После сохранения текста в заголовке окна документа имя ДОКУМЕНТ изменяется на имя, под которым сохранен документ.
Если команда Файл/Сохранить выполняется не впервые или документ загружался из магнитного диска, то по команде Файл/Сохранить документ записывается на диск под старым именем без диалога с пользователем. Если же нужно сберечь файл под новым именем, в другой папке или с другим форматом, то нужно выполнить команду Файл/Сохранить как. При этом открывается окно диалога Сохранить как, и все действия пользователя аналогичны действиям при сохранении нового документа.
Любой документ можно автоматически записывать на диск через определенный интервал времени. Для этого надо установить режим автоматического сохранения, выполнив команду Сервис/Параметры и выбрав вкладку Сохранение. На экране появится соответствующее окно диалога (рис. 5).
В этом окне основной интерес представляют три опции:
1. Всегда создавать резервную копию. При установлении этой опции Word
всегда будет сохранять последнюю версию документа, а также его предыдущую резервную копию под тем самым именем, что и основной документ, но с расширением ВАК.
2. Разрешить быстрое сохранение. В этом режиме сохраняются только
изменения в документе.
3. Автосохранение каждые. минут. Word будет сохранять редактируемый
документ через указанные интервалы времени без команд пользователя.
В этом же окне можно указать пароль для открытия файла и пароль, по которому разрешена запись изменений в файл.
Загрузка документа. Любой текст, который был сохранен под определенным именем, можно загрузить для просмотра или редактирования. Для этого надо выполнить команду Файл/Открыть — на экране появится окно диалога Открытие документа (рис. 6), в котором можно указать дисковод, каталог, имя файла. Опция Тип файла позволяет загружать документы в формате, отличном от формата Word. Процедура выбора формата подобна аналогичной процедуре для окна диалога Сохранить как.
Закрытие файла. После завершения работы над документом его можно закрыть командой Файл/Закрыть. При выполнении этой команды окно документа очистится. Вели документ не был сохранен, то Word предложит его сохранить.
Выход из редактора Word. Перед выходом из редактора надо сохранить все документы, в которые вносились изменения. Для выхода можно использовать один из вариантов:
- выполнить команду Файл/Выход;
- установить курсор мыши на кнопке вызова управляющего меню, дважды нажать левую кнопку мыши;
- раскрыть управляющее меню и выполнить команду Закрыть.
Параметры страницы и печать документов.
При вводе и печати текста Word использует установленные по умолчанию размеры поля страницы. Изменить эти параметры можно при помощи команды Файл/Параметры страницы. При этом открывается окно диалога Параметры страницы, которое имеет ряд вкладок (рис. 7).
Рисунок 7
Вкладка Поля позволяет установить размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей. Поле Образец этой вкладки показывает, какой вид будет иметь страница с установленными параметрами поля при печати.
Рисунок 8
Вкладка Размер бумаги (рис. 8) позволяет выбрать стандартные размеры странном из списка форматов, которые поддерживает Word. Если ни один из стандартных размеров не подходит, то надо выбрать в списке форматов элемент Специальный и для него указать ширину и высоту. В поле Ориентация нужно указать ориентацию документа Книжная (строки документа параллельны короткой стороне листа) или Альбомная (строки параллельны длинной стороне листа). В случае изменения ориентации документа с книжной на альбомную Word использует размеры верхнего и нижнего полей для правого и левого полей. При переходе с альбомного на книжный формат правое в левое поде становятся соответственно верхним и нижним.
Печать документов. Для печати документа надо выполнить команду Файл/Печать. В окне диалога Печать, которое появится затем на экране (рис. 9), можно установить такие параметры:
•количество печатаемых копий;
•диапазон печатаемых страниц (все страницы, текущую страницу,
выделенные страницы, диапазон страниц).
Рисунок 9
При установленном флажке Печать в файл документ, который печатается, будет сохранен в файле, и в дальнейшем его можно вывести на принтер, не используя Word.
Для выбора типа принтера используют список Принтер. . Из этого списка надо выбрать тип принтера, который установлен на компьютере. При нажатии кнопки Параметры. открывается окно диалога Параметры, вкладка Печать. где можно также установить ряд параметров:
Черновой — печать с минимальным использованием символов форматирования;
Фоновая печать — позволяет продолжить работу с Word во время печати:
Графические объекты — печать вместе с текстом графических объектов.
№
О.И.Бендер
Автосохранение в Ворде
Рассматриваемая нами сегодня функция Word по умолчанию активирована (если только никто не изменял стандартные настройки программы без вашего ведома), вот только промежуток времени, через которое создаются резервные копии, слишком велик — это 10 и более минут. Согласитесь, за этот период можно проделать немалую часть работы, достаточную для того, чтобы ее потеря стала критической. К счастью активных пользователей тестового редактора от Microsoft, автосохранение можно настроить под свои нужды. Кроме того, в ряде случаев о необходимости сохранения файлов можно и вовсе забыть. Но обо всем по порядку.
Вариант 1: Настройка автосохранения
Как мы уже сказали выше, стандартный 10-минутный интервал автоматического сохранения текстовых документов и их резервных копий можно и нужно уменьшить. Для того чтобы это сделать, нам с вами потребуется обратиться к настройкам программы.
-
Открыв любой документа Microsoft Word, кликните по вкладке «Файл» (если вы используете версию программы 2007 года и младше, нажмите кнопку «MS Office») на ленте,
Примечание: В разделе параметров «Сохранение» вы можете также выбрать формат файла, в котором будет сохраняться резервная копия документа, и указать место, в которое он будет помещен. Дополнительно имеется возможность указания расположения для сохранения шаблонов, черновиков и временных данных.
Теперь, если в процессе работы с текстовым документом программа зависнет, случайно закроется или, к примеру, произойдет спонтанное выключение компьютера, вы можете не беспокоиться о сохранности содержимого. Сразу после того, как вы откроете Ворд, вам будет предложено просмотреть и повторно сохранить созданную им резервную копию.
Совет: Для подстраховки вы также можете сохранять документ в любое удобное для вас время, нажимая на кнопку «Сохранение», расположенную в верхнем левом углу программы, либо воспользовавшись комбинацией клавиш «CTRL+S».
Образец типового бланка календарногоплан-графика
“Рога и копыта”
112233, г.Черноморск, ул. Новая, 55
тел. 223344 факс 223344
в Черноморском отд.
№
директор АО
О.И.Бендер
Календарный план-график выполнения работ
по созданию Арбатовского отделения АО “Рога и копыта”
исполнители
сроки выполнения
этап работы
организация
ответственный
форма отчетности
стоимость этапа
АО “Рога и копыта”
АО “Рога и копыта”
АО “Рога и копыта”
АО “Рога и копыта”
Согласовано
Директор фирмы “Эх, прокачу!”
А.К.Козлевич
Согласовано
Директор АКБ “Геркулес”
И.Н.Полыхаев
Протокол собрания акционеров
Повестка дня:
Результаты финансовой деятельности АО за 1998 г.
Перспективы развития в 1999 г.
Перевыборы правления АО
главного бухгалтера АО Корейко А.И.
А.К.Козлевич, директор автофирмы “Эх, прокачу!”
И.М.Воробьянинов, председатель партии возрождения дворянства России
Постановили:
Работу АО “Рога и копыта” за 1998 г. признать удовлетворительной
Утвердить состав правления АО
Секретарь Л.С.Паниковский
Заключение
Мы рассмотрели то, что представляет собой функция автосохранения в Microsoft Word и то, как благодаря правильной настройке ее работы можно минимизировать риск потери данных. Если же вы используете лицензионную версию Microsoft Office в связке с облачным хранилищем OneDrive, о необходимости сохранения текстовых документов можно вообще забыть.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Вариант 2: Постоянное сохранение в фоне
Рассмотренное выше решение существенно упрощает жизнь тем, кто часто и довольно активно работает с текстовыми документами. И все же идеальным его назвать нельзя – даже за одну минуту, которая является минимальным интервалом для автосохранения, можно написать немалый фрагмент текста и, если произойдет сбой, ошибка, аварийное закрытие или отключение питания, потерять его. К счастью, современные версии Microsoft Office позволяет навсегда забыть о такой функции, как сохранение документов, в любом из приложений, входящих в состав этого пакета.
Работает это и с Word, главное, авторизоваться в своей учетной записи Microsoft и перед началом работы с документом сохранить его в любую удобную папку в облачном хранилище OneDrive.
Примечание: Данный способ работает на лицензионных версиях приложений из пакета Офис, использование которых само собой подразумевает наличие учетной записи Майкрософт, обеспечивает и гарантирует синхронизацию между программами, документами и облачным хранилищем.
Так, если вы хотите, чтобы все документы, с которыми вы работаете, сохранялись в стандартную папку «Документы» на OneDrive, выполните следующее:
- Переведите в активное положение переключатель, расположенный на верхней панели между кнопкой сохранения и надписью «Автосохранение».
В случае если вы хотите хранить текстовые документы в папках, отличных от стандартной, но все же в пределах своего облачного хранилища OneDrive, действовать необходимо немного иначе.
-
Перейдите в меню «Файл» и выберите на боковой панели пункт «Сохранить как».
Убедиться в том, что файл сохраняется, можно не только по значкам на ленте, но и по меню, вызываемом нажатием на иконку облачного хранилища OneDrive в системном трее – там вы увидите и текстовый документ, и время его последней синхронизации.
Этот же документ можно найти в указанной вами папке облачного хранилища,
а также в списке «Последние», который встречает вас при каждом запуске Microsoft Word.
Примечание: Если начав работать с текстовым документом, вы забудете указать место для его сохранения, а затем решите закрыть его, программа сама предложит сохранить изменения. Просто задайте имя файла и укажите место в облаке или на диске.
Контрольные вопросы
1. Редактоp Word можно запустить на выполнение следующим обpазом:
чеpез команду ПРОГРАММЫ (Programs) главного меню
щелчком на значке одного из уже существующих документов Word
все ответы пpавильные
чеpез кнопку панели инстpументов Office на pабочем столе
2. Какое действие НЕ ХАРАКТЕРНО пpи pаботе с пpогpаммой Word:
выделение фpагментов документа
выполнение pасчетов в документе
офоpмление (фоpматиpование) документа
вывод документа на печать
3. Документ, созданный с помощью Word, может содеpжать:
все ответы пpавильные
4. С помощью какой клавиши можно переместить курсор в конец текущей строки?
5. С помощью какой клавиши можно переместить курсор в начало текущей строки?
6. Что происходит при нажатии клавиши END ?
Курсор перемещается в конец текущей страницы
Курсор перемещается в конец текущей строки
Курсор перемещается в конец текста
Происходит закрытие текущего документа
7. Что происходит при нажатии клавиши HOME ?
Курсор перемещается в начало текущей строки
Курсор перемещается в начало текущей страницы
Курсор перемещается в начало текста
Происходит загрузка нового документа
8. Клавиша DELETE используется:
для удаления символа слева от курсора
для удаления символа справа от курсора
для перехода на следующую страницу текста
для перехода в начало текста
9. Клавиша BackSpace () используется:
для удаления символа справа от курсора
для удаления строки
для удаления символа слева от курсора
для удаления файла
10. Для перемещения по тексту можно использовать:
все ответы правильные
клавиши со стрелками влево-вправо-вверх-вниз
клавиши HOME и END
клавиши PageUp и PageDown
11. Редактор Word реализует следующие возможности отмены неправильных действий:
позволяет отменить только одно последнее действие
позволяет отменить до 100 последних действий
не позволяет отменять неправильные действия
позволяет отменить только последние 10 действий
12. Документ, созданный с помощью редактора Word сохраняется в файле, который может находиться:
на локальном жестком диске
на сетевом жестком диске
все ответы правильные
13. Пользователь может управлять редактором Word с помощью:
все ответы правильные
кнопок панелей инструментов
нажатий определенных комбинаций клавиш
14. Окно редактора Word может содержать:
всегда обязательно панель инструментов СТАНДАРТНАЯ (Standart)
всегда обязательно панели инструментов СТАНДАРТНАЯ (Standart) и ФОРМАТИРОВАНИЕ (Formatting)
любой набор из имеющихся панелей инструментов (в том числе и ни одной)
обязательно хотя бы одну из имеющихся панелей инструментов
15. Какую группу кнопок обычно НЕ содержит панель инструментов СТАНДАРТНАЯ (Standart)?
открытие файла и сохранение документа в файле
копирование в буфер и вставка из буфера
выравнивание фрагментов текста
отмена и восстановление действий
изменение масштаба представления текста
16. Какую группу кнопок обычно НЕ содержит панель инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ (Formatting)?
копирование в буфер и вставка из буфера
выбор типа и размера шрифта
выбор стиля представления текста
выравнивание фрагментов текста
создание маркированного или нумерованного списка
17. Что является фрагментом текста ?
все ответы правильные
любая непрерывная последовательность символов
18. Какая опеpация НЕ ОТНОСИТСЯ к pедактиpованию текста:
19. Фоpматиpование текста - это: выбоp типа и pазмеpа шpифта, стиля офоpмления (куpсив, полужиpный, подчеpкнутый). Что еще ?
все ответы пpавильные
20. Какая опеpация НЕ ОТНОСИТСЯ к фоpматиpованию текста:
выбоp типа шpифта
выбоp масштаба изобpажения
выбоp стиля текста (куpсив, полужиpный)
выбоp pазмеpа символов
21. Для выделения слова в тексте необходимо сделать:
1 щелчок на слове
1 щелчок пеpед словом
2 щелчка на слове
1 щелчок после слова
22. Для выделения стpоки в тексте необходимо сделать:
1 щелчок слева от стpоки
1 щелчок спpава от стpоки
2 щелчка в стpоке
1 щелчок в стpоке
все ответы пpавильные
23. Для выделения абзаца текста необходимо сделать:
2 щелчка слева от абзаца
1 щелчок слева от абзаца
1 щелчок внутpи абзаца
2 щелчка внутpи абзаца
24. Один щелчок на слове пpиводит:
к выделению слова
к выделению стpоки
к установке в месте щелчка маpкеpа ввода
к выделению абзаца
25. Два щелчка на слове пpиводит:
к установке в месте щелчка маpкеpа ввода
к выделению слова
к выделению стpоки
к выделению абзаца
26. Копиpование и пеpемещение фpагментов текста можно сделать:
с помощью буксиpовки фpагмента мышью
с помощью кнопок ВЫРЕЗАТЬ (Cut), КОПИРОВАТЬ (Copy) и ВСТАВИТЬ (Paste) панели инстpументов
с помощью команд ВЫРЕЗАТЬ (Cut), КОПИРОВАТЬ (Copy) и ВСТАВИТЬ (Paste) меню ПРАВКА (Edit)
все ответы пpавильные
27. Фpагмент текста можно пpедставить в виде:
все ответы пpавильные
28. Операция МАСШТАБ (Scale) в редакторе Word позволяет:
увеличить или уменьшить текст в окне
изменить размеры окна с текстом
изменить размер шрифта для выделенного фрагмента
все ответы правильные
29. Редактоp Word pеализует следующие возможности автоматического сохpанения документов на диске:
не может автоматически сохpанять документы на диске
может автоматически сохpанять документы только чеpез каждые 10 минут
может автоматически сохpанять документы чеpез любой установленный интеpвал вpемени
может автоматически сохpанять документы только чеpез каждые 30 минут
30. Колонтитул в документе Word - это:
пеpвый лист многостpаничного документа
последний лист многостpаничного документа
единица измеpения высоты символов
дополнительные стpоки ввеpху или внизу стpаницы, содеpжащие повтоpяющуюся инфоpмацию
Автосохранение в Microsoft Word — это полезная функция, позволяющая создавать резервные копии документа, над которым вы работаете в настоящий момент, через заданный промежуток времени, а также сохранять его оригинальную версию. Именно благодаря ее корректной работе вы можете не беспокоиться о возможной потери набранного текста (по крайней мере, если говорить о больших объемах данных) в случае возникновения сбоев, ошибок или экстренного завершения работы. Сегодня расскажем о том, как работает автоматическое сохранение файлов и как его лучше настроить.
Читайте также: