Список присоединенных файлов можно посмотреть только в форме объекта владельца
Любая конфигурация 1С позволяет пользователю хранить электронные документы. Это могут быть входящие и исходящие документы, получаемые с помощью сервиса 1С-Отчетность: уведомления, ответы на требования, сверки, письма и т.п. Чем больше файлов в базе, тем больше она «захламляется» и начинает тормозить в работе. Есть несколько способов, чтобы как можно дольше поддерживать активную работоспособность базы. Можно изначально уменьшить размер отправляемых файлов, можно перенести базу на сервер, тем самым «дав ей больше места», а можно и почистить текущую рабочую базу, выгрузив лишние данные. Вот как раз именно о последнем способе и поговорим в этой публикации.
Где находятся вложенные файлы в 1С?
Посмотреть вложения (прикрепленные файлы) пользователь может, нажав на «кнопку-скрепку» – «Присоединенные файлы».
Документы могут быть различных форматов:
• сканированные документы в формате JPG, PNG, TIF, PDF.
Пользователь может присоединять документы любого формата в справочники и журналы документов, например, текстовые документы Word, таблицы Excel, архивы и т.п.
Обратите внимание на «кнопку-скрепку», имеющуюся в большинстве журналов и документов.
Нажав ее, можно в базу 1С загрузить любой документ, прикрепив файл с диска.
О том, что имеется прикрепленное вложение, пользователю подсказывает значок в виде скрепочки.
Загрузить можно не только через журналы или документы, но и в справочники 1С, например, договор контрагента в раздел «Справочники» - «Договоры».
Данный функционал очень удобен: документы хранятся в базе и всегда под рукой, можно в любой момент посмотреть его, не перебирая папки. Но со временем это приводит к увеличению объема информационной базы и может доставлять неудобства в работе, вызывая зависание и притормаживание базы 1С.
Что сделать, чтобы таких проблем не возникало? Рассмотрим возможные пути решения задачи.
Архивация документов 1С: возможные варианты решения
1С предлагает следующие варианты решения:
1 вариант: хранение файлов на диске компьютера в томах – настройка, в результате которой все документы будут храниться в отдельной папке на диске компьютера или сервере, и будут доступны из базы 1С пользователю так же, как если бы они хранились в самой базе.
2 вариант: архивирование документов 1С – сохранение всех документов из базы 1С в архив. При этом файлы удаляются из информационной базы и будут недоступны из программы. Но пользователь может в любой момент восстановить их при необходимости.
Какой из вариантов хранения данных использовать решать пользователю.
Рассмотрим настройку обоих вариантов.
Сразу скажем: какой бы из вариантов вы не выбрали вы должны СДЕЛАТЬ КОПИЮ БАЗЫ . И не потому что, что-то может пойти не так при выгрузке данных, хотя от этого никто не застрахован…
При очищении лишних файлов из базы в большинстве случаев вы не сможете к ним больше вернуться!
Например, у вас в базе есть требование о предоставлении документов. И есть ваш ответ на это требование с вложенными файлами. Так вот при очищении данных вы больше не увидите вложенные файлы, их просто не будет в базе. Само требование вы увидите, но провалиться в него и посмотреть текст требования тоже не сможете. Поэтому, копия базы обязательно у вас должна быть загружена рядом с основной рабочей базой, так как к старым требованиям, отчетам, файлам вы можете возвращаться неоднократно в процессе текущей работы.
Предупрежден - значит вооружен!
Если боитесь сами делать эти процедуры – обратитесь к специалистам 1С.
Приступим к рассмотрению вариантов очистки 1С от лишних файлов.
Хранение файлов на диске компьютера в томах
Данная настройка применяется для всей базы 1С в целом и таким способом будут храниться все документы, прикрепленные в 1С. Пользователь при такой настройке не заметит разницы в работе, как если бы документы сохранялись в самой базе.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» и в подразделе «Настройки программы» откройте «Настройки работы с файлами».
При настройке хранения файлов в томах на диске возможны два варианта хранения:
• в томах на диске;
• в информационной базе и томах на диске.
В первом варианте – «в томах на диске» - все документы будут храниться на диске, в соответствии с дальнейшей настройкой.
При использовании второго варианта хранения – «в информационной базе и томах на диске», пользователь может более гибко настроить, что хранить в ИБ 1С, а что отправлять на диск. В этом варианте в базе 1С могут храниться файлы, заданные в настройке – поле «Расширения файлов, хранящихся в информационной базе». Пользователь задает их, указывая расширения через пробел. Выбрав из предопределенного списка, перечень можно откорректировать, убрав «лишнее».
Пользователем задается ограничение по объему присоединяемого файла, исходя из которого определяется, где файл будет храниться – на диске или в базе 1С – поле «Максимальный размер файла в информационной базе.
Пока пользователь не выполнит настройку хранения файлов в томах, они будут храниться в информационной базе. Переключаясь, программа напомнит об этом и предложит выполнить настройку томов хранения информации.
Определившись с вариантом хранения, перейдите к настройке томов.
При установленной галочке «Создавать подкаталоги с именами справочников-владельцев файлов», файлы в томах будут размещены в папках-подкаталогах.
Шаг 2. Щелкните мышкой по гиперссылке «Тома хранения файлов».
Шаг 3. В окне «Тома хранения файлов» нажмите «Создать» и выполните настройку.
Шаг 4. Укажите произвольно наименование тома и пусть к нему на сервере. Задайте предел тома в мегабайтах (МБ)
Путь к папке для хранения документов обязательно должен быть сетевым, иначе программа не даст сохранить настройку.
Если сеть настроена, и доступ открыт для других ПК, достаточно создать папку для хранения документов 1С и указать ее в настройке.
А как это сделать, если у вас нет сети и надо создать папку на текущем компьютере?
Шаг 5. Создайте папку на диске. В нашем примере это папка «Документы 1С» на диске «D». Щелкните на ней правой кнопкой мышки, выберите «Свойства».
Шаг 6. На закладке «Доступ» нажмите кнопку «Общий доступ…».
В открывшемся окне нажмите «Готово» - сетевой путь к папке открыт».
Сетевой путь можно скопировать на закладке «Доступ».
Если у пользователя доступ к папке уже был открыт, проверьте и скопируйте путь к папке, затем укажите его в поле настройки хранения томов.
Шаг 8. Прописав путь к папке, нажмите «Записать и закрыть». Настройка выполнена.
После настройки хранения файлов прикрепляемых документов 1С в папке на диске, они будут сохраняться на ПК. А как быть с информацией, имеющейся в базе? Ведь она занимает место…
Выполните настройку переноса, отметив, что перенос выполнить из информационной базы в указанный том. Нажмите «Перенести».
При переносе пользователь может задавать дополнительные настройки переноса. Например, отметив «Файлы указанного владельца» - загрузить только договора.
Шаг 10. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Обслуживание».
Шаг 11. Разверните раздел «Регламентные операции» и перейдите по гиперссылке «Регламентные и фоновые задания».
В результате запуска переносится только 10 файлов, поэтому пользователю удобнее выполнить настройку расписания выполнения указанного задания, для автоматического запуска переноса по кнопке «Настроить расписание…».
После выполнения процедуры переноса файлов в тома рекомендуется выполнить сжатие таблиц базы 1С, т.к. записи информации все еще хранятся в таблицах базы.
Сжатие таблиц ИБ 1С в режиме «Конфигуратор»
Для того выполните следующие действия.
Шаг 1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
Шаг 2. Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Тестирование и исправление …».
Шаг 3. Установите галочку и нажмите кнопку «Выполнить»:
• «Сжатие таблиц информационной базы» - для файлового варианта информационной базы;
• «Реструктуризация таблиц информационной базы» - для клиент-серверного варианта ИБ.
Эта процедура позволит сжать информационную базу, уменьшив ее физический размер.
Архивирование документов 1С
Второй вариант выгрузки документов из 1С – это архивирование, оно выполняется разово, с помощью специальной обработки «Создание архива документооборота», которую можно скачать на сайте 1С.
Напоминаем, что при архивации документов таким способом у пользователя не будет к ним доступа из программы, но при необходимости их можно восстановить этой же обработкой.
1 - Перед работой с любыми обработками рекомендуется сделать резервную копию базы!
2 - Убедитесь, что на диске достаточно места для сохранения данных и выполнения операции!
Шаг 1. Откройте обработку, нажав кнопку «Сервис и настройки», выберите пункт меню – «Файл» - «Открыть».
Шаг 2. Выберите файл внешней обработки – «Создание архива документооборота».
Шаг 3. На предупреждение безопасности системы ответьте «Да», разрешив открыть выбранный файл.
Обработка имеет две вкладки:
• Архивация – для создания архива документов ИБ;
• Восстановление – для извлечения из архива документов в ИБ.
Шаг 4. На закладке «Архивация» укажите каталог архива.
Для удаления файлов из базы 1С в настройках установлена одноименная галочка. Система анализирует объем файлов и выводит пользователю информацию об их объеме. Т.е. такой объем должен быть доступен на жестком диске или ином месте для создания архива. В нашем примере стоит «0 (ноль) Мб», т.к. в базе нет прикрепленных документов.
Обработка имеет дополнительные настройки.
• ограничение периода обработки документов;
• выбор группы объектов для выгрузки: по видам объектов или контролирующему органу.
Шаг 5. Установив настройки нажмите кнопку «Архивировать».
Шаг 6. Нажмите «Закрыть» - архивация выполнена.
По окончании архивации выполните сжатие таблиц информационной базы в режиме «Конфигуратор», в разделе «Администрирование» - «Тестирование и исправление…». Как это сделать мы рассмотрели выше.
Восстановление из архива документов 1С
Может возникнуть ситуация, когда пользователю нужно восстановить данные документов в базу, а они были удалении при архивации. Сделать это можно с помощью этой же обработки на закладке «Восстановление».
Для загрузки файлов из архива, достаточно указать путь к нему и нажать кнопку «Восстановить».
Загрузка файлов из архива возможна только в ту базу 1С, откуда они были выгружены.
Ниже описан порядок действий для добавления "скрепки" (присоединение файлов) к новому документу "НашНовыйДокумент" (как пример).
1. Копируем справочник с наименованием содержащим на конце словосочетание "ПрисоединенныеФайлы". Например "АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы".
2. Меняем наименование так, чтобы префикс точно соответствовал наименованию документа, а окончание содержало "ПрисоединенныеФайлы". В нашем случае: "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
3. Меняем ТИП у реквизита "ВладелецФайла" справочника "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы" на "НашНовыйДокумент".
4. Включаем в состав определяемых типов "ПрисоединенныйФайл" и "ПрисоединенныйФайлОбъект" наш новый справочник "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
5. Расширим состав определяемого типа "ВладелецПрисоединенныхФайлов" нашим документом (ДокументСсылка) "НашНовыйДокумент".
6. Расширим состав типов свойства "Источник" у подписки "ПереопределитьПолучаемуюФормуПрисоединенногоФайла", включив в него справочник "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
7. Расширим состав типов свойства "Источник" подписки УстановитьПометкуУдаленияПрисоединенныхФайловДокументов, включив в него наш новый документ (ДокументОбъект) "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
8. Расширим состав общей команды "ПрисоединенныеФайлы" и "ПрисоединенныеФайлыБП", включив в него наш новый документ (ДокументСсылка).
Если необходимо добавить "Скрепку" на форму списка (в типовом варианте должна добавиться автоматически), чтобы картинка значения появлялась при наличии прикрепленных файлов у документа (строка в списке), то выполняем следующие действия:
1. В форме списка, у реквизита "Список" имеющего тип "ДинамическийСписок" выставляем галку "ПроизвольныйЗапрос", после чего открываем настройку списка (в там же в свойствах) и добавляем в блок "Выбрать":
НаличиеФайлов.ЕстьФайлы КАК ЕстьФайлы
2. После того, как поправили запрос, в реквизитах списка появится "ЕстьФайлы". Перетаскиваем реквизит в табличное поле и указываем в свойствах:
Добрый день!
Попробуйте выполнить следующее:
-переименуйте прикрепляемый файл на более короткое название
— измените рабочий каталог на более короткое имя и попробуйте файл прикрепить от туда.
Поспешила отчитаться. С одним получилось, с другим — нет. Не могу удалить. И дальше тоже не получается, в какой бы каталог я его не помещала с измененным именем
Светлана, в присланном скрине наименование файла видно, что очень длинное. Все-таки нужно его укоротить, иначе не получится присоединить корректно.
Если посмотреть, как заложено в 1С прикрепление файла, то можно видеть следующее: команда «Присоединить файл» обращается к специальной обработке 1С «Работа с файлами» к конкретной форме «Присоединенные файлы».
Прилагаю скрин.
Если открыть эту форму, можно увидеть, что под наименование файла выделено всего 150 символов!
И это без данных диска, каталога и папок вложений! То есть полный путь со всеми этими составляющими будет еще больше!
Попробуйте перенести файл в корень диска С: так вы сминимизируете путь до файла. Или создайте отдельную папку Сохраненные файлы на корне диска С:. Если внутри у вас будут подпапки по контрагентам, датам и прочему — вы опять увелитите длину пути к файлу, а он добавляется к длине наименования!
Поэтому никаких вложений и минимальное наименование файла при прикреплении.
Добрый день, Ирина. Я не могу удалить файл с длинным именем из вложения.
Прикрепленные файлы удаляются по правой кн. мыши с выбором из контекстного меню команды Удалить.
А полный путь файла (без имени самого файла) , который сохраняется во временных папках 1с вы можете посмотреть по команде кн. ЕЩЕ-Дополнительно — Открыть каталог файла. Как я и писала — он длинный.
В приложенном мной фале видно, что «удаление» не активно
Дело в том, что данными пользуются другие сотрудники. И во вложении нужен только один файл. (С коротким именем я вставила, теперь их 2) Второй с длинным именем не могу удалить.
Нажмите команду Отменить редактирование: вы намеренно или нет открыли раньше команду Редактировать. После этого команда Удалить должна быть активна.
Вот демонстрирую на примере: у вас ссылка на файл выделена зеленым — это признак редактирования прикрепленного файла.
Я воспроизвела ситуацию.
После отмены редактирования активизировались команды Пометить на удаление и Удалить. По последней я удалила файл.
Если у вас не получится удалить ссылку на файл типовым методом, что я вам показала, вашу ситуацию должен рассмотреть программист 1С.
Спасибо, Ирина. Вопрос закрыт.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Здравствуйте, пытаюсь получить данные передаваемые по ЭДО (между УТ 10.3 и БП). Смог дойти только до того что полученный файл сохраняется в справочник ЭДПрисоединенныеФайлы. Вопрос, а как получить данные которые там хранятся?
В общем отследил как он сохраняет файл, на примере ERP, справочник номенклатура. Файл можно достать так:
(39) для сериализации можно так сделать
Переменная ОбъектXDTO содержит структуру вашего xml файла с которой очень удобно работать. Далее обращаетесь к элементам XDTO читаете нужные данные
А получить куда? Справочник содержит адреса файлов во временном хранилище.
Обращайся по адресу к хранилищу значения и вытаскивай.
Вот простой пример сохранения файла из справочника.
В справочнике с есть реквизит с типом значения ХранилищеЗначений.
Вы его получаете и сохраняете. Только вам нужно знать какой тип сохранять!
(4)
(3)
Примерно попробовал ваши варианты, не очень понимаю как это сделать.
Через запросы получил значения и вышло следующее:
(5) у вас есть реквизит ФайлХранилище - в нем ваш файл
Хранилище = Выборка.Ссылка.ФайлХранилище.Получить();
Если Хранилище <> Неопределено Тогда
// далее все зависит от типа значений
Если ТипЗнч(Хранилище) = Тип("ДвоичныеДанные") Тогда
Хранилище.Записать(ПутьКФайлу)
Иначе
// другой метод записи в файл в зависимости от типа значения
Конецесли
Не определяет тип значения файла да и сам файл неопределен.
(8) То есть он возвращает тип НЕОПРЕДЕЛЕНО - следовательно в этом реквизите у вас нету ничего. Тогда если смотреть структуру Выборка.Ссылка есть еще один реквизит ТекстХранилища. Возможно его нужно попробывать
Когда сделаете Выборка.Ссылка.ТекстХранилища.Получить() - какой тип вернет?
(10) Так мы не правильно двигаемся,нужно понять где находится файл. Я думал в реквизите ФайлХранилище но вы говорите что у него тип возвращается не определено следовательно там пусто. Теперь давай те в отладке так же посмотрим на реквизит ВладелецФайла у него тип входящий электронный документ - скорее всего он там храниться. Для этого в отладке вставьте текст
Выборка.Ссылка.ВладелецФайла и вставьте скрин чтоб было видны реквизиты!
(12) блин, по ссылке нету ни чего. а давай те еще прин скрин табличных частей и там все станет ясно. Так не могу сообразить где файл храниться
(14) так давай те вернемся обратно. Вот этот этот код не работает (см ниже)
То есть когда Хранилище = Выборка.Ссылка.ФайлХранилище.Получить(); вы получаете тип значения Хранилище - НЕОПРЕДЕЛЕНО. Так ??
В рассматриваемой конфигурации 1С УТ 11.3 имеется стандартный механизм присоединения к документу или справочнику разных внешних файлов. В данной задаче мы рассмотрим возможность подключить этот механизм к какому-либо новому документу или справочнику.
1) Находим в дереве объектов конфигурации определяемый тип "ВладелецПрисоединенныхФайлов" и добавляем в его состав тип нашего документа или справочника (ссылка).
2) Создаем вспомогательный справочник, но обязательно путем копирования из подобного (найдете много таких подобных справочников), с именем, которое формируется следующим образом: Имя нашего объекта + "ПрисоединенныеФайлы". Например, если имя нашего документа "ПрайсЛист", значит справочник будет называться "ПрайсЛистПрисоединенныеФайлы".
3) Находим в выше-созданном вспомогательном справочнике реквизит "ВладелецФайла" и устанавливаем ему тип нашего объекта (ссылка).
4) Находим в дереве объектов конфигурации определяемый тип "ПрисоединенныйФайл" и добавляем в его состав тип нашего выше-созданного вспомогательного справочника (ссылка).
5) Находим в дереве объектов конфигурации определяемый тип "ПрисоединенныйФайлОбъект" и добавляем в его состав тип нашего выше-созданного вспомогательного справочника (объект).
6) Для того, чтобы в форме списка нашего документа или справочника отображалась пиктограмма, говорящая о том, что у него есть присоединенные файлы необходимо проделать следующие действия. Изменяем динамический список формы списка на произвольный запрос, и присоединяем к основной таблице регистр сведений "НаличиеПрисоединенныхФайлов" по полю "ОбъектСФайлами", и создаем в динамическом списке новое поле "ЕстьФайлы", например:
После этого, выносим на форму поле "ЕстьФайлы", располагаем его первой колонкой, и в свойствах этого поля, в свойстве "Вид" ставим "Поле картинки",в свойстве "Положение заголовка" - нет, в свойстве "Картинка значений" выбираем картинку "КоллекцияСкрепка"
7) В случае, когда необходимо вынести команду добавления присоединенных файлов на форму списка, необходимо на данной форме списка зайти во вкладку "Команды", далее во вкладку "Глобальные команды" -> Параметризуемые, находим команду "ОбщаяКоманда.ПрисоединенныеФайлыКОбъекту", раскрываем ее и перетаскиваем мышкой команду Элементы.Список.ТекущиеДанные.Ссылка в область "Командный интерфейс" на панель навигации в группу "Перейти". Если вы не нашли данную глобальную команду, тогда необходимо перезапустить конфигуратор, и она появится.
8) В состав источников подписки на события "ПереопределитьПолучаемуюФормуПрисоединенногоФайла" добавляем наш выше-созданный вспомогательный справочник ". ПрисоединенныеФайлы".
Читайте также: