Нужно ли распечатывать электронные счета фактуры для книги покупок и продаж
Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?
В каком случае нужно распечатывать электронные документы
Печатать электронные документы бессмысленно, потому что так они теряют свой статус. Однако есть случаи, когда составлять и подписывать документ лучше на бумаге, не переводя его в систему ЭДО.
Например, если:
- в законе говорится, что документ легитимен лишь в бумажном виде;
- цифровой вид мешает использовать документ, осложняет работу с ним: например, инспектору по охране леса свое удостоверение удобнее иметь на бумаге, чтобы предъявлять его в лесу, где нет интернета и гаджетов;
- в договоре с контрагентом сказано, что документы должны предоставляться на бумаге, а новых договоренностей — устных или письменных — между партнерами не было;
- государственные органы не готовы принимать электронные документы с файлом подписей. Это лучше уточнять в ведомствах заранее.
Помните, что система электронного документооборота позволяет облегчить работу компании и избавить от огромных архивов бумаг. Внимательно изучите, необходим ли бумажный вариант для конкретного документа. Зачастую вы сможете хранить его и пользоваться им электронно.
Налоговики разъяснили, что поскольку счета-фактуры, выставленные налогоплательщиком в электронной форме, не распечатываются, то пропуски в хронологии счетов-фактур, выставленных в электронной форме, фиксировать в сшиве счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе, не требуется.
Напомним, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи нормативно установлен (приказ Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н).
Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено данным Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур (п. 1.13. Порядка).
Нужна электронная подпись?
Удостоверяющий центр ГАРАНТ
поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.
Соответственно, хранение счетов-фактур, (а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (письмо ФНС России от 19 июля 2017 г. № СД-4-3/14079).
При этом счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период (п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС).
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Федеральной налоговой службы от 24 января 2019 г. № ЕД-4-15/1044 О ведении книг покупок и книг продаж в электронном виде
Обзор документа
Обзор документа
При составлении и хранении книг покупок и продаж в электронном виде налогоплательщик может не заверять их усиленной квалифицированной электронной подписью до их передачи в налоговый орган. Данные книги подписываются лицом, исполняющим функции руководителя организации на момент их передачи в налоговый орган.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?
Когда электронные документы нужно распечатывать
Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать 4 :
- или если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
- или по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.
Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.
НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи 7 . Речь идет:
- о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным форматам 8 ;
- о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматам 9 .
Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.
Более 50 % российских компаний на 2020 год уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы?
Электронные документы — это оригиналы?
Еще недавно любой оригинальный документ был бумажным, но с ЭДО ситуация изменилась.
Если документ создавался изначально в цифровом виде и его подписывали квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он равнозначен по своей силе привычному бумажному. То есть он и есть оригинал. Ни к чему лишний раз печатать его визуализацию.
Что такое электронный документ
- или документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашением 1 ;
- или используется усиленная квалифицированная электронная подпись 2 . Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторон 3 .
То есть наличие электронной подписи - обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.
Что такое электронный документ
Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:
документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашением ;
используется усиленная квалифицированная электронная подпись . Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторон .
Примечание. Подробнее о мнении Минфина относительно ЭЦП можно узнать: ГК, 2015, N 12, с. 4
То есть наличие электронной подписи - обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.
Когда электронные документы нужно распечатывать
Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать :
если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма N ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматам , в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможно .
Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.
Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.
НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи . Речь идет:
- о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным форматам ;
- о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматам .
Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.
ч. 3, 4 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ; Письма Минфина от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920; ФНС от 17.01.2014 N ПА-4-6/489
ч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ; Письмо Минфина от 12.04.2013 N 03-03-07/12250
Письмо Минфина от 05.05.2015 N 07-01-06/25701
ч. 5, 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; п. 2 ст. 93 НК РФ; Письмо Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1
утв. Приказом ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@
Письмо Минфина от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808
Приказ ФНС от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 N 50н; Письмо ФНС от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@ (п. 2)
Приказ ФНС от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@; п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137
Письмо Федеральной налоговой службы от 24 января 2019 г. № ЕД-4-15/1044 О ведении книг покупок и книг продаж в электронном виде
ФНС России, рассмотрев письмо по вопросу ведения книг покупок и книг продаж в электронном виде, направленное Минфином России письмом, сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 Кодекса (за исключением операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со статьей 149 Кодекса).
Форма книги покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на Добавленную стоимость" (далее - Постановление от 26.12.2011 N 1137).
Таким образом, у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью книгу покупок, составленную в электронном виде организацией до направления ее в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
В соответствии с абзацем 4 пункта 24 Постановления от 26.12.2011 N 1137 (приложение N 4) книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.
Кроме того, в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Аналогичные правила ведения и хранения установлены и в отношении книг продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение N 5 к Постановлению от 26.12.2011 № 1137).
Учитывая изложенное, при составлении и хранении книг покупок (книг продаж) в электронном виде, у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать данные книги усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) до их передачи в налоговый орган. В случае передачи книги покупок (книги продаж) в налоговый орган, в частности, при истребовании в рамках проведения камеральной налоговой проверки, данные книги подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью лица, исполняющего функции руководителя организации на момент их передачи в налоговый орган.
Действительный государственный советник РФ 2-го класса | Д.В. Егоров |
Какие документы можно хранить в электронном виде и насколько долго
Любые, подписанные электронной подписью: первичные документы, счета-фактуры, договоры, заявления, отчеты, накладные, акты и многое другое.
Время действия сертификата, который делает электронную подпись юридически значимой, обычно составляет один год, а что дальше? Документ утрачивает силу?
Нет: когда сотрудник ставит подпись, время подписания и действительность сертификата фиксируются. Это позволит подтвердить, что он действовал в момент подписания. Так что документ сохранит юридическую значимость по истечению года.
Внимание: есть ряд случаев, когда бумажные документы все же необходимы, о них далее.
Читайте также: