Типичные ошибки в word
Редактор Word обладает множеством полезных возможностей, чем и привлекает к себе пользователей. Если у вас установлен офисный пакет от Microsoft, то вряд ли вы будете использовать какой-либо иной редактор.
В нем вы можете набирать текст, работать с таблицами и графиками, украшать текст буквицами и клипами, вставлять формулы и изображения. И было бы с изображениями все очень хорошо, если бы они вдруг не начинали «сползать» с того места, на которое вы их поставили, или наоборот – оставались на месте, когда им следовало бы сместиться. Текст и рисунок — как два барана, не хотят уступать друг другу.
Разберемся, с чем это связано и как избежать этих проблем.
Вставка изображения в текст может производиться разными способами. Можно вставлять с помощью копирования. А можно вставить рисунок, перетащив файл на страницу, где вы работаете с текстом, либо используя меню «Вставить – Рисунок». Вот только результаты будут немного отличаться. В первом случае рисунок окажется привязанным к листу, во втором – к абзацу.
Настройка взаимного расположения текста и рисунка производится при выделенном изображении в меню «Формат». Вы можете задать либо обтекание рисунка текстом, либо разместить его за или перед набранным текстом. Здесь же можно выбрать положение рисунка относительно страницы.
Но это лишь базовые настройки. А есть и более тонкие, которыми пользуются значительно реже. Для перехода к ним в окне «Положение» нужно выбрать опцию «Дополнительные параметры разметки».
Откроется новое окно – «Дополнительная разметка». В нем есть две вкладки:
– Обтекание текстом
– Положение рисунка
На вкладке «Обтекание текстом» можно установить расстояние от края рисунка до текста.
На вкладке «Положение рисунка» настраивается его расположение по горизонтали и вертикали. Задать расположение можно как относительно какого-либо элемента (страницы, поля, абзаца, знака), так и в абсолютных единицах с привязкой к какому-либо элементу.
И здесь следует обратить внимание на два дополнительных параметра.
Флажок в Параметрах «Перемещать вместе с текстом» привязывает рисунок к элементу текста, так что рисунок будет перемещаться вместе с ним. Например, если изображение расположено вместе с абзацем и вы вставили в него еще один абзац, изображение будет перемещаться вместе с исходным абзацем.
Если также включить флажок «Установить привязку», то рисунок и текст, к которому он привязан, всегда будут располагаться на одной и той же странице.
Используя эти настройки можно успешно подружить текст и рисунки, чтобы результат вашего труда вас радовал.
Подавляющее большинство людей не умеют нормально оформлять документы в Word. И это при том, что текстовый процессор Word с каждой новой версией становится всё более и более интуитивно понятным.
Возможно корень проблемы заключается в том, что в России практически никто не покупает лицензию на Mircosoft Office, у подавляющего большинства стоят «пиратки». А то, за что деньги не плачены – не особо ценится. В результате в мощном текстовом редакторе ,в котором можно сделать документ любой сложности делаются такие удручающие документы, что для этих задач вполне бы подошёл MS Wordpad, который уже есть в комплекте с операционной системой Windows. Или бесплатный Open Office.
Если делать документы тяп-ляп, то платить деньги за дорогущий программный продукт не имеет смысла. Не имеет смыла также устанавливать пиратскую копию этого дорогого программного продукта, т.к. документы будут получаться всё равно лажовые.
Анализируя то, что мне приносят студенты, сразу в глаза бросаются ошибки:
1. Неумение делать автоматическое оглавление. С этим заданием справился только 1 студент из целой группы. Это не является критичным, если в вашем документе всего лишь 7 страниц. Но это становится очень важно – пользоваться стилями и автоматическим оглавлением, если в вашем документе 500 страниц. А ведь делается оглавление просто. Заголовкам и подзаголовкам присваиваются стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д., а потом одним нажатием вы можете сгенерировать содержание документа. Это экономит время. Точно также как и использование стилей позволяет моментально менять начертание шрифтов во всём документе.
2. Отсутствие понимания, что такое разрыв страницы и зачем он нужен. Если вы хотите чтобы какой-то текст начинался со следующей страницы, то не надо делать много раз «Enter», чтобы курсор в конце концов перешел на следующую страницу. Надо делать Ctrl + Enter (разрыв страницы). Зачем это надо? Затем, что если вы что-то измените в документе потом, то у вас не поедет верстка.
3. Выравнивание. Иногда присылают тексты выровненные по левому краю или по центру. Правильным является выравнивание по ширине. Часто забывают про красную строку. Часто делают текст слишком близко к краю страницы. Например, отступ от правого края страницы должен составлять минимум 1 см.
4. Неуместные шрифты. Как правило в России для составления документов на А4 используют Times New Roman, 14 пт, полуторный интервал между строк. Иные варианты являются, как правило, неуместными.
5. Прочее. Конечно же то, что я обозначил выше- это далеко не всё. Люди забывают про нумерацию страниц, зачем то делают разряженные заголовки с помощью пробелов между буквами оного, а также забывают про орфографию, не смотря на систему автоматической проверки правописания. И много чего ещё.
Я скажу одно. Когда журналист присылает статью оформленную уродливо с точки зрения элементарных стандартов работы с текстом и просит за свою работу большие деньги – это просто смешно. И работать с таким человеком больше не хочется. Хотя содержание текста может быть хорошим. Но неграмотный документ – косвенный признак непрофессионализма.
Среднестатистический пользователь владеет Word’ом на уровне черепахи, принимающей участие в соревнованиях Формулы-1.
Это факт. Мои наблюдения говорят о том, что люди используют Ворд так, как будто это пишущая машинка. Что же именно они делают неправильно? Давайте разберемся.
Не понимают, что такое блочная структура документа и не используют стили
Блочная структура – мой термин. Я не знаю применяется ли он официально, но, на мой взгляд, он наиболее точно отражает суть этого подхода.
А заключается она в том, что весь документ разбивается на логические блоки, которые уже не просто являются безродными кусками текста, а имеют определенное назначение.
Чаще всего такими блоками являются заголовки, подзаголовки, цитаты, аннотации, таблицы, названия объектов (например, рисунков), и прочие составляющие документа. А также, как ни странно, обычный текст. Да, «просто текст» – это не просто текст, а тоже блок документа.
Назначение каждому блоку той или иной роли делается с помощью стилей. Именно стили лежат в основе блочной разметки документа.
Они позволяют перейти от ручного оформления текста к автоматизированному. Обычно пользователь, если хочет сделать какой-то текст заголовком, выделяет его и вручную назначает ему увеличенный размер, другой цвет, или делает его жирным. И так со всеми заголовками, по всему документу.
Стили же позволяют задать оформление блока только один раз, а потом мгновенно применять его к выделенному участку текста.
Причем настроенные стили можно использовать не только на одном компьютере, но и легко перенести их на любой другой. Так вы можете использовать одинаковые настройки оформления документов, например, дома и на работе.
Но более быстрое и удобное применение оформления – не все, что позволяет делать блочная разметка. Об этом мы поговорим в следующем пункте.
Не используют инструменты автоматизации
Когда текст разбит на блоки (к нужным участкам текста применены соответствующие им стили), это позволяет вытворять с документом множество полезных вещей, иначе недоступных.
Скажем, если все заголовки 1-го уровня помечены нужным стилем, то достаточно изменить параметры данного стиля, чтобы внешний вид всех этих заголовков мгновенно поменялся по всему документу.
Представьте, если в документе содержится 100 страниц и 20 заголовков. Сколько времени вы себе сэкономите, если вдруг понадобится изменить внешний вид заголовков. То же касается и любых других частей документа.
Дальше, если документ размечен на блоки, то их можно легко менять местами. Например, если нужно какой-либо заголовок с последующим за ним текстом, переместить под другой заголовок, то обычно пользователь выделяет весь нужный участок текста, вырезает его, ставит курсор в нужное место и вставляет вырезанное из буфера обмена.
Это же куча лишних телодвижений!
Вместо этого достаточно зайти в специальный режим разметки документа, который отображает все заголовки, и передвинуть нужный нам заголовок на одну позицию вниз/вверх (или куда требуется). Всё, два клика вместо десяти!
Кроме того, в размеченном документе можно автоматически создавать оглавление. Ведь если все заголовки отмечены, то редактор может собрать их все вместе и прописать номера страниц, на которых располагается каждый заголовок. Это и есть оглавление.
Причем даже если вы будете редактировать документ дальше и некоторые разделы переедут на другие страницы, Word сможет автоматически отследить эти изменения и отразить их в оглавлении. Вот так. А многие юзеры делают оглавление вручную.
И это далеко не все приятные «последствия» применения стилей в документах Word’а.
Не владеют разметкой страниц
Разметка страниц в Word’е – это все параметры, связанные с их размером, ориентаций, полями, использованием колонок и некоторые другие.
Когда нужно настроить их для всего документа, то тут большинство пользователей справляется, т.к. соответствующие кнопки вынесены на панель инструментов вверху (ленту).
А вот если нужно изменить разметку страниц только для части документа, то тут многие уже теряются.
Скажем, нужно нам сделать страницы с 5-й по 7-ю не с книжной, а с альбомной ориентацией. А все последующие – снова с книжной. Не все справятся, т.к. не знают, как пользоваться инструментом «Разрывы».
Не умеют пользоваться инструментами форматирования
Все знают такие инструменты форматирования шрифта как «Размер», «Цвет шрифта», «Жирный», «Курсив», «Подчеркивание».
Именно с их помощью пользователи обычно оформляют документы, вручную применяя нужные свойства к каждому элементу в документе.
Но существует еще много других инструментов, о которых не все и знают. Они позволяют делать документ более выразительным, улучшают восприятие информации при его чтении.
Это различные текстовые эффекты, тени, отражение, выделение фоновым цветом, масштаб символов, межзнаковый интервал, смещение.
Не менее важны и параметры абзаца. Те, кто не знают, как они устроены, часто не понимают, почему абзацы располагаются определенным образом.
Например, у абзацев задан отступ как «перед», так и «после». И когда два абзаца расположены друг за другом, отступы накладываются и могут давать больший промежуток между ними, чем установлено для одного из абзацев. Т.е. они как бы влияют друг на друга.
Также у абзацев много других свойств. Например, границы, заливка, межстрочный интервал, положение на странице.
Когда человек не представляет, как все они работают, форматирование текста может быть очень неэффективным и «нервно-затратным» делом.
Не используют ссылки и связи
Ссылки в текстовом документе делают его похожим на веб-страницу. И это очень удобно.
Например, с помощью инструмента «Закладки» вы можете делать произвольные ссылки из одной части документа на любую другую.
Еще есть тип ссылок, которые ведут на любой объект в документе: заголовок, рисунок или таблицу. С их помощью очень удобно ссылаться на нужные места в тексте, даже не нужно специально создавать закладки. Можно сформировать список всех объектов в документе, например, рисунков. Все названия в этом списке будут также кликабельными ссылками. Это своего рода «оглавление рисунков».
Другой тип ссылок – обычные и концевые сноски, которые помогают вынести в конец страницы или документа перечень вспомогательной информации к тексту.
Не умеют работать с таблицами
Таблицы в Word’е – это целый мир. Там довольно много настроек, неудивительно, что многие пользователи в них «плавают».
В результате таблицы часто получаются кривоватыми и отличающимися одна от другой. Естественно, это не придает документу опрятности.
И опять же, для таблиц существуют свои стили, что позволяет быстро менять внешний вид как отдельных таблиц, так и всех таблиц в документе.
Я перечислил лишь основные причины, по которым многие пользователи работают в Ворде на примитивном уровне. Есть еще ряд вспомогательных функций и настроек, незнание которых также уменьшает возможности создания качественно выглядящих документов.
Если вы хотите в совершенстве освоить Word, научиться делать эффектные и стильные документы, а также в 3-5 раз сократить время на их создание, изучите новый видеокурс «Неизвестный Word». Он раскрывает секреты текстового редактора, о которых не подозревают 95% пользователей:
Обучая работе в текстовом редакторе Word десятки людей, заметил, что все совершают одни и те же ошибки. Три самых частых из них собрал в этой статье.
Выравнивают текст пробелами
В чем ошибка
Эту ошибку совершают те, кто когда-то использовал в работе старые текстовые редакторы. Но, что интересно, сдвинуть текст пробелами пытаются и студенты, которым вроде бы не должен быть незнаком древний Лексикон.
Само по себе использование пробелов неопасно, если вы работаете в документе только с одним шрифтом и размером букв. В противном случае текст начинает съезжать на печати. Строки, которые кажутся в Word на одном уровне, начинают сдвигаться, край текста становится неровный.
Не могут найти специальные символы
В чем ошибка
По умолчанию Word работает в режиме скрытых специальных символов: переносов строк, пробелов, табуляторов, разрывов раздела. Без них сложно разобраться, что же произошло с текстом, почему буквы съезжают.
Создается ощущение, что Word что-то прячет от вас, это злит.
Нажмите комбинацию клавиш Ctrl-Shift-8, чтобы увидеть реальное положение дел. Для нашего примера оно выглядит так.
Включить линейку вверху, если она пропала, можно в меню Вид.
Пользуются предопределенным стилем Обычный
В чем ошибка
Но стиль Обычный может оказаться иным на другом компьютере с иной, чем у вас, версией Word. Иногда это проявляется в съезжании размеченных страниц.
Принять за правило создавать свой стиль. Например, Основной текст статьи. Если Обычный может быть подменен Word на другой, то с пользовательским он ничего не сделает. Текст будет оставаться таким, каким он был на компьютере владельца.
При копировании текста с другим стилем или шаблоном, в целевом документе образуются дубликаты стилей, съезжает форматирование. Приходится тратить время на приведение его в порядок. Как вставлять текст, чтобы он не нарушал форматирования?
Копирование из документа с теми же стилями
Если копирование текста делается из документа, использующего те же стили, что и текущий, назовем их родственниками, то сохранить форматирование проще. Возьмем второй текст, где изменен шрифт, но шаблон используется тот же.
Файл, откуда идет копирование: для Заголовок 1 и Обычный выбран шрифт Arial.
Целевой файл: Заголовок 1 и Обычный — Calibri.
При вставке Word сам выберет нужную опцию — форматирование конечного текста.
Любой другой способ приведет к потере уровня заголовка. Вставленные буквы будут выполнены Обычным, хотя размер и шрифт можно сохранить опцией Сохранить форматирование.
Если вы вставляете фрагмент в таблицу, то форматирование надо убрать. Выбираем опцию вставки Сохранить только текст.
Эта же опция пригодится при вставке с сайтов и Википедии. Она очищает атрибуты: шрифт, размер букв.
Вставка из документа с другим шаблоном
А вот в этом случае Word по умолчанию отрабатывает неидеально. Он сохраняет оба стиля, из-за чего образуются дубликаты.
Чтобы сохранить структуру фрагмента, придется выполнить следующие действия:
- Подсвечиваем строчку, которую хотим заменить.
- Выбираем опцию Выделить все вхождения.
- Выбираем оформление, которым собираемся заменить. В моем случае это Заголовок 1.
Теперь заголовок вставленного фрагмента выполнен с использованием того же оформления, что и для целевого документа. Собственный стиль исчез из окошка, без проблем заполнится автооглавление.
При вставке картинок работает только две опции:
- Сохранить исходное форматирование. Word постарается использовать настройки обтекания текстом, выравнивание и интервалы.
- Вставить как рисунок. Программа уберет лишнее, оставив рисунок и оформив его Обычным.
Посмотреть этот и другие материалы можно в нашем канале Lifehack.Guru на платформе Яндекс.Дзен. Там вы также cможете найти и другие полезные советы на другие темы, не только связанные с продуктами корпорации Microsoft.
Читайте также: