При вводе текста лучше перевести word в режим
Массовое использование персональных компьютерных устройств в ежедневной деятельности пользователей позволило значительно снизить общие трудозатраты на исполнение различных действий, и существенно увеличить конечную производительность пользователей. Любые трудоемкие процессы исполняются компьютерными устройствами гораздо быстрее, и, безусловно, компьютеры не имеют конкуренции в процессах создания, обработки, перемещения и хранения пользовательских материалов. А последующий перевод существующих и создание новых видов информационных материалов в электронно-цифровом формате значительно расширили границы применения компьютеров, практически полностью сконцентрировав обслуживание множества разнообразных процессов только мощностями соответствующих видов компьютерных устройств.
Введение
Виды ежедневного применения компьютеров различны. Они задействованы как для решения и управления сложными производственными процессами, в экономической, финансовой, образовательной, консультационной и коммерческой областях, так и используются в личных целях для общения, игр и развлечений.
Но часто и наиболее полно компьютеры применяются для ведения различных видов учета, официальной и личной переписки, офисного документооборота, создания и хранения деловых текстовых документов, массово распространяемых договоров, электронных таблиц, баз данных, образцов электронной отчетности и других видов файлов.
Для полноценного обслуживания, создания, редактирования и хранения любых видов документов необходимо наличие соответствующего программного обеспечения, способного безошибочно выполнять любые действия, заданные пользователями, и поддерживать исполнения всех процессов на высоком скоростном уровне. Огромной популярностью среди пользователей пользуется офисный пакет прикладных приложений, созданный корпорацией «Microsoft» для различных вариантов операционных систем, в состав которого входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и другими, осуществляется всецелая поддержка скриптов и макросов. Перечень интегрированных в единый пакет программ включает обязательное наличие таких видов как: «Microsoft Word» , «Microsoft Excel» , «Microsoft PowerPoint» , «Microsoft Access» и другие программные приложения.
Деловые документы являются неотъемлемой частью рабочего процесса и могут быть представлены значительным количеством ежедневно используемых вариантов файлов. И чтобы обезопасить готовые виды текстовых материалов (таких как, договора, соглашения, акты и т.д.) и избежать намеренного изменения сторонними пользователями части документа или отдельных элементов, особенно при удаленном способе заполнения, необходимо защитить готовые текстовые формы. К счастью, в приложении «Microsoft Word» присутствует возможность активировать внутренний инструмент, который позволяет ограничить редактирование и препятствует любым изменениям текста в документе, кроме заполнения специально утвержденных форм. И далее в статье мы рассмотрим алгоритм создания элементов заполнения текстового документа и включение режима защиты для ограничения редактирования остального содержимого.
Устанавливаем зоны текстового заполнения и активируем ограничение последующего редактирования документа «Microsoft Word»
Как мы уже упоминали ранее, существуют различные случаи, когда пользователям требуется ограничить или полностью запретить вносить в исходный текстовый документ любые правки и изменения, например, при подписании контракта, соглашения о конфиденциальности, договора о займе или ответственности и т.д. И в каждом варианте, автор документа стремиться подготовить согласованный текст и предоставить противоположной стороне документ для заполнения и подписания, ограничив возможности редактирования основного утвержденного содержимого, оставив лишь в тексте подготовленные пустые поля для заполнения контактной, личной и другой необходимой информации.
В приложении «Microsoft Word» , специализирующемся на создании документов различной сложности, удовлетворить пожелания автора документа можно исполнив несколько простых шагов, подробное описание которых представлено далее.
Первоначально необходимо открыть приложение «Microsoft Word» и выбрать исходный текстовый документ, требующий применения данных ограничений. Пакетный офисный текстовый редактор наделен многими встроенными инструментами, которые как активируются изначально при установке программного продукта, так и скрыты в настройках приложения и требуют дополнительных действий по отношению к себе для полноценного функционирования. Базовый набор инструментов содержит только основные панели инструментов, и предоставляет возможность каждому пользователю включить недостающие вкладки отдельно при такой необходимости.
Поэтому, чтобы добавить к текстовому документу некоторые элементы управления и защиты, необходимо включить отображение на ленте инструментов вкладку «Разработчик» .
На основной странице приложения «Microsoft Word» нажмите на ленте главного меню вкладку «Файл» , расположенную в левом верхнем углу окна, и содержащую доступ к настройкам приложения и навигационным кнопкам управления документами.
Ввод текста может осуществляться в одном из двух режимов: вставки или замены. При вводе нового текста в режиме вставки содержащийся в документе текст сдвигается вправо от точки ввода. В режиме замены старый текст удаляется и заменяется новым. Для переключения между этими двумя режимами используется клавиша Ins.
Определить, какой режим используется в настоящий момент, можно по состоянию индикатора ЗАМ в строке состояния Word внизу экрана. Если индикатор отображается черным цветом, то включен режим замены, если серым – вставки. Двойной щелчок мыши на этом индикаторе также переключает режимы.
Одним из важнейших объектов при работе с текстом является абзац.
Абзац – часть документа (текст, графика, таблицы и другие объекты), находящаяся до символа конца абзаца. С абзацем связываются параметры его форматирования: шрифт, отступы, интервалы, выравнивание и т. д. Для того чтобы начать новый абзац, при вводе текста нужно нажать Enter. Для перехода на новую строку в пределах абзаца используется комбинация клавиш SHIFT + Enter.
Символ конца абзаца и ряд других символов (пробелы условные переносы, символы табуляции и скрытый текст) называются специальными или непечатаемыми символами. Их можно увидеть на экране, если нажать одноименную кнопку в стандартной панели инструментов.
Работа с Word построена по принципу "выбери и выполни".
Прежде чем выполнить какую-либо операцию, нужно выбрать фрагмент документа, к которому эта операция будет применена. Выбранный фрагмент на экране инвертируется. Выбор фрагмента можно выполнить как мышью, так и клавиатурой.
Выбор фрагмента с помощью мыши выполняется так:
- установите в то место, с которого хотите начать выбор, курсор мыши, затем нажмите ее левую кнопку и продолжайте удерживать ее нажатой;
- двигайте курсор мыши, расширяя границы фрагмента;
- после выделения нужного фрагмента отпустите кнопку мыши.
С помощью клавиатуры фрагмент документа выбирается так:
- установите курсор ввода в то место, с которого хотите начать выбор. Затем нажмите и продолжайте удерживать клавишу SHIFT;
- пользуясь клавишами перемещения курсора, расширяйте границы фрагмента;
- после выделения нужного фрагмента отпустите SHIFT.
Любые выделенные фрагменты документа, в том числе и нетекстовые объекты, можно удалять, перемещать из одной части документа в другую или копировать. При этом активно используется буфер обмена Windows.
Раньше Word подчеркивал все орфографические и грамматические ошибки волнистыми линиями, и ошибки были хорошо заметны. Однако теперь Word не подчеркивает слова с ошибками. Почему?
Word может не подчеркивать слова с ошибками, потому что вы (или другой пользователь данного компьютера) отключили автоматическую проверку орфографии и грамматики. Чтобы ее включить, сделайте следующее.
Возможно, Word не подчеркивает слова с ошибками потому, что были изменены параметры языка: вместо русского документу был задан какой-нибудь другой язык, файлов проверки грамматики и орфографии для которого у программы нет. Чтобы проверить параметры языка, сделайте следующее.
Если Word перестал проверять ошибки после переустановки, то возможно, что проверка грамматики и орфографии не была установлена. Чтобы активизировать данную функцию, необходимо установить компонент Средства проверки правописания для русского языка, который входит в Общие средства Office, выполнив следующие действия.
- Закройте все программы Microsoft Office.
- Выполните команду Пуск-Настройка-Панель управления.
- Откройте окно Установка и удаление программ.
- Выберите из списка Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить
- Установите переключатель в положение Добавить или удалить компоненты.
Далее выполняйте те же действия, что и при выборочной установке Microsoft Office (см. разд. 1.1).
ВНИМАНИЕ. Для выполнения установки модуля проверки правописания вам понадобится компакт-диск или сетевой ресурс с установочными файлами Microsoft Office.
Как сделать так, чтобы пользователи, читающие мой документ, не могли его изменить?
Для этого необходимо установить пароль для разрешения записи следующим образом.
- Вызовите окно сохранения документа и нажмите кнопку Сервис.
- Выберите команду Общие параметры
- Введите пароль в поле пароль разрешения записи области Параметры совместного использования для данного документа (рис. 11.48).
При работе с текстовыми документами часто приходится сверять исходный документ с отредактированным. Как можно проверить, соответствуют ли исходный и исправленный документы друг другу?
Чтобы сравнить два документа, сделайте следующее.
- Перейдите на вкладку Рецензирование, нажмите кнопку Сравнить в одноименной группе и выберите команду Сравнить.
- В диалоговом окне Сравнение версий (рис. 11.49) укажите путь к файлам исходного и измененного документов. Если вы с ними недавно работали, вы сможете выбрать их из списка по названию.
- Установите параметры показа изменений: в исходном, измененном или новом документе.
При редактировании текста мне часто приходится менять абзацы местами. Существует ли возможность быстрого перемещения абзацев?
Это можно сделать с помощью сочетаний клавиш Alt+Shift+ и Alt+Shift+ . Перед выполнением этих команд абзац нужно выделить.
Старый текст исчезает потому, что вы работаете в режиме замены. Для включения/выключения режима замены нажмите клавишу Insert. Чтобы быстро определить, включен ли режим замены, вынесите соответствующий индикатор на строку состояния.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши по строке состояния. После этого щелкните по строке Замена. Если вы находитесь в режиме замены, вы увидите индикатор Замена (рис. 11.50), если в режиме вставки – Вставка. Вы можете быстро переключаться между этими режимами, щелкая по индикатору.
Если при нажатии клавиши Insert ничего не происходит, сделайте следующее:
Каждый раз, подготавливая ежемесячный отчет, я вручную вставляю дату в документ Word. Можно ли вставлять дату автоматически?
Чтобы не вставлять дату каждый раз вручную, создайте шаблон документа. В нем укажите определяемое поле даты, отображающее текущий месяц или месяц и год. На основе этого шаблона вы сможете создавать все файлы ежемесячных отчетов.
Для создания шаблона сделайте следующее.
- Установите курсор в том месте документа, в котором нужно поместить поле даты.
- Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Экспресс-блоки в группе Текст. Выберите команду Поле
- Выберите в поле Категории вариант Дата и время.
- Выберите из списка Поля строку Date.
- Выберите формат, который хотите использовать (рис. 11.51).
СОВЕТ. Для создания документа на основе шаблона лучше использовать окно Создание документа. Если же открыть шаблон, выполнив команду Файл-Открыть, то изменения, которые вы вносите, будут записываться в сам шаблон, а не в документ, созданный на его основе.
Поле можно обновлять каждый месяц. Для этого выделите его и нажмите клавишу F9.
Если вы хотите, чтобы Word автоматически обновлял это и другие поля перед печатью, сделайте следующее.
Когда я вырезаю или копирую текст и вставляю его в другое место документа, Word после заключительного слова вставляет пробел, который мне каждый раз приходится убирать вручную. Можно ли сделать так, чтобы программа не ставила этот пробел?
При вставке текста пробел добавляется потому, что большинство пользователей забывают выделять пробел за последним словом в копируемом или вырезаемом блоке текста, то есть, программа таким образом помогает вам. Чтобы отключить эту функцию, сделайте следующее.
Если в Word нужно выделить большой текстовый блок, то мышью это делать неудобно. Можно ли выделять текст по-другому?
Существует большое количество способов выделения различных фрагментов текста:
- для выделения слова нужно щелкнуть на нем два раза мышью;
- предложения — щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl ;
- одной строки — поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз;
- текущего абзаца — можно использовать один из следующих способов:
- щелкнуть три раза левой кнопкой мыши;
- поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза;
- поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза;
- нажать сочетание клавиш Ctrl+A ;
- нажать кнопку Выделить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Выделить все.
В Word также существует режим расширяемого выделения, выделять текст в котором гораздо удобнее.
Режим расширяемого выделения можно включить, нажав клавишу F8.
При включенном режиме расширяемого выделения используют клавишу F8:
- один раз для выделения слова, в котором находится курсор;
- два раза для выделения предложения, в котором находится курсор;
- три раза для выделения текущего абзаца;
- четыре раза для выделения всего документа.
Для выключения режима расширяемого выделения нажмите клавишу Esc.
Текст выделяется не так, как обычно. Что делать?
Проверьте, активизирован ли режим расширенного выделения. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по строке состояния. После этого щелкните по строке Режим выделения. Теперь, если режим расширяемого выделения включен, вы увидите кнопку Расширяемое выделение на строке состояния.
Для выхода из режима расширенного выделения нажмите клавишу Esc или дважды щелкните мышью на индикаторе Расширяемое выделение.
При выделении абзаца выделяется и знак абзаца. Как этого избежать?
Чтобы знак абзаца не выделялся, сделайте следующее.
Можно ли автоматизировать процесс замены стилей (например, изменить во всем документе Заголовок 1 на Заголовок 2)?
Заменять стили можно с помощью диалогового окна Найти и заменить. Для этого сделайте следующее.
Аннотация: Лекция посвящена вопросам создания текста документа путем ввода с клавиатуры и использования автоматизации средствами Word. Приведены основные правила ввода и редактирования текста при работе с клавиатурой. Дано понятие автозамены при вводе. Показаны примеры использования и возможности настройки. Описана процедура создания и использования элемента автозамены для автоматизации ввода часто используемого текста. Показаны возможности использования специальных символов при создании текста документа. Дано понятие о стандартном блоке текста. Описана процедура создания и использования элемента стандартного блока для автоматизации ввода часто используемого текста. Показана возможность добавления к документу титульной страницы и создания оглавления на основе использования стилей.
Ввод текста в документ
При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
Текст всегда вводится в той позиции , где мигает текстовый курсор .
Word 2010 допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши , после чего будет произведено некоторое автоматическое форматирование и текстовый курсор будет зафиксирован в этом месте. Именно с этого места и можно вводить текст.
Несмотря на возможность свободного ввода, чаще всего ввод текста начинают от левого поля страницы.
Переход на новую строку произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая строка. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв строки.
Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв страницы.
Между словами ставится один пробел . При выравнивании текста Word может изменять ширину пробелов между словами. Если требуется, чтобы величина какого-либо пробела не изменялась или по этому пробелу не было перехода на новую строку, вместо клавиши Пробел нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Пробел. В документ будет вставлен непечатаемый знак - неразрывный пробел .
Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе.
Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.
Знаки препинания ., : ; !? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
После знаков препинания ., : ; !? ставится пробел , за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.
Знаки " " ) ] > пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел , за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
Знак дефиса ( - ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
Для образования знака тире ( - ) после слова поставьте пробел , затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире. Для ввода знака тире можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре). Для ввода знака длинного тире ( — ) нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре).
Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора , надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора , - клавишу Back Space. Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. Комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.
Использование автозамены при вводе текста
Об автозамене
Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов .
Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.
Если навести указатель мыши на автоматически исправленный текст, появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены, а сам текст выделяется серым фоном ( рис. 4.1). Можно отменить исправление либо включить или отключить параметры автозамены.
Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в Word.
Настройка параметров автозамены
Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Параметры.
- В диалоговом окне Параметры Word перейдите в категорию Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены ( рис. 4.2).
Создание элемента автозамены
Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.
- Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Параметры. В диалоговом окне Параметры Word перейдите в категорию Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены (см. рис. 4.2).
- Во вкладке Автозамена окна Автозамена ( рис. 4.4) в поле отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.
Для того чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или Enter. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.
Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии Microsoft Office на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений Microsoft Office .
Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д.
Ответ прост: старый текст исчезает потому, что вы работаете в режиме замены. Для включения/выключения режима замены необходимо использовать Insert на клаиватуре. Но обо всем по порядку.
Подписывайтесь на мой канал и читайте полезные статьи-инструкции:
При вставке или исправлении текста новые вводимые символы сдвигают уже набранные буквы или цифры вправо. Это называется режим вставки, он и используется при работе с документом по умолчанию чаще всего. Иногда этот режим становится неудобным, так как изменяет отформатированные строки, а это не всегда приветствуется. Для таких случаев удобно использовать режим замены, при котором символы, расположенные справа от курсора ввода текста, будут не смещаться вправо, а замещаться новыми вводимыми символами.
Как использовать режим замены?
Для перехода к режиму замены надо:
1. В окне открытого документа щелкнуть по кнопке «Вставка» на строке состояния
2. Активируется режим замены, о чем станет свидетельствовать кнопка «Замена» на строке состояния .
Правой кнопкой мыши по строке состояния программы Word позволяет включить отображение команды Вставка/Замены
Правой кнопкой мыши по строке состояния программы Word позволяет включить отображение команды Вставка/Замены
Как задать отображение кнопок «Вставка» и «Замена»?
Если кнопки «Вставка» или «Замена» не отображаются на строке состояния, то надо:
1. В окне открытого документа щелкнуть правой кнопкой мыши по строке состояния.
2. В меню «Настройка строки состоянии» выбрать пункт «Замена» (см. рис. выше)
Как повторять свои действия несколько раз подряд?
Чтобы не повторять действия вручную несколько раз подряд сначала и до конца (удаление, вставка объектов, символов и т.д.), можно использовать команду «Повтор действия»: в окне открытого документа после действия, которое надо повторить, щелкнуть по функциональной клавише F4 .
Как настроить смену режимов клавишей Insert?
Чтобы настроить смену режимов «Вставка» и «Замена» клавишей Insert , необходимо:
1. В верхнем левом углу окна программы щелкнуть по кнопке «Файл».
2. В меню типичных задач выбрать пункт «Параметры Word».
3. В окне «Параметры Word» выбрать вкладку «Дополнительно».
4. В группе «Параметры правки» выбрать пункт «Использовать клавишу INS для переключения режимов вставки и замены».
Читайте также: