Как вставить текст в таблицу в ворде
Очень часто в практике приходится сталкиваться с такой проблемой – необходимо сделать операцию: таблица в текст или текст в таблицу. Рассмотрим пример. Есть таблица:
Постановление Госстроя РФ от 01.07.2002 г. № 76 | О порядке подтверждения пригодности новых материалов, изделий, конструкций и технологий для применения в строительстве |
ГОСТ Р 53772–2010 | Канаты стальные арматурные семипроволочные стабилизированные. Технические условия |
ПНАЭ Г-01-011-97 | Общие положения обеспечения безопасности атомных станций. ОПБ 88/97 |
НП-010-16 | Правила устройства и эксплуатации локализующих систем безопасности атомных станций |
ПиН АЭ-5.6 | Нормы строительного проектирования АС с реакторами различного типа |
В результате надо получить список:
- Постановление Госстроя РФ от 01.07.2002 г. № 76. О порядке подтверждения пригодности новых материалов, изделий, конструкций и технологий для применения в строительстве.
- ГОСТ Р 53772–2010. Канаты стальные арматурные семипроволочные стабилизированные. Технические условия.
- ПНАЭ Г-01-011-97. Общие положения обеспечения безопасности атомных станций. ОПБ 88/97.
- НП-010-16. Правила устройства и эксплуатации локализующих систем безопасности атомных станций.
- ПиН АЭ-5.6. Нормы строительного проектирования АС с реакторами различного типа.
По окончании урока вы сможете:
- Преобразовать таблицу в текст
- Преобразовать текст в таблицу
- Организовать поиск в Области навигации
Скачайте файл тут и откройте его. Таблица очень большая на пяти страницах. Можно сделать вручную через утомительное перетаскивание. При этом не забывать, что после каждого предложения первого столбца должна стоять точка.
Шаг 1. А можно сделать через команду «Преобразовать таблицу в текст» (выделить таблицу → лента Макет → группа команд Данные → команда «Преобразовать в текст»):
Появляется диалоговое окно:
Тормозим на минутку. Текст в таблице разделён границами ячеек. Если мы преобразуем таблицу в текст, то содержимое ячеек будет разделяться табуляторами. Мы можем переключить на разделитель «знак абзаца», «точка с запятой» либо какой-нибудь другой.
Смело жмём ОК и получаем вот такую ерунду:
Вывод: непечатаемый символ конца ячейки превратился в табулятор (как заказывали), а непечатаемый символ конца строки – в непечатаемый конца абзаца (так устроен Word). В принципе расстояние между предложениями есть, можно нумеровать. А как быть с точками в конце предложений?
А здесь на помощь придёт моя любимая команда «Замена». Не снимаем выделения с текста!
Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Заменить → команда Больше в диалоговом окне):
Диалоговое окно увеличилось – увеличились возможности.
Шаг 3. Заменяем табуляторы на точки (курсор в поле «Найти:» → команда Специальный → команда Знак табуляции):
Хорошо, что разработчики Word побеспокоились о списке непечатаемых символов, иначе нам пришлось бы искать коды этих символов. Обращаю ваше внимание, что непечатаемых символов конца ячейки и конца строчек в этом списке нет. Поэтому идём обходным путём.
Шаг 4. Вводим в поле «Заменить на:» точку и пробел с клавиатуры:
Почему пробел? Между двумя предложениями помимо точки должен быть пробел.
Нажимаем клавишу «Заменить все» .
Шаг 5. Появляется маленькое диалоговое окно, которое спрашивает: Продолжить поиск в оставшейся части документа? Говорим «нет»:
Получаем такую картину:
В конце второго предложения каждого абзаца точек нет, а должны быть. То есть необходимо сделать ещё одну замену: заменить «символ конца абзаца» на «точку и символ конца абзаца». Если мы не добавим в поле «Заменить на:» символ конца абзаца, то весь текст станет одним сплошным абзацем.
Шаг 6. Заменяем «символ конца абзаца» на «точку и символ конца абзаца»:
Список непечатаемых символов для поля «Заменить на:» значительно меньше.
Нажимаем заменить и по дороге отменяем замену в оставшейся части документа.
Шаг 7. Назначаем список нашему тексту:
Всё! У меня заняло меньше 3 минут. Причем неважно сколько страниц занимает моя таблица.
А теперь обратная операция. Сделаем из этого текста таблицу.
2. Преобразование текста в таблицу
Шаг 1. Для начала присвоим нашему тексту стиль Обычный.
Команда «Преобразовать в таблицу» находится лента Вставка → группа команд Таблицы → кнопка впадающего меню:
В результате изучим диалоговое окно:
С числом столбцов определяйтесь сами. В нашем случае нежно всего два столбца. Автоподбор полагаю оставим по ширине окна. А вот с разделителем разберёмся. Разделитель – это сигнал при преобразовании текста: здесь будет граница таблицы.
Для первого предложения мы можем определить разделителем точку с пробелом, а для второго предложения – точка и символ конца абзаца. Но, во-первых, пробел в этом диалоговом окне мы поставить не можем – проверяла, а во-вторых, мы не можем поставить одновременно два разделителя. И ещё проблема: в тексте встречаются точки, которые заведомо не могут быть разделителями:
Можно, конечно, вручную разыскать критичные места, но мы упростим задачу.
Шаг 2. Разыскиваем критичные точки-неразделители (на панели быстрого доступа активизируем Область навигации → в поле поиска набираем точку и пробел с клавиатуры → нажимаем ЛМ на значок лупы):
Результат получился такой:
В данном отрывке текста найдено 8 результатов. В реальности было намного больше.
По черным стрелкам «верх-низ» перемещаемся по результатам поиска и определяем критичные точки. Я обвела такие точки красным кружочком. Вручную (к сожалению) заменяем критичные точки на символ, совершенно определённо не встречается в в этом отрывке текста, например, «*» (в любом случае эта операция по всем пяти страницам займёт не более 10 минут):
Шаг 3. Заменяем точку и пробел на символ конца абзаца: (лента Главная → группа команд Редактирование → кнопка Больше → в поле «Найти:» ставим точку с пробелом, а в поле «Заменить на:» – символ конца абзаца):
Шаг 4. Преобразуем таблицу в текст:
Получаем такую картину:
Шаг 5. Заменяем звёздочки на точку (лента Главная → группа команд Редактирование → в поле «Найти:» ставим звёздочку, а в поле «Заменить на:» – точку:
Всё! Как видите, операция «Таблица в текст и наоборот» сами по себе очень простые, но для грамотной работы надо в должной мере владеть тонкостями команды « Замена.
Теперь вы сможете:
- Преобразовать таблицу в текст
- Преобразовать текст в таблицу
- Организовать поиск в Области навигации
Замечание. Если бы в первой строчке название документа соответствовало новым стандартам (не «от 01.07.2002 г.», а не «от 01.07.2002»), то замену можно было бы организовать одномоментно в режиме «Подстановочные символы». Это великолепная возможность Word, благодаря которой моя рабочая деятельность заиграла новыми красками, но об этом позже.
Для преобразования текста в таблицу или наоборот щелкните знак абзаца Показать или скрытьна вкладке Главная, чтобы увидеть, каким образом текст расположен в документе.
Преобразование текста в таблицу
Чтобы отметить границы столбцов, в которых вы хотите расположить текст, вставьте знаки разделения, например запятые или знаки табуляции.
Примечание: Если в тексте есть запятые, в качестве разделителей используйте знаки табуляции.
Обозначьте границы строк будущей таблицы с помощью знаков абзаца.
В следующем примере с помощью знаков табуляции и абзаца текст разбивается на таблицу с 3 столбцами и 2 строками.
Выделите текст, который вы хотите преобразовать, а затем щелкните Вставка > Таблица > Преобразовать в таблицу.
В окне Текст в таблицу задайте параметры.
В разделе Размер таблицы убедитесь в том, что указанные числа соответствуют требуемому количеству столбцов и строк.
В разделе Автоподбор ширины столбцов выберите вид таблицы. Word автоматически подбирает ширину столбцов таблицы. Если вам нужны столбцы другой ширины, выполните одно из перечисленных ниже действий.
Задать ширину всех столбцов
В поле Фиксированная ширина столбца введите или выберите необходимое значение.
Изменить размер столбцов в соответствии с шириной текста в каждом столбце
Автоподбор по содержимому
Автоматически менять размер таблицы при изменении ширины доступного пространства (например, режим веб-документа или альбомная ориентация)
Автоподбор по ширине окна
В разделе Разделитель текста выберите использованный в тексте знак разделителя.
Преобразование таблицы в текст
Вы можете выбрать строки или таблицу, которые нужно преобразовать в текст.
На вкладке Макет в разделе Данные нажмите кнопку Преобразовать в текст.
В окне Таблицу в текст в разделе Разделитель выберите знак разделения, который будет использоваться вместо границ столбцов. Строки будут разделены знаками абзаца.
Работа с таблицами может вызывать некоторые затруднения у начинающего пользователя: как создать таблицу, как вставить в нее текст? Так как для оформления чаще всего используются программы Microsoft Office Word и Excel, данные вопросы будут рассмотрены на их примере.
- Как вставить в таблицу текст
- Как в excel вставить текст
- Как редактировать таблицу в Word
В редакторе Microsoft Office Word создать таблицу можно с помощью предназначенных для этого инструментов. Запустите программу и откройте вкладку «Вставка». На панели инструментов найдите блок «Таблицы» и выберите инструмент «Нарисовать таблицу» или воспользуйтесь макетом, указав нужное количество строк и столбцов.
Чтобы заполнить текстом ячейку таблицы, установите в ней курсор и введите текст обычным способом. Если вам необходимо вставить фрагмент текста из другого документа, выделите его и нажмите сочетание клавиш Ctrl и С. Вернитесь в документ с таблицей, установите курсор в нужной ячейке и нажмите клавиши Shift и Insert или Ctrl и V.
Альтернативные способы: кликните в нужной ячейке правой кнопкой мыши и выберите в выпадающем меню команду «Вставить». Или же нажмите на вкладке «Главная» кнопку-миниатюру «Вставить» с изображением папки в блоке «Буфер обмена». Отрегулируйте высоту и ширину ячейки.
В приложении Microsoft Office Excel лист уже представляет собой таблицу, но можно также воспользоваться инструментами с вкладки «Вставка». Сам же текст в ячейку таблицы можно вставить по тому же принципу, что и в Word: либо используя горячие клавиши, либо с помощью мыши. Единственный момент, который нужно учитывать – это правильные параметры самой ячейки.
Откройте вкладку «Главная» и нажмите на кнопку-миниатюру «Формат» в блоке «Ячейки» на панели инструментов. Либо щелкните в ячейке с текстом правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Формат ячеек». Откроется новое диалоговое окно.
Сделайте активной вкладку «Число» и выделите в группе «Числовые форматы» пункт «Текстовый», используя левую кнопку мыши. Перейдите на вкладку «Выравнивание» и в группе «Отображение» установите маркер в полях «Переносить по словам» и «Автоподбор ширины». Нажмите на кнопку ОК, чтобы новые настройки вступили в силу.
Когда редактор многофункционален, в нем комфортно работать – не надо запускать лишних программ. В приложении Microsoft Office Word можно, не выходя из редактора, не только оформить текст, но и работать с таблицами. Инструменты Word позволяют редактировать пользователю таблицы по своему усмотрению и любым удобным способом. В частности, добавить строку в таблице в документе можно разными путями.
- Как добавить строку в таблице в Ворде
- Как вставить пустую строку
- Как добавить строку в таблицу
Для начала создайте таблицу, разбив ее на нужное число столбцов. Для этого в документе Microsoft Office Word перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе «Таблица» нажмите на миниатюру с одноименным названием. В выпадающем меню с помощью макета укажите структуру таблицы, отметив нужное количество строк и столбцов, или выберите команду «Вставить таблицу» и в открывшемся диалоговом окне укажите нужные вам значения. Чтобы самостоятельно нарисовать таблицу непосредственно в документе с помощью мыши, выберите команду «Нарисовать таблицу». Курсор мыши приобретет вид карандаша. Очертите контуры таблицы, а затем разбейте нарисованный прямоугольник горизонтальными и вертикальными линиями.
Теперь, чтобы добавить строку в таблице, проведите «карандашом» между двумя горизонтальными линиями в той части таблицы, в которой хотите добавить строку. Таким способом можно добавить неограниченное число строк. При использовании инструмента для рисования таблицы становится активной дополнительная вкладка «Работа с таблицами». Когда добавите нужное количество строк, нажмите в разделе «Конструктор» на кнопку «Нарисовать таблицу», чтобы вид курсора снова изменился с «карандаша» на обычный.
Чтобы вставить одну строку, находясь на вкладке «Макет», установите курсор в той строке, после которой хотите добавить еще одну строку. Нажмите на кнопку «Вставить снизу» в разделе «Строки и столбцы». Чтобы вставить строку сверху, нажмите на кнопку «Вставить сверху» соответственно. Если в своей таблице вы выделите две (три, четыре) строки и нажмете на кнопку «Вставить сверху» (снизу), в заданном направлении у вас добавится две (три, четыре) строки. Число добавляемых строк будет равно количеству выделенных строк в таблице.
Предлагаю проверить теорию практикой. Давайте оформим подписи приёмной комиссии, что-нибудь вроде этого:
Пока обратимся только к первой строчке. Сразу можно предположить, что нам понадобится таблица с тремя столбцами:
На месте слова «подпись» будет вручную поставлена размашистая подпись члена комиссии, так что этому слову делать там нечего. Слово «подпись» перенесем чуть ниже. Значит первая строчка будет состоять из двух строчек.
По окончании этого урока вы сможете:
- Изменять размеры ячеек двумя способами
- Задавать уникальные поля для выбранных ячеек
- Отменять и назначать видимость отдельных границ выделенных ячеек
- Пользоваться специальной вставкой из буфера обмена
1. Два способа изменения размера строчек
Шаг 1. Создаем новый документ или работаем в имеющемся у вас акте о заключении комиссии.
Шаг 2. Создаем таблицу из трех столбцов и двух строчек (лента Вставка → группа команд Таблицы → кнопка выпадающего меню → выбор: 2 строки и 3 столбца):
Шаг 3. Устанавливаем высоту первой строчки 1 см (выделяем первую строчку → лента Макет → группа команд Размер ячейки → устанавливаем высоту строчки 1 см):
Устанавливать размер ячейки можно двумя способами:
- Кнопками «Больше-меньше» (лента Главная → группа команд Размер ячейки):
- Вручную (подвести курсор к полю размера → щелкнуть ЛМ → стереть число и ввести с клавиатуры нужное вам значение):
- Если изменение размера незначительно (например, от 0 до 0,5), то быстрее воспользоваться кнопками «больше-меньше» ‒ всего 5 щелчков ЛМ.
- Если изменение размера значительно (например, от 0 до 2), то удобнее и быстрее ввести число вручную. Всё-таки кнопками 20 щелчков. Берегите лучезапястную мышцу!
Как не удивительно, но многие пользователи этого не знают.
Теперь решаем вопрос с расположением текста в ячейках первой строки.
2. Уникальные поля для выбранных ячеек
Шаг 1. Для начала выравниваем содержимое ячейки по нижнему левому углу ячейки (выделяем первую строчку → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Выровнять снизу по левому краю):
Из урока 52 вы знаете, что по умолчанию поля ячеек равны таким значениям:
Я ещё утверждала, что в таблице все ячейки имеют одинаковые соответствующие поля. Но это утверждение действительно если мы работаем с диалоговым окном «Параметры таблицы», которое извлекли командой «лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Поля Ячейки → диалоговое окно Параметры таблицы.
Бывает суровая необходимость, чтобы поля ячеек были различными. Например, в нашем случае:
- Благодаря левому полю размером 0,19 см между началом основного текста и началом слова «Председатель» есть разница в 0,19 см. Вы скажете «мелочь», и будете неправы. Это неряшливость. Есть совершенно насущная потребность выравнивания основного текста и слова «Председатель», то есть необходимо установить значение левого поля, равным «0 см».
- А вот в этом случае расстояние необходимо. Если левое поле будет равном «0 см», то ФИО и линия подписи «прилипнут» друг к другу, и мы получим, то, что я называю «неряшливостью».
Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Параметры ячейки» через диалоговое окно «Свойства таблицы» (лента Макет → группа команд Таблица → команда Свойства → диалоговое окно Свойства таблицы → закладка Ячейка → диалоговое окно Параметры ячейки):
Обратите внимание на курсор выделения ячейки – это курсор выделения определённой ячейки.
Шаг 3. Устанавливаем левое поле первой ячейки равным «0 см» (щелчком ЛМ снимаем галочку «как во всей таблице» → в поле «левое» вводим число «0»):
Нижнее поле равно «0 см», что должно нас устраивать –текст будет выравнен с линией подписи. Обратили внимание на положение непечатаемых символов конца ячейки?
Теперь займёмся второй ячейкой второй строки. Там будет находится слово «подпись» для забывчивых членов комиссии.
Шаг 4. Устанавливаем положение содержимого ячейки сверху посередине относительно ячейки (лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Выравнять сверху по середине):
Увеличивать высоту строки не будем, так слово «подпись» будет шрифта меньшего размера, чем остальной текст, что мы сейчас и сделаем.
Шаг 5. Форматируем содержимое второй ячейки второй строки (лента Главная → группа команд Шрифт → размер 10 пт и начертание курсивное):
3. Видимые и невидимые границы
Шаг 1. Убираем границы таблицы (лента Главная → группа команд Абзац → команда Границы → из выпадающего меню команда Нет границы):
Очень часто подписанты ставят размашистую подпись, поэтому ограничим их рвение линией.
Шаг 2. Делаем верхнюю границу второй ячейки второй строки видимой (лента Главная → группа команд Абзац → команда Границы → из выпадающего меню команда Верхняя граница):
Мы могли бы выделить верхнюю ячейку, но вы этом случае надо было бы выбрать команду «Нижняя граница».
Шаг 3. Набираем с клавиатуры во второй ячейке второй строки слово «подпись»:
4. Специальная вставка из буфера обмена для таблицы
Шаг 1. Копируем таблицу в буфер обмена (выделяем таблицу → лента Главная → группа команд Буфер обмена → команда Копировать):
Шаг 2. Снимаем выделение с таблицы и щелкаем ЛМ на первом непечатаемом символе конца абзаца после таблицы:
Шаг 3. Вставляем содержимое буфера обмена специальной вставкой (лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка выпадающего меню → команда Сохранить исходное форматирование таблицы):
Сколько у нас членов комиссии? 15 человек? ОК, щёлкаем по специальной вставке14 раз, ведь для первого члена комиссии мы уже всё сделали.
А если вы забыли снять выделение с копируемой таблицы? В этом случае…
Шаг 4. Вставляем содержимое буфера обмена специальной вставкой (лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка выпадающего меню → команда Вставить как новые строки):
С тем же самым результатом:
Почему такая разница? В первом случае мы находились в текстовом режиме, а во втором случае в табличном. Всё-таки текст и таблица – это несколько разные режимы.
5. Окончательное оформление формы подписей членов комиссии
Шаг 1. Заполняем таблицу текстом:
Шаг 2. Отменяем отображение сетки (лента Макет → группа команд Таблица → команда отобразить сетку):
Шаг 3. Отменяем режим непечатаемых символов (лента Главная → группа команд Абзац → команда Непечатаемые символы):
И текст располагается на одной линии со словом «Председатель»:
По-моему, очень мило получилось.
Теперь вы можете:
- Изменять размеры ячеек двумя способами
- Задавать уникальные поля для выбранных ячеек
- Отменять и назначать видимость отдельных границ выделенных ячеек
- Пользоваться специальной вставкой из буфера обмена
Попробуйте, как поведёт себя таблица при использовании других кнопок вставки из буфера обмена.
Читайте также: