Как в 1с создать документ задним числом
Каждая организация рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда нужно либо оформить документ задним числом, либо внести изменения проведенный документ. Если в системе не установлена дата запрета редактирования, то она без проблем примет это изменение, но что делать с регистрами, которые были затронуты задним числом? Они ведь требуют обновления информации, чтобы все записи были корректно отсортированы по дате и приняты во внимание. Решением данной задачи является механизм восстановления последовательности документов.
1. Механизм восстановления последовательности документов
В конфигурациях текущего поколения «Бухгалтерия Предприятия 3.0», «Управление торговлей 11.4», «Управление Нашей Фирмой 1.6» и их отраслевых вариациях механизм реализован через перепроведение документов в рамках закрытия месяца. В общем виде механизм перепроводит все документы в актуализируемом периоде, тем самым восстанавливая порядок записей в регистрах и сдвигая дату границы последовательности, чтобы больше не возвращаться к этим документам.
Что касается «Комплексной Автоматизации 2.4» и «ERP 2.4», из-за специфики архитектуры этих конфигураций, хоть процедура перепроведения и встроена в функционал закрытия месяца, восстановить последовательность записей в регистрах, не закрывая месяц, возможно только с помощью создания регламентных заданий для этих регистров. Выясним же, как сделать это правильно.
1. Путь: «Главное меню → Все функции → Регистры сведений».
2. Если команда «Все функции» не отображается, активировать ее можно с помощью команды «Главное меню → Сервис → Параметры».
3. Выбрать нужный регистр из доступных (например, регистр сведений «Задания к закрытию месяца»):
· Задания к закрытию месяца.
· Задания к заполнению этапов производства.
· Задания к отражению в бюджетировании.
· Задания к отражению экземпляров бюджета.
· Задания к погашению стоимости ТМЦ в эксплуатации.
· Задания к распределению расчетов с клиентами.
· Задания к распределению расчетов с поставщиками.
· Задания к расчету графика производства.
· Задания к расчету нормативной длительности производства.
· Задания к расчету себестоимости.
· Задания к формированию записей книги покупок/продаж.
4. Кнопка «Создать».
5. В новой форме «Задания к закрытию месяца» укажите месяц и организацию. Операцию, номер задания и документ указывать не обязательно.
6. Кнопка «Записать и закрыть».
Важно не перепутать восстановление последовательности в 1С и групповое перепроведение документов, поскольку первое используется только для восстановления последовательности документов, а перепроведение – в тех случаях, когда одной хронологии недостаточно.
2. Групповое перепроведение документов
Групповое перепроведение документов присутствует во всех перечисленных конфигурациях. Для его выполнения необходимо следующее:
1. Путь: «Главное меню → Все функции → Стандартные → Проведение документов».
2. В обработке «Проведение документов» нажмите на кнопку «Добавить все» для перепроведения всех документов
3. Если необходимо перепровести только определенные типы документов, то для добавления используйте кнопку "Добавить".
4. Используя гиперссылку "Период", укажите период, за который надо перепровести документы.
5. Кнопка "Провести".
Нетрудно догадаться, что если после закрытия месяца в системе проведется документ этого периода или предшествующего ему, то месяц откроется, что часто приводит к нежелательным результатам. Чтобы этого не допустить, необходимо установить дату запрета редактирования.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
Часто в работе с 1С мы сталкиваемся с ситуацией, когда нам необходимо перепровести группу документов. Такие ситуации могут возникнуть при непоследовательном вводе документов, при вводе документов задним числом, при изменении в документах каких либо значений, так как данные в них после внесенных изменений могут оказаться некорректными.
Так, например, бывает с документами в которых сумма рассчитывается исходя из средней стоимости. Примером может быть ситуация, когда пользователь оформил документы списания материалов, а потом задним числом ввел документ поступления этих же материалов или внес исправления в имеющиеся документы, в результате чего могла измениться их средняя стоимость, что соответственно повлияло на сумму документов списания.
Изменение документов по выплате зарплаты может повлиять на правильность формирования регистров по НДФЛ удержанному. И множество других ситуаций в которых возникает необходимость выполнить перепроведение документов в 1С 8.3 за определенный период.
Рассмотрим все варианты выполнения группового перепроведения документов в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Настройки проведения документов в 1С
Предварительно рассмотрим настройки проведения документов в 1С 8.3. Зайдем в раздел меню Администрирование — Настройки программы — Проведение документов .
Здесь определяются настройки проведения документов в 1С, устанавливается возможность отключения контроля остатков МПЗ, проверки проведения документов при формировании отчетов и возможность автоматической установки времени проведения документов.
От проведения документов в 1С 8.3 зависит правильность бухгалтерского учета. Пользователю следует обратить внимание на эти настройки.
Например, при установленном переключателе При закрытии месяца суммы проводок по списанию себестоимости, а также зачету авансов и погашения задолженности при расчетах с контрагентами рассчитываются регламентными операциями закрытия месяца и требуют обязательного перепроведения не только документов прихода, расхода, выписок, но и регламентных документов.
Рассмотрим как перепроводить документы в 1С и варианты выполнения группового перепроведения документов в 1С 8.3.
Перепроведение документов при Закрытии месяца
В 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0 при выполнении регламентной операции Закрытие месяца (раздел меню Операции — Закрытие месяца ) автоматически проверяется актуальность границы последовательности проведения документов. Бывают ситуации, что документ не изменяли, а просто открыли и перепровели, соответственно граница установится на этот документ.
В случае обнаружения нарушения границы последовательности, программа 1С предложит восстановить последовательность документов или отказаться от восстановления. При восстановлении последовательности пользователь сам выбирает вариант перепроведения в 1С:
- начиная с периода, в котором обнаружено нарушение последовательности проведения документов;
- перепровести только текущий месяц.
При корректном выполнении процедуры Закрытие месяца в перепроведении документов нет необходимости. Но если необходимо перепровести документы в 1С без закрытия месяца, то можно еще воспользоваться обработкой Групповое перепроведение документов .
Далее рассмотрим как перепровести документы в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Обработка Групповое перепроведение документов в 1С 8.3
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0. эта обработка доступна в разделе Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов .
В ней задается период перепроведения документов в 1С и возможность остановки при возникновении ошибки.
В том случае, если учет в 1С ведется по нескольким организациям, можно выполнить перепроведение по конкретной организации.
Также обработка Групповое перепроведение документов в 1С доступна в разделе Все функции .
Если этот раздел не доступен в меню, его можно включить: кнопка Главное меню — Сервис — Параметры и установить галочку Отображать команду «Все функции» .
Далее находим пункт Групповое перепроведение документов в подразделе Обработки .
Групповая обработка проведения документов в 1С перепроводит все документы организации за указанный пользователем период.
Обработка Перепроведение документов в 1С 8.3
В 1С 8.3 в разделе Все функции в группе Стандартные есть еще одна обработка Перепроведение документов .
Данная обработка в 1С позволяет выборочно перепровести документы. Для этого необходимо выбрать необходимый документ (или группу документов) из списка и с помощью кнопки Добавить перенести его (их) в правую часть окна.
Для примера выберем документ Требование-накладная . Далее задаем период проведения документов и если нам не надо проводить непроведенные документы в 1С — снимаем соответствующую галочку в верхнем правом углу.
Нажимаем кнопку Провести и ждем.
Данная обработка доступна в том же разделе и в других программах 1С.
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.
1С:Управление торговлей.
Мы успешно разобрали как сделать в 1С групповое перепроведение документов.
Как сделать групповое перепроведение документов в 1С 8.2 Бухгалтерия смотрите в нашем видео:
См. также:
Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.В данной статье мы рассмотрим по какому принципу определяется дата.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру
6-НДФЛ за 1 квартал 2022 в 1С
Санкции и контрмеры: как работать организации и ее бухгалтеру в новой реальности. Часть 2
Учет малоценных ОС и запасов (ОСН)
Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму
Добрый день. Отличный ресурс. Довольно часто пользовалась рубрикаторами и принимала участие в вебинарах. Для меня очень важным оказалось пояснение выполнения операций именно в конфигурации. А ещё сильная законодательная поддержка.
Подскажите, пожалуйста, провожу документы за 2021 год, приходится каждый раз вводить год, хотя в периоде проведени я в 2021 году просто набивала дату и месяц, год автоматом становился 2021, а сейчас автоматом становится 2022 год. В семерке я эту проблему обходила установив рабочую дату 31.12.21. Сделала по аналогии в восьмерке, но все равно при заведении документа становится автоматом дата 31.12.21, но если исправляю например на 25.11 и не ставлю год, то программа автоматом подставляет 2022. Есть ли какое-то решение?
Можно поставить дату в Персональных настройках в Главное.
Пока заводите документы 2021 — такая настройка. Закончили заводить документы 2021 — сразу поменяли на текущую.
Где найти и как проставить дату прошлого года в Персональных настройках.
Как вводить документы «задним» числом сразу на нужную дату?
.
Так я именно так и сделала. И программа автоматом ставит у документа дату 31.12.21,а если я меняю например на 25.11 и не добиваю год,то программа ставит 25.11.22
По дате алгоритм в 1С, который выше обсудили.
—
Что могу предложить — по датам сначала все документы рассортировать за 2021.
И менять дату, например, 25.11.2021, 30.11.2021, 24.12.2021, 31.12.2021 и т.д.
Если пара документов за 25.11, то проще конечно дату вручную в документе вносить и не устанавливать ее отдельно в настройках.
—
Документы сортировать по месяцам. Дату сначала ставить 30.11.2021. Если так заводить 25.11, то все должно быть ок. Потом 31.12.2021 и заводить документы декабря 2021 за разные даты.
—
Можно дату вводить кликнув мышкой по календарю. Будет открываться ноябрь и там выбирать нужную дату Например, дата установлена 30.11.2021, открыли ноябрь и выбрали 25.11 быстро.
—
Можно еще системную дату компьютера поменять на 31.12.2021 Но не забывать ее возвращать обратно. Если не помните, как, то напишите свой windows 7, 8, 10… и напишу как настроить. Для windows 8 прилагаю скрин.
—
На своей базе проверила. У меня год не перещелкивается в Поступлении, если в Персональных настройках 30.11.2021 и завожу документ 25.11.2021.
Также если системная дата компьютера 31.12.2021.
Релиз 3.0.106.60, платформа 8.3.20.
В предыдущей статье я рассказал вам про типичные ошибки пользователей 1С Бухгалтерии. По крайней мере, про некоторые из них. Данная статья посвящена одной из таких ошибок. Она настолько распространена, что в общем списке её приводить не стоило. Что же это за ошибка?
Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа. Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.
Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00.
Приведённая выше картина типична для всех версий 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?
Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем, то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке.
Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать дату и/или время документа.
Ниже привожу два самых распространённых случая.
Научиться самостоятельно решать все вопросы в 1С:Бухгалтерии 8.3 Вы можете при помощи нашего специального учебного видеокурса по данной конфигурации. Курс включает в себя 240 практических уроков (42 часа на видео), с некоторыми примерами которых Вы можете ознакомиться на странице описания курса.
Документ вводится "задним числом"
В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.
Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.
Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы!), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!
Документ уже записан, но требуется изменить дату
Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную. Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ "встанет куда попало" (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).
Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты.
Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8. Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!
Подведём итоги
При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.
Уникальная метка публикации: 0B580F1B-D331-FD90-2D8B-F4AD5411263E
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/ustanovka-daty-v-dokumente/
Каждая организация рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда нужно либо оформить документ задним числом, либо внести изменения проведенный документ. Если в системе не установлена дата запрета редактирования, то она без проблем примет это изменение, но что делать с регистрами, которые были затронуты задним числом? Они ведь требуют обновления информации, чтобы все записи были корректно отсортированы по дате и приняты во внимание. Решением данной задачи является механизм восстановления последовательности документов.
1. Механизм восстановления последовательности документов
В конфигурациях текущего поколения «Бухгалтерия Предприятия 3.0», «Управление торговлей 11.4», «Управление Нашей Фирмой 1.6» и их отраслевых вариациях механизм реализован через перепроведение документов в рамках закрытия месяца. В общем виде механизм перепроводит все документы в актуализируемом периоде, тем самым восстанавливая порядок записей в регистрах и сдвигая дату границы последовательности, чтобы больше не возвращаться к этим документам.
Что касается «Комплексной Автоматизации 2.4» и «ERP 2.4», из-за специфики архитектуры этих конфигураций, хоть процедура перепроведения и встроена в функционал закрытия месяца, восстановить последовательность записей в регистрах, не закрывая месяц, возможно только с помощью создания регламентных заданий для этих регистров. Выясним же, как сделать это правильно.
1. Путь: «Главное меню → Все функции → Регистры сведений».
2. Если команда «Все функции» не отображается, активировать ее можно с помощью команды «Главное меню → Сервис → Параметры».
3. Выбрать нужный регистр из доступных (например, регистр сведений «Задания к закрытию месяца»):
· Задания к закрытию месяца.
· Задания к заполнению этапов производства.
· Задания к отражению в бюджетировании.
· Задания к отражению экземпляров бюджета.
· Задания к погашению стоимости ТМЦ в эксплуатации.
· Задания к распределению расчетов с клиентами.
· Задания к распределению расчетов с поставщиками.
· Задания к расчету графика производства.
· Задания к расчету нормативной длительности производства.
· Задания к расчету себестоимости.
· Задания к формированию записей книги покупок/продаж.
4. Кнопка «Создать».
5. В новой форме «Задания к закрытию месяца» укажите месяц и организацию. Операцию, номер задания и документ указывать не обязательно.
6. Кнопка «Записать и закрыть».
Важно не перепутать восстановление последовательности в 1С и групповое перепроведение документов, поскольку первое используется только для восстановления последовательности документов, а перепроведение – в тех случаях, когда одной хронологии недостаточно.
2. Групповое перепроведение документов
Групповое перепроведение документов присутствует во всех перечисленных конфигурациях. Для его выполнения необходимо следующее:
1. Путь: «Главное меню → Все функции → Стандартные → Проведение документов».
2. В обработке «Проведение документов» нажмите на кнопку «Добавить все» для перепроведения всех документов
3. Если необходимо перепровести только определенные типы документов, то для добавления используйте кнопку "Добавить".
4. Используя гиперссылку "Период", укажите период, за который надо перепровести документы.
5. Кнопка "Провести".
Нетрудно догадаться, что если после закрытия месяца в системе проведется документ этого периода или предшествующего ему, то месяц откроется, что часто приводит к нежелательным результатам. Чтобы этого не допустить, необходимо установить дату запрета редактирования.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
Читайте также: