Как уменьшить базу в 1с 7
Через некоторое время после начала работы база 1С начинает активно увеличиваться в размерах и, в некоторых случаях, начинает занимать все доступное место на диске. Когда свободное место на диске заканчивается, в работе базы 1С начинают возникать самые разные ошибки, вплоть до невозможности войти в базу.
Проблема размера базы эффективно решается сверткой базы 1С. При этом все старые документы в базе 1С удаляются, а вместо них создаются документы «Ввод начальных остатков».
Этот способ безусловно эффективный, но достаточно трудоемкий и затратный по времени. Плюс в процессе свертки могут возникать различные ошибки и проблемы, которые без помощи специалистов по 1С решить будет сложно.
Существует несколько простых способов, которые помогут поддерживать базу 1С в разумных размерах, не прибегая к свертке базы:
- Настройка автоматического удаление помеченных на удаление объектов.
- Настройка и сокращение журнала регистрации базы 1С.
- Сжатие базы 1С в случаях, когда база 1С файловая.
Рассмотрим указанные способы подробнее:
1. Настройка автоматического удаления помеченных на удаление объектов
Со временем в базе 1С накапливаются помеченные на удаление объекты. Эти объекты физически занимают некоторую объема базы 1С.
Помеченные на удаление объекты можно периодически удалять вручную, но можно настроить так, чтобы этот процесс выполнялся автоматически.
Рассмотрим настройку автоматического удаления помеченных на удаление объектов на примере конфигурации 1С: Управление Торговлей:
1. Перейдите на закладку «НСИ и Администрирование» и выберите «Обслуживание»:
2. Откроется окно «Обслуживание». В окне выберите «Удаление помеченных объектов»:
3. Откроется окно «Удаление помеченных объектов». В окне установите флажок «Автоматически удалять помеченные объекты по расписанию»
4. Откроется окно «Расписание». В окне на закладке «Общие», укажите как часто нужно запускать удаление помеченных объектов. Каждый день или, например, каждые 7 дней (1 раз в неделю):
5. Затем в окне «Расписание» перейдите на закладку «Дневное» и укажите желаемое время, когда должно запускаться удаление помеченных объектов. Например, начало с 4:00 до 4:15, завершать после 6:00:
ВАЖНО! Если база 1С файловая, то автоматическое удаление помеченных объектов сможет запускаться только, когда база открыта у одного из пользователей. В этом случае расписание нужно устанавливать так, чтобы автоматическое удаление запускалось в рабочее время, например, в начале или в конце рабочего дня.
6. Когда расписание настроено. В окне «Расписание» нажмите «Ок», затем закройте окно «Удаление помеченных объектов»:
7. Готово. Автоматическое удаление помеченных на удаление объектов в базе 1С настроено.
2. Настройка и сокращение журнала регистрации базы 1С
В журнале регистрации базы 1С хранится информация о действиях, которые совершаются в базе 1С. В журнал записывается какие пользователи входили в 1С, какие объекты меняли и т.д.
Т.к. журнал ведется с самого начала работы базы 1С, то со временем, размер журнала по объему может превысить размер самой базы 1С. Поэтому рекомендуется периодически сокращать журнал регистрации, удаляя из него старые записи, которые уже точно не пригодятся.
В некоторых случаях, когда в базе 1С работает много пользователей, журнал регистрации может расти в размерах очень быстро. Чтобы этого избежать, можно настроить уровень детализации журнала регистрации, чтобы в него записывалось меньше событий и рост журнала замедлился.
Для того, чтобы настроить и сократить журнал регистрации 1С нужно выполнить следующие действия:
1. Запустите Вашу базу 1С в режиме «Конфигуратор»:
2. В конфигураторе перейдите на закладку «Администрирование» и выберите «Настройка журнала регистрации»
3. Откроется окно «Настройка журнала регистрации». В окне в поле «Регистрировать в журнале события» настраивается уровень детализации журнала:
Обычно в поле установлен флажок «Регистрировать ошибки, предупреждения, информацию, примечания», что означает максимальный уровень детализации журнала:
Если в Вашей базе 1С журнал регистрации увеличивается в размерах очень быстро, то можно уменьшить уровень детализации журнала установив флажок «Регистрировать ошибки, предупреждения, информацию» или «Регистрировать ошибки, предупреждения»:
Устанавливать флажок «Не регистрировать» или «Регистрировать ошибки» НЕ рекомендуется, т.к. в этом случае, при возникновении проблем с базой 1С, специалистам будет сложнее разобраться в причинах ошибки.
4. В окне «Настройка журнала регистрации» нажмите кнопку «Сократить»:
5. Откроется окно «Сократить журнал регистрации». В окне в поле «Удалить события до» укажите дату, до которой нужно удались старые записи журнала. Обычно указывают начало этого или прошлого месяца. Затем нажмите кнопку «ОК»:
6. Откроется окно с вопросом. В окне нажмите кнопку «Да»:
7. Начнется удаление старых записей журнала регистрации. Удаление может занять некоторое время. Когда удаление записей завершится, окна «Сократить журнал регистрации» закроется автоматически. Закройте окно «Настройка журнала регистрации»:
8. Готово. Журнал регистрации базы 1С настроен и сокращен.
3. Сжатие файловой базы 1С
База 1С может храниться на жестком диске компьютера в обычном виде и в сжатом виде. В сжатом виде база 1С занимает значительно меньше места. Сжатая база может занимать более чем в 2 раза меньше места.
Если база 1С серверная, то за сжатие базы 1С отвечает сервер (sql или другой). При правильной настройке сервера база 1С всегда находится в сжатом виде и дополнительных действия со стороны пользователя не требуется.
Если же база 1С файловая, то рекомендуется периодически вручную проводить сжатие базы. Так база 1С будет занимать меньше места и будет работать быстрее, за счет оптимизированного размещения всех компонентов базы.
ВАЖНО! Описанный способ сжатия базы 1С подходит только для случаев, когда база 1С файловая. Если база 1С серверная, то, чтобы настроить сжатие базы, нужно обратиться к системному администратору.
Для того, чтобы сжать файловую базу 1С, нужно выполнить следующие действия:
1. Закройте базу 1С на всех компьютерах, если она где-то открыта.
2. Запустите Вашу базу 1С в режиме «Конфигуратор»:
3. В конфигураторе перейдите на закладку «Администрирование» и нажмите кнопку «Тестирование и исправление»:
4. Откроется окно с вопросом. В окне нажмите кнопку «Продолжить»:
5. Откроется окно «Тестирование и исправление информационной базы». В окне в списке «Таблицы и режимы» установите только один флажок «Сжатие таблиц информационной базы» и нажмите кнопку «Выполнить»:
ВАЖНО! Следует убедиться, что установлен только флажок «Сжатие таблиц информационной базы». Все остальные флажки в списке «Таблицы и режимы» должны быть сняты. Неправильная их установка может привести к проблемам с базой 1С.
Если база 1С большая, то сжатие таблиц может выполняться довольно долго. При необходимости, Вы в окне можете установить флажок «Прервать выполнение проверки через» и указать, когда следует прекратить сжатие таблиц:
Если до установленного времени сжатие базы не успеет выполниться, оно автоматически завершится, и Вы сможете продолжить работу в 1С.
ИНСТРУКЦИЯ 1С 7.7 → перейти в меню [СТАТЬИ И ИНСТРУКЦИИ]
Иногда программист 1С просит передать ему (переслать по почте) базу данных 1С 7.7 для выполнения задач. Как сохранить базу данных 1С 7.7 правильно? Как это оптимально сделать? Какие при этом данные окажутся у получателя?
Сохраняя базу данных таким образом – Вы создаёте архив (копию) со всеми учётными данными предприятия! Поэтому пересылая созданный архив третьим лицам, Вы должны чётко осознавать, что передаёте получателю полную копию базы данных.
4. Если необходимо, выбираем пользователя с правами администратора и вводим пароль. Проходим авторизацию.
6. В открывшимся окне будет выбран путь по умолчанию - это путь к директории (папке) базы данных. Для того, чтобы потом не запутаться в файлах - желательно его изменить на более удобный и задать интуитивно понятное имя файла - например сегодняшнюю дату. Удобнее это сделать, нажав на кнопку .
9. Открываем путь выбранный в шестом пункте и видим файл (архив) 10062016.zip это и есть архив базы данных.
Готово! Файл (архив) 10062016.zip содержит конфигурацию и всю учётную информацию. В зависимости от цели создания архива - его можно передать по почте (прикрепив файл к письму), сохранить на внешний накопитель (USB, CD, DVD), восстановить в копию (папку) базы данных и т.д.
Решение проблемы: Как уменьшить размер файла 1SBKTTL.DBF?
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ 1С 8 → перейти в меню [СТАТЬИ И ИНСТРУКЦИИ]
Ошибки появляются при проведении документов или пересчёте бухгалтерских итогов. Программа пытается произвести запись в файл dbf, а особенно сти файловой системы не позволяют ей это сделать. Если размер файла "подкрадывается" к двум гигабайтам - рекомендуется произвести "свёртку" базы данных с помощью обработки WRAP.ert. При выполнении это процедуры - остатки свернуться на начало отчётного периода (желательно на начало года). Предварительно обязательно сделайте архивную копию, так как эта процедура не обратимая. Если базу "резать" по каким-то причинам нельзя, то можно воспользоваться сторонним решением " Kernel3x". Применение этой компоненты решает эту проблему, однако используете Вы её на свой страх и риск!
Для профилактики и уменьшения размера файла 1SBKTTL.DBF, рекомендую периодически выполнять следующие операции:
1) Выгрузка - загрузка информационной базы данных1С. Запускаем 1С в режиме "Конфигуратор". Не забываем выделить нужную базу в списке. Заходим в Меню -> Администрирование -> Выгрузка данных. Выбираем путь к файлу, в который будет выгружена база. Нажимаем "ОК". Ждём.
2) После выгрузки-загрузки информационной базы - рекомендую выполнить полное тестирование и исправление. Запускаем 1С в режиме "Конфигуратор". Не забываем выделить нужную базу в списке. Заходим в Меню -> Администрирование -> Тестирование и исправление. Устанавливаем все признаки. Птичку ставим на "Тестирование и исправление". Нажимаем "Выполнить". Процедура длительная - ждём.
После выполнения всех операций заходим в каталог нашей базы данных и смотрим на размер файла 1SBKTTL.DBF. В нашем примере, он уменьшился более чем в два раза. Это позволит нам вести учёт еще некоторое время без принятия дополнительных мер. На скриншоте видно, что уменьшился не только 1SBKTTL.DBF, но и другие файлы DBF ( 1SENTRY.DBF, 1SACCSEL.DBF, DT50647.DBF, 1SCONST.DBF и прочие ).
Помните, что профилактические меры в любой среде обходятся намного экономичние и занимают меньше временных и материальных затрат, чем последующее исправление и восстановление. База данных 1С это постоянно растущий механизм, за которым нужно наблюдать, исправлять ошибки, производить регламентные задания. Если Вам нужен специалист по 1С, который выполнит эти и любые другие работы, можете обратиться через контактную форму.
Если Вы хотите заказать услугу « Выполнение регламентных операций (чистка, свёртка, исправление ошибок) и администрирование 1С » (код 2.9) . Пожалуйста, ознакомьтесь с прайс-листом и оформите заявку через контактную форму.
В любой конфигурации 1С предусмотрена возможность хранения электронных документов. Среди них могут быть входящие и исходящие документы, получаемые из сервиса 1С-Отчётность – уведомления, сверки, ответы на требования и прочие.
По мере накопления в базе файлов она работает всё медленнее. Чтобы сохранять высокую работоспособность базы, можно перенести её на сервер, уменьшить размер отправляемых файлов, либо почистить её, просто выгрузив лишнее. В этой статье будут рассмотрены способы уменьшения размера базы.
Вложенные файлы в 1С – где они расположены?
Чтобы посмотреть вложения, нужно нажать на кнопку-скрепку «Присоединённые файлы».
Документы могут быть в формате XML, либо сканированными в форматах JPG, PNG, TIF, PDF.
В справочники и журналы документов можно добавлять документы любого формата: таблицы Excel, текстовые документы Word, архивы и прочие.
«Кнопка-скрепка» есть в большей части журналов и документов – на неё стоит обратить внимание.
Если нажать её, можно будет загрузить документ в базу с диска.
О наличии прикреплённого вложения после этого будет говорить значок в виде скрепки в строке документа.
Загружать можно как через журналы либо документы, так и через справочники 1С. К примеру, договор контрагента в раздел «Справочники» – «Договоры».
Это весьма удобно, ведь документы постоянно в базе и их не приходится искать – можно посмотреть сразу, как только понадобились. Но постепенно база из-за этого растёт, и в какой-то момент может начать доставлять неудобства из-за ощутимо снизившейся скорости работы.
Разберём, какими способами бороться с этим.
Варианты решения: сохранение на диск или сервер, архивация документов
В 1С доступны следующие варианты решения проблемы с размером базы:
- Первый – хранить файлы на диске компьютера в томах. При такой настройке документы будут доступны из базы столь же легко, как если бы они в ней хранились, но в действительности хранятся на диске компьютера либо на сервере в отдельной папке.
- Второй – сохранение документов из базы в архив. Файлы при этом удаляются из базы, так что из программы 1С они не будут доступны, но в любой момент их можно будет восстановить из архива.
Какой вариант применить решать самому пользователю, далее будет рассмотрена настройка каждого из них.
Важно: в любом случае обязательно сохранить копию базы. Дело даже не в том, что неприятности могут случиться во время выгрузки данных (хотя такая вероятность существует), просто после очищения из базы лишних файлов вернуться к ним обычно уже не получится.
К примеру, в базе находится требование о предоставлении документов и ваш ответ на него с вложенными файлами. После очищения данных вложенные файлы просто пропадут – их больше не будет в базе, так что само требование вы увидеть сможете, а вот посмотреть детали уже нет. Именно поэтому обязательно нужно сохранить копию базы, ведь к старым документам нередко приходится возвращаться.
Если вы боитесь выполнять описанные процедуры самостоятельно, стоит доверить их специалистам по 1С.
Далее рассмотрим, как очистить базу 1С от всего лишнего.
Хранение файлов на диске компьютера
Эта настройка применяется ко всей базе, храниться так будут все документы, прикреплённые в 1С. Пользователь не будет замечать разницы во время работы – так, словно всё хранится в базе самой программы.
Шаг первый. Чтобы настроить хранение файлов на диске, нужно перейти в раздел «Администрирование», отыскать подраздел «Настройки программы» и открыть в нём «Настройки работы с файлами».
Есть два варианта настройки хранения файлов на томах на диске:
- только в томах на диске;
- в информационной базе и томах на диске.
Если выбрать первый вариант, все документы будут храниться на диске компьютера.
Если выбрать второй вариант, появится возможность настроить, что стоит сохранять в информационной базе 1С, а что на диске. В поле «Расширения файлов, хранящихся в информационной базе» можно задать расширения вручную через пробел, либо выбрать из списка и убрать ненужное.
Можно установить ограничение по объёму файла в информационной базе. В таком случае все превышающие это ограничение файлы будут отправляться на диск вне зависимости от других настроек.
Пока настройка хранения файлов в томах не проведена пользователем, все они сохраняются в информационную базу. При переключении программа об этом напомнит и предложит настроить тома хранения файлов.
Когда определитесь с вариантом хранения, нужно будет выполнить настройку томов.
Если стоит галочка «Создавать подкаталоги с именами справочников-владельцев файлов», то файлы в томах будут размещаться в папках-подкаталогах.
Шаг второй. Нажмите на гиперссылку «Тома хранения файлов», выделенную на картинке ниже.
Шаг третий. В появившемся окне нажмите на кнопку «Создать» и проведите настройку.
Шаг четвёртый. Дайте тому наименование – оно может быть любым, и укажите путь к нему на сервере. Задайте его максимальный объём в мегабайтах.
Путь к папке, в которой будут храниться документы, должен быть сетевым, в ином случае настройка просто не будет сохранена в программе.
Если сеть настроена и доступ для других компьютеров открыт, нужно лишь создать папку для хранения документов и указать в настройке.
Если сети нет и папку требуется создать на текущем компьютере, нужно перейти к следующему этапу.
Шаг пятый. Создайте папку на диске. В рассматриваемом примере она создана на диске D и называется «Документы 1С». После этого щёлкните по ней правой кнопкой мыши и зайдите в «Свойства».
Шаг шестой. Нажмите на закладку «Доступ», затем на кнопку «Общий доступ. ».
Появится окно, где нужно просто нажать на «Готово» и сетевой доступ к папке будет открыт. Скопировать его можно будет на закладке «Доступ». Если доступ к папке у пользователя был открыт, нужно его проверить и скопировать путь к папке, после чего указать в поле настройки хранения томов.
Шаг восьмой. Когда путь к папке будет указан, нажмите «Записать и закрыть».
В результате проведённой настройки файлы прикрепляемых документов будут сохраняться на диск компьютера. Но что насчёт информации, которая уже есть в базе? Они тоже занимает место, а многие принимаются за настройку лишь когда база становится очень велика и начинает мешать работе.
Настройте перенос: он должен быть сделан из информационной базы в указанный том. Нажмите «Перенести».
Доступны дополнительные настройки переноса, так, можно отметить файлы указанного владельца и загрузить только договоры, как указано на рисунке.
Шаг десятый. Найдите раздел «Администрирование», затем подраздел «Обслуживание».
Шаг одиннадцатый. Разверните «Регламентные операции», нажмите на гиперссылку «Регламентные и фоновые задания».
Шаг двенадцатый. Выделите отмеченную на картинке ниже строку и нажмите «Выполнить сейчас».
Переносится только 10 файлов, так что пользователю удобнее настроить расписание выполнения указанного задания для автоматического запуска переноса по кнопке «Настроить расписание. ».
Когда файлы будут перенесены в том, желательно сжать таблицы базы 1С, поскольку записи информации всё ещё хранятся в них.
Сжатие таблиц в режиме «Конфигуратор»
Чтобы сжать таблицы, нужно сделать следующее:
Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
Отправьтесь в раздел «Администрирование» и нажмите на «Тестирование и исправление. ».
Установите галочку и нажмите «Выполнить».
Ставить галочку следует в пункты:
«Сжатие таблиц информационной базы» для файлового варианта информационной базы.
«Реструктуризация таблиц информационной базы» для клиент-серверного варианта.
В результате база будет сжата и её размер уменьшится.
Архивирование документов
Ещё один способ выгрузить документы из программы – провести их архивирование. Для этого потребуется скачать с сайта 1С обработку «Создание архива документооборота».
Стоит напомнить: если пользоваться этим вариантом, доступа из программы к документам не будет. Если потребуется, их можно будет восстановить из архива при помощи той же обработки.
Перед началом архивации стоит сохранить резервную копию базы, а также убедиться, что места на диске хватает и для выполнения операции, и чтобы сохранить данные.
После этого нужно открыть обработку: для этого нажмите кнопку «Сервис и настройки», выберите «Файл», затем «Открыть».
Далее нажмите на «Создание архива документооборота».
Появится предупреждение, нужно ответить «Да» и разрешить открыть файл.
У обработки две вкладки – архивация и восстановление. При помощи первой создаётся архив, а во второй можно извлечь документы из него.
В первой вкладке следует указать каталог архива.
Чтобы удалить файлы из базы 1С, нужно поставить галочку рядом с «Удалять файлы из базы». Объём файлов будет оценён системой, так что пользователь сможет увидеть, сколько места требуется для архива.
У обработки есть и другие настройки, можно ограничить период обработки документов, настроить выбор группы.
Когда все настройки будут сделаны, нажмите на «Архивировать».
Остаётся только нажать на «Закрыть» – архивация завершена.
Теперь в разделе «Администрирование», далее «Тестирование и исправление. » нужно выполнить сжатие таблиц базы в режиме «Конфигуратор». Как это делается уже было рассмотрено ранее.
Восстановление из архива
Если потребовались данные, удалённые из базы при архивации, их можно восстановить из архива. Для этого применяется та же обработка, только теперь её вторая закладка – «Восстановление».
Нужно указать путь к архиву и нажать на «Восстановить».
Файлы будут выгружены в ту базу, откуда загружались – это единственный вариант.
Когда загрузка будет завершена, программа оповестит об этом.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
В любой конфигурации 1С предусмотрена возможность хранения электронных документов. Среди них могут быть входящие и исходящие документы, получаемые из сервиса 1С-Отчётность – уведомления, сверки, ответы на требования и прочие.
По мере накопления в базе файлов она работает всё медленнее. Чтобы сохранять высокую работоспособность базы, можно перенести её на сервер, уменьшить размер отправляемых файлов, либо почистить её, просто выгрузив лишнее. В этой статье будут рассмотрены способы уменьшения размера базы.
Вложенные файлы в 1С – где они расположены?
Чтобы посмотреть вложения, нужно нажать на кнопку-скрепку «Присоединённые файлы».
Документы могут быть в формате XML, либо сканированными в форматах JPG, PNG, TIF, PDF.
В справочники и журналы документов можно добавлять документы любого формата: таблицы Excel, текстовые документы Word, архивы и прочие.
«Кнопка-скрепка» есть в большей части журналов и документов – на неё стоит обратить внимание.
Если нажать её, можно будет загрузить документ в базу с диска.
О наличии прикреплённого вложения после этого будет говорить значок в виде скрепки в строке документа.
Загружать можно как через журналы либо документы, так и через справочники 1С. К примеру, договор контрагента в раздел «Справочники» – «Договоры».
Это весьма удобно, ведь документы постоянно в базе и их не приходится искать – можно посмотреть сразу, как только понадобились. Но постепенно база из-за этого растёт, и в какой-то момент может начать доставлять неудобства из-за ощутимо снизившейся скорости работы.
Разберём, какими способами бороться с этим.
Варианты решения: сохранение на диск или сервер, архивация документов
В 1С доступны следующие варианты решения проблемы с размером базы:
- Первый – хранить файлы на диске компьютера в томах. При такой настройке документы будут доступны из базы столь же легко, как если бы они в ней хранились, но в действительности хранятся на диске компьютера либо на сервере в отдельной папке.
- Второй – сохранение документов из базы в архив. Файлы при этом удаляются из базы, так что из программы 1С они не будут доступны, но в любой момент их можно будет восстановить из архива.
Какой вариант применить решать самому пользователю, далее будет рассмотрена настройка каждого из них.
Важно: в любом случае обязательно сохранить копию базы. Дело даже не в том, что неприятности могут случиться во время выгрузки данных (хотя такая вероятность существует), просто после очищения из базы лишних файлов вернуться к ним обычно уже не получится.
К примеру, в базе находится требование о предоставлении документов и ваш ответ на него с вложенными файлами. После очищения данных вложенные файлы просто пропадут – их больше не будет в базе, так что само требование вы увидеть сможете, а вот посмотреть детали уже нет. Именно поэтому обязательно нужно сохранить копию базы, ведь к старым документам нередко приходится возвращаться.
Если вы боитесь выполнять описанные процедуры самостоятельно, стоит доверить их специалистам по 1С.
Далее рассмотрим, как очистить базу 1С от всего лишнего.
Хранение файлов на диске компьютера
Эта настройка применяется ко всей базе, храниться так будут все документы, прикреплённые в 1С. Пользователь не будет замечать разницы во время работы – так, словно всё хранится в базе самой программы.
Шаг первый. Чтобы настроить хранение файлов на диске, нужно перейти в раздел «Администрирование», отыскать подраздел «Настройки программы» и открыть в нём «Настройки работы с файлами».
Есть два варианта настройки хранения файлов на томах на диске:
- только в томах на диске;
- в информационной базе и томах на диске.
Если выбрать первый вариант, все документы будут храниться на диске компьютера.
Если выбрать второй вариант, появится возможность настроить, что стоит сохранять в информационной базе 1С, а что на диске. В поле «Расширения файлов, хранящихся в информационной базе» можно задать расширения вручную через пробел, либо выбрать из списка и убрать ненужное.
Можно установить ограничение по объёму файла в информационной базе. В таком случае все превышающие это ограничение файлы будут отправляться на диск вне зависимости от других настроек.
Пока настройка хранения файлов в томах не проведена пользователем, все они сохраняются в информационную базу. При переключении программа об этом напомнит и предложит настроить тома хранения файлов.
Когда определитесь с вариантом хранения, нужно будет выполнить настройку томов.
Если стоит галочка «Создавать подкаталоги с именами справочников-владельцев файлов», то файлы в томах будут размещаться в папках-подкаталогах.
Шаг второй. Нажмите на гиперссылку «Тома хранения файлов», выделенную на картинке ниже.
Шаг третий. В появившемся окне нажмите на кнопку «Создать» и проведите настройку.
Шаг четвёртый. Дайте тому наименование – оно может быть любым, и укажите путь к нему на сервере. Задайте его максимальный объём в мегабайтах.
Путь к папке, в которой будут храниться документы, должен быть сетевым, в ином случае настройка просто не будет сохранена в программе.
Если сеть настроена и доступ для других компьютеров открыт, нужно лишь создать папку для хранения документов и указать в настройке.
Если сети нет и папку требуется создать на текущем компьютере, нужно перейти к следующему этапу.
Шаг пятый. Создайте папку на диске. В рассматриваемом примере она создана на диске D и называется «Документы 1С». После этого щёлкните по ней правой кнопкой мыши и зайдите в «Свойства».
Шаг шестой. Нажмите на закладку «Доступ», затем на кнопку «Общий доступ. ».
Появится окно, где нужно просто нажать на «Готово» и сетевой доступ к папке будет открыт. Скопировать его можно будет на закладке «Доступ». Если доступ к папке у пользователя был открыт, нужно его проверить и скопировать путь к папке, после чего указать в поле настройки хранения томов.
Шаг восьмой. Когда путь к папке будет указан, нажмите «Записать и закрыть».
В результате проведённой настройки файлы прикрепляемых документов будут сохраняться на диск компьютера. Но что насчёт информации, которая уже есть в базе? Они тоже занимает место, а многие принимаются за настройку лишь когда база становится очень велика и начинает мешать работе.
Настройте перенос: он должен быть сделан из информационной базы в указанный том. Нажмите «Перенести».
Доступны дополнительные настройки переноса, так, можно отметить файлы указанного владельца и загрузить только договоры, как указано на рисунке.
Шаг десятый. Найдите раздел «Администрирование», затем подраздел «Обслуживание».
Шаг одиннадцатый. Разверните «Регламентные операции», нажмите на гиперссылку «Регламентные и фоновые задания».
Шаг двенадцатый. Выделите отмеченную на картинке ниже строку и нажмите «Выполнить сейчас».
Переносится только 10 файлов, так что пользователю удобнее настроить расписание выполнения указанного задания для автоматического запуска переноса по кнопке «Настроить расписание. ».
Когда файлы будут перенесены в том, желательно сжать таблицы базы 1С, поскольку записи информации всё ещё хранятся в них.
Сжатие таблиц в режиме «Конфигуратор»
Чтобы сжать таблицы, нужно сделать следующее:
Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
Отправьтесь в раздел «Администрирование» и нажмите на «Тестирование и исправление. ».
Установите галочку и нажмите «Выполнить».
Ставить галочку следует в пункты:
«Сжатие таблиц информационной базы» для файлового варианта информационной базы.
«Реструктуризация таблиц информационной базы» для клиент-серверного варианта.
В результате база будет сжата и её размер уменьшится.
Архивирование документов
Ещё один способ выгрузить документы из программы – провести их архивирование. Для этого потребуется скачать с сайта 1С обработку «Создание архива документооборота».
Стоит напомнить: если пользоваться этим вариантом, доступа из программы к документам не будет. Если потребуется, их можно будет восстановить из архива при помощи той же обработки.
Перед началом архивации стоит сохранить резервную копию базы, а также убедиться, что места на диске хватает и для выполнения операции, и чтобы сохранить данные.
После этого нужно открыть обработку: для этого нажмите кнопку «Сервис и настройки», выберите «Файл», затем «Открыть».
Далее нажмите на «Создание архива документооборота».
Появится предупреждение, нужно ответить «Да» и разрешить открыть файл.
У обработки две вкладки – архивация и восстановление. При помощи первой создаётся архив, а во второй можно извлечь документы из него.
В первой вкладке следует указать каталог архива.
Чтобы удалить файлы из базы 1С, нужно поставить галочку рядом с «Удалять файлы из базы». Объём файлов будет оценён системой, так что пользователь сможет увидеть, сколько места требуется для архива.
У обработки есть и другие настройки, можно ограничить период обработки документов, настроить выбор группы.
Когда все настройки будут сделаны, нажмите на «Архивировать».
Остаётся только нажать на «Закрыть» – архивация завершена.
Теперь в разделе «Администрирование», далее «Тестирование и исправление. » нужно выполнить сжатие таблиц базы в режиме «Конфигуратор». Как это делается уже было рассмотрено ранее.
Восстановление из архива
Если потребовались данные, удалённые из базы при архивации, их можно восстановить из архива. Для этого применяется та же обработка, только теперь её вторая закладка – «Восстановление».
Нужно указать путь к архиву и нажать на «Восстановить».
Файлы будут выгружены в ту базу, откуда загружались – это единственный вариант.
Когда загрузка будет завершена, программа оповестит об этом.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Читайте также: