Как удалить служебную записку из 1с документооборота
Бухгалтеры в своей работе часто встречают ненужные файлы. При этом версия 1С:Предприятие 8.3 не дает возможности сразу удалить справочные элементы и документы. Это вполне объяснимо - программа подстраховывает вас от ошибочных решений, но такой запрет не всегда устраивает пользователя.
Сегодня остановимся на этой теме подробнее. Итак, как правильно и безопасно удалить помеченные объекты из 1С?
Этапы удаления объектов в 1С
Процесс проходит двумя этапами вне зависимости от версии конфигурации — будь то программный продукт для бухгалтерии или кадровой службы, для управленцев крупного предприятия или торговой сети.
1. Необходимо указать программе с каким именно документом надо «расстаться», для этого ставим специальную пометку на удаление. В процессе удаления проверяется есть ли ссылки в базе данных на этот документ. По окончанию сверки ПП дает разрешение или наоборот запрещает эту процедуру.
Далее приступаем к удалению обозначенных материалов. В 1С не сложно сделать соответствующую пометку, главное - в перечне найти требуемый документ. Правой кнопкой мыши активируем "Пометить на удаление/Снять пометку" или просто нажимаем на «Delete».
Рис 1. Как пометить объект на удаление?
ПП 1С подстраховывается - выплывает окно, где он просит подтвердить ваше намерение "удалить объект". Как только вы согласитесь продолжить процесс - в журнале появится знак «X», а значит пришло время второго этапа.
Рис 2. Где находится обработка "удаление помеченных объектов"?
2. ПП 1С предоставит выбор: удалить все объекты в автоматическом режиме, либо выборочно. Если останавливаетесь на первом варианте, то программа автоматически удалит все документы, которые вы пометили ранее.
Это не всегда удобно, так как контролировать процесс вы уже не сможете, он станет не управляемым. Большинство, по этой причине, выбирают второй способ – вы сами вручную выбираете объекты на удаление. Ставим курсор и переходим к команде «Далее», ПП 1С сделает анализ справочника и предъявит документы, которые помечены на утилизацию.
Следующий шаг — надо обозначить конкретный объект к удалению. Ставим курсор на «Снять все флажки», находим требуемый документ (при необходимости его следует раскрыть), помечаем один объект, либо большее количество и жмем «Удалить».
Рис 3. Возможность выборочного удаления помеченных объектов
Объект удален, причем без каких-либо сложностей. Казалось бы, что процесс успешно завершился, но ПП 1С заявляет о возникновении проблемы, и в процессе работы становится ясным, что "приговоренный" к утилизации объект продолжает принимать участие в проведённых документах.
Выход один - вместе с элементом рекомендуется удалять и файлы, с которыми он связан. Если описанные объекты представляют важность для организации, то процедуру лучше не запускать во избежании проблем, которые могут возникнуть при сведении данных в будущим.
Разработчики внедрили в 1С:Предприятие 8.3 новый способ, благодаря которому удалять можно автоматически.
Реализована функция через регламентное задание. ПП 1С сам организует процесс по заданному расписанию в течении короткого времени.
Чтобы настроить эту опцию, выполняем следующие действия: переходим в «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Отмечаем «Автоматически удалять помеченные объекты по расписанию».
Есть возможность настроить расписание на свое усмотрение, либо работать по имеющимся настройкам. Плюс этого способа в том, что удаление отмеченных элементов будет проходить ночью, т. е. во вне рабочее время, когда ПП не задействован.
Рис 4. Настройка удаления объектов по расписанию
Подобный метод подойдет не каждому пользователю. Так как объект или справочник программа удалит без вашего контроля, в соответствии с вашими пометками, которые, кстати, возможно вы поставили ошибочно или по недосмотру. Удаленный программой объект уже вряд ли возможно отследить и восстановить.
Изучив вышеописанное, вы легко сможете убрать все ненужное и ошибочно созданное как вами, так и вашими коллегами. Но не все ситуации столь просто решаются. В повседневной работе можно столкнуться с задачами, которые способны поставить в тупик своей неординарностью и сложностью. Здесь рекомендуем обратиться к профессионалам.
Специалисты МастерСофт имеют большой опыт в решении проблем любого уровня сложности. Если появились вопросы, то оставьте заявку в формах "Заказать звонок" или "Задать вопрос" и мы вам перезвоним.
Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.
Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности
Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой вид документов отсутствует, поэтому правила его оформления устанавливаются в каждой организации самостоятельно. При внедрении 1С:Документооборот можно отказаться от бумажных документов «Служебная записка» и вести учет таких документов только в электронном виде.
Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)
Минимальный набор реквизитов документа «Служебная записка»:
- регистрационный номер и дата;
- вид документа;
- содержание;
- автор документа;
- адресат.
Документ «Служебная записка» предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. В зависимости от тематики решаемого вопроса документ «Служебная записка» может содержать различные дополнительные реквизиты.
Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.
Перейдем к практической части нашей статьи.
Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:
- вид документа и нумератор;
- шаблон карточки документа;
- права доступа сотрудников;
- шаблон файла (печатной формы) (при необходимости);
- шаблон процесса обработки документа.
Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.
Чтобы упростить пользователю создание служебной записки и автоматизировать движение документа в зависимости от его тематики, выделим следующие подвиды документа «Служебная записка»:
- Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности;
- Служебная записка на оплату счета;
- Служебная записка на предоставление транспорта;
- Служебная записка на командировку;
- Служебная записка (свободной формы) и другие.
Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.
Настройка вида документа «Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности» в программе:
Для нумерации используется нумератор «Внутренние документы»:
Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:
- выписать доверенность на имя;
- начало действия доверенности;
- на получение от;
- документ оплаты;
- ТМЦ к получению;
- дата и номер оформленной доверенности.
Настроим список дополнительных реквизитов для вида документа «Служебная записка»:
Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.
Шаблон документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» настраиваем в форме вида документа:
На закладке «Настройки» включаем галочку «Запрещать изменять реквизиты из шаблона», шаблон доступен всем пользователям. Адресат такой служебной записки – главный бухгалтер. Но в Положении о делопроизводстве закреплено, что для сокращения времени обработки такой служебной записки она поступает сразу на исполнение бухгалтеру материального стола.
Настроим шаблон процесса обработки:
После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:
В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:
Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:
3. В настройках доступности по состоянию создана отдельная настройка для вида документа «Служебная записка», действующая для автора документа:
Шаблон файла для документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» не настраивается.
Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.
Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.
Часть 2. Настройка служебной записки на оплату счета
В первой части данной статьи приведена нормативная информация и настройки Служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности.
Для Служебной записки на оплату счета характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:
- номер счета;
- дата счета;
- номер платежного поручения;
- дата платежного поручения.
Настройки списка дополнительных реквизитов и шаблона документа «Служебная записка на оплату счета» аналогичны настройкам вида документа «Служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности».
Обработка служебной записки на оплату включает процессы согласования, исполнения и ознакомления. Настройки шаблона комплексного процесса:
Процесс стартует автоматически после ручной регистрации служебной записки пользователем.
Для удобства согласования документа руководителями настроен шаблон файла. Серым цветом выделены автозаполняемые поля:
Настройки автозаполнения выполненяются в карточке вида внутреннего документа:
Для реквизитов документа достаточно расставить галочки и указать количество их использования в шаблоне файле. Если необходимо вывести в файл дополнительные данные, то нужно использовать скрипты (написанные на встроенном языке программирования 1С). Примеры скриптов можно посмотреть в демо-базе 1С:Документооборот.
Настройки, приведенные в данной статье выполнены в рабочей базе одного из наших клиентов. Они могут полностью или частично подойти и вашей организации, так как делопроизводство не очень строго регламентируется законодательством Российской Федерации.
В следующей части данной статьи рассмотрим настройки Служебной записки на предоставление транспорта и Служебной записки на командировку.
При пометке на удаление карточки файла, также на удаление помечаются все версии этого файла. А при пометке на удаление процесса — помечаются на удаление все задачи, созданные в рамках того процесса.
Непосредственное удаление объектов из информационной базы производится с помощью мастера «Удаление помеченных объектов», который запускается по команде: Настройка и администрирование - Поддержка и обслуживание - Удаление помеченных объектов.
При удалении карточки файла удаляются сами файлы из «хранилища файлов».
Запустить удаление помеченных объектов может только пользователь, имеющий права доступа на уровне администратора.
Так как на удаляемый объект могут быть ссылки в других объектах информационной базы, то непосредственное удаление производится только для тех объектов, на которые нет таких ссылок. При невозможности удалить объект пользователю выводится список объектов, которые «препятствуют» удалению.
Например, в процессах, запущенных по документу, обычно содержится ссылка на карточку документа. Поэтому для непосредственного удаления карточки документа необходимо пометить на удаление все процессы, связанные с этим документом.
Также следует учесть, что для расчета прав доступа к объектам в системе создаются служебные объекты «Дескрипторы прав доступа». Они также могут препятствовать непосредственному удалению карточки документа. В этом случае следует провести полный пересчет прав доступа или пометить дескрипторы доступа на удаление: Настройка и администрирование - Поддержка и обслуживание - Управление расчетом прав - Обновление прав.
Непосредственное удаление карточки документа может быть довольно трудоемким при наличии большого количества ссылок на удаляемый объект, которые нужно обработать вручную.
В этом случае, для внутренних документов и файлов, можно создать специальную папку «Корзина», доступ к чтению которой будет иметь только администратор. В эту папку администратор может переместить помеченные на удаление объекты, и они не будут видны другим пользователям (так как у них нет доступа к папке «Корзина»).
Для создания служебной записки нужно в разделе «Документы и файлы» нажать на кнопку «Документ внутренний» в колонке «Создать». В открывшемся окне нужно выбрать пункт «Служебная записка» .
В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.
Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.
После заполнения файла, нужно зарегистрировать документ. Это можно сделать нажав на кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа. Затем, после нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система предложит запустить процесс рассмотрения служебной записки. Нужно нажать на кнопку «Перейти к запуску процесса» . В открывшемся окне можно выставить сроки на рассмотрение служебной записки. Для запуска процесса нужно нажать «Стартовать и закрыть».
Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.
Читайте также: