Как создать собрание в outlook
Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете превратить встречу в собрание, добавив участников.
Создание встречи
В папке Календарь нажмите кнопку Новая встреча или нажмите CTRL+N. В любой другой папке нажмите CTRL+SHIFT+A.
Введите тему, место, время начала и время окончания.
Выберите Сохранить & Закрыть, чтобы сохранить встречу.
Примечание.По умолчанию Outlook начинает и завершает встречи в течение часа или получаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.
Outlook для Windows и Outlook для iOS — улучшение совместной работы
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем используйте ползунок, чтобы включить time To Leave.
Выберите Новая встреча. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и нажать кнопку Новая встреча, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетания клавиш CTRL+SHIFT+A.
В поле Тема введите описание.
В поле Место укажите место проведения.
Введите время начала и время окончания.
Совет: Вместо дат можно ввести определенные слова и фразы в поля Время начала и Время окончания. Например, можно ввести "Сегодня", "Завтра", "Новый год", "Две недели с завтрашнего", "За три дня до Нового года" и большинство названий праздников.
Чтобы показать другим людям свою доступность в это время, в группе Параметры выберите в поле Показать как и выберите Свободен ,Работа в другом месте ,Под вопросом ,Занят или Нет на месте в меню.
Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.
По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала встречи. Чтобы изменить время напоминания, в группе Параметры выберите стрелку в поле Напоминание, а затем выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите Нет.
Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.
Планирование собрания
Создайте приглашение на собрание одним из следующих способов.
Добавьте участников одним из двух способов:
Добавьте участников в строку Кому приглашения на собрание и перейдите к действию 4.
Если вы применяете учетную запись Microsoft 365 или Exchange, воспользуйтесь помощником по планированию, чтобы просмотреть расписания участников.
В помощнике по планированию либо щелкните поле под своим именем и введите имя или электронный адрес участника, либо нажмите кнопку Добавить участников, чтобы открыть свою адресную книгу.
Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы пометить конкретного участника как обязательного участника ,необязательного участника или ресурс. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит рекомендации на основе того, с кем вы недавно проводили собрания или переписывались. Выберите имя из списка, чтобы добавить участника.
Добавьте тему собрания, время начала и окончания, а также место.
В Outlook 2016 и Outlook для Microsoft 365 вы можете начать вводить название места, например Кафе Fourth Coffee или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать соответствующие места. Щелкните один из предложенных вариантов, чтобы выбрать это место, или продолжайте ввод, чтобы указать другое расположение.
Совет: Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись электронной почты Microsoft 365, щелкните Помощник по планированию и нажмите Поиск комнаты, чтобы проверить доступность и зарезервировать помещения. Дополнительные сведения см. в статье Использование помощника по планированию и поиска помещений для собраний в Outlook.
Чтобы вложить файл в приглашение на собрание, в меню Вставка нажмите Вложить файл и выберите файл, который нужно добавить.
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись и с помощью ползунка включите функцию "Пора выходить".
Запрет участникам на пересылку собрания
Если вы используете Microsoft 365, вы можете запретить участникам пересылать приглашение на собрание другим людям. Эта новая возможность доступна пользователям Актуального канала после обновления до версии 1808.
Дополнительные сведения см. в статье Запрет на пересылку собрания.
Щелкните Собрание > Повторение.
Примечание: Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.
Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.
Добавление пользователя в существующее собрание
Вы можете добавить другого участника в существующее собрание.
Если вы являетесь владельцем собрания:
Дважды щелкните собрание, чтобы открыть его, а затем с помощью строки Кому или помощника по планированию добавьте одного или нескольких пользователей в собрание.
Если вы не являетесь владельцем собрания:
Откройте приглашение на собрание. В группе Ответить на ленте выберите Ответить, а затем — Переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.
Раннее завершение собраний
Если вы используете Outlook для Microsoft 365, теперь вы можете настроить Outlook на завершение собраний на несколько минут раньше. Это поможет вам выделить время на перемещение между собраниями. Вы можете выбрать другую длительность для собраний продолжительностью менее и более одного часа.
Выберите Файл > Параметры > Календарь > Параметры календаря
Установите флажок Заканчивать встречи и собрания раньше.
С помощью раскрывающегося списка выберите количество минут для собраний длительностью менее одного часа или длительностью один час и больше, затем нажмите ОК.
Outlook для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 для Mac Outlook в Интернете Skype для бизнеса Skype для бизнеса Online Outlook в Интернете для Exchange Server 2016 Skype для бизнеса basic Skype для бизнеса для Mac Еще. Меньше
Вы можете использовать Outlook для Windows или Outlook в Интернете, чтобы запланировать собрание по сети с помощью либо Skype для бизнеса, либо Microsoft Teams, в зависимости от того, что поддерживается в вашей организации. Если ваша учетная запись настроена на Конференц-связь с телефонным подключением, в приглашении на собрание по сети будет автоматически указан номер телефона и идентификатор конференции.
Если вы используете Skype для бизнеса Online, вы можете настроить новые собрания с помощью веб-планировщика Skype для бизнеса.
Планирование онлайн-собрания с помощью Outlook
Откройте Outlook и перейдите в календарь.
На вкладке Главная выберите команду создать собрание .
Добавьте сведения о собрании по сети, выбрав собрание группы или собрание Skype.
Доступные варианты зависят от вашей организации. Если ваша организация использует Skype для бизнеса, ознакомьтесь со сведениями в разделе Установка Skype для бизнеса. Если в вашей организации используется Microsoft Teams, надстройка будет установлена автоматически.
Заполните сведения о собрании, включая участников собрания. Дополнительные сведения приведены в разделе Планирование собраний с другими людьми .
Чтобы найти время, которое работает для всех пользователей, на вкладке собрание нажмите кнопку Помощник по планированию .
Если вы настраиваете собрание Skype, вы можете настроить параметры собрания с помощью параметров собрания .
Если вы используете Skype для бизнеса, вы можете предварительно загрузить вложения на собрание. Таким образом, все готово к переходу, когда участники присоединяются к собранию. Просмотр вложений предварительной загрузки для собрания Skype для бизнеса.
Планирование онлайн-собрания с помощью Outlook
Откройте Outlook и перейдите в календарь.
На вкладке Главная выберите Собрание.
Выберите собрание Skype или собрание Teams.
Для Skype собраний абоненты в разделе сведения будут добавлены сразу к приглашению на собрание. Для собраний Teams сведения будут добавлены в приглашение после того, как собрание организатора отправит приглашение.
Заполните сведения о собрании, включая участников собрания.
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. Попробуйте настроить собрание по сети с помощью классической версии Outlook_on_the_web.
В нижней части страницы выберите , чтобы перейти к календарю.
В верхней части страницы нажмите кнопку Новое событие.
В открывшемся окне вы можете увидеть один из двух вариантов:
Переключатель для создания группы или собрания Skype для бизнеса.
Раскрывающийся список, который позволит выбрать команды или Skype для бизнеса.
Заполните сведения о собрании, включая участников собрания.
Настройка онлайн-собрания с помощью классической Outlook в Интернете
В нижней части страницы выберите , чтобы перейти к календарю.
В верхней части страницы выберите команду создать > событие календаря.
Заполните сведения о собрании, включая участников собрания.
См. также
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.
В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.
Создание собрания в Outlook .
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание
В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.
В поле Тема необходимо ввести тему собрания.
В поле Место необходимо ввести название комнаты или помещения где будет проходить собрание, либо выбрать его из списка нажав кнопку Помещения…
В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.
Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.
Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.
Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.
Далее мы можем добавить вложения к собранию.
Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Собрание создано и разослано всем его участникам.
Создание встречи в Outlook.
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу
Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.
Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.
Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.
Раздел Календарь в Outlook
Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Календарь.
Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с календарем.
Вкладка Отправка и получение — неизменно во всех разделах Outlook.
Вкладка Папка расширенные функции для работы с календарем.
Вкладка Вид — способ отображения вашего календаря.
Создание события в календаре Outlook
Для того, чтобы создать новое в календаре, находясь в разделе Календарь необходимо на вкладке Главная выбрать, какое событие вы хотите создать
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание события.
В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Вставка, Формат текста, Рецензирование.
В поле Тема указывается название события.
В поле Место — место его проведения.
В полях Время начала и Окончание указывается дата и время, в которые будет происходить событие. Для того, чтобы назначить событие на какой-то день без указания конкретного времени, необходимо поставить галочку Целый день.
В самое нижнее поле вводится описание события.
После создания события необходимо нажать на кнопку Сохранить и закрыть, расположенную в левом верхнем углу.
Создание встреч в календаре Outlook
Для того, чтобы создать встречу в Outlook необходимо перейти в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать встречу и заполнить появившееся окно:
Создание встречи в Outlook
Вы можете указать время начала и окончания мероприятия,настроить его повторение и сделать другие настройки.
Встречи — это мероприятия, которые появляются в календаре Outlook.
Создание собраний в календаре Outlook
В отличие от встреч, собрания в Outlook подразумевают присутствие на них других участников.
Чтобы создать собрание необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать собрание и заполнить появившееся окошко:
Создание собраний в Outlook
Созданное собрание будет добавлено в ваш календарь, а также направлено другие участникам.
Рабочее время в Outlook
В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.
Для этого необходимо перейти на вкладку Файл — Параметры — Календарь и в разделе Рабочее время указать время начала и окончания вашего рабочего дня:
Рабочее время в Outlook
Создание нескольких календарей в Outlook
Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.
В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.
Создание нового календаря
Совместное использование календарей в Outlook
Outlook позволяет использовать календари совместно с другими пользователями.
При этом вы можете поделиться:
- полной информацией, содержащейся в календаре;
- информацией о занятом и свободном времени (без деталей);
- только информацией о доступном времени.
Читайте также: