Как создать distribution list в outlook
Как создать список рассылки из получателей электронной почты в Outlook?
Во многих случаях вы можете получить электронное письмо с несколькими получателями, которых хотите добавить в список рассылки в Outlook. На самом деле Outlook не предоставляет вам прямой возможности для этого. Вам нужно создать список рассылки из получателей электронной почты с помощью небольших хитростей в Outlook. Пожалуйста, просмотрите приведенное ниже руководство для получения подробной информации.
Легко добавлять участников контактной группы из отправителей или получателей электронных писем в Outlook
Обычно мы можем скопировать отправителя или получателя из электронного письма, а затем добавить его в качестве члена контактной группы с помощью Добавить участников > Из адресной книги, и кажется, что нет способа добавить нескольких отправителей или получателей нескольких писем в группу контактов сразу. Но с отличным Добавить в группы Функция Kutools for Outlook, вы можете легко добавить нескольких отправителей или получателей писем в группы контактов в Outlook всего за несколько кликов.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Создать список рассылки из получателей электронной почты в Outlook
Вы можете сделать следующее, чтобы создать список рассылки из получателей электронной почты в Outlook.
1. Войдите в папку электронной почты и дважды щелкните, чтобы открыть письмо, для которого вы хотите создать список рассылки из получателей.
2. Затем щелкните получателя в поле Кому и щелкните его правой кнопкой мыши. Нажмите Выбрать все из контекстного меню. Смотрите скриншот:
3. Затем все получатели в к поля выбраны. Щелкните их правой кнопкой мыши и щелкните Копировать в контекстном меню. Или вы можете просто нажать Ctrl + C для копирования выбранных получателей.
4. Вернитесь в основной интерфейс Outlook и нажмите Новые предметы > Больше элементов > Контактная группа в Outlook 2010 и 2013.
В Outlook 2007 щелкните Новое > Список рассылки.
5. Затем Контактная группа всплывает окно. Пожалуйста, заполните Имя и фамилия поле и нажмите Добавить участников> от Контакты Outlook под Контактная группа вкладка в Outlook 2010 и 2013. Смотрите снимок экрана:
В Outlook 2007 щелкните Выберите участников под Список рассылки меню.
6. в Выберите участников диалоговое окно, нажмите Ctrl + V клавиши, чтобы вставить выбранных получателей в Члены -> поле. И нажмите кнопку OK кнопку.
7. Затем он возвращается в Контактная группа вы увидите, что получатели добавлены внутрь.
Внимание:
Если есть получатели, выходящие в Cc в открытом электронном письме, и вы хотите добавить получателей копии в список рассылки. Пожалуйста, оставьте Контактная группа В открывшемся окне вернитесь к письму и повторите указанные выше операции 2, 3, 5 и 6 по порядку. После добавления всех получателей электронной почты в список рассылки щелкните значок Сохранить и закрыть чтобы сохранить его.
8. Если в письме нет получателей копии, щелкните Сохранить и закрыть кнопку, чтобы завершить создание списка рассылки.
Use a contact group (formerly called a “distribution list”) to send an email to multiple people—a project team, a committee, or even just a group of friends—without having to add each name to the To, Cc, or Bcc line individually.
For information about contact groups in for Mac, see Create a contact group in Outlook for Mac.
On the Navigation bar, click People.
Note: You can find People in one of two places on the Navigation bar.
If you're using the compact Navigation bar, click the People icon.
If you're using the expanded Navigation bar, click the word People.
Under My Contacts, select the folder where you want to save the contact group. Usually, you'll select Contacts.
On the Ribbon, select New Contact Group.
Give your contact group a name.
Click Add Members, and then add people from your address book or contacts list.
Note: To add someone who is not in your address book or contacts, select New E-mail Contact.
Click Save & Close.
To learn how to use your new contact group, see Send an email message to a contact group.
If you’re always emailing the same group of people, you can create a contact group (previously called a distribution list) that includes all of the recipients by using a previous email that you sent to them. Then, the next time you want to contact them or schedule a meeting with them, you can add the contact group to the To line of your message, instead of adding each person individually.
Open an email that was sent to the people you want to include in the contact group.
In the To or Cc box, highlight all the names with your mouse.
Right-click your selection, and then click Copy, or press Ctrl+C.
In the main Outlook window (not in the opened email message), click People on the Navigation bar
Click New Contact Group.
Type a name for your contact group, like Special Projects.
Click Add Members > From Outlook Contacts.
In the window that opens, right-click inside the Members box, and click Paste, or press Ctrl+V.
The people from the email will appear as a list of members for your contact group.
Click Save & Close.
Contact groups show up in your list of contacts, along with individual people. You can tell the difference by the icons that appear to the left of the names in List view. The card icon is for individual contacts and the people icon is for contact groups.
Finally, you can always add people or remove people from the contact group later.
If you have a lot of business or personal contacts that you keep in an Excel spreadsheet, you can import them straight into Outlook.
Then you can create a contact group (formerly called a “distribution list”) using the imported contact information.
Unfortunately, you can't import a list of contacts from Excel directly into a distribution list, but you can import the contacts into your Contacts folder, then use the instructions above to create a distribution list from those contacts.
For information about importing contacts from Excel, see Import contacts to Outlook.
See also
Important: Office 2010 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.
Create a contact group
Create a contact group with new names or add names from the Address Book
In Contacts, on the Home tab, in the New group, click New Contact Group.
In the Name box, type a name for the contact group.
On the Contact Group tab, in the Members group, click Add Members, and then click From Outlook Contacts, From Address Book or New Email Contact.
If you are adding a new email contact, enter the information for the person in the Add New Member dialog box.
If you are adding a member from Outlook Contacts or an Address Book, do the following:
In the Address Book drop-down list, click the address book that contains the email addresses that you want to include in your contact group.
In the list of names, click the names that you want, and then click Members. You can add names from different address books to the same contact group.
Do this for each person whom you want to add to the contact group, and then click OK.
The contact group is saved in your Contacts folder under the name that you give it.
Create a contact group by copying names from an email message
In the message that you want to copy the names from, click the names in the To or Cc box.
Right-click your selection, and then click Copy.
In Mail, on the Home tab, in the New group, click New Items, then click More Items, and then click Contact Group.
In the Name box, type a name for the contact group.
On the Contact Group tab, in the Members group, click Add Members, and then click either From Outlook Contacts or From Address Book.
At the bottom of the Select Members dialog box, in the Members box, right-click, and then click Paste.
Note: A member doesn’t have to be in your Address Book to be added to the contact group. The member's name and email address are included when you copy and paste from the original email message.
When you receive a message that includes a contact group that you want to use, you can save it to your Contacts.
Open the message that contains the contact group.
In the To or Cc box, right-click the contact group, and then click Add to Outlook Contacts.
See also
Important: Office 2007 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.
Create a distribution list
Distribution lists are stored by default in your Contacts folder. If you use a Microsoft Exchange account, your Global Address List can contain global distribution lists, which are available to everyone who uses that network. The personal distribution lists that you create in your Contacts folder are available only to you, but you can share them by sending them to others.
How many names can I include in a distribution list?
The maximum number of names that you can include in a distribution list depends on the size of the contact files (for each contact) themselves. There are no hard and fast rules but in general, a distribution list can contain between 50-70 names and e-mail addresses. A maximum number of e-mail addresses, with minimum contact file size, is approximately 125, and this can include other distribution lists.
Do one of the following:
Create a distribution list by using names in the Address Book
On the File menu, point to New, and then click Distribution List.
In the Name box, type the name of your distribution list. (For example, "Political Friends.")
On the Distribution List tab, click Select Members.
In the Address Book drop-down list, click the address book that contains the e-mail addresses you want to include in your distribution list.
In the Search box, type a name that you want to include. When the name you're searching for appears in the list below, click it, and then click Members.
Do this for each person whom you want to add to the distribution list, and then click OK.
If you want to add a longer description of the distribution list, on the Distribution List tab, click Notes, and then type the text.
The distribution list is saved in your Contacts folder under the name that you give it.
Create a distribution list by copying names from an e-mail message
In the message that you want to copy the names from, select the names in the To or Cc box.
Right-click your selection, and then click Copy on the shortcut menu.
Click the Microsoft Office Button , and under Create New Outlook Item, click Distribution list.
On the Distribution List tab, in the Members group, click Select Members.
At the bottom of the Select Members dialog box, in the Members box, right-click and then click Paste on the shortcut menu.
Note: A member does not need to be in your Address Book in order to be added to the distribution list. The member's name and e-mail address will be included when you copy and paste from the original e-mail message.
In the Name box, type a name for the distribution list.
On the Distribution List tab, in the Actions group, click Save & Close.
Distribution lists are stored by default in your Contacts folder. When you receive a distribution list from someone else, you can save it to your Contacts.
Open the message that contains the distribution list.
In the header of the message, right-click the distribution list, and then click Add to Outlook Contacts on the shortcut menu.
Use a contact group (formerly called a “distribution list”) to send an email to multiple people—a project team, a committee, or even just a group of friends—without having to add each name to the To, Cc, or Bcc line individually.
For information about contact groups in for Mac, see Create a contact group in Outlook for Mac.
On the Navigation bar, click People.
Note: You can find People in one of two places on the Navigation bar.
If you're using the compact Navigation bar, click the People icon.
If you're using the expanded Navigation bar, click the word People.
Under My Contacts, select the folder where you want to save the contact group. Usually, you'll select Contacts.
On the Ribbon, select New Contact Group.
Give your contact group a name.
Click Add Members, and then add people from your address book or contacts list.
Note: To add someone who is not in your address book or contacts, select New E-mail Contact.
Click Save & Close.
To learn how to use your new contact group, see Send an email message to a contact group.
If you’re always emailing the same group of people, you can create a contact group (previously called a distribution list) that includes all of the recipients by using a previous email that you sent to them. Then, the next time you want to contact them or schedule a meeting with them, you can add the contact group to the To line of your message, instead of adding each person individually.
Open an email that was sent to the people you want to include in the contact group.
In the To or Cc box, highlight all the names with your mouse.
Right-click your selection, and then click Copy, or press Ctrl+C.
In the main Outlook window (not in the opened email message), click People on the Navigation bar
Click New Contact Group.
Type a name for your contact group, like Special Projects.
Click Add Members > From Outlook Contacts.
In the window that opens, right-click inside the Members box, and click Paste, or press Ctrl+V.
The people from the email will appear as a list of members for your contact group.
Click Save & Close.
Contact groups show up in your list of contacts, along with individual people. You can tell the difference by the icons that appear to the left of the names in List view. The card icon is for individual contacts and the people icon is for contact groups.
Finally, you can always add people or remove people from the contact group later.
If you have a lot of business or personal contacts that you keep in an Excel spreadsheet, you can import them straight into Outlook.
Then you can create a contact group (formerly called a “distribution list”) using the imported contact information.
Unfortunately, you can't import a list of contacts from Excel directly into a distribution list, but you can import the contacts into your Contacts folder, then use the instructions above to create a distribution list from those contacts.
For information about importing contacts from Excel, see Import contacts to Outlook.
See also
Important: Office 2010 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.
Create a contact group
Create a contact group with new names or add names from the Address Book
In Contacts, on the Home tab, in the New group, click New Contact Group.
In the Name box, type a name for the contact group.
On the Contact Group tab, in the Members group, click Add Members, and then click From Outlook Contacts, From Address Book or New Email Contact.
If you are adding a new email contact, enter the information for the person in the Add New Member dialog box.
If you are adding a member from Outlook Contacts or an Address Book, do the following:
In the Address Book drop-down list, click the address book that contains the email addresses that you want to include in your contact group.
In the list of names, click the names that you want, and then click Members. You can add names from different address books to the same contact group.
Do this for each person whom you want to add to the contact group, and then click OK.
The contact group is saved in your Contacts folder under the name that you give it.
Create a contact group by copying names from an email message
In the message that you want to copy the names from, click the names in the To or Cc box.
Right-click your selection, and then click Copy.
In Mail, on the Home tab, in the New group, click New Items, then click More Items, and then click Contact Group.
In the Name box, type a name for the contact group.
On the Contact Group tab, in the Members group, click Add Members, and then click either From Outlook Contacts or From Address Book.
At the bottom of the Select Members dialog box, in the Members box, right-click, and then click Paste.
Note: A member doesn’t have to be in your Address Book to be added to the contact group. The member's name and email address are included when you copy and paste from the original email message.
When you receive a message that includes a contact group that you want to use, you can save it to your Contacts.
Open the message that contains the contact group.
In the To or Cc box, right-click the contact group, and then click Add to Outlook Contacts.
See also
Important: Office 2007 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.
Create a distribution list
Distribution lists are stored by default in your Contacts folder. If you use a Microsoft Exchange account, your Global Address List can contain global distribution lists, which are available to everyone who uses that network. The personal distribution lists that you create in your Contacts folder are available only to you, but you can share them by sending them to others.
How many names can I include in a distribution list?
The maximum number of names that you can include in a distribution list depends on the size of the contact files (for each contact) themselves. There are no hard and fast rules but in general, a distribution list can contain between 50-70 names and e-mail addresses. A maximum number of e-mail addresses, with minimum contact file size, is approximately 125, and this can include other distribution lists.
Do one of the following:
Create a distribution list by using names in the Address Book
On the File menu, point to New, and then click Distribution List.
In the Name box, type the name of your distribution list. (For example, "Political Friends.")
On the Distribution List tab, click Select Members.
In the Address Book drop-down list, click the address book that contains the e-mail addresses you want to include in your distribution list.
In the Search box, type a name that you want to include. When the name you're searching for appears in the list below, click it, and then click Members.
Do this for each person whom you want to add to the distribution list, and then click OK.
If you want to add a longer description of the distribution list, on the Distribution List tab, click Notes, and then type the text.
The distribution list is saved in your Contacts folder under the name that you give it.
Create a distribution list by copying names from an e-mail message
In the message that you want to copy the names from, select the names in the To or Cc box.
Right-click your selection, and then click Copy on the shortcut menu.
Click the Microsoft Office Button , and under Create New Outlook Item, click Distribution list.
On the Distribution List tab, in the Members group, click Select Members.
At the bottom of the Select Members dialog box, in the Members box, right-click and then click Paste on the shortcut menu.
Note: A member does not need to be in your Address Book in order to be added to the distribution list. The member's name and e-mail address will be included when you copy and paste from the original e-mail message.
In the Name box, type a name for the distribution list.
On the Distribution List tab, in the Actions group, click Save & Close.
Distribution lists are stored by default in your Contacts folder. When you receive a distribution list from someone else, you can save it to your Contacts.
Open the message that contains the distribution list.
In the header of the message, right-click the distribution list, and then click Add to Outlook Contacts on the shortcut menu.
Как создать и использовать список рассылки в Outlook?
Если вы часто отправляете электронные письма команде, вам нужно вводить или выбирать адреса электронной почты всех членов команды один за другим каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо. К счастью, в Outlook есть функция создания списка рассылки, который включает адреса электронной почты всех членов команды. Вам просто нужно выбрать список рассылки, тогда ваша электронная почта будет отправлена всем получателям, которые были указаны в списке рассылки. Следующая инструкция покажет вам, как создать и использовать список рассылки.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Создание и использование списка рассылки в Outlook
1. Запустите Outlook 2013 или 2010, нажмите Главная > Новые предметы. Смотрите скриншот:
2. Нажмите Больше элементов > Контактная группа
3. На Контактная группа лента, щелкните Добавить участников.
4. Выбрать Из адресной книги из раскрывающегося списка, чтобы добавить участников.
5. в Выберите контакты участников в диалоговом окне выберите одного из получателей и нажмите Участников олимпиады кнопка. Повторяйте эту операцию, пока этот список рассылки не будет включать адреса электронной почты всех членов группы. Затем нажмите на OK кнопку.
6. Введите имя для своего списка рассылки и нажмите Сохранить и закрыть.
Во многих случаях вам необходимо повторно отредактировать группу контактов, которую вы создали ранее, например, добавить новые контакты в эту группу или удалить из нее некоторые контакты. С помощью этого руководства вы легко узнаете, как редактировать группу контактов или список рассылки в Outlook.
Изменить группу контактов или список рассылки в Outlook:
- Добавление участников в группу контактов в Outlook
- Удаление участников из группы контактов в Outlook
- Разделить группу контактов в Outlook
- Отклонять участников из контактной группы в Outlook
Добавление участников в группу контактов в Outlook
Вы можете легко добавлять участников в контактную группу в Outlook следующим образом:
1. Перейти к Люди просмотреть, щелкнув Люди в области навигации.
2. Откройте папку, содержащую указанную группу контактов, а затем дважды щелкните группу контактов, чтобы открыть ее.
3. В окне контактной группы нажмите Контактная группа > Добавить участникови выберите нужный вариант во всплывающем раскрывающемся меню.
A, Если вы выберете Из контактов Outlook or Из адресной книги из раскрывающегося меню откроется диалоговое окно «Выбор участников». В диалоговом окне выберите папку из Адресная книга раскрывающийся список, выберите один или несколько контактов, щелкните Участников олимпиады кнопку и, наконец, нажмите кнопку OK кнопка. Смотрите скриншот:
B, Если вы выберете Новый адрес электронной почты из раскрывающегося меню появится диалоговое окно «Добавить нового члена». В диалоговом окне введите отображаемое имя, адрес электронной почты, как вам нужно, и нажмите кнопку ОК. Смотрите скриншот:
4. После добавления новых участников нажмите Контактная группа > Сохранить и закрыть чтобы сохранить изменения и закрыть окно.
Совет: легко добавлять участников контактной группы из отправителей или получателей электронных писем в Outlook.
Обычно мы можем скопировать отправителя или получателя из электронного письма, а затем добавить его в качестве члена контактной группы с помощью Добавить участников > Из адресной книги, и кажется, что нет способа добавить нескольких отправителей или получателей нескольких писем в группу контактов сразу. Но с отличным Добавить в группы Функция Kutools for Outlook, вы можете легко добавить нескольких отправителей или получателей писем в группы контактов в Outlook всего за несколько кликов. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Удаление участников из группы контактов в Outlook
Выполните следующие действия, чтобы удалить участников из контактной группы в Outlook.
1. Перейти к Люди просмотреть, щелкнув Люди в области навигации.
2. Откройте папку, содержащую указанную группу контактов, а затем дважды щелкните группу контактов, чтобы открыть ее.
3. В окне контактной группы выберите одного или нескольких участников, которых вы хотите удалить, и нажмите Контактная группа > Удалить участника.
4. Затем указанные участники удаляются. Продолжайте нажимать Контактная группа > Сохранить и закрыть чтобы сохранить изменения и закрыть окно.
Разделить группу контактов в Outlook
Если в Outlook есть большая группа контактов с несколькими участниками и вы хотите разделить ее на две группы контактов, вы можете применить Разделить на контактную группу особенность Kutools для Outlook чтобы сделать это.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, вы можете попробовать их бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Перейти к Люди просмотреть, щелкнув Люди в области навигации.
2. Выберите группу контактов, которую вы разделите, и нажмите Кутулс Плюс > Контактная группа > Разделить на группу контактов.
3. В диалоговом окне Разделить на группу контактов отметьте участников, которых вы разделите в новую группу контактов, и нажмите кнопку Ok кнопку.
4. В появившемся диалоговом окне «Новая группа контактов» назовите новую группу контактов и щелкните значок OK кнопку.
Теперь вы увидите, что указанная группа контактов была разделена, а отмеченные участники перемещены в новую группу контактов. Смотрите скриншот:
Отклонять участников из контактной группы в Outlook
Если вы хотите разбить группу контактов и сохранить каждого участника как отдельный контакт в Outlook, вы можете применить Ломать (Контактная группа) особенность Kutools для Outlook для его достижения.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, вы можете попробовать их бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Перейти к Люди просмотреть, щелкнув Люди в области навигации.
2. Выберите группу контактов, которую вы разделите, и нажмите Кутулс Плюс > Контактная группа > Ломать.
2. В диалоговом окне «Разрыв» нажмите Все кнопку, чтобы проверить всех участников, а затем нажмите кнопку Ok кнопку.
Советы: Если вы хотите уволить только некоторых участников, пожалуйста, отметьте их вручную по мере необходимости.
Теперь все отмеченные участники удаляются из контактной группы и сохраняются как отдельные контакты. Смотрите скриншот:
Статьи по теме:
Добавить контакты из списка рассылки (группы контактов) в Outlook
Добавить контакт из электронной почты легко, щелкнув меню правой кнопкой мыши в Outlook, но как насчет добавления контакта из списка рассылки (группы контактов)? А что делать, если добавить несколько контактов из списка рассылки (группы контактов)? В этой статье будут представлены два решения.
Добавить несколько отправителей писем в список рассылки (контактную группу) в Outlook
Возможно, вы знаете, как добавить отправителя одного электронного письма в качестве контакта в Outlook, но как насчет добавления отправителя одного электронного письма напрямую в список рассылки (группу контактов)? А что, если добавить нескольких отправителей писем в один или несколько списков рассылки (контактных групп) в Outlook? Предлагаемые ниже решения помогут вам легко работать!
Массовое добавление контактов в группу контактов в Outlook
Outlook не предоставляет прямого метода массового добавления контактов в группу контактов. Если вы действительно хотите добавить сразу несколько контактов в группу контактов, вот вам хитрость.
Сохранить полученный список рассылки или группу контактов в Outlook
Во время работы с Outlook вы можете получать список рассылки или контактную группу от других. Что бы вы сделали для сохранения этого списка рассылки в папке контактов Outlook? Собственно, в Outlook очень просто сохранить полученный список рассылки или группу контактов. Вы можете просмотреть приведенное ниже руководство для получения более подробной информации.
Читайте также: