Как сделать рассылку из 1с по электронной почте
В программе 1С:ЗУП 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте, но немногие об этом знают. Юлия Макридина , специалист-консультант по 1С, подробно показала, как настроить такую рассылку.
Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.
В письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны выдаваться работникам. Способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Если вы еще не используете сервис «1С:Кабинет сотрудника» для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам, то можно настроить рассылку расчетных листков по электронной почте в программе 1С.
Рассылка настраивается двумя способами:
Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта.
Настройка учетной записи электронной почты
Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» – «Органайзер» – «Настройка системной учетной записи».
Настройка параметров
Далее настраиваем параметры для отправки расчетных листков работникам в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Рассылки отчетов.
Создание настроек для рассылки
По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки, установив соответствующие настройки.
Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его электронной почты.
Получатели: физические лица.
Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».
В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки».
В связи с пандемией COVID-19, многие работодатели перевели сотрудников на дистанционную работу. Специалистам кадровых служб пришлось единовременно формировать и отправлять всем работникам дополнительные соглашения о переводе на удаленку.
Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.
Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу.
Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку
В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.
Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.
Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его в разделе «1С:Обновление программ» на Портале 1С:ИТС .
Установка производится в меню Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения.
В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.
Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры — Сервис — Оформление переводов на удаленную работу.
По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.
В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.
Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.
Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.
В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники — Личные данные — Email).
В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование — Органайзер — Настройка системной учетной записи).
В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.
По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.
Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании
В версии 3.1.13.151 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 форма Оформление переводов на удаленную работу предоставляется в формате Расширения. В ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.
Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т. п.
Кнопкой Изменить вносятся изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленные Параметры макета, выделенные в тексте символами « «.
- Работодатель:
- ПолноеНаименованиеОрганизации;
- ОрганизацияВРодительномПадеже;
- АдресОрганизации;
- ТелефонОрганизации;
- АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
- ДолжностьРуководителя;
- ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
- ФамилияИнициалыРуководителя;
- ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
- ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
- Работник:
- ФамилияИнициалы;
- ФИОВРодительномПадеже;
- ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
- НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
- ПаспортныеДанные;
- АдресФактический;
- Телефон;
- АдресЭлектроннойПочты.
- Даты:
- ДатаЗаявления;
- ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
- ДатаДополнительногоСоглашения.
В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.
Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.
Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.
Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.
Допустим, есть задача, сформировать программное электронное письмо шаблон и в него вставлять какой-то свободно изменяемый текст в зависимости от ситуации а-ля официальный бланк на бумаге. Разберём на примере поздравления с новым годом наших горячо любимых клиентов! УРА! И сделаем мы это без помощи дизайнеров и верстальщиков! УРА!
Допустим, у вас есть некий официальный или фирменный бланк в WORD (не реклама).
А если нет, то вы я думаю, легко его сможете в том же WORD создать. Для примера я создал:
Понял, что меня устраивает такой дизайн, делаю его пригодным для внутрипрограммного «парсинга». Т.е. раставляю метки, которые позже буду использовать.
Для себя нашел самый простой способ конвертировать его в HTML в том же WORDе. Просто сохраняем его в HTML и открываем с помощью браузера CHROME (не реклама).
А затем подготавливаем небольшую обработку. Чтобы легко и быстро конвертировать код HTML в строку 1С. Может можно иначе, но я решил так.
Создал внешнею обработку, на форме два реквизита оба строковые «Исходный» и «Конвертированный», одна команда «Конвертировать».
Код команды "Конвертировать":
Теперь мы готовы и возвращаемся в CHROME к нашей заготовке. Правой кнопкой по самому полю страницы вызываем контекстное меню и выбираем пункт «Просмотреть код страницы».
Копируем его весь, не парьтесь вы же ни верстальщик и ни дизайнер, по этому просто пока бездумно всё забираем (но конечно можете блеснуть знанием HTML и сверстать так как вам угодно, но мне это не интересно пока), вставляем в нашу свежеиспеченную обработку и конвертируем ;)
Всё текст готов для вставки в код.
2. Создаем рассыльщик с поддержкой HTML
Теперь займёмся написанием процедуры отправки почты. В примере создадим обработку, через которую будет производиться отправка почты.
Реквизиты все строкового типа: Адреса, Должность, ЗаголовокПисьма, Подпись, ТекстПисьма, ТемаПисьма и ФИО.
После проверки кода, конфигуратор выдаст ошибку: «Процедура или функция с указанным именем не определена (СформироватьТекстПисьма)». Вот и переходим к конечному пункту формированию самого письма.
Создаем новую функцию и одну текстовую переменную в ней для начала «Шаблон», которой присваиваем заранее скопированный из буфера конвертированной в обработке созданной нами выше текст, просто не задумывая с набор этих букв.
Нужно главное не забыть! Что у нас есть картинка, и её придётся ручками под редактировать в коде… Сейчас путь указан «src=""Информационно1.files/image001.jpg""». Где это 1С не поймёт, по этому я создал папочку и положил картинку в неё и разместил все для примера на диске С.
Получил новый путь и вставлю его в тег SRC. Выходит «src="" C:\public\logo.jpg""».
ВНИМАНИЕ! Если папка шара, то путь указывается с одним слешем типа «src="" \192.168.1.1.\Bid\kotov\logo.jpg», 1С и это съест нормально. Почему один не знаю, но так работает у меня проверено ;)
Вот теперь после присвоения переменной «Шаблон», будем её изменять и редактировать программно всего одной функцией СтрЗаменить и идти к успеху! Вы же помните наши метки, по ним и будем ориентироваться. Готовая функция:
Запускаем обработку, заполняем данными и отправляем поздравительный спам :)
Результат проверил на разных почтовых сервисах, программах и устройствах:
А вот в мобильной версии из меня не удачный верстальщик ;)
По этому смотрите сами, корректируйте и выстраивайте шаблон так в WORDе, чтобы он читабелен был везде ;)
Мы имеем возможность создать свой универсальный шаблон, в который можно выводить отчет, вставлять разные картинки от ситуации, конечно потребуется минимальное понимание HTML (для динамического формирования таблицы и её заполнения), но это позволит создавать рассылку или уведомления более привлекательными. А это хороший шаг в Email-маркетинге иметь привлекательное письмо.
Можно развить шаблон до формата редактирования его прямо в 1С используя одну из многочисленных обработок:
Но лично мне удобнее и проще показалось создать шаблон в ворде, чем ковыряться в html-редакторе.
Удачного кодинга! С наступающим Новым Годом!
ПС (добавим таблицу значений в официальное письмо):
Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.
Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу
Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку
В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.
Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.
Ставьте нам лайк и подписывайтесь на наш канал - вам не сложно, а мы будем знать, что не зря работаем и пишем для вас :)
Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его в разделе «1С:Обновление программ» на Портале 1С:ИТС .
Установка производится в меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.
В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список, необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.
Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры – Сервис – Оформление переводов на удаленную работу.
По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.
В программе автоматически формируется вступительное письмо , одинаковое для всех сотрудников с разъяснением: какой комплект документов и в связи с чем им направляется.
Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.
Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры ) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.
В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса ( меню Сотрудники – Личные данные - Email ).
В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование – Органайзер - Настройка системной учетной записи ).
В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения , которые отображаются в печатных формах.
По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.
Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки .
Настройка учетной записи для отправки почты
Для создания и настройки «учетки» зайдем в раздел «Администрирование-Органайзер».
Рис.1 Настройка учетной записи
В открывшемся окне переходим по гиперссылке «Настройка системной. ».
Рис.2 Настройка системной учетной записи
Вводим адрес своей электронной почты и указываем имя отправителя, от лица которого будут отправляться письма. Здесь может быть как название организации, так и данные конкретного сотрудника. Активируем «Для отправки писем» (при необходимости можно поставить галку и «Для получения писем»), оставляем переключатель в положении «Определить параметры подключения автоматически» и жмем «Создать».
Рис.3 Определить параметры подключения автоматически
После некоторого ожидания, проверив настройки созданной записи, программа сообщит об успешной настройке. Нажав кнопку «Перейти», можно открыть и посмотреть созданную учетную запись в программе.
Рис.4 Проверка настроек
Рис.5 Создание учетки почты
Все настройки «учетки» программа установит автоматом.
Рис.6 Системная учетная запись
Жмем «Записать и закрыть». Наша цель достигнута.
Настройка подписи в письме
Перейдем в раздел меню «Главное-Персональные настройки».
Рис.7 Персональные настройки
Перейдя по гиперссылке «Настройки», выбираем учетную запись, и в поле «Подпись» вставляем или пишем текст, который будет добавляться в конце письма. Здесь же мы можем установить галочку «Отправлять копии исходящих писем по адресу». В этом случае на электронную почту будут приходить копии отправленной корреспонденции из программы 1С.
Рис.8 Галочка «Отправлять копии исходящих писем по адресу»
Настройка электронной почты контрагента
В справочнике «Контрагенты» при заполнении данных в разделе «Адрес и телефон», есть поле «Email». Туда мы должны заносить адреса почтовых ящиков всех наших контрагентов. Если у организации несколько адресов, мы можем добавить дополнительные поля, с помощью «Добавить-Email».
Рис.9 Настройка электронной почты контрагента
Отправка электронной почты контрагенту
Рис.10 Почтовый значок в журнале
Рис.11 Почтовый значок в документе
Рис.12 Почтовый значок в отчете
Рис.14 Прикрепленный документ
Рис.15 Изменение формата вложения
Рис.16 Отправление письма
На примере – отправка отчета ОСВ по счету.
Рис.17 Отправка отчета ОСВ по счету
Читайте также: