Как настроить кадровый учет в 1с 8 3
«1С:Бухгалтерия 8.3» редакции 3.0 позволяет автоматически начислять сотрудникам зарплату, рассчитывать средний заработок для больничных листов и отпусков, начислять НДФЛ и обязательные страховые взносы с ФОТ, формировать отчетность.
Для выполнения этих функций необходимо правильно настроить 1С для учета зарплаты.
Параметры учета 1С
В данной форме на вкладке «Зарплата и кадры» доступны для выбора следующие опции:
- кадровый и зарплатный учет – осуществляется в 1С Бухгалтерия 8.3 или во внешней (1С ЗУП);
- как будут учитываться расчеты с персоналом – сводно по всем сотрудникам или детализированно по каждому;
- будет ли нужен в программе учет больничных листов, отпусков, исполнительных документов;
- пересчитывать ли автоматически документ «Начисление зарплаты»;
- какой вариант кадрового учета применять – полный или упрощенный (в последнем случае кадровые документы не формируются как отдельные объекты).
Способы учета зарплаты в 1С
Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Способы учета зарплаты
Данный справочник предназначен для настройки в 1С способов бухгалтерского учета зарплаты. Каждый способ содержит счет бухучета и статью затрат для отнесения зарплаты. В информационной базе уже создан один способ, который называется «Отражение начислений по умолчанию», с указанием счета 26 и статьи «Оплата труда». Бухгалтер может при необходимости изменить этот способ или же создать новые.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Начисления и удержания
Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Начисления (Удержания)
Начисления – это виды расчета для зарплаты и других выплат. По умолчанию в 1С 8.3 здесь созданы: оплата по окладу, отпуска – основной и по беременности и родам, больничные. Для каждого начисления указано:
- облагается ли оно НДФЛ, код дохода по НДФЛ;
- вид дохода для обложения страховыми взносами;
- вид расхода при расчете налога на прибыль;
- способ учета (см. предыдущий пункт). Если он не выбран, программа будет использовать «Отражение начислений по умолчанию».
Бухгалтер может, если это необходимо, создавать новые начисления для оплаты труда и выбирать в них требуемые параметры. Начисление можно назначить конкретному работнику (при приеме в штат или переводе).
Удержания – виды расчета, которые служат для отражения удержанных у сотрудников сумм. В программе имеется предопределенное «Удержание по исполнительному документу». Возможно создание новых удержаний – например, профсоюзных взносов или взносов по добровольному пенсионному страхованию.
Настройки учета зарплаты
Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Настройки учета зарплаты
Данные настройки производятся по каждой организации отдельно. В форме настроек есть несколько вкладок.
Бухучет зарплаты. На вкладке «Зарплата» указывают способ учета зарплаты, который будет основным для данной организации. Программа будет его использовать, если для начисления не выбрано другое. Также здесь можно выбрать способ отражения для списания депонированных сумм.
Налоги и взносы с ФОТ. На данной вкладке содержатся параметры для автоматического расчета и начисления НДФЛ и страховых взносов с ФОТ:
- вид тарифа для страховых взносов;
- наличие профессий, по которым начисляются дополнительные взносы, занятость сотрудников в тяжелых или вредных условиях;
- ставка взносов в ФСС по страхованию от производственных несчастных случаев и ПЗ;
- особенности исчисления НДФЛ.
Резервы отпусков. Здесь можно включить возможность формирования резерва отпусков, указав при этом предельную сумму отчислений за год, процент ежемесячных отчислений, способ учета.
Территориальные условия. Эта вкладка в 1С 8.3 заполняется в случае применения районного коэффициента или северной надбавки. Обратите внимание, что районный коэффициент указывается в виде дробного числа и должен быть больше единицы. Например, если надбавка по нему составляет 15%, то здесь следует написать: 1,15. При отсутствии надбавки значение будет составлять 1. В поле ниже в случае необходимости выбирается вид особых территориальных условий местностей.
Для периодических реквизитов необходимо указывать месяц, с которого они начинают действовать.
В тех ситуациях, когда в вашей компании работает небольшое количество человек, вы можете вести как кадровый учет, так и документы начисления оплаты труда в данной программе. Мы обратили внимание на количество сотрудников не просто так. Причина заключается в том, что некоторым функционалом вы сможете воспользоваться только, если у вас работает не более 60 человек.
В поле поздних релизах 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 немного поменялся интерфейс настройки, но функционал, по сути, остался прежним. Найти его вы сможете в меню программы «Администрирование» — «Параметры учета». В появившейся форме нажмите на ссылку «Настройки зарплаты».
Интерфейс интересующих нас настроек довольно прост, ведь теперь все скомпоновано в одном окне. Ниже мы детально опишем все разделы.
Общие настройки
Первым делом нам необходимо указать, что учет расчетов по зарплате и кадровый учет будут вестись в данной 1С Бухгалтерия. Без этого остальные настройки будут недоступны. Если он ведется во внешней программе, зачастую подразумевается ЗУП, но может быть и любая другая.
Для настройки учета заработной платы нажмите на ссылку, как показано на изображении ниже.
Если вы планируете вести учет сразу по нескольким организациям, то такую настройку нужно будет производить для каждой в отдельности.
На вкладке «Зарплата» указывается способ ее отражения в бухучете, который выбирается из специального справочника. Его заполнение мы будем рассматривать позднее. В нем так же указывается счет, по которому будут проводиться затраты. Так же укажем, с какого периода изменения вступят в силу.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
На этой вкладке указывается число выплаты заработной платы, отражение в учете депонентов и порядок выплаты больничных. Обратите внимание, что НДФЛ и страх. взносы настраиваются отдельно. К ним можно перейти, нажав на соответствующую гиперссылку в нижней части формы.
В случае, когда в вашей фирме должно быть предусмотрено формирование резерва отпусков, перейдите ко второй вкладке данного окна.
В некоторых компаниях действуют некоторые особые надбавки за территориальные условия, например, северная надбавка, районный коэффициент, укажите эту информацию на вкладке «Территориальные условия».
Расчет зарплаты
В разделе «Расчет зарплаты» можно сделать доступным функционал ведения учета больничных, отпусков и исполнительных документов. Как говорилось ранее, такой функционал доступен только для компаний, где работает менее шестидесяти сотрудников. Так же здесь рекомендуется установить флаг и на втором пункте. Это нужно для удобства работы с документами начисления заработной платы.
Из рассматриваемого нами раздела вы можете перейти к перечню видов начислений и удержаний по одноименным гиперссылкам. Как отображено на изображении ниже.
В этих списках изначально есть уже некоторые элементы, но вам доступно изменение и добавление своих. К примеру, в состав начислений можно внести особую премию, а в состав удержаний – оплату за аренду имущества предприятия сотрудниками.
Отражение в учете
Выше мы описывали настройку учета зарплаты. Способы учета можно изменять в разделе «Отражение в учете» по ссылке, изображенной на рисунке ниже.
В нашем примере используется отражение начислений по умолчанию. Все затраты мы будем относить на 26 счет со статьей затрат «Оплата труда».
Кадровый учет
Для более полной и удобной работы с программой кадровый учет лучше сделать полным. В таком случае сотрудники кадровой службы смогут вносить данные о приемах, переводах и увольнениях работников.
После внесения в 1С 8.3 всех необходимых настроек вы сможете вести как кадровый учет, так и расчет начислений сотрудникам. Конечно же, функционал в программе 1С:Бухгалтерия уступает 1С:ЗУП, но для небольших компаний его более чем достаточно.
В каждой организации могут быть свои особенности работы с кадрами и расчетов по зарплате. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 есть возможность гибкой настройки работы. Можно включить нужные функции и отключить ненужные — это очень удобно. Рассмотрим подробнее начальную настройку в 1С ЗУП 8.3.
Помощник по настройке
При первом запуске пустой базы открывается специальный помощник. В нем задаются вопросы об организации и особенностях ведения учета. По ответам автоматически устанавливаются необходимые настройки.
На первом этапе выбираем, как начать работу: настроить с нуля или перенести данные из другой программы.
При выборе второго варианта откроется список программ, с которых можно перейти: ЗУП 2.5, ЗУП 7.7 или БП 3.0.
Далее разберем настройку с нуля.
На втором этапе выходит окно с порядком работы с помощником. При этом мы можем закрыть помощник, а настройку произвести отдельно (без помощника). Для этого нужно установить флажок «Отказаться от начальной настройки программы» и нажать кнопку «Закрыть помощник начальной настройки».
Как управлять помощником:
- По стрелкам вправо и влево переходим по этапам.
- По кнопке «Применить настройки» сохраняются сделанные изменения.
- Снизу отображается прогресс прохождения этапов (желтая полоска).
- Если закрыть помощник, он будет открываться каждый раз, пока не подтвердим завершение работы. Это можно сделать на последнем этапе.
- Если ошиблись при установке какой-либо настройки, не страшно — как уже отмечали, к настройкам можно вернуться позже.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Таким образом, проходим пошагово все этапы помощника и ставим нужные начальные настройки.
Настройка кадрового учета
Если мы отказались от помощника или подтвердили завершение работы, к настройкам можно вернуться.
Для кадрового учета зайдем в меню «Настройка — Кадровый учет».
Откроется окно, где будут доступны флажки и другие параметры.
Также есть функция печати настроек.
Настройка зарплаты
Для зарплаты зайдем в меню «Настройка — Расчет зарплаты».
Учетная политика
Кроме настроек кадрового учета и зарплаты нужно задать учетную политику. Для этого зайдем в карточку организации и на закладке «Учетная политика и другие настройки» перейдем по ссылке «Учетная политика».
Здесь задаются настройки страховых взносов, НДФЛ, пособий ФСС, а также определяются особенности расчета зарплаты в конкретной организации.
Несмотря на то, что функционал кадрового учета и расчета зарплаты Бухгалтерии 8.3 ограничен, можно довольно успешно вести учет и рассчитывать зарплату персонала небольшой организации. Чтобы делать это легко, полезно изучить настройки и возможности учета и расчета заработной платы в 1С.
Из статьи вы узнаете:
- как настроить параметры учета зарплаты, чтобы вам было удобно, даже при наличии различных условий оплаты работников;
- как настроить резерв отпусков;
- как учесть территориальные особенности расчета зарплаты.
Общие настройки
Настройка параметров учета зарплаты осуществляется из раздела;
- Администрирование — Настройки программы —Параметры учета — Настройки зарплаты ;
- Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты .
Настройки зарплаты доступны только если установлен флажок Сотрудники на вкладке Сотрудники в настройках Функциональности , раздел Главное – Настройки – Функциональность .
Прежде всего, необходимо установить способ ведения расчетов:
Установка переключателя В этой программе означает, что в программе будут доступны для формирования:
Документы по расчету и выплате заработной платы:
Кадровые документы будут доступны, только если включен флажок Кадровые документы на вкладке Сотрудники в настройках Функциональности
Настройки учета зарплаты
Для перехода к следующему разделу Настройки учета зарплаты необходимо пройти по ссылке Порядок учета зарплаты .
Параметры учета зарплаты в разделе Настройки учета зарплаты устанавливаются для организации в целом и будут применяться, если иное не установлено для отдельных объектов учета.
На вкладке Зарплата устанавливаются следующие параметры.
Отражение в учете зарплаты
- Способ отражения в бух. учете — основная, наиболее часто используемая проводка по начислению зарплаты в Организации. Данный способ будет использоваться для начисления зарплаты сотрудникам, которым не определен «собственный» способ учета зарплаты в справочнике Сотрудники .
- для отдельных начислений, задается в справочнике Начисления ;
- для отдельных работников, задается в справочнике Сотрудники ;
- общий для всех начислений и работников, задается на вкладке Зарплата раздела Настройки учета зарплаты .
Автоматически в базе устанавливается способ Отражение начислений по умолчанию (26 счет). В программе он задан как наиболее часто используемый для отражения начислений на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Другие способы отражения зарплаты в учете можно установить для отдельных начислений из справочника Способы учета зарплаты , который доступен из:
- Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты .
- Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты .
В справочнике Способы учета зарплаты можно настроить и сам элемент — соответствующий способ учета.
- Отношение к ЕНВД — устанавливается для основного Способа отражения в бух. учете . Будет применяться по умолчанию, если иное не задано для отдельных работников в справочнике Сотрудники . Возможны варианты:
- Полностью на ЕНВД;
- Не относится к ЕНВД;
- Определяется ежемесячно.
- Действует с — дата с которой применяются перечисленные выше настройки.
Данная настройка имеет ссылку История , поэтому Способ отражения и Отношение к ЕНВД могут меняться на протяжении работы организации. Все периоды со своими настройками будут учитываться при формировании документов и отчетов.
Выплата зарплаты и аванса
Данные настройки устанавливают сроки выплаты зарплаты:
- Зарплата выплачивается _ числа месяца, следующего за расчетным — за вторую половину месяца.
- Аванс выплачивается _ числа расчетного месяца — за первую половину месяца.
Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна быть установлена не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который зарплата начислена (п. 4 ст. 136 ТК РФ).
Также можно установить Размер аванса :
- Общий для всех сотрудников :
- Процентом от оклада _ %
- Фиксированной суммой _ руб.
Если выбрано Устанавливается индивидуально каждому сотруднику , то в документах Прием на работу и Кадровый перевод появляется поле Аванс , в котором устанавливается размер аванса:
Если требуется изменить уже установленное правило выплаты аванса для отдельного сотрудника, то необходимо использовать документ Кадровый перевод .
Отражение в учете депонентов
В 1С отражение депонентов в учете настраивается для формирования корректной проводки при списании депонированной суммы в доход организации. Если работник свою зарплату так и не получил, то бухгалтер формирует документ Списание депонированной зарплаты в доход предприятия .
Как правило в этом разделе выбирается уже созданный способ отражения в учете:
Способ выбирается из справочника Способы учета зарплаты — того самого, который использовался для выбора способа отражения в учете начисленной заработной платы.
Пилотный проект ФСС
Раздел Пилотный проект ФСС имеет отношение не столько к учету заработной платы, сколько к начислению и учету пособий по обязательному социальному страхованию.
В поле Выплата больничных устанавливается отношение к Пилотному проекту ФСС:
- Выполняется страхователем (организацией) — страхователи, ведущие деятельность в регионе, не включенном в пилотный проект.
- Передана в ФСС с — выбирается с датой, с которой регион страхователя вступил в пилотный проект.
Резервы отпусков
Настройка резервов отпусков производится на вкладке Резервы отпусков . Панель настроек становится активной, если стоит флажок:
На вкладке Резервы отпусков устанавливаются единые правила для налогового и бухгалтерского учета резерва, в соответствии со ст. 324.1 НК РФ.
Необходимо установить параметры:
- Предельная сумма отчислений в год _ руб .
- Ежемесячный процент отчислений от ФОТ _ % .
- Действует с — год с которого формируется резерв по заданным правилам.
Параметр Действует с имеет историю. В ссылке История фиксируются все изменения в формировании резерва отпусков за все периоды ведения учета.
Для инвентаризации оценочного обязательства резерв отпусков устанавливается параметр:
- Продолжительность ежегодного отпуска работников _ календарных дней — ставится продолжительность ежегодного отпуска по организации в целом. Может использоваться среднее значение.
Для отражения в учете формируемого резерва и сумм отпускных, начисленных за счет резерва, устанавливается параметр:
- Резерв отпусков — Резерв ежегодных отпусков, предопределенный элемент справочника Оценочные обязательства и резервы .
Указанный вид резерва образует субконто счета:
- 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям»;
- 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам».
При начислении и использовании резерва ежегодных отпусков субконто Резерв ежегодных отпусков будет подставляться в проводки:
- Дт 26 (20,25,44) Кт 96.01.1 – начисление резерва отпусков по вознаграждениям;
- Дт 26 (20,25,44) Кт 96.01.2 – начисление резерва отпусков по страховым взносам;
- Дт 96.01.1 Кт 70 – начисление отпускных за счет резерва отпусков;
- Дт 96.01.2 Кт 69 – начисление страховых взносов с отпускных за счет резерва отпусков.
Территориальные условия
На вкладке Территориальные условия устанавливаются параметры учета надбавок к заработной плате в соответствии с федеральными или региональными законами.
Основные параметры настроек:
- Флажок Северная надбавка — устанавливается, если территория, где трудятся сотрудники организации, относится к районам Крайнего Севера или приравненной к ним местностью.
В 1С 8.3 Бухгалтерия отсутствует автоматический расчет зарплаты с учетом северных надбавок из-за сложности порядка расчета данной доплаты, учитывающего район и стаж работы в нем сотрудников. Но установленный флажок создает вид начисления Северная надбавка в справочнике Начисления .
А также позволяет настроить для каждого работника в справочнике Сотрудники процент северной надбавки в зависимости от стажа, следить за размером которой бухгалтеру придется вручную.
- Флажок Надбавка по районному коэффициенту — устанавливается, если на территории утвержден районный коэффициент:
- Районный коэффициент, утвержденный местными органами власти;
- Районный коэффициент, утвержденный федеральными органами власти.
Территориальные условия фиксируются в Истории .
В 1С можно задать районные коэффициенты и территориальные условия для обособленных подразделений по ссылке внизу.
Расчет зарплаты
Группа настроек Расчет зарплаты находится в разделе Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты .
Автоматический расчет отпусков, больничных, удержаний
В старых релизах программы, чтобы иметь возможность проводить начисления отпусков, больничных пособий и удержаний по исполнительным листам в 1С, необходимо было установить флажок напротив Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов .
После версии 3.0.67 из настроек зарплаты удален указанный флажок.
и производится по умолчанию работа с документами:
- Больничный лист . Подробнее о начислении больничных
- Отпуск . Подробнее о начислении и выплате отпускных
- Исполнительный лист . Подробнее об удержаниях по исполнительным документам
Возможность вести в программе учет больничных, отпусков и удержаний по исполнительным документам есть только в том случае, если численность работников по организации не превышает 60 человек.
Когда в базе ведется несколько организаций и численность хотя бы одной из них свыше 60 человек, автоматический расчет больничных, отпусков и удержаний по исполнительным документам будет недоступен.
Зарплата по обособленным подразделениям
Расчет зарплаты по обособленным подразделениям ведется, если в 1С 8.3 Бухгалтерия установлен соответствующий флажок.
Данный функционал необходим для формирования отчетности по НДФЛ по разным КПП и ОКТМО, а также для представления отчетов в разные ИФНС.
Действует ограничение по численности в 60 человек для ведения зарплаты в программе по обособленным подразделениям.
Справочник Начисления
По ссылке Начисления
открывается одноименный справочник, который в базовой поставке 1С имеет следующий вид:
Каждый из видов начислений имеет корректные настройки. Виды начислений используются в документе Начисление зарплаты , а также при начислении соответствующих выплат в специальных документах:
Подробнее на примере начисления Оплаты за время в командировке
При необходимости справочник Начисления можно дополнять.
Справочник Удержания
По ссылке Удержания
открывается справочник Удержания , который в первоначальном виде содержит следующие элементы:
Виды удержаний используются в документе Начисление зарплаты для удержания из начисленного дохода выплат в пользу третьих лиц или организации. Подробнее на примере Удержания по исполнительному листу
Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Если же мы научимся настраивать программу 1С ЗУП 8.3 без помощника, мы потом в процессе учета сможем правильно определить, что и где нам нужно подкорректировать.
Итак, начнем. Все настройки, которые нам понадобятся, находятся в пункте меню «Настройки» главного меню. В данном разделе имеются три ссылки, которые касаются:
- Расчета зарплаты;
- Кадрового учета;
- Реквизитов организации.
Именно их мы и будем рассматривать:
Реквизиты организации
Начнем с этого пункта. В первую очередь необходимо добавить хотя бы одну организацию. Хотя бы наименование, но лучше сразу занести все реквизиты, чтобы больше к этому не возвращаться. Объясню, почему нужно начать с этого этапа. При вновь установленной программе версии 2.5 автоматически создавалась организация (не помню точно, с каким названием, но это не важно).
В версии 1С ЗУП 3.0 в справочнике «Организации» изначально не создается ничего. И вести учет будет невозможно.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Поэтому заходим по ссылке «Организации» в форму списка справочника и нажимаем Создать. В открывшемся окне заполняем реквизиты организации:
Пройдемся по закладкам формы и отметим наиболее важные реквизиты.
- На закладке «Главная» важно заполнить данные о регистрации в налоговом органе. Эти данные важны для правильного отражения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Не забудьте прежде заполнить название организации и главное – ИНН. Без этого ссылка на заполнение данных о регистрации работать не будет.
- Закладки «Основные сведения» и «Адреса и телефоны» я описывать не буду, здесь и так все ясно.
- В закладках «Коды» и «Фонды» содержатся сведения для формирования регламентированной и прочей отчетности, поэтому обязательно их заполняем.
- Особое внимание стоит обратить закладке «Учетная политика». Здесь находится несколько ссылок. Больше всего нас интересует ссылка «Учетная политика», так как здесь находятся наиболее значимые показатели. Остальными ссылками тоже не стоит пренебрегать и заполнить все реквизиты по максимуму. Все реквизиты имеются в бухгалтерии на бумажных носителях, и нужно только внимательно их разнести.
Настройка пункта «Расчет зарплаты»
Если мы зайдем в раздел настроек расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.0, то помимо флажков, влияющих на тот или иной параметр, мы увидим ссылку «Настройка состава начислений и удержаний». Если зайти по этой ссылке, откроется окно с закладками:
Здесь находится много важных параметров. Например, вкладка «Учет отсутствий» влияет на видимость некоторых документов. Если установить флажок «Командировки», то в системе появится возможность создавать документ «Командировка», и в справочнике начислений создастся соответствующее начисление.
Поэтому на часто задаваемый вопрос: «Почему я не вижу документа в 1С ЗУП?» в 90% случаев можно отвечать: «Смотрите настройки».
В основном к каждому флажку в программе имеется пояснение. Если по какому-то пункту возникнут вопросы, пишите. В дальнейшем я возможно напишу отдельные статьи по некоторым настройкам.
Кадровый учет
Здесь настроек поменьше, и принцип тот же. Имеется ссылка на окно с закладками «Настройка штатного расписания», не пропустите.
Отдельно хочется отметить две настройки:
- «Используется работа по неполной ставке» – в документах «Прием на работу» и «Кадровый перевод» возникает возможность проставлять для сотрудника неполное количество ставок.
- «Используются подработки» – при установке данной опции появляется возможность создавать документы «Назначение подработки» и «Прекращение подработки». Эти документы открывают новые и довольно интересные возможности.
Читайте также: