Где 1с хранит все электронные документы которые передали с помощью электронного документооборота
Электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы и экономит ресурсы компании. Власти анонсируют полный переход на ЭДО к 2024 году. Однако, для этого необходимо устранить пробелы в нормативной документации и обеспечить бизнесу комфортный переход к новым реалиям. Расскажем, какие проблемы сегодня возникают при хранении и подтверждении значимости электронных документов, и как планируют их устранить.
Где хранят электронные документы
Сегодня электронные документы хранят следующими способами:
1. В собственном архиве компании.
Документы хранятся в папках на компьютере, доступ к которому имеют определенные сотрудники. Например, в бухгалтерии.
2. На внешних носителях.
Документы записывают на флешки или внешний жесткий диск и хранят в сейфе или другом защищенном месте.
3. В облачном архиве.
Компания заключает соглашение с облачным сервисом и хранит документы в защищенном хранилище с ограниченным доступом.
4. В архиве оператора ЭДО.
Компания заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере оператора ЭДО.
Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для ЭДО с контрагентами и хранения архива электронных документов.Удобная тарифная сетка и бесплатный промопериод помогут сократить затраты на обмен документами.
Какие правила хранения действуют сейчас
Обеспечение долговременной сохранности электронных документов регулирует ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR.
В соответствии с ГОСТ электронный документ должен сохранять информативность и достоверность на протяжении всего срока хранения.
Вот основные требования ГОСТ:
- Понятная структура наименования файла и его расположение в соответствующей группе документов по принадлежности. То есть важно, чтобы документ было легко найти и понять к какому периоду, сделке или контрагенту он относится.
- Возможность открытия, прочтения, перезаписи и проверки состояния документа спустя продолжительное время. То есть у компании должно быть программное обеспечение для работы с нужным форматом файлов.
- Обеспечение безопасности электронного хранилища, регламентирование доступа к архиву.
- Стабильная среда для носителей информации, чтобы избежать порчи данных.
Также особенности хранения электронных документов изложены в приказе Минкультуры от 31.03.2015 № 526:
- Архив должен содержать не меньше 2 экз. электронного документа в разных местах или на разных устройствах.
- Обязательства по защите электронных документов от повреждения, утраты или постороннего доступа возлагаются на его владельца.
- Не реже одного раза в пять лет необходимо проводить проверку электронной документации, а в случае необходимости — перезаписывать файлы на новые носители.
Как сегодня обеспечивается юридическая значимость электронных документов
Электронные документы подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП). Обычно, подпись выдается на один год. Однако, сроки хранения документации намного дольше: от 4 лет и более.
Документ, подписанный усиленной ЭЦП, сохраняет юридическую силу после истечения срока действия сертификата, так как в момент подписания ставится штамп времени (аналог даты на документе). Однако информацию о том, что сертификат действовал на момент подписания документа, придется запрашивать в удостоверяющем центре.
Действительность сертификата можно подтверждать путем продления. Для этой цели применяют следующие способы:
- переподписание документ действующим сертификатом, пока предыдущий еще не истек (процедуру придется проводить раз в году).
- получение квитанции переподписания DVCS от специальной службы, которая заверяет достоверность документа (до конца срока действия предыдущей квитанции также придется получать новую).
При подписании документа не усиленной ЭЦП, достоверно установить время подписания документа невозможно. Поэтому в будущем у компании могут возникнуть проблемы с подтверждением значимости документа. Например: в суде.
Закажите надежную и безопасную электронную подпись Астрал-ЭТ : быстрый выпуск, безбумажное продление, простая заявка на получение, проверка подлинности в личном кабинете.
Как будут решать проблемы хранения и обеспечения значимости документов
25.12.2020 президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию выпустил Концепцию развития ЭДО. В этом документе обозначены проблемы, которые препятствуют переходу на электронный документооборот, мероприятия по их решению, а также принципы и сроки реализации этих мероприятий.
Проблемы ЭДО:
- Нормативные акты не требуют обязательного применения метки времени при подписании документа, процесс проставления такой метки не регламентирован. В случае подписания документа не усиленной подписью внутри информационной системы компании, невозможно установить время подписания .
- Электронный документ может быть создан в формате, который поддерживается только определенным ПО. Если ПО перестает использоваться — прочитать документ становится невозможно. Похожая ситуация возникает, когда документ нужно передать внешнему пользователю — на устройстве пользователя может не быть ПО, необходимого для чтения файла .
- Невозможно установить действительность ЭЦП на момент подписания и неизменность документа, если его передают внешнему пользователю в распечатанном виде .
- Не установлены требования к форматам электронных документов для передачи их в Росархив.
Как планируют решить проблемы:
1. Утвердить требования по хранению документов, которые будут обеспечивать:
- единые форматы для электронных документов;
- условия, исключающие возможность внесения модификаций в электронный документ;
- ограничение доступа к содержанию документа (шифрование документа или его части), если информация в нем является закрытой для третьих лиц;
- доступность документа на протяжении всего срока его хранения;
- значимость документа, после того, как истечет сертификат ЭЦП, которым был подписан документ;
- наличие метки времени, которая подтвердит легитимность подписи.
2. Разрешить компаниям и ИП оказывать услуги хранения электронной документации наряду с операторами ЭДО. Таким хозяйствующим субъектам необходимо будет пройти процедуру аккредитации.
При этом хранитель будет обязан обеспечить не только хранение электронных документов, но и программ для их визуализации, а также:
- передачу документов из информационной системы в адрес третьей стороны по требованию заказчика;
- в случае ликвидации — передачу документов на хранение другим операторам (компаниям, ИП) или в Федеральное архивное агентство.
Полностью привести в порядок нормативную базу чиновники обещают до конца 2021 года.
В типовых решениях поддерживается автоматический способ обработки входящих электронных документов. Если номенклатура контрагента сопоставлена или в электронном документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно создаёт документы учётной системы на основании данных входящего электронного документа.
Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники - Контрагенты. В открывшемся списке необходимо выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.
Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.
Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.
Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения документов в учёте, нужно установить «Вручную в форме электронного документа» напротив соответствующего вида электронного документа.
При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.
Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».
В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.
Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.
При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.
Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.
На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.
***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.
ЭДО в 1С - это сервис, позволяющий прямо из вашей 1С выполнять обмен электронными документами с контрагентами, сохраняя правовую и юридическую ценность.
1С:ЭДО - решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами прямо из 1С, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (Калуга Астрал и Такском).
Для электронных документов реализована возможность использования электронной подписи, что позволяет контрагентам обмениваться юридически значимыми документами и зашифровывать передаваемые данные.
Обмен электронными документами предполагает четыре этапа:
- включение обмена электронными документами;
- создания профиля для электронного документооборота;
- присоединение контрагента к электронному документообороту;
- отправка и получение электронных документов.
Работает в программах:
- 1C:Управление нашей фирмой;
- 1С:Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая);
- 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые);
- 1C:Управление холдингом;
- 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые);
- 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0;
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;
- 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации;
- 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО;
- 1С:Управление производственным предприятием;
- 1C:ERP Управление предприятием 2.0;
- 1С:ERP. Управление холдингом;
- 1С:Садовод (в т.ч. базовая);
- 1С:Касса;
- 1С:Клиент ЭДО, ред. 2.
Интерфейс Текущие дела ЭДО
В программе есть специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Интерфейс раздела «Текущие дела ЭДО» служит для формирования, отправки, массовой отправки, подписания, утверждения, приема приглашений, перенаправления на другого пользователя и т.д.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.
Файлы в 1С Документооборот
Системой предусмотрены следующие варианты хранения:
1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.
Преимущества этого варианта:
- Все файлы в одном месте (в ИБ);
- Безопасность данных;
- Резервное копирование осуществляется стандартным способом.
- Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
- Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.
2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.
Преимущества такого хранения:
- Объем ИБ значительно уменьшается;
- С ИБ быстрее работать;
- Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
- Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.
К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.
Настройки хранения в ИБ
Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».
Рис.1 Настройки программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами
Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.
Рис.3 Настройка работы с файлами
До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.
Тома хранения файлов в 1С Документооборот
Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.
Рис.5 Тома хранения файлов
Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.
Рис.6 Создание группы
При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».
Рис.7 Расширенная настройка
Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».
Рис.8 Разрешения
Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.
Рис.9 Указание имени пользователя
Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.
Рис.10 Сетевое имя папки
Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».
Рис.11 Создание тома хранения файлов
В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.
Рис.12 Максимальный размер
После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.
Рис.13 Имя тома и его путь
Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.
Рис.14 Сохранение настроек
При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.
Рис.15 Правила размещения файлов
Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.
Рис.16 Создание правила
Рис.17 Правило в списке
В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.
Рис.18 Условия отбора
При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.
Рис.19 Перемещение правил в списке
Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот
Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».
Рис.20 Все файлы
В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.
Рис.21 Информация о файле
Рис.22 Список всех файлов
Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.
Рис.23 Открытие карточки для редактирования
Рис.24 Изменение данных файла
Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.
Рис.25 Редактирование файла
Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».
Рис.26 Отмена редактирования
Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.
Рис.27 Закончить редактирование
При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.
Рис.28 Сохранение изменений
В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.
Рис.29 Вкладка версии
Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».
Рис.30 Сделать активно
Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.
Как известно, большинство российских компаний ведут бухгалтерский и налоговый учет с применением программ 1С. Поэтому система 1С-ЭДО , которая позволяет обмениваться электронными документами не выходя из учетной программы, является полезным инструментом для бухгалтера .
Возможность электронного документооборота реализована практически во всех типовых конфигурациях 1С и в части прикладных решений.
Согласитесь, удобно когда входящие документы не нужно сначала долго выбивать из поставщика и потом вносить в программу руками. А вместо этого — нажатием одной кнопки загрузить в программу данные, присланные поставщиками через систему электронного документооборота.
Даже если ваши контрагенты не используют 1С-ЭДО , можно настроить роуминг для работы с другими операторами электронного документооборота путем подачи заявки. Кроме того, система 1С-ЭДО предусматривает автоматический роуминг с операторами ЭДО, поддерживающими технологию 1С. Таких на данный момент семь:
- Калуга Астрал;
- Тензор (СБИС);
- Линк-сервис;
- ЭТП ГПБ;
- Удостоверяющий центр (Екей);
- ТаксНет;
- Такском.
Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы. 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО.
Там же будут видны и входящие запросы от контрагентов на электронный обмен документами.
О преимуществах ЭДО за 2 минуты:
Настройка ЭДО в 1С
Прежде всего, для обмена электронными документами необходимо настроить ЭДО в программе 1С. Это можно сделать в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами».
Далее — раздел «Учетные записи ЭДО»
Настройку учетной записи удобно делать через Помощник подключения ЭДО.
Для регистрации учетной записи ЭДО в 1С необходимо указать:
- сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации;
- идентификатор организации (присваивается участникам ЭДО);
- пароль от контейнера сертификата КЭП;
- пользователя 1С, который сможет использовать сертификат (при необходимости),
- адрес электронной почты для получения уведомлений,
- назначение учетной записи.
После регистрации учетной записи можно обмениваться документами электронно.
Вся информация по электронному документообороту находится в разделе «Текущие дела ЭДО». Попасть в него можно через раздел «Покупки» или «Продажи» — «Сервис».
Начало работы с контрагентами в 1С-ЭДО
Поступившие запросы на ЭДО от контрагентов находятся в группе «Приглашения» — «Требуется согласие». При этом в окне справа будут видны наименование контрагента, приславшего приглашение, и его идентификатор участника ЭДО.
Если вы предполагаете обмениваться по ЭДО с новыми контрагентами, которых еще нет в базе, рекомендуем поставить галочку «Создавать контрагентов автоматически» в настройках раздела «Администрирование» — «Обмен электронными документами». В этом случае контрагенты будут автоматически создаваться в вашей базе 1С при получении приглашений и документов.
После получения запросов на ЭДО в окне списка приглашений выбираем запрос от контрагента и нажимаем кнопку «Принять», если хотим работать с данным контрагентом по ЭДО.
Если же запрос пришел от неизвестного контрагента, можно отклонить приглашение нажатием соответствующей кнопки.
После принятия приглашения в настройках ЭДО появится соответствующая настройка по данному контрагенту. Ее можно подкорректировать в соответствии с вашим документооборотом.
Настройки обмена производятся как для получения, так и для отправки документов. Кроме того, при необходимости настройки обмена ЭДО оформляются по отдельным договорам в рамках одного контрагента.
Приглашение принято, настройки обмена сделаны — можно начинать работать с контрагентом по ЭДО.
Сервис 1С-ЭДО от Калуга Астрал предоставляет возможность электронного обмена документами прямо в учетной программе с использованием всего функционала программ 1С. Легкость настройки и подключения, а также роуминг с ведущими операторами ЭДО — вот преимущества нашего сервиса.
Читайте также: