Флаговый способ в ворде
4 В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.
1. Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
3.4 Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Все материалы данного сайта являются объектами авторского права. Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в интернете) или любое иное использование информации и объектов без предварительного согласия правообладателя.
Для размещения реквизитов на бланках используют два варианта: угловой и продольный. При продольном расположении реквизиты размещаются по центру вдоль верхней границы листа с равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Например:
ЧЛЕН СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
103426, Москва, Б. Дмитровка, 26
“___” _______________200___г. №__________
Наиболее удобным и экономичным считается угловое расположение реквизитов. Оно предпочтительнее для документов, которые требуют утверждения и резолюции, так как реквизиты находятся в правом верхнем углу. Кроме того, оно удобно для писем и факсов, потому что правый угол используется для указания адреса получателя. Угловое расположение экономит до 20% площади листа документа. Различают два вида: флаговое и центрированноерасположение реквизитов.
При флаговом расположении реквизиты размещают у границы левого поля – выравнивается левый край. Например:
Саратовская городская Дума
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
Угловоецентрированное расположение предполагает, что все реквизиты, находящиеся в углу, необходимо выравнивать (центрировать) относительно половины листа, т. е. – располагать на одинаковом расстоянии от границы левого поля и середины листа. Например:
АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК | |||
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | |||
ХАМОВНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ | |||
121002, г. Москва, пер. Сивцев Вражек, 29/16 | |||
Телефон: 241-70-01 | |||
Факс: 570 04 44 | |||
10.02.2002 | № | 01-07/13 | |
На № | 32-06/19 | от | 05.01.2002 |
Если бланк предприятия (организации, учреждения, фирмы) составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть указаны первыми (вверху или слева).
Если организации субъектов Российской Федерации имеют наряду с русским языком, в качестве государственного, национальный язык, то реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) печатают на двух языках: русском и национальном (на одном уровне продольного бланка). Первыми указывают надписи на национальном языке.
1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 (Бумага потребительская. Форматы) устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С - дополнительным.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м 2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:
Формат | Размеры, мм | Применение |
А3 | 297 х420 | Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений |
А4 | 210 х 297 | Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы |
А5 | 148 х 210 | Разного рода справки |
Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.
Бланк документа -это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
· бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида.
Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа (флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части. При продольном варианте расположения штампа (центрованным начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения реквизитов). Остальная - большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.
Центрованное расположение реквизитов | Флатовое расположение реквизитов |
Герб ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРОКУРАТУРА г. МОСКВЫ Прокуратура Центрального административного округа ТВЕРСКАЯ МЕЖРАЙОННАЯ ПРКУРАТУРА 103011, г. Москва, ул. Петровка, д. 10, стр.6 ____________________ № _____________________ На № ______________ от ______________________ | ГОРСТРОЙ РОССИИ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ САНТЕХПРОЕКТ 105103, Г. Москва, Нижняя Первомайская, 46 Телеграфный адрес: Москва, Е-203, Сантехпроект Телетайп: № 111788, «Вилла», тел. 165-47-41 __________________ № ______________________ На № ____________от _______________________ |
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: верхнее – 20; левое - 20; правое – 10; нижнее – 20.
Стандарт, предусматривает, кроме того, левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и др.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономии расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следуетоформлять, соблюдая следующие размеры полей (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления): левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.
При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).
2. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требования ГОСТ Р 6.30-2003.
Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.20.5-87, в миллиметрах: 2,6 шаг письма; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать шаг письма – 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.
Для удобства поиска начала печатания реквизитов предусмотрено восемь стандартных положений, называемыми табулятором. Отчет ведется от границы левого поля листа в печатных знаках.
От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают: название вида документа, дата, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, фамилия исполнителя , завершительная надпись «Верно», отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и др.
От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.
От 2-го положения табулятора(16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов.
От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело».
От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса».
От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа.
От 6-го положения табулятора(48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа.
От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».
При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.
При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.
При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:
Формат ОРД | Межстрочный интервал | ||
Для текстов | Для отделения друг от друга составных частей реквизитов | Для отделения реквизитов друг от друга | |
А4 | 1,5 х | 1,5 | 3(4) хх |
А5 | 1,5 (1) | 1,5 (1) | 3,2 (4) |
х Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.
хх В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными.
Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).
Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов существенно не изменились за последние 10 лет, а информационные технологии постоянно развиваются. Это позволяет оптимизировать работу с документами, включая их подготовку и оформление.
В данной статье мы рассмотрим, как с помощью последних версий MS Word можно создать «умные» бланки в целях повышения качества документов и сокращения трудозатрат исполнителей.
См. статью «Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003» в № 6’ 2018
Чем удобен «умный» бланк
При этом в практике часто встречаются бланки, где указаны только постоянные данные. То есть на них не задано форматирование и не определены зоны для остальных реквизитов, которые оформляют исполнители. При использовании таких бланков исполнителям приходится разбираться, в какой последовательности указать данные в реквизите, где его расположить и как отформатировать. А это неудобно и трудоемко.
Но можно разработать иные бланки, на которых быстро и легко создаются документы без «вспоминания» правил по оформлению реквизитов.
Сначала рассмотрим, что можно включить в «умный» бланк документа, а потом разберем, как это сделать в MS Word:
1. Можно определить зоны для реквизитов, оформляемых исполнителем. Задать для каждой зоны требуемое форматирование: вид и размер шрифта, способ выравнивания текста, размер межстрочного интервала. Это сможет задать разработчик бланка, а исполнители потом не будут тратить драгоценное время на форматирование.
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6’ 2020
2. Для реквизитов, оформляемых исполнителем, использовать поля и экспресс-блоки. Это позволит исполнителю выбирать вариант оформления реквизита прямо внутри бланка и получить подсказки по оформлению.
- научиться выстраивать взаимосвязи оформления документов и ГОСТ Р 6.30-2003.
Пояснение к занятию
Теоретические сведения
Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.
Документы изготавливают на бланках.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
При использовании продольного варианта бланка применяют центрированный способ размещения реквизитов. При использовании углового варианта бланка применяют флаговый или центрированный способ размещения реквизитов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:
бланк конкретного вида документа.
Кроме того, можно изготавливать:
бланк должностного лица;
бланк структурного подразделения.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Бланк структурного подразделения или бланк должностного лица отличается от остальных бланков тем, что после реквизита 08 наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.
Конструирование бланка на компьютере
1. Открываем программу MS Word через главное меню. При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые и будут выведены на экран. В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве
установок «по умолчанию » заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Приступая к работе в MS Word, необходимо выполнить некоторые изменения.
2. Переходим на вкладку Разметка страницы и открываем окно Параметры страницы. На активной вкладке Поля устанавливаем стандартные поля (прошу студентов ещё раз назвать размеры полей документа), ориентация книжная.
Переходим на вкладку Размер бумаги и проверьте, чтобы размер бумаги соответствовал формату А4 (210х297).
Переходим на вкладку Источник бумаги , ставим галочку напротив Различать колонтитулы первой страницы; от края до верхнего колонтитула 0,8 см – это расстояние от верхнего обрезного края листа до номера страницы, который проставляется посередине верхнего поля документа, начиная со второй; от края до нижнего колонтитула 0,8 см – это расстояние от нижнего обрезного края листа до идентификатора электронной копии документа. Подтверждаем изменения нажатием на командную кнопку Ok.
3. Чтобы не потерять изменения, документ необходимо сохранить. Для этого производим щелчок по кнопке «Office» в левом верхнем углу окна программы и выбираем команду: Сохранить как - Шаблон Word.
Этот формат сохранения выбираем для того, чтобы использовать файл в дальнейшем для конструирования других бланков и документов. В окне сохранения документа вводим имя файла «Шаблон документа» и сохраняем в своей личной папке на диске D.
Если студенты слабо подготовлены, проверяем правильность сохранения файла. Для этого надо закрыть документ, закрыть программу Word, открыть Проводник, найти свою папку и нужный файл в ней. При этом я обязательно обращаю внимание на сходство и различие ярлыков документа и шаблона. Открыть файл для редактирования командой Открыть из контекстного меню.
4. Устанавливаем позиции табуляции. Для этого подводим указатель мыши к горизонтальной линейке и выполняем щелчок в нужном месте.
При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции, которые позволяют располагать реквизиты на определенном расстоянии от левого поля:
0 – граница левого поля;
1 – 1,25 см от границы левого поля;
2 – 4 см от границы левого поля;
3 – 6 см от границы левого поля;
4 – 8 см от границы левого поля;
5 – 10 см от границы левого поля;
6 – 12 см от границы левого поля;
7 – 14 см от границы левого поля.
Сохраняем изменения.
5. Открываем схему расположения реквизитов на с. 10 ГОСТ Р 6.30-2003.
Определяем количество строк и столбцов таблицы в соответствии с рисунком. Для оформления заголовочной части документа вставляем таблицу (Вкладка Вставка - Таблица). Наша таблица из 3 столбцов, 3 строк.
Повторяем правила выделения столбца, ячейки, строки и т.д.
6. Изменяем в соответствии со схемой ширину столбцов таблицы: выделяем первый столбец и из контекстного меню выбираем команду Таблица - Свойства таблицы.
Открываем вкладку Столбец. Устанавливаем стандартную ширину (7,3 см) и переходим к следующему столбцу и т.д.
Выделяем первую строку и аналогично изменяем высоту строк таблицы: из контекстного меню выбираем команду Таблица - Свойства таблицы – вкладка Строка. Изменения подтверждаем нажатием на командную кнопку Ok.
Снимаем обрамление в таблице (Нет границ);
7. Вносим соответствующие реквизиты в ячейки таблицы.
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.
Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа.
Шрифт выбираем такой, чтобы все строчки уместились в ячейку без изменения её размеров.
В той же ячейке помещается название вида документа, которое пишется прописными буквами. Используем кегель 14, полужирное начертание.
Для удобства работы разбиваем (объединяем) ячейки.
8. В ячейку ниже вставляем дату. Открываем вкладку Вставка – Экспресс-блоки – Поле – Date. Дата документа оформляется в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 30 сентября 2014 г. следует писать 30.09.2014.
В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например, 15 декабря 2014 г.
9. На одном уровне с датой располагают регистрационный индекс документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел и др.
10. В ячейке ниже даты проставляется место составления или издания документа (город). Оно указывается в том случае, если не включено в название организации. Например, ОАО «Тверской купец» не указывает на бланке «г. Тверь», но ОАО «Шарикоподшипник» должно указать на бланке место составления документа - «Москва».
Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится.
11. Нижняя ячейка первого столбца предназначена для заголовка к тексту. Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Заголовок документа, состоящий из двух и более строк, печатается с одинарным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.
12. Под таблицей размещается текст документа. Для оформления абзаца маркер первой строки перемещаем на первую позицию табуляции.
Текст на формате А4 печатают через 1,5 интервала. Допускается письмо через 1 интервал, при этом между абзацами делают 2 интервала. Дополнительный интервал после абзаца делаем не пустой строкой, а установкой «интервала после» в 12 пт.
Ниже текста может быть примечание или отметка о наличии приложений. (Об их оформлении можно поговорить, если останется время в конце урока).
13. Двумя интервалами ниже текста располагается реквизит Подпись.
Реквизит «подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Руководитель», «Начальник» располагаются на отдельной строке и могут центрироваться по отношению к последующим строкам реквизита. Для удобства оформления реквизита вставляем в документ таблицу из 3-х столбцов.
Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с шестой позиции табуляции или с выравниванием по правому полю. Между инициалами имени, отчества и фамилией пробел не ставится. Такого оформления можно добиться, разместив реквизит «подпись» в таблице из двух ячеек, где левая ячейка имеет фиксированную ширину 8 см и форматирование с выравниванием по левому краю, а в правой ячейке установлено выравнивание по правому краю. Если расшифровка подписи центрируется, то ширина левой ячейки вручную подгоняется под ширину самой длинной строки.
Для вертикального выравнивания открываем окно Свойства таблицы – Ячейка – Вертикальное выравнивание Снизу
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами, которые ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей.
14. Чтобы при большом количестве документов их можно было быстро найти в памяти компьютера, в документ (нижний колонтитул) вставляется поле «FileName», позволяющее автоматически при распечатке выводить имя файла. Если поле «FileName» задано с ключом, то при распечатке будет указываться не только имя файла, но и его местонахождение.
На вкладке Вставка выбираем Нижний колонтитул – пустой. Активируется вкладка Работа с колонтитулами (Конструктор).
Устанавливаем курсор в нижнем колонтитуле первой страницы документа. Выбираем – Экспресс-блоки – Поле – FileName.
Таким образом, мы построили и сохранили шаблон документа на формате А4 с угловым расположением реквизитов. Теперь для создания любого организационно-распорядительного документа нужно только открыть шаблон, выполнив двойной щелчок по соответствующей иконке и произвести необходимые изменения.
Самостоятельно ознакомиться с теоретическим материалом и принципами построения бланка организации,
Используя теоретические навыки создать бланк для своей организации.
Контрольные вопросы:
Какие варианты размещения реквизитов на бланке служебного письма конкретной организации вы знаете?
Что такое постоянные реквизиты?
Что такое переменные реквизиты?
Что такое взаимоисключающие реквизиты?
Содержание отчета:
o указать наименование занятия и его номер,
o отразить ход выполнения работы,
o ответить письменно на контрольные вопросы,
o сделать вывод по работе.
-75%
Читайте также: