Что такое мастер в ворде
Аннотация: В лекции дано понятие о шаблонах и мастерах Microsoft Word. Показаны возможности использования шаблонов и мастеров при создании документов. Описано создание типовых документов. Представлена возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online.
О шаблонах и мастерах
Шаблоны и мастера используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов и мастеров обеспечивается единообразие оформления документов
Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.
Мастер - программа , задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница .
При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастера и шаблоны. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти в Интернете.
Использование шаблонов Microsoft Word
Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов, например, писем, факсов, записок и др.
В Microsoft Word 2003 для создания документа на основе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 7.1). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word , то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.
В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 7.1), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 7.2).
В диалоговом окне Шаблоны следует перейти во вкладку с требуемыми шаблонами, например, Письма и факсы (рис. 7.3), и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого шаблона, например, Современное письмо.
После этого будет создан документ, содержащий текст и подсказки для ввода текста (рис. 7.4).
Если дважды щелкнуть по значку конверта в шаблоне письма (см. рис. 7.4), то откроется образец заполнения шаблона (рис. 7.5). Этот документ можно сохранить как файл , а можно закрыть не сохраняя.
Текст в шаблон вводится обычным образом. Для ввода текста в поля, заключенные в квадратные скобки, нужно щелкнуть мышью по такому полю и после его выделения (рис. 7.6) ввести текст (рис. 7.7).
В некоторых случаях можно выбирать один из вариантов текста, предложенного в шаблоне. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать нужный вариант в контекстном меню (рис. 7.8). Но при желании можно ввести и свой текст.
После заполнения всех полей и ввода всего необходимого текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл .
Однако если строго следовать подсказкам о содержании вводимой информации и использовать предлагаемое оформление, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов. Вот как, например, будет выглядеть письмо , созданное на основе шаблона "Современное письмо " (рис. 7.9).
В лекции дано понятие о шаблонах и мастерах Microsoft Word. Показаны возможности использования шаблонов и мастеров при создании документов. Описано создание типовых документов. Представлена возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online.
Шаблоны и мастера используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов и мастеров обеспечивается единообразие оформления документов
Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.
Мастер - программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.
При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастера и шаблоны. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти в Интернете.
Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов, например, писем, факсов, записок и др.
В Microsoft Word 2003 для создания документа на основе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 7.1). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word, то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.
Рис. 7.1. Область задач "Создание документа"
В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 7.1), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Выбор шаблона для создания документа в диалоговом окне "Шаблоны"
В диалоговом окне Шаблоны следует перейти во вкладку с требуемыми шаблонами, например, Письма и факсы (рис. 7.3), и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого шаблона, например, Современное письмо.
Рис. 7.3. Выбор шаблона для создания документа (группа "Письма и факсы")
После этого будет создан документ, содержащий текст и подсказки для ввода текста (рис. 7.4).
Рис. 7.4. Шаблон "Современное письмо" (фрагмент)
Если дважды щелкнуть по значку конверта в шаблоне письма (см. рис. 7.4), то откроется образец заполнения шаблона (рис. 7.5). Этот документ можно сохранить как файл, а можно закрыть не сохраняя.
Рис. 7.5. Образец заполнения шаблона
Текст в шаблон вводится обычным образом. Для ввода текста в поля, заключенные в квадратные скобки, нужно щелкнуть мышью по такому полю и после его выделения (рис. 7.6) ввести текст (рис. 7.7).
Рис. 7.6. Выделенное поле шаблона
Рис. 7.7. Заполненное поле шаблона
В некоторых случаях можно выбирать один из вариантов текста, предложенного в шаблоне. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать нужный вариант в контекстном меню (рис. 7.8). Но при желании можно ввести и свой текст.
Рис. 7.8. Выбор варианта заполнения поля шаблона
После заполнения всех полей и ввода всего необходимого текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл.
Однако если строго следовать подсказкам о содержании вводимой информации и использовать предлагаемое оформление, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов. Вот как, например, будет выглядеть письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (фрагмент)
- Строка заголовка содержит маленький значок Word, название приложения Microsoft Word, и название редактируемого документа. В правой части строки заголовка находятся три кнопки управления окном: Свернуть (свернуть приложение Word), Свернуть в окно (переключает просмотр из полноэкранного режима в оконный), Закрыть (окончание работы с Word).
- Строка меню содержит Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка - каждое слово в этой строке открывает доступ к определенной группе команд:
Файл | содержит команды для работы с файлами, команды, обеспечивающие печать, список последних файлов, с которыми работал пользователь |
Правка | содержит команды для обработки активного документа |
Вид | содержит команды для изменения внешнего вида экрана или способ отображения документа |
Вставка | содержит команды для вставки в документ номера страниц, дату, время, заголовок, и т.д. |
Формат | содержит команды для оформления текста |
Сервис | содержит команды для проверки текущего документа на наличие ошибок правописания, подобрать синонимы к словам, получить статистические данные о документе и т.д. |
Таблица | содержит команды для создания и обработки таблиц |
Окно | содержит команды для работы с окнами открытых приложений |
Справка | содержит команды для получения справочной информации о командах и опциях редактора |
- Контекстное меню содержит команды, относящиеся к выделенному фрагменту, открывается нажатием правой кнопки мыши или комбинацией клавиш Shift+F10.
- Панель инструментов содержит кнопки, нажатие каждой заменяет выполнение соответствующей команды меню.
- Строка состояние отображает сведения о документе и текущем режиме работы (номер страницы, раздела, количество страниц в документе и т.д.).
- Полосы прокрутки с бегунками служат для перемещения документа по экрану.
- Координатная линейка позволяет, установит отступы абзацев, размеры полей страницы, ширину колонок и т.д.
(примечание: для удобства пользователей при работе с программой в Word встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку).
Создание документа Word.
Чтобы создать новый документ Word, есть три способа. 1- Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word. 2- Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном. 3- Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.
Использование шаблона или мастера, значительно упрощает создание документа. Шаблон - это заготовка документа, которая уже содержит определенные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Шаблон Новый документ не содержат никакого постоянного текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов.
Для создания нового Документа нужно выполнить следующие действия:
1. Выбрать команду Файл → Создать. В правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать определенные группы шаблонов.
2. Выбрать вкладку Общие диалогового окна Шаблоны, после чего щелкнуть на значке Новый документ. В окне Word появится новый документ (так же при создании нового документа можно использовать любой из шаблонов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый способ создания документа - щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов).
Использование шаблонов документов.
Не обязательно основывать документ на шаблоне Новый документ. Вместо этого можно воспользоваться специальными шаблонами Word. Эти шаблоны значительно упрощают создание документов различных типов, от записок до газет. Шаблоны содержат специальные текст и атрибуты документа; таким образом, внешний вид и макет документа уже заранее определены параметрами шаблона. Сюда относятся поля, шрифты, графические изображения и другие атрибуты. Для того чтобы создать документ на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:
1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. 2- выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, например Записки. Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK (или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона). 3- в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты. Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и содержит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при использовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте документа и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном. Любой подобный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, который нужен.
Использование мастеров Word.
Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.
Создавая документ Word с помощью мастера, вы имеете дело как бы с интеллектуальным шаблоном, который может менять свою конфигурацию в соответствии с конкретными запросами пользователя. Мастера часто вставляют в документ специальные макросы — небольшие программы, автоматизирующие ввод текста. На предыдущих занятиях вы уже не раз пользовались мастерами. Давайте детально познакомимся с возможностями этих помощников на примере одного из них — мастера профессионально оформленного резюме.
1. Выберите команду Файл > Создать. В окне диалога Создание документа области задач в разделе Создание с помощью шаблона щелкните на значке Общие шаблоны. В появившемся окне диалога Шаблоны раскройте вкладку Другие документы и дважды щелкните на значке Мастер резюме. Откроется первое окно мастера, описывающее назначение запущенного модуля.
Примечание Обратите внимание, что значки мастеров отличаются от значков обычных шаблонов наличием изображения волшебной палочки.
2. Щелкните на кнопке Далее.
3. Во втором окне мастера, показанном на рис. 5.5, установив переключатель в правое положение, выберите для своего резюме изысканный стиль. Затем щелкните на кнопке Далее.
Рис. 5.5. Второе окно мастера резюме
4. В следующем окне выберите положение переключателя Профессиональное и снова щелкните на кнопке Далее.
5. В двух следующих окнах введите свое имя, адрес, телефоны и укажите, какую информацию о вас следует включать в резюме.
6. В шестом окне мастера, показанном на рис. 5.6, установите флажки, соответствующие тем разделам, которые должны быть включены в резюме.
Рис. 5.6. Шестое окно мастера резюме
7. Щелкните на кнопке Далее.
8. В следующем окне укажите, какие дополнительные разделы следует включать в документ, а с помощью последнего из информативных окон добавьте при необходимости разделы, не предусмотренные разработчиками мастера. Щелкните на кнопке Далее.
9. В последнем окне мастера, информирующем о том, что все готово для создания документа, щелкните на кнопке Готово. Мастер сгенерирует документ, показанный на рис. 5.7. В нем появятся введенные вами данные и дополнительные поля, которые можно заполнить позже.
10. Сохраните это резюме в папке Мои документы под именем Резюме. Теперь вы умеете строить документы на базе шаблонов и наполнять их информацией с помощью мастеров. Однако иногда случается так, что текстовое содержание уже имеется в обычном текстовом файле ASCII, например, полученном по электронной почте. Такой текст легко импортируется в Word, где его можно оформить с помощью мощных возможностей этого текстового редактора. Чтобы открыть ASCII-текст формата DOS, выполните следующие шаги.
11. Выберите команду Файл > Открыть.
12. В раскрывающемся списке Тип файлов окна диалога Открытие документа выберите пункт Текстовые файлы или Все файлы.
Рис. 5.7. Документ Word, сгенерированный мастером
13. Найдите текстовый файл и дважды щелкните на его значке. Откроется окно диалога Преобразование файла, показанное на рис. 5.8.
Рис. 5.8. Выбор варианта преобразования
14. Выберите пункт Текст MS-DOS.
Примечание Если окно преобразования не появится, вы не сможете правильно настроить отображение русских букв. В этом случае выберите команду Сервис > Параметры и на вкладке Общие установите флажок Подтверждать преобразование при открытии. Затем повторите импорт текстового файла.
15. Щелкните на кнопке ОК. Текст DOS будет преобразован в формат Windows. При импорте файлов другого формата выбирайте в окне диалога Преобразование файла нужный вариант преобразования.
Как создать мастер-документ и добавить вложенные документы в MS Word 2016
В MS Word уже давно есть действительно полезная функция, которая позволяет пользователям управлять большими документами и их подразделами, над которыми они сотрудничают, разделяя разделы на разные файлы.
Подразделы или вложенные документы, как они называются, позволяют легко обновлять и экспортировать части большого документа.
Эта функция подходит не только для больших документов, но и для небольших, имеющих много, казалось бы, независимых разделов. Вы можете создать мастер-документ в MS Word 2016 в любое время, т. Е.
Его не нужно настраивать при первом создании документа. Вы определите документ как основной документ, а затем перейдете к идентификации вложенных документов в нем.
Субдокументы могут быть разделены или объединены с другими субдокументами, и мы посмотрим, как это сделать. Вы также можете добавить другой документ в качестве вложенного документа к существующему основному документу, и вы также можете к нему прикасаться.
Вот пошаговое руководство по созданию мастер-документа и добавлению в него вложенных документов в MS Word 2016.
Чтобы создать мастер-документ, откройте новый или существующий файл MS Word. Перейдите на вкладку «Вид» и нажмите «Контур».
Если вы работаете с существующим документом, все стили текста и заголовков, которые вы применили к документу, появятся в представлении структуры.
Заголовки определяют разделы документа, которые можно превратить в под-документы.
Если у вас есть раздел, который вы хотите превратить в вложенный документ, перейдите на вкладку «Главная», дайте ему имя и примените к нему стиль заголовка. Вы можете добавлять новые заголовки в любое время.
В режиме Outline у вас будет набор инструментов с именем Master Document. Как только вы окажетесь в режиме Outline, перейдите на панель инструментов Master Document и нажмите Показать документ.
Панель инструментов развернется и покажет больше кнопок. Ваш документ теперь является основным документом, и вы можете начать добавлять вложенные документы. Все заголовки и текст будут должным образом показаны здесь.
Выберите заголовок, нажав кнопку «минус» (расширенный заголовок) или кнопку «плюс» (свернутый заголовок) рядом с ним. Выбрав заголовок, нажмите кнопку «Создать».
Заголовок и все, что под ним, теперь будет обрабатываться как поддокумент и контур появится вокруг него, чтобы показать только это. Вы также можете использовать кнопку вставки, чтобы добавить другой файл Word в качестве вложенного документа в ваш основной документ. Создайте как минимум два вложенных документа.
Чтобы разделить вложенный документ, выберите его и нажмите кнопку «Разделить» на панели инструментов основного документа.
Разделение документа экспортирует этот раздел документа в виде отдельного файла Word и сохраняет его в той же папке / местоположении, что и сам главный документ.Он будет назван в честь заголовка, который был задан в основном документе.
Чтобы объединить два вложенных документа, выберите их (удерживая клавишу «Shift»). выберите несколько документов) и нажмите кнопку «Объединить».
Это все, что нужно. Вы можете вернуться к представлению «Макет печати» и возобновить запись.
Вернитесь в представление Outline всякий раз, когда вам нужно добавить другой вложенный документ или экспортировать его. Эта функция доступна как в MS Word 2007, так и в 2010 году.
Читайте также: