Последовательность элементов рабочего окна табличного процессора в соответствии с логикой
Вопрос 1.
Кем и когда были созданы первые электронные таблицы?
Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый австрийского происхождения Риххард Маттезих, опубликовав исследование в 1961 г.
Вопрос 2.
Со временем появлялись более сложные программы, выполнение которых было бы затруднительно без помощи компьютера.
Электронные таблицы (табличный процессор) - прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.
- строка заголовка
- строка меню
- панель инструментов
- ячейка
- строка ввода
- рабочая область
- полосы прокрутки (горизонтальная, вертикальная)
- строка состояния
- строка ввода
- строка меню
- панель инструментов
- рабочая область
Ячейка - первичная структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.
- Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.
- Вод формулы начинается со знака " orphans: auto; text-align: left; text-indent: 0px; widows: 1;"> Почему электронные таблицы часто называют динамическими?
Потому, что при помощи формул в ячейках можно менять значения множества других ячеек, подставляя другие значения.
Сравните электронные таблицы и таблицы реляционной базы данных: что в них общее? В чем основное различие?
- не может быть двух одинаковых строк
- столбцы располагаются в определенном порядке, который создается при создании таблицы. В таблице может не быть ни одной строки, но обязательно должен быть хоть один столбец.
- у каждого столбцы есть уникальное имя (в пределах таблицы), и все значения в одном столбце имеют один тип (число, текст, дата. )
- на пересечении каждого столбца и строки может находиться только атомарное значение (одно значение, не состоящее из группы значений).
Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, имеющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Окно табличного процессора Excel предназначено для ввода электронной таблицы и содержит следующие элементы:стандартные элементы окна Windows; поле имени – содержит имя или адрес активной ячейки или диапазона ячеек; строку формул – предназначена для отображения и редактирования содержимого активной ячейки; строку состояния – выводит информацию о режиме работы, состоянии индикаторов режимов и клавиатуры.
Рабочая книга – это файл, предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение .XLS. Рабочая книга состоит из рабочих листов. По умолчанию 3 рабочих листа. Каждый рабочий лист имеет имя (ярлык рабочего листа). По умолчанию листы именуются Лист1, Лист2, Лист3, Диаграмма 1. Рабочие листы могут быть следующих типов: рабочий лист – электронная таблица; лист диаграммы – графическое представление данных электронной таблицы.
Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов.На пересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который образуется: , например А10. ввод и редактирование данных производится в активной ячейке. Диапазон (блок, интервал) ячеек – это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенных ячеек.
В ячейки рабочего листа можно вводить данные двух типов: константы и формулы. Константы – это значения, которые не изменяются до тех пор, пока их не изменяют преднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые (надписи), даты и времени суток, а также двух специальных типов – логические значения и ошибочные значения.
Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Существуют следующие правила ввода чисел:
1. «-», Excel опускает «+» и сохраняет «-», отрицательное число.
2. (5) интерпретируется, как –5.
3. Символ Е или е используется при вводе чисел в экспоненциальном представлении.
4. При вводе больших чисел позволяется вставлять пробел для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т.д.
5. Если ввод числа начать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат.
6. Если ввод числа закончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат.
6. Перед вводом рациональной дроби, чтобы Excel не интерпретировал ее как дату, следует ввести 0 и пробел, например ¾ ввести 0 ¾.
В Excel имеется набор стандартных числовых форматов. Также можно создавать собственные пользовательские форматы.
Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Текст – это произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel способен вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но при этом текст все равно будет храниться только в одной ячейке.
В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Они представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1, - это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты 65380 представляет 31 декабря 2078 года.
В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/», “ – “ – для даты; «:» – для времени.
При вводе даты между 1920 и 2010 годами можно указывать только две последние цифры года. При вводе даты вне этого диапазона год нужно записывать полностью.
При вводе даты и времени нет различий между строчными и прописными буквами. При использовании 12-часового формата после ввода времени через пробел следует ввести AP (A) – для ввода времени до полудня и PM (P) – для ввода времени после полудня. Данные типа даты и времени суток могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а также входить в состав формул в виде текста (тогда их необходимо заключить в двойные кавычки).
При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.
Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов (их состав и примерное расположение, представленные в табл. 10.2, в различных программах могут незначительно различаться):
Таблица 10.2
Состав и расположение элементов рабочего окна табличного процессора
- имя программы (табличного процессора);
- имя текущего файла (книги или блокнота);
- кнопки управления окном, состав и назначение которых определяются операционной средой, в которой работает табличный процессор (обычно это кнопки преобразования окна в пиктограмму, изменения размера окна, закрытия окна).
- Строка меню. В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из которых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами. Обычно сюда помещают следующие основные группы команд:
- управление рабочим окном в целом (сворачивание и восстановление окна, перемещение и изменение размеров окна, закрытие окна);
- управление файлами (открытие и закрытие файлов с электронными таблицами, создание новых файлов, сохранение электронных таблиц в различных форматах, управление печатью электронных таблиц, управление передачей данных электронных таблиц в другие приложения, завершение работы табличного процессора);
- редактирование элементов электронной таблицы (удаление, перемещение, копирование и очистка фрагментов электронных таблиц, поиск и замена данных в электронных таблицах, заполнение фрагментов электронных таблиц);
- управление представлением элементов рабочего окна (определение размера отдельных компонентов рабочего окна, определение масштаба отображения данных электронной таблицы, определение количества и состава инструментальных панелей и т. п.);
- управление режимом и содержанием вставки (определение места и содержания вставляемых объектов: ячеек, строк, столбцов, рабочих листов, диаграмм, гиперссылок и т. п.);
- форматирование элементов электронной таблицы (оформление вида представления содержания ячеек, определение вида выравнивания, управление шрифтовым оформлением, представлением границ, цветовым оформлением и т. п.);
- сервисные команды (управление макросами, режимами и настройками организации работы с табличным процессором и др.);
- управление базой данных (управление данными электронной таблицы как базой данных с выполнением операций поиска по запросу, сортировке, формированию шаблонов и т. п.);
- правление межоконными взаимодействиями (переход от одного окна к другому, управление порядком расположения окон, закрепление и освобождение областей электронных таблиц);
Ввод и редактирование данных в электронной таблице
После, запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей, или активной (она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона,'а ее адрес указывается в строке ввода и редактирования), и именно в нее будет вводиться информация с клавиатуры.
При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до нажатия клавиши ) следует использовать клавиши и . Если же нужно изменить данные, уже имеющиеся в ячейке, то после нажатия клавиши необходимо перейти в режим редактирования. Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием соответствующей функциональной клавиши (обычно ), либо установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.
Помимо редактирования данных на уровне ячейки, в электронной таблице реализуется редактирование на уровне объектов таблицы. К объектам таблицы, помимо уже упомянутых столбцов, строк и ячеек, относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек, таблица в целом.
Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. Обычно диапазон обозначается именами (номерами) первого и последнего элементов с двоеточием между ними (например, C:F для диапазона столбцов и 6:8 для диапазона строк).
Блок клеток представляет собой прямоугольный фрагмент таблицы, образованный пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками. Обозначается блок клеток адресами ячеек, стоящих в верхнем левом и правом нижнем углах прямоугольного фрагмента, с двоеточием между ними (например, H12:J15).
Примеры различных видов фрагментов электронной таблицы (диапазонов строк и столбцов, блока ячеек) представлены в табл. 10.3.
Таблица 10.3
Примеры фрагментов электронной таблицы
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J |
Для объектов электронной таблицы определены следующие операции редактирования, объединенные в одну группу: удаление, очистка, вставка, копирование. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки. Перед выполнением конкретной операции редактирования необходимо определить объект, над которым выполняется действие. По умолчанию таким объектом является текущая ячейка. Остальные объекты должны быть выбраны (выделены). Это обычно выполняется с помощью мыши или клавиатуры.
Операция очистки содержимого фрагмента электронной таблицы удаляет данные из его ячеек, оставляя на месте сами ячейки. В табл. 10.4 иллюстрируется выполнение очистки блока ячеек В2:СЗ.
В отличие от очистки операция удаления приводит не только к очистке содержимого ячеек фрагмента, но и к удалению из электронной таблицы самих ячеек. Однако при этом надо указать направление сдвига соседних с удаляемым фрагментом ячеек для заполнения освободившегося места. Обычно указываются направления влево и вверх. В табл. 10.5 иллюстрируются результаты удаления блока ячеек В2:СЗ из табл. 10.4 с различными направлениями сдвига.
Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.
Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.
Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.
Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.
Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.
Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.
Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.
Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей -- разбивка экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и так далее.
Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.
Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, определение формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечение автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.
Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменять формы бланка.
Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.
Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, проставив значения, получить результат.
Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей -- возможность вставки линий сеток и другие. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.
Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, то есть через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.
Моделирование. Подбор параметров и моделирование -- одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному ) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.
Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой. Самый простой макрос -- это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть воспроизведена, как магнитофонная запись. Ее можно обработать и изменить, добавив стандартные макрокоманды и макрофункции. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением максимально удобным. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office).
Назначение процессоров электронных таблиц – обработка и наглядное отображение данных, представленных в табличной форме.
В целом, табличные процессоры обеспечивают:
- ввод, хранение, редактирование, сортировку, отображение и печать данных;
- построение графиков и диаграмм по данным таблицы и вывод их на печать.
- обработку данных с помощью встроенных (стандартных) математических, логических и иных функций;
- поиск в одной или нескольких таблицах данных, удовлетворяющих заданным критериям, в т.ч. выполнение функций баз данных, создание сводных таблиц, консолидация данных;
- моделирование – для оптимального решения поставленной задачи (Подбор параметра, Таблица подстановки);
- программирование (встроенный язык VBA) для задания процесса автоматической обработки данных в соответствии с требованиями пользователя (программирование макрокоманд).
Табличные процессоры предоставляют:
- справочную систему и контекстную подсказку;
- средства для оформления и модификации экрана и таблиц, которые могут быть определены в соответствии с требованиями пользователя (разбиение экрана на несколько окон, фиксирование заголовков строк, столбцов таблицы, ее форматирование);
- различные шаблоны для создания бланков и прочих документов.
Перед непосредственным освоением приемов работы с табличным процессором Ехсе1 необходимо усвоить ряд терминов.
Рабочая книга (или просто книга) – предназначенный для обработки и хранения данных файл с произвольным именем и расширением .xls, включающий набор листов, к которым могут относиться: рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. По умолчанию рабочая книга содержит 3 рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью.
Рабочий лист (или просто лист) — основная электронная таблица.
Активная ячейка – ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия. Активизация ячейки производится щелчком левой клавиши мыши, после чего ее контур выделяется черной рамкой. Ее адрес и содержимое отображаются в Строке формул.
Указатель ячейки – адрес ячейки, состоящий из названия (индекса) столбца и номера строки. Например, ячейка В4 находится на пересечении столбца В и строки 4.
Поле имени – область, отображающая адрес активной ячейки.
Строка формул – это отличительный элемент окна программы Excel (устанавливается при использовании пункта меню Вид→Строка формул), назначение которого состоит в:
- отображении содержимого выделенной ячейки полностью;
- просмотре формулы, установленной в ячейке (т.к. в ячейке на листе выводится результат вычислений по этой формуле);
- редактировании записанной в ячейке информации.
Как любая программа операционной системы Windows, Excel выполняет-ся в своем собственном окне, которое открывается после ее запуска.
Окно Excel содержит следующие элементы: строку заголовка, строку меню, панели инструментов, строку формул, рабочую область, ярлыки листов, строку состояния и полосы прокрутки.
Рабочая область окна Excel — это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги. В верхней и левой части электронной таблицы находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, заданное буквами латинского алфавита: А, В, … Z, АА, АВ, … ZZ, а каждая строка – номер: 1, 2, 3,…65536. Разбиение рабочей области на ячейки является максимально возможным, т.е. разбить ячейку на более мелкие нельзя. Поэтому при формировании структуры таблицы используют только объединение ячеек исходя из положений минимальной ячейки.
В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму:
- внутри ячейки — большой знак «плюс», показывающий на возможность выделения диапазона ячеек;
- в нижнем правом углу текущей ячейки — черный крестик, так называемый «маркер автозаполнения», который используется для ввода различных списков, последовательностей и копирования формул;
- на границе текущей ячейки — стрелка влево — для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек.
Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки.
В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки для смены листов и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться по щелчку левой кнопки мыши или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl + Page Down — перейти на следующий лист, Ctrl + Page Up — к предыдущему листу.
Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит информацию о том, что в данный момент исполняется программой. Например, состояние Готово означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться результат вычисления суммы, среднего, максимума и др. функций, применяемых к любым выделенным числам.
Читайте также: