Настройки отключены для общедоступных ссылок гугл диск
Как управлять доступом к файлам
Пользователи с правом редактирования могут:
- предоставлять доступ другим пользователям;
- добавлять и удалять отдельных пользователей;
- копировать, распечатывать и скачивать файлы.
Примечание. Этот параметр нельзя применить ко всей папке, но вы можете настроить его для отдельных файлов в ней.
Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите файлы.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
- Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
- Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
- Нажмите СохранитьГотово.
Примечание. Вы можете запрещать пользователям копировать, скачивать и распечатывать файлы, а также делиться ими на Google Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях, но у вас нет возможности контролировать другие способы предоставления доступа к контенту.
Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы это право было только у вас, выполните следующие действия:
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
- Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
- Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.
- Нажмите Готово.
Примечание. Запрет на предоставление доступа к папке не распространяется на хранящиеся в ней файлы. Чтобы пользователи не могли управлять доступом к таким файлам, измените настройки для каждого из них.
С файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.
Делясь файлами на Google Диске, вы можете решать, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать. На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы в отношении запрещенного контента.
Опубликуйте файл
- Чтобы множество пользователей моглои просматривать файл одновременно, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о том, как опубликовать документ, таблицу, презентацию или форму Google…
- Настройки аккаунта определяют, кому будет виден опубликованный файл: всем в интернете, всем в вашей организации или только некоторым пользователям. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
- Важно! Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в интернете.
Шаг 2. Выберите аудиторию
Как закрыть доступ к файлу
Внимание!
- Владелец и пользователи с правом редактирования могут изменять настройки доступа к файлу.
- Если вы не хотите, чтобы у других пользователей был доступ к файлу, отмените его публикацию.
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите файл или папку.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
- Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
- Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Удалить.
- Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить.
Если в настройках выбран параметр "Доступ ограничен", файл или папка будут видны только пользователям, указанным в разделе "Предоставьте доступ пользователям и группам".
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Откройте или выберите файл или папку.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Получить ссылку.
- Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз .
- Выберите Доступ ограничен.
- Нажмите Готово.
Если вы являетесь владельцем файла, обратите внимание на следующее:
- Пользователи с правом на просмотр, комментирование или редактирование могут сохранить копию файла, пока вы не удалите его из корзины.
- Чтобы окончательно стереть файл, найдите его в папке "Корзина" и нажмите "Удалить навсегда" . Подробнее…
Если вы не являетесь владельцем файла:
- Объект будет удален с вашего Диска, но останется доступен другим соавторам.
- Чтобы восстановить объект, перейдите по ссылке на него ФайлДобавить на мой Диск.
6. Добавление новых участников в email-переписку
Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей
Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:
- Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора данных. Подробнее о том, как создать форму Google…
- При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл…
- Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
- Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
- Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
- Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
- Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.
Как закрыть доступ к файлу
Внимание!
- Владелец и пользователи с правом редактирования могут изменять настройки доступа к файлу.
- Если вы не хотите, чтобы у других пользователей был доступ к файлу, отмените его публикацию.
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите файл или папку.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
- Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
- Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Удалить.
- Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить.
Если в настройках выбран параметр "Доступ ограничен", файл или папка будут видны только пользователям, указанным в разделе "Предоставьте доступ пользователям и группам".
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Откройте или выберите файл или папку.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Получить ссылку.
- Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз .
- Выберите Доступ ограничен.
- Нажмите Готово.
Если вы являетесь владельцем файла, обратите внимание на следующее:
- Пользователи с правом на просмотр, комментирование или редактирование могут сохранить копию файла, пока вы не удалите его из корзины.
- Чтобы окончательно стереть файл, найдите его в папке "Корзина" и нажмите "Удалить навсегда" . Подробнее…
Если вы не являетесь владельцем файла:
- Объект будет удален с вашего Диска, но останется доступен другим соавторам.
- Чтобы восстановить объект, перейдите по ссылке на него ФайлДобавить на мой Диск.
Совместная работа над файлом с большим числом пользователей
Файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях можно одновременно открыть для редактирования на сотне вкладок или устройств, но не более. Если это ограничение будет превышено, то работать с файлом смогут только его владелец и некоторые пользователи с разрешением на редактирование.
Чтобы привлечь к работе широкую аудиторию, можно выполнить описанные ниже действия.
4. Доступ к видеоконференции
Предупредите сотрудников, чтобы они заходили на встречи только с рабочих аккаунтов Google. Не позволяйте посторонним лицам подключаться к встрече, если так не было задумано. Иначе кто-то посторонний может подслушать конфиденциальную информацию или же окажется «троллем», как в инцидентах Zoombombing .
7. Резервные коды двухфакторной аутентификации
Обязательно используйте двухфакторную аутентификацию в аккаунте Google. Чтобы подтверждать вход в аккаунт, можно выбрать один из нескольких вариантов: sms, push-уведомления или приложение Google Authenticator.
Не забудьте распечатать или сохранить резервные коды аутентификации, чтобы не потерять доступ в аккаунт при краже или утере мобильного устройства. Это можно сделать в настройках безопасности аккаунта Google. Конечно, хранить эти коды нужно в надёжном месте, чтобы не потерять — либо в менеджере паролей, который синхронизируется с несколькими устройствами, либо в папке с бумажными документами (если вы решили распечатать коды).
Подробнее о том, что делать в случае кражи мобильного телефона, утери резервных кодов или других проблем при двухфакторной аутентификации, можно почитать в справке Google .
3. Доступы к файлу наследуются от папки на Google-диске
Когда документ создаётся в какой-нибудь папке на Google-диске, помните: по умолчанию настройки доступа к файлу копируются из папки.
Если создать в этой папке какой-либо файл, доступы к нему будут открыты для всех, у кого есть доступы к папке
Если создать в этой папке какой-либо файл, доступы к нему будут открыты для всех, у кого есть доступы к папке
Проверяйте доступы к файлу, если создаёте его в общедоступной папке.
Создайте сайт на платформе Google
-
, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно просто предоставить информацию большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять на сайт документы…
- Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации…
Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам
Вы можете сделать файл доступным по ссылке. Ваше имя пользователя и адрес электронной почты будут видны всем, кому вы отправите ссылку.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Получить ссылку.
- Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз .
- Выберите, у кого должен быть доступ к файлу.
- Укажите, какие права вы хотите предоставить пользователям вместе со ссылкой. Для этого выберите вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Нажмите Копировать ссылкуГотово.
- Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Копировать ссылку.
- В окне "Скопируйте ссылку" нажмите Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка.
- Выберите роль: Читатель, Комментатор или Редактор.
- Нажмите Готово.
- Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.
Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее…
1. Google Docs помнит всё
Если вы кому-то предоставляете доступ к своему документу, помните: всё, что когда-то было написано или прокомментировано, сохраняется в истории. Поэтому если вы не хотите, чтобы секретные данные попали в чужие руки, создайте копию документа и откройте доступ к ней, а не к исходному файлу.
Простой способ завершить и отозвать доступ к общему документу «Google»
Откройте свой предпочитаемый веб-браузер из доступного множества продуктов различных сторонних разработчиков (например, «Google Chrome» , «Opera» , «Mozilla Firefox» , «Microsoft Edge» , «Microsoft Internet Explorer» или любой другой исходя из персональных личных приоритетов) и выполните переход на официальную веб-страницу приложения «Google Диск» . Отыщите в центральной главной панели открывшейся страницы строку требуемого файла, который планируется окончательно завершить, и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Во всплывающем контекстном меню, отображенном по результатам исполненной пользователем операции, выберите, из вложенных доступных вариантов возможных действий, раздел «Открыть доступ» , чтобы непосредственно перейти к настройкам общего доступа для данного документа.
Как предоставить доступ к одному файлу
- Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите "Настройки доступа" или "Открыть доступ" .
- На компьютере откройте страницу drive.google.com.
- Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок "Открыть доступ" .
Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.
Настройка прав доступа
При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.
- Читатель может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
- Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
- Редактор может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.
Вы можете выбрать, кому файл будет доступен по ссылке. Эти параметры зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.
Часто бывает, что с одним и тем же файлом должны работать несколько людей одновременно. Для этого легко использовать бесплатные облачные хранилища файлов. В этой статье, я расскажу как обеспечить доступ нескольким пользователям к общим файлам, как управлять доступом , как грамотно настроить права всех пользователей в “Google Диск”
8. QR-код Google Authenticator
Не забудьте сохранить в надёжном месте QR-код для Google Authenticator — лучше всего на двух устройствах. Это касается не только аккаунта Google, но и любых других приложений, использующих такой тип аутентификации. Помните, что при утере/краже/поломке устройства, на котором работает Google Authenticator, вы просто не сможете войти в свой аккаунт. К сожалению, об этом обычно вспоминают слишком поздно, поэтому не пренебрегайте вопросами безопасности.
Понравились советы? Поделись с друзьями. Пусть они тоже будут в безопасности😉
Чтобы использовать Google Диск на работе или в учебном заведении более эффективно, оформите бесплатную подписку на Google Workspace.
Вы можете в любое время закрыть доступ к файлу, а также запретить другим пользователям изменять файл и настройки доступа к нему.
Используйте Google Формы
- Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации…
Шаг 1. Выберите объекты
5. Google-аккаунт на общем или чужом компьютере
Перед каждым новым входом в аккаунт Google обращайте внимание на безопасность устройства и операционной системы, в которых вы работаете. Если вам понадобилось войти в свой аккаунт на чужом компьютере (например с ноутбука, которым пользуется ещё и кто-то из членов вашей семьи) — не разрешайте браузеру запоминать ваш пароль и не забудьте выйти из аккаунта. Ещё можно включить режим инкогнито в браузере. Но чтобы не подвергать риску безопасность аккаунта Google, лучше не использовать чужие устройства для работы.
Введение
Огромную роль в постоянно растущем объеме регулярно задействованных ресурсов сыграло распространение международной компьютерной сети «Интернет» , обладающей свободными и простыми способами подключения, в настоящее время, являющейся хранилищем огромного массива разнообразной информации и выступающей универсальным инструментом ее удаленной передачи, для последующего обмена, популяризации или дистанционного взаимодействия.
Довольно часто пользователи используют для исполнения указанных действий, связанных с облачным хранением и комплексным интерактивным управлением, возможности облачного хранилища данных «Google Drive» от одноименной корпорации «Google» . Данное приложение удаленного хранения информационных материалов разнообразной направленности позволяет не просто хранить пользовательские цифровые ресурсы, но и обрабатывать, редактировать, предоставлять дистанционный доступ другим пользователям или ограничивать его при соответствующей необходимости.
Одним из возможных направлений использования возможностей «Google Drive» , помимо неоспоримого преимущества прямого непосредственного доступа к своим данным из любого компьютерного устройства, используя единую учетную запись «Google» , является совместная работа над файлами – одна из лучших функций во встроенных «Документах» , «Таблицах» , «Формах» и «Презентациях Google» . Однако при совместном заполнении документа может потребоваться ограничить права других пользователей, прежде чем окончательно завершить и закрыть его.
Когда пользователи завершают работу над документом, это означает, что было выполнено последнее редактирование, внесены окончательные изменения формы и содержания, и больше к документу уже добавить нечего. Поэтому, когда пользователи сотрудничают с другими авторами документа, создатель может помешать остальным вносить какие-либо дополнительные изменения в конечный продукт. К счастью, легко ограничить или вообще прекратить совместное использование документа в любое время.
Как управлять доступом к файлам
Пользователи с правом редактирования могут:
- предоставлять доступ другим пользователям;
- добавлять и удалять отдельных пользователей;
- копировать, распечатывать и скачивать файлы.
Примечание. Этот параметр нельзя применить ко всей папке, но вы можете настроить его для отдельных файлов в ней.
Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите файлы.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
- Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
- Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
- Нажмите СохранитьГотово.
Примечание. Вы можете запрещать пользователям копировать, скачивать и распечатывать файлы, а также делиться ими на Google Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях, но у вас нет возможности контролировать другие способы предоставления доступа к контенту.
Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы это право было только у вас, выполните следующие действия:
- Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
- Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
- Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.
- Нажмите Готово.
Примечание. Запрет на предоставление доступа к папке не распространяется на хранящиеся в ней файлы. Чтобы пользователи не могли управлять доступом к таким файлам, измените настройки для каждого из них.
Чтобы использовать Google Диск на работе или в учебном заведении более эффективно, оформите бесплатную подписку на Google Workspace.
Вы можете в любое время закрыть доступ к файлу, а также запретить другим пользователям изменять файл и настройки доступа к нему.
2. Доступ по ссылке — только для общедоступных данных
Некоторые документы с доступом по ссылке индексируются поисковиками. Кроме того, существует множество ситуаций, когда ссылка может просто куда-то утечь.
Не включайте доступ по ссылке без необходимости. Лучше всего предоставлять доступ конкретным пользователям — для этого внесите их адреса электронной почты через инструмент «Совместный доступ». Если же вы работаете с Google-документами в вашей организации, включайте доступ по ссылке только для корпоративных аккаунтов сотрудников.
Читайте также: