Билдинг блоки в excel что это

Обновлено: 25.06.2022

Представляет строительный блок в шаблоне. Строительный блок — это предварительно построенный контент, похожий на автотекст, который может содержать текст, изображения и форматирование.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

  1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
  2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
  3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
  4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
  5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
  6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
  7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
  8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
  9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
  10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

Многоуровневая группировка строк в Excel

  1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
  2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
  3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
  4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

См. также

Свойства

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

  1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
  2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов.
  3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
  4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК.

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Поддержка и обратная связь

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.

Чтобы для заданной выборки построить в MS EXCEL классическую блочную диаграмму (иногда она называется Диаграмма размаха или Ящик с усами, англ . box plot, box-and-whiskers diagram) необходимо предварительно вычислить пять показателей: медиану выборки , 1-й и 3-й квартиль , а также минимальное и максимальное значение.

Примечание : Определение квартилей дано в статье Квартили и интерквартильный интервал (IQR) в MS EXCEL . Там же показано как их вычислять в MS EXCEL.

Блочная диаграмма используется для оценки разброса значений в небольших выборках или для сравнения нескольких выборок .

Примечание : Характеристикой разброса значений в выборке является также дисперсия и стандартное отклонение .

Блочная диаграмма может быть полезна, когда количества значений в выборке недостаточно для построения полноценной гистограммы.


Построим блочную диаграмму с помощью Гистограммы с накоплением .

СОВЕТ : Для начинающих пользователей EXCEL советуем прочитать статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL , в которой рассказывается о базовых настройках диаграмм, а также статью об основных типах диаграмм .

Примечание : Блочная диаграмма может строиться как вертикально (см. рисунок выше), так и горизонтально (см. ниже).

Для построения блочной диаграммы нам потребуются 5 наборов значений в строках 45-78 файла примера , лист Box-plot.


При вертикальном расположении нижняя сторона блока (ящика) соответствует Q1 (первому квартилю ), а верхняя сторона – Q3 (третьему квартилю ). Соответственно, высота блока равна интерквартильному размаху IQR . Линия внутри блока соответствует медиане (Q2).

Примечание : Чтобы вычислить квартили используйте функцию КВАРТИЛЬ.ВКЛ() .

Если для построения самого блока используется Гистограмма с накоплением , то для усов используются вертикальные планки погрешностей . Усы сверху и снизу блока заканчиваются соответственно максимальным и минимальным значением из набора.


Чтобы построить нижний ус необходимо выделить нижнюю (невидимую) часть гистограммы (см. рисунок выше). Затем, во вкладке Макет в группе Анализ выбрать команду Планки погрешностей , и, наконец, после раскрытия подменю, пункт Дополнительные параметры планок погрешностей … После этого откроется диалоговое окно.


Установите направление «Минус», выберите пользовательскую величину погрешности и нажмите кнопку Укажите значение . В появившемся окне, в поле Отрицательное значение ошибки, введите ссылку на ячейки содержащие разность значений Q1 и минимальных значений для каждого набора данных.

Для верхнего уса нужно проделать подобные действия, предварительно выделив часть гистограммы соответствующую верхней части блока.

Теперь, используя блочную диаграмму, попытаемся сравнить несколько наборов данных.

Предположим, что необходимо сравнить 5 различных ресторанов по доставке пиццы. В каждом ресторане было сделано по 30-20 заказов, а срок доставки пиццы фиксировался в таблице (в минутах). Пусть наши 5 блочных диаграмм соответствуют этим 5 наборам значений.


Для примера сравним первые 2 ресторана ( выборка №1 и №2).

Очевидно, что второй ресторан справляется гораздо лучше второго: типичное время доставки 1-го ресторана ( медиана ) чуть больше 60 минут, а у второго только 20. Кроме того, IQR (высота блока, соответствующая разбросу значений) у второго ресторана в несколько раз меньше, то есть его срок доставки гораздо более предсказуем, чем у первого. Очевидно, что сравнивать рестораны, используя блочные диаграммы, гораздо проще, чем анализировать данные непосредственно в таблице.

В файле примера также построены Блочная диаграмма с подписями и Блочная диаграмма с горизонтальным размещением .


Блочная диаграмма с подписями построена с помощью обычной гистограммы с группировкой (использованы ряды с перекрытием).

Кроме того, на диаграмме в качестве целевого значения, выведена горизонтальная линия (зеленая). Это целевое значение можно использовать в качестве порога: если типичное значение выборки ниже или выше порогового значения, то соответствующий объект не соответствует некому требованию.


Горизонтальное размещение диаграмм построено на основе диаграммы Линейчатая с группировкой .

Примечание : В файле примера для удобства написания формул использована функция ДВССЫЛ() . Подробнее об этой функции можно прочитать в статье Функция ДВССЫЛ() в MS EXCEL .

Приходилось ли Вам когда-либо создавать блок-схему документа или бизнес-процесса? Некоторые компании покупают дорогое специализированное программное обеспечение, используя которое можно создавать блок-схемы при помощи нескольких кликов мышью. Другие компании выбирают иной путь: они используют инструмент, который у них уже есть и в котором их сотрудники умеют работать. Думаю, Вы догадались, что речь идет о Microsoft Excel.

Упорядочьте элементы

После того, как все элементы вставлены на лист:

  • Чтобы выстроить элементы в ровный столбец, выделите несколько элементов, кликая по ним мышью с нажатой клавишей Shift, затем на вкладке Формат (Format) нажмите Выровнять по центру (Align Center).
  • Чтобы точно настроить интервалы между несколькими элементами, выделите их и на вкладке Формат (Format) нажмите Распределить по вертикали (Distribute Vertically).
  • Убедитесь, что размеры элементов одинаковы. Сделайте все элементы одинаковыми по высоте и ширине, чтобы блок-схема выглядела красиво и профессионально. Ширину и высоту элемента можно задать, введя нужные значения в соответствующие поля на вкладке Формат (Format) Ленты меню.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Настройте линии связей

На вкладке Вставка (Insert) кликните Фигуры (Shapes) и выберите прямую стрелку или уступ со стрелкой.

  • При помощи прямой стрелки соединяйте два элемента, находящиеся в прямой последовательности.
  • Используйте уступ со стрелкой, когда соединительная линия должна быть изогнута, например, если нужно вернуться к предыдущему шагу после элемента принятия решения.

Создаем блок-схему в Excel

Настройте элементы

Для каждого шага структуры добавьте в Excel элементы блок-схемы.

  1. На вкладке Вставка (Insert) нажмите Фигуры (Shapes).
  2. Открывшийся список фигур разделён на основные группы. Пролистайте вниз до группы Блок-схема (Flowchart).
  3. Выберите элемент.
  4. Чтобы добавить к элементу текст, кликните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Изменить текст (Edit text).
  5. На вкладке Формат (Format) Ленты меню выберите стиль и цветовую схему для элемента.

Закончив с одним элементом, добавляйте следующий элемент для очередного пункта намеченной структуры, затем следующий, и так до тех пор, пока вся структура не появится на экране.

Обратите внимание на форму каждого элемента блок-схемы. Форма сообщает читателю, какая функция выполняется на каждом шаге структуры. Рекомендую использовать все формы в соответствии с их общепринятым назначением, так как нестандартное использование форм может запутать читателей.

Вот несколько самых часто встречающихся элементов:

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

  1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
  2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
  3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Блок-схемы являются визуальными представлениями отдельных этапов, из которых состоит тот или иной процесс. Они могут представлять особый интерес с точки зрения процесса оценки качества, поскольку графическое отображение процесса зачастую помогает выявить «узкие места», которые могут создавать проблемы с качеством.

Блок-схемы также можно строить в Excel, хотя сам по себе процесс построения является несколько запутанным. Если вам придется строить очень сложную блок-схему, мы рекомендуем воспользоваться одним из специализированных программных пакетов, предназначенных для этой цели. Если же вам нужна относительно простая блок-схема, подобная той, которая изображена на рис. 1, тогда вы вполне можете обойтись средствами Excel.

Рис. 1. Пример блок-схемы

Рис. 1. Пример блок-схемы

Небольшие блок-схемы в программе Excel можно создавать с помощью кнопки Shapes (Фигуры), которая расположена в группе Illustrations (Иллюстрации) вкладки Insert (Вставка) (рис. 2).

Рис. 2. Обширный перечень разнообразных фигур

Рис. 2. Обширный перечень разнообразных фигур

Щелкните на кнопке Shapes (Фигуры), чтобы открыть меню с обширным перечнем фигур, имеющихся в вашем распоряжении. Как показано на рис. 3, группа фигур Flowchart (Блок-схема) — седьмая сверху. В группе Flowchart (Блок-схема) предусмотрено несколько нужных нам форм. Щелкните на значке требуемой формы, а затем перетащите указатель мыши в пределах рабочего листа для ее создания.

Рис. 3. Группа фигур Flowchart (Блок-схема)

Рис. 3. Группа фигур Flowchart (Блок-схема)

После создания фигуры в правой части ленты Microsoft Excel появится вкладка Format (Формат). Параметры этой вкладки предназначены для изменения формата выделенной в данной момент фигуры. Например, для изменения цвета выделенной фигуры достаточно щелкнуть на кнопке Shape Fill (Заливка фигуры), а затем — на образце интересующего вас цвета, как показано на рис. 4 (не забывайте, что наш рисунок — черно-белый).

Рис. 4. Изменение цвета фигуры с помощью меню кнопки Shape Fill (Заливка фигуры)

Рис. 4. Изменение цвета фигуры с помощью меню кнопки Shape Fill (Заливка фигуры)

Щелкните внутри выбранной вами фигуры, введите требуемый текст. Аналогичным образом создайте еще несколько фигур для вашей блок-схемы. Отдельные блоки блок-схемы можно соединять между собой линиями и стрелками, которые в меню кнопки Shapes (Фигуры) расположены в группе Lines (Линии) (см. рис. 4).

Методы

Дальнейшие действия

Excel предлагает множество дополнительных элементов для создания блок-схем и бесконечное разнообразие настраиваемых параметров форматирования. Смелее экспериментируйте и пробуйте все доступные возможности!

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Комментарии

Каждый объект BuildingBlock является членом коллекций BuildingBlocks и BuildingBlockEntries. Строительные блоки хранятся в Microsoft Word шаблонах. Поэтому для доступа к строительным блокам, доступным для документа, необходимо получить доступ к прикрепленным шаблонам. Встроенные строительные блоки хранятся в шаблоне с именем "Building Blocks.dotx".

Чтобы вернуть отдельный строительный блок, используйте метод Item коллекции или коллекцию BuildingBlocks . В следующем примере вы можете получить доступ к первому строительному блоку в первом шаблоне в коллекции Templates .

В зависимости от того, как получить доступ к коллекции, возвращаемая коллекция может измениться. Например, если вы получили доступ к коллекции строительных блоков с типом wdTypeAutoText с категорией "General", возвращаемая коллекция может быть иной, если получить доступ к коллекции строительных блоков с типом wdTypeAutoText с категорией "Custom". Она также отличается от коллекции, возвращаемой при доступе к коллекции строительных блоков с типом wdTypeCustomAutoText с категорией "General". Поэтому первый элемент в коллекции, доступ к нему из коллекции BuildingBlockEntries , может быть отличается от первого элемента в коллекции, доступ к нему из коллекции BuildingBlocks .

Чтобы создать новый строительный блок, можно использовать метод Add для коллекции BuildingBlockEntries или коллекции BuildingBlocks . Однако рекомендуется создать новый строительный блок с помощью метода Add для коллекции BuildingBlockEntries . В следующем примере выбранный текст добавляется в галерею строительных блоков водяных знаков первого шаблона в коллекции Templates .

Используйте метод Insert , чтобы вставить новый строительный блок в документ. В следующем примере первый строительный блок в первом шаблоне вставляется в активный документ в пункте вставки.

Чтобы удалить строительный блок из шаблона, используйте метод Delete. В следующем примере удаляется первый строительный блок из первого шаблона в коллекции Templates .

Строительные блоки организованы по категориям и типу. Используйте коллекцию BuildingBlockTypes для доступа к отдельным объектам BuildingBlockType . Используйте коллекцию Категорий для доступа к отдельным объектам категории . Затем используйте свойство BuildingBlocks для доступа к коллекции BuildingBlocks для объекта Category . В следующем примере печатаются имена типа и категорий всех блоков в первом шаблоне в непосредственное окно. (В этом примере предполагается , что видно непосредственное окно.)

Каждый строительный блок обладает свойствами, которые содержат уникальные для него сведения, такие как Имя, Описание, Тип и Значение.

Дополнительные сведения о строительных блоках см. в ссылке Работа со строительными блоками.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

  1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
  2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
  3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
  4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Составьте план

Цель блок-схемы – показать логическую структуру событий, которые должны случиться, решений, которые должны быть приняты, и последствий этих решений. Поэтому, несомненно, построить блок-схему будет проще, если предварительно уделить несколько минут тому, чтобы привести в порядок свои мысли. Блок-схема, составленная из беспорядочных, тщательно не продуманных шагов, принесёт мало пользы.

Поэтому выделите несколько минут на то, чтобы сделать заметки. Не важно в каком формате, главное – запишите каждый шаг процесса и зафиксируйте каждое решение с возможными следствиями.

Читайте также: