Ведение регистров в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи
В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.
Каковы права и обязанности работодателей
и работников
Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.
Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.
- Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.
Кадровый электронный документооборот в России
Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее, поэтому во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот. Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.
Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью.
В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов.
В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.
Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.
Какие документы переходят в цифровой формат
Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
Только на бумаге
На бумаге или электронно — по желанию работника
Можно только электронно — по решению работодателя
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)
Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1
Заявление о выдаче документов, связанных с работой
Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО
Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника
Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению
Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда
Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы
Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.
В этом документе надо указать:
- сведения об используемых ИС;
- порядок доступа к ИС работодателя;
- перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
- перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
- сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
- сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).
В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.
Электронный документооборот
Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:
- быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
- сокращение издержек на обработку и передачу документов.
По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ
Нас читают 9 042 человека
Получайте приглашения на бесплатные занятия, анонсы статей, расписание вебинаров и онлайн-курсов. Дайджест приходит 1 раз в месяц.
Подтвердите электронную почту
На отправлено письмо для подтверждения.
Вы можете изменить адрес
Вы подписаны на рассылку
Что делать, если письма Школы не приходят вам?
Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу.
В Gmail нажмите на стрелку справа от кнопки ответа и выберите из списка «Добавить пользователя «Контур Школа» в контакты».
В Яндекс.Почте нажмите в письме на контакт «Контур Школа» и кликните на кнопку «В адресную книгу».
В Outlook нажмите в письме правой кнопкой мыши на «Контур Школа» и выберите «Добавить в контакты Outlook», затем слева сверху «Сохранить и закрыть»
Здравствуйте! У меня такой объемный вопрос:
1. Есть Трудовой кодекс (ТК), который явно описывает какими типами ЭЦП можно пользоваться для подписания тех или иных документов, связанных с трудовой деятельностью (ст. 22.3 ТК РФ).
2. Есть Федеральный закон 63-ФЗ "Об электронной подписи", который описывает разные типы подписей и требования к ним.
3. Есть Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 796, который утверждает, что все средства ЭП должны быть одобрены ФСБ России (п. 20).
4. Есть Приказ ФСБ РФ от 09.02.2005 N 66 (ред. от 12.04.2010) "Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации (Положение ПКЗ-2005)", регулирующий для каких типов информации какой тип подписи необходимо использовать.
Тут сплошные противоречия:
1. Для подписания документов, кроме трудовых договоров, допускается использование простой ЭЦП, что противоречит требованиям приказов ФСБ.
2. ТК РФ допускает использование усиленной неквалифицированной подписи, порядок проверки которой устанавливается соглашением сторон, что противоречит приказам ФСБ, который регламентирует использование определённых типов подписей и алгоритмов для формирования и проверки ЭЦП.
3. Приказ ФСБ N 66 устанавливает, что для подписания информации, составляющей коммерческую тайну или содержащую персональные данные, необходимо использовать неквалифицированную подпись, и, по приказу ФСБ N 176, сформированную по одобренным ФСБ алгоритмам с соответствующими проверками, что противоречит ТК РФ, допускающий подписание таких документов (например, приказа на премию) простой ЭЦП.
Формулирую вопросы: для каких типов документов в корпоративном (внутреннем) ЭДО допустимо:
- использовать неквалифицированную ЭП, созданную в нарушение требований ФСБ (т.е. использующую алгоритмы, не одобренные ФСБ России, не по ГОСТу)?
- допустимо использовать простую ЭЦП?
для каких типов документов в корпоративном (внутреннем) ЭДО Необходимо использовать неквалифицированную ЭЦП, созданную в соответствии с требованиями ФСБ, "по ГОСТу"?
Добрый день! Разъясните пожалуйста, в какой срок нужно уведомить сотрудников о переходе организации на ЭДО? Если ИС "Работа России" начинает работать с сентября, то как работать с вновь принятыми с января сотрудниками? Если все сотрудники отказались от перехода на ЭДО?
Анна, добрый день! Публикуем ответ эксперта Марии Финатовой на Ваш вопрос: "Срок работодатель определяет самостоятельно.
В соответствии со статьей 22.2. Трудового кодекса РФ работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Если все работники отказываются переходить на ЭДО, то вы не можете ввести ЭДО в отношении этих работников и должны оформлять с ними все документы на бумажных носителях.
Допустимо ввести ЭДО для вновь принимаемых работников, если они будут согласны на его введение – но они тоже могут отказаться.
Есть смысл разрабатывать локальный нормативный акт по ЭДО, когда у вас будут работники, которые будут согласны на его введение. До этого данный документ будет нерабочим, даже если его и разработать. ЭДО можно применять не в рамках трудовых отношений, если вы это хотите сделать, а в других процессах для этого необходимо руководствоваться требованиями норм действующего законодательства"
Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.
29 августа 2017
В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.
В России используют три вида электронной подписи:
- простую,
- усиленную неквалифицированную,
- усиленную квалифицированную.
Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.
Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.
Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.
Как получить электронную подпись?
Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:
Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»
С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.
Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.
Сторона ТД | Вид документов | ИС работодателя | ИС ЕЦП «Работа в России» |
---|---|---|---|
Работодатель | Документы из особого списка | УКЭП | УКЭП, УНЭПгос |
Иные документы | УКЭП, УНЭП, УНЭПгос | ||
Работник | Документы из особого списка | УКЭП, УНЭП, УНЭПгос | УКЭП, УНЭП, ПЭПгос |
Иные документы | УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП |
Участие в электронных торгах
Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».
С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.
Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.
Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.
Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.
ЭКДО при форс-мажоре
В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.
Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.
Работа с государственными информационными системами
Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.
Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:
- ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.
Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:
- ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.
Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.
Как оформить электронную подпись на сотрудников
Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным. Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр. При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.
Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи технологии API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы заказать интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте .
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.
(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)
4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.
Статья 5. Виды электронных подписей
1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).
2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4) создается с использованием средств электронной подписи.
4. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.
Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям
Использование ЭП в частной жизни
С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:
Какие электронные подписи необходимы для КЭДО
Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:
- простая электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.
УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.
УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.
Электронная подпись работодателя
Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.
Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела
Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.
Электронная подпись работника
Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.
Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:
- ученический договор;
- трудовой договор;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- договор о материальной ответственности;
- внесение изменений в договоры;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
- согласие на перевод;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- заявление об увольнении и его отзыв.
Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.
Отчетность в ЕГАИС ФСРАР
Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.
Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.
Отчетность через интернет
Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.
Использование ЭП в работе
Как подписывать электронные документы
Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
- простая электронная подпись.
Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:
- усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
- простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).
Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Для подписания документов работодатель может использовать:
- УКЭП;
- УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
- УНЭП, полученную через электронное правительство.
Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:
- договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
- дополнительных соглашений к договору;
- приказов о дисциплинарных взысканиях,
- уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.
Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:
- договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
- дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
- заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
- ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.
Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.
Что изменилось
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:
- работодателей,
- работников,
- соискателей.
Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.
Как обмениваться документами
Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):
- ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
- ИС работодателя, если она позволяет:
- подписывать и хранить электронные документы;
- фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.
Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:
- письменно,
- через ИС работодателя,
- по электронной почте,
- через ЕЦП «Работа в России».
Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов. После вступления в силу Федерального закона №377-ФЗ дублировать на бумагу необходимо только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также инструктаж по охране труда.
Компании, которые принимали участие в эксперименте, должны вернуться к бумажному формату указанных документов до 1 июля 2022 года. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.
Читайте также: