Особенности работы с документами в электронном виде и электронной цифровой подписью в рб
Настоящий Закон направлен на установление правовых основ применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, а также правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
- Корреспонденты на фрагмент
- Поставить закладку
- Посмотреть закладки
- Добавить комментарий
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Основные термины, используемые в настоящем Законе, и их определения
Для целей настоящего Закона используются следующие основные термины и их определения:
атрибутный сертификат - электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию о полномочиях физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя (далее, если не предусмотрено иное, - физическое лицо), являющегося владельцем личного ключа электронной цифровой подписи (далее - личный ключ), на подписание определенных видов электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица (далее, если не предусмотрено иное, - полномочия);
копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь;
личный ключ - последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи;
отзыв открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (далее - открытый ключ), атрибутного сертификата - процедура, заключающаяся в досрочном прекращении действия открытого ключа, атрибутного сертификата;
открытый ключ - последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи;
подлинность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями);
подписание электронной цифровой подписью - процедура выработки электронной цифровой подписи с использованием личного ключа;
Современный цифровой мир дает людям много комфорта: мы платим коммуналку через ЕРИП, заказываем продукты и лекарства с доставкой и учимся в онлайн-режиме. Одним из изобретений, которые позволяют бизнесу решать вопросы дистанционно, стала электронная цифровая подпись (ЭЦП). Кто может ей пользоваться и какие преимущества она дает – разбираемся сегодня.
Перспективы развития
Европейский опыт использования электронной цифровой подписи богаче, чем белорусский. В 1999 году в Европе была принята Декларация об электронных подписях, которая позволила использовать ЭЦП в госзакупках, здравоохранении, юстиции, торговле. Однако разница нормативов в странах-резидентах ЕС вызывала проблемы, поэтому с 1 июля 2016 года в странах Евросоюза начал работать регламент eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) об электронной идентификации и доверенных услугах. Документ установил общий стандарт для электронных подписей и электронных печатей. Благодаря этому любое физическое или юридическое лицо получило возможность использовать электронную подпись на территории всего Евросоюза.
Не перспектива, а мечта. И со временем это неизбежно станет реальностью. Ну а пока – с нетерпением ждем.
На практике организации широко используют сканирование бумажных документов и отправку их по электронной почте (факсу). Таким образом подписываются договоры, ведется переписка. Кроме того, некоторые организации создают, согласуют и подписывают документы в электронном виде. На вопросы о том, как правильно организовать электронный документооборот, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.
Что понимается под электронным документооборотом?
Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела .
На заметку
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде . Основной его особенностью является наличие электронно-цифровой подписи
(далее — ЭЦП).
Какие документы можно создавать и хранить в электронном виде?
Перечень данных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛНПА. Однако если в архиве организации отсутствуют установленные условия для хранения документов в электронном виде, то необходимо создавать оригиналы документов на бумажном носителе. Хранить в электронном виде при отсутствии данных условий допускается только документы, содержащиеся в соответствующем перечне. Отметим, что срок хранения таких документов составляет до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены
новыми) .
Введение электронного документооборота в организации целесообразно начать с документов временного хранения (до 10 лет включительно). Что касается документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в отношении них желательно поначалу ввести практику двойного документооборота. То есть создавать два идентичных по содержанию документа :
— на бумаге;
— в электронном виде.
Соответственно, так как основная часть документов кадрового делопроизводства имеет срок хранения более 10 лет (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении и т.д.), перевод таких документов в электронный вид на данный момент нерационален.
Обратите внимание!
Принимая решение о переходе на электронный документооборот без применения ЭЦП, необходимо обеспечить наличие программных средств, позволяющих однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ .
Как осуществляется формирование и оформление электронных дел?
Электронные дела формируются и оформляются с учетом общих правил, установленных для документов на бумажных носителях .
В организации разрабатываются схемы размещения и порядка прохождения документов в электронном виде и их проектов. Разработка данных схем осуществляется на основании номенклатуры дел организации. В ней в графе «Примечание» для документов в электронном виде делается отметка «ЭД» .
Документы в электронном виде согласно номенклатуре дел помещаются в папки — электронные дела. Имя электронного дела состоит из индекса дела и его заголовка в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, каждое электронное дело формируется за один календарный (делопроизводственный) год .
Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации .
Что такое гибридные дела?
Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе. Например, такими делами могут быть «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности» .
В гибридные дела допускается формировать документы с временным сроком хранения (до 10 лет). Соответственно, формировать в гибридные дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения недопустимо .
Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?
Документ на бумажном носителе является оригиналом. Уничтожить его можно только после истечения установленных для данного документа сроков хранения.
Оригинал документа на бумажном носителе необходимо хранить и передать в архив организации согласно установленным в организации правилам .
Из каких частей состоит электронный документ?
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде. Он состоит из двух неотъемлемых частей :
1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП;
2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Особенная часть заполняется по установленным правилам в регистрационно-контрольной карточке документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?
Внесение любых изменений в электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ .
Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.
Пример
Работник при помощи ЭЦП согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. В данном случае действительной будет только ЭЦП руководителя организации. Согласование проекта работником будет недействительным.
В чем особенности хранения документов в электронном виде?
Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе .
Обратите внимание!
Для хранения документов в электронном виде необходимо создать определенные условия (применять специальные средства хранения, создать установленный температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режим и др.).
Отметим, что информационные технологии в настоящее время достаточно быстро устаревают. Тем не менее документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми. Особенно это касается документов со сроком хранения более 10 лет и постоянного хранения.
Организации, которые передают документы на хранение в госархивы, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В противном случае документы необходимо будет преобразовать в требуемый формат к моменту передачи в госархив .
На заметку
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются :
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются :
— Portable Network Graphics (PNG);
— Tagged Image File Format (TIFF);
— Joint Photograph Experts Group (JPEG);
— Portable Document Format / A (PDF/A).
Необходимо помнить, что преобразование электронного документа (документа, подписанного ЭЦП) из одного формата в другой нарушает его целостность. Для решения указанной проблемы требуется повторное удостоверение подлинности данного документа, т.е. подписание документа ЭЦП архива .
На практике банки в работе используют системы дистанционного обслуживания клиентов. Можно ли их использовать для подписания кредитных договоров и дополнительных соглашений к ним?
Кредитный договор заключается в простой письменной форме. Подписание его с использованием аналога собственноручной подписи (в том числе с применением системы дистанционного обслуживания клиентов) допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон .
Например, стороны в договоре о банковском обслуживании клиента могут предусмотреть возможность подписания кредитных договоров (дополнительных соглашений к ним) с использованием дистанционного обслуживания клиентов. Однако при подписании кредитного договора таким образом в случае конфликта могут возникнуть сложности. В частности, с доказательством того, что клиент действительно подписывал данный договор.
Что такое система межведомственного документооборота (далее — СМДО) и можно ли ее использовать для обмена информацией между организациями?
СМДО — государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена электронными документами (т.е. документами с ЭЦП). СМДО может использоваться не только для обмена информацией с госорганизациями, но и для обмена информацией между субъектами хозяйствования. Для этого данные организации должны вести электронный документооборот и быть подключены к СМДО.
Справочная информация
Подробнее о порядке подключения к СМДО можно узнать на официальном сайте Национального центра электронных услуг.
Электронный документооборот используется во многих организациях. Например, при сдаче различной отчетности. Электронные документы, как правило, подписываются электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП). На наиболее часто задаваемые вопросы, связанные с использованием ЭЦП, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.
В чем отличие электронного документа от документа в электронном виде?
Электронный документ — одна из разновидностей документов в электронном виде. Его главным отличием является ЭЦП — реквизит, который позволяет установить целостность и подлинность документа .
Соответственно, электронным документом считается документ, имеющий ЭЦП. Все остальные документы, созданные при помощи компьютерных технологий, являются документами в электронном виде.
Какие электронные документы считаются подлинными?
Подлинный электронный документ — это электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ .
Электронный документ следует подписывать ЭЦП с действующим сертификатом открытого ключа. Если электронный документ подписать после отзыва сертификата открытого ключа, то он не будет считаться подлинным и иметь юридической силы. Отметим, что подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу .
На практике может возникнуть ситуация, когда документ был подписан с использованием действующего сертификата отрытого ключа, однако впоследствии срок его действия истек. Соответственно, возникает вопрос, имеет ли данный документ юридическую силу, а также как определять, вносились или нет в данный документ изменения. Чтобы в будущем избежать таких спорных ситуаций, планируется ввести штамп времени.
Какие документы не подпадают под сферу действия Закона об электронном документе?
Закон об электронном документе не распространяется :
— на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи (например, факсимиле). Порядок их использования установлен п. 2 ст. 161 ГК;
— порядок обращения электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственные секреты;
— порядок обращения с электронными обращениями граждан. Требования к данным обращениям установлены Законом об обращениях граждан и юридических лиц;
— порядок обращения документов в электронном виде. Особенности оформления, обработки и хранения данных документов установлены Инструкцией по делопроизводству. Отметим, что организация может самостоятельно установить, когда документ будет иметь юридическую силу для сторон. В частности, стороны могут согласовать, что принимают в работу документы, получаемые и отправляемые:
с определенного электронного адреса;
с использованием специальных шифровальных программ;
с применением цифровых водяных знаков — это специальные метки, встраиваемые в цифровой контент (называемый контейнером) с целью защиты авторских прав и подтверждения целостности самого документа.
Кто вправе выдавать ключи ЭЦП и в какие госорганы можно направлять документы, подписанные ЭЦП?
В настоящее время организацией, выдающей ключи ЭЦП, признаваемые всеми организациями, является РУП «Национальный центр электронных услуг» (далее — НЦЭУ) . В состав НЦЭУ входит республиканский удостоверяющий центр Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК), который и осуществляет все необходимые процедуры, связанные с выдачей ключей ЭЦП.
На данный момент ЭЦП дает право подписывать электронные документы и обращения, подаваемые в МНС, таможенные органы, ФСЗН, Белгосстрах, Белстат и т.д.
Отметим, что корпоративные системы (например, «Клиент-банк») могут применять ключи ЭЦП, выданные собственными удостоверяющими центрами. Однако такие ключи ЭЦП будут признаваться только в рамках этих систем.
Кто может быть владельцем личного ключа ЭЦП?
Владельцем личного ключа ЭЦП (далее — личный ключ) может быть :
— должностное лицо юридического лица. Например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров. Данным лицам следует использовать личный ключ для исполнения своих должностных обязанностей (в частности, для подписания отчетов, сдаваемых в МНС, ФСЗН).
Пример
Главный бухгалтер Иванова М.И. как должностное лицо получила личный ключ. Иванова М.И. вправе его использовать для подписания документов как главный бухгалтер организации. Подписать данной ЭЦП, например, договор на получение кредита на потребительские нужды как физическое лицо по общему правилу она не вправе. Однако если это будет предусмотрено ее договором с банком и он признает этот ключ, то она может его использовать для подписания данного договора.
В случае если гражданин работает на условиях внешнего совместительства, он может иметь две ЭЦП — по основной работе и работе по совместительству;
— физическое лицо. В данном случае ЭЦП принадлежит именно физическому лицу. Оно вправе ее использовать в личных целях. Например, для подписания договоров кредитования, купли-продажи, оказания услуг.
Отметим, что у физического лица может быть две ЭЦП: одна как у представителя юридического лица и вторая личная ЭЦП как у физического лица.
В чем особенность мобильной ЭЦП и кто ее может получить?
У мобильной ЭЦП есть особенность. Она касается хранения личного ключа. Напомним, что личный ключ — последовательность символов, принадлежащая определенной организации или физическому лицу и используемая при выработке ЭЦП . Для мобильной ЭЦП личный ключ хранится на SIM-карте.
Если ЭЦП мобильная, идентификация личности и подпись осуществляются через SMS. Владелец мобильной ЭЦП подтверждает свои действия SMS с PIN-кодом. При этом все операции защищаются криптографическим ключом.
Сегодня получить мобильную ЭЦП можно в компаниях Velcom и МТС. Воспользоваться услугой могут физические и юридические лица. Для этого им необходимо:
получить специальную SIM-карту, которая поддерживает SIMiD;
оплатить услуги по предоставлению ЭЦП;
иметь устройства с функциями отправки и получения SMS.
Какие обязанности закреплены за владельцем личного ключа и что ему грозит за их неисполнение?
Владелец личного ключа (в том числе и мобильной ЭЦП) обязан :
— хранить в тайне личный ключ;
— обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения);
— не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек;
— отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена.
При неисполнении владельцем ЭЦП данных обязанностей он должен будет возместить вред, который был причинен вследствие этого.
Пример
Руководитель организации не обеспечил сохранение тайны личного ключа. От его лица были подписаны и отправлены отчеты с недостоверными данными. Руководитель организации как владелец личного ключа будет привлечен к ответственности за сведения, содержащиеся в данных отчетах.
Может ли личный ключ получить один работник, а использовать его — другой? Необходимо ли получить новую ЭЦП в случае увольнения работника?
ЭЦП следует использовать тому работнику организации, который ее получил. Это связано с тем, что при подаче документов для получения ЭЦП указываются его паспортные данные (Ф.И.О., идентификационный номер). Кроме того, данное лицо также указывается в карточке и сертификате открытого ключа ЭЦП.
На заметку
Открытый ключ используется получателями документов, подписанных ЭПЦ, для проверки ее подлинности .
Работники получают личный ключ как должностные лица юридического лица. При этом ЭЦП принадлежит данному юрлицу. Однако если работник, который использовал в работе ЭЦП, уволится, то на сотрудника, который будет принят на его место, организации необходимо получить новую ЭЦП. Новый сотрудник не может пользоваться ЭЦП уволенного.
Отметим, что при подписании документов должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать данным, которые указываются непосредственно в документе (в общей его части) .
На заметку
На практике органы МНС и государственной статистики могут не принять документ, в содержании которого в качестве лица, подписавшего документ, указан, например, директор, но проставлена ЭЦП главного бухгалтера.
18 февраля 2019 г. вступила в силу Инструкция N 19, определившая порядок работы с электронными документами, т.е. документами в электронном виде, подписанными при помощи ЭЦП (далее — ЭД). Рассмотрим основные, на наш взгляд, моменты.
1. Установлено, что требования Инструкции N 19 распространяются на все госорганы и иные организации независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации) .
Обратите внимание!
В части требований, не предусмотренных Инструкцией N 19, необходимо применять нормы Инструкции по делопроизводству .
2. Порядок работы с ЭД в организации должен быть определен соответствующим локальным правовым актом (ЛПА). Например, положением о порядке работы с ЭД. При этом некоторым организациям до утверждения такого ЛПА необходимо согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением облисполкома и госучреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». Требование о согласовании распространяется на те организации, которые обязаны сдавать документы в архив или сдают их на основании заключенного с архивом договора .
На заметку
Организациям, не являющимся источниками комплектования госархивов, согласовывать такой ЛПА нужно с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии) .
3. Определено, что электронный документооборот в организации должен осуществляться в рамках АС ДОУ — автоматизированной системы, которая предназначена для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации на основе системы электронного документооборота. Иными словами, при помощи АС ДОУ осуществляется движение ЭД в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело. АС ДОУ должна поддерживать единый процесс работы и включать в себя :
— подготовку проектов ЭД с оформлением необходимых реквизитов;
— их согласование (при необходимости);
— представление проекта ЭД на подпись, утверждение руководителю;
— регистрацию и контроль исполнения ЭД;
— организацию оперативного хранения и передачу ЭД на хранение в архив организации;
— уничтожение ЭД, не подлежащих хранению.
4. Для обеспечения защиты ЭД в организации должны быть разработаны соответствующие ЛПА, регламентирующие в том числе вопросы :
— управления процессом доступа к ЭД. Оно включает в себя:
категорирование ЭД по уровню доступа (например, корпоративный, локальный и др.);
установление прав доступа исполнителей к ЭД в соответствии с функциональными обязанностями;
делегирование прав исполнителям в отношении возможных действий, производимых с ЭД.
Таким образом, просматривать, редактировать, визировать, подписывать различные ЭД работники смогут в зависимости от предоставленных им полномочий;
— протоколирования работы исполнителей с ЭД. Оно ведется с помощью журнала событий, в который автоматически вносится информация о том, кто, когда и что сделал или пытался сделать с ЭД;
— организации резервного копирования и восстановления данных. Так, резервное копирование ЭД должно производиться в соответствии с графиком. Его организация разрабатывает самостоятельно. При этом все процедуры выполнения резервного копирования должны фиксироваться в специальном журнале .
5. Несмотря на то что форматы файлов ЭД организация определяет самостоятельно, предпочтение следует отдавать открытым форматам. Для проектов ЭД рекомендовано использовать :
— Office Open XML (DOCX);
— Open Document Format (ODT).
Напомним, что допустимым форматом файлов ЭД наряду с указанными выше также является Portable Document Format / A (PDF/A) .
Обратите внимание!
После завершения подготовки проекта ЭД, для которого установлен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», его общую часть (включая приложения) необходимо преобразовать в формат PDF/A . При этом организациям, не являющимся источниками комплектования госархивов, сделать это нужно только при подготовке к подписанию ЭД, предназначенных для направления в госорганы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации .
Необходимость выполнения таких действий связана с тем, что после подписания ЭД его общая часть изменяться не может. Следовательно, она должна быть преобразована в указанный формат к моменту подписания.
6. Определен порядок согласования проекта ЭД :
— внутреннего (внутри организации). Такое согласование происходит при помощи средств АС ДОУ. Для того чтобы получить доступ к проекту ЭД, согласующее его лицо должно пройти авторизацию и идентификацию в АС ДОУ. Отметка о согласовании (виза) в этом случае включается в регистрационно-контрольную карточку или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ.
Вместе с тем, если согласование проекта ЭД осуществляется путем подписания общей его части, то в данном случае ЭЦП необходимо включить в особенную часть проекта ЭД;
— внешнего. Такое согласование производится путем рассылки проекта ЭД в согласующие организации. При этом реквизит «Гриф согласования» включается в общую часть проекта ЭД и подписывается ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или лицо, ответственное за подготовку проекта ЭД. Согласование проекта ЭД подтверждается путем подписания общей части проекта ЭД ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является согласующая организация либо лицо, уполномоченное осуществлять согласование.
7. Определен порядок работы с электронными копиями документов на бумажном носителе (далее — электронные копии). В частности, установлено, что на локальном уровне должен быть закреплен порядок их изготовления, удостоверения и использования .
Одновременно прописан ряд общих требований к процессу создания электронных копий, а также их учету, в том числе следующие :
— электронная копия создается путем фотокопирования (сканирования);
— сканируются все страницы документа. Даже если они не содержат текста или изображений, а имеют какие-либо пометки, оттиски штампов или нумерацию. Например, если на обороте листа оригинала документа нет никакого текста, но он пронумерован, его нужно отсканировать;
— при сканировании должны быть видны все края листа. Не допускается наличие посторонних предметов или эффектов (бликов, теней и др.), скрывающих часть листа;
— черно-белый документ должен сканироваться в черно-белом варианте, а цветной — в цветном;
— электронную копию необходимо сохранить в формате PDF/A1 или PDF/A2;
— удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, отсканировавшего оригинал документа и проверившего качество появившегося вследствие этого электронного отображения. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.
Также определено, что в случае создания электронной копии сведения об этом наносятся на оригинал документа штампом, вручную либо при наличии технической возможности — в виде штрих-кода .
Хранятся электронные копии столько же, сколько и оригиналы. Передавая оригиналы в архив, организация самостоятельно решает судьбу их электронных копий, т.е. передавать их в архив или уничтожить . Если оригинал документа передаче в архив не подлежит, то после создания его электронной копии сам оригинал разрешено уничтожить .
Обратите внимание!
При отправлении электронной копии в другую организацию досылать еще и оригинал не нужно. Электронная копия приравнивается к ЭД .
8. Предусмотрено два способа доставки ЭД в другие организации :
— посредством электронной почты (в качестве вложения);
— с помощью ведомственных (корпоративных) систем электронного документооборота (ВСЭД, КСЭД) или системы межведомственного электронного документооборота (СМДО). Такие системы, как правило, установлены в госорганах, банках и т.д.
Указанные способы обеспечивают доставку обеих частей ЭД .
9. Установлены правила работы с входящими ЭД. Прежде чем их регистрировать, нужно сначала проверить действительность ЭЦП. Сделать это необходимо с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части ЭД . ЭД не регистрируют в случаях :
— несоответствия сведений о лице, подписавшем ЭД, содержащихся в общей и особенной частях ЭД;
— несоответствия форматов файлов установленным требованиям.
В перечисленных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в регистрации и выслать его в адрес организации или лица, приславших ЭД .
Кто может использоваться ЭЦП?
Электронную цифровую подпись имеет право получить:
- Должностное лицо в компании, которое будет использовать ее для выполнения своих должностных обязанностей. Таким сотрудником может быть бухгалтер, директор или, к примеру, начальник отдела кадров. Важно, что ЭЦП делается для конкретного человека: если он увольняется, то электронную подпись нужно переделывать для новоназначенного работника.
- Индивидуальный предприниматель для ведения отчетности по своей деятельности.
- Физическое лицо, которое может использовать ЭПЦ в личных целях.
Стоимость ЭЦП
Цена электронной цифровой подписи зависит от ее типа, а также срока ее действия. К примеру, издание ключа на 1 год для юридического лица стоит 72 рубля 60 копеек, ЭЦП на сим-карте на таких же условиях стоит 50 рублей 50 копеек. Такие же тарифы актуальны и для индивидуальных предпринимателей.
Физическое лицо может приобрести ЭЦП на год за 54 рубля 70 копеек, на 3 года по цене 77 рублей 35 копеек. Если речь идет о мобильной электронной цифровой подписи, то ее стоимость будет 37,45 на год и 53,55 на 3 года.
Выдают электронную цифровую подпись в регистрационных центрах Национального центра электронных услуг, список которых можно найти на официальном сайте предприятия.
Индивидуальный предприниматель Алеся Иванькова, оказывающая бухгалтерские услуги, отмечает:
– Электронной цифровой подписью я пользуюсь около 10 лет, с самого начала ее появления. Я использую ее при работе с интернет-банкингом и для сдачи отчетов во все госструктуры. Также она нужна, когда необходимо совершить какие-то административные процедуры: смена юридического адреса, руководителя или учредителя юридического лица. Могу отметить, что в системе сейчас проблем практически нет по сравнению с тем временем, когда ЭЦП только запустилась в Беларуси. Если случаются сбои, то я всегда могу зайти в поисковик и попытаться решить проблему самостоятельно. Не выходит – на помощь приходит техподдержка центра, где получалась электронная цифровая подпись. Ребята по TeamViewer все настраивают. ЭЦП экономит массу времени. Раньше мне требовался целый рабочий день, чтобы сдать все отчеты, а если они были с ошибками – то приходилось тратить еще один день. Сейчас с ЭЦП работается гораздо легче и быстрее.
Закон и цифры
Возможно, вы удивитесь, но закон об использовании электронной подписи в Беларуси появился еще в 2009 году и дал право индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам подписывать электронные документы и обращения в Министерство по налогам и сборам, Фонды социальной защиты населения, «Белгосстрах», «Белстат» и другие госорганы.
С течением времени система прижилась: если в 2014 году в стране было выдано всего 1543 ЭЦП, то в начале 2018 года – уже более 300 тысяч. А по данным на апрель 2020 года, владельцев ключей электронной цифровой подписи насчитывается более 740 тысяч. Система становится повсеместной
Спустя 10 лет, в 2019 году вступил в силу Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2018 г. № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который расширил правовое поле в этой области. Электронную цифровую подпись признали аналогом собственноручной подписи и разрешили ее использовать всем. Но об этом чуть ниже.
Сфера применения электронной цифровой подписи
В зависимости от собственного статуса , владелец ЭЦП может использовать ее в различных целях. К примеру, ИП или юрлицо может:
- Подавать налоговые декларации
- Платить налоги и получать информацию обо всех заложенностях и переплатах
- Отправлять отчеты в ФФЗН, Белгосстрах, Белстат и другие госорганы
- Работать с электронными счет-фактурами
Физические лица могут использовать ЭЦП при подписании договоров на оказание услуг, договоров кредитования, страхования, а также крупных сделках купли-продажи. Однако пока подобная услуга не стала популярной. ЭПЦ используют в основном компании и ИП.
Своим опытом использования электронной цифровой подписи с нами поделился руководитель ООО “Лейтон прайм” Александр Шпетный:
– На сегодняшний день мы используем электронную цифровую подпись для подачи отчетности и получения информации из госорганов, а также для работы с банками и регистрирующим органом, например Главным управлением юстиции Мингорисполкома. А вот подписание документов и любая переписка между юридическими лицами с использованием электронной подписи пока не реализована в жизни, а остается лишь «на бумаге». К слову, подобный подход в неполном объеме, но уже работает в России и Украине. Если говорить просто, то каждое юрлицо заводит электронную почту, которая начинает с уникального УНП. Компания подписывает с помощью своей ЭЦП документ и отправляет на конкретную электронную почту другого юрлица. В результате другая сторона получает официально подписанный документ. В нашей стране пока не разработана подобная система, потому что вопрос упирается в деньги. Госорганы должны разработать единую платформу, через которую будут проходить документы, а также издать ряд нормативно-правовых актов. На сегодня понятно, что такую систему должно создать государство, потому что компании не смогут себе позволить самостоятельно ее разработать – это слишком дорого. Проще и дешевле по-прежнему отправлять письма по почте. Для того, чтобы документооборот между юрлицами с применением электронной цифровой подписи стал интересен для бизнеса, он должен быть дешевле, чем отправление на бумажных носителях.
Как это выглядит
В реальной жизни электронная цифровая подпись может представлять собой:
- Флешку, которую нужно вставить в компьютер при отправке отчетов для подтверждения их подлинности
- Специальную сим-карту, на которую загружено дополнительное приложение, содержащее личный электронный ключ – такой вид ЭПЦ создан для пользователей мобильных устройств
- Облачную цифровую подпись, которая хранится в облачном хранилище сертификатов на сервере удостоверяющего центра. Такая ЭПЦ не имеет физического носителя и считается наиболее безопасной.
Сегодня в Беларуси большинство электронным подписей выдано владельцам в виде флешек со специальным ключом для использования в программах для отчетности.
Читайте также: