Onedrive совместная работа с документами
Какой сервис для хранения данных соответствует всем необходимым требованиям? OneDrive для бизнеса может быть, пока еще, не такой популярный, как Dropbox или Google Drive, тем не менее, в данный момент это единственный продукт на рынке, который действительно подходит для безопасной работы в деловой среде. Наш консультант COMPAREX по платформе SharePoint Кристоф Фолльман расскажет подробнее об этом сервисе.
Для чего предназначен OneDrive для бизнеса?
Для того, чтобы пользователи смогли воспользоваться OneDrive для бизнеса, компании, достаточно приобрести план Office 365. На текущий момент, каждый пользователь получит по 1ТБ дискового пространства (существует план ODfB, предоставляющий подписчикам до 5ТБ пространства, приобретается отдельно от Office 365).
Если компания не внедряла Office 365, ее сотрудники все равно могут получить дисковое пространство в ферме SharePoint в формате личного сайта. В данном сценарии компания может контролировать, что пользователи могут сохранять в OneDrive для бизнеса и какое количество дискового пространства им доступно.
Доступ к дисковому пространству – будь то локальному или в Office 365 – осуществляется через веб-интерфейс или клиент для OneDrive.
В основе библиотек службы OneDrive для бизнеса лежит технология SharePoint, которая оптимизирована для бизнес-сценариев. Среди прочего это означает, что для документов может быть доступен контроль версий, метаданные и автоматическая обработка рабочими процессами SharePoint.
По сравнению с Dropbox или Google Drive, значительным преимуществом для компаний является то, что файлы остаются под их контролем. К примеру, в системе есть функционал блокировки доступа к ODfB из определенного местоположения, контроля опубликованных вовне ресурсов или, архивации файлов и все из централизованной системы управления документами.
Сервис для хранения данных OneDrive для бизнеса также может заменить персональный накопитель, который все еще используется многими компаниями. Это означает, что сотрудникам могут быть предоставлены улучшенные характеристики без нагрузки на локальную инфраструктуру (конечно, помимо пропускной способности сети), особенно если учесть, что каждому пользователю компания Microsoft предоставляет 1 Тб дискового пространства и предусматривает доступ к документам с мобильных устройств.
Что представляет собой OneDrive для бизнеса?
Сервис OneDrive для бизнеса представляет собой дополнительное дисковое пространство для Office 365 или для локальных ферм SharePoint компаний. OneDrive для бизнеса позволяет пользователям хранить различные данные, обмениваться ими с другими людьми, синхронизировать файлы с подключенными компьютерами, и делать их доступными офлайн
Существует множество приложений для синхронизации файлов и получения доступа к ним. Такие программы используются для хранения файлов на локальных компьютерах или для доступа к этим данным с мобильных устройств. В данном случае, функционал OneDrive для бизнеса схож с Dropbox, Box или Google Drive.
Не стоит путать сервис OneDrive для бизнеса со службой OneDrive, которая предназначена для частного использования. Эти службы различаются своими основными аспектами и функциями.
Решение
Примечание. Чтобы воспользоваться Microsoft, перейдите на страницу Microsoft счета.
Вы можете создать новую учетную запись или использовать существующий идентификатор Майкрософт (Windows Live, Hotmail и т. д.).
Дождитесь отправки файла в OneDrive.
Для предоставления совместного доступа к документу выберите его, установив соответствующий флажок.
Затем выберите Предоставить доступ.
Появляется несколько вариантов совместного доступа к файлам. Чтобы предоставить доступ к файлам с возможностью их редактирования, выберите Получить ссылку.
Примечание. После получения ссылки и открытия файла нажмите кнопку Редактировать книгу и выберите Изменить в Excel Online, чтобы внести изменения непосредственно в браузере.
Примечание. Все лица, получившие ссылку, могут просматривать и редактировать файлы одновременно. Имейте в виду, что при редактировании документа все изменения сохраняются автоматически.
Нас интересует ваше мнение! Мы ждем ваших отзывов по данным статьям; их можно ввести в поле для комментариев в нижней части страницы. Ваши отзывы помогают нам повышать качество контента. Заранее спасибо!
Чтобы поделиться файлом в Word, Excel, PowerPoint или другом приложении Office, выполните указанные ниже действия.
Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.
Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.
Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.
Предоставление общего доступа к файлам в OneDrive
Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.
Изменение представлений
В левой области вы можете отфильтровать представление элементов в OneDrive.
Файлы — Просмотр всех файлов и папок в OneDrive.
Последние : список документов Office, которые вы открывали чаще всего, независимо от того, были ли они изменены.
Общие -Просмотр элементов, к которым вы предоставили доступ другим людям, и другие люди, которым вы предоставили вам доступ.
Откройте для себя другие тенденции, в зависимости от того, с кем вы работаете и что вы работаете.
Корзина — Просмотр удаленных элементов и папок.
Отмена или изменение разрешений общего доступа
Если вы владелец файла или у вас есть разрешения на его редактирование, вы можете удалить или изменить разрешения на общий доступ.
Выберите файл или папку, доступ к которым хотите прекратить.
Щелкните значок сведений в правом верхнем углу, чтобы открыть область Сведения.
Щелкните ссылку Управление доступом и выполните указанные ниже действия.
Щелкните значок X рядом со ссылкой, чтобы отключить ее.
Щелкните пункт Может изменять или Может просматривать, а затем выберите пункт Закрыть доступ.
Щелкните пункт Может изменять или Может просматривать, а затем выберите пункт Разрешить. .
Копирование ссылки
Выберите файл и нажмите кнопку Копировать ссылку.
Можно также щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать команду Копировать ссылку.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Файлы на вашем OneDrive остаются личными, пока вы не поделитесь ими. Если вы делитесь папками и предоставляете разрешения на редактирование, пользователи, получившие доступ, могут добавить общие папки в свои собственные хранилища OneDrive. Это позволит им хранить такую папку вместе с собственными папками и элементами, легко перемещать элементы между папками и с комфортом работать с ними в автономном режиме. Все внесенные ими изменения синхронизируются с общей папкой, поэтому каждый, кто имеет доступ к папке, получает актуальную версию элементов.
Получатель сможет добавить в свое хранилище OneDrive общие папки, а не отдельные файлы. Если вы хотите, чтобы получатель добавил в OneDrive файлы, сначала поместите их в папку, а затем предоставьте к ней доступ.
Предоставление общего доступа определенным пользователям
Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в службу с помощью учетной записи Майкрософт либо рабочей или учебной учетной записи.
Выберите нужные файлы или папки, выбрав значок круга.
Примечание: Одновременный общий доступ к нескольким элементам недоступен для рабочих или учебных учетных записей OneDrive.
Если вы используете представление списка, выберите кружок слева от элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов и предоставить доступ к ним одновременно.
Если вы используете представление «Плитки», выберите кружок в правом верхнем углу элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов и предоставить доступ к ним одновременно.
Если к выбранному файлу или папке уже предоставлен доступ кому-либо, внизу появится список Совместно с. Каждый изображение — это либо фотография профиля отдельного пользователя, либо инициалы группы, которым предоставили общий доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного пользователя или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть раздел Управление доступом.
Если к выбранному файлу или папке в настоящее время не предоставлен общий доступ, списка Общий доступ в этом окне не будет.
Примечание: В зависимости от параметров, установленных администратором, параметры по умолчанию могут быть другими. Например, на этой кнопке также может быть Люди в могут редактировать.
Если вы используете OneDrive для работы или учебы, вы можете изменить разрешения для ссылки. В противном случае пропустите этот шаг.
Выберите для кого вы хотите предоставить доступ по ссылке:
Примечание: Если общий доступ закрыт, возможно, его ограничили администраторы вашей организации. Например, они могли отключить параметр Все, чтобы нельзя было переслать ссылки другим пользователям за пределами вашей организации.
Параметр Все предоставляет доступ любому пользователю, который получил ссылку непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя. Это также относится к людям вне вашей организации.
Параметр Сотрудники с доступом к ссылке предоставляет доступ всем пользователям в вашей организации, имеющим ссылку, независимо от того, получили ли они ее непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя.
Параметр Определенные пользователи предоставляет доступ только указанным получателям. При этом он уже может быть открыт другим пользователям. Если получатели пересылают приглашение к совместному использованию, ссылкой смогут воспользоваться только те, у кого уже есть доступ к элементу.
Примечание: Для отслеживания доступа и обеспечения безопасности вы можете делиться только с пользователями из вашей организации или с учетной записью Майкрософт.
В меню Другие параметры можно настроить любой из следующих параметров:
Разрешить редактирование позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Майкрософт, редактировать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставите доступ к папке, пользователи с разрешениями на изменение смогут копировать, перемещать, изменять, переименовывать и удалять любые элементы в папке, к которой у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут просматривать, копировать и скачивать их без выполнения входа. Кроме того, они могут переслать эту ссылку другим людям. Однако они не смогут изменять версию в вашем хранилище OneDrive.
По умолчанию установлен выбран параметр Разрешить редактирование.
Блокировать скачивание не позволяет пользователям скачивать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Снятие флажка с этого поля означает, что люди могут загружать файлы на свои устройства.
Примечание: Этот параметр доступен только для рабочих или учебных учетных записей и если вы не предоставляете разрешение на редактирование.
Установить дату окончания срока действия позволяет установить дату окончания срока действия ссылки. После установки даты ссылка станет недействительной, и вам потребуется создать новую ссылку для пользователей, которым необходим доступ к файлу или папке.
Установить пароль позволяет установить пароль для доступа к файлу. Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль перед получением доступа к файлу. Этот пароль необходимо предоставить отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом.
Открыть только в режиме просмотра ограничивает возможность оставлять комментарии и делать предложения по файлу.
Этот параметр разрешений доступен только для документов и файлов Word.
Если у кого-то уже есть разрешения на редактирование документа, выбор параметра Открыть только в режиме просмотра не помешает им вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.
После настройки всех параметров и разрешений для ссылки выберите Применить.
В поле Имя, группа или электронная почта начните вводить адреса электронной почты или имена пользователей, которым нужно предоставить общий доступ. Начав вводить текст в поле, можно также выбрать контакт из появившегося списка.
Совет: Чтобы быстро поделиться с определенными людьми, вы можете ввести их имя или адрес электронной почты, а затем использовать значок карандаша справа от поля Имя, группа или адрес электронной почты, чтобы выбрать Может изменять или Может просматривать. Затем выполните те же действия, описанные ниже, чтобы поделиться информацией с указанными вами людьми.
Если в вашей учетной записи Майкрософт включена функция "Семейная безопасность" и родители отключили управление контактами, вы можете предоставлять доступ к элементам только пользователям из своего списка контактов.
Соблюдайте авторские права и внимательно относитесь к материалу, который вы публикуете в Интернете. Незаконное копирование материалов или предоставление доступа к ним нарушает Соглашение об использовании служб Майкрософт.
Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в службу с помощью учетной записи Майкрософт либо рабочей или учебной учетной записи.
Выберите нужные файлы или папки, выбрав значок круга.
Примечание: Одновременный общий доступ к нескольким элементам недоступен для рабочих или учебных учетных записей OneDrive.
Если вы используете представление списка, выберите кружок слева от элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов и предоставить доступ к ним одновременно.
Если вы используете представление «Плитки», выберите кружок в правом верхнем углу элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов и предоставить доступ к ним одновременно.
Если к выбранному файлу или папке уже предоставлен доступ кому-либо, внизу появится список Совместно с. Каждый изображение — это либо фотография профиля отдельного пользователя, либо инициалы группы, которым предоставили общий доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного пользователя или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть раздел Управление доступом.
Если к выбранному файлу или папке в настоящее время не предоставлен общий доступ, списка Общий доступ в этом окне не будет.
В области Копировать ссылку выберите Все, у кого есть ссылка, могут редактировать, чтобы открыть параметры ссылки.
Примечание: В зависимости от параметров, установленных администратором, параметры по умолчанию могут быть другими. Например, на этой кнопке также может быть Люди в могут редактировать.
Чтобы изменить разрешения для ссылки, выберите для кого вы хотите предоставить доступ по ссылке:
Примечание: Если общий доступ закрыт, возможно, его ограничили администраторы вашей организации. Например, они могли отключить параметр Все, чтобы нельзя было переслать ссылки другим пользователям за пределами вашей организации.
Параметр Все предоставляет доступ любому пользователю, который получил ссылку непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя. Это также относится к людям вне вашей организации.
Параметр Сотрудники с доступом к ссылке предоставляет доступ всем пользователям в вашей организации, имеющим ссылку, независимо от того, получили ли они ее непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя.
Параметр Определенные пользователи предоставляет доступ только указанным получателям. При этом он уже может быть открыт другим пользователям. Если получатели пересылают приглашение к совместному использованию, ссылкой смогут воспользоваться только те, у кого уже есть доступ к элементу.
Примечание: Для отслеживания доступа и обеспечения безопасности вы можете делиться только с пользователями из вашей организации или с учетной записью Майкрософт.
В меню Другие параметры можно настроить любой из следующих параметров:
Разрешить редактирование позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Майкрософт, редактировать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставите доступ к папке, пользователи с разрешениями на изменение смогут копировать, перемещать, изменять, переименовывать и удалять любые элементы в папке, к которой у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут просматривать, копировать и скачивать их без выполнения входа. Кроме того, они могут переслать эту ссылку другим людям. Однако они не смогут изменять версию в вашем хранилище OneDrive.
По умолчанию установлен выбран параметр Разрешить редактирование.
Вы также можете установить разрешения на редактирование на предыдущем экране, щелкнув значок карандаша справа от имен пользователей, с которыми вы делитесь файлом.
Блокировать скачивание не позволяет пользователям скачивать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Снятие флажка с этого поля означает, что люди могут загружать файлы на свои устройства.
Установить дату окончания срока действия позволяет установить дату окончания срока действия ссылки. После установки даты ссылка станет недействительной, и вам потребуется создать новую ссылку для пользователей, которым необходим доступ к файлу или папке.
Установить пароль позволяет установить пароль для доступа к файлу. Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль перед получением доступа к файлу. Этот пароль необходимо предоставить отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом.
Открыть только в режиме просмотра ограничивает возможность оставлять комментарии и делать предложения по файлу.
Этот параметр разрешений доступен только для документов и файлов Word.
Если у кого-то уже есть разрешения на редактирование документа, выбор параметра Открыть только в режиме просмотра не помешает им вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.
После настройки всех параметров и разрешений для ссылки выберите Применить.
В области Копировать ссылку выберите Копировать.
Примечание: "https://1drv.ms" — это сокращенный URL-адрес для OneDrive. Сокращенные URL-адреса используются для обмена данными в Twitter.
«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…
Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:
- Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
- Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).
В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.
Office Online
Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.
Word Online
Excel Online
В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.
PowerPoint Online
PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.
Настольная версия Office
Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.
MS Word
При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.
Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.
Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.
MS Excel
В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –
либо встать в очередь —
MS PowerPoint
Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.
Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).
Мобильные устройства
Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App
При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.
Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.
Microsoft Excel App
Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Выводы
В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).
В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.
OneDrive для бизнеса дает сотрудникам то, что им нужно
До сегодняшнего дня компании использовали Dropbox или подобные службы для обмена файлами с другими компаниями. Однако эти службы имеют ключевой недостаток с точки зрения интересов компании. Файлы хранятся на неизвестных серверах в США. Сервис OneDrive для бизнеса предлагает своим пользователям популярные функции (обмен документами, доступ из мобильных устройств, синхронизацию изменений, сделанных в автономном режиме), в то же время предоставляя компаниям необходимый им уровень администрирования. В данный момент ни одна служба на рынке не может предоставить такую же высокую степень интеграции в SharePoint, Office и Windows.
Конечно же, компаниям необходим план, если они хотят внедрить сервис по хранению данных OneDrive для бизнеса – будь то локальный в виде личного сайта или в рамках Office 365.
Это — статья с пошаговым руководством.
Различные клиенты для OneDrive
В данный момент существуют две версии клиента, использующегося для синхронизации файлов между компьютерами: стандартный и так называемый «Клиент синхронизации нового поколения» (NGSC). В основе NGSC лежит современная технология синхронизации, уже применяемая в частных версиях сервиса OneDrive.
Возможны следующие варианты синхронизации:
В течение года компания Microsoft выпустит дополнительные обновления для NGSC, которые сделают возможной синхронизацию библиотек SharePoint.
Проблема
Вы можете отправлять файлы в OneDrive, а затем предоставлять совместный доступ к ним. При совместном использовании редактируемых файлов (Word, Excel) все пользователи с соответствующими правами могут просматривать и изменять файлы одновременно.
Читайте также: