Нужно ли регистрировать электронную книгу
29 октября 2021
Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию.
- В базу поступает документ, сотрудник выбирает шаблон регистрационной карточки и вносит корректировки.
- Пользователь проверяет правильность заполнения РКК:
- корректность электронной подписи,
- номер и дату,
- наличие приложений.
- В случае ошибок документ не принимают к регистрации. В системе электронного документооборота обычно есть соответствующая кнопка и поле, где указывают причину отказа.
- Если ошибок нет, регистрацию завершают. После этого система присвоит документу регистрационный номер.
Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.
Регистрировать документы в режиме онлайн помогают СЭД. А оперативно отправлять документы контрагентам и обрабатывать входящие от них можно в системе Диадок
Как сделать электронную книгу привлекательной
Вы можете решить проблему двумя способами. Первый предполагает обращение к дизайнеру или самостоятельное обучение и покупку специального ПО. Второй способ предполагает работу с бесплатными инструментами, предназначенными для специалистов без дизайнерского образования.
Если вы выбираете второй путь, ознакомьтесь с инструментами, которые вам понадобятся. Это Google Презентации и инструменты для работы с визуальным контентом. Вы можете воспользоваться аналогичными программами и сервисами, однако предложенные инструменты обладают всей необходимой для оформления электронной книги функциональностью. Кроме того, они бесплатные.
Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:
в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);
в датах приемов, переводов, увольнений;
в названиях организаций и должностей;
в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;
в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;
в записях о постоянных переводах.
Вопрос-ответ
Можно ли повторно зарегистрировать документ?
Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе.
Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?
Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта.
Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?
Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.
В настоящее время электронные книжки стали своеобразными терминалами для покупки цифрового контента в онлайн-магазинах. Именно поэтому, кстати, устройства для чтения электронных книг постоянно дешевеют. Расчет производителей понятен: привлечь потребителя максимально низкой ценой, продав ему читалку практически по себестоимости, чтобы затем зарабатывать на продаже книг и платных подписок на газеты и журналы. Именно по этой причине после приобретения устройство необходимо регистрировать на сайте производителя. Создав там аккаунт, Вы можете прикрепить к нему пластиковую карту для оплаты за покупки. После регистрации и ввода данных пластиковой карты на ридере активируется возможность приобретать книги прямо с устройства.
В моделях Amazon и Barnes & Noble можно подключать читалку к Wi-Fi, а затем выходить на фирменный сайт через приложение "Магазин". В "Магазине" работает поиск. Находите нужную книгу и нажимаете "Купить" — деньги автоматически списывается с карточки, а книга загружается в ридер буквально в течении нескольких секунд по Wi-Fi. Таким образом, в любое время суток, где бы вы не находились, у Вас есть возможность приобрести необходимую книгу. Все, что Вам нужно — это электронный ридер и доступ к Wi-Fi.
Конечно, пока данная маркетинговая схема оправдывает себя в Америке и Европе. Россияне не привыкли к подобным сервисам, да и российские платные онлайн-библиотеки пока оставляют желать лучшего. Западные же онлайн-площадки, такие как Amazon, не предлагают русскоязычной литературы, да и вообще российский рынок предпочитают игнорировать. Поэтому вопрос, зачем регистрировать устройство на том же Amazon, если вы не планируете им пользоваться, логичен. Но ответ в том, что Kindle — не гаджет, а сервис.
Кроме возможности покупок книг на фирменном сайте, регистрация предоставляет пользователю два преимущества: активацию дополнительных функций и доступ к онлайн-сервисам Amazon. Наша статья посвящена описанию преимуществ, которые дает регистрация электронных книг Amazon и Barnes & Noble на фирменных сайтах-библиотеках.
В случае с читалками Kindle регистрация этих устройств на Amazon позволяет активировать ряд функций, которые не доступны без регистрации:
- создание коллекций для книг (вы сможете создавать и давать названия коллекциям, сортировать книги по ним);
- возможность установки пароля при включении устройства;
- настройка времени;
- регулировка частоты полного обновления страниц;
- смена языка интерфейса (доступны английский, немецкий, французский, испанский, итальянский, португальский);
- возможность изменять словарь, работающий в книге, а также добавлять свои словари;
- настройка доступа к соц. сетям Twitter и Facebook для публикации в них цитат из книг.
Кроме функций, активирующихся непосредственно на устройстве, после регистрации Вы также получите возможности, которые предоставляет сайт Amazon:
- загрузка книг без подключения к компьютеру (подробности в нашем обзоре "Беспроводная загрузка книг на Amazon Kindle");
- беспроводная загрузка книг через присвоенный вашему Kindle персональный e-mail (используя его, можно отправлять книги и документы на Kindle по обычной электронной почте);
- онлайн-конвертер Amazon (при беспроводной загрузке на ридер можно отправлять книги в DOC, DOCX и RTF — они конвертируются на сайте и загружаются в читалку уже в формате MOBI);
- доступ к "облаку" Amazon — 5-гигабайтному хранилищу персональных файлов (книги и документы можно хранить там, а загружать в ридер по мере надобности по Wi-Fi через функцию меню "Документы в архиве"/"View Archived Items").
Кроме того, создав аккаунт, вы можете привязать к нему не только Kindle, но и любое устройство на Android, iOS или Windows, установив туда мобильное приложение "Kindle". Теперь начать чтение можно на читалке Kindle, а продолжить, к примеру, на iPad или планшете, используя мобильное приложение. Его можно скачать в Google Play (для Android) или AppleStore (для iOS). Через единый аккаунт будут автоматически синхронизированы информация о странице, на которой вы закончили чтение, а также ваши заметки и закладки. Таким образом, можно начинать читать книгу на одном устройстве, а продолжать на другом. Согласитесь, это очень удобно.
Итак, если мы убедили Вас в необходимости регистрации читалки или планшета на Amazon, следуйте простому алгоритму. Этот процесс не займет много времени, зато добавит вашему Kindle функционала:
Плюсы регистрации мы перечислили. Условный минус у регистрации Kindle только один. Если у Вас ридер в версии Kindle SO (Special Offers) или говоря проще "с рекламой", то после регистрации в ридер загрузятся рекламные заставки. Это скринсейверы рекламного содержания, которые демонстрируются на экране в ждущем режиме и небольшой баннер в Главном меню. Впрочем, эта реклама Kindle не портит, заставки и баннеры выглядят уместно и аккуратно. По нашему мнению, на Kindle SO плюсы регистрации перевешивают минусы в виде наличия рекламы.
Мы пошагово опишем процесс регистрации, чтобы у вас не возникло проблем с тем, как зарегистрировать Nook Simple Touch (with GlowLight) на фирменном сайте:
Электронные ридеры от других производителей обычно не требуют регистрации. Во всяком случае, она не дает каких-либо преимуществ от использования электронной книги в связке с веб-сайтом и не активирует дополнительные функции. Некоторые модели компании Pocketbook предлагается зарегистрировать, чтобы получить доступ к библиотеке контента ObreeyStore. Однако пока электронные книги Pocketbook назвать тесно интегрированными с данным сервисом нельзя (невозможно покупать книги из ObreeyStore прямо с устройства Pocketbook), и поэтому большинство пользователей предпочитают эту возможность игнорировать.
В целом, в случае с электронными ридерами и планшетами Amazon Kindle регистрация на фирменном сайте не только дает возможность покупки книг и подписок на периодические издания, но предоставляет доступ к полезным для пользователя онлайн-сервисам, а также активирует дополнительные функции. У Barnes & Noble регистрация по сути активирует сами устройства, поэтому неизбежна. Процесс регистрации не сложен, поэтому мы рекомендуем всем обязательно регистрировать устройства, чтобы наслаждаться их функционалом по максимуму!
Американские ридеры Amazon Kindle до недавнего времени были единственными устройствами для чтения, которые позволяли загружать книги беспроводным способом через Wi-Fi, то есть без проводного подключения ридера к компьютеру через USB-кабель. Эта возможность популярна у владельцев американских читалок. Не так давно мы описывали ее в статье Обзор утилиты Send To Kindle.
Аналогичный сервис загрузки книжек в ридер "по воздуху" разработала и компания Pocketbook. Для отправки контента производитель предлагает использовать обычную электронную почту. Это работает так: на присвоенный ридеру электронный адрес Вы посылаете со своего ящика письмо, к которому прикрепляете книги, а после подключения ридера к Wi-Fi-сети этот контент автоматически загружается в устройство.
Данная функция актуальна для моделей Pocketbook Touch (622), Pocketbook Touch 2 (623), Pocketbook 624 и Pocketbook 626. Мы опишем весь процесс регистрации в сервисе, проиллюстрировав весь процесс настройки скриншотами, чтобы владельцы читалок Pocketbook смогли максимально быстро освоить эту интересную и удобную возможность.
Для того, чтобы зарегистрироваться в сервисе, нужно в разделе "Приложения" выбрать пункт "Книги по email". После этого необходимо подключить ридер к сети Wi-Fi. В появившемся окне регистрации введите адрес электронной почты и пароль.
После активации обновите окно регистрации на Вашем ридере (нажав кнопку "Обновить"), после чего Вам будут доступны все функции приложения, а в разделе "Библиотека" будет создана папка "Send-to-PocketBook", в которую будет загружаться отправленные Вами книги.
Отправленные книги автоматически появятся в папке "Send-to-PocketBook" через некоторое время после того, как Вы подключите ридер к Wi-Fi. Папка находится в разделе "Библиотека". Папка загрузки по умолчанию - "Send-to-PocketBook", изменить ее на другую можно при регистрации или в разделе "Настройки". Выберете там Аккаунты и синхронизация > Книги по email > Папка загрузки.
Также можно получить книги вручную, чтобы не ждать автоматической загрузки, которая обычно занимает некоторое время. Для этого нужно в разделе "Настройки" выбрать Аккаунты и синхронизация > Книги по email > Получить файлы сейчас.
ВАЖНО! Если Вы отправляете книги и документы с другого адреса электронной почты (не с того, с которым Вы регистрировались) или хотите, например, чтобы Ваши друзья посылали книжки прямо на Ваш ридер со своей электронной почты, то следует учесть важный момент. Если контент отправлен с "чужого" электронного адреса, то до Вашего ридера он не дойдет. На Вашу почту придет письмо с предложением добавить адрес отправителя в "белый" список (список доверенных отправителей), и только после этого книги и документы с этого адреса будут попадать на Ваш ридер.
Функция "Книги по email" поддерживает и позволяет отправлять на электронные книги Pocketbook прикрепленные документы таких книжных форматов: EPUB DRM, EPUB, PDF DRM, PDF, FB2, FB2.ZIP, TXT, DJVU, HTM, HTML, DOC, DOCX, RTF, CHM, TCR, PRC (MOBI) и четырех графических - JPEG, BMP, PNG, TIFF.
Отправлять книги на Ваш ридер со своей почты могут близкие и друзья, например, когда Вы в поездке, или просто когда Вам необходимо срочно ознакомиться с книгой или документом, а компьютера под рукой нет. Главное, не забудьте добавить нужные электронные адреса в список доверенных отправителей. Беспроводная загрузка добавит Вашему ридеру Pocketbook функциональности.
Дмитрий Дементий Редакция «Текстерры»
Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников
До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.
Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:
Уважаемый ________________!
Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.
В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.
Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.
Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.
Директор
___________
/_______________________/
(подпись)
(Ф. И. О.)
С уведомлением ознакомлен
___________
/_______________________/
(подпись)
(Ф. И. О.)
Заявление работника может быть таким:
Заявление
Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Ваша книга оформлена
Обратите внимание, основной ценностью вашей книги остается ее содержание. Поэтому не перегружайте слайды-страницы ненужными визуальными элементами. Ваша задача — предложить пользователям книгу в удобном для чтения формате, обеспечить визуальную привлекательность и создать структуру книги.
Кстати, посмотреть пример оформления книги, приведенный в этой статье, вы можете здесь
Адаптация материала The Ebook Design Kit for Marketers by James Scherer.
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:
от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;
от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.
Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:
проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
порядок заполнения формы СЗВ-ТД;
проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
порядок заполнения формы СЗИ-ТД;
формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».
Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.
Создаем вводную страницу
Введение рассказывает читателю о книге. Открыв вводную страницу, покупатель бумажной книги должен понять, станет ли он читать произведение. В интернет-маркетинге введение должно продавать читателю книгу. Этого можно добиться с помощью разных приемов:
- Пообещайте читателю, что он быстро чему-то научиться. Например, скажите, что ваш потенциальный клиент станет шеф-поваром за 14 дней.
- Кратко перечислите список знаний и умений, которые получит читатель.
- Используйте цитату известного в вашей отрасли эксперта. Она должна подчеркивать важность рассматриваемой темы.
Обратите внимание, начиная с вводной страницы вы должны использовать одинаковые шрифты для заголовков и основного текста. Однако вы можете выделять цитаты или важные данные с помощью курсива, цвета, размера шрифта.
Как создавать разные типы страниц книги с помощью Google Презентации
Визуально привлекательная электронная книга включает несколько типов страниц, структурированный контент и графические элементы. Чтобы создать страницы книги, откройте сервис презентаций Google. Воспользуйтесь меню «Создать презентацию» в правом нижнем углу экрана и выберите или импортируйте тему. Теперь вы можете создавать страницы книги.
Создаем титульную страницу
В вашей книге обязательно должна быть титульная страница. Она играет роль обложки бумажной книги: привлекает внимание, сообщает, о чем книга и кто ее написал. Титульная страница включает три обязательных элемента:
- Название или заголовок книги. Оно должно быть информативным и цепляющим.
- Подзаголовок книги. Расскажите, какую информацию получит читатель.
- Указание автора или компании, выпустившей книгу. Если вы указываете название компании, добавьте логотип. Если у вашей компании еще нет логотипа, создайте его с помощью бесплатного сервиса LogoGarden.
Используйте слайд подходящего формата, чтобы указать заголовок и подзаголовок книги. Если вы хотите вставить имя автора или название компании, вставьте в слайд дополнительное текстовое поле. Чтобы вставить логотип, воспользуйтесь меню «Изображение».
Создаем страницу с обращением автора или CEO компании
Вы должны обратиться к читателю и объяснить, зачем вы создали эту книгу и почему ее стоит прочитать. Обращение необходимо, чтобы установить контакт с аудиторией, поблагодарить ее за внимание и еще раз похвалить информационный продукт.
Оформляйте страницу с обращением произвольно. Вы можете включить в нее цитату, отзывы читателей о ваших предыдущих книгах, список ваших литературных премий и достижений в деловой сфере.
Обратите внимание на читабельность текста. Пользователи наверняка будут читать вашу книгу с экрана компьютера. Поэтому отделяйте абзацы пустой строкой, используйте подзаголовки, маркированные и нумерованные списки, предлагайте читателю визуальный контент.
Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки
Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.
Создаем страницу содержания
Для удобства пользователей вы можете использовать ссылки на нужную страницу книги. Для этого выделите нужный текст или номер страницы и воспользуйтесь меню «Вставка — ссылка — слайды в презентации».
Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений
На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.
Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.
Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму
Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.
Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного
Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.
Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации
В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.
Приведем пример изменений в ПВТР.
2. Прием на работу.
2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.
2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:
– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
4. Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:
– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.
4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.
Создаем страницу контента
При оформлении страницы контента учитывайте следующие рекомендации:
- Используйте рядом с названием главы иконку, которая обозначает соответствующий раздел в содержании. Также используйте эту иконку на каждой странице соответствующей главы.
- Используйте визуальный контент: изображения и графики. Вы можете создавать графики и диаграммы с помощью редактора таблиц Google или других инструментов, например, infogr.am.
- Резюмируйте каждую главу. Резюме можно оформить в виде маркированного или нумерованного списка.
Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности
Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.
С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.
К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.
С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.
Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.
Правила регистрации документов
Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты:
- наименование организации;
- вид документа;
- дату;
- краткое содержание;
- резолюцию;
- срок исполнения;
- отметку об исполнении и направлении в дело.
- ограничение доступа;
- исполнитель;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- приложения;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения;
- статус;
- вид передачи.
Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота.
Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):
- Обучить сотрудников единообразному оформлению. Это позволит избежать путаницы в базе. Для этого специалисты, которые занимаются ЭДО, готовят параметры идентификации для документов разных видов.
- Перед регистрацией проверять наличие копий, так как один и тот же документ поступает разными способами: по электронной почте, факсу или в бумажном виде с курьером.
- Вести регистрацию в течение календарного года, далее обнулять и начинать снова. Это позволит избежать слишком раздутой базы и длинных номеров.
Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.
Упростить регистрацию документов и оптимизировать делопроизводство внутри организации помогают СЭД. Для оперативного и удобного взаимодействия с контрагентами воспользуйтесь Диадоком
Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек
После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.
На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.
При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:
1. Информация о работнике.
2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.
5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.
6. Вид поручаемой работы.
7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).
8. Причины расторжения трудового договора.
То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.
Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.
Создаем заключительную страницу
В заключении вам необходимо резюмировать содержание книги, а также стимулировать читателей совершить конверсионной действие. Для этого предложите клиентам позвонить по телефону, перейти по ссылке на страницу оформления заказа или используйте другой CTA.
Читайте также: