Можно ли подтвердить расходы документом который был подписан электронной подписью
При расчете налога на прибыль налогоплательщик может учитывать расходы, но, как мы помним, не всякие. Чтобы включить траты в налоговую базу, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованность затрат подразумевает их непосредственную связь с предпринимательской деятельностью. Документальное подтверждение – оформление по законодательству РФ.
НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которыми подтверждаются различные расходы по налогу на прибыль. Именно поэтому налогоплательщику важно понимать, как, в каком составе должны быть оформлены первичные документы, чтобы избежать претензий от ИФНС и исключения из базы по налогу на прибыль «необоснованных» расходов.
С бумажными первичными документами, подтверждающими расходы, ситуация не критична. Практика разъяснений ФНС, Минфина, а также судебных решений давно сформирована. А вот использование электронных документов до сих пор вызывает вопросы у налогоплательщиков, а также создает возможность для инспекторов пересмотреть налоговую базу.
Одна из главных контрольных точек для электронной первички – наличие надлежащей визы участников электронного документооборота.
Что надо знать об электронной подписи
До 2022 г. документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
С 2022 г. заработает новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н. Так вот по новому стандарту можно учитывать любой первичный документ, содержащий необходимые реквизиты и подписанный любой электронной подписью, предусмотренной законодательством РФ. До этой даты в налоговом учете могут учитываться документы, подписанные лишь квалифицированной электронной подписью. После – можно использовать простую и неквалифицированную электронную подпись. Сейчас это пока рискованно для налогоплательщика.
В чем разница между существующими видами ЭЦП? Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает следующие варианты ЭЦП:
Особенность применения простой подписи и неквалифицированной в том, что только их использования недостаточно. Стороны должны заключить соглашение об электронном документообороте. В нем придется прописать порядок, по которому стороны будут проверять достоверность используемой цифровой подписи (п. 2 ст. 6 Закона 63-ФЗ).
Квалифицированная электронная подпись не нуждается в такой проверке на достоверность, так как выдается удостоверяющим центром.
Что надо знать о скан-образах
Частый вопрос, который возникает у налогоплательщиков, – подтверждает ли расходы скан-образ документа?
Скан-образ – это не электронный документ, который применяется во всех разрешенных законодательством правоотношениях. Скан-образ – это электронная копия документа, его образ, сделанный с помощью технических средств. То есть электронный документ и скан-образ документа – абсолютно разные виды первички.
Судебная практика по этой теме противоречива.
В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015 по делу № А41-39387/14 указано, что скан-образ документа, подписанный электронной цифровой подписью, носит характер заверенной копии документа. Это означает, что организация вправе подтвердить им свои расходы. Но в этом судебном деле налогоплательщик помимо скан-образов представил и оформленные на бумаге первичные документы. То есть фактически расходы подтверждались традиционным образом – бумажной первичкой.
В Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2017 № Ф06-20782/2017 по делу № А57-157/2016 вывод для налогоплательщиков категорически отрицательный: подтверждать расходы по налогу на прибыль скан-копией документа неправомерно.
Таким образом, использование скан-образов является спорной позицией, которую налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.
(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)
4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.
Подборка наиболее важных документов по запросу Распечатанный документ с электронной подписью (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Распечатанный документ с электронной подписью
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Использование информационных технологий в рамках процесса модернизации российских политических институтов: правовые условия, приемлемые способы, вызовы и риски
(Салихов Д.Р.)
("Конституционное и муниципальное право", 2019, N 11) Другим аспектом проблемы является направление в ответ гражданину либо распечатанного документа, ранее подписанного электронной подписью, то есть без оригинала подписи, либо направление ответа в электронной форме, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Можно ли пользоваться электронной первичкой и видеоматериалами при учете расходов разъяснено в письме ФНС от 05.10.2020 № СД-4-3/16193@.
Для целей расчета налога на прибыль расходы могут быть подтверждены электронной первичкой. При этом должны соблюдаться условия:
- Наличие электронной подписи (подписей): документы должны быть заверены действительными электронными подписями, отвечающими всем требованиям законодательства в части подписания конкретных документов. ФНС уточнила, что законодательство о бухучете допускает существование первичных документов как на бумаге, так и в электронном виде с электронной подписью.
- Возможность оформлять электронные документы установлена НПА или соглашением между сторонами сделки. Налоговики напомнили, что информация в электронном виде, подписанная ЭЦП, приравнивается по своей юридической силе к бумажному документу именно в таких случаях.
Что же касается использования видеозаписей для подтверждения расходов, то специалисты ФНС указали на закон от 18.03.2019 № 34-ФЗ, скорректировавший положения п. 1 ст. 160 ГК РФ. Согласно тем изменениям, письменная форма сделки признается соблюденной и в тех случаях, когда она совершена с помощью электронных или технических средств, которые позволяют воспроизвести содержание сделки на материальном носителе.
Таким образом, с момента вступления в силу поправок, с 01.10.2019, сделки могут быть заключены с помощью указанных средств, при соблюдении предусмотренных законом условий. Следовательно, и как первичку их рассматривать тоже допустимо.
Напомним, что также на тему учета в расходах электронных документов высказывался Минфин. В КонсультантПлюс можно ознакомиться с письмом ведомства, оформив бесплатный пробный доступ.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Действующим законодательством для подписания электронных документов предусмотрено применение подписей трех видов: простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. Согласно закону о бухучете виды подписей на первичке должны определяться федеральными стандартами бухучета. Пока такого стандарта не было, Минфин разъяснял, что использовать можно любую из указанных подписей (см. например, письмо от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
Теперь стандарт приняли, но требований к электронной подписи в нем нет. Поэтому все остается по-старому: электронная подпись может быть любой, в том числе можно использовать простую ЭП. Это подтвердила ФНС в своем свежем письме от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@.
Таким образом, документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной подписью, могут подтверждать расходы для целей бухучета и налога на прибыль. Но есть условие. Между вами и контрагентом должно быть заключено соглашение об электронном документообороте, а в нем прописан порядок проверки электронных подписей. Тогда вопросов к документам у налоговиков не возникнет (см. письма Минфина от 13.08.2019 № 03-03-06/1/60949, ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).
Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»:
Если у вас с контрагентом не будет соглашения о признании документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной ЭП, равнозначным документам, подписанным собственноручно, инспекторы могут посчитать такие документы недействительными.
Соответственно расходы, которые подтверждены такими документами, исключат из расчета налоговой базы. Это может привести к доначислению налогов и пеней, а также привлечению к ответственности.
Если используете усиленную неквалифицированную ЭП, то соглашение должно предусматривать порядок проверки этой подписи. А если решили пользоваться простой ЭП, то соглашение должно соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи (ч. 2 ст. 6 закона).
Подробнее об электронных подписях см. в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно. Также в К+ вы найдете образец соглашения об электронном документообороте.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Судебная практика: Распечатанный документ с электронной подписью
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Интересная цитата из решения ФАС: Самостоятельно распечатанная электронная версия справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов не является оригиналом документа ". Следовательно, подлинником (оригиналом) справки, сформированной в электронном виде, является сам электронный документ, составленный в установленном формате и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Распечатанный же экземпляр такого документа на бумажном носителе представляет собой копию оригинала документа в электронной форме.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 6 "Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью" Федерального закона "Об электронной подписи"
(ООО юридическая фирма "ЮРИНФОРМ ВМ") Руководствуясь статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и принимая во внимание, что представленные обществом в составе заявки на участие в конкурсе на бумажном носителе выписки из ЕГРЮЛ в виде распечатанного варианта электронного документа подписаны усиленной квалифицированной ЭЦП, в реквизитах подписи имеются все сведения, позволяющие установить действительность подписи, апелляционный суд правомерно признал незаконным решение антимонопольного органа, поскольку в настоящем случае с учетом открытого характера сведений, содержащихся в соответствующем реестре, у единой комиссии имелись достаточные сведения, позволяющие установить статус лица, подавшего заявку, равно как и признать оригиналом выписку из ЕГРЮЛ, подписанную усиленной ЭЦП; кроме того, законодательство о контрактной системе не содержит требования о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ исключительно на бумажном носителе.
Читайте также: