Можно ли отправить заявление на увольнение по электронной почте без электронной подписи
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Отзыв заявления об увольнении по e-mail - что решит суд?
(Мариновская В.)
("Трудовое право", 2020, N 3) И любые доводы работодателя относительно того, что отправление работником отзыва заявления об увольнении на его электронную почту являются злоупотреблением правом, практически всегда будут признаны судом несостоятельными, поскольку отзыв заявления об увольнении до истечения срока предупреждения об увольнении является правом работника, гарантируемым ему трудовым законодательством, и не содержит каких-либо оговорок. Пример - Апелляционное определение N 33-22466/2019 от 22 мая 2019 г.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Судебная практика от 06.11.2019
("Практический бухгалтерский учет", 2019, N 12) Оказывается, имеет. Во всяком случае, Мосгорсуд восстановил на работе сотрудника, который отозвал заявление об увольнении, отправив соответствующее уведомление по электронной почте. Правда, сам работодатель счел злоупотреблением отзыв заявления в последний рабочий день за полчаса до 18:00. Но суд указал, что вне зависимости от того, что решил работодатель, ему нужно было: а) учесть обращение; б) уточнить волю сотрудника. А так получается, что в нарушение требований статьи 80 ТК РФ данное заявление ответчиком во внимание принято не было, притом что факт получения такового заявления ответчиком не отрицался. Все это вылилось во взыскание среднего заработка (почти 450 тыс.) плюс возмещение морального вреда (3 тыс.) и госпошлину. И даже ссылка на то, что электронное письмо не содержит подписи работника, судом отклонена: заявление поступило, а уже это была забота работодателя - разъяснить сомнения относительно реальной воли работника.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Обзор: "Увольнение по инициативе работника: спорные ситуации из практики 2020 - 2021 годов"
(КонсультантПлюс, 2021) Суды по-разному относятся к подаче заявления на увольнение по электронной почте, через мессенджер и т.п.
Случаются ситуации, когда нужно уволиться дистанционно, то есть, без явки в офис работодателя. Например, если человек ушел в отпуск, в том числе, в декретный, уехал в другую страну, и там к нему пришло озарение, что живет он неправильно, трудится за копейки, и вообще нужно все менять. Или он просто трудится вахтовым методом.
Как происходит дистанционное увольнение — читайте в статье.
Об увольнении удаленного сотрудника
В век интернета масса работников занимается чем-либо дистанционно. То есть, не ходит в офис. Работает дома или где-то еще. Например, в коворкинг-центре.
Честно говоря, не так много дистанционных работников оформляется официально. Расторжения трудового договора не происходит, потому что документа в природе не существует.
Если же отношения оформлены полностью официально, то все происходит так, как описано выше. Например, заявление по почте, издание приказа, деньги на карту, трудовая книжка почтой.
Причин обращения к электронному общению с работодателем может быть несколько — от невозможности лично передать бумажное заявление до банального нежелания приходить на опостылевшую работу.
Самое печальное в этой истории то, что при устройстве на работу, работник представил работодателю все необходимые документы, но трудовые отношения не были оформлены надлежащим образом.
В итоге работник остался ни с чем и обратился в суд.
Но в данном деле дополнительным аргументом послужили свидетельские показания других людей.
Если же работник представит только приглашение на собеседование, SMS-переписку, то суд не сочтет их допустимыми доказательствами. Одна только SMS-переписка не свидетельствует о том, что «. работник приступил к работе и выполнял ее с ведома или по поручению работодателя или его представителя и в интересах работодателя, под его контролем и управлением» (Решение Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону от 16.01.2019 г. № 2-150/2019).
Когда составляются письменные извещения (уведомления, предупреждения)
- о размере и составных частях заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
- о предстоящих изменениях условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ);
- о прекращении срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
- об увольнении в связи с сокращением штата, либо ликвидацией организации (ст. 180 ТК РФ);
- о необходимости явиться за трудовой книжкой (ст. 84.1 ТК РФ).
Помимо этого, в письменной форме запрашиваются объяснения по факту совершения работником проступков для решения вопроса о привлечении его к ответственности (ст. 193 ТК РФ).
Работник, в свою очередь, также обязан письменно обращаться к работодателю в определенных ситуациях. Самый распространенный случай — предупреждение об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Есть и другие ситуации. Например, статья 379 ТК РФ обязывает работника известить работодателя в письменной форме об отказе от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором. Также письменное извещение требуется, если работник решил приостановить работу из-за невыплаты зарплаты (ст. 142 ТК РФ).
Увольнение за пьянство
На расстоянии очень трудно доказать, что сотрудник находился на рабочем месте в состоянии опьянения. Для этого нужно медицинское освидетельствование, а если сотрудник не находится на территории работодателя, провести его вряд ли получится. Даже если работник живёт в том же населённом пункте, где расположен офис работодателя, он не обязан допускать членов комиссии в своё жилое помещение.
Нужна ли отработка при дистанционном увольнении
Выше было указано, что ст. 80 требует подавать заявление заранее — за 14 дней до предполагаемой даты увольнения. Но в той же статье идет речь о случаях, когда расторжение трудового договора может произойти день в день. Например:
- выход на пенсию;
- поступление в учебное заведение;
- переезд в другую местность и т. д.
Судебные баталии по увольнениям через мессенджеры
В другом споре обратиться к WhatsApp работницу заставило нежелание руководства принимать бумажное заявление.
Работница отдала заявление об увольнении руководителю обособленного подразделения лично в руки, очевидцев этому не было, себе копию заявления не оставила. Получив заявление, руководитель сказал, что она может не выходить на работу, а трудовая книжка будет выслана ей почтой и в день выдачи заработной платы — перечислят расчет. Через некоторое время работница сообщила, что нашла другую работу, просила ускорить выдачу трудовой книжки.
Руководитель попросил написать работницу повторное заявление об увольнении, поскольку первое заявление устарело, в отделе кадров — трудности. На втором заявлении руководитель поставил резолюцию «не возражаю», выдал работнице копию заявления, но обещанная трудовая книжка так и не была возвращена работнице. Впоследствии работница неоднократно писала заявления, одно — с текущей датой, другое — без даты. Но на основании данных заявлений ее также не уволили, трудовую книжку не вернули и не сделали расчет.
Суд пришел к выводу о том, в действиях работодателя усматривается злоупотребление правом и очевидное нарушение трудовых ее прав (Решение Индустриального районного суда г. Барнаула от 20.01.2020 г. № 2-101/2020).
Также суд счел заявление об увольнении работников через WhatsApp и другие мессенджеры законным и в других делах (Определение Шестого кассационного суда от 14.05.2020 г. № 8810258/2020, решение Центрального районного суда г. Новосибирска от 29.05.2019 г. № 2-3046/2019).
Как осуществляется процесс расторжения трудового договора
- работник подает заявление;
- начальник знакомиться с документом;
- далее, руководитель издает приказ;
- сотруднику начисляются причитающиеся средства;
- работнику выдают деньги и документы.
При всем этом уволиться на расстоянии, согласно действующему законодательству можно. Знайте об этом!
Обмен документами при увольнении удалённого сотрудника
Обмениваться документами можно в электронном и в бумажном виде.
Электронный документооборот
Статьи 312.2 и 312.3 ТК РФ предусматривают, что заключать и расторгать договоры с удалённым сотрудником можно путём обмена электронными документами. При этом работодатель обязан иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику достаточно усиленной неквалифицированной.
Выдача трудовой книжки
Сведения об удалённой работе можно вообще не вносить в трудовую книжку, если сотрудник сам этого не пожелает (ст. 312.2 ТК РФ).
Если у сотрудника ещё есть бумажная трудовая и он от неё не отказывался в пользу электронной, её нужно выдать ему при увольнении. Самая простая ситуация — когда сотрудник может явиться в офис компании в день увольнения и получить книжку.
Если в день увольнения удалённый сотрудник не приехал в офис, есть два варианта (ст. 84.1 ТК РФ).
Кроме того, в этом случае в день увольнения нужно предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это фактически выписка из трудовой книжки за период работы у данного работодателя. Справку выдают лично, отправляют по почте или путём электронного документооборота.
Все остальные документы, которые связаны с трудовыми отношениями, целесообразно пересылать так, чтобы затем можно было подтвердить дату отправки и дату получения адресатом. Это касается как работодателя, так и работника, и необходимо на случай возникновения трудовых споров.
Бумажный документооборот
Если сотрудник живёт недалеко от офиса компании, он может заключить или расторгнуть договор обычным образом — прийти в офис и подписать бумажные документы.
Если дистанционный сотрудник живет далеко от офиса работодателя, лучше ещё при приёме на работу предусмотреть в договоре обязанность работника получить электронную подпись. Работодатель при этом может компенсировать сотруднику затраты на оформление подписи. Тогда при увольнении можно будет обменяться электронными документами и никаких проблем с подписанием не будет.
А лучше всего оформлять электронную подпись при заключении трудового договора с любым удалёнщиком, даже если сейчас он живет на соседней улице с офисом компании. Ведь работник может переехать, да и организация — изменить свое местонахождение. А к этому моменту про отсутствие электронной подписи может никто не вспомнить, и проблема всплывет только при увольнении.
К письму необходимо приложить следующие документы.
- Заверенную копию приказа об увольнении.
- Расчётный листок.
- Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ со сведениями по этому сотруднику за последний отчетный период: месяц и год соответственно.
- Справку о доходах за два предыдущих года по форме 182н.
- Подписанную работодателем форму СТД-Р в том случае, если на работника не велась бумажная трудовая книжка.
Письмо и документы нужно направлять на последний известный работодателю адрес регистрации работника.
И в сухом остатке
Самое сложное — это идентифицировать лиц в указанной переписке. Например, представленные работником распечатки переписки с работодателем с мобильного приложения WhatsApp, а также переписка с мобильных приложений (мессенджеров), в том числе, Яндекс-почта, не могут являться достоверным доказательством. Причина в том, что указанная переписка не содержит в себе сведений о конкретном работодателе, а также о выполнении работником конкретных трудовых обязанностей (Решение Ейского районного суда от 15.08.2019 г. № 2-381/2019).
В пандемию многие работодатели стали практиковать удалёнку и столкнулись с вопросами, которые раньше не возникали. Один из них — как уволить удалённого сотрудника. В статье подробно рассказываем как это сделать.
Отзыв заявления об увольнении по «WhatsApp»
Но вот в ситуации, когда работница раздумала увольняться, суд посмотрел по-другому на законность использования мессенджеров.
Работница написала заявление об увольнении по собственному желанию, затем решила отозвать свое заявление об увольнении. Но ее отзыв не приняли в отделе кадров. Тогда она решила воспользоваться перепиской с мобильного телефона по «WhatsApp». Как отметил суд, переписка не подтверждает факт отзыва заявления об увольнении по собственному желанию в установленном законом порядке. А иных доказательств, подтверждающих отзыв работницей заявления об увольнении, суду не представлено (Решение Ясногорского районного суда от 12.11.2019 г. № 2-552/2019).
Как уволить удалённого сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон
Если сотрудник принёс заявление на бумаге, дату получения определяют по отметке работодателя на втором экземпляре. При отправке в электронном виде дата получения будет видна в реквизитах электронного документа. При почтовой пересылке работник получит карточку-уведомление с указанием даты вручения письма работодателю.
При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель подписывают специальный документ, в котором оговаривают все условия расторжения трудового договора. Отработки двух недель в данном случае нет, дату увольнения стороны сразу устанавливают в соглашении. Соглашение можно подписать как на бумаге, так и в электронном формате.
Как уволить удалённого сотрудника по инициативе работодателя
Уволить сотрудника инициативе работодателя намного сложнее. Работник в этом случае обычно не согласен с предстоящим увольнением, а иногда и активно противодействует ему. Поэтому нужно тщательно контролировать соблюдение всех сроков и оформление документов. При дистанционном формате здесь возникают дополнительные проблемы.
На каком основании можно уволить удалённого сотрудника
Удалённый работник — это такой же сотрудник, на которого распространяются все нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), в том числе и в части увольнения. Трудовой договор с дистанционным сотрудником может быть расторгнут по желанию работника, соглашению сторон, а также по инициативе работодателя — в случаях, предусмотренных ст. 81 ТК РФ.
До 2021 года работодатели могли прописывать в договорах с удалёнными сотрудниками любые другие основания для увольнения, помимо тех, что указаны в ТК РФ. Таким образом, работодатели могли ущемлять права дистанционных сотрудников по сравнению с остальными.
- Сотрудник без уважительной причины не отвечает на запросы работодателя, связанные с трудовыми обязанностями. По умолчанию срок для ответа установлен в два рабочих дня. Но в договоре или других внутренних документах работодатель может прописать более длительный срок.
- Сотрудник переехал в другую местность и не может выполнять трудовые функции в прежнем режиме.
Действия работодателя
Если руководитель организации получил письмо с заявлением об увольнении, ему нужно разобраться, имеет ли право сотрудник уйти из организации без отработки. Если такое право у работника есть, то начальник должен:
- издать приказ об увольнении;
- сделать соответствующую запись в трудовой книжке;
- определить сумму денег, причитающуюся работнику, перевести средства на карту или отложить наличные.
Если зарплата выдается в организации наличными средствами, что сейчас редкость, то есть хороший вариант: работник в заявлении об увольнении должен попросить перечислить деньги на банковский счет, указать реквизиты. Работодатель эту просьбу обязан исполнить.
Еще раз про самые важные моменты:
- Трудовая книжка дожидается работника, если он не дал согласия на её пересылку почтой. Либо, если за ней не пришел представитель уволенного. Работодателю нужно сообщить бывшему сотруднику, что документы готовы к выдаче — написать соответствующее письмо.
- Если расчет в организации осуществляется по карте, то деньги переводятся работнику в день увольнения. Если зарплата выдается наличными, то купюры лежат и дожидаются, когда сотрудник за ними придет. Забрать деньги может представитель, если в выданной ему доверенности есть такое полномочие. Уволенный может указать банковские реквизиты, по которым можно перевести средства.
Расчёт при увольнении
С любым сотрудником нужно рассчитаться в день увольнения. Проблем с этим обычно не возникает: деньги можно перечислить на банковскую карту, где бы ни находился работник.
Сложнее, если дистанционный сотрудник получает зарплату наличными. Например, удалёнщик живет в том же населённом пункте, где находится работодатель, обычно сам приходит за зарплатой и реквизиты его карты работодатель не знает. А в день увольнения сотрудник не пришёл.
Плюсы и минусы дистанционного увольнения
- Руководитель компании может своевременно не получить документ. Все прекрасно знают, как у нас работает почта. Не будет заявления — не уволят. Это ясно.
- Начальник может затянуть процесс увольнения приняв все меры, чтобы не получить письмо.
- Согласно ст. 80 ТК РФ, работник должен уведомить о своем увольнении начальство за две недели до даты оставления должности. Таким образом, к 14 дням отработки добавляется еще и то время, на протяжении которого будет идти письмо.
Увольнение по дополнительным основаниям
По новым правилам удалёнщика можно уволить за невыход на связь без уважительной причины (ст. 312.8 ТК РФ). Эта норма начала действовать только с 1 января 2021 года, и практика её применения пока не сложилась. Чтобы избежать проблем в дальнейшем, лучше сразу отразить в трудовом договоре с удалёнщиком следующие моменты.
- Конкретный срок невыхода на связь, после которого сотрудника можно уволить. Этот срок должен быть не менее двух рабочих дней.
- Подробный порядок взаимодействия между работодателем и удалённым сотрудником: адреса электронной почты, список используемых мессенджеров, график выхода на связь.
- Перечень уважительных причин, по которым сотрудник имеет право нарушать график связи с работодателем: болезнь, технические проблемы.
Увольнение в связи с переездом сотрудника в другую местность
Формулировка в ТК РФ по этому варианту увольнения весьма расплывчатая и разъяснений Минтруда на эту тему пока что нет. Возможно, одной из причин увольнения по такому основанию может стать существенная смена часовых поясов. Если поясное время работника и работодателя отличается на несколько часов, то работнику придётся трудиться поздно вечером или даже в ночное время, что значительно снизит его эффективность. Интересная ситуация возникает при переезде удалёнщика за границу. По мнению Минтруда, нельзя заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, который находится за рубежом (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).
Чиновники ссылаются на то, что работодатель обязан, пусть и в сокращённом виде, организовать охрану труда удалённых сотрудников в соответствии с требованиями ТК РФ. А за границей российское законодательство не действует и обеспечить соблюдение ТК РФ невозможно. С сотрудником, который проживает за рубежом, по мнению Минтруда можно заключить только гражданско-правовой договор (письмо от 27.07.2016 N 17-3/В-292).
Если руководствоваться позицией Минтруда, то при переезде удалённого сотрудника за границу, работодатель должен расторгнуть с ним трудовой договор по ст. 312.8 ТК РФ и одновременно заключить договор ГПХ.
Электронные способы общения — СМС, переписка в мессенджерах или по электронной почет уже настолько прочно вошли в повседневную жизнь, что многие компании решают придать этим видам коммуникации официальный характер. В трудовых договорах и локальных нормативных актах организаций появляются положения о допустимости использования «цифрового» уведомления сторон трудового договора о тех или иных фактах. Но насколько законны такие способы общения? Признают ли их контролирующие органы и суды, если возникнет трудовой спор? Давайте разбираться.
Увольнение за прогул
С прогулом тоже всё сложно. Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или более 4 часов подряд. Но суть удалённой работы в том, что сотрудник постоянно трудится за пределами объектов, контролируемых работодателем (ст. 312.1 ТК РФ).
Поэтому у дистанционного сотрудника нет рабочего места в том смысле, в каком оно определено ст. 209 ТК РФ — места, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Альтернатива увольнению за прогул — увольнение за невыход на связь, об этом расскажем чуть ниже.
Уволить удалённого сотрудника за прогул можно, если в соответствии с условиями договора он работает в смешанном формате, то есть в опредёленные дни должен находиться в офисе, а в другие — работать дистанционно. Такой вариант организации удалённой работы предусмотрен статьей ст. 312.1 ТК РФ. В этом случае при отсутствии сотрудника на рабочем месте в те дни, когда он обязан это делать по договору, работодатель может уволить его за прогул на общих основаниях.
Иногда работодатель и сотрудник договариваются об удалёнке устно, но никак это не оформляют. Для сотрудника это весьма опасная ситуация: работодатель может в любой момент уволить его за прогул.
Как составить и подать заявление
Это наиважнейший вопрос в теме. Если заявление об увольнении по собственному желанию будет подано неправильно, то вся процедура может затянуться. Либо же уход с работы может не состояться вовсе.
Про форму документа: здесь все стандартно. Образца, разработанного каким-либо государственным органом, не существует. Но практика сложилась так, что в документе указывают:
- данные работника и работодателя;
- просьбу расторгнуть договор по инициативе сотрудника, подающего заявления;
- число, с которой работник желает оставить занимаемую должность;
- дату подачи заявления.
Дополнительно: работнику, если он хочет так же дистанционно получить трудовую книжку, необходимо выразить свое согласие на отправку таким способом документов. Иначе работодатель не сможет выслать бумаги.
Но намного важнее то, как отправляется заявление. Обычно, на ум приходит несколько вариантов:
- По почте.
- Через интернет.
- Через представителя.
Внимание: отправлять заявление об увольнении по электронной почте можно только в том случае, если у сотрудника есть цифровая подпись (ЭЦП).
Направление заявления по почте — старый и проверенный способ. Главное, чтобы к письму прилагалось уведомление и опись вложения.
Представителю, который желает подать заявление об увольнении третьего лица, должна быть выдана доверенность. Не обязательно, но желательно, чтобы она была подписана нотариусом.
Способы извещения работников: есть ли выбор у работодателя
В некоторых случаях ответ на вопрос, можно ли применять современные средства коммуникации для направления уведомления, извещения или другого документа есть в Трудовом кодексе. Если в статье ТК РФ, которая регулирует порядок вручения работнику соответствующего документа, сказано, что это надо делать под подпись, то очевидно, что никакие электронные способы общения в данном случае применяться не могут. Документ необходимо составить на бумаге и передать его лично работнику для подписания. К таким «бумажным» документам относятся:
- документы, подтверждающие ознакомление работника с локальными актами организации, включая правила внутреннего трудового распорядка, и коллективным договором (ст. 22 и 68 ТК РФ);
- приказы о приеме на работу, об увольнении и наложении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 84.1 и 193 ТК РФ);
- документы, регулирующие порядок обработки персональных данных (ст. 86 и 88 ТК РФ);
- уведомление о праве инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, на отказ от сверхурочной работы, а также работы в выходные и праздничные дни (ст. 99 и 113 ТК РФ);
- уведомление о времени начала отпуска (ст. 123 ТК РФ);
- уведомление о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата (ст. 180, 292 и 296 ТК РФ).
Исключением является случай, когда человек принимается на дистанционную работу. Ознакомление такого сотрудника с необходимыми документами может происходить путем обмена электронными версиями документов (ст. 312.1 ТК РФ).
В остальных ситуациях возможен выбор способа извещения работника. Так, например, Минтруд России в письме от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560 прямо разрешил направлять расчетные листки по электронной почте. А ведь статья 136 ТК РФ требует информировать работника о составных частях зарплаты в письменной форме. Получается, что Минтруд признал: извещение по электронной почте для целей ТК РФ является извещением в письменной форме. При этом чиновники указали, что такой порядок информирования работника нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (см. «Минтруд: работодатели могут направлять работникам расчетные листки по электронной почте»).
Читайте также: