Какие типы файлов могут использоваться в качестве источника данных
Цель лабораторной работы: Приобрести навыки использования технологии создания составных документов, научится организовывать рассылку почтовых отправлений, используя список адресатов и документы с полями слияния.
Краткие теоретические сведения
Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. В качестве источника данных могут быть таблицы MS Word , MS Excel, MS Access . Документ создается в текстовом редакторе Word за шесть этапов.
Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом.
- Источник данных. Это структурный документ, такой как список покупателей, он может быть в виде таблицы Word, рабочего листа Microsoft Office Excel, таблицы базы данных Microsoft Office Access или списка контактов Microsoft Office Outlook, содержащий наборы информации (называемые записями) в соответствующем формате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый в процессе слияния писем.
Источник данных |
Фамилия | Имя | Отчество | Индекс | Адрес | Долг |
Петров | Иван | Сергеевич | г. Белгород, ул. Татищева д.56 кв.10 | ||
Сергеев | Петр | Иванович | г. Губкин ул. Кирова, д.18 кв. 34 |
Основной документ |
Поле слияния |
Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности > рублей.
Результат слияния |
г. Белгород, ул. Татищева д.56 кв.10
Уважаемый Петров Иван Сергеевич!
Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности 1000 рублей.
В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается сразу несколько писем.
Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
1 этап. Подготовка данных электронной таблицы.
Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:
шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек);
в таблице не должно быть объединенных ячеек ;
в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются) ;
т.к. Excel и Word не смогут сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая) ", либо столбец с показателем по которому можно будет задать "Правила", например "Пол".
2 этап. Подготовка шаблона документа Word.
Здесь все проще - нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.
3 этап. Работа Мастера слияния MS Word.
Открываем файл письма в MS Word.
Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. Мастер слияния запускается с помощью кнопки "Начать слияние" на вкладке "Рассылки".
В бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, остальные поля для вставки пропущены пропущены.
Работа Мастера слияния включает 6 шагов.
1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, предположим Письма.
2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ.
3 шаг: На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи флажков окна "Получатели слияния" (рис.5.1.).
Рис.5.1. Окно файла со списком клиентов
4 шаг: На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку "Другие элементы" - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести.
Для обращения поставим курсор сразу после слова "Уважаем", нажмём кнопку "Правила" на вкладке Рассылки и выберем вариант IF. THEN. ELSE. В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол (рис.5.2).
5 шаг: На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.
6 шаг: Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл.
Аналогично поступаем с датой
Задание к выполнению лабораторной работы
Выполните слияние документов и получите письма приглашения. Основной документ письмо в редакторе Word. Пример письма представлен на рис.5.3.
Рис.5.3. Пример письма для основного документа
Источник данных таблица Excel, пример на рис.5.4.
5.4.Пример базы источника для слияния документов. | Вид ТО | №заказа | Дата ТО |
Контрольные вопросы
1. Для чего используется слияние документов?
2. Что такое основной документ в процессе слияния?
3. Какие типы файлов могут использоваться в качестве источника данных?
4. В какой папке по умолчанию хранится файл источника данных?
5. Как вставить поля слияния?
6. Как организовать выбор нескольких записей из источника данных?
7. Как сохранить все письма, полученные в результате слияния, в одном документе?
8. Как добавить новое поле в существующий источник данных?
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
Дополнительные источники данных
Дополнительные источники данных, источников данных в форму, содержащих данные, предоставленный через другие данные подключения к внешним источникам данных. Например предположим, что создание шаблона формы для отчета о расходах должны форм, основанных на шаблоне формы для принятия расходы в других валют. Тем не менее валюты данные хранятся в базе данных. Для отображения данных денежных единиц, Добавление подключения данных к базе данных. Данные валют сохраняется в дополнительный источник данных и отображаются в элемент управления списком шаблона формы.
Данные из дополнительные подключения к данным хранятся в дополнительных источников данных и затем отображаются как варианты в элементах управления, например список, поле со списком или раскрывающегося списка, пользователь может выбрать при заполнении формы. При выборе элемента в дополнительный источник данных к полю в основной источник данных копируется выделенного фрагмента.
Дополнительные источники данных отличаются от основного источника данных из следующих способов:
Дополнительные источники данных не являются обязательными в шаблоне формы. Все шаблоны форм необходимо иметь основной источник данных.
Шаблон формы можно имеют один или несколько дополнительных источников данных, но только один, основной источнику данных.
Полей и групп в дополнительный источник данных основаны на способ хранения данных в внешнего источника данных, который подключен к форме с помощью подключения к данным. Невозможно изменить этих полей и групп с помощью InfoPath.
В отличие от основного источника данных дополнительным источникам данных, не сохраняются вместе с формой.
Когда пользователь отправляет заполненной формы данных в дополнительных источников данных обычно не отправляется. Однако можно настроить шаблона формы для отправки данных в дополнительный источник данных для веб-службы с помощью правил или по электронной почте с использованием пользовательского кода.
Общие сведения о связи между источником данных и XML-схемы
При заполнении формы, основанного на шаблоне формы формы основной и дополнительный источников данных хранятся в виде XML-документов на компьютере пользователя. Структура XML-документа определяется XML-схемы. Схема XML является XML-файл, который определяет структуру и элементы XML-документ, в данном случае формы и данных, которые могут содержать элементы.
При создании шаблонов форм InfoPath автоматически создает схемы XML, которая используется для определения структуры форм, заполняемых пользователей. Элемент XML-схемы соответствует каждого поля или группой в источнике данных. Свойства для каждого поля и группой в источнике данных определяют структуры соответствующие элементы и каждый элемент может содержать данные в результирующем XML-документе. Вы можете просмотреть дополнительные схемы сведения на вкладке сведения в поле Свойства поля или группы диалоговое окно, которое можно открыть, дважды щелкнув поля или группы в области задач Источник данных.
Получатели слияния обычно берутся из списка имен и данных в существующем списке, например электронной таблице Excel, или списке контактов Outlook. В качестве существующего списка также может использоваться любая база данных с возможностью подключения. Если у вас еще нет списка, можете создать его в Word в ходе слияния.
Список или база данных называются источником данных для слияния.
Выберите тип списка, который будет использоваться в качестве источника данных.
В этой статье
Существующие источники данных
Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.
Электронная таблица Excel
Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния. Данные должны быть хорошо отформатированы и находиться на одном листе, чтобы приложение Word могло их правильно распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.
Список контактов Outlook
Контактные данные можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.
Список контактов Apple
Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.
Текстовые файлы
Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.
• Ввести новый список
В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).
Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.
Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.
• Использовать существующий список
Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Открытие книги выберите нужный лист и выполните одно из следующих действий:
Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист.
Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.
• Выбрать из контактов Outlook
Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.
В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.
• Контакты Apple
Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.
• File Maker Pro
Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.
Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.
Электронная таблица Excel
Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что Word может их правильно прочитать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.
Список контактов Outlook
Сведения о контактах можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.
Список контактов Apple
Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.
Текстовые файлы
Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.
Новый список
Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Создать новый список и создайте его с помощью открывшихся диалоговых окон. Этот список сохраняется в виде файла документа для многократного использования.
Дополнительные сведения о том, как создать новый список, см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Примеры источников данных
Как упоминалось выше, источник данных, также называемый файлом данных, представляет собой просто набор записей, в которых хранятся данные. Именно эти данные используются для заполнения полей слияния в почтовых слияниях. Вот почему любой текстовый файл может быть использован в качестве источника данных, будь то простой текстовый файл или файл фактической базы данных.
Они могут поступать из таких программ, как MS Access, FileMaker Pro и т. Д. Теоретически любая база данных Open Database Connectivity (ODBC) может использоваться в качестве источника данных. Их также можно создавать в электронных таблицах из Excel, Quattro Pro или любой другой подобной программы. Источником данных может быть даже простая таблица в текстовом редакторе.
Идея состоит в том, что источником данных может быть любой вид документа, если он организован так, чтобы обеспечить структуру для принимающей программы, из которой можно получать данные. Например, контакт адресной книги может быть использован в некоторых сценариях, поскольку есть столбец для имени, адреса, учетной записи электронной почты и т. Д.
Другим видом источника данных может быть файл, в котором записывается время, когда люди регистрируются в кабинете врача. Программа может использовать источник данных, чтобы агрегировать все время регистрации и отображать их на веб-сайте или использовать их в программе, либо для отображения содержимого, либо для взаимодействия с каким-либо другим типом источника данных.
Другие виды источников данных могут быть взяты из прямой трансляции. Например, программа iTunes может использовать прямую трансляцию для воспроизведения интернет-радиостанций. Фид является источником данных, а приложение iTunes – тем, что его отображает.
Как часто вам приходится готовить рассылки однотипных писем, например, приглашений или поздравлений? И насколько они бывают массовыми? От ответа на эти вопросы зависит степень вашей заинтересованности в данной статье. Автор показывает, как можно, напечатав одно-единственное письмо, при помощи стандартной функции программы MS Word продублировать его с индивидуальными данными каждого получателя; как автоматически сформировать почтовые конверты для этой рассылки; как организовать рассылку по электронной почте.
Т екстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим набором функций, которые позволяют не только быстро, красиво и удобно оформлять документы и текстовые материалы, но также автоматизировать отдельные процессы, например, печать поздравлений и почтовых конвертов при массовой рассылке.
Однако большинство пользователей персональных компьютеров даже не подозревает о некоторых весьма полезных функциях Word`а. Чтобы восполнить этот пробел, мы решили посвятить данную статью функции «Слияние».
Создание поздравления
Теперь перейдем к подробному описанию самого процесса. В качестве примера выберем создание поздравлений с Международным женским днем и почтовых конвертов к ним.
Подготовка источника данных
Начнем работу с подготовки файла данных (или источника данных) для слияния.
Как было отмечено выше, в качестве источника данных могут выступать различные типы файлов. В.
Создание основного источника данных
При создании шаблона формы Microsoft Office InfoPath автоматически создает основного источника данных. Все шаблоны форм InfoPath содержать один, основной источнику данных. Поля и группы, можно добавить в основной источник данных, в зависимости от типа шаблона формы, которые можно создать:
Шаблон пустая форма Будет добавлен полей и групп основной источник данных с помощью области задач Источник данных или путем перетаскивания элемента управления из области задач элементы управления в представление в шаблоне формы. При перетаскивании элемента управления в представлении InfoPath добавляет основной источник данных в зависимости от типа элемента управления, добавляемого поля и группы. Например при перетаскивании элемента управления текстового поля в шаблон формы InfoPath добавляет поле основного источника данных. При перетаскивании элемента управления повторяющегося раздела в шаблон формы InfoPath добавляет группу основного источника данных. При перетаскивании элемента управления повторяющейся таблицы в шаблон формы InfoPath добавит двумя группами основного источника данных для повторяющейся таблицы и добавляет поля в основной источник данных для каждого столбца в таблице.
Шаблон формы, основанный на XML-документа Приложение InfoPath добавляет полей и групп, сопоставить элементы, определенные в схеме или элементы в документе.
Шаблон формы на основе базы данных Microsoft Office Access или базу данных Microsoft SQL Server InfoPath добавляет основного источника данных, исходя из способа базе данных хранятся полей и групп.
Шаблон формы, основанный на веб-службы Приложение InfoPath добавляет полей и групп, которые сопоставляют схема, предоставленному веб-службы.
Если источник данных, например базы данных или веб-службы — не входит в шаблоне формы, он считается внешним источником данных. Формы InfoPath подключиться к эти внешним источникам данных через подключение к данным.
Любой файл, содержащий данные, считается источником данных
Источник данных (иногда называемый файлом данных) так же прост, как кажется: место, откуда берутся данные. Источником могут быть любые данные любого формата, если программа понимает, как их читать.
Различные приложения могут использовать источник данных, включая приложения базы данных, такие как Microsoft Access, MS Excel и другие программы для работы с электронными таблицами, текстовые процессоры, такие как Microsoft Word, веб-браузер, автономные программы и т. Д. Распространенный сценарий, когда речь идет о Microsoft Word с использованием источника данных. для Word, чтобы сделать слияние почты из данных, взятых из документа Excel. Смотрите наше введение в слияние почты для получения дополнительной информации.
Назначение функции «Слияние»
Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике, спросите вы?
Именно для решения таких задач удобнее всего будет использовать функцию «Слияние». Вам достаточно будет создать одно поздравление, содержащее типовой текст для всех экземпляров, и всего лишь один конверт с обратным адресом вашей компании. А затем добавить для изменяющейся информации специальные поля-заполнители, в которые в процессе слияния будет подставляться уникальная для каждого экземпляра информация.
Функция «Слияние» в программе MS Word позволит вам, во-первых, сэкономить драгоценное время, а во-вторых, избавиться от рутинных операций по редактированию каждого экземпляра письма. Ведь недаром говорят: «Лень – двигатель прогресса!»
Список контактов Outlook
Вы можете извлечь данные прямо из списка контактов Outlook и поместить их в Word. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Выбрать из контактов Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния.
Принципы работы функции «Слияние»
Сначала мы рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.
В процессе слияния участвуют три элемента:
- Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.
- Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения, – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:
- лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;
- файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;
- таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;
- текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;
- список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;
- файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.
- Конечный набор документов, которые автоматически создаются в процессе слияния основного документа с источником данных.
Поэтому вначале необходимо подготовить основной документ и источник данных, а затем уже осуществить их слияние.
При работе с функцией «слияние» можно использовать:
- специальную область задачи или
- панель инструментов «Слияние».
Чтобы открыть область задач (см. Рисунок 1), необходимо в строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем «Слияние».
Рисунок 1. Область задач «Слияние»
- строка меню;
- команда «Слияние»;
- область задач.
Также слияние можно производить с помощью панели инструментов «Слияние». При этом необходимо отметить, что данная панель инструментов имеет некоторые дополнительные возможности, которые отсутствуют в области задач. Поэтому мы рассмотрим более подробно функцию «Слияние», реализуемую именно с применением панели инструментов «Слияние» (см. Рисунок 2).
Рисунок 2. Панель инструментов «Слияние»
- В строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем – «Показать панель инструментов слияния» (см. Рисунок 1).
- В строке меню выбрать команду «Вид», далее – «Панели инструментов» и затем – «Слияние».
Важные факты об источниках данных
Файл источника данных, используемый в одной программе для одной цели, может не иметь никакого отношения к другой программе, даже если они оба используют файлы источника данных. Другими словами, конкретный «источник данных» является субъективным для программы, использующей данные.
Например, источником данных для слияния в Microsoft Word может быть файл CSV, который содержит несколько контактов, чтобы их можно было автоматически записывать в документ Word для печати конвертов с правильными именами и адресами. Такой источник данных, однако, не очень полезен в любом другом контексте.
Создание дополнительных источников данных
При добавлении подключения к данным к внешнему источнику данных, которая возвращает данные в форму InfoPath автоматически создает дополнительный источник данных. Каждого подключения к данным, которые будут добавлены в шаблон формы создается соответствующий дополнительный источник данных. Таким же образом, полей и групп, добавляются в основной источник данных InfoPath добавляет полей и групп дополнительный источник данных. Дополнительный добавляются полей и групп, чтобы они согласуются с принципами, что к внешнему источнику данных хранятся данные источника данных. Можно создать дополнительного подключения данных для указанных ниже действий:
База данных Microsoft Office Access или базу данных Microsoft SQL Server
Список на сайте под управлением Microsoft Windows SharePoint Services
После добавления подключения к данным в шаблоне формы и создать дополнительный источник данных, вы увидите полей и групп в дополнительный источник данных в области задач Источник данных. В этой области задач с именем подключения к данным, которые следуют вспомогательной в круглых скобках отображается каждый дополнительный источник данных.
Основной источник данных
Основной источник данных содержит следующие элементы:
Данные, добавить пользователей при заполнении формы, основанного на шаблоне формы, например данные, они вводятся в текстовое поле. Например пользователь вводит их имена, отчества и фамилии в текстовые поля, которые связаны с полями в основной источник данных.
Данные из подключение к данным в базу данных или веб-службы, который используется для определения источника данных шаблона формы.
Изменение основного источника данных
Для основного источника данных, в зависимости от существующего поля или группы в основной источник данных можно добавить дополнительные поля и группы. В следующей таблице представлены добавить существующие поля или группы, на основании значки, которые отображаются в области задач Источник данных.
Можно добавить
Вид значка В эту группу можно добавить поля или группы. Этот значок, представляющий любой из группы, который был добавлен основной источник данных с помощью области задач Источник данных или элемент управления, связанных с этой группы, который был перетащить из области задач элементы управления в представление в шаблоне пустая форма.
Значок поля В этом поле можно добавить только поля. Этот значок, представляющий какой-либо из поля, который был добавлен основной источник данных с помощью области задач Источник данных или элемент управления, связанные с этим полем, которая была перетащить из области задач элементы управления в представление в шаблоне пустая форма.
Значок группы Защищаемая ячейка Нельзя добавлять поля или группы в эту группу. Эта группа будет зависеть от подключение данных к внешнему источнику данных.
Значок Блокировка поля Невозможно добавить поля к этому полю. В этом поле будет зависеть от подключение данных к внешнему источнику данных.
При перетаскивании элемента управления в представление в шаблоне формы и этот шаблон формы содержит полей и групп, основанных на подключение к данным, вы должны привязан существующих полей и групп в основной источник данных. InfoPath не добавлять автоматически полей и групп в шаблон формы, содержащей полей и групп, основанные на внешних источников данных. Вы найдете ссылки на дополнительные сведения о добавлении полей и групп в разделе См.
Примечание: Если ваши пользователи уже заполнили формы, основанных на шаблоне формы, перечисленные ниже изменения шаблона формы основной источник данных может привести к потере данных в этих формах:
Перемещение, удаление и переименование поля или группы
Изменение повторяющегося поля или группы на неповторяющееся поле или группу
Изменение типа данных форматированного текста на другой тип данных
Для полей и групп, которые можно изменять вы можете изменить следующие свойства:
Имя Имя поля или группы.
Требования к именам
Каждое имя в основной источник данных должно быть уникальным. Если необходимо использовать то же имя для более одного поля или группы, создать ссылку для этого поля или группы вместо него. При создании ссылки на поля или группы InfoPath создает новую, одинаковые поля или группы, свойства которого связаны со свойствами первого поля или группы. Изменения для одного поля или группы автоматического обновления других, на который указывает ссылка поля или группы. Справочные сведения о группах, как ссылки на поля, содержащие же полей и групп и совместное использование те же свойства.
Имена не могут содержать пробелы.
Имена должны начинаться с буквы или подчеркивания (_), и они могут содержать только буквенно-цифровые символы подчеркивания, дефисов (-) и точки (.).
Дополнение к этим требованиям рекомендуется использовать имя, описывающее содержимое поля или группы. Например если у вас есть группы, содержащий детализированные сведений о расходах, имя группы ItemizedExpense. В поле в группу, которая содержит сумму расходов имя поля расходов.
Тип Определяет, является ли элемент в основной источник данных поля или группы. Поле содержит уникальное значение, а группа содержит другие поля.
Типы полей и групп
Когда использовать
Поле (атрибут)
Используйте этот тип для поля, если одно или несколько из следующих условий:
Поле не может содержать другие поля или группы.
Поле должно быть в поле элемента.
Поле не приводится.
Поле всегда должно содержать значение.
Это поле остается любого типа данных, кроме форматированный текст (XHTML).
База данных или веб-службы требует поле атрибута.
Поле (элемент)
Используйте этот тип для поля, если одно или несколько из следующих условий:
Поле может содержать другие поля атрибутов.
Поле является частью группы.
Поле повторяется в группе.
База данных или веб-службы требует поле элемента.
Поля элемент может быть любой данных введите и может или не может иметь значение по умолчанию.
Используйте этот тип группы, который может содержать другие поля или группы.
Группа (Выбор)
Используйте этот тип, если группа может содержать только один из нескольких различных типов поля или группы полей.
Например предположим, вы разрабатываете шаблона формы, поставщиков в Соединенных Штатах и в странах и регионах в Европейском союзе будет использовать и содержит адрес группа выбора шаблона формы. Группа выбора адрес содержит с полями для адресов в Соединенных Штатах или группу с полями для адресов в стране или регионе на территории Европейского союза. Когда пользователь открывает форму, основанную на этом шаблоне формы, можно выбрать пользователя для ввода адреса в Соединенных Штатах или адреса в другой стране или регионе. В форме отображаются элементы управления, которые связаны с полями в нужную группу.
Полная схема XML или XML-документ
Используйте этот тип элемента, если вы хотите добавить дополнительные схемы XML или XML-документ в указанном расположении в источнике данных.
Тип данных Определяет, какие данные, которые можно хранить в поле.
Список доступных типов данных
Когда использовать
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее неформатированные текста.
Используйте этот тип данных для элемента поле, содержащее форматированный текст. Нельзя использовать этот тип данных для полей атрибутов.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поля, содержащий числа без десятичных знаков.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее значения валюты или числа, десятичные значения.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поля, которое содержит данные, которые могут быть только одно из двух значений.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее универсальный код ресурса (URI), например гиперссылки или пространство имен.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее дату календаря.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее 24-часовом формате.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее дату календаря и 24-часовом формате.
Изображение или вложение файла
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, которое содержит двоичные данные, например изображения или рисунка.
Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поля с пользовательские типы данных, которые определены с помощью пространства имен. Этот тип данных обычно используется для поля или группы, к которому привязан пользовательский элемент управления. Поле имен данных становится доступен при выборе этого типа данных.
Примечание: В этой таблице показаны только наиболее распространенные XML типы данных используются в шаблоне формы. В приложении InfoPath можно использовать любой тип данных XML 1.0 рекомендаций World Wide Web Consortium (W3C). Чтобы использовать тип данных, который отсутствует в таблице, необходимо извлечь файлы формы для шаблона формы и редактирование файла схемы (XSD). Вы найдете ссылки на дополнительные сведения об извлечении файлов формы для шаблона формы в разделе См.
Пространство имен данных Определяет универсальный идентификатор ресурса (URI) для добавления имен для пользовательского типа данных. Это свойство доступно для элемента или атрибута полей со свойством пользовательский тип данных. При добавлении настраиваемого элемента управления в шаблон формы, это свойство обычно содержит значение, определенное автором настраиваемого элемента управления, привязанный к полю.
Значение по умолчанию Определяет начальное значение поля элемента или атрибута при первом открытии формы пользователем. Можно также добавить формулы, значения по умолчанию, например текущую дату, математическое выражение или ссылку на другое поле.
Повторяющийся Определяет, является ли поле элемента, атрибута поля или группы может возникнуть несколько раз в форме. Список элементов управления, повторяющиеся разделы, повторяющиеся таблицы и элементы управления, которые являются частью повторяющегося раздела или повторяющейся таблицы связаны с повторяющимися полями и повторяющихся групп.
Не могут быть пустыми Определяет, будет ли поле элемента или атрибута должно содержать значение. Если поле не имеет значения, элемент управления, привязанный к этому полю помечается красная звездочка или элементов управления, красным пунктиром. Это свойство доступно только для полей. Не поддерживается для групп.
Изменение дополнительных источников данных
Так как полей и групп в дополнительных источников данных основаны на данные подключения к внешним источникам данных, нельзя изменить поля и группы в дополнительный источник данных. При просмотре дополнительный источник данных в области задач Источник данных, поля имеют значок заблокированные поле и значок заблокированные группы указывает, что у группы не могут быть изменены.
Существующий список
В качестве существующего списка может использоваться электронная таблица Excel, база данных Access или база данных другого типа. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Использовать существующий список.
Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных для слияния, если все данные правильно отформатированы и находятся на одном листе, чтобы приложение Word могло их распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
База данных Access С помощью Access можно выбрать данные из любой таблицы или запроса, определенного в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Использование функции слияния для отправки данных Access в Word.
Другие файлы баз данных Чтобы получить доступ к другим источникам данных, запустите мастер подключения к данным.
Чтобы открыть мастер подключения к данным, выберите Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список > Создать источник.
Выберите тип источника данных, который вы хотите использовать для слияния, и нажмите кнопку Далее.
Чтобы настроить подключение к данным для документа слияния, следуйте инструкциям мастера.
Обзор источников данных
Все данные, которая появляется в форме, является ли это данные, которые может выбрать пользователь в поле со списком, раскрывающегося списка или поля со списком или данные, которые пользователь добавляет в форму хранятся в форме источников данных. Источник данных состоит из полей и групп. Таким же образом, что содержат папки на жестком диске и упорядочения файлов, полей с данными, пользователи ввели в формах, основанных на шаблоне формы и группы содержат и объединяют эти поля. Пользователь добавит данных к элементам управления в форме и связанные элементы управления для этих полей. Например предположим, что вы разрабатываете шаблона формы для отчета о расходах. При открытии формы на основе шаблона формы, их можно ввести их имена, отчества и фамилии в трех текстовых полях — поле имени в поле для среднего имени и поле для фамилии привязан каждой надписи. Эти поля имя, содержащихся в группу с именем «имя».
Можно просматривать и работа с полями и группами в источнике данных шаблона формы в области задач Источник данных.
Несмотря на то, что структура источника данных не всегда совпадает с макета шаблона формы, существуют общие сходства, особенно для групп и поля, которые связываются с повторяющимися таблиц, разделы, повторяющиеся разделы и дополнительные разделы. Например таблица или раздел связана с группой в источнике данных, и все элементы управления таблицы или раздела связаны с полями, которые являются частью этой группы. На приведенном ниже рисунке расходы по категориям повторяющуюся таблицу в форме отчета о расходах состоит из трех столбцов, содержащих управляющего элемента выбора даты, текстовое поле Описание и затраты текстового поля. Эти элементы управления связаны для поля даты, описание и поле Сумма соответственно. Сама таблица связана с группой элемента.
Шаблон формы может иметь двух типов источников данных — один, основной источнику данных и при необходимости, один или несколько дополнительных источников данных.
Новый список
Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Ввести новый список и создайте список в открывшейся форме. Этот список сохранится в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
Дополнительные сведения о создании нового списка см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Читайте также: