Эдо эцп что это
Ранее писала о том, что для регистрации на маркетплейсе KazanExpress нужен ЭДО. Поэтому сейчас расскажу что это и как все оформить.
Сначала вкратце введу в курс дела и объясню для чего это все нужно (для тех кому теория неактуальна – инструкция по оформлению ниже).
ЭДО - электронный документооборот . Необходим для получения и отправления документов в электронном виде. Но в отличии от обычной отправки «на электронный ящик», здесь документы подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП). То есть юридически такие документы аналогичны бумажным, на которых вы поставили свою подпись.
Услуги ЭДО предоставляют разные компании, наиболее популярные – Контур.Диадок, Taxcom; СБИС; Synerdocs; Астрал; Сфера Курьер; E-COM и т.д.
Простыми словами, когда вы подписываете и отправляете документ через ЭДО, то отпадает необходимость распечатывать и подписывать документы шариковой ручкой и передавать контрагенту :)
Как же подписываются документы в ЭДО? Тоже с помощью подписи, только электронно-цифровой или сокращенно ЭЦП . Такую подпись могут выпускать разные удостоверяющие центры и в разном виде:
- На носителе. В этом случае ЭЦП записывают на физический носитель (флешку) и вы можете подписывать документы с любого устройства, подключив эту флешку.
- Облачный сертификат ЭЦП. В этом случае выпускается ЭЦП, но повязка идёт не к железу (компьютер/ноутбук/e-token/флешка), а данные сохраняются на облачном хранилище. И можно пользоваться этой ЭЦП с любого устройства при наличии подключения к сети интернет.
Ранее ЭЦП выдавались через удостоверяющие аккредитованные центры (например, тот же Контур). С 1 января 2022 функция по выпуску ЭЦП будет возложена на ФНС России, причем услуга будет бесплатная. Но переход на эту систему начался уже 01.07.21. То есть с 1 июля по 31 декабря 2021 идет промежуточный этап, во время которого можно по незнанию оформить ЭЦП платно (в том же Контуре), либо уже сейчас получить бесплатно.
Есть 2 варианта:
1. Через «Личный кабинет налогоплательщика» на сайте ФНС
2. При помощи проекта «Мой бизнес»
Поскольку в дебрях Личного кабинета ФНС мне так разобраться и найти нужную кнопку не удалось, то расскажу про второй вариант.
Итак, порядок оформления ЭЦП через «Мой бизнес»:
2. Звоним, спрашиваем, что нужно сделать чтобы получить ЭЦП (бесплатно конечно же). Вас попросят назвать данные ИП и зарегистрируют заявку.
3. По этой заявке с вами свяжутся представителя Удостоверяющего центра и запросят документы/данные по ИП. Вы все отправляете электронно и ждете.
4. Удостоверяющий центр все подготовит, затем попросит подойти к ним за выпуском ЭЦП. Вы берете с собой паспорт и некоторые другие документы, которые попросит УЦ, и идете подтверждать что Вы это Вы и никто другой.
5. В УЦ сверяют фото в паспорте и ваше милое личико, перепроверяют паспортные данные и выпускают вам ЭЦП.
А нет, не всё. В нашем случае УЦ попросил взять с собой флешку, поскольку ЭЦП сделали не облачное, а записали на флешку. Везде ли делают подпись только на носителе, не в курсе, но будьте готовы что вас попросят принести флеш-накопитель.
Когда проходишь регистрацию на КЕ, обязательным пунктом является внесение данных по ЭДО. Причем есть вариант выбора разных сервисов ЭДО. Предлагаю вам выбрать Контур.Диадок, так как на нем работает сама площадка КЕ и он один из самых популярных и простых. Порядок такой: оформляете ЭЦП, затем звоните в Контур.Диадок и просите подключить вам ЭДО.
Если у вас система налогообложения ИП Доходы 6%, то при работе с КЕ вам нужны будут только входящие документы. Когда зайдете в Контур.Диадок, то на сайте увидите информацию по тарифам, НО! Вам эти тарифы не нужны! Они нужны только тем, кто отправляет исходящие документы. Вам же достаточно зарегистрироваться в системе. Все входящие документы - бесплатны, также будет включено 50 исходящих документов бесплатно и бессрочно! Поэтому когда будете оставлять заявку в Контур.Диадок, то так и говорите оператору что нужно подключить ЭДО, но будут только входящие документы. Так что и ЭДО подключаем бесплатно.
Тут надо было как-то красиво завершить пост, но я так и не придумала как это сделать. Так что если есть идеи, интересные цитаты и умные мысли – покидайте в комментарии)
ЭЦП — электронная (цифровая) подпись — это аналог рукописной подписи. Она выполняет ту же функцию — обеспечивает юридическую значимость для документов. Только подписывают с помощью ЭЦП документы не бумажные, а электронные. Кроме того, электронная подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.
Как устроена электронная подпись
Электронная подпись состоит из двух основных частей:
- Открытый ключ, он же сертификат.
- Закрытый ключ — криптографическая часть.
Эти составные части выполняют разные функции: с помощью закрытого ключа, доступного только владельцу, документ шифруется, а с помощью сертификата, доступного для всех, документ дешифруется. Таким образом, достигается цель использования ЭЦП — подтверждается то, кем был подписан документ, и заверяется его неизменность с момента подписания.
Закрытый ключ не содержит в себе ничего, кроме механизма, с помощью которого он может шифровать документы. Сертификат же несёт в себе такую полезную информацию, как сведения о владельце, сведения об удостоверяющем центре, срок действия электронной подписи и т.д. Сертификат выступает в роли главного носителя информации о ЭЦП.
Программы для работы и алгоритмы шифрования
Чтобы шифровать и подписывать документы, недостаточно только иметь сертификат и закрытый ключ, для работы нужно устанавливать специальные программы. С помощью этих программ, которые работают по определённому стандарту шифрования (в России — ГОСТ Р 34.10-2012), обеспечивается связь закрытого и открытого ключа с документами.
Самой популярной программой-криптопровайдером в России является «КриптоПро CSP». С её помощью можно подписывать и шифровать документы, проверять сертификаты на подлинность, контролировать целостность соответствующего программного обеспечения.
Принцип работы электронной подписи
Электронная подпись работает по ассиметричному принципу шифрования. То есть документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается с помощью открытого.
Подписание документа производится в несколько этапов:
- Хеш документа шифруется с помощью закрытого ключа.
- Полученная подпись добавляется к документу.
- К документу прикрепляется сертификат проверки.
Так как сертификаты, выдаваемые удостоверяющим центром, так же подписываются с помощью электронной подписи, подменить сертификат невозможно. На сайте удостоверяющего центра, как правило, можно скачать открытый ключ проверки, хеш которого должен совпадать с хешем открытого ключа владельца. Таким образом доказывается его достоверность.
Приобрести квалифицированную электронную подпись можно только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. УЦ «Астрал-М» предлагает надёжную и безопасную подпись «Астрал-ЭТ». Чтобы получить электронную подпись, достаточно выполнить четыре действия:
Электронный документооборот — это «хождение» документов по цифровым каналам связи, минуя руки пользователя в прямом смысле. Как и бумажный, ЭДО может быть внутренним, внешним и юридически значимым. Как и бумажный, электронный документ может быть заверен или нет подписью ответственного лица. Рассмотрим виды электронных подписей и их применение в ЭДО.
Как перейти на ЭДО
Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».
Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ
Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:
Какая бывает электронная подпись
Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи» . 63-ФЗ предусмотрены два вида подписей: простая и усиленная. В свою очередь, усиленная подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.
2
Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.
Зачем нужна система ЭДО
Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.
Простая электронная подпись
- это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Простая электронная подпись содержится в самом электронном документе . Ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с помощью которой формируется электронный документ, и в созданном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан.
Таким образом, простую электронную подпись имеют, например все пользователи Сбербанк Онлайн и Почта России, где для идентификации требуется ввести логин и пароль.
Простая электронная подпись не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
- это усиленная электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует отправителя и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся.
Применяется неквалифицированная электронная подпись для документов, которые не требуют заверения печатью . Как правило, такую подпись используют во внутренних системах электронного документооборота компаний.
НЭП приравнивает документ к собственноручно подписанному с печатью организации только в случае, если это установлено регламентом информационной системы, в котором используется данный вид подписи, либо соглашением сторон, участвующих в электронном документообороте.
Этот вид ЭП выпускается с использованием специального программного комплекса.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
- это усиленная электронная подпись, которая соответствует всем признакам НЭП и дополнительно содержит ключ проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате.
Для создания и проверки такой подписи используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.
За счет регламентированных правил выпуска и описания структуры электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ее можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или соглашении сторон.
Квалифицированная электронная подпись значительно расширяет круг возможностей пользователя. Имея такую ЭП, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП, ЭЦП) является абсолютным аналогом Вашей подписи, поставленной письменно. Согласно законодательству КЭП придает юридическую значимость подписанному электронному документу.
3
Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.
Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.
Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.
1
Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.
Возможности электронной подписи
Итак, закон «Об электронной подписи» определяет три вида ЭП. Исходя из того, какую подпись использует пользователь, формируется объем его возможностей.
Так, простая подпись дает возможность получать почтовые отправления на Почте России, минуя бумажные извещения; электронная регистратура позволяет записаться на прием к врачу, не посещая больницы. Это простые, но важные действия, облегчающие жизнь обывателя.
Неквалифицированная электронная подпись дает возможность вести электронный документооборот. Она может применяться:
- для подписания внутренних документов предприятия, договоров, приказов, платежных поручений, др.;
- для подписания договоров и других документов между двумя контрагентами;
- для работы в других сервисах, например в кабинете налогоплательщика ФНС (только для физических лиц);
- при сотрудничестве с физическими лицами;
- в арбитражном суде;
- для участия в электронных торгах.
Однако, сфера применения неквалифицированной электронной подписи не распространяется, например, на подачу отчетности в налоговую службу юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Для этой цели пользователь должен иметь квалифицированную электронную подпись, выданную аккредитованным удостоверяющим центром.
- работать на государственных порталах и в информационных системах, таких как:
- Госуслуги;
- ГИС ЖКХ;
- ФНС;
- ФТС;
- ЕГАИС;
- Росимущество;
- Рособрнадзор;
- СМЭВ;
- Маркировка, и др.
Работать с системами раскрытия информации:
- Интерфакс;
- СКРИН;
- АЗИПИ;
- AK&M;
- ПРАЙМ;
- участвовать в государственных и коммерческих торгах на электронных торговых площадках;
- осуществлять юридически значимый защищенный электронный документооборот и т.д.
В настоящее время электронная подпись доступна и физическому лицу, и бизнесу. В зависимости от потребностей, Вы можете пользоваться любой из перечисленных ЭП.
После интервью начальника Управления электронного документооборота ФНС России Федора Новикова мы получили много вопросов о практических аспектах использования электронной подписи и внедрения ЭДО в целом. Публикуем ответы на самые актуальные из них.
— Федор Вадимович, планируется ли расширение видов формализованных документов для перевода в электронный вид?
— Это один из пунктов Концепции развития электронного документооборота в России. Мы хотим двигаться поступательно. Сначала будем брать наиболее часто используемые документы, в ближайшее время планируем включить в перечень таких документов транспортные накладные и договоры.
— При проведении выездных налоговых проверок налоговая служба будет по-прежнему требовать бумажные документы или можно будет предъявлять электронные?
— Мы работаем с теми документами, которые имеют юридическую силу.
Минэкономразвития внесло в правительство законопроект, в котором предусмотрен перевод бумажного носителя в электронную форму с уничтожением оригинала. Когда это станет обязательной процедурой в рамках закона, тогда налоговые органы будут использовать те документы, которые компании будут хранить в отсканированном виде. Таким образом, развитие контрольных мероприятий будет проходить параллельно с развитием законодательной базы.
— Какие существуют риски при подписании договоров, приложений, дополнительных соглашений, датированных ранее подписанного соглашения об обмене электронными документами?
— Соглашение об обмене электронными документами нужно для того, чтобы использовать либо простую, либо неквалифицированную электронную подпись. Если вы используете квалифицированную электронную подпись, то здесь никаких рисков нет. А если используете другой вид подписи, тогда вам соглашение необходимо.
— Планируются ли законодательные изменения, касающиеся применения электронной подписи?
— Да, простая электронная подпись, по мнению регулятора, мало защищена. Но она очень удобна, и никто не мешает вам ее использовать внутри компании и при взаимодействии между хозяйствующими субъектами. За исключением тех случаев, когда прямо прописано, что использовать нужно только квалифицированную подпись.
Сейчас простую электронную подпись можно применять только при наличии соглашения. Учитывая активное развитие сервисов, государство будет более внимательно относиться к использованию этого инструмента для бизнеса. Этот один из важных вопросов, который мы планируем развивать.
— При подписания пакета документов одним архивом можно ли все документы, включенные в этот пакет, подписать одной электронной подписью?
— При подписании документов в пакете схема такая: если все документы в этом пакете могут быть подписаны тем видом электронной подписи, которым подписан пакет, то вы сможете подписать весь пакет. Но, к примеру, пакет документов — договор, акт оказания услуг и счет-фактуру — вы не можете подписать простой подписью. Потому что счет-фактура должна быть подписана усиленной квалифицированной подписью. А если вы все документы в этом пакете подпишете усиленной квалифицированной подписью, то это будет абсолютно правильно.
— Если между оператором и поставщиком нет соглашения об обмене электронными документами, то считается ли документ, полученный по ЭДО, легитимным?
— Соглашение влияет на признание и непризнание электронной подписи. Поэтому если вы подписали документ усиленной квалифицированной подписью и отправили его контрагенту, то этот документ является юридически значимым. Другой вопрос — сможете ли вы доказать, что контрагент его получил?
— Как планируется урегулировать вопрос с нотариальным удостоверением или государственной регистрацией договора, заключенного в электронной форме?
— С нотариатом мы будем общаться, у них будет своя электронная подпись. Ее можно будет использовать для утверждения документов. Выдачу электронных подписей будет осуществлять ФНС.
— Как будет решаться вопрос с электронной доверенностью?
— Документы должны подписываться следующим образом. Если от лица компании документы подписывает генеральный директор или сотрудник, который имеет право действовать без доверенности, то он использует для подписания электронную подпись, выданную ему ФНС или ЦБ. Здесь всё так же, как было ранее. Если же документ подписывает сотрудник, который действует на основании доверенности, то он подписывает его как физическое лицо своей электронной подписью, полученной в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. И обязательно прикладывает к ней доверенность, которая подписана электронной подписью руководителя. Этот пакет документов направляется в электронной форме. Для того чтобы использовать машиночитаемую доверенность, нужно, чтобы был утвержден ее формат. У ФНС, ПФР и ФТС свои форматы доверенностей. Для проектирования в учетных системах коллеги сформируют шаблоны, которые можно будет использовать при формировании доверенности. Но пока остается вопрос о прикладывании доверенности к каждому документу.
Минцифры должно разработать и утвердить шаблон машиночитаемой доверенности для тех органов власти, которые не хотят сами его разрабатывать. Мы им предложили использовать наш формат. Надеемся, что в первой половине следующего года мы этот инструмент внедрим.
— По вашей оценке, стоит ли ожидать обязательного перехода компаний на ЭДО?
— Со стороны ФНС мы можем обозначить обязательный ЭДО для счетов-фактур, например. Что может послужить драйвером перевода на ЭДО компаний, которые еще не используют этот инструмент? Мы, конечно, попытаемся сделать все необходимые шаги для увеличения проникновения электронного документооборота. И пандемия коронавируса нам в этом смысле помогла.
За последние десять лет на ЭДО перешли всего 8–9% компаний, то есть количество компаний, которым привычнее бумажный документооборот, гораздо больше. Поэтому переломить эту тенденцию будет непросто. Я думаю, что это произойдет не раньше, чем в ближайшие два года.
ПО ЗАКОНУ
7 МИН
Как устроен электронный документооборот
Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.
Читайте также: