Для просмотра документов и файлов в разрезе категорий можно
Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.
Инструкция по настройке прав в 1С Документооборот
Перейдя в раздел «Настройка и администрирование» можно увидеть группу команд «Права доступа», в которой представлен доступ к основным настройкам прав пользователей.
Перед тем как начать рассматривать каждый из представленных в этом разделе пунктов, перейдем в «Настройки программы» и выберем «Права доступа».
Именно в этом меню включается настройка прав пользователей. Если убрать галочку «Ограничивать права доступа», то у всех пользователей будет доступ ко всем документам базы. Программой пользуются только доверенные лица с одинаковыми правами? Тогда на этом шаге вы можете и остановиться. Для более распространенных ситуаций мы предлагаем двигаться дальше.
В окне настройки прав доступа следует особое внимание уделить пунктам «Специальные разрешения» и «Используемые разрезы доступа». В данном примере разрезов доступа 9, но если не будет включен учет по организациям, то и в разрезах доступа «Организации» не будут присутствовать, аналогично и с другими разрезами доступа. Пункты, выбранные в этом меню, будут доступны для настройки в политиках доступа.
Переходим в «Политики доступа» (Настройка и администрирование – Политики доступа).
В данном окне мы видим выбранные разрезы доступа. Открыв нужный разрез, можно установить права пользователей на чтение, редактирование или регистрацию документов.
Поскольку в настройках прав доступа мы указали «Специальные разрешения» и «Локальные администраторы», то эти вкладки появились в политике доступа.
Специальные разрешения удобно использовать в тех случаях, когда пользователь относится к некоторой рабочей группе, для которой уже установлены уровни доступа, но конкретно ему надо либо добавить прав, либо наоборот доступ закрыть (или разделить один и тот же доступ по организациям и тд). Например, речь может идти об отделе и его руководителе или специалистом, которому необходим более полный доступ к документам. При добавлении специального разрешения, общие разрешения по выбранному предмету для пользователя не будут действовать.
Вторым глобальным инструментом для настройки прав являются «Полномочия» (Настройка и администрирование – Полномочия). Полномочия удобно настраивать в соответствии с должностями или выполняемыми функциями. Например, можно назвать полномочия «Сотрудник отдела закупок», дать права на внесение документов по закупкам, и проставлять данные полномочия пользователям, находящимся в отделе закупок.
В случае если все сотрудники отдела закупок добавляют только внутренние документы, а один еще и исходящие, то удобно будет создать полномочия «Работа с исходящими документами» и проставить их пользователю.
Каждое из полномочий состоит из набора ролей, чьи названия отражают их назначение. Поскольку ролей очень много и описывать, что именно делает каждая из них, большого смысла не имеет, то советуем опираться на название, а если по названию не очевидно, что делает конкретная роль, то заходить в конфигуратор и смотреть интересующие моменты.
Удобным инструментом для определения доступа к документу, а также проверки корректности настройки прав доступа, служит функция «Права доступа». Она доступна из меню «Ещё» того объекта, права доступа к которому необходимо проверить.
Для этого открываем документ, нажимаем «Ещё», выбираем «Права доступа».
В результате откроется окно, в котором видно список пользователей, имеющих права доступа к данному документу. Если нажать «Обновить», то появится вкладка «Данные для расчета прав».
На вкладке «Данные для расчета прав» есть строка «Неограниченные права». С её помощью можно увидеть отчет, в котором будет показан список пользователей, имеющих неограниченные права на данный объект, а также будет указана роль, дающая такие права. Хочу напомнить, что неограниченные права, назначенные полномочиями, нельзя ограничить настройками доступа папок, рабочими группами или чем-либо ещё.
После настройки политик доступа и полномочий, переходим на вкладку «Нормативно-справочная информация» и выбираем «Рабочие группы».
Рабочие группы предназначены для объединения пользователей в группы с одинаковыми правами. Каждому из участников рабочей группы будет проставляться та политика доступа и те полномочия, которые выбраны для данной группы (для этого нажимаем «Полномочия и разрешения, и выбираем из ранее настроенных).
Если настроить рабочие группы в соответствии с должностями, имеющимися в организации, то при добавлении нового пользователя будет достаточно поместить его в выбранную рабочую группу, и права будут сразу проставлены соответственно занимаемой должности.
Также просмотреть список доступных конкретному пользователю ролей и полномочий можно прямо из карточки пользователя. Для этого заходим в справочник «Пользователи», расположенный в разделе «Настройка и администрирование» и выбираем из списка нужного пользователя.
В открывшейся карточке пользователя нажимаем «Группы и полномочия», в результате чего появляется данное окно. Открыв выбранные полномочия, можно сразу просмотреть доступные пользователю роли.
Далее идем в раздел «Документы и файлы», выбираем «Документы внутренние». В списке документов выбираем «Ещё» — Просмотр – По папкам. В результате данного действия будут видны папки документов.
Дважды щелкнув на нужную папку, открываем форму изменения папки.
Выбираем «Настройка прав». В данном списке можно выбрать конкретных пользователей или группы, настроить для них права на чтение, изменение и удаление. Если пользователь входит в группу, которой дано право на чтение, но отдельной строкой для этого пользователя проставлен запрет, то доступ пользователю будет запрещен.
Помимо настройки прав доступа в папке, полномочий и ролей, политик доступа, существует справочник «Настройки доступности по состоянию».
Данный справочник настраивает доступность видов документов для пользователей и групп пользователей в зависимости от текущего состояния документа. Если требуется дать права на редактирование на время согласования только определенной группе лиц (запретив доступ остальным), а после согласования – запретить редактирование совсем, то это можно сделать именно с помощью данного справочника.
Во вкладке «Виды документов» можно указать к каким документам будет относиться данное правило, на вкладке «Пользователи» — указать пользователей или группы пользователей, на вкладке «Доступность полей» выбирается возможность редактирования полей документов в зависимости от состояния документа. Данная настройка не распространяется на пользователей с неограниченными правами.
Новое в работе с файлами в программе 1С Документооборот
Роли файлов в документах
У файлов в документах теперь есть роли. Это групповое разделение поможет разделять файлы, например, на Содержание документа, т.е. сам договор, а также его Приложения, например, спецификации.
Роли файлов в 1С 8 Документооборот
Для роли файла можно установить настройки Обязательный файл и Только один файл.
- Обязательный файл – говорит о том, что файл должен непременно оказаться в карточке документа до его запуска в обработку. Иначе обработка не начнется. Например, файл с ролью Договор в документе вида Договор аренды.
- Только один файл – значит, что к документу может быть приложен только один файл с этой ролью. В шаблоне документа для файла сразу можно указать роль, которая будет присвоена при создании документа по шаблону.
Новое в работе с документами в 1С Документооборот 3.0.
Документы предприятия
В новой версии программы 1С:Документооборот остался только один справочник документов – “Документы предприятия”. Этот справочник объединяет в себе все три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Теперь определить, к какому виду документопотока относится документ можно в самом виде документа с помощью настроек «Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является обращением от граждан». При установке этих признаков дополнительно может настраиваться порядок обработки документа, становятся доступны дополнительные реквизиты. Это добавляет гибкости для настройки программы под конкретное предприятие.
Справочник Документы предприятия в 1С Документооборот 3.0
Также появились удобные фильтры для работы с документами предприятия. Теперь можно настроить отображение только важных документов, которые вы используете, и не отображать не нужные. В фильтре можем увидеть сортировку по тематикам (подробнее об этом немного позже).
Под фильтрами расположилось окошко предпросмотра документа. Здесь отображается описание, количество связей. Из окошка описания можно перейти на связанный документ по ссылке, теперь не нужно для этого заходить в карточку документа.
Наравне с предпросмотром документа в системе 1С:Документооборот появился и предпросмотр задач, связанных с документом.
Ниже расположилось окно для предпросмотра файлов, приложенных к документу. Таким образом, разработчики создали удобный единый интерфейс с возможностью настроить фильтры под каждого пользователя, а также убрали необходимость открывать каждый документ для просмотра файла или задач по документу.
Тематики документов
Второй новый справочник в 1С 8 Документооборот, который хотелось бы рассмотреть – Тематики документов. Он создан для того, чтобы группировать документы в дополнительных разрезах по различным критериям. Тематики являются уточнением к виду документа. Например, к виду документа «Запрос» мы можем добавить 3 разные тематики.
Тематики документов можно включать и отключать для различных видов документов. Например, для договоров тематики использовать, а для инструкций – нет.
Тематики работают только в связи с видом документа – они уточняют этот вид. Вести список тематик можно непосредственно в карточке вида документа – на закладке «Тематики документов».
В карточке документа Вид документа и его Тематика объединены в одно поле и разделены знаком «-».
Вид и Тематика документа в 1С 8 Документооборот
Тематики документов удобно использовать для обработки документов – для них можно задавать отдельные настройки правил обработки. Для разных тематик можно настроить уникальный состав участников действий, например, различные списки Согласующих. Для удобного поиска документов в списке «Документы предприятия» предусмотрен отбор по тематикам.
Признак прочтенности документов
Следующее нововведение в 1С 8.3 Документооборот касается контроля просмотра электронного документа. Теперь в списке документов не просмотренные документы выделены жирным шрифтом. Просмотренным документ в 1С Документооборот 3.0 считается, когда:
- Открыли карточку документа;
- При отображении области просмотра в списке документов;
- Открыли файл документа.
Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.
В форме просмотра списка документов «Документы предприятия» есть возможность фильтровать документы также по признаку просмотра электронных документов, что позволяет увидеть только те документы, которые сотрудник еще не просмотрел, либо в которые были внесены изменения после его просмотра.
Склонение имен, фамилий и отчеств
В предыдущих версиях программы 1С:Документооборот за склонение объектов отвечал отдельный веб-сервис Morfer. С простыми задачами он отлично справлялся, но бывали случаи, когда сложные фамилии сервис склонял некорректно. Да и настроить его в пользовательском режиме было невозможно – приходилось привлекать разработчиков.
Теперь эта проблема устранена, так как в 1С:Документооборот 3.0 появилась возможность в пользовательском режиме указывать правильные склонения фамилии, имя и отчества в разных падежах. Такая настройка предусмотрена для справочников «Физические лица», «Контактные лица» и «Должности».
Новое в работе с документами в 1С Документооборот 3.0.
Документы предприятия
В новой версии программы 1С:Документооборот остался только один справочник документов – “Документы предприятия”. Этот справочник объединяет в себе все три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Теперь определить, к какому виду документопотока относится документ можно в самом виде документа с помощью настроек «Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является обращением от граждан». При установке этих признаков дополнительно может настраиваться порядок обработки документа, становятся доступны дополнительные реквизиты. Это добавляет гибкости для настройки программы под конкретное предприятие.
Справочник Документы предприятия в 1С Документооборот 3.0
Также появились удобные фильтры для работы с документами предприятия. Теперь можно настроить отображение только важных документов, которые вы используете, и не отображать не нужные. В фильтре можем увидеть сортировку по тематикам (подробнее об этом немного позже).
Под фильтрами расположилось окошко предпросмотра документа. Здесь отображается описание, количество связей. Из окошка описания можно перейти на связанный документ по ссылке, теперь не нужно для этого заходить в карточку документа.
Наравне с предпросмотром документа в системе 1С:Документооборот появился и предпросмотр задач, связанных с документом.
Ниже расположилось окно для предпросмотра файлов, приложенных к документу. Таким образом, разработчики создали удобный единый интерфейс с возможностью настроить фильтры под каждого пользователя, а также убрали необходимость открывать каждый документ для просмотра файла или задач по документу.
Тематики документов
Второй новый справочник в 1С 8 Документооборот, который хотелось бы рассмотреть – Тематики документов. Он создан для того, чтобы группировать документы в дополнительных разрезах по различным критериям. Тематики являются уточнением к виду документа. Например, к виду документа «Запрос» мы можем добавить 3 разные тематики.
Тематики документов можно включать и отключать для различных видов документов. Например, для договоров тематики использовать, а для инструкций – нет.
Тематики работают только в связи с видом документа – они уточняют этот вид. Вести список тематик можно непосредственно в карточке вида документа – на закладке «Тематики документов».
В карточке документа Вид документа и его Тематика объединены в одно поле и разделены знаком «-».
Вид и Тематика документа в 1С 8 Документооборот
Тематики документов удобно использовать для обработки документов – для них можно задавать отдельные настройки правил обработки. Для разных тематик можно настроить уникальный состав участников действий, например, различные списки Согласующих. Для удобного поиска документов в списке «Документы предприятия» предусмотрен отбор по тематикам.
Признак прочтенности документов
Следующее нововведение в 1С 8.3 Документооборот касается контроля просмотра электронного документа. Теперь в списке документов не просмотренные документы выделены жирным шрифтом. Просмотренным документ в 1С Документооборот 3.0 считается, когда:
- Открыли карточку документа;
- При отображении области просмотра в списке документов;
- Открыли файл документа.
Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.
В форме просмотра списка документов «Документы предприятия» есть возможность фильтровать документы также по признаку просмотра электронных документов, что позволяет увидеть только те документы, которые сотрудник еще не просмотрел, либо в которые были внесены изменения после его просмотра.
Склонение имен, фамилий и отчеств
В предыдущих версиях программы 1С:Документооборот за склонение объектов отвечал отдельный веб-сервис Morfer. С простыми задачами он отлично справлялся, но бывали случаи, когда сложные фамилии сервис склонял некорректно. Да и настроить его в пользовательском режиме было невозможно – приходилось привлекать разработчиков.
Теперь эта проблема устранена, так как в 1С:Документооборот 3.0 появилась возможность в пользовательском режиме указывать правильные склонения фамилии, имя и отчества в разных падежах. Такая настройка предусмотрена для справочников «Физические лица», «Контактные лица» и «Должности».
Совместная работа в системе 1С: Документооборот
Внутреннее совместительство должностей
Наконец решена проблема с внутренним совместительством должностей в 1С:Документооборот 3.0. Одному человеку может соответствовать несколько Сотрудников в структуре предприятия, в определенных подразделениях, на определенных должностях. При этом человек работает под одним Пользователем (логин и пароль) системы.
В маршруты обработки документов можно включить ту или иную должность сотрудника, ему направятся задачи, согласно его определенной должности в определенном подразделении, а также именно эта должность из маршрута будет указана в визах согласования, реквизитах документов и в других объектах системы.
Вышестоящие руководители получат доступ к данным только того сотрудника, который находится у него в подчинении, а не по всем совместителям.
Согласование в режиме замечаний
И вишенка на торте: в 1С:Документообороте 3.0 появилась совместная работа над документом несколькими пользователями сразу!
Файлы .doc и .docx теперь можно согласовывать в режиме замечаний. Такая возможность доступна в Microsoft Office 2007 и выше в тонком клиенте под Microsoft Windows.
При согласовании в режиме замечаний согласующие не редактируют файлы документа напрямую, а выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся комментариями в Word. Система очень похожа на механизм рецензирования в Microsoft Word.
Преимуществами является то, что согласующие могут работать с документом параллельно, а не поочередно. То есть не нужно ждать, пока кто-то освободит файл от редактирования. Также в системе будут сохранены все замечания в привязке к пользователю, а в финальной версии разработчики обещают добавить возможность сформировать из этих замечаний протокол разногласий, вывести на печать, а также в лист согласований.
В программе предусмотрены списки входящих, исходящих и внутренних документов. Их можно открыть из меню разделов «Документы и файлы» и «Рабочий стол».
В списках входящих, исходящих и внутренних документов возможны следующие режимы просмотра:
■ списком,
■ по папкам (только для внутренних документов),
■ по видам документов,
■ по вопросам деятельности,
■ по контрагентам,
■ по номенклатуре дел,
■ по делам (томам),
■ по проектам.
Программа запоминает выбранный пользователем режим просмотра и восстанавливает его при каждом открытии списка.
Режим просмотра списка используется при создании нового документа. Например, при просмотре по видам документов текущий выбранный вид будет сразу подставлен в карточку создаваемого документа.
Также можно перетащить документ с помощью мыши из одного разреза в другой, при этом автоматически будет изменен соответствующий реквизит документа (например, вид или проект).
Список внутренних документов по умолчанию выводится в режиме «По папкам». Для переключения в режим «Списком» достаточно кликнуть на корневую папку. При этом вы увидите список всех внутренних документов.
Переключение в режим списка аналогичным образом работает и для других режимов просмотра списка внутренних документов: по видам, по вопросам деятельности, по корреспондентам и других.
Иконки списков. Рассмотрим значение иконок в списках документов. В колонке «Задачи» иконкой отмечаются такие документы, по которым есть еще невыполненные задачи, то есть идет взаимодействие сотрудников.
Двойной клик по иконкам списков документов ведет в соответствующие их значениям окна:
■ по иконке открывается иерархия процессов и задач документа;
■ по иконке открывается карточка документа на закладке «Обзор» или «Файлы» (если отображение закладки «Обзор» отключено);
■ по иконке открывается существующая или новая контрольная карточка документа.
Удаленные документы. Документы, помеченные на удаление, не выводятся в списки по умолчанию. Для просмотра таких документов в меню «Еще» – «Настройки» предусмотрена команда «Показывать удаленные». Удаленные документы отображаются в списке зачеркнутым шрифтом
Область быстрого просмотра. В списках входящих, исходящих и внутренних документов предусмотрена область быстрого просмотра. Благодаря области просмотра можно выполнять большинство действий с документами, не открывая их карточки.
По умолчанию область просмотра скрыта. Для ее отображения в меню «Еще» – «Настройки» предусмотрена команда «Показывать область просмотра документа».
На закладке «Содержание», «Файлы» можно ознакомиться с основными и дополнительными реквизитами, кратким содержанием документа и работать с прикрепленными файлами, не открывая карточки документа. Из контекстного меню этого списка файлов доступны те же команды, что и из списка файлов в карточке документа: просмотреть, сохранить на диск, напечатать, отредактировать и др.
Сведения на закладке «Задачи», «Связи» помогут определить, у кого сейчас в работе находится документ, и быстро перейти к связанным данным. На закладке отображаются все активные задачи, запущенные по этому документу (красным цветом отмечены просроченные), и все связанные с текущим документом объекты (например, допсоглашение договора).
Область быстрого отбора (Рис.45). Область позволит быстро отобрать документы по данным, учет которых ведется в программе: период, организация, контрагент, проект, вид документа и др. Значение можно ввести в строку поиска, нажать «Показать все» для выбора уже имеющихся в программе значений.
Быстрый отбор, установленный в списках документов или других объектов, автоматически применяется при повторном открытии списка. Заполненное поле быстрого отбора выделяется цветом. Это поможет не забыть об установленном отборе. После очистки поля выделение снимается.
В режиме просмотра «Списком» в списке внутренних документов предусмотрен быстрый отбор по папке. Отбор позволит работать только со списком документов конкретной папки.
Для установки отбора достаточно указать режим просмотра «Списком» и выбрать одну из папок в поле быстрого отбора.
Программа позволяет прикладывать к каждому документу произвольное число файлов различных видов. С файлами в карточке документа можно производить следующие действия:
§ Добавить новый файл;
§ Просмотреть вложенный файл;
§ Хранить историю изменения файла (версии);
§ Удалить вложенный файл;
§ Обновить вложенный файл измененной версией файла с диска;
§ Редактировать файл;
§ Переименовать;
§ Вывести на печать.
Добавление файла в карточку документа
Способ добавления файла в карточку документа отличается в зависимости от того, к какому документу этот файл прикрепляется: к новому или уже записанному документу. При необходимости добавления файла в карточку нового еще незаписанного или только что созданного документа можно:
Нажать кнопку «Добавить» в разделе «Реквизиты» карточки документа или воспользоваться командой «Добавить» в разделе «Файлы».
Если необходимо добавить новый файл к существующему документу, который был создан в системе ранее, следует воспользоваться командой «Добавить файл к документу» на вкладке «Обзор» карточки документа.
После выполнения команды «Добавить» / «Добавить файл к документу» откроется диалоговое окно с вариантами способов создания нового файла:
§ Создать по шаблону;
§ Загрузка с диска.
В случае выбора варианта «Создать по шаблону…» будет открыто окно с предложением выбрать один из существующих шаблонов файлов.
Если выбрать вариант «Загрузить с диска…» откроется стандартное диалоговое окно для выбора файла, при этом есть возможность выбрать сразу несколько файлов.
После выбора необходимых файлов они отобразятся на вкладке «Файлы» (для нового документа) или на вкладке «Обзор» (для существующего документа) в соответствующей табличной части.
a. Быстрые отборы
В шапке форме списка есть группа быстрых отборов. Можно делать отборы только по одному реквизиту или по нескольким:
Поиск будет происходить в выбранном реквизите по точному совпадению.
Также на форму можно вывести дополнительные отборы через “Еще” -”Настройки”-”Изменить форму” установив или сняв галочками виды отборов:
Не забывайте снимать отборы (нажать на крестик в поле быстрого поиска), иначе ваш выбор сохранится при повторном открытии формы и вы увидите только отобранные ранее документы.
б. Поле поиска
Поиск происходит только по полям выведенным в списке (которые мы видим на экране, а не по всем реквизитам документа) и поиск происходит по части строки. Найденные вхождения выделяются зеленым цветом:
При наличие большого количества документов в базе для ускорения времени поиска рекомендуется сделать также быстрый отбор по периоду. Например, текущий год.
в. Расширенный поиск
При необходимости искать по конкретному реквизиту который мы видим в списке, можно воспользоваться расширенным поиском:
В поле “Где искать” можно выбрать только те реквизиты, которые выведены на форму (которые мы видим на экране).
В отличие от поиска через быстрые отборы или поле поиска мы можем выбрать как искать: по началу строки, по части строки, по точному совпадению.
Чтобы снова увидеть все документы, нужно нажать на крестик в текущем отборе, который появился над списком документов.
г. Настройка списка
Если вы часто пользуетесь какими-то отборами через поле поиска или расширенный поиск, то можно сохранить их через “Еще”- “Настройки” - “Настроить список”
На вкладке “Отбор” можно выбрать любой реквизит документа из левой колонки “Доступные поля” и кликнуть по нему два раза (1), выбрать вид сравнения(2) и с чем сравнивать (3), после этого сохранить настройки нажав “Завершить редактирование”.
В шапке формы появятся наши персональные настройки:
Теперь можно менять значения в сохраненных настройках. Чтобы снова увидеть весь список без отборов нужно снять галочки возле названия реквизита, по которому происходит поиск.
Чтобы совсем удалить с формы эти настройки требуется перейти повторно в настройки списка на вкладку отборы и нажать “Удалить”.
д. Показывать помеченные на удаление
В случае, если документ был помечен на удаление или была нажата кнопка “Delete”, он пропадает из общего списка документов. Если администратор вашей базы или фоновое задание, которое выполняется по расписанию еще не успели удалить все помеченные на удаление объекты, то восстановить такой документ можно, что через “Еще”-”Настройки”- “Показывать удаленные”. Тогда документ появится в списке в зачеркнутом виде:
Останется только нажать “Еще “- “Документы”-“Пометить на удаление/Снять пометку”
e. Настройка просмотра
В меню “Еще”- “Просмотр” можно выбрать варианты просмотра документов, при котором в левой колонке появляется список того, по чему можно сгруппировать документы:
При этом если в левой колонке выделить один из элементов, то в списке документов происходит отбор по выделенному элементу:
Второй способ. Обработка “Поиск документов и файлов”
Данная обработка находится в разделе “Документы и файлы”- “Сервис”. И подходит для поиска по всем трем типам документов, а также по всем реквизитам документов. Требуется выбрать область поиска (1), например, по всем типам документов или только по одному, что искать(2) по одному или нескольким реквизитам и запустить поиск (3).
В примере ниже поиск происходит по всем типам документов, у которых в реквизите “Содержание” есть текст “строит”, чтобы найти все слова “ строит ельный”, “ строит ель”, “пере строит ь” и т.п.
Результат будет выглядеть в виде отдельных списков из найденных документов:
Третий способ. Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск находится в “Документы и файлы”- “Сервис” или по значку лупы справа наверху возле имени пользователя, под которым вы вошли в программу:
Третий способ производит поиск по всей информации, которая есть в информационной базе. Это может быть как значение поля карточки документа, так и название этого реквизита или папки в котором он находится или любой другой объект базы. Также поиск происходит по содержимому прикрепленного к карточке файла и всех его версий.
Четвертый способ. Список “Мои документы”
Cписок “Мои документы” находится в “Документы и файлы” - “Мои документы” и на начальной странице, если у вас там выведен виджет “Мои документы” на форме “Текущие дела”.
В этом списке находятся документы, которые относятся к вам и по которым могут требоваться какие-то действия:
все документы, по которым вам направлена задача. После выполнения задачи документы перестанут отображаться в списке;
все документы, по которым вы направили задачу другому сотруднику. После выполнения задачи документы также перестанут отображаться в списке;
входящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации;
исходящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и отправки;
внутренние документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и исполнения;
документы, за которые вы назначены ответственным. Эти документы можно исключить из списка только вручную.
Пятый способ. Отчеты
В программе предусмотрено большое количество настроенных отчетов. Отчеты по документам находятся в “Документы и файлы” - “Отчеты”. С помощью этих отчетов можно найти документ по разным критериям исходя из названия отчета.
Например, отчет “Неподписанные внутренние документы”:
Кликнув в отчете на найденный документ откроется карточка этого документа.
Шестой способ. По контрагенту
Когда необходимо посмотреть все документы по определенному контрагенту, можно воспользоваться справочником “Контрагенты”, который находится в “Документы и файлы” - “Контрагенты”. В карточке контрагента есть гиперссылка на все документы, к нему относящиеся.
Седьмой способ. Категории (доступен только в версии КОРП и ДГУ)
При включенной настройки Категорий (настройка на уровне всей программы) в документах появляется вкладка “Категории”.
Категории - это дополнительная классификация или теги документов. Категории можно устанавливать вручную или автоматически по настроенным критериям. После этого в “Документы и файлы” - “Категории” можно подобрав категории сразу найти все подходящие по отбору документы.
Восьмой способ. Поиск по штрихкоду (доступен только в версии КОРП и ДГУ)
В КОРП /ДГУ версии каждому документу по умолчанию назначается штрихкод. Штрихкод можно визуально установить программно в прикрепленном файле или распечатать на наклейке при наличии специального оборудования для печати наклеек. После этого при подключенном сканере шрихкодов можно отсканировать штрихкод и в программе откроется нужная карточка этого документа.
Если документ приходит в нашу организацию со своим штрихкодом, то, чтобы избежать случайностей при сканировании штрихкодов, его можно также указать в программе, как внешний. После этого поиск будет доступен и по нему.
Поиск можно производить по номеру штрихкода без подключенного сканера штрихкодов. Такой поиск вызывается сочетанием клавиш Ctrl+Shift+I.
Девятый способ. Избранное и История
Список документов (и других ссылок в программе), которые были добавлены в избранное или список последних просмотренных документов, доступны по соответствующим значкам справа наверху возле имени текущего пользователя.
История (Список последних):
Также эти списки можно вывести на начальной странице с помощью Настройки - Настройки начальной страницы:
Чтобы добавить документ в избранное нужно нажать на значок звездочки возле наименования документа:
Десятый способ. Как найти физическое местоположение документа
а. Журнал передачи
Запись журнала передачи можно внести (по кнопке “создать”) на контактное лицо Контрагента или на нашего сотрудника. В этом же списке можно видеть всю историю передач по этому документу.
Проводить сводный анализ переданных документов можно по общему списку журнала передачи (“Документы и файлы” - “Журнал передачи”)
или по отчетам в разделе “Документы и файлы” - “Отчеты” - “По всем документам”:
б. Учет документов по местам хранения
При включенной настройки учета по местам хранения в видах документа можно вести учет по местам хранения и ответственным лицам за хранение. В месте хранения можно указывать заранее введенные места из справочника или в виде произвольной строки.
Статью подготовила Тимохина Наталья, специалист по внедрению 1С партнёрской сети "ИнфоСофт".
Редко, когда в организации все пользователи должны иметь одинаковый доступ к документам. В первую очередь, это, конечно, вопрос информационной безопасности, но и не последнюю роль играет этический момент. Программа 1С Документооборот позволяет гибко настроить права доступа к документам, чтобы избежать утечки информации и уберечь информацию от любопытных сотрудников. Сегодня мы подробно пошагово расскажем про настройку прав и все имеющиеся нюансы, которые стоит учесть.
Распределяйте права с умом
Если для небольших компаний настройка прав не занимает много времени, то вот крупным организациям придется туго. Для того, чтобы не запутаться в настройках и не допустить опасных ошибок, лучше всего заранее продумать всю систему прав доступа и просчитать какому специалисту в каких случаях и какой именно доступ необходимо предоставлять. После того, как вы разработаете точные правила с учетом всех должностей и отделов, можно будет без труда настраивать права даже при смене тех или иных сотрудников.
Если вы не можете себе позволить отрываться от остальных бизнес-задач и не хотите брать отдельного специалиста в штат (что, с учетом зарплаты, организации рабочего места и выплаты больничных/отпускных может быть нецелесообразным) имеет смысл обратиться за услугами по удаленному обслуживанию 1С.
С одной стороны, вам не придется переплачивать, оформляя человека в штат, а с другой вы получите не только оперативные консультации по любому вопросу, но и настройку, доработку, а также многие другие услуги, которые позволят сделать документооборот более эффективным и безопасным.
Читайте также: