1c комплексная отключить зарплату кадры
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 начиная с версии 3.0.24* усовершенствован механизм исправления первичных документов, касающихся расчета и перерасчета заработной платы, а также пособий за прошлые периоды, удержанного из зарплаты НДФЛ и исчисленных страховых взносов. Об этом в статье расскажет А.Д. Радченко, специалист компании ООО «1С-Корпоративные системы управления», являющейся центром компетенции по ERP-решениям фирмы «1С» (1С:Центр ERP), имеющей статус «1С:Центр сетевой компетенции», участника проекта «1С:Консалтинг».
В работе расчетчика достаточно часто встречаются ситуации, когда необходимо частично или полностью изменить данные ранее введенных документов, напрямую или косвенно участвующих в расчете зарплаты. Ситуации могут быть связаны со счетными ошибками бухгалтера, кадровыми и организационными изменениями в компании, индексацией заработной платы, «опоздавшего» больничного. Бывают и курьезные случаи, например, выплата двух зарплат сотруднику – за себя и за однофамильца. Нередко обнаруживаются ошибки и при проведении инвентаризации.
Учет факта выплаты зарплаты
В 1С:ERP зарплата считается выплаченной, если есть проведенное Списание безналичных денежных средств, если это ведомость в банк, или РКО, если ведомость в кассу. В 1С:ЗУП же достаточно проведенной ведомости на выплату зарплаты.
Установка и настройка расширения
Важно! После установки расширения необходимо отключить Безопасный режим.
Расширение «Запретить доступ к зарплате» устанавливает в панель навигации подсистемы «Администрирование» новую команду Управление дополнительными профилями. Данная команда доступна только пользователям с полными правами. Выполните эту команду после установки или обновления расширения и в информационную базу будут установлены дополнительно поставляемые профили групп доступа «Бухгалтер (без доступа к зарплате)» и «Только просмотр (без доступа к зарплате)».
Расширение добавляет в конфигурацию дополнительную роль «Запрещен доступ к данным зарплаты (PEN005)». Именно наличие этой роли у пользователя определяет наложение запрета на доступ к данным заработной платы:
• Запрет просмотра данных по заработной плате в отчетах.
• Запрет доступа к платежным документам на выплату заработной платы
• Запрет просмотра проводок по заработной плате в журнале проводок
• Запрет просмотра списка документов Начисление дивидендов
В дополнительно поставляемых профилях «Бухгалтер (без доступа к зарплате)» и «Только просмотр (без доступа к зарплате)» роль «Запрещен доступ к данным зарплаты (PEN005)» уже добавлена. Администратор может добавить эту роль в существующие профили групп доступа и таким образом ограничить доступ пользователей к зарплате.
Дальнейшие операции необходимо выполнять под пользователем с полными правами.
Важно! Предполагается, что доступ к подсистемам Зарплата и Кадры будет ограничен при помощи стандартных механизмов конфигурации, а именно исключением пользователя из групп доступа Администраторы, Кадровики и Расчетчики зарплаты.
После установки расширения необходимо отключить у него Безопасный режим.
Расширение добавляет в конфигурацию роль Запрещен доступ к данным зарплаты (PEN005). Эту роль нужно использовать для пользователей, которым необходимо ограничить доступ к данным зарплаты. Выполните следующую настройку:
Перерасчет документов среднего заработка
Необходимость перерасчета документов среднего заработка определяется автоматически при регистрации начисленной зарплаты. Программа определяет перечень документов, в которых используются данные о среднем заработке за период в котором произведены изменения. Если изменились сведения о начислениях и отработанном времени – регистрируется запись перерасчета. При этом на форме документа среднего заработка отображается информационная надпись в которой сообщается о необходимости перерасчитать средний заработок и сам документ, по гиперссылке Подробнее, так же, как и в документе Начисление зарплатыоткрывается форма со списком периодов и причин возникновения перерасчетов. Пользователь самостоятельно выбирает что ему делать – перерасчитать документ или же оформить его исправление. Если перерасчет затрагивает начисления прошлых периодов – результат перерасчета отражается в табличной части Перерасчет прошлого периода документа среднего заработка.
Особенности расширения для Казахстана
Счета бухгалтерского учета, для которых поддерживаются ограничения доступа:
Расчеты с персоналом:
- 3350 - Краткосрочная задолженность по оплате труда
Расчеты по страховым взносам
- 3211 - Обязательства по социальному страхованию
- 3212 - Обязательства по взносам на социальное медицинское страхование
- 3213 - Обязательства по отчислениям на социальное медицинское страхование
Расчеты по пенсионным взносам
- 3220 - Обязательства по пенсионным отчислениям
- 3221 - Обязательные пенсионные взносы
- 3222 - Обязательные профессиональные пенсионные взносы
Далее в описании расширения будет указан российский счет учета заработной платы 70, но в расширении для Казахстана будут работать все вышеприведенные счета.
Пример бухгалтерских отчетов с ограничениями:
Использование
Все пользователи, включенные в группу доступа Запрещен доступ к данным зарплаты будут ограничены в доступе:
К отчетам
• Анализ субконто
• Анализ счета
• Карточка субконто
• Карточка счета
• Обороты между субконто
• Обороты счета
• Отчет по проводкам
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету
К документам
• Расходный кассовый ордер с операцией выплаты заработной платы
• Списание безналичных денежных средств с операцией выплаты заработной платы
• Журнал проводок для проводок с корреспонденцией сч. 70 для РФ, сч. 3350 и др. для Казахстана
Автоматический расчет отпусков, больничных, удержаний
В старых релизах программы, чтобы иметь возможность проводить начисления отпусков, больничных пособий и удержаний по исполнительным листам в 1С, необходимо было установить флажок напротив Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов .
После версии 3.0.67 из настроек зарплаты удален указанный флажок.
и производится по умолчанию работа с документами:
- Больничный лист . Подробнее о начислении больничных
- Отпуск . Подробнее о начислении и выплате отпускных
- Исполнительный лист . Подробнее об удержаниях по исполнительным документам
Возможность вести в программе учет больничных, отпусков и удержаний по исполнительным документам есть только в том случае, если численность работников по организации не превышает 60 человек.
Когда в базе ведется несколько организаций и численность хотя бы одной из них свыше 60 человек, автоматический расчет больничных, отпусков и удержаний по исполнительным документам будет недоступен.
Удержание НДФЛ
В 1С:ERP НДФЛ считается уплаченным, если есть Списание безналичных денежных средств с видом операции Перечисление налогов и взносов.
Есть два вида заполнения расшифровки платежа: с привязкой к ведомости и без таковой.
Без привязки к ведомости: сумма НДФЛ распределяется самостоятельно исходя из сумм задолженности налогового агента перед бюджетом (из регистра накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ). Если в системе в предыдущих годах есть ошибки по регистрам НДФЛ, то такой вид заполнения является неэффективным, так как алгоритмы программы будут пытаться закрыть старые долги, а не распределить НДФЛ текущего периода.
Установка расширения
- Расширение разрабатывалось и тестировалось на версии Бухгалтерия для Молдовы, редакция 3.0 (3.0.50.1). Расширение необходимо устанавливать только после успешного обновления ИБ в том числе после отложенного обновления в пользовательском режиме.
- Расширение устанавливать через конфигуратор. У расширения сразу отключить флаги Безопасный режим и Защита от опасных действий.
- После установки расширения первый запуск ИБ производить из конфигуратора с ключом запуска ЗапуститьОбновлениеИнформационнойБазы для этого:
- в конфигураторе открыть форму Сервис - Параметры - Запуск 1С Предприятия – Основные и в поле Параметр запуска установить значение (написать вручную) ЗапуститьОбновлениеИнформационнойБазы
- в конфигураторе выполнить команду Отладка - Начать отладку
- если при запуске пользовательского режима будет выведен диалог выбора пользователя необходимо выбрать пользователя с полными правами
- Дождаться окончания обновления конфигурации в пользовательском режиме после чего закрыть 1С Предприятие и Конфигуратор.
- Все, расширение установлено. Можно работать.
Резервы отпусков
Настройка резервов отпусков производится на вкладке Резервы отпусков . Панель настроек становится активной, если стоит флажок:
На вкладке Резервы отпусков устанавливаются единые правила для налогового и бухгалтерского учета резерва, в соответствии со ст. 324.1 НК РФ.
Необходимо установить параметры:
- Предельная сумма отчислений в год _ руб .
- Ежемесячный процент отчислений от ФОТ _ % .
- Действует с — год с которого формируется резерв по заданным правилам.
Параметр Действует с имеет историю. В ссылке История фиксируются все изменения в формировании резерва отпусков за все периоды ведения учета.
Для инвентаризации оценочного обязательства резерв отпусков устанавливается параметр:
- Продолжительность ежегодного отпуска работников _ календарных дней — ставится продолжительность ежегодного отпуска по организации в целом. Может использоваться среднее значение.
Для отражения в учете формируемого резерва и сумм отпускных, начисленных за счет резерва, устанавливается параметр:
- Резерв отпусков — Резерв ежегодных отпусков, предопределенный элемент справочника Оценочные обязательства и резервы .
Указанный вид резерва образует субконто счета:
- 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям»;
- 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам».
При начислении и использовании резерва ежегодных отпусков субконто Резерв ежегодных отпусков будет подставляться в проводки:
- Дт 26 (20,25,44) Кт 96.01.1 – начисление резерва отпусков по вознаграждениям;
- Дт 26 (20,25,44) Кт 96.01.2 – начисление резерва отпусков по страховым взносам;
- Дт 96.01.1 Кт 70 – начисление отпускных за счет резерва отпусков;
- Дт 96.01.2 Кт 69 – начисление страховых взносов с отпускных за счет резерва отпусков.
Управление перерасчетами
Для улучшения удобства работы и более быстрого доступа к данным о перерасчетах в программе создано рабочее место Перерасчеты – инструмент управления перерасчетами. Форма рабочего места доступна через меню Зарплата —> Сервис —> Перерасчеты. Рабочее место представляет собой обработку, содержащую две табличные части Зарплата и Отпуска, больничные и другие межрасчетные документы.
В таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы аналогичные действия доступны с документами среднего заработка.
Существует возможность оформить исправление документа или пересчитать непосредственно сам документ среднего заработка. Если по данному документу выплата уже была произведена – программа предупреждает об этом и предоставляет возможность отменить перезаполнение документа.
Также существует возможность удаления неактуальных записей перерасчета.
Настройка расширения
Расширение для Бухгалтерии для Молдовы настраивается аналогично Бухгалтерии для РФ. Подробная инструкция находится в данной публикации.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, заработная плата из ЗУП выгружается в Бух с детализацией по
сотрудникам. Возможно ли в бух базе закрыть доступ, или видимость для всех бухгалтеров, кроме бухгалтеров по заработной платы. Имеется ввиду зарплатный блок (отражение зп в учете, ведомости на выплату, счета 70, 68.01 и т.д.)? Если это возможно, то как это можно сделать? Спасибо.
Добрый день, Елена!
Официально 1С говорит, что задать в Бухгалтерия 3.0 разграничение доступа можно только на уровне организаций: раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав.
И в таких случаях они советуют просто настраивать Рабочий стол пользователя таким образом, чтобы у тего в видимости были только рабочие документы.
Например, если пользователь работает только с зарплатой, лишние разделы с его Рабочего стола удаляются и остаются только, например, раздел Зарплата и Кадры, Банк и касса и Справочники.
Настройка разделов выполняется стандартным механизмом через Главное меню — Настройки — Настройки панелей разделов.
Внутри оставшихся разделов по настройке панели Навигации также оставляются только те ссылки, с которыми пользователь будет работать, например в разделе Зарплата и кадры: Ведомости, Отражение зарплаты в бухучете, а в разделе Банк и касса — банковские выписки.
Вот я привожу пример, где убирается лишнее в разделе Зарплата и кадры через настройку панели навигации
Плохо в этой рекомендации то, что пользователь все равно сможет самостоятельно изменитиь настройки панели навигации и работать там, где вам хотелось бы ему запретить.
И связана эта ситуация с предопределенным набором типовых профилей в 1С:Бухгалтерия. Как вы знаете, при создании нового пользователя вы выбираете профиль из типового набора:
— Администратор
— Главный бухгалтер
— Бухгалтер
— Только просмотр
Нет в Бухгалтерии, как в ЗУП или УПП, отдельных типовых профилей для Кадровика, Расчетчика зарплаты. Поэтому большинство консультантов ответчают, что, если вам нужно разграничить доступ на уровне прав к документам — потребуется доработка типового функционала.
Но все-таки ваш случай отличается тем, что зарплатные роли внутри конфигурации есть. Что касается разграничения доступа к счетам и внутренним документам — это однозначно доработка функционала.
А вот по доступу ограниченного числа пользователей только к документам зарплаты и кадров (или наоборот без доступа к зарплатным документам) — можно попробовать реализовать это в базе.
Это довольно сложная работа, но я попробую вам ее подробно описать и выслать файл с набором ролей при создании собственного профиля Зарплата и кадры.
Для создания обратного профиля нужно будет создать профиль без отмеченных зарплатным ролей.
Сложность создания собственного профиля по зарплате в том, что нужно учесть все зарплатные роли. Причем отдельно, сами по себе, они не работают. Их нужно определенным образом скомбинировать между собой и остальными ролями, чтобы программа при входе не ругалась, что доступ задан неверно для пользователя.
Поэтому я посидела над вашей задачей и предлагаю в копии базы попробавать сделать следующее.
Несмотря на то, что функционал кадрового учета и расчета зарплаты Бухгалтерии 8.3 ограничен, можно довольно успешно вести учет и рассчитывать зарплату персонала небольшой организации. Чтобы делать это легко, полезно изучить настройки и возможности учета и расчета заработной платы в 1С.
Из статьи вы узнаете:
- как настроить параметры учета зарплаты, чтобы вам было удобно, даже при наличии различных условий оплаты работников;
- как настроить резерв отпусков;
- как учесть территориальные особенности расчета зарплаты.
Формы команд в зависимости от состояния документа
- Документ еще не имеет смысла исправлять (рис. 4).
- Документ уже лучше корректировать через механизм исправлений, а не перепроводить существующий экземпляр документа (рис. 5).
- Документ уже исправлен (рис. 6).
- Документ уже сторнирован (рис. 7).
- Документ — исправление документа предыдущего периода.
При этом текущий период уже закрыт и если требуется повторное исправление или отмена документа, то лучше это делать через механизм исправления/сторнирования (рис. 8).
Рис. 6. Документ исправлен
Рис. 7. Документ сторнирован
Рис. 8. Документ-исправление в закрытом периоде
Скорость работы
Как правило, 1С:ERP и 1С:КА 2 приобретают компании, численность работников которых достаточно велика, а также пользователей в системе много.
Если расчет зарплаты будет выполняться в единой базе, это означает, что и все сотрудники кадровой и расчетной группы будут увеличивать нагрузку системы своей работой. А множество регламентных и фоновых заданий 1С:ERP в свою очередь затруднят работу кадровиков и расчетчиков, работа их будет заметно медленнее, чем при работе в отдельном 1С:ЗУП.
При таких условиях выделение зарплатного блока от 1С:ERP в отдельный 1С:ЗУП несомненно выглядит плюсом, ведь 1С:ЗУП будет работать быстрее.
Территориальные условия
На вкладке Территориальные условия устанавливаются параметры учета надбавок к заработной плате в соответствии с федеральными или региональными законами.
Основные параметры настроек:
- Флажок Северная надбавка — устанавливается, если территория, где трудятся сотрудники организации, относится к районам Крайнего Севера или приравненной к ним местностью.
В 1С 8.3 Бухгалтерия отсутствует автоматический расчет зарплаты с учетом северных надбавок из-за сложности порядка расчета данной доплаты, учитывающего район и стаж работы в нем сотрудников. Но установленный флажок создает вид начисления Северная надбавка в справочнике Начисления .
А также позволяет настроить для каждого работника в справочнике Сотрудники процент северной надбавки в зависимости от стажа, следить за размером которой бухгалтеру придется вручную.
- Флажок Надбавка по районному коэффициенту — устанавливается, если на территории утвержден районный коэффициент:
- Районный коэффициент, утвержденный местными органами власти;
- Районный коэффициент, утвержденный федеральными органами власти.
Территориальные условия фиксируются в Истории .
В 1С можно задать районные коэффициенты и территориальные условия для обособленных подразделений по ссылке внизу.
Выбор способа отражения зарплаты в учете
При совместном использовании 1С:ЗУП и 1С:ERP пропадает возможность отражать зарплату в учете с детализацией по работникам предприятия. К слову, при совместном ведении учета в 1С:Бухгалтерия 3 и 1С:ЗУП есть выбор, как вести учет по счету 70 — с детализацией по сотрудникам или нет. А при совместном использовании 1С:ERP и 1С:ЗУП — только ведение счета 70 без детализации.
Безусловно, для многих производственных предприятий это может быть существенным минусом, так как при этом будет потеряна поддержка сценария индивидуального распределения затрат, связанных с начислением зарплаты, на себестоимость выпускаемой продукции, в изготовлении которой сотрудник принимал непосредственное участие.
Ещё одним минусом использования отдельного 1С:ЗУП будет являться и необходимость использования синхронизации 1С:ЗУП и 1С:ERP: обмены не всегда проходят идеально, могут ломаться при обновлениях, поэтому зачастую пользователи на стороне системы, которую не нужно синхронизировать с другими учетными системами.
А теперь рассмотрим нейтральные особенности ведения зарплаты и кадров в 1С:ERP.
Журнал операций
В журнале операций принудительно устанавливается отбор по типам документов с правилом "Все, кроме документа":
- Начисление зарплаты
- Депонирование зарплаты
- Списание депонированной зарплаты
- Отражение зарплаты в учете
- Отражение зарплаты в бухучете
- Больничный лист
- Отпуск
- Начисление дивидендов
Для документов Платежное Поручение, Банковские Выписки принудительно устанавливается отбор по виду операции с правилом "Все, кроме операции":
- Перечисление заработной платы работнику
- Перечисление ЗП
- Перечисление сотруднику по договору подряда
Для документов Кассовые документы устанавливается отбор по виду операции с правилом "Все, кроме операции":
- Выплата заработной платы работнику
- Выплата заработной платы по ведомостям
- Выплата сотруднику по договору подряда
Для бухгалтера выводится предупреждение об особенностях сформированного списка в заголовке.
Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» в части перерасчета заработной платы
Конфигурации для Молдовы
- Бухгалтерия для Молдовы, ред. 3.0 (3.0.50.хх и новее)
Настройки учета зарплаты
Для перехода к следующему разделу Настройки учета зарплаты необходимо пройти по ссылке Порядок учета зарплаты .
Параметры учета зарплаты в разделе Настройки учета зарплаты устанавливаются для организации в целом и будут применяться, если иное не установлено для отдельных объектов учета.
На вкладке Зарплата устанавливаются следующие параметры.
Исправление документа прошлого периода
Данный способ используется, если в текущем периоде производится корректировка информации, содержащейся в документе, принятом к учету в прошлом периоде.
Перерасчет начисленной зарплаты
Перерасчеты регистрируются при изменении данных для расчета зарплаты в периодах, за которые уже была произведена выплата заработной платы. Причинами регистрации перерасчетов являются изменения:
- состава начислений;
- значений показателей;
- отработанного времени.
При нажатии на кнопку Доначислить сейчас создается документ Начисление зарплаты в текущем периоде, и в нем заполняется табличная часть Доначисления, перерасчеты.
Перерасчет НДФЛ
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника в прошлых периодах.
Эта возможность предоставляется документом Перерасчет налога на доходы физических лиц. Документ позволяет автоматически заполнить табличную часть списком сотрудников, по которым необходимо перерасчитать НДФЛ, или добавить запись вручную; ввести стандартные, имущественные и личные вычеты; сформировать печатную форму регистра налогового учета по НДФЛ (рис. 14).
Рис. 14. Перерасчет НДФЛ
Отражение данных для учета сдельного заработка
В ERP для отражения сдельного заработка используется документ Выработка сотрудников, в нем указываются работы и нормативные расценки. Документ предназначен для оформления выполненных производственных работ бригадами и работниками, не формирует начисления, а лишь регистрирует значение показателя. После оформления выработки данные о работниках и нормативной стоимости выполненных работ передаются в подсистему расчета зарплаты для расчета начислений.
Конфигурации для РФ
Расширение предназначено для конфигураций
- Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 (3.0.80.хх и новее)
- Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0 (3.0.80.хх и новее)
- Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия от разработчика Агрософт, ред. 3.0 (3.0.89.хх и новее)
- Комплексная автоматизация, ред. 2.4 (2.4.13.хх и новее)
Зарплата по обособленным подразделениям
Расчет зарплаты по обособленным подразделениям ведется, если в 1С 8.3 Бухгалтерия установлен соответствующий флажок.
Данный функционал необходим для формирования отчетности по НДФЛ по разным КПП и ОКТМО, а также для представления отчетов в разные ИФНС.
Действует ограничение по численности в 60 человек для ведения зарплаты в программе по обособленным подразделениям.
Отражение зарплаты в учете
Для отражения зарплаты в 1С:ЗУП предназначен документ — Отражение зарплаты в бухучете, а в 1С:ERP — Отражение зарплаты в финансовом учете. На первой вкладке документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» находится настройка по отражению: сводно или с детализацией по сотрудникам, которая становится недоступной при ведении блока Зарплата и кадры в другой системе. На вкладке Начисления и взносы мы видим строки с суммами для отражения, сгруппированные по способам отражения и по подразделению-получателю, которые являются управленческими подразделениями в 1С:ERP. Вкладки НДФЛ и Удержания — идентичны с 1С:ЗУП. Также имеются отдельная вкладка для отражения процентов по займам.
Так нужно ли отдельно вести учет в 1С:ЗУП? Однозначного ответа нет, в любом случае — решаете вы, ведь если количество пользователей системы и количество сотрудников стремится к нулю, то такой показатель, как скорость работы, не становится преимуществом. Если и доработок в 1С:ERP нет — то и обновлений программы к отчетности пугаться не стоит. А при этом необходимость отражать зарплату с детализацией может стать решающей в пользу ведения учета зарплаты и кадров в единой системе учета.
Запрет просмотра информации о выплате зарплаты
Если пользователю запрещен доступ к данным зарплаты, то в журналах платежных документов Кассовые документы, Банковские выписки, Платежные поручения не отображаются документы с видом операции:
• Выплата (перечисление) заработной платы по ведомостям
• Выплата (перечисление) заработной платы работнику
• Выплата (перечисление) сотруднику по договору подрядаДля бухгалтера выводится предупреждение об особенностях списка документов в заголовке списка.
Справочник Удержания
По ссылке Удержания
открывается справочник Удержания , который в первоначальном виде содержит следующие элементы:
Виды удержаний используются в документе Начисление зарплаты для удержания из начисленного дохода выплат в пользу третьих лиц или организации. Подробнее на примере Удержания по исполнительному листу
Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
В статье сравним встроенную подсистему Зарплата и кадры в 1С:ERP и отдельный продукт 1С:ЗУП ПРОФ.
В последнее время клиенты, которые ведут учет или собираются переходить на 1С:Комплексная автоматизация 2 или в 1С:ERP, всё чаще задаются вопросом: нужно ли выделять блок Зарплаты и кадры в отдельно стоящую программу или вести весь учет в единой системе?
На первый взгляд, разницы никакой не должно быть — подсистема Зарплата и кадры уже встроена в 1С:Комплексная автоматизация 2 и в 1С:ERP, так нужно ли покупать и поддерживать ещё и 1С:ЗУП?
Для сравнения обоих вариантов решений рассмотрим такие критерии, как интерфейс, скорость работы, обновление, способ отражения зарплаты в учете, а затем поговорим об особенностях данных решений.
Новые возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» по исправлению зарплаты
Механизм исправления первичных учетных документов и перерасчета заработной платы давно существует в типовых продуктах «1С:Предприятия», автоматизирующих расчет зарплаты: «1С:Зарплата и кадры 7.7», «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) и других программах, включающих в себя компоненты расчета заработной платы. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) этот механизм усовершенствован и сделан более удобным для пользователя.
Рассмотрим, как отражать каждую из этих ситуаций в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0.
Новый профиль групп доступа
Создайте новый профиль групп доступа. Для этого откройте НСИ и Администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Профили групп доступа. В списке профилей групп доступа нажмите кнопку Создать и заполните форму как на скриншоте.
В табличной части Разрешенные действия (роли) воспользуйтесь поиском (Ctrl + F) и найдите роль Запрещен доступ к данным зарплаты (PEN005). Отметьте ее и запишите новый профиль.
Настроенные профили групп доступа (только для Бухгалтерии 3.0)
Обработка поставляется с двумя предварительно настроенными профилями групп доступа:
• Бухгалтер (без доступа к зарплате)
• Только просмотр (без доступа к зарплате)Эти профили унаследованы от поставляемых в конфигурации профилей "Бухгалтер" и "Только просмотр" и из них удален доступ к зарплатным объектам. Таким образом в конфигурации Бухгалтерия 3.0 с расширением «Запретить доступ к зарплате» доступно три профиля в которых нет доступа к зарплате:
- Менеджер по продажам - стандартно поставляемый профиль
- Бухгалтер (без доступа к зарплате) - дополнительный профиль из расширения
- Только просмотр (без доступа к зарплате) - дополнительный профиль из расширения
Если пользователю нужно запретить доступ к зарплате, то администратору необходимо выбрать подходящий профиль и установить его основным в списке прав доступа пользователя как это показано на скриншоте ниже.
Пользователи, у которых включен один из дополнительных профилей, видят подсистему Зарплата и кадры, но панель навигации практически пустая. Оставшиеся доступные команды на панели навигации не содержат объектов с данными о заработной плате. Доступ к списку документов Начисление дивидендов так же ограничен. Пользователю будет выдано предупреждение.
Общие настройки
Настройка параметров учета зарплаты осуществляется из раздела;
- Администрирование — Настройки программы —Параметры учета — Настройки зарплаты ;
- Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты .
Настройки зарплаты доступны только если установлен флажок Сотрудники на вкладке Сотрудники в настройках Функциональности , раздел Главное – Настройки – Функциональность .
Прежде всего, необходимо установить способ ведения расчетов:
Установка переключателя В этой программе означает, что в программе будут доступны для формирования:
Документы по расчету и выплате заработной платы:
Кадровые документы будут доступны, только если включен флажок Кадровые документы на вкладке Сотрудники в настройках Функциональности
Документ «Доначисление, перерасчет»
Рис. 13. Документ «Доначисление, перерасчет»
Запрет просмотра данных по зарплате в отчетах
В отчетах Анализ счета, Карточка счета, Обороты счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету запрещено построение отчета по счету 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда). Так же запрещено использовать эти отчеты в качестве расшифровки счета 70 из другого отчета.
Новая группа доступа
Создайте новую группу доступа. Для этого откройте НСИ и Администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа. В списке групп доступа нажмите кнопку Создать и заполните форму как на скриншоте.
В поле Профиль выберите профиль групп доступа, созданный на предыдущем шаге.
Отражение в учете зарплаты
- Способ отражения в бух. учете — основная, наиболее часто используемая проводка по начислению зарплаты в Организации. Данный способ будет использоваться для начисления зарплаты сотрудникам, которым не определен «собственный» способ учета зарплаты в справочнике Сотрудники .
- для отдельных начислений, задается в справочнике Начисления ;
- для отдельных работников, задается в справочнике Сотрудники ;
- общий для всех начислений и работников, задается на вкладке Зарплата раздела Настройки учета зарплаты .
Автоматически в базе устанавливается способ Отражение начислений по умолчанию (26 счет). В программе он задан как наиболее часто используемый для отражения начислений на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Другие способы отражения зарплаты в учете можно установить для отдельных начислений из справочника Способы учета зарплаты , который доступен из:
- Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты .
- Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты .
В справочнике Способы учета зарплаты можно настроить и сам элемент — соответствующий способ учета.
- Отношение к ЕНВД — устанавливается для основного Способа отражения в бух. учете . Будет применяться по умолчанию, если иное не задано для отдельных работников в справочнике Сотрудники . Возможны варианты:
- Полностью на ЕНВД;
- Не относится к ЕНВД;
- Определяется ежемесячно.
- Действует с — дата с которой применяются перечисленные выше настройки.
Данная настройка имеет ссылку История , поэтому Способ отражения и Отношение к ЕНВД могут меняться на протяжении работы организации. Все периоды со своими настройками будут учитываться при формировании документов и отчетов.
Расчет зарплаты
Группа настроек Расчет зарплаты находится в разделе Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты .
Журнал проводок
Если пользователю запрещен просмотр зарплаты, то в журнале проводок принудительно устанавливается отбор динамического списка с правилом «Все, кроме счета 70». У пользователя нет возможности отменить установленный отбор. Пример журнала проводок на скриншоте.
Выплата зарплаты и аванса
Данные настройки устанавливают сроки выплаты зарплаты:
- Зарплата выплачивается _ числа месяца, следующего за расчетным — за вторую половину месяца.
- Аванс выплачивается _ числа расчетного месяца — за первую половину месяца.
Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна быть установлена не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который зарплата начислена (п. 4 ст. 136 ТК РФ).
Также можно установить Размер аванса :
- Общий для всех сотрудников :
- Процентом от оклада _ %
- Фиксированной суммой _ руб.
Если выбрано Устанавливается индивидуально каждому сотруднику , то в документах Прием на работу и Кадровый перевод появляется поле Аванс , в котором устанавливается размер аванса:
Если требуется изменить уже установленное правило выплаты аванса для отдельного сотрудника, то необходимо использовать документ Кадровый перевод .
Конфигурации для Казахстана
- Комплексная автоматизация для Казахстана, ред. 2.4 (2.4.4.хх и новее)
Дополнительные требования
- Расширение требует отключенного флажка "Безопасный режим".
- Базовые версии конфигураций НЕ поддерживаются.
- Требуется платформа версии 8.3.15 и старше
Ведомости на выплату прочих доходов
В 1С:ЗУП ПРОФ такого вида документа нет, он есть только в 1С:ЗУП КОРП. Ведомость на выплату прочих доходов предназначены для выплаты незарплатных доходов, например, доходов физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации.
Пример 3
Ситуации, требующие сторнирования документа прошлого периода: – в прошедшем периоде введен и оплачен больничный, который позже был признан недостоверным; – работнику ошибочно была установлена доплата; – работнику, к примеру, предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия этого работника его отпуск был целиком отменен 02.02.2015.
Обратите внимание на особенности механизма сторнирования в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0):
Документ Сторнирование начислений позволяет не только сторнировать произведенные ранее начисления, но и вводить новые начисления, которые зависят от сторнируемых – закладка Доначисления и перерасчеты (рис. 3).
Запрет просмотра проводок в журнале проводок и в журнале операций
Исправление и сторнирование документов прошедшего периода – ответы на частые вопросы
В практике у пользователей нередко возникают вопросы по исправлению, сторнированию или перерасчету заработной платы. Ответим на те, которые задаются чаще всего.
Кнопки появляются в документе, по которому уже была произведена выплата зарплаты либо проведен документ Отражение зарплаты в бухучете.
Когда в документе появляется закладка «Пересчет — Пересчет прошлого периода», либо «Пересчет начислений», «Пересчет пособий», «Доначисления, перерасчеты»?
Если это — документ прошедшего периода или документ – «исправление».
Почему не рассчитываются удержания?
Удержания рассчитываются в текущем расчетном периоде с учетом предыдущего результата расчета прошлых периодов.
Отражение в учете депонентов
В 1С отражение депонентов в учете настраивается для формирования корректной проводки при списании депонированной суммы в доход организации. Если работник свою зарплату так и не получил, то бухгалтер формирует документ Списание депонированной зарплаты в доход предприятия .
Как правило в этом разделе выбирается уже созданный способ отражения в учете:
Способ выбирается из справочника Способы учета зарплаты — того самого, который использовался для выбора способа отражения в учете начисленной заработной платы.
Пример 1
Предположим, что в конце февраля 2015 года расчетчику поступил листок нетрудоспособности за январь 2015 года. Зарплата за январь уже рассчитана и выплачена ранее. Работнику выплачен оклад за полный месяц.
Создадим документ Больничный лист с месяцем регистрации Февраль 2015. Период больничного листа укажем — с 16 по 31 января (рис. 1).
Суммарные значения начислений и отдельно суммарные значения выполненных перерасчетов отражаются на первой странице документа. Это позволяет пользователю визуально контролировать результаты расчета. Перерасчеты начислений прошлых периодов отделены от начислений и отражаются на отдельной закладке документа Перерасчет прошлого периода.
Справочник Начисления
По ссылке Начисления
открывается одноименный справочник, который в базовой поставке 1С имеет следующий вид:
Каждый из видов начислений имеет корректные настройки. Виды начислений используются в документе Начисление зарплаты , а также при начислении соответствующих выплат в специальных документах:
Подробнее на примере начисления Оплаты за время в командировке
При необходимости справочник Начисления можно дополнять.
Возможности расширения
В расширении для Молдовы реализовано:
- Дополнительно поставляемый профиль Бухгалтер (без доступа к зарплате)
- Дополнительно поставляемый профиль Только просмотр (без доступа к зарплате)
- Дополнительно поставляемая роль PEN005_ЗапрещенДоступКДаннымЗарплаты
- Ограничение доступа к отчету Анализ Субконто
- Ограничение доступа к отчету Анализ Счета
- Ограничение доступа к отчету Карточка Субконто
- Ограничение доступа к отчету Карточка Счета
- Ограничение доступа к отчету Обороты Между Субконто
- Ограничение доступа к отчету Обороты Счета
- Ограничение доступа к отчету Отчет По Проводкам
- Ограничение доступа к отчету Оборотно-сальдовая Ведомость
- Ограничение доступа к отчету Оборотно-сальдовая Ведомость По Счету
- Ограничение доступа к отчету Анализ Движений Денежных Средств
- Ограничение доступа к отчету Анализ Расходов На Оплату Труда
- Ограничение доступа в списке документов Платежное Поручение
- Ограничение доступа в списке документов Операция Бух
- Ограничение доступа в списке документов Банковские Выписки
- Ограничение доступа в списке документов Кассовые Документы
- Ограничение доступа в списке документов Журнал Операций
- Ограничения доступа в журнале проводок
Другие ограничения пользователя
Пользователю с ограниченным правами также недоступны:
- Документ Начисление дивидендов (бухгалтеру будет выдано предупреждение)
- Регламентированная отчетность РСВ-1 (установлен принудительный отбор в списке отчетов, который исключает отчет РСВ-1)
- В списке документов Операции, введенные вручную ограничен доступ к документам, которые содержат проводки со счетами зарплаты (бухгалтеру будет выдано предупреждение)
Перерасчет пособий
Аналогично примеру перерасчета зарплаты, на закладке Перерасчет пособий отражаются результаты перерасчета или доначисления пособий за прошлые периоды (рис. 12).
Рис. 12. Перерасчет пособий
Перерасчет пособий выполняется автоматически в случае внесения исправлений в существующие приказы на отпуск по уходу за ребенком. Также необходимость перерасчета можно зарегистрировать вручную в разделе Зарплата —> Перерасчеты.
Если нет необходимости в создании отдельного документа перерасчета зарплаты следующим расчетным периодом, период не закрыт и зарплата не выплачена – есть возможность пересчитать текущий документНачисление зарплаты и взносов. Если сотрудников, по которым требуется перерасчет, в документе много – можно перезаполнить документ по кнопке-меню Заполнить в шапке документа. В выпадающем списке доступны:
- полное перезаполнение документа;
- перезаполнение с сохранением ручных изменений;
- дополнение данными работников, не включенных в документ.
Если требуется пересчитать зарплату только одного работника – это можно сделать, указав строку начислений с нужным сотрудником, правым кликом мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт менюПересчитать сотрудника.
Добавить пользователей в группу доступа
Интерфейс
В 1С:ЗУП достаточно детализированы разделы: Кадры, Зарплата, Выплаты, Налоги и взносы, Отчетность, справки. Также многие настройки вынесены отдельно в другие разделы.
А в 1С:ERP всего два раздела: Кадры, Зарплата.
Раздел Кадры в 1С:ЗУП и 1С:ERP по составу друг от друга не отличаются, а раздел Зарплата в 1С:ERP — громоздкий, нужно часто пользоваться поиском документа или настраивать отображаемые журналы документов и справочники через Настройку навигации раздела, т.к. сходу не всегда можно найти нужный вид документа или справочник.
Таким образом, удобнее и комфортнее использовать 1С:ЗУП.
Сторнирование документа
Данный способ исправления позволяет отменить результаты действия документа, проведенного в прошедшем периоде.
Законодательство о корректировке зарплаты – о чем важно помнить
При корректировке заработной платы как в сторону увеличения, так и уменьшения, нужно следовать нормам законодательства. Так, согласно Трудовому кодексу РФ перерасчет зарплаты производится, например, в случае индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ). Излишне начисленная зарплата может быть удержана (ст. 137 ТК РФ):
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
- счетной ошибки**;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Примечание: ** Под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
ИС 1С:ИТС
Об удержаниях из заработной платы сотрудника по инициативе работодателя; по исполнительным листам; по инициативе работника читайте в « Справочнике кадровика» в разделе «Кадры и оплата труда».
Поддерживаемые конфигурации
Перерасчет страховых взносов
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета страховых взносов. Документ Перерасчет страховых взносов позволяет рассчитать страховые взносы с начала налогового периода по месяц регистрации. В документе имеются реквизиты, позволяющие отразить произведенный перерасчет в отчетности как самостоятельное доначисление в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ или отразить перерасчет «задним числом» для формирования уточненного расчета РСВ-1 за прошлый период. Документ имеет две табличных части Исчисленные взносы иСведения о доходах, в которых в результате автоматического расчета отражаются изменения по сравнению с ранее созданным расчетом страховых взносов (рис. 15).
Рис. 15. Перерасчет страховых взносов
Подводя итоги, можно отметить, что новые возможности программы «Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) позволяют более полно охватить круг задач, возникающих перед бухгалтером по отражению в учете исправлений первичных документов и перерасчета заработной платы, налогов и взносов.
От редакции
О новых возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) читайте статьи:
Расширение позволяет максимально полно ограничить доступ пользователей к данным по заработной плате, а именно закрывает доступ к документам начисления и выплаты заработной платы, не позволяет просматривать отчеты по счету учета зарплаты (счет РФ 70 , счет Казахстан 3350, счет Молдова 531.1 ), не позволяет просматривать платежные документы на выплату зарплаты, а также убирает зарплатные проводки из журнала проводок. Расширение помогает запретить доступ к заработной плате с помощью готового профиля "Бухгалтер без зарплаты".
Воспользуйтесь расширением "Запретить доступ к зарплате", и можете больше не беспокоиться о любопытных пользователях, которые "мониторят" чужую зарплату. Вы сможете полностью перекрыть доступ к данным по заработной плате пользователям у которых нет на это права.
При этом, расширение оставляет работоспособными документы Авансовый отчет и Доверенность. Пользователи с ограниченными правами смогут их формировать.
- Комплексная автоматизация, ред. 2.4
- Комплексная автоматизация для Казахстана, ред. 2.4
- Бухгалтерия для Молдовы, ред. 3.0
ВАЖНО! Пользователям расширения для Бухгалтерия 3.0
Пользователи БУХ 30 РФ, которые переходят на версию 1.08 и старше должны повторно заполнить дополнительные профили. Для заполнения дополнительных профилей откройте Администрирование - Настройки программы - Управление дополнительными профилями и нажмите кнопку Заполнить профили.
Для пользователей у которых стоит версия меньше 1.04 рекомендую обновиться на версию 1.04 и старше. После обновления войдите в программу под пользователем с полными правами, и повторно заполните дополнительные профили. Для заполнения дополнительных профилей откройте Администрирование - Настройки программы - Управление дополнительными профилями и нажмите кнопку Заполнить профили.
Пример 2
В практике возникают ситуации, требующие исправления: – в документ был введен неправильный период; – в документе был выбран не тот сотрудник; – работнику, к примеру, был предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия работника он был отозван из отпуска с 15.02.2015.
Рис. 1. Суммарные значения начислений и перерасчетов на первой странице документа
Ведение штатного расписания
В 1С:ERP нет возможности отключить ведение штатного расписания, в отличие от 1С:ЗУП, но остается возможность указать, будет ли вестись его история изменения или нет. Штатное расписание в 1С:ERP связывает зарплатные (регламентированные) подразделения и управленческую структуру предприятия, эта связь нужна для отражения зарплаты в финансовом учете.
Ввод документа «задним числом» — «забытый документ»
Данный способ позволяет зарегистрировать в базе документ, относящийся к прошедшему периоду.
Обновление
Зачастую в обновлениях от разработчиков содержатся не просто доработка какого-либо функционала, но исправления ошибок предыдущих релизов и новые формы отчетности. Сначала все изменения выпускаются в 1С:ЗУП, а потом через пару-тройку недель уже попадают в 1С:ERP в виде встроенной подсистемы.
Типовая 1С:ERP часто дорабатывается под клиента, такие базы обновляют реже, часто в случае необходимости исправления критичных ошибок релиза. А в 1С:ЗУП у клиента гораздо реже встречаются доработки, поэтому иметь возможность обновлять её отдельно — несомненный плюс.
Пилотный проект ФСС
Раздел Пилотный проект ФСС имеет отношение не столько к учету заработной платы, сколько к начислению и учету пособий по обязательному социальному страхованию.
В поле Выплата больничных устанавливается отношение к Пилотному проекту ФСС:
- Выполняется страхователем (организацией) — страхователи, ведущие деятельность в регионе, не включенном в пилотный проект.
- Передана в ФСС с — выбирается с датой, с которой регион страхователя вступил в пилотный проект.
Читайте также: