Журнал регистрации удостоверений по охране труда образец заполнения word
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда – важный документ фиксации информирования и раздачи инструкций по охране труда работникам. Каждая компания, в стенах которой занимаются производством, может иметь подобный документ. По крайней мере это прописано в законах, касающихся Трудового кодекса. Контролирующие организации строго за этим следят.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Зачем нужен
Журнал является способом отразить, кому и в какой форме выдавались инструкции по охране труда. Если на производстве случается несчастный случай, связанный с несоблюдением инструкций по охране труда, то сотрудник, ответственный за информирование остальных, может понести как административную, так и уголовную ответственность за невыполнение своих обязанностей. Заполняемый журнал учета непредвзято фиксирует кто, что и кому выдавал, проводился ли инструктаж с конкретным членом команды.
Имея на руках такое доказательство выполнения своих обязанностей, руководитель, бригадир или другой ответственный за безопасность на производстве человек минимизирует свой риск попасть в тюрьму по решению суда из-за несчастного случая.
Закон
В начале документа дается ссылка на Приложение 10 Методических рекомендаций под номером 80, утвержденных Минтрудом 17 декабря 2002 года.
С 13 мая 2004 года Минтрудом были утверждены поправки в эти Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда. Именно последними рекомендуется к использованию такая форма журнала выдачи инструкций.
Срок хранения
Журнал учета выдачи инструкций хранится 10 лет, согласно решению Росархива от 27 октября 2003 года. Он входит в Перечень документов, которые образуются в деятельности организаций. Если сотрудники предприятия работают в опасных условиях либо имеют дело с опасными веществами (им положены надбавки по Трудовому законодательству), то этот срок автоматически увеличивается до 75 лет.
Кто заполняет
Принципиальной значимости в этом моменте нет. Руководитель организации вправе самостоятельно решать, кто обязан заполнять эту бумагу. Логично было бы, если бы заводил и вел журнал тот руководитель структурного подразделения, который проводил первичный инструктаж в начале квартала (или другого отчетного периода). Главное, чтобы это было прописано в его должностной инструкции или трудовом договоре.
Важный момент! Согласно Письму Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 все инструкции выдаются строго под подпись в журнале. Недопустима запись сотрудника о выдаче без его личной подписи.
На практике же часто встречается такая ситуация, что ведением журнала занимается кадровая служба предприятия либо бухгалтер берет на себя обязанности за информирование работников и сбор их подписей для удостоверения в ознакомлении с инструкциями.
Обязательна ли именно такая форма
Законодательство предусматривает возможность самостоятельного формирования в компаниях подобного рода документов. Графы можно изменять по своему усмотрению. Главное, чтобы в реестре были указаны
- организация,
- ответственные лица,
- подписи тех, кому инструкции выдавались на руки.
Факт такого изменения должен быть отражен в учетной политике компании и прописан в соответствующих документах. Иначе организацию ждет, как минимум, административная ответственность.
Поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться типовыми бланками, хотя они и не являются обязательными.
Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это довольно удобно: отдельный работник расписывается за выдачу сразу двух типов инструкций по безопасному нахождению на своем рабочем месте. Только такое изменение должно фиксироваться одним из приказов руководителя.
Составные элементы журнала
Документ имеет простую и понятную структуру. Самый первый лист – обложка. Для удобства пользования она может быть выполнена из плотной бумаги. На ней указывается наименование организации, к которой он принадлежит, а также датировка.
Обычно указывается только дата начала ведения журнала. А дату окончания ставят, только когда заводят новый. В любом случае реестр имеет юридическую силу минимум с одним заполненным числом.
Под обложкой находится таблица со столбцами, в которые вписывается следующая информация:
- Порядковый номер строки.
- Дата инструктажа.
- Полное название выдаваемой инструкции.
- Дата принятия инструкции.
- Номер обозначения выдаваемого документа.
- Срок, запланированный для проведения проверки знаний по выдаваемым инструкциям.
- Полное ФИО, должность, подпись сотрудника, которое проводит учет выдачи.
Обычно журнал ведется в течение года или нескольких лет. По истечении 10-летнего срока его в любом случае необходимо будет заменить.
Если речь идет не только о принятии распоряжения, но и об информировании, то указывается также количество печатных экземпляров, которое было выдано сотрудникам. Последние ставят свою подпись в заключительной графе документа.
Нюансы заполнения
Согласно существующему закону, а именно 6 пункту упомянутых Методических рекомендаций Минтруда, инструкция по охране труда должна переиздаваться, пересматриваться минимум раз в 5 лет. Если это происходит в момент существования прежнего журнала (в котором упомянут старый образец), то о выходе новой редакции должны быть пометки напротив каждой графы с этим документом.
Если одному и тому же лицу выдается несколько инструкций разного типа, то на каждую из них отводится отдельная строчка. Названия не нужно вписывать через запятую.
В случае допущения ошибки в журнале учета выдачи инструкций по охране труда зачеркивается строка целиком, одинарной чертой. Ниже вписывается вся информация с самого начала. Не допускается вести его карандашом или пропускать строчки. Удобно вести документ синей или черной пастой. В электронном виде его заполнить невозможно, так как необходимо ставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.
Руководящий состав и специалисты некоторых учреждений обязаны проходить специальное обучение сферы охраны труда на основании Постановления Минтруда № 1/29 от 13.01.2013.
По его завершении и сдачи аттестации выдается удостоверение по охране труда.
В настоящей статье разберемся, нужно ли регистрировать подобную документацию в специальных журналах, есть ли обязательство их вообще вести, а также предусмотрена ли ответственность за отсутствие документа.
Назначение
Такие журналы необходимы для отображения данных обо всех выдаваемых удостоверениях по охране труда, их регистрации и учета на бумаге.
Ответственный специалист выдает документ владельцу под подпись.
Вся информация отражается в специальном журнале о факте передачи.
Получается, журнал может выступать доказательством прохождения обучения и выдачи удостоверения.
Работодатель всегда сможет подтвердить факт оформления и получения документа, что поможет избежать ответственности (штрафов) при проведении проверок.
Обязательно ли вести учет и регистрацию?
Есть определенный перечень документации, для отображения факта прохождения обучения в сфере охраны труда:
- ученический договор;
- приказ о направлении на обучение;
- отражение дней обучения в табеле;
- записи о результатах в протоколе комиссии;
- непосредственное оформление удостоверения.
В этом списке нет журнала о выдаче удостоверений, соответственно обязательства его ведения и заполнения у работодателя нет. Ответственности за его отсутствие тоже законом не предусмотрено.
Работодатель самостоятельно решает: заводить регистрационную книгу или нет. Однако, без ее наличия сложно будет доказать, что удостоверение было выдано сотруднику, а это уже грозит ответственностью в форме штрафных санкций.
Поэтому целесообразнее его все–таки вести и делать это правильно, без ошибок. Тогда неприятностей не возникнет.
Порядок заполнения
Так как у работодателя нет официального обязательства вести журнал выдачи удостоверений, специальной формы его законом тоже не утверждено. Но, большинство компаний ведут его по идентичному образцу с незначительными отличиями.
Журнал выдачи включает основные сведения:
- номер удостоверения;
- дата выдачи;
- Ф.И.О. трудящегося лица, получившего удостоверение;
- должность;
- отдел;
- подпись;
- примечания.
Разрешается внести и дополнительную информацию (графы), если это необходимо работодателю.
Титульный лист содержит стандартные данные:
- название организации;
- наименование документа – «Журнал»;
- о чем документ – «выдачи удостоверений по охране труда»;
- дата открытия;
- дата закрытия.
Сам журнал выдачи удостоверений представляет собой «альбом» или «тетрадь» формата А-4.
Он относится к документации строгой отчетности. Его можно сделать самостоятельно либо заказать готовую форму в типографии.
В последнее время мало кто занимается самостоятельным изготовлением таких журналов.
Обложку обычно делают из плотного картона, она дольше остается в надлежащем виде (меньше подлежит износу).
Основные правила внесения исправлений:
- одной чертой зачеркиваются неверные сведения;
- рядом прописывается достоверная информация;
- ставится подпись лица, исправившего запись;
- дополнительно требуется прописать фразу «исправленному верить».
Также не допускается пропускать строки. Если такое случилось, в пустой строке требуется поставить прочерки.
Все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На оборотной стороне приклеивается белый бумажный квадрат (поверх хвостиков ниток, которыми сшит документ) с надписью о том, что журнал с количеством листов «__» штук прошнурован.
Ставится дата, подпись и Ф.И.О. ответственного сотрудника. Сверху надписи ставится оттиск печати организации (если она есть).
Порядок и сроки хранения
Журнал регистрации выдачи удостоверений в сферы охраны труда находится в отделе кадров либо у другого трудящегося, ответственного за эту процедуру до момента его закрытия.
Если на предприятии не уполномочен сотрудник за учет выдачи удостоверений, журнал хранится у руководителя.
Важно! Срок хранения составляет сорок пять лет.
Когда документ заканчивается, он передается в архив.
Специалист открывает новый журнал для учета выдачи удостоверений по идентичной форме.
Выводы
По обозначенной теме выделим основные моменты, на которых рекомендуется акцентировать особое внимание:
Осуществление мероприятий по охране труда в организации является важнейшим условием законного существования производства, сохранения здоровья и жизни сотрудников, а также целостности и сохранности оборудования и основных средств производства.
Осуществление данных мероприятий неразрывно связано с обеспечением обязательного документального закрепления полученных результатов.
На практике представлены несколько видов постоянных инструктажей, а также мероприятий, проводимых по возникающим внешним и внутренним основаниям (целевой или внеплановый инструктажи).
Однако руководство предприятия, а также ответственные за охрану труда подразделения могут инициировать проведение проверок среди сотрудников организации на предмет знаний норм охраны труда на производстве.
Эта процедура также в обязательном порядке должна быть задокументирована и отражена в специальном журнале.
Как ведется учет и регистрация?
Журнал учета и регистрации предназначен для систематизации и обобщения полученных знаний сотрудников, отражения результатов проверки и перечня должностей, в отношении которых проводились мероприятия.
Учет результатов проверки на знание норм охраны труда позволяет руководству и ответственным лицам получить объективную картину о степени подготовки персонала и принять профилактические и организационные меры для улучшения познаний в данной области.
Журнал учитывает, в каких должностях существуют проблемные вопросы со знанием норм и правил безопасности в организации.
Также при отсутствии знаний у отдельных должностей журнал учета и регистрации может стать документальным подтверждением и основанием для дисциплинарной ответственности в отношении отдельных сотрудников за незнание норм и правил по охране труда (особенно в отношении сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность на опасных производствах с горючими, химическими и отравляющими веществами).
При проведении проверок государственными органами в случае возникновения чрезвычайных или нештатных ситуаций (травма на производстве) данный журнал может быть также запрошен для изучения.
В случае вины работника наличие соответствующей отметки о прохождении проверки избавит руководство от административной, гражданской или даже уголовной ответственности.
Какая форма используется?
Форма исполнения данного журнала жестко не закреплена в законодательстве, однако при его составлении ответственный специалист по охране труда должен опираться на нормы документооборота, установленные как локальными актами организации, так и ГОСТами федерального значения.
Обязательным является наличие подписи о составлении ответственным лицом руководства предприятия с отражением печати организации на первом листе.
Также по обыкновению данный журнал имеет несколько страниц и, соответственно, должен быть пронумерован и прошит в соответствии с ГОСТами о документообороте.
Данный журнал является документом постоянного хранения с минимальным сроком в 10 лет (для опасных производств срок увеличивается до 75 лет).
Как заполняется?
Обязательному отражению в данном документе подлежат:
- наименование и печать организации с подписью руководителя или ответственного/руководителя подразделения по охране труда;
- перечень и наименование мероприятий, проводимых в рамках проверки знания норм охраны труда. К таким мероприятиям могут относиться как практические, так и теоретические действия, направленные на изучение степени осведомленности о правилах безопасности при производстве;
- перечень лиц, в отношении которых проводится проверка знаний. Также должны быть указаны персональные данные граждан и указаны должности с примерами проводимых действий (какие мероприятия выполняются в отношении каждой должности);
- отметки о прохождении процедуры. После успешного завершения проверки проверяемый должен поставить свою подпись напротив фамилии и должности в организации. В случае отрицательного результата работник не может быть допущен к производству и подлежит повторной оценке. Также при работе с опасными материалами и непрохождении проверки в его отношении могут быть вынесены меры дисциплинарного характера;
- Отметки ответственных лиц об успешном проведении профилактических проверочных мероприятий с указанием результатов проведения.
Типовая форма журнала проверки знаний персонала в области охраны труда – word.
Выводы
Журнал регистрации и учета является обязательным компонентом комплекса мероприятий по недопущению травматизма на производстве и нанесению ущерба организации вследствие нарушения норм поведения.
После прохождения обучения, аттестации и иных обучающих мероприятий специалистам по охране труда, сотрудникам некоторых специальностей и руководителям подразделений выдается документ о соответствии знаний занимаемой должности – удостоверение по охране труда.
Данный документ необходим во многих случаях и для определенных должностей, его типовая форма утверждена федеральным законодательством и существует определенный порядок получения удостоверения.
Кому нужно иметь на предприятии?
Учитывая специфику осуществления мероприятий в области охраны труда, реализации своей трудовой деятельности на предприятии в зависимости от типа и отрасли производства законодательство определяет перечень сотрудников, для которых получение документа обязательно:
- прежде всего, удостоверение обязательно к получению ответственными лицами, специалистам/инженерам по охране труда в организации. Данные сотрудники непосредственно занимаются реализацией мер, направленных на безопасность производства, поэтому должны обладать соответствующими знаниями в данной области, что подтверждается наличием специального удостоверения;
- без наличия такового работодатель не имеет права назначать сотрудника на такую должность, а при проведении государственной проверки инспекцией по труду будет оштрафован за отсутствие у сотрудника документа об образовании в сфере охраны труда;
- руководители структурных подразделений организации, непосредственно связанные с производственной деятельностью. Перечень подразделений и руководителей, которым надлежит пройти обучение и получить удостоверение указывается в соответствующем приказе по организации. Такие руководители отвечают за участки/отделы производства и, соответственно, за соблюдение норм безопасности, при этом также несут ответственность за нарушение данных норм. Поэтому обладание знаниями в области охраны труда для них становится обязательным с учетом специфики осуществления трудовой деятельности.
- сотрудники организации, выполняющие работы с вредными, опасными, горючими, химическими и иными веществами, которые могут нанести вред здоровью. Учитывая специфику реализации своих трудовых обязанностей, данные сотрудники должны обладать соответствующими знаниями в области безопасности и обращения с такими материалами, что подразумевает наличие удостоверения по охране труда.
- сотрудника профсоюзный организаций, уполномоченными ими на осуществление и проведение общественного контроля за нарушением прав работников в сфере охраны труда. Данные работники для осуществления своих контрольных функций также должны обладать необходимым перечнем знаний в области безопасности производства и пройти соответствующее обучения для эффективной работы по отстаиванию прав рабочих предприятия.
Кроме того, руководство организации может самостоятельно внести в перечень определенные должности, требованиям к которым является наличие удостоверения на прохождение обучения по охране труда.
Однако данное условие не должно нарушать прав сотрудника и быть согласованным с профсоюзной организацией предприятия.
Как получить?
Для получения данного удостоверения необходимо занимать соответствующую должность или выполнять функции, которые подпадают в перечень должностей, для которых наличие такого удостоверения обязательно.
Однако работник может самостоятельно выразить желание получить данный документ, и в случае положительного решения руководства будет направлен на обучение.
Где выдается?
- На базе предприятия при наличии полного и большого штата подразделения по охране труда в случае, если сотруднику требуется специфическое знание о производственном процессе. В таком случае работник проходит обучение на базе организации и аттестацию с участием комиссии, после успешного прохождения, которой получает удостоверение установленного образца. По такому типу обучение чаще всего проходят в средних и крупных предприятиях, в которых присутствует большой штата обученных работников.
- В образовательном учреждении, которое имеет соответствующую лицензию на предоставление образовательных услуг по охране труда. Такие учебные центры имеются в каждом регионе при образовательных организациях (ВУЗы, Сузы) или территориальных инспекциях по труду. После успешного обучения и прохождения аттестации работнику также выдается удостоверение установленного образца
Срок действия
По общему правилу срок действия удостоверения составляет три года. Однако для профессий, связанных с работой на вредных предприятиях такой срок может быть установлен в один год.
Для продления срока действия необходимо пройти дополнительные ежегодные курсы повышения квалификации, а также повторную аттестацию на предмет получения новых знаний в данной области.
Для всех остальных категорий со сроком в три года также по истечении времени следует проходить переподготовку и повышение квалификации по тематике охраны труда с повторной аттестацией и продлением действия удостоверения.
Для некоторых профессий (высшие категории работы на высоте) срок удостоверения может быть равен пяти годам.
Требования к заполнению
К особенностям заполнения данного удостоверения и обязательным пунктам относятся:
- наименование учебной организации или предприятия выдавшего удостоверение;
- тематика пройденного обучения с учетом специфики работы сотрудника и занимаемой должностью;
- дата и время получения удостоверения;
- персональные данные и должность сотрудника получившего документ;
- срок действия документа.
Порядок выдачи для руководителей
В отношении руководителей и структурных подразделений при прохождении обучения и выдачи соответствующих удостоверений действует своя специфика, которая содержит:
- проведение обучения в соответствии с занимаемой должностью и спецификой осуществления трудовой деятельности (этот фактор относится для прохождения обучения как на предприятии, так и в учебном центре);
- Специализация обучения – руководители изучают нормы безопасности и охраны труда глубже, чем обычные работники, так как несут персональную ответственность за возникновение происшествий на всем своем участке работ;
- Соответственно, проведение более строгой аттестации с проверкой знания не только общих норм и правил по охране труда, законодательства в данной сфере и правил предотвращения возникновения нештатных ситуаций, но и специфики работы вверенного подразделения. Для руководителей некоторых направлений срок действия удостоверения может составлять до 5 лет.
Факт выдачи удостоверения фиксируется в журнале.
Полезное видео
Как правильно заполнить удостоверение по охране труда, рассказано в данном видео:
Удостоверение является важным документом в реализации прав и обязанностей в сфере безопасности производства и охраны труда. Получение данного документа для перечисленных категорий обязательно и определено нормативными актами.
Ведомость выдачи удостоверений по охране труда является важным документом в организации, где необходим тщательный контроль за выполнением норм охраны труда. Особенно этот момент касается строительных компаний, чьи сотрудники выполняют работу на высоте.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Ответственность за соблюдением охраны труда и техники безопасности полностью лежит на работодателе организации. Случаются несчастные случаи, возникшие, к примеру, на производстве или где-либо еще.
Если в результате проверки выяснится, что травма (смерть, ухудшение здоровья, урон) являлась следствием несоблюдения принятых норм техники безопасности и охраны труда (и если к тому же у работника не было подготовки и «корочки» о том, что он эту подготовку прошел), то работодатель будет нести полную ответственность, вплоть до уголовной, за проявленную халатность. Об этом ясно говорится в Трудовом кодексе, в 212 его статье. А 225 статья того же документа раскрывает порядок, в котором работники должны проходить обучение охране труда.
Сроки выдачи удостоверений
Если на работу был принят новый сотрудник, то в течение следующего за трудоустройством месяца он должен пройти аттестацию и получить удостоверение по охране труда. Факт последнего действия обязательно фиксируется в ведомости.
Эта процедура обязательна также при переходе сотрудника из одной организации в другую, даже если на предыдущем месте он проходил аттестацию по охране труда. Дело в том, что нормы в разных компаниях могут быть приняты разные.
Также есть плановая аттестация по ОТ, которую должны проходить все сотрудники не реже 1 раза в три года (если они относятся к 1 или 2 группе сотрудников, работающих на высоте по 12 пункту Приказа номер 155н Минтруда от 28 марта 2014 года, если к третьей – то раз в пять лет). Естественно, существуют и внеплановые инструктажи. Они подразумевают изменение условий охраны труда или техники безопасности, с которыми необходимо ознакомить работников.
В исключительных случаях проверку знаний проходить не нужно. К ним относятся:
- Случай, когда нанимаемый работник сам является преподавателем либо инспектором по охране труда.
- Если на работу утраивается специалист, чей стаж работы непрерывен и составляет не менее пяти лет. Если перерыв в работе составляет более года, то обучение и удостоверение по охране труда нужно получать заново.
Во всех остальных случаях следует руководствоваться общепринятой процедурой.
Минимум раз в год необходимо оформлять обновление всех действующих удостоверений по охране труда. Об этом должен издаваться отдельный приказ руководителя организации.
Элементы бланка ведомости
Ведомость представляет собой простую таблицу с данными, которые необходимо обозначить в соответствующих графах при заполнении:
- Порядковый номер записи.
- ФИО сотрудника, которому выдается удостоверение.
- Его должность.
- Подразделение, в котором числится работник.
- Номер и дата протокола.
- Номер самого удостоверения.
- Подпись получателя.
Причем ответственным за заполнение ведомости может быть назначен любой сотрудник учреждения. И количество таких сотрудников может не совпадать с количеством подразделений. На все подразделения может быть назначен один ответственный, закон этого не запрещает.
Внимание! Охрана труда должна выполняться во всех компаниях и организациях, при любой их организационно-правовой форме.
Только ответственное отношение к своим обязанностям и мерам по охране труда гарантирует своевременную оплату и отсутствие нареканий. На основании отсутствия удостоверения об охране труда сотрудника даже могут отстранить от выполнения ряда работ, об этом ясно сказано в 76 статье Трудового кодекса.
Кто имеет право выдавать удостоверения
У организации, которая столкнулась с необходимостью выдачи удостоверений по охране труда своим сотрудникам, есть два варианта действий:
1. Организовать собственную комиссию, которая будет иметь право выдавать удостоверения
2. Обратиться в специализированный учебный центр, заключить с ним договор и через него обеспечить своих сотрудников необходимыми документами. Однако, такие услуги нужно оплачивать.
Важно контролировать, чтобы все члены комиссии (которых должно быть не менее трех человек) уже имели на руках действующие удостоверения и могли передать свои знания относительно охраны труда остальным сотрудникам. Каким из способов воспользоваться, решает каждая компания в индивидуальном порядке. Если сотрудников немного, то глупо тратить время на формирование комиссии, которая обладает лицензией на право выдачи удостоверений.
А если штат достаточно большой и удостоверения необходимо всем, то есть смысл выделить отдельную трудовую единицу – инструктора — с обязанностями обеспечить всех необходимыми знаниями. Также есть смысл в формировании комиссии, проверяющей работников на знание нюансов охраны труда. А после прохождения аттестации логично будет обеспечить всех прошедших экзамен удостоверениями под роспись.
Важно! Получать «корочки» нужно всем, в том числе самим руководителям и административному персоналу.
Нанятый инструктор по охране труда может и заполнить ведомость выдачи удостоверений по охране труда верным образом, со сбором подписей о получении документов.
Разница инструктажа и обучения
Обучение – планомерный процесс, в который могут входить инструктажи. Причем руководитель компании отдельным приказом может освободить сотрудника от отдельного инструктажа. А освобождение от обучения целиком – не в его компетенции. Если в учреждении числится сотрудник, который осуществляет, к примеру, работы на высоте, и у него нет удостоверения о прохождении обучения по охране труда, то его начальник при первой же проверке понесет заслуженное наказание. Если не было несчастных случаев по этому поводу, то административное.
Но если работодатель и далее в такой ситуации продолжит игнорировать заполнение ведомости выдачи удостоверений по охране труда, выдачу самих удостоверений, то со стороны контролирующих организаций могут последовать более жесткие меры.
Читайте также: