В каком разделе outlook создаются жесткие встречи
Глеб Архангельский рассказывает о том, как планировать свое время с помощью простой программы Outlook. Простые инструменты для того, чтобы расставлять приоритеты и успевать все.
Жесткое и гибкое планирование
Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00». Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.
Тонкие способы работы с напоминаниями
Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности, и т.д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.
Чаще всего при создании задач используют оповещение, «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически «узнает», что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.
Если задача достаточно крупная и сложная – рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на нижеследующий рисунок (создание задачи «Подготовить отчет»):
Обратите внимание, срок исполнения задачи – к утру четверга, в поле «Срок» (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в «Календаре».
Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие напоминалки, а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «отложить».
Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. Репер, от французского «ориентир» – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.
При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Где-то в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток напоминалок о клиентских делах. Посмотрев на все эти десять напоминалок, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас, и т.д.) Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с этими напоминалками в самые разные моменты в начале января.
Кроме «Дня прозвона клиентов», достаточно часто используемой реперной точкой является «День просмотра долгосрочных задач и мыслей». У меня, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.
Расстановка приоритетов: важное – красным!
Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное, и начинайте именно с главного – вот главное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более удобным.
Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить. Например:
Петров: проверить готовность отчета В банке: оплатить домашний интернет Проект А: подготовиться к встрече Сделать презентацию по новому продукту
Рекомендую начать со среднесрочных задач, т.е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться «перепрыгнуть» с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.
В дальнейшем мы будем разбирать все техники планирования времени с помощью Outlook на одном большом управленческом «кейсе». Чтобы никому из представителей различных отраслей и профессий не было обидно, возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного менеджера – Остапа Бендера из «Золотого теленка». Типичный менеджер среднего звена: несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект (раскулачивание Александра Ивановича Корейко), много мелкой «текучки», необходимость создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая), и т.д.
Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рисунке:
Как только вы внесете первые 10-15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу начать расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начинать работу именно с них.
Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.
Приоритезированный список задач для Остапа Бендера вы можете видеть на рисунке:
Приоритезированный список задач на «Панели задач»
Если при создании задачи вы выбирали «Важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с задачи «Высокую» важность, и задача возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.
Мы решили управленческую задачу: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т.е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритезированный список задач.
Как настроить пользовательское представление. Правила автоформатирования
«Настроить пользовательское представление» означает – побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.
Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть дальше.
Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить ваши задачи именно так, как хотите вы. Т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате, и т.д. Поскольку для Outlook Вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.
Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте на этом примере разберемся, как настраивать удобное вам представление.
1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1).
2. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2).
Мы вошли в то место, где мы можем менять текущее представление панели задач. Перед собой вы видите такое меню:
Вот они, те самые 5 кнопок, которые нужно знать для эффективного управления Outlook. Кнопок здесь больше, но нам потребуются не все. Сейчас мы освоим одну кнопку, автоформат, с остальными разберемся позже. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.
3. Выберите в меню пункт «Автоформат» (стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Перед собой вы видите список правил, которые говорят Outlook-у, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным», и т.п. К этим стандартным правилам мы можем добавлять свои, пользовательские.
Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (стрелка 2). В списке правил появится новое правило (стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила на место слов «Без имени»).
5. Каждое правило состоит из двух компонентов: Условие и Шрифт (стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным, и т.п.) Чтобы определить наше правило «Приоритет», нам нужно в параметре «Шрифт» задать тот цвет, в который вы хотите видеть раскрашенными приоритетные задачи; в качестве «Условия» задать проверку задачи на то, что у нее параметр «важность» равен «высокая».
Выбор шрифта, которым будут раскрашены ваши задачи.
7. Закройте окно выбора шрифта, нажав «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook-у, какие именно задачи вы хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на рис.:
Выбор условия для отбора раскрашиваемых задач
8. В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню пункт «Все поля задачи», в нем подпункт «Важность». Выглядит это так:
Выбор параметра задачи, который подскажет Outlook-у ее раскрасить.
Установка значения параметра, при котором Outlook будет раскрашивать задачу
Теперь откройте одну из ваших задач в Панели задач, и установите параметр «Важность – высокая» (стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (стрелка 2).
Установка параметра важности в задаче
Если все в шагах 1-8 сделано правильно, выделенная вами как «Важная» задача в списке задач выделится вашим красивым шрифтом:
Список задач с запущенным правилом автоформатирования «важное – отображать крупным полужирным курсивом»
Чтобы отработать навык настройки представлений, вы можете сделать следующие упражнения:
Упражнение 1:настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.
Упражнение 2: настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели – выделять синим цветом».
Обычно считают, что управление временем — это планирование, причем планирование жесткое. Например: "В 8 утра — подвиг, в 9 — разгонка туч". И справедливо возмущаются: "Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?"
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи, как правило, имеют более "гибкий" характер — время их исполнения мы назначаем, как говорится, "по ситуации". Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
• Встреча, создаваемая в разделе "Календарь", имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, — "Пятница, 15:00".
• Задача, создаваемая в разделе "Задачи", имеющая лишь срок исполнения, т. е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор "жесткой", связанной с линейным временем, хроносом, части вашего плана дня или недели. Задачи — обзор всех "гибких", привязанных к кайросу, дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи — перейти в раздел "Задачи", нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это "Панель задач" в "Календаре". Выглядит она так:
Благодаря этой панели можно видеть одновременно и расписание встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в "Календаре" слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 — она указывает на небольшое поле с серой надписью "Щелчок добавит элемент "Задача"". Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение "Календаря" с панелью задач:
1. Зайдите в раздел "Календарь".
2. В меню "Вид" выберите пункт "Рабочая неделя". "Календарь" приобретет такой вид, как на рисунке справа — по горизонтали дни, по вертикали часы.
3. В этом же меню выберите пункт "Список задач". Справа от "Календаря" появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в "Календаре" не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню "Вид" вместо "Рабочая неделя" выберите пункт "День".
Если вы хотите изменить цвет "Календаря", точность временной сетки, количество дней в "Рабочей неделе" — все это можно сделать в меню "Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря".
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Приложения: управление временем на Microsoft Outlook
Приложения: управление временем на Microsoft Outlook Если вы хотите разумно использовать самый невосполнимый капитал — время, вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующей
Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook
Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook Как в наше время, когда все так быстро меняется, можно все успевать динамичному, современному, контролирующему множество проектов менеджеру? Количество дел и поручений непрерывно возрастает. Удержать все это в голове
Обзор ТМ-системы на Outlook
Обзор ТМ-системы на Outlook 1. Учет и анализ расходов времени[125]Время — самый ценный и невосполнимый ресурс. Хронометраж в Outlook с анализом в Excel позволит точно знать, на что расходуется время, и найти до 2-х часов дополнительного времени в день.Учет расходов времени ведется с
Никто не может обладать монополией на творческую инициативу, даже Microsoft
Никто не может обладать монополией на творческую инициативу, даже Microsoft Нам нужны «целые» индивидуумы — головы, сердца, тела и души. Сегодня положение вещей таково, что многие организации не берегут знания, они бросаются ими. Но это отношение может быть изменено и должно
«Организатор задач Outlook»
«Организатор задач Outlook» Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить
«Организатор задач Outlook»
«Организатор задач Outlook» Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить
Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook
Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook – Как эффективно «компьютеризировать» управление временем?– Как наладить удобную электронную систему планирования?– Как организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?«Организация Времени», компания № 1 на рынке
Календарь используется для планирования различных событий.
Встречи. Данное мероприятие происходит в определенное время определенного дня.
Собрания. На собрании вы обычно встречаетесь с группой людей. Как и встреча, собрание происходит в определенное время определенного дня.
Событие. Важное событие, например день рождения или праздник, которое происходит в определенный день, но не в определенное время.
Любое из этих мероприятий может быть единовременным или периодически повторяющимся. В последнем случае мероприятие может происходить ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.
Эти мероприятия создаются как элементы календаря, сохраняются в папке «Календарь» и отображаются на одноименной информационной панели.
Для того чтобы создать встречу, выполните ряд действий.
Отройте папку MS Outlook 2007 «Календарь».
Выберите мышью дату, когда у вас намечена встреча. Правой кнопкой вызовите меню – нажмите пункт Новая встреча.
Откроется форма встречи. Укажите все необходимые поля: начало, окончание, день и время, заметки, информацию в виде текста или вложенного файла. Укажите, к какой категории относится данная встреча, контактных лиц. Если нужно – поставьте галочку в поле Оповещение и укажите время до начала встречи, за которое MS Outlook 2007 следует вам о ней напомнить.
После ввода необходимой информации сохраните данные о встрече, нажав «горячие» клавиши Alt+S, либо щелкните на панели Сохранить и закрыть. Сведения о встрече подготовлены.
Другой способ создать встречу:
отройте папку MS Outlook 2007 «Календарь»;
нажмите комбинацию Ctrl+N – запустится форма создания встречи;
далее, как в предыдущем алгоритме, выполните пункты 4–5. Встреча подготовлена.
ПРИМЕЧАНИЕ
Однако есть «горячие» клавиши Ctrl+Shift+А, позволяющие запускать форму новой встречи вне зависимости от того, какая папка MS Outlook 2007 открыта в данный момент.
ПРИМЕЧАНИЕ
MS Outlook 2007 любезно сообщит вам, когда возникнут проблемы с созданными вами встречами либо любыми другими мероприятиями. Кроме того, программа предупредит вас, если вы попытаетесь создать встречу, которая должна была состояться в прошлом. Вас всегда поставят в известность, если вы попытаетесь назначить встречу на время, которое уже отведено для другого мероприятия.
Заполнение формы Встреча
После того как откроется форма Встреча, курсор будет находиться в поле Тема. Введите несколько слов для описания встречи. Постарайтесь в начале фразы, описывающей встречу, разместить ключевое слово. Благодаря ему вы легко сможете найти необходимую встречу.
ПРИМЕЧАНИЕ
При просмотре уже назначенных встреч в календарной сетке MS Outlook 2007 показывает только часть поля Тема. Чтобы получить полный текст, подведите курсор к вкладке Встреча и задержите его на секунду. Сразу отобразится полный текст.
Когда вы введете тему встречи, нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в поле Место.
MS Outlook 2007 запоминает все введенные вами места расположения встреч. Если созданная вами встреча должна произойти в месте, в котором уже происходили встречи (офис, дома, автосервис), щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля Место для того, чтобы раскрыть выпадающий список с существующими местами встреч и выбрать одно из них. Также можно ввести короткое описание места.
После того как вы выберете или введете место проведения встречи, можно задать время ее начала и окончания.
Ввод даты
Для того чтобы определить время начала и окончания встречи, необходимо указать дату и время. Несмотря на то что большинство встреч происходит в определенное время, можно назначить встречу, которая будет начинаться в один день, а заканчиваться в другой.
Флажок Целый день устанавливать не надо. Если вы его установите, встреча превратится в событие.
Когда вы задаете дату начала встречи, MS Outlook 2007 автоматически использует ее в качестве даты окончания встречи. Вы можете руководствоваться информацией данного раздела для указания другой даты окончания встречи.
Вы можете изменить дату на любую другую. При этом вы должны использовать тот формат даты, который соответствует региональным установкам вашего компьютера. Например, для настроек Россия это выглядит так: 07.11.2006.
Однако удобнее вводить дату, выбирая ее визуально из календаря. Для этого щелкните по кнопке, расположенной в правой части поля Начало, чтобы отобразить на экране календарь, в котором показан текущий месяц.
Если хотите создать встречу, которая должна произойти в текущем месяце, щелкните по нужному дню. Для того чтобы создать встречу, которая должна произойти в следующем месяце, щелкните по следующему месяцу. После этого щелкните по дню предполагаемой встречи. На экране появится форма Встреча; в поле Начало будет содержаться выбранная вами дата.
Настройка оповещений
По умолчанию MS Outlook 2007 не напоминает о встречах. Если вы хотите, чтобы программа делала это, установите флажок Оповещение в форме Встреча. После того как вы это сделаете, MS Outlook 2007 напомнит вам о встрече за 15 минут до ее начала. Это время можно изменить. Для этого воспользуйтесь диалоговым окном Параметры (пункты меню Сервис ? Параметры, закладка Настройка, галочка перед пунктом Напоминание). Здесь можно указать, за какое время напоминать о встречах, и по умолчанию задать опцию Напоминать или нет.
Создание повторяющихся встреч
Повторяющиеся встречи и события происходят регулярно. Пример повторяющейся встречи – еженедельная планерка с сотрудниками. Пример повторяющегося события – день рождения.
Самым простым способом создания в MS Outlook 2007 повторяющихся встреч или событий является создание разового события и последующего превращения его в повторяющиеся. Ниже рассмотрен вариант превращения разовой встречи в повторяющуюся.
Создайте разовую встречу одним из способов, описанных в предыдущих пунктах.
В форме Встреча нажмите кнопку на панели инструментов Параметры ? Повторение.
Появится форма Повторение встречи. Первое – введите диапазон регулярной встречи: начало, конец, длительность. После этого выберите частоту повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно. Для этого поставьте мышь на любом их этих слов в форме и нажмите левую кнопку.
При выборе различной частоты повторений будут меняться условия встречи. К примеру, на рисунке выше представлено меню – как оно будет выглядеть, если выбрать пункт еженедельно. А ниже – ежемесячно.
Манипулируйте предлагаемыми условиями, чтобы получить желаемый вами результат.
ПРИМЕЧАНИЕ
При определении условий ежемесячно, если вы введете число 29, 30 или 31, MS Outlook 2007 создаст встречу, назначив ее на последний день месяца для тех месяцев, в которых нет соответствующей даты.
Печать встреч и событий
Для того чтобы напечатать календарь в календарном формате, выполните следующие шаги.
Запустите календарь в представление Месяц.
Нажмите сочетание клавиш Ctrl+P, чтобы вызвать меню печати. В блоке Стиль печати уже будет выделен стиль ежемесячно. Выберите нужный вам масштаб из предлагаемых: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, три колонки, подробный календарь. Опять же, чтобы получить наилучший результат, не экономьте и распечатайте свой календарь во всех предлагаемых вариантах. После чего уже на бумаге оцените, какой для вас наиболее подходящий.
Просмотр оповещений
Каждый из элементов в списке оповещений представляет собой отдельную строку, разделенную на три столбца:
первый столбец содержит символ, описывающий тип напоминания, которое может быть элементом календаря или задачи;
второй столбец содержит тему элемента;
третий столбец указывает, когда элемент должен появиться.
Можно выбрать любое оповещение в списке и просмотреть информацию о нем. Также можно выделить одно из оповещений и щелкнуть по кнопке Открыть, чтобы увидеть данный элемент в форме. Кроме того, можно щелкнуть по кнопке Прекратить, для того чтобы полностью удалить элемент из списка оповещений.
Если вы хотите временно отложить напоминание, то выберите диапазон времени и щелкните по кнопке Отложить.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Вы и ваш планировщик
Вы и ваш планировщик Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вам нужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настроить его в соответствии со своими потребностями. Прочитайте инструкцию по использованию и затем творчески используйте его возможности.
Раздел II Реализация тайм-менеджмента в Outlook 2007
Раздел II Реализация тайм-менеджмента в Outlook 2007 Кому адресован этот раздел? Данный раздел – введение в специальность. Он предназначен для деловых людей, никогда ранее не пользовавшихся программой MS Outlook. Их цель – начать использовать MS Outlook в качестве персонального
Глава 1 Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы
Глава 1 Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы Цель настроек MS Outlook 2007: увеличить скорость работы за счет корректировки опций «по умолчанию», позволяющих уменьшить количество действий и увеличить скорость работы с получением почты.Настройка
Тайм-менеджмент на базе MS Outlook
Тайм-менеджмент на базе MS Outlook • Как эффективно "компьютеризировать" управление временем?• Наладить удобную электронную систему планирования?• Организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?Вам приходилось терять бумажный ежедневник? А разбираться в
Обзор ТМ-системы на Outlook
Обзор ТМ-системы на Outlook 1. Учет и анализ расходов времени[125]Время — самый ценный и невосполнимый ресурс. Хронометраж в Outlook с анализом в Excel позволит точно знать, на что расходуется время, и найти до 2-х часов дополнительного времени в день.Учет расходов времени ведется с
Поиск дел, связанных с человеком (только для Outlook 2007)
Поиск дел, связанных с человеком (только для Outlook 2007) Часто нам бывает нужно в момент встречи или телефонного разговора с человеком найти какие-либо задачи и мысли, к нему относящиеся. Или вспомнить историю взаимоотношений: когда встречались? что обсуждали? о чем
Приложение 2 Моя личная ТМ-система на Outlook
Приложение 2 Моя личная ТМ-система на Outlook Как «сапожник с сапогами» поделюсь с вами, уважаемый читатель, личным опытом планирования времени на Outlook и некоторыми полезными приемами, которые я использую. В последние несколько лет Outlook для меня – основной рабочий инструмент.
«Организатор задач Outlook»
«Организатор задач Outlook» Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить
Приложение 4 Новые возможности Outlook 2010
Приложение 4 Новые возможности Outlook 2010 В этом приложении я прокомментирую новые возможности Outlook 2010, отличающие его от версий 2003 и 2007. Как обычно, акцентирую внимание на практической пользе для планирования времени, а не на технических «фишках».В новой версии есть два
Продолжение триумфа 2007 год
Продолжение триумфа 2007 год 2007 год начался так же ярко, как закончился 2006-й. Все начатое успешно воплощалось в жизнь. Первый квартал закончился стопроцентным выполнением плана, показывая рост в 25 % по отношению к прошлому году. Это был явный признак того, что и 2007 год
Приложение 2 Моя личная ТМ-система на Outlook
Приложение 2 Моя личная ТМ-система на Outlook Как «сапожник с сапогами» поделюсь с вами, уважаемый читатель, личным опытом планирования времени на Outlook и некоторыми полезными приемами, которые я использую. В последние несколько лет Outlook для меня – основной рабочий
«Организатор задач Outlook»
«Организатор задач Outlook» Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить
Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете превратить встречу в собрание, добавив участников.
Создание встречи
В папке Календарь нажмите кнопку Новая встреча или нажмите CTRL+N. В любой другой папке нажмите CTRL+SHIFT+A.
Введите тему, место, время начала и время окончания.
Выберите Сохранить & Закрыть, чтобы сохранить встречу.
Примечание.По умолчанию Outlook начинает и завершает встречи в течение часа или получаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.
Outlook для Windows и Outlook для iOS — улучшение совместной работы
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем используйте ползунок, чтобы включить time To Leave.
Выберите Новая встреча. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и нажать кнопку Новая встреча, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетания клавиш CTRL+SHIFT+A.
В поле Тема введите описание.
В поле Место укажите место проведения.
Введите время начала и время окончания.
Совет: Вместо дат можно ввести определенные слова и фразы в поля Время начала и Время окончания. Например, можно ввести "Сегодня", "Завтра", "Новый год", "Две недели с завтрашнего", "За три дня до Нового года" и большинство названий праздников.
Чтобы показать другим людям свою доступность в это время, в группе Параметры выберите в поле Показать как и выберите Свободен ,Работа в другом месте ,Под вопросом ,Занят или Нет на месте в меню.
Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.
По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала встречи. Чтобы изменить время напоминания, в группе Параметры выберите стрелку в поле Напоминание, а затем выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите Нет.
Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.
Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.
Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:
• продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.;
• пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;
• контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя;
• документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.
В отделе продаж одной ИT-компании было настроено примерно следующее представление (рис. 8.34).
Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам. Каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.
С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные, так и еженедельные задачи (рис. 8.35).
Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут применяться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией «по горизонтали». Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка (рис. 8.36).
Применение такого рода форм для управления делегированными задачами помогает руководителю ничего не упустить как при постановке задачи, так и при контроле за ее выполнением.
Outlook (в переводе с англ. – наблюдение, обзор, бдительность) – идеальный инструмент, позволяющий создать полный обзор всех составляющих нашей жизни – работы, учебы и т. д. С помощью определенных настроек можно восстановить полную картину своих дел и задач, реализовать многие красивые решения, касающиеся планирования, расстановки приоритетов и создания системы контроля за выполнением поручений, что невозможно сделать в бумажном ежедневнике.
Использование «сущностей» «Встречи» и «Задачи» дает возможность наладить эффективную систему контекстного планирования в Outlook. Возможности программы позволяют автоматизировать и сделать более удобным процесс расстановки приоритетов. С помощью настройки пользовательских представлений мы можем отображать свои дела, встречи и задачи в наиболее удобном для нас виде.
Настроенная под задачи тайм-менеджмента, программа служит стандартом при организации командной работы. Использование Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность работы, снижает потери времени в компании и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить ее положение, так как время представляет собой один из важных факторов, влияющих на конкурентоспособность. В современных условиях выигрыш во времени часто становится главным фактором развития компании и ее движения вперед.
1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?
2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?
3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?
4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?
5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?
6. Что такое пользовательские представления?
7. Что такое категории в Outlook?
8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?
9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.
10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.
Задание 1. Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».
Задание 2. Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.
Задание 3. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.
Задание 4. Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».
Встреча (в MS Outlook) – создается в разделе «Календарь», имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.
Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).
Группировка (в MS Outlook) – возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.
Депроблематизация – процесс перевода проблемной ситуации в заданную.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Задача (в MS Outlook) – создается в разделе «Задачи», имеет привязку к «Сроку исполнения», т. е. к дате, до которой ее необходимо выполнить.
Заданная ситуация – положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.
«Кайрос» – 1) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.
Кароси – смерть от переутомления на рабочем месте.
Категория (в MS Outlook) – смысловая группа, к которой может быть отнесена любая из задач. Позволяет собрать и сгруппировать близкие по смыслу задачи.
Ключевые области – 7±2 основных направлений вашей деятельности. Главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.
Контекст – совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.
Контекстное планирование – планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи.
Корпоративный тайм-менеджмент – совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.
Круг влияния – явления, процессы, которые мы можем контролировать.
Круг забот – процессы, явления, оказывающие на нас эмоциональное или интеллектуальное влияние; то, что нас волнует, заботит.
«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.
Матрица Эйзенхауэра – самый простой способ расставить приоритеты, оценив все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность».
Мемуарник – простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей.
Метод многокритериальной оценки – расстановка приоритетов с использованием системы критериев для принятия решения в ситуации выбора при наличии большого количества вариантов.
Метод структурирования внимания (МСВ) – оптимальный способ упорядочить огромное количество напоминаний и задач и их перемещение. Разработан и предложен Г. А. Архангельским как основа эффективной системы планирования. Метод учитывает особенности структуры внимания человека.
Миссия – то, что мы «отдаем», приносим в этот мир. Наша уникальность.
Навязанные цели – внушенные цели, навязанные рекламой, окружением, социальными стереотипами и т. д.
Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и др.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Отбор (в MS Outlook) – указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.
Читайте также: