Управление бизнес процессами в excel
Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel
Владимир Пикуза
Под рабочим местом специалиста, в большинстве случаев, принято понимать рабочий стол, на котором в определенном порядке (или беспорядке) находится множество физических предметов (бумага, карандаши, документы и пр.) необходимых для выполнения работы.
На этом рабочем месте часто установлен и компьютер, как один из физических предметов, являющийся необходимым атрибутом современной жизни. В отличие от других предметов, компьютер может обладать встроенным интеллектом. Необходимым условием для этого является либо желание самого специалиста, либо требование работодателя, которое часто не удовлетворяется. Под интеллектом можно понимать максимальную помощь, заложенных в компьютер всевозможных прикладных программ, помогающую пользователю либо в принятии решений, либо в оптимизации использования рабочего времени. (Например, органайзер с базами данных или мини программа, указывающая, на возможно прогнозируемый уровень какого-либо налога или издержек при проведении финансовой операции)
Часто бывает, что специалист использует в своей работе только один-два программных продукта. Например, только бухгалтерскую программу. Изредка возможно дополнительное применение других - текстового редактора или электронных таблиц. Или только двух последних. В большинстве случаев это не дает экономии рабочего времени, потому что отсутствует гармоническое использование всех возможностей, которые позволяют современные информационные технологии.
Например, предприятие занимается предоставлением стандартных услуг, и каждый день подписывает с клиентами множество стандартных договоров, в которых меняются только некоторые данные - реквизиты, сумма договора и т.д. Заполнение элементов договора реквизитами часто осуществляется вручную, несмотря на то, что тут же на столе находится компьютер и принтер, или же договор редактируют непосредственно в текстовом редакторе с последующим выводом на принтер, что может повлечь за собой ошибки. И, кроме того, как правило, в компьютере отсутствует база данных заключенных договоров или данные в нее вносятся затем с клавиатуры, или же ручкой в журнал регистрации. Как видно двойная потеря времени и т.д.
Но это только элементы делопроизводства. А принятие решений на уровне реализации каких-либо проектов. Как происходит этот процесс? Как правило, тоже в режиме ручного расчета, при помощи карандаша и листа бумаги. Иногда возможно использование калькулятора. И это верно с позиции элементарных расчетов, но если в них присутствует более двух переменных, то возможность ввода ошибки гарантирована. И практика доказывает, что это действительно так.
Это, прежде всего, человек, который обладает активным багажом специфических знаний, а также возможностью и умением их практического применения. Багаж - это хорошо. Но с оптимальным применением этих знаний получается не всегда и не у всех. Каждое предприятие стремится к тому, чтобы этот специалист был профессионалом. А профессионализм - это совокупность приобретенных знаний и жизненного опыта, применяемых с целью достижения определенной цели или решения практических задач с возможно минимальными издержками, как во времени, так и в физическом (или финансовом) измерении.
Не зависимо от того, находится ли этот человек в пределах своего кабинета или за его пределами, ему приходится принимать решения и действия, последствия которых он физически узнает лишь по истечении какого-то времени. Возможность принимать взвешенно эти решения или производить какие-то действия во многом зависят от того как этот специалист подходит к решению этих задач.
Минимизация временных издержек по практическому применению имеющихся знаний - вот та задача, к которой мы будем стремиться с чтением каждой страницы этой книги.
Специалист и его рабочее пространство
Абстрагируемся. Исходим из того, что "наш" специалист многолик и его профессиональная деятельность связана с принятием решений, имеющих отношение к финансовым расчетам, формированием и созданием различных документов и расчетов, и не только. Это может быть бухгалтер, экономист, финансист, маркетолог, юрист, руководитель. Кроме того, этот специалист имеет в своем распоряжении компьютер, которым он должен уметь пользоваться. Поэтому проведем следующее условное деление его рабочего места на две составляющие:
Если с физическим рабочим местом более или менее ясно, то с электронным, как правило, возникает неясность. Что это за место, как его ощутить? Ведь физическое - это то что можно ощутить физически, электронное же - призрачно.
Электронное место можно охарактеризовать как совокупность компьютерной техники и программного обеспечения, позволяющего производить какие-либо действия с целью получения наиболее достоверного результата за короткий промежуток времени.
Как правило, на столе находятся монитор, клавиатура и мышь. Монитор предназначен для визуального отображения информации, с которой производятся какие-либо манипуляции с помощью мыши и клавиатуры, а также результатов, полученных от этих манипуляций.
Электронное рабочее место
В данном случае его условно можно разделить на три категории:
электронное рабочее место, которое, как правило, предоставляет предприятие посредством внедрения какого-либо корпоративного программного продукта (системы)
электронное место, которое генерирует каждый индивидуум, в зависимости от его квалификации и потребностей.
В данном случае предполагаем что предприятие имеет корпоративную информационную систему управления предприятием, и тогда место может быть:
либо только рабочей станцией для просмотра и ввода только каких-либо данных. В таком случае на этой станции не установлено ничего лишнего из программного обеспечения и этот специалист выполняет только ту работу, которая предусмотрена его должностной инструкцией.
во втором случае специалист может войти в корпоративную систему для поиска нужной информации или ввода данных, но его компьютер полноценный и специалист волен инсталлировать дополнительно то программное обеспечение, которое ему необходимо для работы.
В первом случае это может быть рабочая станция кассира по продаже авиабилетов, во втором случае рабочее место, например, аналитика или финансового директора.
Рис.2.1. Электронное рабочее место специалиста
Второй элемент электронного места - это офисные продукты. И третий элемент - это те дополнительные программы присутствующие на рынке, которые использует каждый специалист в зависимости от рода своей деятельности. Это могут быть, например, базы данных, содержащих справочные данные.
В эту же категорию можно отнести специальные офисные приложения, созданные как самим специалистом. Это всевозможные программки увеличивающие производительность труда специалиста, для решения каких-то стандартных и специфических задач, способствующих правильному принятию решений. Эти приложения и программки являются именно тем увеличивающимся во времени багажом, без которого специалист просто будет не в состоянии выполнять работу.
Гармоничное сочетание всех этих приложений направлений предоставляет возможность для продуктивной обработки информации и получения достоверного результата за короткий промежуток времени. Это могут быть расчеты или же подготовка каких-либо документов.
Но для этого специалист должен увидеть проблему и найти пути ее решения.
Главное увидеть проблему
Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить - насколько возможна автоматизации этих процессов.
Рис. 2.2. Определение "проблемы" и путь ее устранения
Известно что делопроизводство занимает довольно много рабочего времени, несмотря на ее однообразие. В качестве примера рассмотрим рабочее место и работу специалиста отдела кадров относительно большой организации, который оформляет командировочные удостоверения нескольким десяткам человек в день.
Рабочее место этого специалиста соответствует описанному выше - рабочий стол, заваленный различными бумагами и компьютер, к которому обращаются относительно редко. Даже если бы его не было, то это практически никак бы не повлияло на работу этого специалиста.
После поступления приказа на командировки (рис. 2.3.), работа сводилась к заполнению от руки командировочные удостоверения, в которое вносилось:
Понятие бизнес-аналитики достаточно обширно и нередко трактуется по-разному.
С научной точки зрения бизнес-анализ — это процесс преобразования различных данных в управленческую информацию, позволяющую повысить конкурентоспособность компании на рынке и увеличить ее эффективность. Из этого определения понятно, что формирование качественной бизнес-аналитики требует не только консолидации данных из различных источников, но и высокой оперативности как поступления необходимой информации, так и ее обработки.
На рынке программных продуктов много хороших аналитических программ, которые позволяют анализировать деятельность компании. Но большинство из них получают информацию из учетных баз данных, что, конечно снижает оперативность проводимого анализа: пока первичный документ не будет отражен бухгалтерией в учетной программе, он не попадет в аналитическую обработку. Еще один недостаток аналитических программ — использование типового функционала, который невозможно изменить под потребности компании без привлечения программистов и дополнительных затрат на их работу.
Именно поэтому для экономического (т. е. постфактного) анализа работы компании широко применяются специализированные программы, а вот для целей бизнес-анализа на практике предпочитают пользоваться всем известным табличным редактором Excel. И для этого есть веские основания, которые мы и рассмотрим.
Основные функции табличного редактора Excel, позволяющие формировать данные для анализа результатов работы компании
Прежде всего отметим такой положительный момент в использовании Excel, как практически постоянное расширение его функционала для целей бизнес-анализа. С каждой новой версией разработчики добавляют новые функции, позволяющие консолидировать данные из различных источников и оперативно обрабатывать их.
Кроме того, пользователь может сам легко перенастроить существующие или разработать новые отчеты в Excel, не привлекая специалистов по программированию.
Сводные таблицы позволяют отбирать данные из нескольких таблиц, находящихся в разных файлах Excel, производить с ними вычисления и выводить полученные результаты в отдельную сводную таблицу. Далее с помощью полей настройки из данных одной сводной таблицы можно конструировать различные варианты отчетов для анализа.
Создать сводную таблицу может любой пользователь. Для этого в меню функций Вставка следует выбрать параметр Сводная таблица. Но для успешной работы со сводной таблицей как инструментом бизнес-анализа потребуются определенные навыки.
Работают со сводными таблицами из вкладки меню функции «Анализ» (рис. 1). На этой вкладке также настраиваются параметры сводной таблицы и источники данных (откуда берется информация).
На вкладке Конструктор пользователь может выбрать форматы и стили создаваемой сводной таблицы, а также макет отчета по ее данным.
Обратите внимание!
Преимуществом использования сводных таблиц в целях бизнес-анализа, кроме многовариантности компоновки включенных в них данных, является и возможность обновления данных сводной таблицы в случае изменения информации исходных таблиц.
Функция ВПР табличного редактора Excel помогает консолидировать данные для бизнес-анализа тем пользователям, которые недостаточно хорошо знают функционал сводных таблиц.
Это, пожалуй, одна из самых востребованных функций табличного редактора для пользователей, которые занимаются бизнес-анализом. Ее смысл в том, чтобы автоматически переносить данные из одной или нескольких разных таблиц в другую таблицу. Соответственно, когда в исходных таблицах меняются данные, то с помощью функции ВПР эти данные обновляются и в конечной таблице.
К сведению
По сравнению со сводной таблицей возможностей у функции ВПР гораздо меньше, зато, во-первых, с ней могут работать все пользователи Excel, а во-вторых, в случае необходимости перенастроить данные бизнес-отчетов, созданных на основе ВПР, получится гораздо быстрее и проще, чем если бы отчеты были созданы на основе сводных таблиц.
Для начала работы с функцией ВПР ставим курсор в выбранную ячейку конечной таблицы и с помощью мастера функций выбираем значение ВПР — откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать параметры исходной таблицы (рис. 2).
Для наглядности приведем еще пример локального применения функции ВПР при решении задачи построения оперативного бизнес-отчета из собственной практики.
Функция ЕСЛИ, предусмотренная функционалом Excel, также популярна у бизнес-аналитиков, но она применяется чаще всего не при анализе информации, а при построении различного рода прогнозов и сценариев результатов деятельности компании. Суть функции в том, что в заданной ячейке выводится один результат при выполнении определенного условия и другой — при невыполнении этого условия.
А. А. Гребенников,
финансовый директор ООО «Ипатовский пивзавод»
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 10, 2019.
Шаблоны управления проектами являются неотъемлемой частью тиражирования успешных проектов. С помощью бесплатных шаблонов Microsoft Excel вы можете превратить ваши простые электронные таблицы в мощные инструменты управления проектами.
В этой статье вы найдете некоторые из самых полезных и бесплатных шаблонов управления проектами Microsoft Excel и отслеживания проектов, которые вы хотите использовать для своего следующего проекта.
В этой статье:
Шаблоны управления проектами Microsoft Excel
Давайте посмотрим на лучшие шаблоны управления проектами Microsoft Excel.
Примечание. Здесь мы рассмотрим как собственные, так и сторонние шаблоны. Чтобы найти предустановленные шаблоны таблиц Excel, откройте Excel и найдите соответствующее ключевое слово на экране « Новый документ». Если вы уже в Excel, перейдите в « Файл»> «Новый», чтобы вызвать поиск по шаблону. Обратитесь к разделу « Управление шаблонами Microsoft Excel » ниже для получения более подробной информации.
Шаблоны временной шкалы проекта Excel
Excel поставляется с несколькими временными шкалами и шаблонами диаграмм Ганта, предоставленными Microsoft, но также включает в себя шаблоны из Vertex42, одного из самых популярных сторонних ресурсов для электронных таблиц.
1. Рабочий план Хронология
Шаблон временной шкалы рабочего плана подходит для базового проекта с несколькими этапами. Когда вы вводите свои данные в таблицу, дорожная карта будет обновляться автоматически.
Этот шаблон поставляется с Microsoft Excel 2016.
2. Диаграмма Ганта с отслеживанием даты
Диаграммы Ганта являются одним из основных в каждом наборе инструментов менеджера проекта. Они помогают вам визуализировать поток ваших задач и отслеживать прогресс.
С помощью этого шаблона вы можете создать полную диаграмму Ганта с минимальными усилиями. Просто введите каждое задание, вместе с описанием, кому оно назначено, процентное значение для обозначения прогресса, дату начала и количество дней до завершения.
Этот шаблон является Microsoft Excel по умолчанию.
3. Сроки и задачи проекта
Если вы хотите интегрировать вехи в базовую временную шкалу, этот шаблон, предоставленный Vertex42, идеален. Он сочетает в себе лучшие элементы диаграммы Ганта, то есть визуализацию потока задач, с вехами, зависшими над временной шкалой. Просто заполните соответствующие таблицы, чтобы заполнить визуальный.
Вы можете найти этот шаблон, выполнив поиск в Excel.
Шаблон плана проекта Excel
План проекта — это документ. которые могут требовать диаграмм Excel, но в остальном составлены в Microsoft Word. Однако для базовых проектов вам может потребоваться только документ Microsoft Excel.
4. Простая диаграмма Ганта
При поиске в хранилище шаблонов Excel шаблонов плана проекта вы в основном найдете различные варианты диаграмм Ганта, включая эту простую диаграмму Ганта из Vertex42. Что отличает его от диаграммы Ганта, приведенной выше, так это включение этапов проекта.
Этот шаблон включен в Microsoft Excel.
5. Шаблон планировщика событий
План проекта действительно не то, что вы обычно составляете в Excel. Но если ваш проект достаточно прост, например, планирование вечеринки, вам нужен твердый одностраничный шаблон, в котором перечислены основные задачи и вы можете определить график и бюджет. Этот шаблон из Office Templates Online — отличное начало.
Шаблон отслеживания проектов Excel
При поиске трекера вы увидите удивительное сочетание личных и деловых шаблонов таблиц Excel для отслеживания. Вы можете сузить область поиска, выбрав категории, связанные с задачей управления проектом, с которой вы работаете.
6. Отслеживание затрат по видам деятельности
Этот шаблон отслеживания может помочь вам получить представление о прямых, косвенных, а также общих и административных затратах на продукт.
7. Шаблон отслеживания проекта
Этот шаблон Vertex42 необходим, если вы работаете с несколькими различными клиентами, проектами и / или результатами. Он объединяет детали проекта, расходы, статусы задач и сроки выполнения.
Шаблоны бизнес планов
В Microsoft Office есть собственная категория для бизнес-планов. Воспользуйтесь предложенным бизнес-поиском и выберите категорию « Бизнес-планы » справа.
Вы найдете следующие шаблоны Microsoft Excel:
- Затраты на запуск
- Контрольный список бизнес-плана
- Контрольный список бизнес-плана с SWOT-анализом
Дополнительные шаблоны бизнес-планов шаблоны бизнес-планов , посмотрите нашу специальную статью.
Поиск онлайн-шаблонов
Не можете найти нужный шаблон управления проектом в Excel? Обратитесь к стороннему онлайн-ресурсу для более широкого выбора шаблонов таблиц Excel. Мы рекомендуем следующие сайты.
Vertex42
На этом сайте есть несколько отличных шаблонов управления проектами для Microsoft Office 2003 и выше. Сайт отмечает, что его шаблоны в основном связаны с планированием проекта. Для более сложных задач может потребоваться Microsoft Project или другое программное обеспечение для управления проектами.
На странице, посвященной управлению проектами , вы найдете список полезных материалов, включая, помимо прочего, следующее:
Каждая страница содержит краткое описание того, что делает шаблон, один или несколько шаблонов, а также дополнительные советы и рекомендации для соответствующего инструмента управления проектами. Это отличный ресурс для начинающих менеджеров проектов.
TidyForm
TidyForm имеет респектабельный выбор шаблонов управления проектами Microsoft Excel. Самые популярные категории перечислены на главной странице. Если вы не можете сразу найти то, что вам нужно, переключитесь в раздел « Бизнес » или попробуйте функцию поиска.
Когда вы прокрутите до конца раздела, вы увидите список популярных категорий и связанных категорий. Это может быть полезно при поиске нужного шаблона.
Мы рекомендуем следующие страницы:
Все еще ищете идеальный шаблон? Возможно, вам придется создавать пользовательские шаблоны Excel. чтобы получить именно то, что вы хотите.
Управление шаблонами Microsoft Excel
Сначала посмотрим, какие шаблоны вы уже установили в Microsoft Excel. Для этой демонстрации мы использовали Excel 2016, но процедура аналогична в Microsoft Office 2013 и Office 2019.
Значения по умолчанию
Когда вы запускаете Microsoft Excel, первое окно, которое вы видите, будет содержать поле поиска для онлайн-шаблонов. Когда вы начинаете с существующей книги, перейдите в Файл> Создать, чтобы перейти к тому же представлению.
Microsoft Excel поставляется с набором предустановленных шаблонов. Они перечислены под полем поиска. Вы можете закрепить избранные, нажав на соответствующий символ в правом нижнем углу списка.
Искать в Интернете больше шаблонов проектов
Самый быстрый способ найти нужный вам шаблон — это поиск. Как только вы начнете поиск, например, для термина « проект» , вы также увидите категории шаблонов, перечисленные рядом с шаблонами, которые соответствуют вашему поиску.
Сузить поиск
Отличная особенность заключается в том, что вы можете сузить область поиска, выбрав несколько категорий. Это поможет вам исключить шаблоны, которые могут соответствовать вашему ключевому слову, но не нужной категории. С другой стороны, вы можете обнаружить, что идеальный шаблон не доступен в Microsoft Excel.
Предварительный просмотр и создание шаблона
При нажатии на шаблон вы увидите предварительный просмотр с кратким описанием того, что предоставляет шаблон. Вы также можете закрепить шаблон из его предварительного просмотра; символ находится в правом верхнем углу.
Чтобы загрузить и использовать шаблон, нажмите кнопку « Создать» , чтобы открыть новую книгу Microsoft Excel с предварительно заполненным шаблоном.
Шаблон готов, установлен, иди
Пока вы заняты этим, просмотрите наш список полезных офисных шаблонов. и запаситесь шаблонами деловых писем. Шаблоны
Мы рассмотрели много советов по управлению проектами и уловок прошлого. Когда вы разберетесь с шаблонами, вы можете рассмотреть дополнительные инструменты и решения. Например, знаете ли вы, что Outlook отлично подходит для управления проектами ? Аналогично, вы можете использовать OneNote для управления проектами. И вы можете интегрировать OneNote с Outlook для управления проектами. ? Возможности безграничны.
Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.
Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.
Бюджетирование и управленческий учет
Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.
Основными задачами для достижения поставленной цели будут:
- планирование (на основе метода бюджетирования);
- определение затрат и контроль (в т.ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
- принятие решений.
На практике эти задачи реализуются следующим образом:
- формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
- контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
- ведение многосценарного планирования;
- осуществление план-фактного анализа.
Многие отечественные компании сегодня ведут «управленку» в таблицах Excel. Во многом это связано с тем, что программа является универсальным инструментом, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как этого требует иное программное обеспечение учета).
Плюсы ведения «управленки» в Excel:
- Доступность
- Excel имеет ряд специализированных финансовых функций
- Наглядность и относительная простота для небольших компаний
- Возможность развития системы с помощью макросов
- Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета
- Минимальные возможности интеграции с другими системами
- Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования
- Низкая отказоустойчивость
Управленческая отчетность в Excel
В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:
- Отчета по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
- Отчета по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
- Баланса (БЛ, BS, Balance sheet)
На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.
Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.
- Таблицы с разными отчетами должны быть разделены
Для облегчения поиска и анализа информации в различных отчетах необходимо разделять отчеты по разным листам. Не стоит умещать все данные на одном листе, так как в этом случае сильно затрудняется обновление данных и получение актуальных отчетов. - Использование категорий для суммирования значений
Для удобства работы с отчетом хорошим тоном является размещение на первой странице сводных показателей отчета и их расшифровкой на последующих. Для этого необходимо объединить исходные данные по дополнительной группировке (категории) Такой формат представления информации будет нагляднее и удобнее для пользователей. - Использование автозаполнения
Справочники единиц бизнеса, центров финансового учета, проектов, статей значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек или ограничивая выбор значения из списка. - Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
Встроенные аналитические функции, такие как дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие, увеличивают качество анализируемой информации в отчетах и позволяют выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать. - Листы корректировки
Если отчеты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных. - Проверочные ячейки
При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки. - Настройка защиты листов
Контрольные листы отчетных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчеты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.
В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.
Примеры управленческого учета в Excel
Таблицы управленческого учета в Excel обычно выглядят следующим образом:
Рис. 1 Таблица управленческого учета Excel
Рис. 2 Таблица управленческого учета Excel
Есть ли альтернативы Excel для управленческого учета
В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы.
При всех своих плюсах ведение «управленки» в Экселе имеет свои недочеты. Например, вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно (а если уж быть точнее, практически невозможно). Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.
Все эти проблемы теряют свою актуальность для клиентов 1C-WiseAdvice, которые к комплексному бухгалтерскому обслуживанию подключили наш уникальный сервис управления финансами – «Управленка» .
Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний.
Никита Свидло — Operation Support Team lead в Shell Retail Ukraine. 10 лет работает в аналитике продаж и финансов. Был финансовым аналитиком в Coca-Cola Hellenic Ukraine: вёл управленческий учёт, составлял отчеты о прибыли и убытках и анализищеровал отклонения в выручке.
Никита рассказал нам, в чем преимущества Excel, какие его возможности часто остаются без внимания и как с помощью программы визуализировать большие массивы информации.
Зачем нужен Excel
Бизнес без Excel невозможен. У нас — точно. Пока существуют стандарты бухгалтерского учета, другие программы для работы с большими данными не подходят. У нас куча нюансов в бухгалтерии и налоговом учете, которые не дают работать с программным обеспечением европейских стран, таким как Oracle и SAP.
Нет онлайн-документирования на предприятиях, нельзя сделать онлайн-заявление на отпуск — везде нужна бумажка. Пока так будет, европейские программы не заменят Excel.
Например, в Coca-Cola мы целый год внедряли в работу аналогичное программное обеспечение для автоматизации работы с данными — SAP. Но всё равно там были кнопки Export to Excel и Upload from Excel. Никакая другая программа не позволяет проводить анализ данных на лету и в сжатые сроки без дополнительных настроек и затрат. Конкурентов у Excel на сегодняшний день нет.
Три главных преимущества Excel:
- дешевый, практически бесплатный
- доступный — это автоматическая программа на компьютерах с Windows
- сравнительно простой в изучении — ему обучают в школах и университетах
Любой человек, которых хочет автоматизировать и упростить свою работу, избавиться от рутины и сэкономить время, сможет научиться работать в этой программе за пару месяцев.
Самое важное в Excel — обработка данных. Без этого я не представляю свою работу с большим массивом информации.
Читайте также: