Способ сохранения и создания нового документа word 2007
После запуска программы Office необходимо открыть файл с созданным ранее документом или, если он не существует, создать новый.
Для создания документов Office можно использовать разные способы. Самый простой способ - создание нового документа в открытом приложении.
Создание документа
- Откройте нужное приложение Word.
- Щелкните по кнопке Создать (New) - на Стандартной панели инструментов или выберите из меню Файл команду Создать (File, New).
Будет создан пустой документ, в который можно ввести нужный текст или данные таблицы.
Вновь созданному документу по умолчанию присваивается имя "Документ". Для создания уникального имени документа его нужно сохранить.
Если документ сохраняется впервые или надо вновь сохранить ранее созданный документ под другим именем, необходимо выполнить команду Сохранить как.
Сохранение документа
- Выберите команду Сохранить как из меню Файл (File, Save as) (рис. 10).
- Выберите Папку (Folder), в которой нужно сохранить документ.
- Введите имя документа в поле Имя файла (File Name).
С помощью команды Сохранить (Save) из меню Файл (File) можно сохранить текущий документ с тем же именем.
Если сохранять документ не нужно, следует нажать клавишу Отмена.
Поле Имя файла служит для ввода названия документа. Поле Тип файла позволяет осуществить выбор формата сохраняемого файла (по умолчанию предлагается формат открытого приложения).
В левой части окна Сохранение документа предлагаются папки для сохранения документа.
Рис. 10. Сохранение документа
В верхней части окна расположено пиктографическое меню переключения папок, режимов просмотра и сервисных функций:
Переход на один уровень вверх (в папку, в которой находится данная папка).
Переход на один уровень вверх или вниз (в зависимости от положения открытой папки).
Создание новой папки.
Найти в Web.
Изменение режимов просмотра и упорядочение списка в окне:
- Список (представление файлов в виде списка);
- Таблица (представление файлов с указанием размера, типа и даты изменения);
- Свойства (названия документа, автора, используемого шаблона и т. д.);
- Просмотр документа.
Команды и режимы для выполнения сервисных функций доступны при выборе списка при нажатии кнопки Сервис (рис. 11).
Рис. 11. Команды меню Сервис
Выбор команды Параметры открывает диалоговое окно Сохранение и позволяет задать параметры для сохранения файла (рис. 12).
Рис. 12. Параметры сохранения файла
Для безопасности работы с файлом рекомендуется задавать параметры автосохранения. При сбое компьютера обеспечивается возможность восстановления результата изменений документа, внесенных до автосохранения,
Диалоговое окно Открытие документа (рис. 13) позволяет открывать документы, располагающиеся в различных папках. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком или гибком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ.
Рис. 13. Открытие файла
Открытие документов Office
- В меню Файл выберите команду Открыть (File, Open) (открыть файл можно нажатием кнопки Открыть или двойным щелчком левой клавиши мыши на его имени).
- В качестве требуемого типа файла установите, например, Документы Word.
- Укажите нужную папку в окне списка Папка (Folder).
- Выберите файл, с которым хотите работать.
Для каждого приложения в нижней части меню Файл сохраняется список файлов, которые использовались последними. Любой из этих файлов можно открыть, выбрав его из списка.
Можно открыть любой документ, не открывая приложения, из папки Мой компьютер или в окне Проводник Windows. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на его имени.
Кроме того, последние документы, которые были открыты на компьютере, можно открыть, выбрав нужный документ в списке Документы меню Пуск.
Если файл находится на сетевом диске, вместо значка Мой компьютер следует воспользоваться значком Сетевое окружение.
При работе с программой Word 2007 (впрочем, как и со многими другими) сохранение документа является одной из важнейших процедур. Ведь неправильно или небрежно сохраненные документы теряются и выпадают из поля зрения пользователя, легко исчезают в массе существующих на компьютере файлов.
Время, потерянное на поиск такого документа, несопоставимо с теми мгновениями, потраченными на правильное его сохранение.
Как правильно сохранить документ Word 2007?
Чтобы сохранить документ, воспользуйтесь одним из способов, представленных ниже:
1 способ:
В окне открытого документа нажимаем клавишу F12 или же используем сочетание клавиш Shift+F12. Это хорошо подходит при самом первом сохранении документа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа… По умолчанию предлагается папка «Мои документы». Вы можете выбрать любую другую папку для сохранения (см. Рис. 1)
Рисунок 1. Сохранение документов в Word 2007
Совет 1: чтобы изменить папку по умолчанию для сохранения файлов выполните последовательность команд: Кнопка «Office» -> Параметры Word -> Сохранение -> Расположение файлов по умолчанию. Выберите нужную Вам папку.
2 способ:
В окне открытого документа на панели быстрого доступа щелкаем по кнопке «Сохранить» (если она туда предварительно помещена) (см. Рис. 2)
Рисунок 2. Сохранение документов на панели быстрого доступа
3 способ:
1. В верхнем левом углу окна открытого документа щелкаем по кнопке «Office».
2. В меню типичных команд выбираем кнопку «Сохранить».
Какой бы способ ни был бы вами выбран, откроется окно «Сохранение документа», в котором необходимо:
1. В графе «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нужное название сохраняемого документа – окошко этой графы автоматически выделено, и текст имени будет вводиться именно здесь (см. Рис. 1 строку Имя файла).
Примечание. Обычно программа Word 2007 сама предлагает в качестве названия первую строку документа или же, если страница еще пуста, условное имя «Doc N» (где N – порядковый номер документа с момента очередного запуска программы) (см. Рис. 1 строки Имя файла и Тип файла).
Совет 2: осмысленно присваивайте имя своему документу. Ведь именно по данному имени впоследствии будет отыскиваться документ для его открытия. Имя документа может быть размером до 255 символов и не должно содержать символов: < >* ? ” / ; : |
2. После создания имени необходимо выбрать место размещения документа на компьютере. При первом сохранении Word 2007 автоматически предлагает поместить файл в папку «Мои документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения (читайте Совет 1).
3. Если эти адреса сохранения для данного документа вас не устраивают, в строке «Папка» нужно включить структурное дерево и в списке дисков выбрать нужный для сохранения.
Примечание. Можно также воспользоваться левой панелью окна «Сохранение документа» и выбрать для сохранения «Рабочий стол», «Мои документы» или «Мой компьютер».
4. После выбора диска в его окне открыть папку, где будет размещаться документ. Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкнуть по кнопке «Создать папку» на панели окна сохранения.
5. В окошке «Создание папки» набрать нужное название папки и щелкнуть по кнопке «ОК».
6. В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word 2007, рекомендуется сохранить данное значение формата файла. Обо всех способах выбора данного формата рассказано в следующей инструкции.
7. После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Примечание. В дальнейшем при использовании сочетания клавиш Shift+F12 или же кнопки «Сохранить» на панели быстрого доступа все по следующие внесенные в данный документ изменения будут автоматически сохраняться по указанному вами в первый раз адресу сохранения.
Необходимо сохранять документ как можно чаще – через каждые 5–10 строк с начала работы, не особенно надеясь на автосохранение, чтобы не потерять сделанную работу при сбоях в работе компьютера. Не откладывайте сохранение на самый последний момент работы с документом!
Создание, сохранение и открытие документов Word – это важные навыки, которые со временем станут автоматическими, но без которых любая работа с текстовыми документами невозможна. Кроме этого существуют некоторые нюансы в таких простых действиях как создание, сохранение и открытие документов.
Чтобы создать документ Word нужно запустить программу Word Office, нажав на значок программы в меню Пуск, или на рабочем столе компьютера. В открывшемся окне программы Word автоматически откроется готовый к работе документ, в котором уже можно работать, т.е создавать текст, форматировать его, вставлять изображения и таблицы, в общем все, что можно делать в Ворде.
Кнопка меню Офис
Но после всех своих трудов нельзя забывать сохранить этот документ, чтобы все труды не остались напрасными. Сохранить файл можно разными способами:
- При закрытии созданного произведения программа сама задаст вопрос: Сохранить документ? На что нужно ответить нажатием на кнопку «да» в появившемся окне и указать место его сохранения.
- Сохранить документ самому. Для этого в открытом документе в главном меню находим и нажимаем на кнопку «Office», далее «Сохранить» или «Сохранить как» и указываем место, куда хотим сохранить.
- Если мы не создавали, а открыли готовый документ для редактирования, то по завершении работы можно сохранить также как и в первых двух пунктах, но при этом программа не попросит указывать место сохранения файла.
- Если, как в пункте 3 редактируется уже готовый сохраненный документ, а результат редактирования его нужно сохранить в другом месте, например на флешке, тогда в меню «Office» нажимаем на «Сохранить как» и в появившемся окне указать новое место хранения файла.
- При нажатии кнопки «Сохранить как» можно выбрать не только место, где нужно сохранить документ, но и выбрать формат сохранения, то есть тип файла. Выбирать тип файла особенно внимательно, если требуется открывать созданный документ на другом компьютере, где установлена отличная от нашей версия Офиса.
Открытие документа Word Office задача несложная, поскольку для этого нужно лишь найти этот файл и кликнуть по нему левой кнопкой мыши дважды, или нажав правой кнопкой вызвать контекстное меню и выбрать в появившемся окне команду «Открыть».
Проблемы с открытием вордовских файлов обычно происходят из-за того, что файл создается на свежей версии программы, а открыть его нужно в более старой. При сохранении документа многие не обращают внимания на тип файла, в котором сохраняется документ, обычно в Word 2007 и позднее по умолчанию файлы сохраняются с расширением docx, в то время как более ранних (97 – 2003) версиях использовался формат doc.
Таким образом, более ранние программы не могут открыть файлы, созданные в формате docx. А для того, чтобы созданные нами материалы были доступны для чтения и изменения и в старых версиях Ворда, нужно сохранять эти файлы в более старых форматах doc или rtf.
Значки и расширения документов Word
Узнать о том, какой тип файла перед нами можно по расширению имени файла, например Документ.docx, или Документ.doc, или Документ.rtf. При сохранении документов нужно внимательно отнестись и к расширению. Случается, что при изменении имени файла, случайно, удаляется расширение его имени, что приводит к тому, что документ отказывается открываться. В этом случае обычно помогает восстановление расширения через контекстное меню и кнопку «Переименовать».
Таким образом, даже в таких несложных действиях как создание, сохранение и открытие файлов Word имеются нюансы, незнание которых может привести начинающего пользователя в панику.
Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:
1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.
2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.
3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.
Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:
1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.
2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.
3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.
В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.
Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.
В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.
Сохранение документов
Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.
Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:
1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).
3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .
Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.
В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.
Закрытие документов
Закрыть документ можно различными способами:
1. С помощью команды Файл – Закрыть.
2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.
Режимы просмотра документов
В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.
Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Рис. 8.2. Режимы просмотра документа
Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.
В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.
В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.
Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.
Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.
Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.
Масштаб отображения документа на экране
Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.
Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.
Цель: Познакомиться с интерфейсом программы MS Word 2007; научиться настраивать окно документа Word 2007; освоить основные приемы работы с документами MS Word 2007 (создание, сохранение, открытие документа).
Оборудование: ПК, программа MS Word 2007.
Изучить основные сведения по теме.
Ответить на контрольные вопросы.
Основные сведения
Запуск Microsoft Word
Чтобы запустить редактор Word, необходимо выполнить команду:
Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Office Word 2007
1. Сразу после запуска Word автоматически создает новый документ и называет его Документ
Основные элементы окна Word
Верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой-либо его пункт, получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Добавить или удалить значки на ленте главного меню не представляется возможным. Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам
Например, Главная лента состоит из следующих групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. В каждой группе на панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если же нужной кнопки не оказывается на панели, то ее можно найти, нажав на небольшую стрелочку в правом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов.
Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, что значительно упрощает знакомство с меню.
Кроме ленты и вкладок главного меню, во всех приложениях Microsoft Office 2007 присутствует панель быстрого доступа. По умолчанию она расположена рядом с кнопкой
«Office» выше ленты.
На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это:
Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод.
Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.
Чтобы изменить состав панели быстрого доступа, выберите пункт меню «Другие команды..». Откроется окно настроек Word. Нужный раздел «Настройка» при этом будет выбран по умолчанию.
Для добавления нужной команды в панель быстрого доступа необходимо ее выделить в левой части списка и нажать кнопку «Добавить». Для удаления ненужной команды,
надо выделить в правом списке и нажать кнопку «Удалить». Кроме того, здесь же можно указать, будет ли
панель иметь заданный вид при открытии всех документов, выбрав из списка пункт «Для всех документов», или только для определенного документа.
нижней части окна программы находится строка состояния. По умолчанию в этой строке указываются количество страниц и номер текущей страницы, количество
слов, язык ввода текста; режим просмотра документа, масштаб. Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.
центре, в рабочей области окна расположена страница документа.
При работе в Word рекомендуется включать режим отображения непечатаемых
символов – кнопка в панели Абзац на главной ленте. В этом режиме символ пробел отображается точкой, конец абзаца отображается значком ¶, нажатие клавиши Tab отображается символом →. При форматировании документа очень полезно видеть эти символы. На печать они не выводятся.
Часто при работе с текстом требуется изменить масштаб отображения документа. Для этого на ленте Вид есть группа кнопок Масштаб. Здесь можно установить произвольный масштаб, масштаб 100%, «одна страница на листе», «две страницы на листе», «по ширине страницы». Наиболее удобный масштаб при наборе текста – «по ширине страницы».
Необходимый элемент окна при работе с текстом – Линейка. Включить режим отображения линейки можно на ленте Вид.
Создание документа
Все основные команды для операций с файлами собраны в меню кнопки «Office».
Для создания нового документа предназначен самый первый пункт меню «Создать». При его выборе появляется окно «Создание документа». В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создан документ. По умолчанию стоит вариант «Пустые и последние». Для завершения создания нового документа необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку «Создать». Появится окно нового
пустого документа. Точно такое же окно всегда создается по умолчанию в момент открытия самой программы Word 2007.
Пункт «Из существующего документа » предназначен для создания нового файла на основе уже имеющегося документа. При выборе этого пункта пользователь должен указать на диске уже имеющийся документ. При этом содержимое указанного файла будет размещено в новом созданном документе.
Сохранение документа Microsoft Word
Сохраняя документ первый раз, надо дать имя файлу документа, т.е., указать, на каком диске, в какой папке файл будет лежать и как он будет называться. Для этого
нажмите кнопку Office в правом верхнем углу окна Word и выберите команду Сохранить или Сохранить как…
Читайте также: