Создание оргструктуры в visio из excel
Несмотря на то, что вы можете вручную создать организационную диаграмму, используя различные фигуры на панели «Фигуры», Visio также предоставляет автоматический способ импорта информации о вашей организации из внешнего источника. В этой главе мы рассмотрим импорт данных из информации в электронной таблице Excel.
Создание информации в электронной таблице Excel
Создайте электронную таблицу Excel или используйте существующую, содержащую некоторую важную информацию в строке заголовка, которая используется для создания организационной диаграммы. Важная информация включает сотрудника, должность, менеджера и отдел. Поля Сотрудник и Менеджер являются обязательными, а остальные – необязательными.
Кроме того, вы также можете включить поле с именем Master_Shape, которое указывает точную форму, которая будет использоваться для конкретного сотрудника. Обратите внимание, что имя, поле Master_Shape должно использоваться как для Visio, чтобы назначить конкретную фигуру сотруднику.
Запуск мастера организационной диаграммы
Существует два способа запуска мастера «Организационная диаграмма». Первый способ заключается в использовании мастера организационных диаграмм из раздела «Шаблоны» в меню «Создать».
Другой метод заключается в использовании команды «Импорт» в разделе «Организационные данные» на вкладке «Организационная диаграмма» на ленте, если вы уже создали организационную диаграмму.
Второй метод рекомендуется, если вам нужно перенести форматирование фона на все страницы в оргструктуре. Первый метод создает все необходимые страницы, но вам нужно индивидуально форматировать каждую страницу, что может быть утомительно, если ваша организация большая.
В любом случае появляется Мастер организационных диаграмм, в котором вы можете указать функции своей организационной диаграммы.
Использование мастера организационной диаграммы
Первый экран мастера организационной диаграммы дает возможность выбрать существующую информацию из файла или ввести информацию вручную. Для этого примера мы выберем первый вариант. Нажмите Далее, чтобы перейти к следующему экрану мастера.
На следующем экране вы можете выбрать источник, в котором хранится организационная информация. Это может быть местоположение на сервере Microsoft Exchange, локальный текстовый файл, файл CSV или Excel или ODBC-совместимый источник данных. Выберите второй вариант и нажмите «Далее».
Теперь введите местоположение или путь к файлу Excel и нажмите «Далее».
На этом экране в раскрывающемся списке «Имя» выберите поле в электронной таблице Excel, содержащее имя сотрудника. В раскрывающемся списке «Отчеты в поле» выберите поле в электронной таблице Excel, обозначающее диспетчер отчетов. Если имя и имена находятся в разных полях, укажите поле, содержащее имя сотрудника, в раскрывающемся списке «Имя».
Visio объединит поля имени и имени, чтобы создать полное имя сотрудника. Нажмите Далее, чтобы продолжить.
В поле Столбцы файла данных перечислены все поля данных, которые присутствуют в заголовке файла Excel. Вы можете выбрать поля, которые должны отображаться в разделе «Отображаемые поля», выбрав обязательные поля и нажав «Добавить». Нажмите Next, как только нужные поля будут добавлены.
На следующем экране вы можете выбрать поля, на которых должны основываться данные формы. Поля данных формы будут аналогичны полям, выбранным на предыдущем шаге, поэтому в большинстве случаев вы можете оставить их как таковые. Вы также можете добавить любые дополнительные поля, если это необходимо.
На следующем экране вы можете включить изображения сотрудников. Если вы пометили изображения в том же формате, что и имена сотрудников, вы можете указать местоположение папки, содержащей изображения всех сотрудников. Или вы можете просто не включать изображения.
На этом экране вы можете выбрать, сколько информации об организации может отображаться на одной странице, если на нескольких страницах работает много сотрудников. Вы также можете разрешить Visio автоматически разбивать организационную диаграмму по страницам. Убедитесь, что выбранные гиперссылки на фигуры сотрудников и Синхронизировать фигуры сотрудников на страницах выбраны. Нажмите Готово, чтобы окончательно создать организационную диаграмму.
После нажатия кнопки «Готово» Visio начнет обработку информации из электронной таблицы Excel и создаст организационную диаграмму на основе параметров, указанных в мастере. Вы увидите индикатор прогресса, показывающий статус создания.
Visio Online (план 2) Microsoft Visio профессиональный 2021 Microsoft Visio стандартный 2021 Visio профессиональный 2019 Visio стандартный 2019 Visio профессиональный 2016 Visio стандартный 2016 Visio профессиональный 2013 Visio 2013 Еще. Меньше
Организационная диаграмма — это схема, на которой отображены отношения между сотрудниками, должностями и группами.
Если сведения обо всех сотрудниках содержатся, например, на листе Excel или в каталоге Exchange Server, приложение Visio может самостоятельно создать схему и добавить в нее фигуры и соединительные линии. Если не нужно создавать диаграмму автоматически, вы можете создать диаграмму без использования источника внешних данных.
Чтобы запустить мастер организаций, щелкните "Файл> Создать", выберите категорию "Организацивая диаграмма" и нажмите кнопку "Создать".
В Visio 2016 щелкните файл > "Создать > бизнес-> инажмите кнопку "Создать".
Автоматическое создание диаграммы на основе существующего источника данных
Если вы выбрали создание диаграммы из шаблона, запустится Мастер организационных диаграмм. На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных и следуйте указаниям мастера.
Источники данных, которые можно использовать:
лист Microsoft Excel;
каталог Microsoft Exchange Server;
источник данных, совместимый с ODBC.
Обязательные столбцы источника данных
Источник данных должен обязательно содержать столбцы с именем сотрудника, уникальным идентификатором и именем руководителя сотрудника. Названия столбцов в источнике данных не имеют значения, так как мастер автоматически определяет содержимое этих столбцов или полей (имя сотрудника или имя руководителя).
Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.
Уникальный идентификатор. Этот столбец может совпадать со столбцом имен сотрудников, если всех их зовут по-разному. В противном случае для каждого сотрудника необходимо задать значение, идентифицирующее его уникальным образом.
Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.
Пример текстового файла, используемого в качестве источника данных
Ниже приведен пример текстового файла с разделителями-запятыми, который состоит из пяти столбцов и пяти строк, первая строка которого является строкой заголовка. Visio самостоятельно создаст файл этого образца текста, если вы запустите Мастер организационных диаграмм, установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмете кнопку Далее. На следующей странице установите флажок Текст с разделителями, введите имя файла и нажмите кнопку Далее. Visio откроет текстовый редактор с этим образцом данных.
Сергей Выборный, ,Генеральный директор,Руководитель,x5555
Йермгов,Сергей Выборков,Менеджер по разработке продуктов,x6666
John Samplepos,John Samplemgr,Software Developer,Product Development,x6667
Создание организационной диаграммы на основе нового файла данных
Если вы хотите сохранить данные в другом приложении, Visio откроет Excel или текстовый редактор с образцом данных в соответствующем формате. Замените образец данных реальными данными и завершите работу мастера по созданию организационной диаграммы.
Чтобы запустить мастер организаций, щелкните "Файл> Создать", выберите категорию "Организацивая диаграмма" и нажмите кнопку "Создать".
В Visio 2016 щелкните файл > "Создать > бизнес-> инажмите кнопку "Создать".
На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмите кнопку Далее.
Вы можете выбрать текст Excel илитекст с текстом с разной пометки, ввести имя для нового файла и нажать кнопку "Далее".
Если вы выберете Excel,откроется таблица Microsoft Excel с образцом текста. Если вы вы выберете текст с текстомс делегированием, откроется страница Блокнота с образцом текста.
В любом из этих приложений используйте образец текста как пример сведений, которые нужно включить, и введите вместо него необходимые данные. Вы можете добавлять или удалять любые столбцы, кроме обязательных столбцов с именами сотрудников и руководителей.
Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.
Изменение макета и фигур и добавление рисунков
При использовании шаблона Организационная диаграмма на ленту добавляется вкладка Организационная диаграмма. Инструменты этой вкладки можно использовать для масштабных преобразований внешнего вида схемы.
В группе Макет и Упорядочение доступны инструменты для изменения макета и иерархии фигур.
В коллекции Фигуры можно выбрать стиль фигур диаграммы. Используйте инструменты в группе Рисунок, чтобы добавить рисунок в выбранную фигуру, удалить заполнитель или изменить добавленный рисунок. Если во время работы мастера вы не добавили рисунки к некоторым фигурам, сделайте это сейчас. На вкладке Организационная диаграмма нажмите кнопку Вставить > Несколько рисунков. Все рисунки должны быть расположены в одной папке, а имена файлов рисунков должны быть в формате "ИмяСотрудника.ТипФайла" — например, Руслан Шашков.jpg (имя должно точно соответствовать имени в источнике данных).
Группа Данные организации содержит инструменты для импортирования данных из внешнего источника с помощью мастера, экспортирования данных в приложение Excel или в текстовый файл, а также сравнения данных схемы с данными из внешнего источника.
Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий
Создав организационную диаграмму, вы можете расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения внутри виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Перетащите рамку группы из окна фигур в схему, а затем с помощью маркеров изменения размера по краям фигуры включите участников в виртуальную группу.
Обновление организационной диаграммы с внешним источником данных
Чтобы отразить изменения в структуре организации, можно обновить данные диаграммы или обновить организационную диаграмму вручную.
Выберите Данные > Внешние данные > Обновить все.
Если новые данные не совсем соответствуют данным, которые вносились при создании диаграммы, возможно, вам понадобится переместить участников вручную.
Если у вас есть новая диаграмма, сравните ее со старой версией в Visio, чтобы увидеть изменения.
Откройте старую или новую версию организационной диаграммы.
Выберите Организационная диаграмма > Данные организации > Сравнить. В поле Сравнить данные организации укажите версию, с которой вы хотите выполнить сравнение.
В пункте Тип сравнения выберите версию, которую вы открыли.
В пункте Тип отчета выберите подходящий вам параметр.
Нажмите ОК.
Если вам так и не удалось обновить диаграмму, возможно, понадобится перестроить ее заново.
В Веб-приложение Visio с помощью новой надстройки можно создать организационную диаграмму на основе Excel данных.
Если вы хотите создать организационную диаграмму, не основанную на Excel данных, см. статью "Создание организационной диаграммы" Visio.
Диаграмма основана на Excel данных
Организационная диаграмма является производной от данных в Excel книге. Мы предоставьте примеры данных, чтобы упростить начало работы. Вы замените пример данных данными о пользователях, которых вы хотите включить в организационную диаграмму.
Процесс выполняется по нескольким этапам. Все они описаны ниже. Преимущество этого процесса заключается в том, что при внесении изменений вы просто обновляете данные сотрудников в книге Excel, а затем нажимаете кнопку, чтобы полностью обновить Visio схеме.
Начните с Visio визуализатора данных
Откройте Excel для Интернета и создайте новую пустую книгу.
Сохраните книгу в OneDrive или SharePoint папке.
Убедитесь, что в книге выбрана пустая ячейка.
Выберите " > надстроек":
Войдите с помощью учетной записи, связанной Microsoft 365 рабочей или учебной подпиской.
Если появится запрос разрешений, выберите " Разрешить".
Изменение таблицы, связанной с данными, для настройки схемы
В окне "Визуализатор данных" выберите " Организационная диаграмма". Затем выберите один из пяти вариантов макета:
Образец схемы и связанная с данными таблица добавляются в книгу. Этот процесс может занять минуту.
Схема сохраняется в виде Visio в том же расположении, где вы сохранили Excel книге.
Замените образец данных в Excel сведениями о вашей организации. Укажите идентификатор сотрудника, имя, идентификатор руководителя, должность и тип роли для каждого человека, которого вы хотите включить в организацию.
Не изменяйте имена заголовков столбцов. Просто измените данные под заголовками. Для идентификатора сотрудника можно использовать любую схему нумерации, но каждая запись в этом столбце должна быть уникальной. Дополнительные сведения см. в следующем разделе "Как данные таблицы взаимодействуют со схемой".
Добавляйте или удаляйте записи для пользователей, добавляя или удаляя строки в таблице данных.
Завершив изменение таблицы данных, выберите "Обновить" в области диаграммы, чтобы обновить внешний вид диаграммы.
Примечание: Если в исходной таблице данных есть недостаток, рядом с диаграммой появится флажок "Проверка данных" с инструкциями по ее устранению. После внесения исправлений в таблицу нажмите кнопку "Повторить" в средстве проверки данных, чтобы убедиться, что ошибка исправлена. Затем схема обновляется сама.
Взаимодействие данных таблицы со схемой
Каждый столбец таблицы однозначно определяет важный аспект диаграммы организации, которую вы видите. Дополнительные сведения о каждом столбце, его применение и влияние на схему см. в справочных сведениях ниже.
Выберите подзаголовок ниже, чтобы развернуть его и просмотреть подробные сведения.
Число, определяющее каждого сотрудника в диаграмме организации. Этот столбец является обязательным, и каждое значение в таблице Excel должно быть уникальным и не пустым. Это значение не отображается на схеме.
Введите полное имя сотрудника, которого вы хотите связать с идентификатором сотрудника. Этот текст отображается на схеме как текст фигуры.
Укажите дополнительные сведения для сотрудника, введя должность или роль. Этот текст отображается в фигурах схемы под именем сотрудника.
Чтобы создать структуру диаграммы организации, используйте этот столбец для определения руководителя каждого сотрудника. Вы можете оставить его пустым для тех, кто не сообщает кому-либо. Вы введете соответствующий идентификатор сотрудника из первого столбца. В приведенном ниже примере обратите внимание, что идентификатор сотрудника (ID1) Bianca Toscano отображается в столбце идентификатора руководителя для Aasa Andrejev, что указывает, что Bianca является руководителем Aasa.
Вы также можете разделить несколько идентификаторов руководителей с помощью запятой.
Диаграммы организации в надстройке имеют разные типы ролей, которые можно выбрать. Выберите поле в столбце "Тип роли", чтобы выбрать из предварительно заданных списков ролей. Выбранная роль определяет цвет фигуры на схеме.
Просмотр, печать и совместное использование Visio схемы
Откройте блок-схему визуализатора данных в Веб-приложение Visio для просмотра, печати или совместного использования схемы с другими пользователями. Вот как это можно сделать.
Чтобы просмотреть схему вВеб-приложение Visio, щелкните многоточие (. ) в области схемы и выберите "Открыть в Интернете".
После открытия Visio на новой вкладке браузера щелкните многоточие (. ) вверху, а затем нажмите кнопку "Печать", чтобы напечатать схему. (Дополнительные сведения см. в разделе "Печать схемы".
Изменение схемы
Внесите изменения в схему в Веб-приложение Visio следующим образом:
Добавление и форматирование текста
Параметры > для дома :
Разработка > цветов темы
Изменение макета схемы
Макет > макета
Дополнительные сведения см. в разделе "Изменение макета схемы".
Завершив редактирование схемы, можно вернуться к файлуExcel и выбрать команду " Обновить чтобы просмотреть изменения. Другие типы изменений схемы, внесенные в Веб-приложение Visio ( помимо перечисленных на шаге 2), не могут быть синхронизированы с исходнымExcel файла.
В Веб-приложение Visio с помощью новой надстройки можно создать организационную диаграмму на основе Excel данных.
Если вы хотите создать организационную диаграмму, не основанную на Excel данных, см. статью "Создание организационной диаграммы" Visio.
Диаграмма основана на Excel данных
Организационная диаграмма является производной от данных в Excel книге. Мы предоставьте примеры данных, чтобы упростить начало работы. Вы замените пример данных данными о пользователях, которых вы хотите включить в организационную диаграмму.
Процесс выполняется по нескольким этапам. Все они описаны ниже. Преимущество этого процесса заключается в том, что при внесении изменений вы просто обновляете данные сотрудников в книге Excel, а затем нажимаете кнопку, чтобы полностью обновить Visio схеме.
Начните с Visio визуализатора данных
Откройте Excel для Интернета и создайте новую пустую книгу.
Сохраните книгу в OneDrive или SharePoint папке.
Убедитесь, что в книге выбрана пустая ячейка.
Выберите " > надстроек":
Войдите с помощью учетной записи, связанной Microsoft 365 рабочей или учебной подпиской.
Если появится запрос разрешений, выберите " Разрешить".
Изменение таблицы, связанной с данными, для настройки схемы
В окне "Визуализатор данных" выберите " Организационная диаграмма". Затем выберите один из пяти вариантов макета:
Образец схемы и связанная с данными таблица добавляются в книгу. Этот процесс может занять минуту.
Схема сохраняется в виде Visio в том же расположении, где вы сохранили Excel книге.
Замените образец данных в Excel сведениями о вашей организации. Укажите идентификатор сотрудника, имя, идентификатор руководителя, должность и тип роли для каждого человека, которого вы хотите включить в организацию.
Не изменяйте имена заголовков столбцов. Просто измените данные под заголовками. Для идентификатора сотрудника можно использовать любую схему нумерации, но каждая запись в этом столбце должна быть уникальной. Дополнительные сведения см. в следующем разделе "Как данные таблицы взаимодействуют со схемой".
Добавляйте или удаляйте записи для пользователей, добавляя или удаляя строки в таблице данных.
Завершив изменение таблицы данных, выберите "Обновить" в области диаграммы, чтобы обновить внешний вид диаграммы.
Примечание: Если в исходной таблице данных есть недостаток, рядом с диаграммой появится флажок "Проверка данных" с инструкциями по ее устранению. После внесения исправлений в таблицу нажмите кнопку "Повторить" в средстве проверки данных, чтобы убедиться, что ошибка исправлена. Затем схема обновляется сама.
Взаимодействие данных таблицы со схемой
Каждый столбец таблицы однозначно определяет важный аспект диаграммы организации, которую вы видите. Дополнительные сведения о каждом столбце, его применение и влияние на схему см. в справочных сведениях ниже.
Выберите подзаголовок ниже, чтобы развернуть его и просмотреть подробные сведения.
Число, определяющее каждого сотрудника в диаграмме организации. Этот столбец является обязательным, и каждое значение в таблице Excel должно быть уникальным и не пустым. Это значение не отображается на схеме.
Введите полное имя сотрудника, которого вы хотите связать с идентификатором сотрудника. Этот текст отображается на схеме как текст фигуры.
Укажите дополнительные сведения для сотрудника, введя должность или роль. Этот текст отображается в фигурах схемы под именем сотрудника.
Чтобы создать структуру диаграммы организации, используйте этот столбец для определения руководителя каждого сотрудника. Вы можете оставить его пустым для тех, кто не сообщает кому-либо. Вы введете соответствующий идентификатор сотрудника из первого столбца. В приведенном ниже примере обратите внимание, что идентификатор сотрудника (ID1) Bianca Toscano отображается в столбце идентификатора руководителя для Aasa Andrejev, что указывает, что Bianca является руководителем Aasa.
Вы также можете разделить несколько идентификаторов руководителей с помощью запятой.
Диаграммы организации в надстройке имеют разные типы ролей, которые можно выбрать. Выберите поле в столбце "Тип роли", чтобы выбрать из предварительно заданных списков ролей. Выбранная роль определяет цвет фигуры на схеме.
Просмотр, печать и совместное использование Visio схемы
Откройте блок-схему визуализатора данных в Веб-приложение Visio для просмотра, печати или совместного использования схемы с другими пользователями. Вот как это можно сделать.
Чтобы просмотреть схему вВеб-приложение Visio, щелкните многоточие (. ) в области схемы и выберите "Открыть в Интернете".
После открытия Visio на новой вкладке браузера щелкните многоточие (. ) вверху, а затем нажмите кнопку "Печать", чтобы напечатать схему. (Дополнительные сведения см. в разделе "Печать схемы".
Изменение схемы
Внесите изменения в схему в Веб-приложение Visio следующим образом:
Добавление и форматирование текста
Параметры > для дома :
Разработка > цветов темы
Изменение макета схемы
Макет > макета
Дополнительные сведения см. в разделе "Изменение макета схемы".
Завершив редактирование схемы, можно вернуться к файлуExcel и выбрать команду " Обновить чтобы просмотреть изменения. Другие типы изменений схемы, внесенные в Веб-приложение Visio ( помимо перечисленных на шаге 2), не могут быть синхронизированы с исходнымExcel файла.
Одной из функций, которая делает Excel превосходной, является ее универсальная функция ввода данных, в то время как Microsoft Visio известна своими мощными возможностями построения диаграмм. Объедините эти два приложения и получите возможность создавать впечатляющие организационные схемы. Вы можете ввести названия и имена членов организации на лист Excel, а затем преобразовать эти данные непосредственно в организационную диаграмму Visio всего несколькими щелчками мыши.
направления
В Excel создайте таблицу со списком всех имен и названий, которые вы хотите использовать в организационной диаграмме. Введите записи «Заголовок», «Имя» и «Отчет» в первой строке таблицы. Введите название каждого человека, имя и кому он сообщает. Оставьте ячейку незаполненной для генерального директора или кого-либо еще, кто никому не отчитывается. Сохраните рабочий лист и закройте Excel.
Откройте Visio. Зайдите в меню «Файл» и выберите «Новый». Выберите «Бизнес» в качестве категории шаблона и нажмите «Мастер организационной диаграммы». Мастер откроется
Выберите «Информация, уже сохраненная в файле или базе данных» и нажмите «Далее». Выберите «Текст, Org Plus или Excel File» и снова нажмите «Далее». Нажмите «Обзор» и найдите созданную таблицу Excel. Выберите этот файл и нажмите «Далее», чтобы импортировать его.
Выберите подходящие заголовки, соответствующие тем, которые указаны на листе Excel, например «Имя» и «Отчет». Нажмите «Далее». Добавьте столбцы, в которых вы хотите, чтобы данные отображались на оргструктуре, и нажмите «Далее». Снова нажмите «Далее», а затем нажмите «Готово». Появится основная организационная структура.
При желании внесите изменения в организационную схему. Щелкните правой кнопкой мыши на фигуре и выберите «Формат», чтобы заполнить ее цветом или изменить линию. Выделите текст способом, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Шрифт», чтобы изменить шрифт, размер и цвет. Сохраните организационную диаграмму, когда вы закончите.
Читайте также: