Сложная ли программа эксель
Самоучитель по работе в Excel для чайников позволит Вам легко понять и усвоить базовые навыки работы в Excel, чтобы затем уверенно перейти к более сложным темам. Самоучитель научит Вас пользоваться интерфейсом Excel, применять формулы и функции для решения самых различных задач, строить графики и диаграммы, работать со сводными таблицами и многое другое.
Самоучитель был создан специально для начинающих пользователей Excel, точнее для «полных чайников». Информация дается поэтапно, начиная с самых азов. От раздела к разделу самоучителя предлагаются все более интересные и захватывающие вещи. Пройдя весь курс, Вы будете уверенно применять свои знания на практике и научитесь работать с инструментами Excel, которые позволят решить 80% всех Ваших задач. А самое главное:
- Вы навсегда забудете вопрос: «Как работать в Excel?»
- Теперь никто и никогда не посмеет назвать Вас «чайником».
- Не нужно покупать никчемные самоучители для начинающих, которые затем будут годами пылиться на полке. Покупайте только стоящую и полезную литературу!
- На нашем сайте Вы найдете еще множество самых различных курсов, уроков и пособий по работе в Microsoft Excel и не только. И все это в одном месте!
Раздел 1: Основы Excel
- Знакомство с Excel
- Создание и открытие рабочих книг
- Сохранение книг и общий доступ
- Основы работы с ячейками
- Изменение столбцов, строк и ячеек
- Форматирование ячеек
- Основные сведения о листе Excel
- Разметка страницы
- Печать книг
Раздел 2: Формулы и функции
- Простые формулы
- Сложные формулы
- Относительные и абсолютные ссылки
- Формулы и функции
Раздел 3: Работа с данными
- Управление внешним видом рабочего листа
- Сортировка данных в Excel
- Фильтрация данных в Excel
- Работа с группами и подведение итогов
- Таблицы в Excel
- Диаграммы и спарклайны
Раздел 4: Расширенные возможности Excel
- Работа с примечаниями и отслеживание исправлений
- Завершение и защита рабочих книг
- Условное форматирование
- Сводные таблицы и анализ данных
Раздел 5: Продвинутая работа с формулами в Excel
- Решаем задачи с помощью логических функций
- Подсчет и суммирование в Excel
- Работа с датами и временем в Excel
- Поиск данных
- Полезно знать
- Работа с именами в Excel
- Работа с массивами в Excel
Раздел 6: Дополнительно
Хотите узнать об Excel еще больше? Специально для Вас мы припасли целых два простых и полезных самоучителя: 300 примеров по Excel и 30 функций Excel за 30 дней.
Подпишитесь к нам в дзен-канал, для получения свежих новостей it мира:
Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.
Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.
Инструкция по работе в Excel
Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:
Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.
Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.
Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.
Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки - нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.
Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.
Отредактируем значение ячеек:
- Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
- Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
- Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.
Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.
Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.
Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.
Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.
Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:
- Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
- Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.
Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.
Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).
Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.
Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».
Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.
Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».
В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.
Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.
Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.
Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».
Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.
Таким же способом можно копировать строки.
Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+"-"(минус).
Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+" min-width: 300px;">
Как работать в Excel: формулы и функции для чайников
Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.
Последовательность вычисления такая же, как в математике.
Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.
Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).
При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).
Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).
В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).
Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:
Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.
Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».
Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.
Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.
Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.
Excel — это программа, к которой многие относятся с осторожностью — это сложная часть программного обеспечения, с большим количеством функций, скрывающихся под поверхностью. Легко понять, почему новички будут отталкиваться от чего-то столь сложного, но это мощное программное обеспечение стоит усилий.
Ключ ломает процесс обучения
в управляемые компоненты. Невозможно выучить Excel за день или неделю, но если вы решите понимать отдельные процессы один за другим, вы скоро обнаружите, что у вас есть практические знания о программном обеспечении.
Пройдите через все эти методы, и вам не понадобится много времени, чтобы освоить основы Excel. Оттуда вы уже на пути к тому, чтобы стать настоящим мастером электронных таблиц.
Основы
Вот некоторые из первых методов, которые вам необходимо освоить, если вы хотите освоить Excel. Они в основном очень просты, но важно, чтобы вы с ними познакомились, прежде чем приступать к выполнению более сложных задач.
Делать простую математику
Для начала начните с самых основных математических задач, которые вам когда-либо понадобятся в Excel. Первое, что следует помнить о таких методах, это то, что Excel ожидает сначала увидеть знак равенства, когда вы решаете проблему. Введите = 10 + 10 в ячейку вашей электронной таблицы и нажмите ввод; в ячейке должно отображаться число 20.
Сложение и вычитание довольно понятны, но вам придется использовать звездочку (*) вместо знака умножения и косую черту (/) вместо знака деления.
Использование AutoSum
Если вы только начинаете работать с Excel
Это отличный способ освоиться с базовым использованием функций. Во-первых, введите любые два числа в ячейках, которые находятся рядом друг с другом — из стороны в сторону или выше и ниже работает нормально. Затем выберите ячейку справа или ниже этих ячеек и перейдите к Главная > AutoSum.
Это автоматически заполнит выбранную ячейку формулой SUM, поэтому нажмите enter, чтобы выполнить ее. Excel сложит два числа вместе и доставит результат в указанную ячейку — используя выпадающий список AutoSum, вы также можете выбирать различные математические функции.
Применение числовых форматов
Как только ваши электронные таблицы станут немного сложнее, они будут содержать разные типы чисел; валюта, даты, проценты и многое другое. Чтобы убедиться, что вы можете работать с этими данными, стоит отформатировать их для ввода.
Выберите числа, которые вы хотите отформатировать — вам придется вводить каждый тип по одному. Ищите Число раздел в верхней части экрана, и найдите раскрывающийся список, который по умолчанию генеральный.
Оттуда вы можете выбрать из здорового списка различных числовых форматов. Если вы ищете больше контроля, выберите Больше числовых форматов в нижней части списка вы сможете указать такие сведения, как количество десятичных разрядов или предпочитаемую валюту.
Создание таблицы
Представление ваших данных в виде таблицы
позволяет вам делать гораздо больше с имеющейся информацией, и его очень легко настроить. Для начала выберите весь набор данных, который вы хотите преобразовать в таблицу, включая заголовки, и нажмите на Быстрый анализ ярлык, который появится в левом нижнем углу вашего выбора.
Перейдите к таблицы вкладка и выберите Таблица. Вы заметите некоторые непосредственные различия в том, как выглядят данные, и есть некоторые изменения в том, как ими можно манипулировать.
Используйте кнопки со стрелками в ячейках заголовка таблицы, чтобы отфильтровать определенные точки данных или отсортировать их так или иначе.
Создание диаграммы
Вы можете сделать диаграмму или график
во многом так же, как вы создали бы таблицу — но вам нужно будет подумать, как вы хотите представить эти данные заранее. Excel может дать вам несколько советов, но важно знать, чего вы хотите добиться от диаграммы. Имея это в виду, выложите свои данные и выберите все, как вы это делали при создании таблицы.
Наведите курсор на один из вариантов, чтобы получить предварительный просмотр того, как он будет выглядеть, или выберите Больше для дополнительного контроля над готовой продукцией.
Продвинутые Методы
Рано или поздно вы, вероятно, захотите поднять использование Excel на новый уровень. Хорошая новость заключается в том, что многие аспекты функциональности программного обеспечения так или иначе связаны между собой, а это означает, что изучение одного метода, скорее всего, впоследствии принесет пользу в других областях.
Использование функций вручную
После того, как вы освоите базовую арифметику в Excel, стоит начать экспериментировать с функциями. Вы обнаружите огромное разнообразие различных функций для выполнения различных процедур, и все они немного отличаются — однако работа с более простыми примерами поможет вам ознакомиться с основными практиками, которые переносятся.
Давайте начнем с использования одной из самых основных функций
включены в Excel, СУММ. Мы можем использовать эту функциональность, чтобы сложить ряд фигур, не выполняя работу самостоятельно.
Как вы можете видеть выше, у меня есть пять чисел, которые я хотел бы сложить вместе, поэтому я ввел свою функцию в ячейку прямо под списком — обратите внимание, что вы можете выполнить эту задачу в любом месте вашей электронной таблицы, так как вы скажите программе, какие именно ячейки она ищет. Вы можете создать рабочий пример, набрав = СУММ (Е1: Е5), но есть и другие способы передачи этой команды.
Вы можете ввести слово SUM и откройте скобки, затем выберите ячейки вручную. Вы можете сделать это, удерживая контроль и нажав отдельные ячейки — также работает перетаскивание на несколько ячеек. Кроме того, вы можете ввести отдельные ссылки на ячейки, разделенные одной запятой, если они не последовательные.
Преимущество использования ссылок на ячейки в функциях, а не на целые числа, заключается в том, что ваши результаты будут обновляться на основе содержимого этих ячеек. Как только ваши электронные таблицы станут более сложными, это, безусловно, пригодится.
Интеграция условного форматирования
В последние годы Excel превратился в мощный инструмент для создания панелей мониторинга.
а также обычные таблицы. Создание панели мониторинга в Excel может принести большие преимущества, но также может потребовать больших усилий в зависимости от ваших потребностей — однако условное форматирование может добавить элемент интерфейса панели управления в стандартную электронную таблицу, и ее очень легко внедрить.
Для этих целей мы будем использовать условное форматирование, чтобы обеспечить визуальное сокращение для некоторых данных, поэтому выберите что-то, что стоит оценить сразу, если вы собираетесь попробовать это. Выберите эти данные и перейдите к Главная > Условное форматирование.
Вам подойдет множество вариантов форматирования. Мы смотрим на проценты, поэтому панель данных имеет смысл — однако цветовые шкалы и наборы значков также могут очень эффективно использоваться в соответствующих обстоятельствах.
Помните, что вы можете контролировать аспекты процесса, нажав на Больше правил в раскрывающемся меню. Если ваше форматирование не обеспечивает достаточного различия, чтобы его можно было сразу очистить, попробуйте немного изменить правила.
Добавление линии тренда в диаграмму
Любой человек может создать диаграмму в Excel — секрет того, как стать экспертом, заключается в знании всех многочисленных инструментов, предлагаемых программным обеспечением для создания диаграммы, идеально подходящей для вашей задачи. Линия тренда — это один из многих компонентов, которые вам могут понадобиться для достижения этой цели.
Это дополнение, которое вы вносите в диаграмму после ее создания, поэтому создайте ее в качестве теста или используйте то, что уже подготовлено. После того, как он на месте, вам нужно нажать на диаграмму, затем нажмите Элементы диаграммы ярлык, который обозначен значком плюса. Вы можете быстро добавить линию тренда, установив флажок рядом с ней, или вы можете нажать на стрелку справа, чтобы получить доступ к более подробным параметрам.
Важнейшим элементом здесь является знание того, что вы пытаетесь проиллюстрировать. Линия тренда не является хорошим дополнением во многих ситуациях, поэтому очень важно подумать о данных, которые вы пытаетесь представить, и подумать, добавляете ли вы что-то стоящее в свой график или просто вводите больше беспорядка, который отвлекает от точка делается.
Создайте свои навыки Excel
Всегда можно узнать больше об Excel, но вот несколько хороших мест для начала. На веб-узле поддержки Microsoft в Microsoft Office имеется множество четко представленных учебных пособий по всем вопросам — от высокоуровневого использования до самых простых задач, которые вы, возможно, захотите выполнить.
Кроме того, функции Excel обеспечивают отличную точку отсчета, независимо от того, являетесь ли вы абсолютным новичком или опытным ветераном. Конечно, Excel поможет вам с подсказками, когда вы пытаетесь ввести функцию, но хорошо иметь такой исчерпывающий ресурс, если вы в конечном итоге окажетесь в затруднительном положении.
Наконец, есть множество отличных учебных пособий по Excel, которые помогут вам разобраться в MakeUseOf. Вы можете узнать, как использовать программное обеспечение, чтобы максимально использовать свой семейный бюджет
увидеть классические видеоигры, воссозданные целиком в рамках программы
или даже перевести анализ данных на новый уровень, научившись использовать Power BI в сочетании с Excel
Excel для новичков нередко кажется какой-то неподъемной программой. Ведь там столько функций, что непонятно ни то, как их правильно применить, ни как запомнить все это. Но на практике оказывается, что все просто и интуитивно понятно. Просто нужно знать, какие возможности есть в этой программе и то, для чего они могут использоваться.
Поэтому на деле можно не проходить никаких дорогих курсов и освоить Excel с нуля самостоятельно. О том, как это сделать, и пойдет сегодня речь.
Основы Excel для новичков
Рабочий документ Excel называется книгой, которая в свою очередь состоит из составных частей, называемых листами. Что это такое? Если мы откроем программу, то увидим большое количество ячеек, выстроенных в виде сетки. Вот это и является листом.
Вот скриншот, описывающий разные составные части листа Excel.
Каждая ячейка содержит определенные значения. Чтобы внести в нее изменения (или добавить какую-то информацию в нее), нужно нажать по ней один раз левой кнопкой мыши, после чего просто начать вводить текст. Если нужно отредактировать сам текст, а не заменить его, то делается двойной клик мыши, после чего на месте ячейки появится полноценное поле ввода, в котором можно выполнить все стандартные действия: копирование, вставку, удаление части текста и так далее. Чтобы подтвердить изменения в каждом из этих случаев, нужно нажать кнопку «Ввод».
Каждое значение относится к определенному типу. Это могут быть числа, текст, деньги, процент, дата и время и так далее.
Как правило, формат автоматически определяется, но в некоторых ситуациях возможны ошибки. Поэтому желательно проверять, правильно ли отображается формат, чтобы потом не возникало ошибок при попытке выполнить формулу. Если необходимо изменить или изменить его вручную, необходимо сделать правый клик по ячейке, и выбрать «Формат ячеек». Этой же цели можно добиться, если нажать на комбинацию клавиш Ctrl + 1.
Если формат ячейки выставлен, как «число», то пользователь может настроить, сколько знаков после запятой должно отображаться. В нашем примере мы сделали 2 знака.
2
Установка числового формата возможна и с помощью комбинации клавиш CTRL + SHIFT + 1.
Настроить можно и формат отображения даты и времени в ячейках соответствующего типа.
3
Изменение значений ячеек
Давайте мы изменим значение ячеек. Для этого выполним следующую последовательность действий:
- Делаем клик по ячейке, содержащей слово, правой кнопкой мыши и вводим любое значение. Пусть это, допустим, будет число.
- Чтобы оставить то значение, которое было до этого, достаточно, просто нажать два раза по этой ячейке и удалить часть текста и добавить необходимую. 4
- Также редактирование значения ячейки возможно и через строку для формул. Она находится сверху листа возле маленькой кнопочки fx. Для этого нужно нажать по ячейке и непосредственно в строке формул вносить изменения таким же способом, как и в любом другом поле ввода (например, в адресной строке браузера). После того, как изменения будут внесены, нажимаем кнопку «Ввод». 5
Может оказаться так, что нужно сделать ячейку, содержащую определенное значение, пустой. Для этого необходимо сделать клик левой кнопкой мыши по ней и нажать клавишу Delete.
Перемещение ячейки
Еще одна частая операция, которую совершают пользователи Excel – перемещение ячейки, содержащей определенное значение. Для этого необходимо воспользоваться привычной комбинацией «вырезать-вставить», как в других программах. Конкретно для Excel это делается так.
Сначала выделяется необходимая ячейка. После этого на верхней панели (которая еще называется лентой) нажимается кнопка с ножницами, выделенная на скриншоте ниже красным квадратиком. Также можно воспользоваться привычной комбинацией клавиш CTRL + X. Далее ячейка будет обведена пунктирной линией, а ее содержимое будет находиться в буфере обмена.
6
После этого нужно нажать кнопку «Вставить», предварительно сделав клик по нужной ячейке. Ну или опять же, воспользоваться стандартной комбинацией клавиш Ctrl + V.
7
Таким способом возможно перемещение не только одной ячейки, а сразу нескольких. Причем абсолютно в любое место рабочей книги: другую ячейку, лист. Более того, и в другую книгу возможно перемещение.
Если нужно переместить несколько ячеек, их тоже нужно предварительно выделить. Но делается это уже по-другому.
Также можно выделить диапазон, захватив левой кнопкой мыши верхнюю левую ячейку, а потом переместить курсор к правой нижней ячейке диапазона, который будет потом перемещаться (то же самое нужно делать и для выделения набора ячеек для совершения любых других операций).
Нередко может появляться необходимость выделить отдельные столбцы или строки. Чтобы это сделать, надо нажать на соответствующую цифру (для ряда) или имя (для колонки).
Изменение размеров ячеек
Для модификации размеров ячеек необходимо передвинуть границы соответствующих строк или колонок на панели координат. В этом случае курсор будет напоминать плюсик со стрелочками, как показано на рисунке.
9
Иногда бывает так, что значение не помещается полностью в ячейке. В этом случае значительно проще автоматически отрегулировать ее габариты, чтобы она стала такой же, как и длина строки, которая в нее входит. Для этого необходимо нажать по правой границе соответствующего столбца дважды.
10
Чтобы сделать строку выше, но при этом оставить такую же ширину колонки, необходимо нажать на кнопку «Перенос текста» в группе «Выравнивание».
11
Также есть возможность настроить выравнивание текста по горизонтали и вертикали с помощью соответствующих кнопок в группе «Выравнивание». Давайте для примера подвинем немного границу колонки E, а потом выровняем текст ровно по центру ячейки по всем осям.
12
Для создания таблицы нередко приходится объединять несколько ячеек. Для этого нужно их выделить и нажать кнопку «Объединить и поместить в центр» в той же группе.
13
Автозаполнение Excel
Одна из наиболее востребованных возможностей Excel – автозаполнение. Предположим, нам нужно создать таблицу, где есть строка со списком месяцев. В таком случае достаточно просто в первой ячейке написать слово «Январь», а потом с помощью квадратика в правом нижнем углу перетащить значение на соответствующее количество ячеек вправо. После ввода первого названия месяца формат ячейка автоматически меняется на «Дата». Следовательно, Excel интуитивно понимает, какими должны быть следующие ячейки.
14
Функция автозаполнения может использоваться и для числовых значений. Для этого необходимо в одну ячейку вставить цифру 1, а во вторую – цифру 2 (или любую другую, описывающую определенную закономерность). После этого обе ячейки нужно выделить и с помощью маркера автозаполнения перетащить выделение на определенное количество ячеек в нужную сторону. Мы заполним ячейки по направлению вниз.
15
Если же только одну ячейку выделить и протянуть таким способом вниз, то просто появится множество одинаковых чисел.
Также можно скопировать столбец с помощью автозаполнения на соседний. Для этого нужно выделить весь столбец, а потом потянуть его в сторону с помощью маркера автозаполнения. Точно так же делается и со строками.
Операции над столбцами и строками
Сто столбцами и строками можно осуществлять большое количество действий. Например, удалять их или вставлять еще один столбец между двух остальных. Для первой операции необходимо сначала выделить колонку, после чего нажать правой кнопкой мыши по соответствующей букве и нажать на «Удалить».
Вставка столбца осуществляется очень похожим способом. Для начала необходимо кликнуть мышью (левой кнопкой) по той колонке, которая находится справа, после чего вызвать контекстное меню и пройти по пунктам «Вставить» – «Столбец». Также можно воспользоваться клавишами CTRL + SHIFT + =. После этого слева появится новая колонка.
Также можно вставить строку, которая появится снизу. Это можно сделать с помощью комбинации клавиш SHIFT + ПРОБЕЛ (с ее помощью строка выделяется), потом делается правый клик мышью, и в контекстном меню выбираются опции «Вставить» – «Строку». Все просто. Аналогично, можно воспользоваться указанной выше комбинацией, которая использовалась для вставки столбца.
Понятие формул и функций
Формулы и функции – одни из самых главных понятий Excel. Они необходимы для разных задач, начиная математическими вычислениями и заканчивая условным форматированием и сложными скриптами.
Функция – это операция, которая всегда возвращает какое-то значение. Формула – это совокупность функций, логических и арифметических операторов. Все просто.
Для введения формулы необходимо в ячейке написать знак «равно», после чего начать вводить непосредственно математическое выражение или другую команду.
Например, =(2+3)*5. В этом случае сначала происходит сложение чисел 2 и 3, после чего их сумма умножается на 5. После того, как формула будет введена, нужно нажать клавишу «ВВОД», и Excel выдаст результат.
16
То есть, можно вводить стандартное математическое выражение, и все правила подсчета осуществляются таким же образом (сначала совершаются операции в скобках), потом умножение и деление, а потом сложение и вычитание.
Кроме числовых значений, формула может хранить ссылки на ячейки со значениями. Например, =(A1+B1)*5.
17
Аналогично, с помощью маркера автозаполнения можно скопировать формулу на другие ячейки. В нашем примере мы захватываем эту формулу и перетаскиваем вниз, чтобы получить аналогичные значения для следующих ячеек.
Да-да, формула автоматически меняется, чтобы сделать ее соответствующей. То есть, если в строке 1 делается сумма ячеек 1 и 2, то при переносе формулы на строку 2 будет происходить сложение аналогичных ячеек, но уже следующей строки. И тот же принцип касается более сложных формул.
19
Есть возможность закрепить ссылку, чтобы она не изменялась во время копирования формулы или автозаполнения ячеек. Для этого нужно поставить знак доллара перед буквенным или цифровым адресом ячейки.
20
В формуле, приведенной на этом скриншоте, ячейка B1 является постоянной, то есть, она не изменяется и остается константой. Это может быть полезным в ситуациях, когда, например, каждая покупка клиента должна умножаться на определенный клиент, чтобы рассчитать сумму бонуса. Ну или в любом другом случае, когда появляется необходимость умножения на какое-то одно постоянное число.
Использование функций
Функция – это готовая логическая или математическая формула, которая используется в расчетах. Чтобы получить доступ к списку функций, необходимо нажать на кнопку fx или воспользоваться комбинацией клавиш SHIFT + F3.
После этого появится такое окно.
21
При этом список функций изначально очень большой. Чтобы сделать его меньшим, необходимо выбрать категорию, наиболее подходящую под определенную задачу. Выбор функции подтверждается кнопкой ОК, после чего открывается окно, где нужно ввести параметры. Называется оно «Аргументы функции».
22
Вводить функции можно непосредственно с клавиатуры. Для этого нужно ввести ее имя (Excel будет подсказывать его, начиная с первых букв), после чего в скобках указать аргументы. Как на этом скриншоте.
23
Выводы
Это все базовые возможности Excel. Конечно, функций огромное количество, а также есть возможность расширять функционал за счет макросов и дополнений. Есть множество сложных примеров, как можно гибко использовать такой обширный функционал этой программы. Не стоит переживать, если что-то на первых этапах непонятно. Со временем всегда все можно освоить, было бы желание. Конечно, самостоятельное изучение Excel немного сложнее, но нередко самоучки становились более успешными, чем те, кто проходил дорогостоящие курсы.
Любой человек, использующий в повседневной работе компьютере, так или иначе сталкивался с офисным приложением Excel, входящим в стандартный пакет Microsoft Office. Оно имеется в любой версии пакета. И достаточно часто, начиная знакомство с программой, многие юзеры задаются вопросом о том, как научиться работать в Excel самостоятельно?
Что представляет собой программа Excel?
Для начала определимся, что же такое Excel, и для чего нужно это приложение. Вероятно, многие слышали о том, что программа представляет собой табличный редактор, однако принципы его функционирования в корне отличаются от тех же таблиц, создаваемых в Word.
Если в Word таблица выступает скорее элементом, в котором отображается текстовая или графическая информация, то лист с таблицей Excel – это, по сути, унифицированная математическая машина, которая способна производить самые различные вычисления на основе задаваемых типов данных и формул, по которым будет производиться та или иная математическая или алгебраическая операция.
Как научиться работать в Excel самостоятельно и можно ли это сделать?
Как говорила героиня фильма «Служебный роман», можно и зайца научить курить. В принципе, нет ничего невозможного. Попробуем разобраться в элементарных принципах функционирования приложения и остановимся на понимании его основных возможностей.
Конечно, отзывы людей, разбирающихся в специфике приложения, говорят о том, что можно, допустим, скачать какой-нибудь самоучитель работы в Excel, однако, как показывает практика и особенно комментарии начинающих юзеров, такие материалы очень часто представлены в слишком заумном виде, а разобраться бывает достаточно сложно.
Думается, самым лучшим вариантом обучения станет изучение основных возможностей программы, а потом их применение, так сказать, «методом научного тыка». Само собой разумеется, сначала нужно рассмотреть основные функциональные элементы Microsoft Excel (уроки по программе свидетельствуют именно об этом), чтобы составить для себя полную картину принципов работы.
Основные элементы, на которые следует обратить внимание
Самое первое, на что обращает внимание пользователь при запуске приложения, это лист в виде таблицы, в которой располагаются ячейки, нумерованные разным способом, в зависимости от версии самого приложения. В ранних версиях столбцы обозначались литерами, а строки цифрами и числами. В других релизах вся маркировка представлена исключительно в цифровом виде.
Для чего это нужно? Да, только для того, чтобы всегда можно было определить номер ячейки для задания определенной операции вычисления по типу того, как задаются координаты в двумерной системе для точки. Позднее будет понятно, как с ними работать.
Еще одна важная составляющая – строка формул – специальное поле, слева имеющее значок «fx». Именно здесь задаются все операции. При этом сами математические действия обозначаются точно так же, как это принято в международной классификации (знак равенства «=», умножение «*» деление «/» и т.д.). Тригонометрические величины также соответствуют международным обозначениям (sin, cos, tg и т.д.). Но это самое простое. Операции посложнее придется осваивать именно с помощью справочной системы или конкретных примеров, поскольку некоторые формулы могут выглядеть достаточно специфично (экспоненциальные, логарифмические, тензорные, матричные и т.п.).
Сверху, как и в других офисных программах расположена главная панель и основные разделы меню с основными пунктами операций и кнопками быстрого доступа к той или иной функции.
Типы данных и простейшие операции с ними
Рассмотрение вопроса о том, как работать в Excel-программе, невозможно без ключевого понимания типов данных, вводимых в ячейках таблицы. Сразу отметим, что после прописывания какой-то информации можно нажать кнопку ввода, клавишу Esc или просто переместить прямоугольник из искомой ячейки в другую – данные сохранятся. Редактирование ячейки вызывается двойным кликом или нажатием клавиши F2, а по завершении ввода данных сохранение происходить исключительно при нажатии клавиши Enter.
Теперь несколько слов о том, что можно вводить в каждую ячейку. Меню формата вызывается правым кликом на активной ячейке. Слева имеется специальный столбец с указанием типа данных (общий, числовой, текстовый, процентный, дата и т.д.). Если выбирается общий формат, программа, грубо говоря, сама определяет, на что именно похоже введенное значение (например, если ввести 01/01/16, будет распознана дата 1 января 2016 года).
При вводе числа можно использовать и указание количества знаков после запятой (по умолчанию отображается один символ, хотя при вводе двух программа просто округляет видимое значение, хотя истинное не меняется).
При использовании, скажем, текстового типа данных, что бы пользователь ни ввел, оно будет отображено именно в виде того, что набрано на клавиатуре, без изменений.
Вот что интересно: если навести курсор на выделенную ячейку, в правом нижнем углу появится крестик, потянув за который при зажатой левой кнопке мыши, можно скопировать данные в следующие за искомой ячейки по порядку. Но данные изменятся. Если взять тот же пример с датой, следующим значением будет указано 2 января и т.д. Такое копирование бывает полезно при задании одинаковой формулы для разных ячеек (иногда даже с перекрестными вычислениями).
Если говорить о формулах, для простейших операций можно использовать двойной подход. Например, для суммы ячеек A1 и B1, которая должна быть вычислена в ячейке C1, нужно поместить прямоугольник именно в поле C1 и задать вычисление по формуле «=A1+B1». Можно поступить иначе, задав равенство «=СУММ(A1:B1)» (такой метод больше применяется для больших промежутков между ячейками, хотя можно использовать и функцию автоматического суммирования, равно как и английскую версию команды суммы SUM).
Программа Excel: как работать с листами Excel
При работе с листами можно производить множество действий: добавлять листы, изменять их название, удалять ненужные и т.д. Но самое главное состоит в том, что любые ячейки, находящиеся на разных листах, могут быть взаимосвязаны определенными формулами (особенно когда вводятся большие массивы информации разного типа).
Как научиться работать в Excel самостоятельно в плане использования перекрестных ссылок и вычислений? Здесь не все так просто. Как показывают отзывы пользователей, в свое время осваивавших этот табличный редактор, без посторонней помощи сделать это будет достаточно затруднительно. Нужно почитать хотя бы справочную систему самой программы. Простейшим способом является ввод в той же формуле ячеек путем их выделения (сделать это можно и на одном листе, и на разных. Опять же, если вводить сумму нескольких полей, можно прописать «=СУММ», а затем просто поочередно при зажатой клавише Ctrl выделять нужные ячейки. Но это самый примитивный пример.
Дополнительные возможности
Зато в программе можно не только создавать таблицы с различными типами данных. На их основе за пару секунд можно строить всевозможные графики и диаграммы задавая для автоматического построения либо выделенный диапазон ячеек, либо указывать его в ручном режиме при входе в соответствующее меню.
Кроме того, в программе имеется возможность использования специальных надстроек, исполняемых скриптов на основе Visual Basic. Можно вставлять любые объекты в виде графики, видео, аудио или чего-то еще. В общем, возможностей хватает. И здесь затронута всего лишь малая толика всего того, на что способна эта уникальная программа.
Да что говорить, она при правильном подходе может вычислять матрицы, решать всевозможные уравнения любой сложности, находить экстремумы функций, создавать базы данных и связывать их с другими приложениями вроде Microsoft Access и многое другое – всего просто не перечислишь.
Теперь, наверное, уже понятно, что вопрос о том, как научиться работать в Excel самостоятельно, не так-то и прост для рассмотрения. Конечно, если освоить базовые принципы работы в редакторе, задавать простейшие операции труда не составит. Отзывы пользователей свидетельствую о том, что научиться этому можно максимум за неделю. Но если потребуется использование более сложных вычислений, а тем более, работа с привязкой к базам данных, как бы кто этого ни хотел, без специальной литературы или курсов здесь просто не обойтись. Более того, весьма вероятно, придется подтянуть даже свои знания по алгебре и геометрии из школьного курса. Без этого о полноценном использовании табличного редактора можно даже не мечтать.
Читайте также: