С каким поисковиком требует взаимодействия конструктор сайтов от компании microsoft outlook
Microsoft Project позволяет консолидировать в рамках одного файла несколько разных проектов, если эти проекты как-то связаны между собой или имеют общего руководителя. Например, план проекта, описанный выше, является достаточно обобщенным, на самом деле этот проект состоит из нескольких разных проектов, каждый из которых посвящен отдельному произведению комплекта. Эти проекты связаны единым авторским коллективом и некоторыми общими задачами и сроками. В каждом проекте присутствуют все работы, описанные в обобщенном проекте, но они должны быть более детализированы, т.к. требуется распределить главы книги между различными исполнителями и для каждой главы назначить писателя, редактора и корректора (идеологи и технологи обычно отвечают за всю книгу комплекта).
Чтобы научится создавать такие консолидированные планы проектов, необходимо уметь делать следующее:
§ Создавать общий пул ресурсов для всех связанных проектов
§ Вставлять один проект в другой проект
§ Устанавливать зависимости между задачами, входящими в разные проекты
§ Использовать ресурсы одного проекта в другом проекте
Между задачами, входящими в разные подпроекты консолидированного проекта, можно установить связь так же, как и между задачами одного проекта, только вместо номера задачи в окне TaskInformation будет указываться полный путь и имя файла связанного проекта.
При выполнении проекта руководитель должен взаимодействовать со всеми его участниками. И Microsoft Project, как инструмент управления проектами, был бы не достаточно функционален, если бы не имел средств, обеспечивающих это взаимодействие.
Microsoft Project обеспечивает:
§ Отправление по электронной почте файлов проектов и графических изображений части проекта (копии экрана);
§ Оповещение участников проекта о задачах, которые они должны выполнить;
§ Запрашивание и получение информации о степени выполнения каждой задачи проекта;
§ Перенесение информации о задачах проекта в папку Outlook.
Чтобы принять все задачи, следует нажать кнопку Reply (Ответ) и затем Send – и подтверждение будет оправлено руководителю проекта. При этом задачи автоматически попадают в папку «Задачи Outlook» на ПК исполнителя.
После того как все участники проекта «расписались» в получении заданий, необходимо их выполнять. Теперь руководитель проекта будет требовать отчеты о состоянии задач. Чтобы было легче отчитываться, можно воспользоваться папкой «Outlook /Дневник», в которой есть возможность фиксировать время работы над документами, в том числе и над самим файлом проекта.
Project позволяет автоматизировать процесс сбора отчетов от исполнителей, регулярно (например, по понедельникам или пятницам) рассылая всем исполнителям запрос о состоянии проекта.
Когда запрос по задаче отправлен исполнителю, на календаре проекта задача снова помечается: к значку письма добавляются еще часы.
Руководитель проекта выполняет еще одну задачу, связанную с взаимодействием с исполнителями, а именно, внося изменения в проект, доводит их до сведения всех, кого они касаются. Для этого можно воспользоваться командой Tools > Workgroup > TeamUpdate…
Все замечания исполнителей, полученные в ходе переписки, могут быть зафиксированы в поле Notes соответствующих задач и использованы при анализе выполнения проекта.
Кроме того, предусмотрена возможность автоматически заносить в личное расписание руководителя проекта задачи из Project и автоматически устанавливать напоминания о начале выполнения этих задач.
Итак, поисковик. Какие ассоциации рождает у вас это слово? Какие мысленные образы начинают мелькать перед внутренним взором? Стоп. Поисковик —это не обязательно строка в вашем интернет-обозревателе!
Задумайтесь на минуту и попробуйте представить, возможна ли жизнь IT-директора, да и любого современного человека, без этой привычной и невероятно удобной полоски с кнопочкой «Найти» или «Мне повезет!». Что первым появляется на мониторе, когда чуть медленнее, чем наш компьютер, включаемся с утра мы сами за чашкой кофе, сидя в своем рабочем кабинете? С чего начинается любой наш новый проект? Мы настолько привыкли к этому инструменту, что вряд ли мыслим успешную деятельность нас самих и наших подчиненных, не будь в нашем распоряжении «Яндекса» или Google. Можно только пофантазировать, как некто очень злой изъял строчку поиска из арсенала наших сослуживцев и стал наблюдать, как те будут себя вести. А именно — при любом удобном случае требовать с начальства, то есть с нас, то мануал по новенькой, только что приехавшей «циске», то драйвер под нужную ОС, которым поставщик почему-то не снабдил свежую модель ноутбука. Или в случае затора с конфигурированием кластера на VMWare и SUSE Linux непременно бежать к старшему по званию гуру, то есть опять к нам, получившим не обязательно бизнес-, но обязательно высшее техническое (для России) образование (по результатам исследования HeadHunter), и заваливать вопросами. И невозможно было бы отмахнуться в силу своей занятости осмыслением бизнес-процессов, отправив своего верного помощника прямиком к Googl’у, ответы у которого есть на все, если не на русском, то уж точно на каком-нибудь из англоязычных форумов. Какая уж тут успешная деятельность…Но хвала Сергею Брину и Ларри Пейджу (Google), а также их российским коллегам Аркадию Волож и Илье Сегалович («Яндекс»), найти информацию в Интернете в наши дни не проблема. Даже для школьника или старушки, не говоря уж об ИТ-специалисте или продвинутом «продажнике», это как «дважды два». Однако, вернемся к началу, к нашим ассоциациям. Разве поисковик — это только Интернет? Кто когда-либо задумывался о том, что делается в его собственной серверной, в которой еще чуть-чуть и дисковые полки начнут поджимать вроде бы недавно купленный, уже третий по счету, шкаф. Или может быть даже в его собственном корпоративном дата-центре, строительство или аренду которого проинвестировало наше замечательное руководство. Ведь чего там только нет! Как выразился недавно в случайном разговоре мой мудрый шеф: «Все следы жизнедеятельности сотрудников хранятся там, на нашем сервере! Контакты, письма, договоры, звонки, презентации…»— все это многообразие информационных ресурсов, у нас— за этой железной дверью! А можем ли мы воспользоваться этой ценной для любой компании информацией так же просто, как это предлагают всем известные сервисы Google или «Яндекс»? Боюсь, немногие из нас могут похвастать, что давно забыли, что такое в агонии искать нужный «экселовский» файл, который вроде бы сохранял у себя, а может быть — в папке учредителей… А может, отправлял из дома почтой или сохранял на рабочий стол в Терминале через VPN… Черт! Где же та самая презентация, с которой ты через 5 мин выступаешь на совете директоров?! Наверное, вот для этого и придумали корпоративный поиск. А Google даже изобрел целое устройство, похожее на головку швейцарского сыра и призванное облегчить жизнь нам и нашим коллегам. Поговорим сначала о технологии. Каким образом можно найти то, что нам нужно в многообразии файлов и записей в таблицах баз данных?
Прямой поиск
Относительно недавно, когда файлов в локальных сетях предприятий было не так много, любой поиск осуществлялся простым перебором доступных файлов и последовательной проверкой их названий и содержимого. Такой поиск называется прямым, и программы, использующие эту технологию, традиционно присутствуют во всех операционных системах. Но сегодня мощности даже самых современных компьютеров уже не хватит для быстрого и адекватного поиска в гигантских объемах данных. Поэтому программы прямого поиска сегодня уходят на второй план, и в корпоративном секторе уже не востребованы, хотя все еще присутствуют на рынке.
Индекс, запрос, релевантность
В основе современных технологий лежат два основополагающих процесса. Во-первых, это индексация доступной информации, во-вторых, обработка те и обратно пропорционален частоте употребления слова в других документах выборки.
Программы поиска
С технологиями разобрались, а какие же программы существуют на рынке, чтобы мы могли с удобством находить нужную нам информацию? Проанализировав рынок программных решений для ведения поиска в ограниченном объеме данных (замкнутом массиве), к которому не относится Интернет, можно разделить все продукты на две категории: программы для персонального использования и системы поиска уровня предприятия.
Персональные поисковики (Desktop).
Выполняют поиск на локальных жестких дисках вашего компьютера. К ним относятся бесплатные утилиты таких известных монстров веб-поиска, упомянутых выше, как Google и Yandex, а также ряд менее известных, но превосходящих по функционалу, скорости и другим параметрам, платных программ. Не буду подробно останавливаться на каждой из них, поскольку нам больше интересен корпоративный поиск, но общие выводы сделаю. Подробную информацию вы найдете в таблице 1.
Название
Комментарии
Сервисно и круто, но бесцеремонно индексируя все содержимое вашего компьютера, незамедлительно отправляет все эти данные на серверы Google. Конечно, можно запретить ему ходить в Интернет, и тогда после небольшой головной боли с настройками файрвола он будет работать, периодически втихаря пытаясь выползти наружу и ругаясь… Но стоит ли рисковать конфиденциальностью, учитывая, что Google даже не скрывает своего взаимодействия с американскими спецслужбами?
Вполне удобно. Минимум головной боли и русскоязычный интерфейс. Но пока реализованы не все функции, и периодически наблюдаются баги
Простой удобный интерфейс. Подсветка слов. Отсутствие багов. Работает стабильно и быстро. Сетевой активности нет, никуда не лезет, никаких портов не открывает. Но на английском языке и платный.
Softinform Search Desktop
Главным достоинством этой программы является широкий диапазон форматов файлов, подвергаемых полнотекстовому индексированию (умеет работать даже с *.djvu). Просто и интуитивно настраивается поиск, а его скорость, после того как индекс создан, приятно удивляет.
Очень мощная программа. Интерфейс весьма симпатичный, но разобраться, где и что находится, куда нажимать, и где наконец-то осуществить поиск, новичку будет непросто: запросы для поиска вводятся при помощи запуска одной программы, а управление индексами— при помощи другой. Поисковые запросы вводятся также в отдельных появляющихся окошках. Не поддерживается русский язык. Возможности по созданию индексов включают в себя несколько готовых шаблонов (по папке «Мои документы», «Почта»).
«Ищейка Проф» Deluxe
Интерфейс необычен, но весьма привлекателен. И все же многооконное решение— не самый удачный вариант (например, запрос вводится в одном окне, а результат отображается в другом). Индексирование проходит гораздо медленнее, нежели у конкурентов. Окно результатов не слишком информативно: прочитать весь найденный файл можно, только открыв его: встроенного просмотрщика нет.
Довольно простой интерфейс, но некоторые окна или вкладки перегружены элементами, из-за чего создается впечатление сложности использования. Русскоязычного интерфейса нет, хотя искать документы программа может на нескольких языках. Имеется морфологический поиск (слово во всех морфологических формах), поиск с коррекцией ошибок (с опечатками) и поиск с использованием синонимов.
Корпоративные поисковики (Enterprise).
Осуществляют поиск по всем корпоративным данным и серверам — файлы, почта, базы данных.
Подробности в таблице 2.
Название
Комментарии
Google Search
Appliance
Достоинства: во-первых, персонализация параметров поиска: администраторы могут легко настраивать параметры поисковых механизмов для различных групп пользователей, к примеру, с учетом принадлежности сотрудника к тому или иному подразделению организации или в зависимости от его служебных обязанностей. Во-вторых, оповещения: сотрудники могут подписаться на рассылки по интересующим темам и документам, чтобы получать уведомления о новых поступлениях по электронной почте раз в час, раз в день или раз в неделю
Microsoft
SharePoint Server 2010
Корпоративный поиск от Майкрософт. Впоследней версии 2010 реализован механизм индексации приватной почты на Exchange (до этого мог искать только по ящику владельца). Есть функция объединения дублей в результатах, интегрируется со всеми возможными источниками данных (в том числе с базами данных— например вашей CRM или ERP)
IBM WebSphere
Information
Integrator
Тяжелый, дорогостоящий продукт для крупных корпораций с «айбиэмовской» инфраструктурой (Lotus Notes, IBM WebSphere и др.). Безусловно, подойдет тем, кто привержен корпоративным решениям компании IBM. Но, наверное, не стоит внедрять его отдельно.
Russian Oracle
Secure Enterprise
Search (ROSES)
Созданный компанией «ФОРС— Центр разработки» поисковый аппаратно-программный комплекс для корпоративного пользования с широкими возможностями, основанный на технологиях Oracle Secure Enterprise Search иRussian Context Optimizer
ROSES умеет выделять из текста самые разные объекты: специальные (даты, адреса, номера паспортов и кредитных карт), именованные (персоны, организации, географические названия), термины (включая и многословные), а кроме того, выявлять темы, события и их участников, факты, связи между объектами.
Поскольку общепринятые в глобальных поисковых системах механизмы ранжирования результатов поиска по релевантности в корпоративных системах не применимы, ROSES использует для решения этой задачи специальные алгоритмы. Весьма полезна также фильтрация дубликатов: если, к примеру, в почтовых ящиках нескольких пользователей в результате массовой рассылки окажется одна и та же презентация, то в итоговом списке, предлагаемом поисковой машиной
Autonomy IDOL
Enterprise Search
Одна из крупнейших в мире систем обработки неструктурированной, текстовой и аудиоинформации из разных источников с последующей ее обработкой, анализом и управлением. Компания охватывает свыше 20 тыс. клиентов, среди которых British Telecom, France Telecom, General Motors, Reuters, BBC, British Airways, но пока плохо представлена в России (информации о ее успешных внедрениях в нашей стране нет).
FAST Enterprise Search Platform (Microsoft FAST Search Server 2010 for SharePoint)
Бывшая Fast Search & Transfer— норвежская компания, специализировавшаяся на поиске информации,— разработала уникальные механизмы и заняла лидирующее место на рынке. Эта система является наиболее мощной, быстрой и гибкой. С 24 апреля 2008 г. компания вошла в состав Microsoft, анонимно приняв предложение о поглощении стоимостью 1,2 миллиардов долларов (97,37% акций).
Softinform Search Server
Разработка компании «СофтИнформ», ведущего российского разработчика поисковых решений. Наиболее значительным усовершенствованием в SoftInform Search Server 4.6 является поддержка распознавания текста, содержащегося в графических файлах. Позволяет искать нужную информацию не только среди документов, изначально находившихся в электронном формате, но и среди отсканированных печатных документов. Система больше ориентирована на информационную безопасность и противодействие утечке данных.
MBD Search Engine Server
Российская разработка. Больше подходит для библиотек и вузов в качестве поисковика по электронным хранилищам и архивам прессы. Сервер интегрирует корпоративные документы, библиотеки и базы в единое поисковое пространство и предоставляет доступ в соответствии с правами пользователей. Очень легок в управлении. Требуется всего несколько шагов, чтобы установить его на серверный компьютер. Для подключения пользователей нужно установить клиентские приложения на их компьютеры и указать имя сервера.
MBD Search Engine server использует технологии «Сохранение источников» и «Прецизионное индексирование». PI («Прецизионное индексирование»)— это технология индексирования и поиска, разработанная MBD Soft и используемая во всех вариантах программы MBD Search Engine. В процессе индексирования все текстовые источники делятся программой на страницы размером около 3 Кбайт, и точные позиции всех слов на странице и в базе сохраняются в индексе. Это позволяет точно устанавливать расстояния между словами запроса, что значительно повышает релевантность поиска. В результате поиска MBD Search Engine выдает список документов и все найденные страницы с выделенными словами запроса вместо одного только списка документов.
Возможные риски
О чем стоит как следует подумать перед внедрением корпоративного поиска, так это о рисках. Их здесь, помимо успешного «приживания» в компании, достаточно много. И если вы планируете интегрировать в поисковик данные CRM, ERP, почтовых серверов, файловых дисков и т. д., то как быть с правами на такой поиск? Кому вы доверите доступ к подобным результатам поиска и в каком объеме? В ходе исследования «Безопасность поисковых систем в корпоративной среде» экспертами компании InfoWatch было опрошено более 1,5 тыс. респондентов. Выявились весьма неожиданные результаты: оказалось, что практически половина (48,9%) уверена, что использование корпоративных поисковых систем несет в себе угрозу утечки коммерческих секретов. Этот риск оказался значительно выше, чем два других — угроза проникновения вредоносных кодов (39,8%) и угроза несанкционированного доступа (35,3%). По мнению аналитиков из InfoWatch, обеспокоенность респондентов риском утечки конфиденциальной информации вполне оправданна. Дело в том, что поисковые системы значительно облегчают доступ к коммерческим данным со стороны персонала. И в подавляющем большинстве случаев этот доступ является полностью авторизованным и санкционированным со стороны ИТ-служб. Таким образом, если инсайдер пытается «слить» торговые или технологические секреты работодателя на сторону, то ему нет нужды выведывать, где и в каком виде хранится вся эта информация. Ведь в распоряжении злоумышленника есть мощный инструмент, который позволяет отыскать нужный документ за считанные секунды. Мы, как руководители, отвечающие в том числе и за безопасность, должны ясно отдавать себе отчет в том, что если конфиденциальные документы попадают в общий индекс поисковой системы, то единственное, что может предотвратить их утечку, так это система активного мониторинга всех коммуникационных каналов. Если же компания не контролирует электронную почту, Интернет, USB-носители, принтеры и другие каналы, то коммерческие тайны утекут из такой организации быстрее, чем начальник успеет моргнуть глазом. Более того, чтобы утечка состоялась, достаточно не контролировать хотя бы один из указанных выше каналов. Таким образом, если система защиты от утечек и инсайдеров в организации реализована, то можно смело внедрять инструменты поиска и не опасаться человеческого фактора и так называемых оборотней в белых воротничках. Если же системы защиты нет, средства поиска лишь ускорят утечку секретов компании.
Думаю, эту статью по достоинству оценят менеджеры проектов, менеджеры, работающие с клиентами, и менеджеры продукта, а также те, кто ищет способы повысить эффективность своей работы и использует Outlook для планирования. Если вы ещё этого не делаете, то, вероятно, после этой статьи, вам захочется — или окончательно расхочется — это делать. Итак, 5 нехитрых способов повысить производительность vs. расширение TaskCracker для Outlook.
Все хотят управлять временем
Inbox Zero
Получаем задачу в почту –> создаём задачу в списке задач
Главный лозунг Inbox Zero, как нетрудно догадаться – быстро расправляться с входящей почтой и, грубо говоря, держать почтовый ящик «пустым». По работе во входящие сыплется огромное количество почты – от руководства, клиентов, заказчиков, а также бесчисленные письма, где вас просто поставили в копию. Если весь этот мусор каждый раз перебирать прежде чем решить что делать и с чего начать – понятно, что времени никогда не хватит; поэтому первый шаг к повышению эффективности – это сразу раскидать письма по задачам. Outlook позволяет это сделать в рамках собственного функционала, а вот уже дальше можно использовать различные расширения. Однако само по себе расширение никогда за вас работать не будет, поэтому я и хочу рассказать какие способы ускорить и улучшить свою работу можно использовать, если у вас уже есть приложение TaskCracker — и можно ли с этим приложением вообще что-то сделать. Это, если говорить кратко, визуальная доска для задач Outlook, которая позволяет мышкой по монитору закинуть новую задачу на то время и в ту степень важности выполнения задания, которая лучше всего для неё подходит.
Естественно, несмотря на то, что на сайте заявлено, что Inbox Zero использовался при разработке этого расширения, непосредственного отношения к расширению этот способ не имеет. Возможно, разработчики имели в виду, что применяли эту методику, когда работали над софтом. Ну тогда так и надо писать. Посмотрим, какие ещё методики заявлены как годные к использованию с этим расширением.
Eisenhower matrix
Список задач «всё что нужно сделать» -> Стратегическое планирование задач
Через несколько месяцев работы над проектом мы поняли, что действовали согласно четко спланированному хз. ХЗ что делали, ХЗ что и получилось. Для того, чтобы выполнение списка дел привело к РЕЗУЛЬТАТАМ, нужно сначала свои дела стратегически спланировать. Тут на помощь приходит Матрица Эйзенхауэра. Считается, что этот метод был предложен американским президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, а также что это одна из наиболее простых и эффективных методик стратегического планирования задач. Суть в том, что дела делятся по принципу важности и срочности и – главное правило – не все важные дела срочные, не все срочные дела важные. Чтобы это увидеть наглядно, используется матрица:
Визуальный принцип положен и в основу TaskCracker – и это пожалуй, главное что позволяет разобраться с аутлучными задачами максимально эффективно: список не даёт общей картины и не позволяет планировать последовательность выполнения задач стратегически. Визуальное представление задач позволяет быстро увидеть свою загруженность и мышкой раскидать задачи по приоритетам и нужным временным интервалам.
Однако самой матрицы Эйзенхауэра как таковой в расширении нет — есть её переработанный на усмотрение разработчиков вариант, где дела действительно делятся по принципу срочности (вертикально: от наиболее важных к наименее), а далее они разделяются на текущие, завтрашние и запланированные на следующую неделю. Кроме того, в матрице TaskCracker'а есть место для просроченных задач и задач, для которых время пока не назначено. Если бы не это последнее, я бы сказала, что планировать в софте неудобно. Конечно, это последнее позволяет держать «на виду» даже те задачи, которые пока по плану не раскиданы. Однако нетрудно заметить, что ячейки для текущих задач такие же по размеру, как ячейка для задач на всю (!) следующую неделю и точно такая же, как — для задач без даты. Это грозит тем, что при большом количестве задач все они в визуальное отражение просто-напросто не поместятся. Справедливости ради, конечно, каждая ячейка вместительна, да и графический дизайн вычищен достаточно сильно. Однако не предупредить о подобной проблеме не только пользователей, но и самих разработчиков — нельзя.
Методика Стивена Кови
Следующий метод был описан Стивеном Кови в 1989 году в его книге «Семь привычек высокоэффективных людей» (“The 7 Habits of Highly effective people”) и, позднее — в его второй книге «Главное внимание главным вещам» (“First Things First”). Задачи делятся по важности и срочности, используется визуальная матрица, которая на этот раз получила название Urgent\Important matrix или «матрица распределения времени».
Здесь та же проблема: матрица заявлена на сайте, но в продукте использована матрица, описанная выше. Проблема с размером ячеек остаётся на повестке дня.
После того, как задачи распределены стратегически при помощи одной из матриц, самое время приступить к выполнению задач по порядку, как это предлагает GTD техника.
Визуальная доска задач
Естественно, в Outlook у нас есть только список задач, поэтому для того чтобы его стратегически спланировать – что делать? Выписывать всё на лист бумаги? Рисовать на доске? В принципе, удивительно, как Microsoft сам не внедрил подобную вещь: визуальное представление для аутлучных задач, в котором можно не только видеть задачи на виртуальной «доске» но и перетаскивать их так, чтобы раскидать по разным дням недели и приоритетам. Ведь, по сути, TaskCracker — всего лишь ещё один кастомизированный View, коих уже в самом Outlook'е несколько — вот только все они исключительно списком. В пользу того, что TaskCracker — это всего лишь ещё одно представление для задач, визуальное — говорит и то, что задачи из других представлений отражаются в расширении сразу с приоритетами и датами, так, как они у вас уже распределены по приоритетам в Outlook, а каждая манипуляция мышью в TaskCracker присваивает задаче приоритет и срочность, которая затем отражается во всех прочих views. Это экономит время.
Это простенькое приложение устанавливается за 5-10 секунд и сразу готово к работе, как только вы перезапустите Outlook. После этого в Outlook появится специальная кнопка – TaskCracker – нажав на которую, вы увидите все свои задачи в виде визуальной матрицы где сразу видно загрузку на конкретный день, легко заметны пробелы в планировании – и они, в принципе, так же легко ликвидируются, если перетащить задачу при помощи мыши.
По словам разработчиков, софтина сделана так, что позволяет сочетать сразу несколько наиболее популярных техник повышения производительности – это все методики, упомянутые выше — Inbox Zero, Матрица Эйзенхауэра, методика Стивена Кови, а также методика, о которой речь пойдёт ниже – GTD. Если первая имеет к работе с расширением отношение только косвенное, то матрицы, хотя и нашли в софте отражение, то, как минимум, подверглись значительному пересмотру. В принципе это не плохо, потому что на удобстве работы с расширением отразилось скорее в лучшую сторону, но с другой стороны, после прочтения информации на сайте, я всё же ожидала, что деление на Urgent\Important будет в расширении отражено как-то более четко. Всё же это градация по двум признакам, в то время как в софте сохранён аутлучный принцип — High\Medium\Low importance. Для той же GTD это не удобно: когда я готова к работе, для меня все задачи делятся не на три, а на две группы: это я сделаю сейчас, а это — потом.
Спланировал –> Сделал
Методика, обнародованная Дэвидом Алленом в 2001 году. Достаточно популярна на Хабре в связи с чем объяснять подробно, что это такое, вероятно, не нужно. Суть в том, чтобы, грубо говоря, иметь список дел и делать их одно за другим. Я не случайно говорю об этом в последнюю очередь, потому что после того, как в TaskCracker’е задачи распределены по времени и приоритетности – можно перейти в режим обычного просмотра задач – то есть выбрать один из стандартных листов Outlook. Все изменения которые вы сделали в визуальном представлении будут отражены в любом другом, как я уже и говорила выше. Осталось только начать делать задачи одну за другой. Если при упоминании на сайте о GTD в виду имелось именно это, тогда, пожалуй, соглашусь.
Распределение моих задач при помощи TaskCracker’а у меня заняло около 10 минут. Первое и главное что было удобно — при перетаскивании мыши — соответствующие дата и приоритетность задачи назначаются сами, их не надо вбивать вручную. Как ни крути, визуальное представление меня подкупило и удобством и чистым дизайном. Но недостатки, описанные выше всё равно остаются — и разработчикам по прежнему есть куда расти.
Если несмотря на всё недовольство, которое я высказала по поводу этой софтины, вы всё ещё готовы её попробовать, у меня осталось 3 бесплатных ключа, которые достались с одного из give-away'ев, которые разработчики регулярно устраивают в буржнете. Так что в принципе разживиться этими ключами нетрудно в любом случае, а эти забирайте в комментариях.
Знаете ли вы, что, исходя из результатов некоторых зарубежных исследований, средний офисный работник тратит более двух часов своего рабочего времени в день на работу с электронной почтой? Если быть более точным – 13 часов в неделю, что составляет почти 85 рабочих дней в год! Только вдумайтесь в эти цифры. Сколько всего можно сделать за это время? А сколько это будет стоить вашей организации, если перевести часы в деньги? Очень интересные вопросы, над которыми стоит задуматься…
Слайд взят из презентации на Slideshare.
В мире почтовых клиентов Outlook занимает одну из лидирующих позиций. Более того, Office используют более одного миллиарда человек, и он является доминирующим инструментом в корпоративном сегменте.
В нашей компании им пользуются практически все, а это значит, что именно в Outlook наши сотрудники проводят 25% своего рабочего времени. Давайте копнем немного глубже и подумаем, куда именно уходит наше время, когда мы в очередной раз заходим в Outlook, чтобы проверить почту.
Рассмотрим лишь некоторых пожирателей времени:
- Мы читаем письма. Кто-то быстрее, кто-то медленнее, но читать приходится всем, и мы будем продолжать это делать и дальше;
- Нам могут задать вопрос, и в зависимости от вопроса мы можем потратить время на уточнение свободного времени в своем календаре, поиск какого-либо документа, определение местоположения нужного нам места по онлайн-карте, звонок кому-то, бронирование переговорной и т.д.;
- Нам могут прислать документ, который нужно сохранить в системе электронного документооборота;
- Мы тратим время, заходя в сторонние системы из писем-напоминаний и делая в них то, о чем нам собственно напомнили, например, заполняем отчеты по трудозатратам за день.
- Мы отвечаем на письма.
Я разделяю все возможные сценарии на 3 основные группы:
- «Быстрее воспринимать информацию»
- В письме есть адрес – хочу увидеть карту в один клик;
- В письме есть иностранные слова – хочу увидеть перевод в один клик; и т.д.
- «Быстрее отвечать»
- Постоянно приходится писать повторяющиеся предложения – хочу организовать их в список и уметь быстро вставить в письмо;
- Нужно приложить к письму документ из системы электронного документооборота – хочу тут же сделать поиск документов и выбрать нужный, не выходя из Outlook; и т.д.
- «Быстрее делать»
- Получил напоминание от сторонней системы – хочу сделать требуемое действие, не выполняя переход непосредственно к системе и вход в нее, т.е. прямо из интерфейса Outlook;
- Требуется согласовать документ – хочу иметь возможность просмотреть документ и нажать «Согласовать» прямо из письма;
- Прислали новый договор – хочу перенести его в корпоративную систему электронного документооборота за пару кликов;
- Назначили встречу – хочу забронировать такси на указанное время прямо из письма; и т.д.
Думаю, всем не понаслышке знаком вопрос по учету трудозатрат в организации. По большей части, именно количество часов на разработку, тестирование и внедрение определяют итоговые инвестиции в любой IT проект.
В нашей компании также существует задача по учету временных затрат сотрудников и мы решили ее при помощи собственного продукта — K-Point. Не углубляясь в подробности, K-Point – это платформа для автоматизации рабочих процессов организаций, в которой, как в конструкторе, можно собирать и комбинировать различные функции. Один из модулей, который мы настроили для себя и активно используем, позволяет вести учет временных затрат сотрудников.
Но, независимо от того, какая система стоит в компании, всем до боли знакома ситуация, когда менеджерам проектов приходится снова и снова напоминать сотрудникам вносить потраченные на проекты часы, а сотрудники не довольны тем, что собственно задача по заполнению часов отнимает слишком много времени.
До недавних пор наш сценарий состоял из 4 этапов:
- В конце дня сотруднику отправлялось напоминание о необходимости заполнить трудозатраты;
- Сотрудник открывал уведомление в Outlook и переходил по ссылке в K-Point;
- Сотрудник вводил логин и пароль от системы;
- Сотрудник заполнял отработки по каждому проекту за указанный день.
Когда я узнал о возможности разработки нового вида надстроек для Outlook, я понял, что у нас появился шанс значительно упростить весь процесс. Так мы начали разработку надстройки K-Point для Outlook, которая в итоге позволила нам сократить число шагов в нашем сценарии до двух:
- Утром сотрудник получает уведомление из системы K-Point – уведомление теперь рассматривается как своего рода «тикет», т.к. все действия можно выполнить прямо в нем;
- Сотрудник открывает «тикет» в Outlook в любое удобное время в течение дня и заполняет отработки прямо в письме, без необходимости перехода в стороннюю систему и без ввода логина и пароля.
Такой подход позволяет значительно упростить процесс и экономит время как сотрудников, так и менеджеров:
- надстройка позволяет заполнять данные за конкретный рабочий день, а когда все данные внесены, письмо-напоминание можно просто удалить, что означает «тикет» отработан;
- с установленной надстройкой, меняется отношение сотрудников к задаче – уведомление расценивается не как надоедливый спам, который фильтруется в заброшенную папку, а как Call to Action, как задача, которую нужно и можно своевременно выполнить;
- менеджерам проектов не нужно бегать за каждым из сотрудников с постоянными напоминаниями.
Одна из привлекательных особенностей, которую стоит подчеркнуть, говоря о надстройках для Outlook, – это простота реализации. Отличительной особенностью нашей надстройки является то, что она не призвана решать исключительно задачу учета времени. Надстройка является логическим продолжением системы K-Point и может гибко настраиваться под целевые процессы. На первый взгляд – не очень простой функционал. Но давайте посмотрим, каким образом нам удалось этого добиться.
K-Point – это веб решение и в нем уже был реализован движок на JavaScript, позволяющий визуализировать формы. Именно его мы и перенесли в надстройку. Такое «переиспользование» кода позволило значительно сократить трудозатраты на разработку. Нам оставалось лишь реализовать логику авторизации пользователей из Outlook и разработать API для обмена данными между K-Point и надстройкой. Технические детали этой реализации стоит вынести за рамки данной статьи. Если Вам интересно о них узнать – напишите об этом в комментариях к этой статье.
Когда у Вас уже есть готовая надстройка ее можно либо опубликовать в Office Store, либо развернуть в рамках конкретной организации. Второй вариант особенно полезен при создании узконаправленных B2B решений под конкретного заказчика. Для публикации надстройки в Office Store Вам необходимо зарегистрироваться на сайте Microsoft Seller Dashboard. После регистрации Вы получите доступ к личному кабинету, где сможете загрузить манифест Вашего приложения и заполнить всю необходимую информацию о нем.
Внедрение надстройки K-Point для Outlook в наш рабочий процесс позволило нам вдвое сократить временные затраты на сбор отчетности как со стороны всех сотрудников, так и со стороны менеджеров. Это безусловно хороший результат, и в дальнейшем мы планируем его улучшать.
В настоящее время настройка K-Point для Outlook не доступна для публичного доступа и обкатывается в рамках нашей компании. В ближайшем будущем мы планируем опубликовать ее в Office Store и предложить похожие сценарии автоматизации некоторым из наших существующих клиентов. Посмотрим, что из этого выйдет.
В рамках задач нашей компании и задач наших клиентов я вижу еще много сценариев где мы можем применить надстройки для Outlook, некоторые из них были описаны выше. Стоит отдельно обратить внимание на то, что такие приложения являются интересным вариантом для расширения функционала существующих решений, таких как системы электронного документооборота, CRM, ERP и другие виды систем. Уверен, что какие-то идеи по повышению продуктивности появились и у вас – и, значит, цель написания данной статьи достигнута. Пишите свои идеи в комментариях, будем обсуждать и искать решения задач вместе!
Об авторе
Петр Ляпин -Технический директор ООО «ВейвПоинт»
Когда вы работаете в крупной компании, где на рабочих станциях в основном стоит ОС Windows, а вы один из немногих пользователей Linux, то вы тратите определенную долю ваших усилий на преодоление сопротивления недружественной ИТ среды. С годами некоторые проблемы остаются в прошлом, но новые появляются. Так например почти исчезли как класс сайты заточенные только под IE. Все меньше страшных .docx, .xlsx файлов приходит по почте. Куда-то исчезли обязательные для всех чудо-юдо программы, которые написаны только для Windows. Теперь почти все можно открывать и редактировать из веб браузера. Изменилось многое, но не все.
Угадай картинку и получи бейсболку в подарок приз знатока почты. В 2000-м это был почтовик года по версии PC Magazine, и я сам пользовался им пару лет. Только по-честному, без поиска картинок.
Кстати о почте, что с ней? В тех организациях, где используется Exchange Server, постоянно приходят события на календарь и как-то неудобно оправдываться тем, что твой почтовик с не взаимодействует календарем, а Outlook-ом ты не пользуешься, так как его нет на Linux. Как правильно настроить почту, чтобы все работало на Exchange Server: почта, календарь, адресная книга, работа с папками? Статью об этом пишу я эту.
Kontact состоялся
В течении десятка лет я имел возможность проверить почтовые программы Linux в качестве клиента Exchange Server. В разное время я использовал для этой цели KMail/Kontact и Thunerbird. Скажу сразу, что первый вариант практически полностью заменил MS Outlook. Второй же обеспечивает не более половины требуемого функционала, но зато гораздо проще в плане установки и дальнейшей эксплуатации.
Итак приступим. Начнем с трудного: настройка рабочей почты с kdepim / kontact / kmail для полноценной замены MS Outlook.
Структура KDEPIM. Желтоватым цветом заливки отмечены компоненты Kontact, которые взаимодействуют с почтовым сервером.
Как уже понятно, данный способ подразумевает KDE, в качестве графического окружения вместе с пакетом KDEPIM. Вдобавок к нему нам понадобится почтовый шлюз DavMail, которого к сожалению нет в стандартных репозитариях Gentoo Linux. Выходим из ситуации, используя утилиту dpkg и deb пакет для Debian. Примечательно, что разработка ведется на SourceForge, и несколько дней назад вышла новая версия DavMail 4.8.
DavMail – программа, преобразовывающая протокол Exchange Web Services в открытые протоколы POP, IMAP, SMTP, Caldav, Carddav и LDAP.
Архитектура DavMail, с домашней страницы проекта.
Программа тянет зависимостей всего ничего: любая открытая или приоткрытая ипостась jdk/jre вполне подойдет. Пользователям облачного Outlook 365 на DavMail настраивать ничего не надо, URL Exchange Web Services в программе прописан изначально. Если же используется обычный внутренний Exchange Server, то тогда URL надо указать. И это практически все, еще расставить галки по опциям и DavMail настроен.
Для более тонкой настройки можно воспользоваться конфигурационным файлом ~/.davmail.properties .
Настройка портов в конфиг-файле.
Перевести DavMail в режим фонового процесса (при этом не требуется X11).
Далее следует настроить KMail и KOrganizer. Так как DavMail сложновато гибко настроить на получение почты, предпочтительнее почту забирать напрямую, а календарь — со шлюза. Сложность заключается в настройке well-known портов, для чего могут потребоваться права рута, в возне с SSL сертификатами при настройке защищенного соединения.
Вряд-ли читателям Хабра требуется рассказывать о том, как настроить почтовый клиент на получение и отправку почты. На всякий случай тут ссылка, для тех, кого запутал интерфейс KMail. Подскажу лишь неявные настройки, например где следует указать путь к папкам отправленных, шаблонов и черновиков, для этого надо открыть Settings → Identity → Advanced .
Примечательно, что папку для удаленных выбираете из другого окна: Settings → Configure KMail → Accounts → Receiving tab → (Choose an account) → Modify → Advanced → Trash folder .
О том как склеить DavMail и KOrganizer я писал отдельный пост, так что не стану повторяться, а вместо этого снова упомяну про подводные камни, то есть один довольно крупный риф. Чаще всего доменный пароль совпадает с паролем пользователя на сервере Exchange и в момент, когда доменный пользователь меняет свой доменный пароль надо не забыть поменять его на KOrganizer . Если же этого не сделать вовремя, то учетная запись может быть заблокирована, из-за настойчивых попыток календаря установить соединение со старым паролем.
Остается настроить LDAP/AD на адресной книге: Settings → Configure KAddressbook → LDAP Server Settings → Add host .
Что работает безупречно:
Работает, но с нареканиями:
- список, переименование и удаление IMAP папок на почтовом сервере Exchange,
- принять, отвергнуть или изменить событие в календаре,
- индексация, поиск.
- Некоторые Outlook-специфичные примочки, такие как голосовалки да/нет, или Action Items в заголовке письма.
- настройки на почтовом сервере, например автоматические ответы.
В целом данный набор довольно громоздкий, хрупкий и требует некоторого внимания, чтобы все продолжало работать как надо. Слабым звеном тут является сервер Akonadi, который служит хранилищем для всех PIM данных. Частенько данные хранилища Akonadi портятся и тогда ничего не стартует. Приходится удалять БД и запускать все по новой. После каждого апгрейда KDE, стараешься запускать приложения KDEPIM, затаив дыхание.
Thunderbird: золотая середина
Порядок действий будет таков:
Настройка календаря в Thunderbird, через расширение Lightning и шлюз DavMail
Создать новый календарь тоже несложно после того как вы найдете, как это можно сделать. Не ищите напрасно в меню Thunderbird, даю картинку в помощь. Только контекстное меню правого щелчка мыши и только в указанное место, выделенное цветом даст возможность создать новый календарь.
После этого надо всего лишь добавить локальный адрес из настроек шлюза, указав путь как выше показано в пункте 3. Опять же, как мера предосторожности, не синхронизируйте слишком часто, чтобы после смены доменного пароля не заблокировать учетную запись, пока календарь будет стучаться на сервер со старым паролем.
Остается адресная книга, для нее никаких расширения и шлюзов не требуется. Единственно, пользователи Gentoo Linux должны собрать пакет с USE флагом ldap .
Из адресной книги, вызываем окно настройки подключения к серверу LDAP: Файл -> Создать -> Каталог LDAP .
В закладке Дополнительно можно по вкусу добавить фильтров поиска, например: (objectcategory=person) или (objectclass=*) . Весь список прилагается.
Итого
Если сравнивать Kontact/KMail и Thunderbird, то первый вчистую выигрывает по пригодности в офисной среде. Thunberdird имеет не лучшую поддержку IMAP, однако проблемы возникают именно с просмотром и изменений папок Office 365. Microsoft в свою очередь не может похвастаться приверженностью ИТ стандартам, поэтому возможно, что все дело в кривой имплементации IMAP на стороне сервера. КOrganizer также имеет больше функций, чем расширение Lightning. Благодаря Akonadi, KDEPIM имеет очень удобный фоновый процесс приема почты, регистрации событий и оповещений.
С другой стороны за всем этим надо следить, чтобы карточный домик KDEPIM не ломался после каждого значительного апгрейда. 2 года назад его перевели на KDE Frameworks 5 и Qt 5, но еще далеко не на всех дистрибутивах Linux он присутствует. Когда появится на Gentoo поставлю его первым делом и заодно проверю свою учетную запись на BugZilla.
Thunderbird подкупает тем, что его легко поставить, настроить и обслуживать, а все то чего не хватает, можно сделать на веб клиенте. S/MIME просто работает, а в KMail, это что-то с чем-то. Думайте сами, решайте сами. Как говорит машинный переводчик, Linux — это все про выбор.
Если будет интересно, в следующий раз расскажу про молодой да ранний почтовый клиент Trojita, тяжеловесный Evolution и еще по-мелочам.
Читайте также: