При слиянии word и excel меняется формат чисел после запятой
Почтовое слияние Microsoft Word - одна из самых популярных функций. Он очень эффективно создает ярлыки, шаблоны писем, электронные письма или отчеты. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить часы работы. К сожалению, освоение всех способов использования Mail Merge может быть головной болью.
Одна из проблем с функцией слияния состоит в том, что она не может правильно отформатировать числа в таблицах Excel. Например, результат продаж в Excel теперь равен 100, но в Word он неожиданно превращается в 99,999999999996!
Примечание. Несмотря на то, что в Office 2016 выполняются следующие шаги , он по-прежнему работает в других версиях Word и Excel.
1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
Первым способом корректного форматирования чисел из Excel с помощью Mail Merge является редактирование документа Word. В частности, вы примените требуемый код числового формата к полям слияния - поле слияния в файле Word. (По сути, поля слияния уведомляют документ Word, в каком столбце электронной таблицы Excel содержатся данные для обработки.) Чтобы применить форматирование к полю, необходимо включить числовой переключатель (ранее известный как переключатель изображений). ) в поле кода.
Первое, что вам нужно сделать, это знать фактический код поля. Откройте документ « Слияние» и щелкните вкладку « Почтовые рассылки » в верхней части окна. Убедитесь, что кнопка « Просмотр результатов» отключена, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши в окне слияния (например, « Пожертвование» ) и выберите « Переключить код поля» . Вы увидите код этого поля, обозначенный фигурными скобками, например: . Теперь отредактируйте код для этого поля, просто вставив числовой переключатель в конце кода следующим образом:
Программное обеспечение предоставляет много кодов изображений. Вот 4 примера, которые соответствуют результату:
01.00 $ 15 $ 1500,00 26 ноября |
Вот несколько примеров того, как числовые коды полей обрабатывают данные в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Числовой переключатель для полей слияния Mail-Merge
На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, так почему бы не использовать одну и ту же функцию форматирования ? Например, почему бы не использовать функцию MergeField следующим образом:
Это действительно проблема многих людей, и, возможно, только Microsoft знает ответ.
Примечание. Помните, что при добавлении или изменении числового переключателя результаты отображаются не сразу. Вы должны обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Обновить поле» ) или нажмите кнопку « Почтовые рассылки»> «Предварительный просмотр результатов» . Иногда вам нужно повторить эту операцию 2-3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам может потребоваться сделать шаг назад и отменить, чтобы увидеть влияние внесенных вами изменений.
Числовые переключатели хорошо работают в области микширования, но их использование немного сложно запомнить и допускать ошибки. Если вы чувствуете то же самое, попробуйте один из следующих двух способов.
2. Редактировать таблицы Excel
Это способ избежать ошибок форматирования при использовании Mail Merge. В электронной таблице Excel вставьте столбец, содержащий формулу, которая преобразует числа или даты в Excel в текстовый формат, который вы хотите отобразить в документе Mail Merge.
Для этого вам нужно использовать функцию TEXT в Excel. Это позволяет пользователям конвертировать числа или даты в эквивалентный текстовый формат точно так, как хочет пользователь. Недостатком этого решения является то, что вам нужно знать код форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции формата пользовательских номеров , немногие пользователи Excel знают об их существовании.
Совет: Вы должны отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, в разных стилях, таких как курсив или какой-то другой странный цвет, чтобы напомнить, что числа - это просто текст. В более старых версиях Excel эти «числа» нельзя использовать в расчетах. В Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме функций сумм, таких как SUM и AVERAGE.
Преимущество числовых форматов и форматов даты, таких как текст, состоит в том, что текст преобразуется из Excel в документ, использующий слияние без искажений. Параметры формата, такие как шрифт, размер, цвет неизменны.
Код формата для функции TEXT в Excel
Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции TEXT или в пользовательском формате чисел Excel (Custom). Кроме того, они также могут быть использованы в «Числовые коммутаторы» в поле Word Mail-Merge.
Обратите внимание, что существуют небольшие различия между тем, как код работает в Excel и Word в Microsoft 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для месяцев и минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, на какую единицу вы ссылаетесь. Но Word не такой «умный». Вы должны использовать заглавные буквы, чтобы указать месяц. Кроме того, в Excel также имеется дополнительный код «MMMMM», который возвращает только одну аббревиатуру за месяц (например: J, F, M, A, . ).
Добавление нескольких таблиц, содержащих функцию TEXT, в электронную таблицу - простое решение для исправления ошибок форматирования чисел при использовании Mail Merge. Вам просто нужно помнить, что эти ячейки могут выглядеть как числа, но не могут применять к ним функции SUM и AVERAGE. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, вам нужно только использовать функцию VALUE.
Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
Вместо функции TEXT () некоторые люди предпочитают использовать функцию ROUND (), чтобы уменьшить количество десятичных знаков. Как следует из названия, функция Excel ROUND () по умолчанию округляет десятичное число вверх или вниз в выбранной пользователем позиции. Преимущество этого подхода состоит в том, что округленные числа не являются текстовыми и могут все еще использоваться для вычислений. Во многих случаях, хотя функция ROUND () хорошо работает с Mail Merge, вы можете избежать ее по следующим причинам:
- Функция ROUND не содержит знак доллара или запятую, разделяющую тысячи и более.
- КРУГЛЫЙ будет обрезать нули в конце.
- Функция ROUND иногда заставляет Mail Merge отображать десятичные ошибки. Например, документ Mail Merge отображает 4 десятичных знака, а ROUND выбрал 2 или 3.
В некоторых редких случаях функция ROUND заставляет Mail Merge немного отклоняться. Например, вместо 1.0014, Mail Merge теперь показывает 1.0013.
3. Используйте DDE Link
Вышеупомянутые два относительно просты, но если есть много полей, которые требуют форматирования, они могут расстраивать рано, потому что вам нужно запомнить код формата и, хотя код один и тот же, их можно использовать по-разному.
Легкое и простое решение - связать Word с книгой Excel через DDE (динамический обмен данными), что лучше, чем обычный процесс фиксированного связывания. Звучит сложно, но если вы освоили Mail Merge, DDE - это просто «мелочь». Это простой двухэтапный процесс. В качестве первого шага вам просто нужно включить Word, чтобы открыть файл через DDE. Этот процесс нужно сделать только один раз.
Office 2016 поддерживает DDE? Динамический обмен данными - это старая технология. Иногда это работает нормально, но иногда это не работает в Office 2016. Вы должны открыть источник данных Excel, прежде чем обращаться к нему из Word. Обычно с источниками данных Excel вы должны начать импортировать данные из первой строки рабочего листа. Если вы достаточно терпеливы, вы можете использовать DDE в Office 2016).
Чтобы настроить Word 2013 для ссылок DDE, выполните следующие действия.
- Нажмите Файл> Параметры .
- Перейдите на вкладку « Дополнительно » слева и прокрутите вниз до раздела « Общие » .
- Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии .
Отныне вам никогда не придется делать вышеуказанное. Теперь вы можете открыть копию Word в различных форматах и путях, включая IDE. Единственный эффект - каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, программа предоставит вам выбор.
Второй и последний шаг - выбор источника данных для процесса слияния (на шаге 3 мастера слияния в Word или после нажатия кнопки « Выбрать получателей» на ленте « Почтовые рассылки» ). Теперь вам нужно всего лишь выполнить еще 3 клика.
- После выбора данных, которые вы хотите использовать, появится новое диалоговое окно « Подтверждение источника данных ».
- Тип ссылки по умолчанию - OLE, но не тот, который вам нужен.
- В диалоговом окне « Подтверждение источника данных » щелкните « Показать все» .
- В расширенном списке типов файлов выберите MS Excel Worksheets через DDE (* .xls). (Используйте эту опцию даже при использовании более нового формата файла Excel: * .xlsx.)
- Если требуется, подтвердите, что вы выбираете всю электронную таблицу .
Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, возможно, вам придется выбрать ее снова, но на этот раз по ссылке DDE. Вот и все! Отныне ваш формат Excel будет корректно применяться к документам Word Mail Merge, и вам нужно только помнить, чтобы поместить данные, которые вы хотите объединить, в первую рабочую книгу Excel.
При импортировании числа в Рассылках Word делает такое:
Для примера,
вместо 32,3 пишет 32,299999999999997
вместо 50,9 пишет 50,899999999999999
и так далее.
Формат ячеек с этими числами в Excel изменяю - общий, числовой - разультата нет.
Подскажите пожалуйста как это убрать.
2 Ответ от admin 04.02.2010 10:49:37
Мне кажется, надо использовать функцию округления с указанием количества знаков после запятой. Единственно, что не подскажу, как это делается в Excel, так как не работаю с этой программой.
В Word это функция round().
3 Ответ от Avo.ks 04.02.2010 12:41:42
А как это написать?
Вот картинка из документа Word. Здесь Слева просто текст, а справа имя поля из Excel откуда программа и берет собственно значение. Интересно, что в Excel стоит обыкновенное число, (32,3) - без лишних цифр.
Word по своему упрямтсву, как будто вычитает незначительно малое число из исходного, записанного в Excele и выдает мне такое вот юродство.
В принципе округление помогло бы. Но как мне это написать?
Если я напишу Round(«Общая_площадь_объекта_по_факту_квм»), то при просмотре он выдаст мне
Round(32,299999999999997) - он видит это не как функцию, а просто как текст.
Может знак какой то приписывать
вырезка.jpg 19.03 Кб, файл не был скачан.
You don't have the permssions to download the attachments of this post.
4 Ответ от viter.alex 04.02.2010 16:24:54
Можно попробовать поместить это выражение в поле:
5 Ответ от Avo.ks 04.02.2010 17:35:28
I`m sorry, НЕ ПОМОГЛО!
Я не понимаю, что вообще делает ВОРД.
Почему он ВЫЧИТАЕТ из числа 32,3 ЗАПИСАННОГО в EXCEL число 0,000000000000003 .
ЭТО МОЖЕТ быть объяснено ТОЛЬКО тем, что в исходном документе (EXCEL) записано именно число
ХОТЯ ПОКАЗЫВАЕТ EXCEL 32,3
В таком случае Как мне в Excel записать РОВНО 32,3 .
или это НЕВОЗМОЖНО. Это смешно.
ЛЮДИ ДОБРЫЕ И РАЗУМНЫЕ.
Попробуйте сами! Вот архив с исходным файлом Excel и карточкой Ворд.
В Ворде указан путь к источнику С:/, поэтому Excel кидайте именно в С:/.
Карточка - автомат.rar 30.6 Кб, 4 скачиваний с 2010-02-04
You don't have the permssions to download the attachments of this post.
6 Ответ от viter.alex 04.02.2010 19:43:53
В Excel можно округлить значение функциями, начинающимися на ОКР. А в Word нужно, как и говорили, пользоваться функцией Round. Возникло недопонимание как именно ей пользоваться. Поясню.
Открываем документ. Ставим курсор в то место, где находится поле слияния. Жмём Shift+F9, чтобы показать не результат работы поля, а его код, который для нашего примера будет выглядеть так:
Выделяем это поле. Жмём Ctrl+F9, чтобы добавить ещё одно поле для функции Round. Вокруг выделенного поля появятся фигурные скобки:
< < MERGEFIELD "Площадь_застройки_по_факту_квм" >>
Приводим это выражение к такому виду:
< =ROUND(< MERGEFIELD "Площадь_застройки_по_факту_квм" >;1) >
чтобы округлить выражение до одного знака после запятой.
Всё, жмём F9 и наслаждаемся результатом.
7 Ответ от Avo.ks 05.02.2010 15:44:15
Кажется это сработало! Спасибо!
Но все -таки! Оставшиеся и появившиеся проблемы:
1: Все таки почему нам пришлось округлять. Ведь в исходном файле было записано именно 32,3. Это просто интересно объяснить хотя бы с точки зрения логики.
И еще - я не могу взять ответственность на себя и убрать некоторые цифры после запятой, так как то что я получаю в ВОРДе - документ имеющий силу.
2: Если в исходной ячейке стоит ноль, то в ворде пишет "!Синтаксическая ошибка"
Можно наверное поставить условие на непустое значение в исходной ячейке и т.д., да?
И все же СПАСИБО! Уже кое-что продвинулось вперед.
8 Ответ от Avo.ks 11.02.2010 12:33:54
Ребятааа. Каароче, я понял как и что тут.
Решение:
поменять формат ячеек в Excel на ТЕКСТОВЫЙ. ни числовой, ни общий не подходят.
Вывод:
Word не "понимает" числа в Excel так как нужно.
Все нормально, тема закрыта.
Похожие темы
(Решено) Форматирование чисел при слияние с таблицами Excel
Если вы владеете персональным компьютером или же вы счастливый обладатель ноутбука, работаете с документами много, либо время от времени, то, вероятнее всего, вы пользуетесь таким мощным редактором текста, как Microsoft Word. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как начертить график в openoffice. Возможно, у вас новейшая 10 версия, возможно, вы привыкли к троечке и не хотите менять. Но в любом случае 80 % пользователей используют лишь 20 % этой замечательной, колоссальной программы. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как поставить в ворде знак ударения.
А где познакомиться со всеми нюансами? Где узнать, как еще более оптимизировать работу? Приглашаем вас на форум сайта Ворд Эксперт, посвященный приложению Word целиком. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: lorem ipsum dolor sit amet перевод. Вы можете зарегистрироваться на нашем портале и узнать много нового о такой, казалось бы, общеизвестной теме. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: сделать рамку с компютером.
Пользователю форума будет предложена литература по всем интересующим его вопросам, а наиболее часто задаваемые вопросы будут вынесены в отдельный раздел. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: настройка офис ворд 7. Здесь вы научитесь автоматизировать свою работу и форматировать тексты, с помощью макросов.
Возможно, ваша проблема не нова и на нее найдется уже готовое решение, которое описано в соответствующем подразделе. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как дать название таблиці в цщкв. А если вы не нашли ответа, то можете оставить заявку в другом разделе, зубры «макросостроения» и акулы Ворда обязательно найдут решение вашей проблемы. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: онлайн ворд сноски.
При слиянии Word и Excel не получается обойти ограничение в 255 символов.
В ячейке Excel более 255 символов.
При слиянии Excel с Word, в итоговый документ Word вставляются только первые 255 символов из ячейки слияния Excel.
Эта цепочка заблокирована. Вы можете просмотреть вопрос или оставить свой голос, если сведения окажутся полезными, но вы не можете написать ответ в этой цепочке.
Оскорбление — это любое поведение, которое беспокоит или расстраивает человека или группу лиц. К угрозам относятся любые угрозы самоубийством, насилием, нанесением ущерба и др. Любое содержимое для взрослых или недопустимое на веб-сайте сообщества. Любое изображение, обсуждение наготы или ссылка на подобные материалы. Оскорбительное, грубое или вульгарное поведение и другие проявления неуважения. Любое поведение, нарушающее лицензионные соглашения, в том числе предоставление ключей продуктов или ссылок на пиратское ПО. Незатребованная массовая рассылка или реклама. Любые ссылки или пропаганда сайтов с вирусным, шпионским, вредоносным или фишинговым ПО. Любое другое неуместное содержимое или поведение в соответствии с правилами использования и кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другими вариантами оскорбления или эксплуатации детей.
Ответы (3)
В Exel перейдите в меню Файл. Далее Параметры. Смотрите вкладку Дополнительно. Далее раздел Данные.
Снимите все ограничения в этом разделе.
С уважением,
Сергей
Оскорбление — это любое поведение, которое беспокоит или расстраивает человека или группу лиц. К угрозам относятся любые угрозы самоубийством, насилием, нанесением ущерба и др. Любое содержимое для взрослых или недопустимое на веб-сайте сообщества. Любое изображение, обсуждение наготы или ссылка на подобные материалы. Оскорбительное, грубое или вульгарное поведение и другие проявления неуважения. Любое поведение, нарушающее лицензионные соглашения, в том числе предоставление ключей продуктов или ссылок на пиратское ПО. Незатребованная массовая рассылка или реклама. Любые ссылки или пропаганда сайтов с вирусным, шпионским, вредоносным или фишинговым ПО. Любое другое неуместное содержимое или поведение в соответствии с правилами использования и кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другими вариантами оскорбления или эксплуатации детей.
1 пользователь нашел этот ответ полезным
Был ли этот ответ полезным?
К сожалению, это не помогло.
Отлично! Благодарим за отзыв.
Насколько Вы удовлетворены этим ответом?
Благодарим за отзыв, он поможет улучшить наш сайт.
Насколько Вы удовлетворены этим ответом?
Благодарим за отзыв.
Попробовал. В пустом новом файле работает. Но в моём, редактируемом, ничего не изменилось. Также 255 символов. Не понимаю, что не так. Что на это влияет и как можно этим управлять.
Оскорбление — это любое поведение, которое беспокоит или расстраивает человека или группу лиц. К угрозам относятся любые угрозы самоубийством, насилием, нанесением ущерба и др. Любое содержимое для взрослых или недопустимое на веб-сайте сообщества. Любое изображение, обсуждение наготы или ссылка на подобные материалы. Оскорбительное, грубое или вульгарное поведение и другие проявления неуважения. Любое поведение, нарушающее лицензионные соглашения, в том числе предоставление ключей продуктов или ссылок на пиратское ПО. Незатребованная массовая рассылка или реклама. Любые ссылки или пропаганда сайтов с вирусным, шпионским, вредоносным или фишинговым ПО. Любое другое неуместное содержимое или поведение в соответствии с правилами использования и кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другими вариантами оскорбления или эксплуатации детей.
2 польз. нашли этот ответ полезным
Был ли этот ответ полезным?
К сожалению, это не помогло.
Отлично! Благодарим за отзыв.
Насколько Вы удовлетворены этим ответом?
Благодарим за отзыв, он поможет улучшить наш сайт.
Насколько Вы удовлетворены этим ответом?
Благодарим за отзыв.
Ячейки с содержимым большим, полагаю, стоят не в самом начале. Есть комментарии в сети, что надо переместить ячейки большие на самый верх, тогда при объединении будет считываться информация с них и размер соответственно.
Комментарий полностью ниже
" чтобы иметь возможность в office использовать в Word ячейки слитые из Excel размером больше 255 символов и находящиеся в строке больше 9-й нужно:
записать любое содержимое не менее 256 символов, в любой (например в первой после заголовка) ячейке Excell располагающейся над той ячейкой где должно быть больше 255 символов. Ну и понятное дело эту строку не использовать, она будет технологической заплаткой.
Можно также стараться чтобы в первых строках были, как раз, самые длинные значения, или дополнять значения в первых строках технологическими малозаметными символами - типа точки или подчеркивания. А лучше всего дополнить невидимыми символами Alt-255 - ' '.
Иными словами, если в ячейках до 10-й строки будут находится длинные тексты, то система будет считать все ячейки в этом столбце "крупными" и считывать полностью даже они длинней 255 символов. Если же в первых строках находятся короткие значения, то система будет считать весь столбец "мелким" и считывать из всех ячеек ниже только первые 255 символов"
С уважением,
Сергей
Оскорбление — это любое поведение, которое беспокоит или расстраивает человека или группу лиц. К угрозам относятся любые угрозы самоубийством, насилием, нанесением ущерба и др. Любое содержимое для взрослых или недопустимое на веб-сайте сообщества. Любое изображение, обсуждение наготы или ссылка на подобные материалы. Оскорбительное, грубое или вульгарное поведение и другие проявления неуважения. Любое поведение, нарушающее лицензионные соглашения, в том числе предоставление ключей продуктов или ссылок на пиратское ПО. Незатребованная массовая рассылка или реклама. Любые ссылки или пропаганда сайтов с вирусным, шпионским, вредоносным или фишинговым ПО. Любое другое неуместное содержимое или поведение в соответствии с правилами использования и кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другими вариантами оскорбления или эксплуатации детей.
При импорте в Excel данных из внешних программ, иногда возникает весьма неприятная проблема - дробные числа превращаются в даты:
Так обычно происходит, если региональные настройки внешней программы не совпадают с региональными настройками Windows и Excel. Например, вы загружаете данные с американского сайта или европейской учётной системы (где между целой и дробной частью - точка), а в Excel у вас российские настройки (где между целой и дробной частью - запятая, а точка используется как разделитель в дате).
При импорте Excel, как положено, пытается распознать тип входных данных и следует простой логике - если что-то содержит точку (т.е. российский разделитель дат) и похоже на дату - оно будет конвертировано в дату. Всё, что на дату не похоже - останется текстом.
Давайте рассмотрим все возможные сценарии на примере испорченных данных на картинке выше:
- В ячейке A1 исходное число 153.4182 осталось текстом, т.к. на дату совсем не похоже (не бывает 153-го месяца)
- В ячейке A2 число 5.1067 тоже осталось текстом, т.к. в Excel не может быть даты мая 1067 года - самая ранняя дата, с которой может работать Excel - 1 января 1900 г.
- А вот в ячейке А3 изначально было число 5.1987, которое на дату как раз очень похоже, поэтому Excel превратил его в 1 мая 1987, услужливо добавив единичку в качестве дня:
Вот такие варианты. И если текстовые числа ещё можно вылечить банальной заменой точки на запятую, то с числами превратившимися в даты такой номер уже не пройдет. А попытка поменять их формат на числовой выведет нам уже не исходные значения, а внутренние коды дат Excel - количество дней от 01.01.1900 до текущей даты:
Лечится вся эта история тремя принципиально разными способами.
Способ 1. Заранее в настройках
Если данные ещё не загружены, то можно заранее установить точку в качестве разделителя целой и дробной части через Файл - Параметры - Дополнительно (File - Options - Advanced) :
Снимаем флажок Использовать системные разделители (Use system separators) и вводим точку в поле Разделитель целой и дробной части (Decimal separator) .
После этого можно смело импортировать данные - проблем не будет.
Способ 2. Формулой
Если данные уже загружены, то для получения исходных чисел из поврежденной дата-тексто-числовой каши можно использовать простую формулу:
=--ЕСЛИ( ЯЧЕЙКА("формат";A1)="G" ; ПОДСТАВИТЬ(A1;".";",") ; ТЕКСТ(A1;"М,ГГГГ") )
В английской версии это будет:
=--IF (CELL ("format ";A1)="G"; SUBSTITUTE (A1;".";","); TEXT (A1;"M ,YYYY "))
Логика здесь простая:
- Функция ЯЧЕЙКА (CELL) определяет числовой формат исходной ячейки и выдаёт в качестве результата "G" для текста/чисел или "D3" для дат.
- Если в исходной ячейке текст, то выполняем замену точки на запятую с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) .
- Если в исходной ячейке дата, то выводим её в формате "номер месяца - запятая - номер года" с помощью функции ТЕКСТ (TEXT) .
- Чтобы преобразовать получившееся текстовое значение в полноценное число - выполняем бессмысленную математическую операцию - добавляем два знака минус перед формулой, имитируя двойное умножение на -1.
Способ 3. Макросом
Если подобную процедуру лечения испорченных чисел приходится выполнять часто, то имеет смысл автоматизировать процесс макросом. Для этого жмём сочетание клавиш Alt + F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) , вставляем в нашу книгу новый пустой модуль через меню Insert - Module и копируем туда такой код:
Останется выделить проблемные ячейки и запустить созданный макрос сочетанием клавиш Alt + F8 или через команду Макросы на вкладке Разработчик (Developer - Macros) . Все испорченные числа будут немедленно исправлены.
Функция слияния почты в Microsoft Word — одна из функций, которые нравятся пользователям. Он работает при создании пользовательских этикеток, шаблонов, электронных писем или отчетов. Когда вы знаете, как им пользоваться, вы можете сэкономить много часов работы.
Примечание. Следующие меры реализованы в Office 2016, но по-прежнему применяются в других версиях Word и Excel.
- 1. Используйте «Переключатель номера» в Word.
- 2. Измените таблицу Excel.
- 3. Использование ссылок DDE
1. Используйте «Переключатель номера» в Word.
Мы сделаем первый способ редактирования документа Word. Здесь вы будете использовать код желаемого числового формата для поля слияния в документе Word. Поле слияния в основном сообщает Word, какой столбец в таблице Excel содержит данные для преобразования. Чтобы применить форматирование к полю, вы должны использовать числовой переключатель (ранее называвшийся переключателем изображения) в коде поля этого поля.
Во-первых, вам нужно увидеть фактический код поля, открыв документ «Слияние» и щелкнув вкладку «Рассылки» в верхней части окна. Обязательно отключите предварительный просмотр результатов, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши поле слияния почты (например, «Пожертвование») и выберите параметр «Переключить код поля». Теперь вы должны увидеть фактический код поля (в фигурных скобках, как в ) для этого поля. Измените коды полей, просто вставив код переключателя в конец кода поля, например:
Wors предлагает множество кодов изображений, вот 4 примера с соответствующими результатами:
Примечание: используйте только кавычки в коде даты, не используйте для кодов.
Чтобы увидеть больше кодов, см. Таблицу ниже или выполните поиск числовых кодов переключателей в Microsoft Word в Интернете.
Вот несколько примеров числовых кодов полей для данных в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Цифровой переключатель для поля слияния слияния писем
Фактически, Word и Excel используют один и тот же код формата, но не используют один и тот же формат функций. Например, нет функции MergeField, подобной приведенной ниже:
Примечание. При добавлении или изменении числового переключателя эффект может измениться не сразу, вам необходимо обновить поле, щелкнув по нему и выбрав «Обновить поле» или нажав кнопку «Рассылки»> «Предварительный просмотр результатов». Иногда приходится делать это 2 или 3 раза. Если вы используете мастер слияния писем, вам, возможно, придется вернуться к предыдущим шагам, чтобы увидеть изменения.
2. Измените таблицу Excel.
В электронной таблице Excel вставьте столбец, используя формулу для преобразования числа или даты в Excel в текстовый формат, который будет отображаться в слиянии писем.
- Экономьте время с помощью этих функций форматирования текста в Microsoft Excel
Для этого воспользуемся функцией ТЕКСТ в Excel. Эта функция имеет функцию преобразования чисел или дат в соответствующий текстовый формат. Однако у этого метода есть недостаток в том, что вам необходимо знать определенные коды формата. Хотя эти коды идентичны коду, используемому в функции форматирования настраиваемых чисел Excel, большинство пользователей редко их видят.
Совет: вам следует отформатировать поле, содержащее эти формулы, в другой форме (курсив, полужирный шрифт, другие цвета), чтобы знать эти числа только в виде обычного текста. В более старых версиях Excel эти числа не используются для вычислений, но в Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме таких функций, как СУММ и СРЕДНЕЕ. Преимущество форматирования дат и чисел в виде текста заключается в том, что при переключении с Excel на документ Word Mail Merge не возникает беспорядка.
Код формата для функции ТЕКСТ
Ниже приведена таблица кодов, обычно используемых в текстовой функции.
Коды чисел, дат и времени можно использовать в текстовом или произвольном числовом формате Excel. Однако есть разница между тем, как эти коды работают в Excel и Word в Microsoft Office 2013. В Excel вы можете использовать M или m в течение месяцев или минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы определить, какую единицу вы используете, но Word не так умен, вам нужно использовать заглавные буквы для месяца и часто писать в течение минут. Кроме того, Excel добавил код MMMMM к результату единственного сокращения месяца (например, J, F, M, A и т. Д.)
Примечание: при преобразовании этих чисел в текст они не используются в функциях СУММ или СРЕДНЕЕ, если вы хотите, вам нужно преобразовать их снова, используя функцию ЗНАЧЕНИЕ.
ОКРУГЛ (функция ОКРУГЛ.)
Вместо функции ТЕКСТ некоторые пользователи предпочитают использовать функцию ОКРУГЛ, чтобы удалить дополнительные десятичные числа. Функция ОКРУГЛ. Округляет числа в большую или меньшую сторону до указанного вами десятичного разряда. Преимущество в том, что числа округления не в виде текста, вы все равно можете использовать их для расчета. Функция ОКРУГЛ может хорошо работать при слиянии писем, но редко используется, потому что:
- Функция ОКРУГЛ удалит символ доллара или разделитель тысяч (запятую).
- Функция ОКРУГЛ удалит нули в конце.
- Иногда функция ОКРУГЛ отображает неправильные десятичные разряды при переключении на слияние. Например, в документе «Слияние» отображается 4 десятичных разряда, в то время как функция округления указывает 2 или 3 разряда.
В редких случаях функция ОКРУГЛ. Также отображает ошибки в слиянии писем, например, вместо 1.0014, слияния, показывающего 1.0013.
3. Использование ссылок DDE
Вышеупомянутые два метода относительно просты, но вам нужно помнить код формата и в некоторых случаях один и тот же код, но использование также отличается.
Более простой способ — связать Word с Excel с помощью ссылок DDE (динамический обмен данными). Звучит сложно, но если вы можете объединить почту, DDE не усложнит вам задачу. Вам нужно сделать всего два шага, и первый шаг — активировать Word, чтобы открыть файл через DEE (этот шаг нужно сделать только один раз).
Как упоминалось выше, DDE не работает в Office 2016. Динамический обмен данными — старый метод, и, похоже, Microsoft собирается отказаться от него. Иногда это работает в Office 2016, а иногда нет. Уловка для его работы в Office 2016 заключается в том, что источник данных Excel необходимо открыть перед доступом к нему из Word. А в Excel таблица должна начинаться с первой строки первого рабочего листа в файле.
Чтобы настроить ссылку DDE в Word 2013, выполните следующие действия:
Шаг 1 . Щелкните Файл> Параметры.
Шаг 2 . Щелкните вкладку «Дополнительно» слева и прокрутите до раздела «Общие».
Шаг 3 . Щелкните Подтвердить преобразование формата файла в открытом окне.
Это первый шаг, и вам не придется делать это снова. С этого момента копии Word будут открываться во многих различных типах файлов и открываться с другими путями, включая DDE. Недостатком этого метода является то, что каждый раз, когда вы открываете в Microsoft Word файл, отличный от документа Word, программа позволяет вам изменить свой выбор.
Второй шаг — это последний шаг, который вам нужно делать каждый раз, когда вы выбираете источник данных для слияния писем (до шага 3 в руководстве по слияниям писем или после нажатия кнопки «Выбрать получателей» на ленте «Рассылки»). Следуйте инструкциям ниже:
Шаг 1 . После выбора файла данных, который вы хотите использовать, появится диалоговое окно «Подтвердить источник данных».
Шаг 2 . Тип по умолчанию — OLE, но вы можете изменить его на другой тип. В диалоговом окне Подтверждение источника данных щелкните Показать все. В развернутом списке типов файлов выберите Листы MS Excel через DDE (* .xls). (Выберите этот параметр, если используется более новый формат файла Excel * .xlsx). Если будет предложено, подтвердите, что вы выбрали всю электронную таблицу.
Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, вам нужно выбрать ее снова, на этот раз через ссылку DDE. Отныне формат Excel будет перенесен в документ Word Mail Merge в неизменном виде.
Предупреждение: убедитесь, что документ, который вы хотите объединить, должен находиться на первом листе документа Excel.
Читайте также: