Практическое применение microsoft office access
Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Это полнофункциональная реляционная СУБД.
В Access можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализуются также принцип связи и внедрение OLE-объектов, т.е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме.
OLE-объектом может быть Excel-таблица, Paintbrush-иллюстрация, звуковой файл и др. Вставлять объекты можно путем копирования объекта через буфер обмена.
Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro и др.).
Access работает с базами данных, которые, будучи созданными в других СУБД, поддерживают стандарт ODBC, включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 и Rdb.
В Access входят специальные программы: «Конструктор», «Мастер», «Построитель выражений», «Маска ввода», — что позволяет создавать экранные формы, отчеты, запросы.
Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчеты.
Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения законченного отчета (формы, запросы).
Access позволяет обращаться к базам данных, которые созданы в других системах (dBASE, Paradox и др.) без перевода их в формат Access. В Access реализован принцип коллективного представления и обработки данных.
Пользователю предоставляются средства автоматизации разработки приложений — элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.
Введено контекстное меню с набором команд — открывается правой кнопкой мыши в любой момент (можно не обращаться к главному меню).
Построитель выражений (expression builder), содержащий список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определении (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.
Инструментарий «Переместить и отпустить» позволяет перетягивать запросы, таблицы из окна базы данных в формы, отчеты, а также перетягивать таблицы Excel в окно базы данных Access.
Приложение «Мастер по разработке баз данных» (Database Wizard) содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, отчеты.
Программы Мастер по созданию форм (Form Wizard) и Мастер отчетов (Report Wizard) предназначены для автоматизации проектирования форм и отчетов. С из помощью можно составлять сложные отчеты на основе более чем одной таблицы. Эти программы анализируют поля, которые включаются в отчет и решают, какую создать форму — простую или отчет.
Конструкторы форм и отчетов позволяют создать на основе информации базы данных формы и отчеты, соответствующие современным технологиям.
Все элементы интерфейса приняли трехмерное отображение. Можно прятать объекты от доступа других пользователей к информации. Расширены функции помощи Help.
Функции контроля правильности вводимого текста и исправления ошибок выполняет Автокорректор (AutoCorrect), а орфографический контроль информации — Мастер орфографического контроля.
MS Access — это не только классическая СУБД, но и система для разработки приложений. Можно разрабатывать приложения для работы с базой данных, не зная язык программирования.
Основные объекты базы данных (рис.1):
Рис. 1. Окно программы MS Access
- таблицы - являются основой базы данных, так как вся информация содержится в них;
– формы – специальные средства для ввода и просмотра данных;
- запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, можно создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления и др.;
- отчеты – предназначены для вывода данных, имеются средства для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
- страницы – специальные объекты для организации базы данных, размещаемой на Web-странице;
- макросы– предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД;
- модули - предназначены для создания новых функций путем программирования.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте характеристику MS Access.
- Какими возможностями обладает MS Access?
- Перечислите основные объекты MS Access.
- Перечислите состав специальных программ, входящих в MS Access, их назначение.
Рекомендуемая литература: /1/ стр.529-563; /2/стр.340-374; /3/ стр.560-588; /6/
wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 10 человек(а).
Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.
- Пустая база данных — это стандартная база данных программы Access, отлично подходит для локального использования. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
- Веб-базы данных разработаны для применения вместе со встроенными инструментами Access для публикации в интернете. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
- Шаблоны — это заранее построенные базы данных широкого спектра применения. Выбирайте шаблоны, если вы не хотите тратить слишком много времени, сводя структуру баз данных в единое целое.
Назовите свою базу данных. Выбрав тип базы данных, назовите ее согласно предназначению. Это будет особенно полезно, если вы работаете одновременно с несколькими разными базами данных. Введите название в поле «Имя файла». Нажмите «Создать», чтобы сгенерировать новую базу данных.
Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».
Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой системы управления базами данных (СУБД).
Оглавление
Введение
I. Основные теоретические понятия баз данных
1.1. Цель разработки и анализ использования
1.2. Структура баз данных. Безопасность информации
1.3. Разработка базы данных
1.4. Анализ средств программирования
II. Разработка и проектирование базы данных Microsoft Access
2.1. Описание программного продукта Microsoft Access
2.2. Инструкция пользователя Microsoft Access
Заключение
Список литературы
Файлы: 1 файл
trpp1.docx
Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.
Безопасность баз данных
Базы данных – это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.
Базы данных – это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.
Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.
1.3. Разработка базы данных
Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.
Разработка технического задания
Техническое задание на проектирование базы данных должен предоставить заказчик. Однако для этого он должен владеть соответствующей терминологией и знать, хотя бы в общих чертах, технические возможности основных СУБД. К сожалению, на практике такое положение встречается не всегда.
Разработка структуры базы данных
Выяснив основную часть данных можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.
Работа начинается с составления основного списка полей – он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
Далее распределяют поля основного списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности на одном рабочем месте.
В каждой из таблиц задается ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о книгах таким полем может служить инвентарный номер книги. Для таблицы, в которой содержаться авторы, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.
Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.
Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком.
Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно поэтому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы.
На этом этапе завершается разработка базы данных, и на следующем этапе начинается ее основное проектирование. С этого момента следует начать работу с СУБД.
1.4. Анализ средств программирования
Наиболее значимые характеристики сферы применения Microsoft Access заключаются в следующем: наличие некоторого объема информации, который необходимо систематизировать и хранить централизованно. Этот объем информации не должен превышать некоторого предела, например, крупные корпоративные системы, хранилища данных OLTP или системы OLAP - это не вариант использования Access; ограниченность материальных и трудовых ресурсов для разработки системы хранения данных. В этом плане Access предоставляет довольно богатые возможности за небольшую стоимость. Цена разработки и сопровождения данной СУБД вполне доступна даже малым компаниям или предпринимателям; использование данных преимущественно в режиме однопользовательского доступа. Возможно, конечно, увеличение числа одновременно работающих пользователей, за счет возможностей ядра Access, однако при больших количествах (100 и более клиентских подключений) использование Access нецелесообразно, ввиду пропорционального увеличения сетевого трафика, и снижения скорости обработки данных; отсутствие жестких требований по защите информации. Access позволяет защищать данные лишь на пользовательском уровне. Чего, однако, вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит; наличие потребности публиковать данные в сети Internet, или редактировать их с помощью браузера. Если стандартных средств не достаточно, для редактирования HTML-кода можно использовать встроенный редактор сценариев Microsoft; факторы скорости работы программ не являются критическими. Если программа создана в Access не стоит ожидать от нее высокой производительности. Однако, существует огромный круг задач, в которых основное время при работе с программой приходится на ожидание действий пользователя. В таком случае невысокая скорость программы абсолютно не заметна; при использовании MS Access исключается необходимость иметь такую должность, как администратор БД. Все административные операции просты и автоматизированы; распространенность OC Windows, простота и стандартизированность интерфейса, наличие большого количества удобных Мастеров делают Access очень дружественной для большинства пользователей. И с другой стороны можно полагаться на стабильность производителя, компания Microsoft является одним из мировых лидеров в производстве ПО и обеспечивает свои продукты подробной документацией, технической поддержкой и локализацией.
II. Разработка и проектирование базы данных Microsoft Access
Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.
2.1. Описание программного продукта
Access — мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они отвечают принципу совместимости и прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.
С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows XP и компонентах Microsoft Office 2003 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.
При всем этом Access — не просто система управления базами данных. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 2003, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.
Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.
Мощность и доступность Access делают ее лучшей системой управления базами данных из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам — таким, как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.
2.2. Инструкция пользователя
Создание таблицы с помощью мастера
MS Access содержит целый ряд таблиц, использование которых возможно в качестве прототипов требуемых таблиц. При использовании мастера можно не только сэкономить время на создании таблиц, но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц.
Для того чтобы вызвать мастера для создания таблицы, в окне диалога «Новая таблица» выбирают опцию Мастер таблиц и нажимают кнопку ОК. На экране откроется окно диалога, представив необходимый материал для работы.
В левой части окна диалога находится список «Образцы таблиц». При выборе таблицы из этого списка меняется расположенный рядом список «Образцы полей», содержащий предлагаемые образцы полей для выбранной таблицы.
Сначала необходимо из списка «Образцы таблиц» выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу. Затем из списка «Образцы полей» выбирают поля таблицы и размещают их в списке Поля новой таблицы.
Выбор таблиц и полей для выбранной таблицы. Кнопки выбора полей.
Для выбора полей используются кнопки со стрелками, которые расположены правее списка «Образцы полей».
Используя кнопку «Переименовать поле», можно в случае необходимости изменить наименование любого из выбранных полей в списке Поля новой таблицы. Сформировав список полей создаваемой таблицы, нажать кнопку «Далее».
Заметьте, что при использовании мастера таблиц нет необходимости заботиться о типах данных. Когда выбирается поле из списка «Образцы полей», мастер предполагает, что он знает, какой тип данных подойдет. После того как таблица создана, можно перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть, какие типы данных выбрал мастер для полей.
На следующем шаге создания таблицы задаётся имя таблицы и определяется ключевое поле.
Мастер предлагает свой вариант имени, который можно принять, нажав клавишу Tab. Если мы хотим присвоить таблице какое-либо другое имя, необходимо ввести его в текстовое поле.
Теперь можно указать мастеру, чтобы он автоматически подобрал для таблицы первичный ключ, и нажать кнопку Далее для перехода в следующее окно диалога.
Создание базы данных Access и дальнейшая работа с ней под силу даже не слишком опытному пользователю. Инструмент предоставляет массу возможностей, объединяя реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и средствами разработки программного обеспечения.
Хотя, конечно, некоторые общие знания, чтобы управлять системой Access, иметь необходимо. То есть предварительно следует изучить характеристики данной СУБД, ознакомиться с ее функционалом, получить представление о режимах работы и существующем наборе компонентов. Итак, начнем?
Общая характеристика базы данных Access
Чтобы глубже ознакомиться с возможностями реляционной системы, которая входит в пакет Microsoft Office, следует разобраться с таким понятием, как база данных Access. Напомним, что набор информации, включающей структурированные по установленным правилам данные, который характеризуется особыми правилами описания и хранения, а также является независимым от программных приложений, называют базой данных (БД).
Общая характеристика базы данных Access
Самой популярной моделью представления упорядоченной информации является реляционная система. Ее название происходит от прилагательного relational (относительный). Это связано с тем, что отдельная запись в БД включает сведения, касающиеся только одного объекта.
При этом появляется возможность для работы с данными, которые принадлежат различным объектам, как единым целым, базирующимся на значениях, связанных друг с другом. Особенность реляционных систем управления информационными базами состоит в том, что весь массив обрабатываемых данных представлен в табличной форме.
На сегодняшний день система Access является одной из самых распространенных моделей управления БД в семействе продуктов корпорации Microsoft Office. Её может освоить не только опытный пользователь, но и новичок. В Microsoft Access база данных – это система, состоящая из элементов (например, таблицы, формы, запросы), выполняющих конкретно поставленную задачу. Сам термин «access» означает «доступ» (если перевести в электронном словаре).
Access – это современная прикладная программа Windows, позволяющая использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение объектов.
Получите подборку бесплатно (pdf 2,5 mb)
DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS Access и любым приложением от Windows. OLE также способен как устанавливать связь с объектами других прикладных программ, так и внедрять определённый объект в БД Access. Примером таких объектов могут быть электронные таблицы, диаграммы, рисунки, или документы из других приложений Windows.
Access способен работать с огромным количеством различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт данных производится из электронных таблиц и текстовых файлов. Система способна заниматься непосредственной обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.
Для работы с элементами СУБД Access использует процессор баз данных Microsoft Jet. Конструктор форм предназначен для объектов доступа и используется, как средство быстрого построения интерфейса. Конструктор отчётов обеспечивает вывод соответствующих документов. Чтобы автоматизировать рутинные операции можно воспользоваться функциями макрокоманд.
Система ориентирована на конечного пользователя. В работе Access используется язык программирования Visual Basic for Application. Он может создавать массивы, собственные типы данных, вести контроль работы прикладных программ.
Функции и режимы работы Access
Access обладает такими важными функциями, как:
- Определение данных, то есть анализ структуры, типа и установление связей.
- Обработка данных, которая включает поиск, сортировку, фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет данные с иной информацией, связанной с ними.
- Управление данными. Необходимо только прописать разрешение на использование информации (кому именно разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет определить правила совместного пользования данных.
В системе Access есть широкий набор инструментов для того, чтобы задать типа данных — электронные таблицы, числовые значения, денежные эквиваленты, документы, текст, даты, время, рисунки, звук. Можно задавать и разные форматы хранения информации (размер длины строки, точность представления числовых данных и даты времени) и представлять эти данные при выводе на печать или экран.
Существует 3 режима работы базы данных Access:
- Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие и восстановление базы данных без необходимости в её открытии.
- Режим конструктора, где есть возможности для создания и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм для отображения и редактирования данных и подготовки отчётов перед печатью.
- Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна объектов баз данных.
Элементы базы данных Access
Классическая версия Access состоит из определённого набора объектов. Основными элементами выступают:
Панель «Таблицы» открывает для редактирования таблицы. Распределение информации происходит по строкам и столбцам. Это обеспечивает значительное упрощение процесса импорта электронной формы в таблицу базы данных. Отличие всего одно – информация структурирована.
Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков. Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных (цифровые, текстовые, и т.п.).
Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.
Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.
Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2022
Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере
ТОП сервисов и приложений, на которые следует перейти уже сегодня
3,7 MB
Применение форм для объектов базы данных Access направлено на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с командами и иными функциями управления, которые используются для реализации того или иного функционала. При их отсутствии можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений в таблицах. Командные кнопки позволяют:
- задать данные для конечного отображения в форме;
- открыть другие формы и отчёты;
- выполнить другие задачи, например, работать с «Формой клиента».
Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при вводе данных.
Запросы в базе данных Access необходимы для реализации многих функций. Главная опция – это поиск информации в той или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи запроса). Запросы могут позволить пользователю производить фильтрацию данных путём определения критериев поиска для отображения только нужных сведений.
С помощью функции «обновляемых» запросов можно заниматься редактированием данных, найденных в основных таблицах. При этом правки появляются как в таблице запроса, так и в основных таблицах.
Существует 2 вида запросов – запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки выполняет функцию извлечения данных, чтобы преобразовать их в нужный для дальнейшего использования вид.
В данном случае результаты запроса могут быть выведены на экран, печать или перемещены в буфер обмена. Данные на выходе запроса необходимо применять, как источник записей для формы. Функция запроса на изменение – выполнение задач с информацией. С ними удобно создавать новые таблицы, делать пополнение сведений существующих таблиц, удалять или обновлять данные.
Мы вместе с экспертами по построению карьеры подготовили документы, которые помогут не ошибиться с выбором и определить, какая профессия в IT подходит именно вам.
Благодаря этим гайдам 76% наших студентов смогли найти востребованную профессию своей мечты!
Скоро мы уберем их из открытого доступа, успейте скачать бесплатно:
Женщины в IT: мифы и перспективы в карьере
Как прокачать свою технику речи
100 тыс. руб за 100 дней с новой профессией
Список из 6 востребованных профессий с заработком от 100 тыс. руб
Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру
Собрали 7 типичных ошибок, четвертую должен знать каждый!
Гайд по профессиям в IT
5 профессий с данными о навыках и средней заработной плате
4,7 MB
Это аналог упрощённого языка программирования. При помощи макросов можно повысить уровень функциональности базы данных. Например, если добавить макрос к командной кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты, выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.
Макросы дают возможность для автоматизации многих операционных процессов, которые ранее выполнялись в ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить время при работе с программой.
Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы и модули класса.
В последнем случае у них имеется не только связь с конкретными формами или отчётами, но и содержание процедур по работе с ними. У стандартных модулей имеются общие процедуры, несвязанные с определёнными объектами. Список стандартных модулей представлен в перечне «Модули в области навигации».
Типы данных в Microsoft Access
Таблицы баз данных дают возможность для работы с различными типами данных. Система баз данных Access предназначается для таких типов данных, как:
- Текстовый. Может быть использован для хранения стандартного текста с ограничением 255 символов в размере. Текст или числа не предназначаются для расчётов.
- Числовой. Используют для хранения действительных чисел. Здесь есть огромное число подтипов, выбор которых определяет точность вычислений.
- Поле Мемо – специальный тип данных, предназначенный для хранения текстов объёмом до 65 535 символов. В поле хранится именно указатель на место базы данных, где хранится непосредственно текст. Поле данного типа не может быть ключевым или проиндексированным. Предусмотрены длинный текст или комбинация текста и числовых значений.
- Дата/время. Предназначен для хранения дат календаря и настоящего времени в специальном фиксированном формате.
- Денежный. Необходим для хранения денежных сумм. В него включены денежные значения и числовые сведения, используемые при математических расчётах.
- Счётчик, в форме специального типа данных для оригинальных натуральных чисел, неповторяющихся в поле и обладающих автоматическим наращиванием. Функция заключается в порядковой нумерации записей.
- Логический. Нужен для хранения логических данные и полей, которые содержат одно из 2-х возможных значений (могут принимать только 2 значения, например: «Да» или «Нет»).
- Гиперссылка в форме специального поля, в котором хранятся адреса URL web-данных в сети интернет. При нажатии на ссылку, в автоматическом режиме запустится браузер и будет воспроизведён объект в его окне.
- Мастер подстановок. Не представляет собой специальный тип данных. Можно автоматизировать настройки таким образом, чтобы не вводить информацию в ручном режиме. Сведения в таком случае можно выбрать из раскрывающегося списка.
- Поле объекта OLE предназначается для включения изображения, звукозаписи и других типов данных. Такое поле не является ключевым или проиндексированным.
Создание базы данных в MS Access
Формировать базу данных программы Access можно, используя шаблоны, представленные в самом приложении. Кроме того, их можно найти на портале у разработчиков.
Создание базы данных в MS Access
Конечно, существует вероятность, что доступные шаблоны не смогут полностью удовлетворить ваши потребности, но, опыт формирования БД на их основе будет полезен с точки зрения знакомства со структурой таких баз, их компонентами и возможностями применения. Далее мы продемонстрируем, как выглядит процесс формирования.
Для создания баз данных необходимо запустить Microsoft Access. После этого нужно нажать кнопку Office и использовать команду «Создать». Программа по умолчанию предложит имя БД. Затем, чтобы выбрать место, куда сохранится база данных нужно открыть каталог, а после выбора нажимаем «Создать».
Есть и другой вариант, связанный с использованием шаблонов. Для этого необходимо выбрать в группе соответствующей категории локальные шаблоны, после чего откроется перечень доступных форм. Это будет список задач, из которого мы выбираем ту, которая больше всего соответствует нашим целям. К примеру, возьмем шаблон «Учащиеся». Как и в первом случае программа предложит имя БД. Нужно определиться с каталогом, в который будет сохранена база и кликнуть «Создать».
Теперь у нас есть, пока еще, пустая база данных, включающая готовые шаблоны разных ее составляющих. Так как в БД могут содержаться исключительно активные компоненты, кликаем «Параметры»-> Включить активное содержимое (затем это содержимое может быть включено в базу данных).
Для отображения всех элементов нужно нажать на области переходов, после чего мы увидим все виды объектов, содержащиеся в базе данных Access. Будут отображены таблицы, формы, запросы и отчеты.
Мы можем вносить данные в таблицы или в соответствующие им формы. В ходе изучения окна программы Microsoft Access можно обнаружить большое количество уже знакомых нам компонентов интерфейса. Здесь есть панель Office, кнопка быстрого доступа и т.д. Но, среди известных элементов есть и совершенно новый, который называется «область переходов». Здесь отображается весь перечень элементов БД.
Все эти элементы мы подробно рассмотрели в предыдущих разделах этого материала. При этом, обращаем ваше внимание, что все объекты БД Access могут храниться в едином файле с расширением.
Подытожим информацию, представленную в этой статье. С точки зрения обычного пользователя система управления базами данных Access в плане использования предполагает перечень несложных операций: формирование БД с выбором типов информации, ввод/вывод последней по запросу, создание отчета по доступу в виде презентации. При достаточно широком наборе возможностей система Access от Майкрософт отличается простотой, и работа с ней не вызывает каких-либо проблем.
Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции. С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.
Access является приложением Windows, поэтому они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. Все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.
Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.
В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню ?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.
Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
Мастер (Wizard) — специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.
Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access (как и во всем Microsoft Office) компания Microsoft добавила новое средство – Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.
Читайте также: