Получить электронный адрес сотрудника 1с
Необходимо зайти в справочник «Виды контактной информации» из раздела «Зарплата».
Также это можно сделать из раздела Администрирование (Администрирование – Общие настройки – Контактная информация – Виды контактной информации).
Нам необходимо создать новый элемент для подраздела «Контактная информация справочника «Физические лица» с типом «Адрес электронной почты», указав свое наименование.
После добавления данного элемента в карточке физического лица и в карточке сотрудника будет доступно для заполнения два адреса электронной почты.
Самсонова Валерия,
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Как подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника»? Что делать, если приглашение сотруднику не отправляется, а расчетные листы не публикуются? В статье разбираем самые популярные вопросы от пользователей.
Содержание :
Как подключить 1С:Кабинет сотрудника
1. На стартовом экране программы найдите раздел «Кабинет сотрудника», нажмите кнопку «Подключить».
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
3. Откроется форма регистрации. В первом пункте на латинице задайте уникальный адрес организации (название оргазации, сокращенное наименование, аббревиатуру, например: asp, konfetprom). Во втором пункте внесите юридическое наименование организации.
5. Выберите организации/подразделения/штатные должности, которые хотите подключить к сервису.
7. После подключения появится ссылка для входа в личный кабинет ответственного лица.
8. После перехода по ссылке на указанный мобильный телефон придет смс с кодом. Введите код в открывшуюся форму. После этого система предложит задать пароль для входа в личный кабинет – сделайте это. Сервис подключен.
Данная проблема возникает при ошибках заполнения контактных данных в карточке сотрудника.
Сотрудник не может войти в кабинет
Проблема может возникнуть из-за особенностей браузера. Попробуйте зайти в кабинет с другого браузера, отключить расширения.
В некоторых случаях помогает: в разделе «Администрирование» выбрать сотрудника, с которым возникает проблема, нажать «Запретить доступ» и снова «Открыть доступ».
Если проблема с входом возникает у ответственного, то для этого в разделе «Зарплата» – «Сервис 1С: Кабинет сотрудника» – «Дополнительная информация» нужно кликнуть по ссылке «Изменить эти данные», указать того же ответственного, нажать «Изменить». Попробовать войти в кабинет.
Можно попробовать запустить личный кабинет через приложение на мобильном.
Не публикуются расчетные листы
Причина в том, что в сервисе нет опубликованных сотрудников, позиций штатного расписания. В настройках кабинета нужно добавить подразделения к публикации.
С новым сервисом «1С:Кабинет сотрудника» сотрудникам больше не нужно ходить в бухгалтерию, а бухгалтера будут меньше отвлекать от работы. Согласование отпусков, отсутствий и получение справок происходит онлайн — это особенно актуально в условиях удаленки. Подробнее о функциях и преимуществах сервиса читайте в статье.
Выполнить требования ст. 136 ТК РФ об обязательной выдаче расчетных листков. Сотрудник может ознакомиться с документом в личном кабинете на портале сервиса или в приложении на мобильном телефоне;
Сэкономить время сотрудников и бухгалтерии. Сотрудники и бухгалтерия тратят меньше драгоценных минут на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов.
Улучшить условия труда. В любое время и в любом месте, где есть интернет, сотрудник сможет заказать справку 2-НДФЛ, проверить количество оставшихся дней отпуска, посмотреть сведения о заработной плате, проинформировать отдел кадров об изменении данных (например, об изменении семейного положения или адреса проживания).
Расчетные листы
1С:Кабинет сотрудника позволяет бухгалтеру отправлять расчетные листы сотрудникам в личный кабинет в один клик. Сотрудник имеет возможность получить расчетный лист и ознакомиться с ним с помощью кнопки «Ознакомился».
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Отметка об отсутствии
Еще один инструмент, который доступен сотруднику — отметка отсутствия. Сотруднику необходимо выбрать причину: опоздание, болезнь, командировка и т.д., период отсутствия, при необходимости указать заместителя и способ связи.
Запрос об отсутствии придет бухгалтеру в программу 1С. Бухгалтер обрабатывает запрос и создает соответствующий документ отсутствия. Уведомление об обработке запроса придет сотруднику в личный кабинет.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Отпуск
С помощью сервиса сотрудник легко может контролировать количество дней отпуска. В разделе «Отпуск» он видит, сколько дней отпуска ему доступно, когда и на сколько дней ходил в отпуск в этом году. В этом же разделе реализован калькулятор отпуска, который позволит определить сколько дней отпуска накопится к определенной дате.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
Если у сотрудника возникает вопрос по количеству дней отпуска, он может запросить справку об использовании отпуска. Справка формируется автоматически на основании данных, внесенных в программу.
Помимо справки об использовании дней отпуска в сервисе 1С:Кабинет сотрудника можно запрашивать справку 2-НДФЛ и справку с места работы.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Совсем скоро в сервисе будет реализована возможность подписывать справки электронной подписью, что значительно упростит работу бухгалтера. Справки при этом формируются автоматически на основании данных, внесенных в 1С. Сотрудник сможет получить печатную форму справки в личном кабинете.
1С:Кабинет сотрудника — кадровый документооборот без лишних хлопот! Попробуйте бесплатный тестовый период 45 дней .
Справочник компании
В разделе «Компания» представлен краткий справочник сотрудников компании. Здесь можно найти своих коллег и узнать: имя, должность, подразделение, контактные данные.
Изменение данных в карточке сотрудника
Если у сотрудника поменялись личные данные, например, паспортные данные, номер телефона, то он имеет возможность подать запрос на изменение данных из своего личного кабинета. Для этого ему необходимо указать какие данные изменились, а бухгалтер при получении запрос проверяет информацию и вносит информацию об изменении в карточку сотрудника.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
Возможности использования
Сотрудник может с любого устройства запросить информацию о зарплате, отпуске, остатке отпусков, а бухгалтер получает все запросы в специальный раздел в программе 1С и имеет возможность быстро и легко их обрабатывать.
Сервис можно использовать на компьютере в современной версии браузера. Также можно скачать приложение для Android или iOS. Приложение «1С:Кабинет сотрудника» уже доступно в магазинах мобильных приложений. Мобильная версия не отличается по функционалу от версии для браузера, имеет более сжатый и лаконичный вид.
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
Стоимость сервиса зависит от количества сотрудников в вашей организации.
Новый сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет сократить до минимума личные обращения сотрудников в бухгалтерию и отдел кадров. Разработчики постоянно совершенствуют функционал приложения для комфортной работы. О последних изменениях – читайте в статье.
Чтобы начать использование электронной подписи, установите флаг «Использовать электронную подпись» в разделе «Администрирование» в 1С:Кабинет сотрудника.
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
В личном профиле появится раздел «Электронная подпись», нажмите кнопку «Создать». Сервис предложит создать пароль для электронной подписи.
Эту процедуру необходимо сделать всем сотрудникам организации самостоятельно.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Теперь при отправке заявления из 1С:Кабинета сотрудника сервис предлагает подписать документ неквалифицированной электронной подписью.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
При открытии выводится информация, кем подписано заявление. Если требуется согласование руководителя, его подпись также будет отображаться.
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
Мгновенный обмен с программой 1С
Появилась возможность провести мгновенный обмен между сервисом и программой. В панели управления сервисом перейдите в раздел «Состояние обмена с сервисом». С помощью кнопки «Выполнить обмен» произойдет синхронизация между программой и сервисом.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Делегирование обращений
В панели управления сервисом 1С:Кабинет сотрудника появилась возможность настроить правила делегирования поступающих заявок.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
С помощью данной функции можно распределить поступающие заявки между сотрудниками отдела бухгалтерии и кадровой службы. Например, заявки по отпускам и отсутствиям будет обрабатывать специалист кадровой службы, а заявки, касающиеся налоговых вычетов, справок 2-НДФЛ, бухгалтер.
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
1С:Кабинет сотрудника — кадровый документооборот без лишних хлопот! Попробуйте бесплатный тестовый период 45 дней .
Дополнительная информация для пользователей
В панели управления сервисом 1С:Кабинет сотрудника появился раздел «Дополнительная информация», в котором пользователь может быстро получить информацию сколько кабинетов оплачено и до какого периода, а также количество созданных кабинетов.
Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить)
Работа с заявками от сотрудников
По заявкам, связанным с отсутствиями, отпусками и справками, можно создать документ непосредственно из задачи. Например, в заявке на отсутствие по причине болезни будет предложено создать документ «Больничный».
Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить)
Это значительно автоматизирует процесс ведения учета, т.к. пользователю нет необходимости заводить документ самостоятельно, все данные появятся в документе на основании заявки.
Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить)
Уведомление о поступивших задачах на почту
Добавлена возможность получать уведомления на электронную почту о поступивших задачах для ответственного сотрудника и о готовности задач для сотрудников компании.
Чтобы включить данную возможность, необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в «Органайзер».
Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить)
Для настройки оповещений ответственного сотрудника и сотрудников компании необходимо добавить учетную запись электронной почты ответственного сотрудника в программу 1С, установить флаги, как показано на изображении ниже, и настроить расписание.
Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить)
После выполнения всех настроек ответственному сотруднику будут приходить уведомления на электронную почту о поступивших заявках. После выполнения заявки сотруднику будет отправлено уведомление на электронную почту о готовности заявки. Для получения уведомлений сотрудникам, необходимо добавить адрес электронной почты в карточке сотрудника.
Рис. 13 (нажмите, чтобы увеличить)
Заявки, требующие согласования руководителя
Заявки, требующие согласования руководителя, сначала направляются на согласование руководителю. Руководителем считается тот сотрудник, который в сервисе в разделе «Компания» отображается как руководитель подразделения или организации, в котором числится сотрудник, направивший заявку. Только после согласования руководителем заявка попадает в программу 1С.
Заявки, которые никогда не требуют согласования руководителя:
заявки на вычеты по НДФЛ любых видов;
отсутствие в связи с опозданием;
отсутствие в связи с болезнью;
отсутствие в связи с отпуском по беременности и родам;
отсутствие в связи с отпуском по уходу за ребенком;
справка по использованию дней отпуска;
справка с места работы;
справка о доходах и суммах налога физического лица;
заявка на изменение личных данных.
Заявки, которые могут требовать согласования руководителя, если установлен флаг «Требует согласования» в самой заявке при ее создании в кабинете:
отсутствие по личным делам;
отсутствие в связи с командировкой;
отсутствие в связи с учебным отпуском;
отсутствие в связи с отгулом;
дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом.
Заявки, которые всегда требуют согласования руководителя, кроме сотрудников, которые являются руководителями подразделений:
С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.
Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность " Самообслуживание ". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".
Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Подача заявлений на вычеты
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Изменение личных данных
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).
Читайте также: