Outlook сегодня как включить
Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").
Формы и элементы
Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.
Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.
Папки Outlook
При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.
Таблица 1.1. Основные папки Outlook
Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.
Окна Outlook
Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.
Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).
Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса
>Вид > Строка состояния
Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.
Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-
правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.
Рис. 1.14. Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей
Меню Outlook
Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.
Название | Назначение |
Файл (File) | Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки |
Правка (Edit) | Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента |
Вид (View) | Команды для изменения интерфейса и представления элементов |
Избранное (Favorites) | Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы |
Сервис (Tools) | Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга |
Действия (Action) | Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать |
Справка (Help) | Команды справочной системы Outlook |
Таблица 1.2. Элементы меню Outlook
Панели инструментов
Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.
Пример 1.8. Отображение панели инструментов
Вид> Панель инструментов> Стандартная или
Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.
Панель Outlook
Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.
Пример 1.9. Переход от папки к папке
> Вид > Перейти > Контакты
Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.
Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:
Пример 1.10. Изменение размера ярлыков
Подведите указатель на пустое место панели Outlook
Мелкие значки (см. рис. 1.7)
Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.
Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.
Пример 1.11. Открытие папки в новом окне
Подведите указатель мыши к папке
Открыть в новом окне (рис. 1.15)
Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".
Рис. 1.15. Папки Outlook
Панель Список папок
Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.
Пример 1.12. Отображение панели Список лапок
Вид > Список папок или
Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.
Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.
Рис. 1.16. Панель Список папок
Панель просмотра информации
Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.
Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).
Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча
Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.
Пример 1.13. Изменение текущего представления
> Вид > Текущее представление >
Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.
Панель Заголовок
Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).
Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
1.3.10. Основные операции над элементами
В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.
Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.
Пример 1.14. Создание элемента
> Файл> Создать > Встреча
> Действия > Новая встреча (+)
Новая встреча (на панели просмотра информации>
После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).
Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.
Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча
Ввод информации
После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.
Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.
Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).
Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.
При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.
При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.
Сохранение, открытие и удаление
После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.
Пример 1.15. Сохранение элемента
Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или +
Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.
Пример 1.16. Открытие элемента
> Файл > Открыть > Выделенные документы (+) или
После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).
При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.
Пример 1.17. Удаление элемента
Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .
Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.
При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.
Как включить или отключить Outlook Today в Outlook?
Они хотят избавиться от этого интерфейса Outlook Today и попасть в указанную папку Outlook непосредственно при запуске Outlook. Но некоторые пользователи Outlook не могут найти функцию Outlook Today в основном интерфейсе Outlook. В этом руководстве я покажу вам, как включить Outlook Today или отключить Outlook Today в Outlook.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Включите Outlook сегодня, щелкнув учетную запись файла данных по умолчанию
Чтобы просмотреть Outlook сегодня, щелкните имя своей учетной записи в области навигации основного интерфейса Outlook (необходимо щелкнуть имя учетной записи, которая является учетной записью файла данных по умолчанию). Смотрите скриншот:
И теперь страница Outlook Today отображается в главном окне, как показано на следующем снимке экрана:
Заметки:
1. Если вам нужно, чтобы страница Outlook «Сегодня» всегда отображалась при открытии Outlook, вы должны выполнить следующие операции.
В области Outlook сегодня щелкните Настройка Outlook сегодня в правом верхнем углу окна, затем проверьте При запуске перейдите прямо в Outlook сегодня вариант в Настройка Outlook сегодня окно, наконец, нажмите Сохранить изменения для сохранения настроек.
2. Этот метод применяется к Outlook 2007/2010 и 2013.
Включите Outlook Today, добавив кнопку Outlook Today в Outlook 2010 и 2013
Чтобы включить Outlook Today в Outlook 2010 и 2013, вы также можете добавить кнопку Outlook Today на ленту, сделайте следующее.
1. Щелкните правой кнопкой мыши Панель быстрого доступа, затем нажмите Настройка панели быстрого доступа в контекстном меню. Смотрите скриншот:
2. в Параметры Outlook диалоговое окно, сделайте следующее.
1). Выбрать Все команды из Выберите команду из раскрывающийся список;
2). Выбрать Перспективы сегодня в коробке под Все команды раскрывающийся список;
3). Щелкните значок Добавить кнопка;
4). Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:
Отключить Outlook Today и открыть указанную папку непосредственно при запуске Outlook
Если основной интерфейс Outlook Today автоматически открывается при запуске Outlook, и вы хотите изменить открытую по умолчанию папку Outlook на указанную, сделайте следующее.
1. В Outlook 2010 и 2013 нажмите Файл > Доступные опции.
В Outlook 2007 щелкните Инструменты > Доступные опции.
2. в Параметры Outlook диалоговое окно в Outlook 2010 и 2013, нажмите Дополнительно на левой панели, затем щелкните Приложения в Запуск и выход из Outlook раздел. Смотрите скриншот:
В Outlook 2007 щелкните значок Дополнительные параметры под Другое Вкладка. Затем нажмите Приложения в Дополнительные параметры диалоговое окно. Смотрите скриншот:
3. Когда Выбор папки появится диалоговое окно, укажите папку Outlook и щелкните значок OK кнопку.
4. Затем нажмите OK кнопки, чтобы закрыть все диалоговые окна, чтобы завершить настройку.
С этого момента, когда вы запускаете приложение Outlook, папка, которую вы указали выше, будет открываться автоматически.
Как включить или отключить предварительный просмотр в Outlook?
По умолчанию, когда вы выбираете составляющее содержимое электронного письма и меняете его текстовый формат, такой как шрифт, размер, цвет и т. Д., Предварительный просмотр в реальном времени будет отображаться, когда вы поместите курсор в другой текстовый формат. Смотрите скриншот:
На самом деле функцию предварительного просмотра в реальном времени можно включить или отключить вручную в Outlook. В этом руководстве мы подробно покажем вам, как включить или отключить предварительный просмотр в реальном времени в Outlook.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Включение или отключение предварительного просмотра в реальном времени в Outlook 2010 и 2013
Если вы используете Outlook 2010 и 2013, сделайте следующее.
1. Щелкните Файл > Доступные опции.
2. в Параметры Outlook диалоговое окно, щелкните Общие в левой панели, затем сделайте следующее:
1). Если вы хотите включить предварительный просмотр в реальном времени, пожалуйста, проверка что собой представляет Включить предварительный просмотр в реальном времени коробка;
2). Если вы хотите отключить предварительный просмотр в реальном времени, пожалуйста, снимите флажок что собой представляет Включить предварительный просмотр в реальном времени пунктом.
3). Затем нажмите кнопку OK кнопка. Смотрите скриншот:
Включение или отключение предварительного просмотра в реальном времени в Outlook 2007
Чтобы включить или отключить предварительный просмотр в реальном времени в Outlook 2007, сделайте следующее.
1. Нажмите Инструменты > Доступные опции.
2. в Доступные опции диалоговое окно, щелкните Параметры редактора под Формат почты меню.
3. в Параметры редактора диалоговое окно, нажмите Популярное в левой панели, вы можете сделать следующее.
1). Чтобы включить предварительный просмотр в реальном времени, пожалуйста, проверка что собой представляет Включить предварительный просмотр в реальном времени коробка;
2). Чтобы отключить предварительный просмотр, пожалуйста, снимите флажок что собой представляет Включить предварительный просмотр в реальном времени пунктом.
3). Затем нажмите кнопку OK кнопка. Смотрите скриншот:
4. Когда он вернется в Доступные опции диалогового окна, нажмите OK кнопку, чтобы завершить настройку.
Представление Outlook сегодня (Outlook Today) отображает все элементы Outlook, связанные с текущим днем. Иными словами, пользователю предлагается специальная выборка по всем элементам, дающая возможность взглянуть на события рабочего дня в целом.
Для открытия данного представления достаточно щелкнуть по ярлыку Outlook сегодня (Outlook Today) на панели Outlook. Возможный вид данного представления изображен на рис. 7.1.
Для изменения настроек данного представления нажмите кнопку Настройка Outlook сегодня (Customize Outlook Today) в верхнем правом углу (рис. 7.2).
Ниже описано назначение параметров данной настройки:
Рис. 7.1. Представление Outlook сегодня
Рис. 7.2. Настройка представления Outlook сегодня
- Календарь (Calendar). В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней (включая текущий), элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи пяти дней.
- Задачи (Task). В этом поле задается выборка по задачам, которые следует отображать.
- Стили (Style). В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный (Standard), Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето (Summer), Зима (Winter). Выбранный стиль отображается в виде маленькой картинки под списком.
После сделанных изменений необходимо нажать кнопку Сохранить изменения (Save Settings) в правом верхнем углу.
По умолчанию при запуске Outlook открывается папка входящие (Inbox). Установка флажка Запуск (Startup) заставит Outlook открывать представление Outlook сегодня. Однако вы можете начинать работу Outlook с любой другой папки. Выберите команду > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Открыть папку (Startup in this folder) выберите папку, начиная с которой в последующем будет загружаться Outlook.
В зависимости от уже установленного программного обеспечения существует два вида установки Outlook, по сути, ничем не отличающихся друг от друга.
- Некоторые компоненты Microsoft Office XP уже установлены (например, Word или Excel). В этом случае для установки Outlook необходимо выполнить действия, показанные на следующем примере.
Пример 1.1. Добавление или удаление компонентов Microsoft Office XP
- Пуск > Настройка > Панель управления
- Установка и удаление программ
- Microsoft Office XP
- Добавить/Удалить
- Добавить или удалить компоненты
После этого процедура установки становится почти целиком аналогичной процедуре, описанной ниже.
- Microsoft Office 2001 устанавливается впервые. Именно этот случай и будет сейчас подробно рассмотрен.
Итак, вставьте первый компакт-диск Microsoft Office XP в устройство для чтения CD-ROM. Через некоторое время появится диалоговое окно первого шага Мастера установки MS Office. Заполняя соответствующие поля мастера установки и нажимая кнопку Далее, вы без особых затруднений установите Outlook 2002 на свой компьютер.
Заполните сведения о покупателе, введя свое имя и инициалы. Прочтите лицензионное соглашение и установите переключатель Я принимаю условия лицензионного соглашения (I accept the License Agreement). Далее укажите папку, в которую будет устанавливаться Microsoft Office 2002. По умолчанию это папка С:\ Program Files\ Microsoft Office, для выбора любой другой папки нажмите кнопку Обзор (Browse).
Следующий шаг мастера — это выбор компонентов для установки. На рис. 1.1 показан набор компонентов Outlook.
Рис. 1.1. Диалоговое окно Устанавливаемые компоненты
Для добавления или удаления компонента из набора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на стрелке рядом с компонентом и выбрать один из шести вариантов его установки (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Контекстное меню Режимы установки
Чтобы установить Outlook, полностью выберите для компонента Microsoft Outlook для Windows режим Запускать все с моего компьютера.
Итак, все шаги мастера пройдены, осталось нажать кнопку Установить (Install), после чего мастер начнет инсталляцию MS Office (в частности, Outlook) на компьютер. После перезагрузки компьютера, обновления ярлыков и параметров системы Outlook будет готов к первому запуску.
Первый запуск
Запуск Outlook можно осуществлять как из главного меню Windows, так и посредством ярлыка Outlook на рабочем столе.
Пример 1.2. Запуск Outlook 2002
Пуск > Программы > Microsoft Outlook или Microsoft Outlook
При первом запуске Outlook автоматически запускается Мастер начальной настройки. С его помощью можно выбрать конфигурацию Outlook и настроить работу с почтой.
На первом шаге мастер предлагает импортировать данные из уже установленных почтовых программ (например, Outlook Express). Если вы хотите сделать это, то выберите соответствующие программы, если нет — включите переключатель Пропустить (Skip).
Следующий шаг мастера призван создать учетные записи электронной почты. Создание учетных записей будет рассматриваться в главе 9 "Электронная почта", сейчас же выберите переключатель Нет (Non) и нажмите кнопку Готово (Finish), прекратив работу мастера настройки. Последним действием мастера будет выдача предупреждения для подтверждения вашего решения прекратить процедуру настройки Outlook.
После загрузки Outlook помощник выдаст предупреждение о том, что Outlook не является приложением по умолчанию для программ Почта (E-mail), и предложит зарегистрировать Outlook приложением по умолчанию. Смело отвечайте Да (Yes).
Рис. 1.3. Установка Outlook программой по умолчанию для работы с почтой, календарем, контактами.
Итак, Outlook 2002 настроен и готов к работе. На рис. 1.4 показано главное окно приложения с раскрытым представлением Outlook сегодня (Outlook Today).
Читайте также: