Outlook меня нет на месте
Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних - «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.
Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.
Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.
Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016
- Кликните на вкладку «Файл» и выберите раздел «Сведения».
Включение функции автоответа в Outlook 2007
Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.
-
Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».
Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
- Перейти в пункт меню «Сервис», далее - «Заместитель».
Как отключить функцию автоответа в Outlook?
Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе" (в Outlook 2003), "Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), "Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).
Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
Введите тему и текст шаблона.
Выберите Файл > Сохранить как.
Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
Введите тему и текст шаблона.
Выберите Файл > Сохранить как.
Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
Выберите Сервис > Правила и оповещения.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
Выберите Сервис > Правила и оповещения.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.
Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Обновление параметра “Автоответы” в мобильном приложении Outlook
Параметр “Автоответы” можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Andro >Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром “Автоответы” в пути.
Устранение неполадок Нет параметра “Автоответы”
Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook
Назначение функции
- Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
- Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
- Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
- На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Настройки автоответа
Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).
Версии 2010 и выше
Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:
Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.
- Отметить флажок «отправлять автоответы»:
- «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
- «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
- Нажать «Ок» и следить за результатами.
Outlook 2007
В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:
Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:
Без учётной записи Exchange
Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.
Включение
Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:
Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
Добавление пункта «Автоответы»
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».
Настраиваем автоответ в Outlook
Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.
Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.
Создание шаблона для автоответа
Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.
Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».
На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.
Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».
Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.
Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.
Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.
В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.
Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.
Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».
Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».
Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.
С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Читайте также: