Outlook insights что это
Область применения: элементы Microsoft Viva Аналитики доступны на различных уровнях для пользователей разных планов Microsoft Office 365 и Microsoft 365. Подробности см. в статье Планы и среды. Также см. раздел Как найти свой план?
Если ваш ответ на любой из этих вопросов Да, надстройка Outlook "Microsoft Viva Аналитика" предоставляет сведения для отслеживания задач и повышения производительности в течение рабочего дня.
Эта надстройка расширяет ваши возможности в Microsoft Outlook и помогает увеличивать время продуктивной работы, поддерживать отношения с коллегами, планировать время вне работы и в целом оптимизировать баланс между работой и личной жизнью.
Конфиденциальность по умолчанию
Эта надстройка Outlook сохраняет все права субъектов данных, предоставляемые GDPR. Аналитика, отображаемая для вас в надстройке, доступна только вам. Она создается по мере необходимости из вашей электронной почты и сведений о собраниях и никогда не сохраняется за пределами почтового ящика.
Кроме того, надстройка начинает обрабатывать данные для аналитики только после первого открытия. Узнайте больше о том, как корпорация Майкрософт защищает вашу конфиденциальность.
Как увидеть надстройку
Прежде чем использовать надстройку Outlook "Viva Аналитика", убедитесь, что соблюдены необходимые условия:
У вас есть лицензия пользователя Microsoft Viva Аналитики, выданная более 24 часов назад.
Имеется действительный почтовый ящик. Он не может быть общим почтовым ящиком или даже общим почтовым ящиком, преобразованным в почтовый ящик пользователя. Он изначально должен быть почтовым ящиком пользователя. Мы рекомендуем, при необходимости, создать новый почтовый ящик пользователя.
Также имеется следующее:
- На вашем компьютере установлен Microsoft Outlook версии 1705 (сборка 8201.2102) или выше для Windows или версии 15.39.1010 или более поздней версии для Mac.
- Команды надстройки включены для надстройки Outlook. Дополнительные сведения см. в разделе Команды надстройки для Outlook.
- На компьютере установлен Internet Explorer версии 10 или 11.
Администратор включает надстройку по умолчанию в Центре администрирования Exchange. Если администратор настраивает состояние развертывания как "Необязательно, отключено по умолчанию", вы можете вручную добавить надстройку Outlook "Viva Аналитика" из надстроек Microsoft Store.
Надстройка Outlook "Viva Аналитика" недоступна на мобильных устройствах.
Открытие надстройки
Вы можете использовать надстройку Outlook "Viva Аналитика" в указанных ниже средах.
В классическом приложении Outlook для Windows
- Откройте ленту Главная в Microsoft Outlook.
- Выберите значок Viva Аналитика.
Outlook в Интернете
Для облегчения доступа можно закрепить надстройку в области быстрого доступа. Дополнительные сведения см. в разделе Закрепление надстройки.
Классическое приложение Outlook на Mac
В новом интерфейсе Mac надстройки в настоящее время недоступны, но их можно включить, переключившись на старый интерфейс, как описано ниже.
Включение надстройки Outlook "Viva Аналитика" для Mac
Переключитесь на старый пользовательский интерфейс с помощью двухпозиционного переключателя в верхней части страницы.
На ленте Outlook Главная откройте Viva Аналитику с помощью тех же действий, что и для классического приложения Outlook для Windows.
Если у вас не отображается надстройка "Viva Аналитика", ознакомьтесь с необходимыми условиями, описанными в разделе Как увидеть надстройку.
Отображаемые элементы
После открытия надстройки "Viva Аналитика" на панели справа (Viva Аналитика) отобразятся несколько карточек.
В этой панели демонстрируется несколько параметров, например:
Закрепление надстройки
Если вы используете Outlook в Интернете, то прикрепите надстройку для облегчения доступа.
В Outlook в Интернете выберите значок Параметры (шестерня).
В пункте Параметры выберите Просмотр всех параметров Outlook.
Подтвердите, что в левой области выбрана Почта, а в центральной области выберите пункт Настроить действия.
В правой области в разделе Панель инструментов выберите Viva Аналитика.
Сохраните новые параметры.
Отказ
Выберите значок Параметры (шестерня) вверху справа.
В разделе Viva Аналитика выберите Параметры.
Для пункта Надстройка Outlook "Аналитика" установите элемент управления в положение off (Выключено).
Сохранение изменений вступит в силу до 24 часов.
Удаление значка Viva Аналитики
При отказе от надстройки Outlook "Viva Аналитика" вы также можете удалить ее значок из ленты Outlook. Для этого выполните указанные ниже действия.
В Outlook выберите Получить надстройки.
В левой области навигации выберите Мои надстройки.
На карточке Viva Аналитика щелкните многоточие (. ) и выберите Удалить.
Если я отказался, могу ли я вернуться обратно?
Да. После самостоятельного отказа или после отказа со стороны администратора вы можете вернуться в любой момент, чтобы восстановить доступ к надстройке Outlook "Viva Аналитика".
Возврат
Выберите значок Параметры (шестерня) вверху справа.
В разделе Viva Аналитика выберите Параметры.
Для параметра Надстройка "Viva Аналитика" для Outlook установите элемент управления в положение Вкл.
Следующие параметры аналитики помогут вам быстро выполнить работу.
Подготовьтесь к собраниям
Собрания необходимы для эффективной совместной работы. Совершенствование методов проведения собраний может помочь улучшить результаты в области производительности, обмена информацией, инноваций и принятия решений, а также повысить сплоченность группы.
Раздел Подготовка к собраниям показывает список предстоящих собраний, которые вы организовали или на которые были приглашены. Эти сведения помогут вам решить, готово ли каждое собрание.
На панели Viva Аналитика в обзоре Подготовка к собраниям рассказывается о собраниях, которые вы организовали или на которые были приглашены на следующие семь календарных дней (включая текущий день), чтобы помочь вам просмотреть и спланировать их.
Выберите Подготовьтесь к собраниям, чтобы получить сведения о каждом из предстоящих собраний. Вы можете просмотреть Все, Организованные или Приглашены, чтобы отфильтровать список.
В качестве организатора собрания вы увидите сведения, аналогичные следующим:
В качестве приглашенного на собрание вы увидите сведения, аналогичные следующим:
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Каждое название карточки собрания включает название собрания, организатора, время начала и расположение. Некоторые из следующих параметров применяются к организатору собраний, некоторые применяются к приглашенным пользователям, а некоторые применяются к пользователям в обеих позициях.
Вы можете ответить Да или Нет на приглашение. Если вы уже ответили, ваш ответ отображается здесь.
Отслеживайте коэффициенты открытия писем и документов
Viva Аналитика также сообщает, сколько получателей писем открыли документ, предоставленный в письме в виде ссылки или в виде вложения (эта аналитика поддерживается для документов, хранящихся в SharePoint или OneDrive для бизнеса).
В Viva Аналитике отображается доля открытий для отправленных писем, открытых в Outlook. Он также группирует информацию об открытой ставке для квалифицированных отправленных элементов в единую сводку, которую можно выбрать и развернуть, чтобы увидеть более подробное представление.
Сведения об отчете
В Viva Аналитике не выводятся сведения о прочтении каждого отправленного письма, например в следующих случаях.
Viva Аналитика не предоставляет отчет о письмах в следующих категориях.
- Письмо, отправленное из общего почтового ящика
- Письмо, отправленное более 14 дней назад.
- Письмо, у которого общее число получателей меньше пяти (суммируются все получатели, указанные в полях "Кому", "Копия" и "Скрытая копия").
- Письмо, отправленное в современные группы. (Если пользователи подписаны на современную группу, они включаются в подсчет).
Коэффициент открытия
Viva Аналитика поддерживает конфиденциальность пользователей. В связи с этим в надстройке "Viva Аналитика" не отображается информация об отдельных получателях и сообщаются только приблизительные значения, если это необходимо для защиты конфиденциальности.
В течение 30 минут с момента отправки соответствующего письма в надстройке "Viva Аналитика" будет показана фактическая или приблизительная доля открытий, как описано далее:
Между пороговыми значениями. Если фактическая доля открытий находится в интервале между значениями "минимум" и "максимум", указанными в таблице, будет выводиться фактическая доля открытий.
Если панель "Viva Аналитика" еще не открыта, щелкните значок Viva Аналитика на ленте Главная в Outlook, чтобы открыть ее.
В Viva Аналитике выберите один из следующих вариантов.
Коэффициент открытия электронной почты в контексте — Показывает статистику чтения для отправленной электронной почты, которая в данный момент открыта в Outlook. В ней также указываются коэффициенты открытия документов по ссылкам или вложенных документов, хранящихся в OneDrive для бизнеса или в SharePoint.
В редких случаях коэффициент открытия документа может быть выше, чем коэффициент открытия письма. Это может произойти, когда получатели открывают документ в исходном расположении, а не из письма, с помощью которого он предоставлен.
Отслеживание открытости электронной почты — Показывает статистику чтения всех отправленных писем.
Выбранный вами вариант (на шаге 2a или шаге 2b) показывает строку темы электронного письма и сводную информацию об открытой ставке, открытой ставке (иногда выражаемой в процентах) и количестве форвардов.
Просмотрите невыполненные задачи
- "Я отправлю вам последний отчет завтра"
- "Мы свяжемся с вами к концу недели и назначим удобное время для собрания"
- Коллега спросил вас три дня назад: "Просмотрите эту презентацию до конца недели"
В области Viva Аналитика выберите Просмотр невыполненных задач. Эти сведения доступны только на английском языке.
В результате откроется панель, в которой отображаются сведения о каждой из предлагаемых невыполненных задач.
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Отслеживание запросов
Вы можете легко потерять отслеживание запросов, сделанных вашими коллегами. Благодаря автоматическому извлечению ваших обращений за последние 14 дней общения по электронной почте, обзор Отслеживание запросов может помочь вам проверять запросы к своим коллегам. Например.
В области Viva Аналитика выберите Отслеживание запросов. Эти сведения доступны только на английском языке.
В результате откроется панель, в которой отображаются сведения о каждой из предлагаемых последующих задач.
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Планирование времени продуктивной работы
Планирование времени продуктивной работы может помочь вам сэкономить время для продуктивной работы, а также свести к минимуму уведомления (и, следовательно, отвлечение) чатов и звонков Teams и Skype для бизнеса во время продуктивной работы.
В области Viva Аналитика выберите Планирование времени продуктивной работы. Этот параметр аналитики появляется, если в вашем календаре есть свободная часть рабочего времени, не занятая собраниями или встречами.
Откроется панель, на которой отображается все время, доступное для продуктивной работы на предстоящей неделе, с несколькими доступными слотами каждый день. Одним щелчком мыши можно добавить время продуктивной работы в календарь и приготовиться к глубокой работе без отвлекающих факторов. Вы также можете забронировать все доступное время для продуктивной работы одним щелчком мыши, тем самым настраивая вас на продуктивную работу в течение более длительного времени.
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Раздел карточки | Заметки |
---|---|
Дата и время | Показывает дату и время доступного времени продуктивной работы, которое можно запланировать. |
+ | Выберите этот параметр, чтобы добавить время в календарь в качестве времени продуктивной работы. |
Значок карандаша | Допустим, вы хотите сосредоточиться на "бизнес-плане продаж" в течение двух часов. Выберите значок карандаша, измените метку "Время продуктивной работы" на "Бизнес-план продаж", а затем нажмите кнопку (+). В вашем календаре будет забронирована двухчасовая встреча с заголовком "Бизнес-план продаж". |
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Просмотр накопившихся документов
Ищете документ, который собирались просмотреть, но не можете найти? При таком большом количестве документов, совместно используемых на собраниях и в электронной почте, может быть трудно отслеживать все документы, которыми поделились ваши коллеги. Функция Просмотр накопившихся документов помогает просматривать список общих документов в OneDrive и SharePoint в электронной почте, которые необходимо просмотреть.
В области Viva Аналитика выберите Просмотр накопившихся документов:
Откроется панель, которая отображает сведения о каждом документе, который был вам отправлен за последние 14 дней.
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Добавление важных контактов
В области Viva Аналитика выберите Добавляйте важные контакты:
Откроется панель с предложениями пометить рекомендуемый контакт как важный:
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Настройка времени обеда
Пытаетесь сохранить время на обед? Коллеги продолжают отправлять приглашения на собрания во время обеденного перерыва? Если вы не сделаете перерыв на обеденный перерыв, вы почувствуете себя более усталым, напряженным и менее сосредоточенным. Даже 15-20 минут на обед — отличный способ поддерживать уровень концентрации и энергии в течение дня. Используйте эту информацию, чтобы сохранить свое обеденное время и персонализировать Viva Аналитику, чтобы учитывать предпочтительное время обеденного перерыва.
Вы можете настроить время обеда двумя способами: в Параметрах или с помощью карточки Настройка времени обеда. Эта карточка отображается только на короткое время для новых пользователей Viva Аналитики. Она не доступна постоянно, но вы всегда можете настроить время обеда в Параметрах:
Настройка времени обедов в Параметрах
В области Viva Аналитика выберите Параметры (значок шестеренки).
В области Настройка времени обеда выберите параметр "Изменить" (карандаш):
Измените значения в полях Начало и/или Конец.
Установите время обеда с помощью карточки Настройка времени обеда
В области Viva Аналитика выберите Настройка времени обеда:
Используйте параметры, описанные в следующей таблице.
Сведения о параметрах "Полезные сведения"
Раздел карточки | Заметки | Рекомендации |
---|---|---|
Время обеда по умолчанию | Ваше время обеда по умолчанию, которое можно подтвердить или изменить | |
Изменить | Выберите этот параметр, чтобы сбросить время обеда | |
Подтвердить | Выберите этот параметр, чтобы сохранить параметры. После этого Viva Аналитика исключит время обеда при рекомендации блоков продуктивной работы или времени собраний. | Забота о своем ментальном и физическом здоровье. Исследования показывают, что перерыв на обед позволяет вашему разуму отдохнуть, перезарядиться и переориентировать, что может напрямую повысить продуктивность до конца дня. |
Добавление повторяющегося события календаря | Установив этот флажок, вы сможете добавить повторяющееся событие календаря, чтобы сохранить это время. | Рассмотрите возможность установки повторяющегося события календаря, если предпочитаемое время обеда часто конфликтует с собраниями. |
Планируйте свое время
Отключение от работы помогает уменьшить стресс и выгорание и улучшить общее самочувствие. Тем не менее, исследования показывают, что отсутствие планирования может уменьшить выгоды от отпуска.
Контрольный список планирования нерабочего времени поможет снизить стресс, связанный с планированием предстоящего отсутствия на работе. С помощью этого простого инструмента:
Вы можете планировать свое расписание с этими опциями одновременно или индивидуально, по мере приближения к дате. Вы также можете вернуться в любое время и изменить детали, прежде чем уйти. Viva Аналитика будет отслеживать ваш прогресс и обновлять завершенные действия.
На панели Viva Аналитика выберите Планирование отсутствия на рабочем месте, чтобы увидеть контрольный список вариантов планирования.
Выберите даты - Выберите даты начала и окончания, когда вы будете вне офиса, а затем выберите Расписание, в результате чего в календаре будет назначено время отсутствия на работе на выбранные даты.
Обновление календаря с информацией об отсутствии на работе - это лучшая практика, которая установит правильные ожидания коллег, которые хотят с вами связаться.
Уведомление участников совместной работы - Вы увидите список людей, с которыми вы работали в течение последних четырех недель. Вы можете выбрать, чтобы уведомить их по электронной почте или приглашению на собрание, а затем выберите Создать.
Решение собраний — Вы увидите список встреч, которые вы либо организовали, либо приняли, пока вас нет.
Выберите собрания, которые нужно отклонить или отменить - Выберите, какие собрания вы хотите отклонить или отменить, или используйте команду Выбрать все, чтобы отклонить или отменить все перечисленные собрания. Когда вы закончите, выберите Подтвердить. Вы также можете выбрать Открыть рядом с собранием, чтобы увидеть более подробную информацию о нем.
Используя эту опцию, чтобы быстро и легко разрешить все ваши встречи, вы экономите ценное время на планирование, а также уважаете время своих коллег.
Запланируйте время, чтобы сосредоточиться - вы можете запланировать время, чтобы сосредоточиться на завершении работы, прежде чем уйти, а затем на наверстывании после возвращения. Выберите знак плюс (+) рядом с доступными слотами Время фокусировки, а затем нажмите Готово, чтобы добавить их в свой календарь.
С этим запланированным временем вы будете знать, что у вас есть время, чтобы сделать все как до, так и после возвращения.
Разберитесь с делами группы
График работы специалистов по подбору персонала часто бывает сумбурным, поэтому не всегда удается оставаться в постоянном контакте с каждым участником группы. В Viva Аналитике объединяется все, что нужно менеджерам по информации, чтобы быть в курсе событий и быстро реагировать на важные запросы.
Как руководитель вы можете:
- планировать время личных встреч с участником группы (или перепланировать в случае возникновения конфликта);
- выполнять действия с задачами, которые вы обещали сделать, или которые участники группы попросили вас выполнить;
- просматривать важные письма и документы от участников группы, которые вы еще не читали.
Эта функция доступна только пользователям Viva Аналитики с подчиненными, указанными в Azure Active Directory. Если вы являетесь руководителем, но не видите эту функцию, обратитесь к администратору Microsoft 365.
В области Viva Аналитика выберите Разберитесь с делами группы, чтобы увидеть участников группы, с которыми вам нужно восстановить связи, и действия для этого
Изменение списка группы
Если список участников группы неверен, выберите Изменить группу, чтобы добавить или удалить участников группы. Любые внесенные изменения применяются только к интерфейсу Viva Аналитики и не синхронизируются с Azure Active Directory.
Предложения о собрании
Хотя оставаться на связи с ведущими сотрудниками может быть сложно, быстрая личная встреча с ключевыми контактами может помочь вам укрепить свое профессиональное сообщество. Аналитика Предложения собрания может отслеживать шаблон совместной работы и предоставлять рекомендации по собраниям, если вы теряете связь. Например, если вы какое-то время не встречались с руководителем лично, эта аналитика может помочь вам в планировании собрания.
В области Viva Аналитика найдите аналитику Собрание с для ее использования:
Applies to: Microsoft Viva Insights elements are available in varying levels to users of different Microsoft Office 365 and Microsoft 365 plans. See Plans and environments for details. Also see How do I find my plan?
Did you ever miss an important email or forget a commitment you made to your co-workers? Do meetings and emails tend to take over your calendar? Do you ever wish to see reminders for 1:1 meetings with your manager, direct reports, or other top collaborators? Would you like to be notified if an upcoming meeting doesn't have a quorum?
If your answer to any of these questions is yes, the Microsoft Viva Insights Outlook add-in provides insights that can help you stay on top of your tasks and get more done during your workday.
This add-in is an extension of your Microsoft Outlook experience and works within Outlook to help you gain focus time, maintain your work relationships, plan time away from work, and improve your overall work-life balance.
Privacy by design
This Outlook add-in preserves all the data-subject rights afforded by GDPR. The insights you see in the add-in are only available to you. They are computed as needed, from your email and meeting information, and are never stored outside your mailbox.
Additionally, the add-in begins processing data for insights only after the first time you open it. Learn more about how Microsoft protects your privacy.
How to see the add-in
Before you can use the Viva Insights Outlook add-in, be sure that the following prerequisites are in place:
Have a Microsoft Viva Insights user license and let at least 24 hours elapse since you were granted that license.
Have a valid mailbox. This cannot be a shared mailbox or even a shared mailbox that was converted into a user mailbox. It must be a user mailbox from the start. We recommended that you provision a new user mailbox, if necessary.
Have the following in place:
- Your computer has Microsoft Outlook version 1705 (build 8201.2102) or higher for Windows, or version 15.39.1010 or later for Mac.
- Add-in commands are enabled for the Outlook add-in. For details, see Add-in commands for Outlook.
- Internet Explorer version 10 or 11 is installed on your computer.
The admin enables the add-in by default in the Exchange admin center. If your admin sets the deployment status as "Optionally, disabled by default," you can manually add the Viva Insights Outlook add-in yourself from the Microsoft Store Add-ins.
The Viva Insights Outlook add-in is not available on mobile devices.
Open the Viva Insights Outlook add-in in one of the programs listed under Open the Viva Insights add-in, namely Windows Outlook desktop, Outlook on the web, or Mac Outlook desktop.
Select an email. In Outlook, you can do this in one of the following ways:
- Open the email in a new window.
- With the Outlook Reading Pane open, view the email in the Reading Pane.
This works only with emails to which information rights management have not been applied.
Open the add-in
You can use the Viva Insights Outlook add-in in the following environments:
Windows Outlook desktop
- Open the Home ribbon of Microsoft Outlook.
- Select the Viva Insights icon.
Outlook on the web
- Open Outlook on the web.
- Open an email message.
- Select the ellipsis (. ) in the top-right corner of your email message, and then select Viva Insights.
You can pin the Add-in to your quick access pane for easier access; see Pin the add-in for details.
Mac Outlook desktop
To enable the Viva Insights Outlook add-in for the Mac
Switch to the old UI by using the toggle at the top of the page:
In the Outlook Home ribbon, open Viva Insights by using the same steps as for Windows Outlook desktop.
If the Viva Insights add-in is not showing up for you, check out the prerequisites that are described in How to see the add-in.
What you might see
After you open the Viva Insights add-in, you'll see a number of cards in the right (Viva Insights) pane.
This pane will show you a number of options, such as the following:
-
- Prepare for your meetings and then drive more effective meetings. - Track readership of emails that you've sent sent by viewing the percentage open rate, the percentage attachment click rate, and so on. - Make sure nothing falls through the cracks by seeing reminders of tasks that you've agreed to do. - Receive reminders to follow up on commitments made by your colleagues or on requests that you have made. - Protect your calendar by reserving focus time before meetings take over. - Cut through the clutter with a summary of unread email from your more important contacts. - See a list of shared OneDrive and SharePoint documents that you need to catch up on. - Manage your list of important contacts. You'll see reminders when you have tasks to complete for these people or unread emails from them. - Use this card to protect your lunch hours and personalize your insights. - Use this card to plan your time away from work. - Stay on top of your team's needs with insights for 1:1 meetings, outstanding tasks, and so on. - Grow and nurture your network by staying connected with important colleagues.
Pin the add-in
If you're using Outlook on the Web, you can pin the add-in for easier access.
In Outlook on the web, select the Settings (gear) icon.
In Settings, select View all Outlook Settings.
Confirm Mail is selected in the left pane, and in the center pane, select Customize actions.
In the right pane, in the Message surface area, select Viva Insights.
In the right pane, in the Toolbar area, select Viva Insights.
Save your new settings.
To opt out
Select the Settings (gear) icon at top right.
Under Viva Insights, select Settings.
For Insights Outlook add-in, set the control to Off.
Select Save to save your changes.
It might take up to 24 hours for your saved changes to take effect.
To remove the Viva Insights icon
If you opt out of the Viva Insights Outlook add-in, you might also want to remove its icon from the Outlook ribbon. To do so, follow these steps:
In Outlook, select Get Add-ins.
On the left navigation pane, select My add-ins.
On the Viva Insights card, select the ellipsis (. ), and then select Remove.
If I am opted out, can I opt back in?
Yes; if you opt yourself out or if an admin opts you out, you can opt back in any time to regain access to the Viva Insights Outlook add-in.
To opt in
Select the Settings (gear) icon at top right.
Under Viva Insights, select Settings.
For Viva Insights Outlook add-in, set the control to On.
Applies to: Microsoft Viva Insights elements are available in varying levels to users of different Microsoft Office 365 and Microsoft 365 plans. See Plans and environments for details. Also see How do I find my plan?
Did you ever miss an important email or forget a commitment you made to your co-workers? Do meetings and emails tend to take over your calendar? Do you ever wish to see reminders for 1:1 meetings with your manager, direct reports, or other top collaborators? Would you like to be notified if an upcoming meeting doesn't have a quorum?
If your answer to any of these questions is yes, the Microsoft Viva Insights Outlook add-in provides insights that can help you stay on top of your tasks and get more done during your workday.
This add-in is an extension of your Microsoft Outlook experience and works within Outlook to help you gain focus time, maintain your work relationships, plan time away from work, and improve your overall work-life balance.
Privacy by design
This Outlook add-in preserves all the data-subject rights afforded by GDPR. The insights you see in the add-in are only available to you. They are computed as needed, from your email and meeting information, and are never stored outside your mailbox.
Additionally, the add-in begins processing data for insights only after the first time you open it. Learn more about how Microsoft protects your privacy.
How to see the add-in
Before you can use the Viva Insights Outlook add-in, be sure that the following prerequisites are in place:
Have a Microsoft Viva Insights user license and let at least 24 hours elapse since you were granted that license.
Have a valid mailbox. This cannot be a shared mailbox or even a shared mailbox that was converted into a user mailbox. It must be a user mailbox from the start. We recommended that you provision a new user mailbox, if necessary.
Have the following in place:
- Your computer has Microsoft Outlook version 1705 (build 8201.2102) or higher for Windows, or version 15.39.1010 or later for Mac.
- Add-in commands are enabled for the Outlook add-in. For details, see Add-in commands for Outlook.
- Internet Explorer version 10 or 11 is installed on your computer.
The admin enables the add-in by default in the Exchange admin center. If your admin sets the deployment status as "Optionally, disabled by default," you can manually add the Viva Insights Outlook add-in yourself from the Microsoft Store Add-ins.
The Viva Insights Outlook add-in is not available on mobile devices.
Open the Viva Insights Outlook add-in in one of the programs listed under Open the Viva Insights add-in, namely Windows Outlook desktop, Outlook on the web, or Mac Outlook desktop.
Select an email. In Outlook, you can do this in one of the following ways:
- Open the email in a new window.
- With the Outlook Reading Pane open, view the email in the Reading Pane.
This works only with emails to which information rights management have not been applied.
Open the add-in
You can use the Viva Insights Outlook add-in in the following environments:
Windows Outlook desktop
- Open the Home ribbon of Microsoft Outlook.
- Select the Viva Insights icon.
Outlook on the web
- Open Outlook on the web.
- Open an email message.
- Select the ellipsis (. ) in the top-right corner of your email message, and then select Viva Insights.
You can pin the Add-in to your quick access pane for easier access; see Pin the add-in for details.
Mac Outlook desktop
To enable the Viva Insights Outlook add-in for the Mac
Switch to the old UI by using the toggle at the top of the page:
In the Outlook Home ribbon, open Viva Insights by using the same steps as for Windows Outlook desktop.
If the Viva Insights add-in is not showing up for you, check out the prerequisites that are described in How to see the add-in.
What you might see
After you open the Viva Insights add-in, you'll see a number of cards in the right (Viva Insights) pane.
This pane will show you a number of options, such as the following:
-
- Prepare for your meetings and then drive more effective meetings. - Track readership of emails that you've sent sent by viewing the percentage open rate, the percentage attachment click rate, and so on. - Make sure nothing falls through the cracks by seeing reminders of tasks that you've agreed to do. - Receive reminders to follow up on commitments made by your colleagues or on requests that you have made. - Protect your calendar by reserving focus time before meetings take over. - Cut through the clutter with a summary of unread email from your more important contacts. - See a list of shared OneDrive and SharePoint documents that you need to catch up on. - Manage your list of important contacts. You'll see reminders when you have tasks to complete for these people or unread emails from them. - Use this card to protect your lunch hours and personalize your insights. - Use this card to plan your time away from work. - Stay on top of your team's needs with insights for 1:1 meetings, outstanding tasks, and so on. - Grow and nurture your network by staying connected with important colleagues.
Pin the add-in
If you're using Outlook on the Web, you can pin the add-in for easier access.
In Outlook on the web, select the Settings (gear) icon.
In Settings, select View all Outlook Settings.
Confirm Mail is selected in the left pane, and in the center pane, select Customize actions.
In the right pane, in the Message surface area, select Viva Insights.
In the right pane, in the Toolbar area, select Viva Insights.
Save your new settings.
To opt out
Select the Settings (gear) icon at top right.
Under Viva Insights, select Settings.
For Insights Outlook add-in, set the control to Off.
Select Save to save your changes.
It might take up to 24 hours for your saved changes to take effect.
To remove the Viva Insights icon
If you opt out of the Viva Insights Outlook add-in, you might also want to remove its icon from the Outlook ribbon. To do so, follow these steps:
In Outlook, select Get Add-ins.
On the left navigation pane, select My add-ins.
On the Viva Insights card, select the ellipsis (. ), and then select Remove.
If I am opted out, can I opt back in?
Yes; if you opt yourself out or if an admin opts you out, you can opt back in any time to regain access to the Viva Insights Outlook add-in.
To opt in
Select the Settings (gear) icon at top right.
Under Viva Insights, select Settings.
For Viva Insights Outlook add-in, set the control to On.
Microsoft Outlook — это многофункциональный почтовый клиент, но вы когда-нибудь хотели иметь функцию, которой у него нет? Существует множество сторонних инструментов, как бесплатных, так и платных, которые добавляют функциональность в Outlook или улучшают существующие.
Сегодня мы рассмотрим пять инструментов для настольного приложения о Windows, которая добавляет некоторые полезные функции или обеспечивает быстрый доступ к настройкам и функциям Outlook.
1. OutlookTools
OutlookTools — это бесплатный инструментарий для Outlook в Windows, который обеспечивает быстрый и простой доступ к настройкам Outlook и папкам данных. Вы также можете получить доступ к некоторым инструментам Windows в OutlookTools, таким как редактор реестра и программа просмотра событий.
Окно OutlookTools содержит меню слева, где вы можете получить доступ к различным доступным инструментам.
На экране General отображается информация об установке Outlook и некоторые кнопки быстрого доступа, обеспечивающие доступ к инструментам Outlook и Windows.
Если у вас возникли проблемы с PST или файлом данных Outlook в формате OST , используйте кнопку Run ScanPst для сканирования файла. Запуск ScanOst устарел, потому что он не поддерживается Outlook. Но инструмент Run ScanPst будет работать и для файлов OST.
Вы также можете запустить Outlook в безопасном режиме прямо с экрана « Общие» , что удобно, если у вас проблемы с Outlook.
Экран « Пути к папкам» обеспечивает быстрый доступ к папкам, которые Outlook использует для хранения данных и настроек. Большинство из них только для справки, но вы можете открывать папки прямо из экрана « Пути к папкам».
При открытии вложений используется временная папка, указанная в нижней части окна. Вы можете очистить эту папку, используя кнопку Очистить папку .
HowTo-Outlook , компания, которая производит OutlookTools, также создает отдельный инструмент для управления папкой временных вложений, о которой мы расскажем далее.
На экране «Параметры запуска» перечислены все доступные параметры командной строки, которые можно использовать для запуска Outlook определенным образом. Наведите указатель мыши на каждый переключатель, чтобы узнать, что он делает. Например, вы можете удалить все имена и адреса электронной почты из списка автозаполнения при запуске Outlook.
Выбрав переключатель, вы можете нажать « Запустить Outlook», чтобы открыть Outlook с помощью этого переключателя. Если вы предпочитаете использовать переключатель непосредственно в командной строке, нажмите « Копировать команду» . Затем откройте окно командной строки , вставьте команду в командной строке и нажмите Enter .
Outlook поддерживает несколько списков самых последних использовавшихся (MRU). На экране Clear MRU выберите свой почтовый профиль вверху. Затем нажмите кнопку, чтобы очистить этот список MRU в выбранном почтовом профиле.
На экране « Заблокированные вложения» перечислены типы файлов, заблокированные Outlook. Вы можете узнать, что у каждого расширения есть в статье службы поддержки Microsoft о заблокированных вложениях.
Чтобы разблокировать тип файла, установите флажок для нужного типа в списке.
Будьте осторожны, что вы разблокируете. Outlook блокирует эти типы файлов, потому что они могут представлять опасность для вашего компьютера. При разблокировании типов файлов убедитесь, что вы доверяете отправителю при получении вложений этих типов.
Экран руководства поддержки содержит ссылки на различные статьи поддержки Outlook на веб-сайте HowTo-Outlook. Экран Дополнительные инструменты содержит ссылки на бесплатные и платные надстройки и инструменты Outlook.
OutlookTools — это бесплатный инструмент, но вы можете пожертвовать, чтобы помочь разработчику поддерживать его в актуальном состоянии.
OutlookTempCleaner
Windows хранит эти временные файлы в подкаталоге каталога временных файлов Интернета на вашем ПК. Есть много способов удалить временные интернет-файлы, но HowTo-Outlook создает бесплатный небольшой инструмент под названием OutlookTempCleaner, предназначенный только для удаления файлов временных вложений, хранящихся в Outlook.
Появится диалоговое окно с информацией о том, сколько места будет освобождено при очистке временной папки для файлов вложений.
2. Email Insights
Email Insights — это облегченный поисковый клиент для Outlook. и Gmail. Он обеспечивает быструю функцию автозаполнения и нечеткий поиск по имени, а также автоматически исправляет орфографию. Email Insight позволяет вам выполнять поиск быстрее и представляет результаты поиска, основанные на релевантности и упорядоченности по времени, упрощая поиск нужной электронной почты.
При запуске Email Insights отображается экран выбора учетной записи . Нажмите Outlook .
Затем в следующем диалоговом окне выберите учетную запись, которую вы хотите найти.
Введите условие поиска в поле поиска. По мере ввода предложения отображаются под окном поиска. Если вы видите свой поисковый термин в списке, выберите его с помощью мыши или используйте клавиши со стрелками на клавиатуре, чтобы выбрать нужный термин.
Нажмите Enter или щелкните значок поиска, чтобы выполнить поиск.
Вы также можете открыть дополнительные вкладки, чтобы выполнить несколько поисков в одном окне. Каждая вкладка помечена поисковым термином для этой вкладки.
3. Outlook-Google Calendar Sync
Вы используете календари Google и Outlook? Если это так, вы ищете способ синхронизации двух календарей? Вы можете добавить свой Календарь Google в Outlook , но у нас есть решение, которое позволяет синхронизировать календарь Google с календарем Outlook, поэтому вам не нужно поддерживать отдельные календари.
Outlook Google Calendar Sync — это бесплатный инструмент, который обеспечивает одно- и двустороннюю синхронизацию между вашими календарями Google и Outlook. Вы можете синхронизировать из Google в Outlook, Outlook в Google или синхронизировать оба направления, объединяя два календаря. Атрибуты события, такие как тема, описание, местоположение, участники, события напоминания, доступность и конфиденциальность, синхронизируются. Только новые атрибуты или атрибуты, которые были изменены, обновляются.
Когда вы открываете Outlook Google Calendar Sync, вы должны выбрать почтовый ящик Outlook и календарь Google, который вы хотите синхронизировать. На вкладке Outlook выберите Почтовый ящик по умолчанию или Альтернативный почтовый ящик, а затем выберите почтовый ящик, который вы хотите использовать. Если у вас есть более одного календаря для выбранного почтового ящика, выберите календарь, который вы хотите синхронизировать, в раскрывающемся списке Выбрать календарь .
Затем перейдите на вкладку Google , нажмите « Получить календари» и выберите учетную запись электронной почты, содержащую календарь, который вы хотите синхронизировать, в раскрывающемся списке « Выбрать календарь» .
Вам будет предложено войти в свою учетную запись Gmail в браузере по умолчанию. Нажмите « Разрешить» в своем браузере, когда появится запрос на разрешение Outlook Google Calendar Sync для доступа к календарю.
Затем вам будет представлен код, который позволит Outlook Google Calendar Sync получить доступ к вашему календарю Google. Выберите код, скопируйте его, вставьте его в поле « Код авторизации» в диалоговом окне « Авторизовать Google Access » и нажмите « ОК» .
Перейдите на вкладку « Параметры синхронизации » и выберите направление в разделе « Как ». Выберите, хотите ли вы скопировать записи Google в Outlook или записи Outlook в Google. Или вы можете синхронизировать записи в обоих направлениях, если вы ввели элементы в оба календаря отдельно.
Выберите диапазон дат в разделе Когда и атрибуты для включения в разделе « Что» . Вы также можете изменить способ работы приложения на вкладке « Поведение приложения ».
После того, как вы выбрали свои настройки, нажмите Сохранить .
Чтобы синхронизировать свои календари, откройте вкладку «Синхронизация» и нажмите « Начать синхронизацию» . Ход выполнения и результат отображаются на вкладке Синхронизация .
В следующий раз, когда вы захотите синхронизировать те же календари, откройте Outlook Google Calendar Sync и нажмите Start Sync . Ваши настройки остаются прежними, если вы их сохранили.
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer — это бесплатный инструмент, который сканирует поврежденный файл Outlook PST и позволяет просматривать все элементы (электронные письма, контакты, журналы, календари, задачи) в файле и сохранять отдельные элементы или все элементы в разных форматах.
При запуске Stellar PST Viewer выберите файл PST с помощью кнопки « Выбрать файл Outlook» . Вы также можете использовать Поиск файла Outlook для поиска файла PST. По умолчанию PST-файлы находятся в папке C: \ Users \% username% \ Documents \ Outlook Files \ .
Все ваши электронные письма, контакты, журналы, календари, задачи перечислены в древовидной структуре в левой части главного окна. Вы можете выбрать элемент, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать формат для сохранения элемента.
5. Грамматика для офиса
Загрузите надстройку Office с сайта Grammarly. Сначала вам нужно будет войти в свой аккаунт. Затем установите надстройку в Outlook и Word, если вы решите.
Повысьте производительность в Outlook
Это лишь некоторые из инструментов, доступных для Outlook, которые помогут вам повысить производительность. Вы также можете посмотреть на лучшие инструменты для защиты от спама для Outlook . Мы также предлагаем несколько советов, которые помогут вам лучше использовать Outlook
Настольное приложение Outlook является частью Office 365, которое не является бесплатным. Если вы предпочитаете использовать бесплатный почтовый клиент, мы изучили лучшие бесплатные альтернативы в Outlook.
Какие инструменты вы используете с Outlook? У вас есть другие полезные советы по использованию Outlook?
Читайте также: