Отчет по исполнительской дисциплине 1с документооборот
Исполнительская дисциплина – это точное выполнение каждым работником или коллективом постановлений, решений, распоряжений, поручений, принятых на более высоком уровне управления.
Контроль - это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.
Руководство формирует поручения подчинённым с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой. Поручение должно быть понятным для непосредственного исполнителя, а именно: конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени.
Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.
Виды поручений. Поручения по документам и поручения (указания) общего характера
Поручения – это прямые указания руководства для подчинённых. Поручения могут выдаваться по исполнению конкретного документа, либо носить общий характер указаний.
- «исполнение документа»;
- «поручение по документу».
Отработка документа включает в себя задания по исполнению документа, (либо по ознакомлению с документом) по результатам его рассмотрения или утверждения (подписания). Эти задания имеют жесткую привязку к этапу жизненного цикла документа. После завершения задания (или нескольких заданий) по «исполнению документа» – документ будет являться исполненным и должен быть помещён в дело.
Поручения по документу - могут быть выданы на любом этапе жизненного цикла документа. Завершение «поручений по документу» - не изменяет состояние жизненного цикла документа. Поручения выдаются руководителями:
- на этапе работы с проектом документа (как указания о подготовке или корректировке документа);
- до выдачи указаний по исполнению документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (например, для запроса дополнительной информации у автора или планируемого исполнителя документа);
- одновременно с любыми выданными заданиями, но не в связи с исполнением содержания документа (например, о создании дела по документам данного вопроса; о включении сведений из документа в другие отчётные документы и т.п.).
Оформление поручений. Поручения, оформленные документами и поручения-задания
- в распорядительных документах;
- резолюциями на входящих и внутренних документах.
В распорядительных документах и резолюциях, пункты, содержащие конкретные указания конкретному исполнителю - будут являться «поручениями» по документу.
Документ (резолюция или пункты содержания) может содержать одно или несколько поручений одному или группе исполнителей. Учёт и контроль поручений, выданных распорядительным документом - должен производиться организацией в установленном порядке, уполномоченными на это сотрудниками. Каждое самостоятельное поручение должно контролироваться в такой системе учёта отдельно. Централизованному учёту и контролю в секретариате могут подвергаться только распорядительные документы (и резолюции) руководителя организации, и его заместителей.
Допускается оформление резолюций (указаний по исполнению документа) отдельным документом-приложением. Лист с резолюцией является неотъемлемой частью рассматриваемого документа и на нём в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата рассматриваемого документа, а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.
Поручения могут выдаваться руководством на бездокументной основе, в виде самостоятельных заданий (без оформления распорядительных документов и резолюций), но только:
- в рамках исполнения других документов – с целью детализации или разъяснения заданий подчинённым;
- в рамках установленного функционального взаимодействия, закреплённого в Положениях о подразделениях или Положениях о функциях, Регламентах и т.п.
Ответственность за исполнение поручений-заданий возможна для сотрудника организации, только если данное поручение оформлено установленным порядком.
Оформление поручений-заданий в организации должно производиться в специальных формах учёта и контроля исполнения поручений (журналах) уполномоченными сотрудниками организации:
- по прямому указанию руководителей, выдавших поручения;
- по докладу исполнителей, о выдаче им таких поручений.
- руководством в отношении подчинённых - самостоятельно;
- уполномоченными сотрудниками, от имени руководителей, выдавших поручение.
Комплекс действий по контролю исполнения. Постановка документов на контроль
Документы на исполнении (документы с активными заданиями по их исполнению), а также поручения по документам и поручения общего характера возможны к постановке на контроль, при котором будет осуществляться необходимый комплекс контрольных действий назначенным на контроль сотрудником. Постановка на контроль осуществляется руководителем – инициатором поручений, с назначением сотрудника-контролёра.
Для отдельных видов документов – постановка на контроль является обязательной, не требует дополнительных указаний от инициаторов поручений и должна производиться контролёрами этих видов документов автоматически. Контроль таких документов осуществляется централизованно, специально назначенными сотрудниками (секретариатом). К таким документам относятся:
- все виды распорядительных документов по основной деятельности;
- все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется ответный доклад руководителю;
- все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется подготовка документа (внутреннего или исходящего).
- учет всех поставленных на контроль документов, поручений до срока окончания исполнения;
- корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;
- информирование руководителей и отдельных категорий сотрудников о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
- напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений;
- фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов и поручений;
- анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Виды и порядок контроля
Организация контроля исполнения включает четыре основных, последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.
- контроль по существу решения вопроса;
- контроль сроков решения вопроса.
Контроль сроков решения вопроса включает в себя как контроль сроков собственно исполнения поручения, так и контроль сроков проверки результата (контролёром по существу). Таким образом, контроль по срокам включает в себя весь комплекс действий по отработке поручения – контроль сроков принятия исполнителем поручения в работу, его исполнение, проверка исполнения, а также необходимые повторные корректировки и проверки.
Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное/назначенное лицо. Такой контролёр назначается по отдельным поручениям
Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу также может осуществляться на соответствие требованиям оформления подготовленных в ходе исполнения документов.
Ответственность за конечный результат Контролёр по существу вопроса разделяет совместно с Ответственным исполнителем документа (если он назначен).
Контролёр по существу - имеет право по итогам своей проверки обоснованно отклонить результат, предъявленный для контроля Исполнителем.
Контроль сроков исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется централизованно, секретариатом. В остальных случаях – индивидуально назначаемыми сотрудниками.
Снятие документа или поручения с контроля
Документ снимается с контроля, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Передача документов на исполнение другим сотрудникам (делегирование) не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения для первоначально назначенного на исполнение сотрудника.
Если контролёр по существу устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию - он возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.
Анализ исполнительской дисциплины
Данные о ходе и результатах контроля исполнительской дисциплины должны учитываться и периодически обобщаться - анализироваться. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде отчётов, по утверждённой форме.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов «на контроле»;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
В 1С:Документооборот есть отчет "Справка об исполнительской дисциплине". Этот отчет можно формировать в СЭД или настроить регулярную отправку на электронную почту.
Самый детальный видеокурс по 1С:Документообороту
Объявления
Протоколирование работы пользователей в 1С:ДО
Как работает протоколирование работы пользователей в 1С:Документооборот 8?
Программа «1С:Документооборот 8 КОРП / ДГУ» автоматически ведет протокол всех действий пользователей. Это дает возможность анализировать их активность в программе и определять, кто именно изменил или получил те или иные данные.
Нет необходимости регулярно мониторить протоколы работы пользователей. Задача анализа протокола может возникнуть при расследовании различных инцидентов, а также при планировании регламентных действий с базой СЭД.
При использовании механизма протоколирования важно знать, что дополнительное протоколирование не сильно замедляет работу пользователей 1С:Документооборот.
В 1С:Документооборот протокол хранится не весь (сворачивается по истечении срока), если указан срок хранения протоколов. Сворачивание протокола выполняется регламентным заданием «Обработка протокола работы пользователей», данное регламентное задание записывает старые события в файл и удаляет их из базы (расписание: 1-го числа каждого месяца).
Чтобы включить протоколирование работы пользователей, нужно сделать следующее:
- Перейти в раздел «Настройка и администрирование» – «Настройка программы».
- Открыть ссылку «Права доступа».
- Установить флажок «Протоколировать работу пользователей».
- Заполнить поле «Срок хранения протоколов».
- В поле Каталог хранения протоколов ввести путь к каталогу, в котором будет храниться протокол при удалении старых записей.
- Нажать кнопку ОК, чтобы сохранить настройку.
Открываем форму «Протокол работы».
Здесь мы видим протокол работы пользователей по всем объектам программы.
В варианте отчета «Список событий» установим фильтр по событиям: «Экспорт папки», «Сохранение на диск», «Получение файла». Можем видеть кто и какие файлы извлекал из системы за период. Данный вариант отчета можно сохранить и настроить по нему рассылку в Службу безопасности, которая может анализировать конфиденциальность извлекаемых файлов на предмет несанкционированной утечки информации.
Откроем вариант отчета «Динамика активности пользователей». Можем с помощью данного варианта делать выводы, в какие дни пользователи наиболее активно работают с системой, а в какие дни нагрузка минимальная. Это будет полезно для планирования регламентных работ с базой, например, обновление на новый релиз.
Открываем вариант отчета «Статистика по числу событий». При построении данного варианта отчета с отбором по пользователю можно понять, чем занимается пользователь за определенный промежуток времени.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Для малого и среднего бизнеса с простым документооборотом. Бесплатная установка и обслуживание на 3 мес.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Одной из важных задач, которые решает 1С:Документооборот – предоставлять необходимую отчетность пользователям для анализа и оперативного контроля. Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных в структурированном виде.
Как узнать состояние исполнительской дисциплины в компании? Кто из сотрудников и как часто нарушает установленные сроки? Как часто происходят просрочки поручений и задач на текущий момент и за текущий год? Сколько времени сотрудники проводят на всевозможных совещаниях, встречах, планерках? Насколько оптимально выстроены текущие процессы в компании, или есть такие, которые тормозят работу?
Виды отчетов
Ответ на эти вопросы можно найти в отчетности. В системе 1С:Документооборот предустановлено порядка 300 видов отчетов по различным направлениям и разрезам аналитики. А при удачном профессиональном внедрении этот список легко расширяется и дополняется необходимыми отчетными формами.
Рис.1 Отчеты в Документы и файлы
Рис.2 Отчеты в Совместная работа
Для удобства в каждом из разделов системы находятся определенные виды отчетов непосредственно по данному разделу. Для доступа к ним необходимо открыть пункт меню раздела «Отчеты».
Рис.3 Отчеты в менют
Как настроить отчеты в 1С Документооборот
Давайте посмотрим, какие настройки отчетов предоставляет нам система. Формирование отчета начнем с выбора необходимого нам варианта. Как правило, в каждом отсчете предусмотрено несколько видов, каждый из которых отвечает тем или иным требованиям.
Рис.4 Выбор варианта отчета
При этом сам отчет также содержит настройки параметров, в соответствии с которыми он формируется. Настройки могут быть выведены на форму отчета для быстрого доступа к ним. В любом случае, по команде «Настройка» открывается окно со всеми предусмотренными на стадии разработки отчета настройками.
Рис.5 Настройка отчета
Если отбор по какому-то из параметров при формировании отчета учитывать не нужно, нужно просто снять с него галку выбора.
Рис.6 Выбор в настройках
Обладая определенными знаниями и опытом работы с настройками на СКД в 1С:Документооборот можно произвести тонкую настройку, изменяя практически все параметры самого отчета. Зачастую такой настройкой занимаются специалисты при внедрении системы, или в дальнейшем – очень опытные пользователи, имеющие специальные навыки для этого.
Рис.7 Задачи с нарушением сроков
Ну и конечно сформированные отчеты можно распечатывать и сохранять в различных форматах.
Рис.8 Сформированный отчет
Справка об исполнительской дисциплине
Пожалуй, самый востребованный руководителями любых рангов отчет.
Рис.9 Справка об исполнительской дисциплине
Здесь отображается общее количество задач, задач исполненных в срок, а также – с нарушением заданного срока (с возможностью сортировки по конкретным исполнителям или отделам), то есть оценить дисциплину в конкретных цифрах. Здесь же можно задать отбор по периоду, подразделению, исполнителю, а также отобразить эти же данные в виде диаграммы.
Рис.10 Отбор по периоду
Есть еще несколько отчетов, которые позволяют руководителям оперативно оценить ситуацию с исполнительской дисциплиной в различных разрезах.
Рис.11 Список истекающих задач
Список истекающих и просроченных задач подчиненных показывает, у какого сотрудника сколько просроченных задач на текущий момент и какие именно.
Рис.12 Справка по исполнению задач
Справка по исполнению покажет все задачи подчиненных за указанный период с результатами их исполнения.
Рис.13 Исполненные с нарушением сроков задачи
Отчет «Задачи, исполненные с нарушением сроков» покажет все просроченные задачи в разрезе сотрудников за обозначенный период.
Рис.14 Задачи на контроле
Отчет «На контроле» показывает состояние контрольных задач по каждому контролеру.
Рис.15 Договоры с истекающим сроком
Рис.16 Расторгнутые договоры
Другие отчеты
Отчеты по управлению договорной деятельностью отражают актуальные данные по текущим договорам за интересующий период.
В 1С:Документооборот есть большой блок статистических отчетов, на основании которых можно провести анализ эффективности текущих бизнес-процессов, сделать соответствующие выводы и принять соответствующие управленческие решения.
Рис.17 План-фактный анализ согласования
Рис.18 Длительность задач согласования
Рис.19 Средняя длительность согласования
Рис.20 Статистика результатов согласования
Рис.21 Затраченное время на мероприятия
Рис.22 Средняя длительность процессов по документам
Рис.23 Справка об объеме документооборота
Мы рассмотрели часть типовых отчетов 1С:Документооборот, поставляемых с программным продуктом из коробки. При внедрении системы правильное планирование и разработка нужных отчетов, которые будут выполнены, исходя из требований вашей компании, обеспечит пользователей актуальной информацией в необходимом виде. Вследствие внедрения такой системы контроля исполнительской дисциплины в компании, обязав сотрудников использовать систему электронного документооборота, можно значительно повысить исполнительскую дисциплину и получить эффективную систему управления в компании.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.
Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.
На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.
Рис.1 Виджеты в 1С:Документооборот
Выполнение задач
Один из важнейших и самых востребованных пунктов – «Задачи мне», обеспечивающий доступ к задачам текущего пользователя.
Рис.2 Вкладка Задачи мне
Контроль исполнения и отчеты по задачам
Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.
Рис.3 Задачи отдела
Виджет «Контроль» обеспечивает быстрый доступ к контрольным поручениям и документам с отображением текущих статусов состояния контролируемых объектов.
Рис.4 Виджет Контроль
Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.
Постановка задач
Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.
Рис.5 Задачи в системе
Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.
Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.
Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.
Рис.6 Исполнитель задачи
Удаление задач
Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.
Рис.7 Удаление задачи
Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот
Рис.8 Выбор шаблона
Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д
Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:
*Наиболее востребованный и популярный процесс.
Рис.9 Согласование задачи
Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:
- Всем сразу (параллельное согласование).
- По очереди (последовательное согласование).
- Смешанно (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.
Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.
В результате согласования согласующими могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», либо отрицательное – «Не согласовано». Визы согласования могут быть подписаны с помощью электронной подписи.
Рис.10 Варианты согласования
Если результат согласования «Не согласовано», то автору возвращается задача на доработку. После исправления замечаний процесс можно перезапустить на следующий цикл согласования, либо завершить процесс, если замечания неустранимы.
Рис.11 Результаты согласования
По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.
Рис.12 Лист согласования
Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.
Рис.13 Макет печатной формы
Поручение в 1С:Документооборот ставится процессом «Исполнение». Он может быть запущен произвольно (инициативные поручения), или на основании преднастроенных шаблонов.
Рис.14 Процесс Исполнение
Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.
Рис.15 Подготовка отчета о выполненных работах
Если при постановке поручения был указан проверяющий, то после исполнения задач всеми исполнителями проверяющему приходит задача «Проверить результаты исполнения», и при необходимости – вернуть задачи на доработку.
Рис.16 Проверка результата исполнения
Механизм использования шаблонов бизнес-процессов
Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).
Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.
Рис.17 Шаблоны процессов
Увидеть полный список запущенных процессов и задач можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».
Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы электронного документооборота крупного холдинга предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении системы «1С:Документооборот 8», но холдингу нужно будет купить программную версию КОРП, а монокомпании - версию ПРОФ.
Универсальный инструмент для целей построения СЭД на предприятиях любого масштаба фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management).
Автоматизация на базе «1С:Документооборота 8» помимо работы непосредственно с документами помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.
Функционал «1С:Документооборота» дает возможность:
- Централизовано и безопасно хранить документы;
- Регистрировать входящие и исходящие документы;
- Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
- Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
- Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
- Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
- Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8
- «1С:Документооборот 8 КОРП» для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
- «1С:Документооборот государственного учреждения» для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
- «1С:Документооборот 8 ПРОФ» для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
- «1С:Document Management» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
Программа «1С:Документооборот» не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере «1С:Документооборот КОРП».
Функциональные возможности 1С:Документооборот 8
Учет корреспонденции, входящей и исходящей
Внутренний документооборот
Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.
Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов
На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).
Поиск информации, штрихкодирование
Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:
- Поиск по реквизитам;
- Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
- Полнотекстовый поиск;
- Поиск бумажных документов по штрих-кодам.
«1С:Документооборот» поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.
Электронные подписи
В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.
Рис.2 Электронные подписи
Договорные документы и все, что с ними связано
- Согласование договоров;
- Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
- Контроль жизненного цикла договора;
- Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.
Рис.3 Договорные документы
Рис.4 Договорные документы
Работа с файлами
Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.
Рис.5 Работа с файлами
Встроенная почта
Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ и DM.
Рис.6 Встроенная почта
Бизнес-процессы и задачи
Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:ДО включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:
На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.
Рис.7 Комплексные кросс-функциональные процессы
Рис.8 Схема комплексного процесса
Управление проектами
Данный блок 1С:ДО необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ и DM.
Читайте также: