Отчет о совместимости excel пропал файл
Программа Excel позволяет пользователям работать с таблицами, созданными в старых версиях программы, на современных приложениях. Это возможно за счет автоматической активации режима ограниченного функционала (совместимости). Данный режим позволяет открыть документ из устаревших версий Excel, однако все современные инструменты, которые были добавлены в программу в более поздних версиях, становятся недоступными. Чтобы расширить функционал, без ограничений пользоваться всеми возможностями новой версии со старым Excel, необходимо научиться отключать режим совместимости.
Что такое режим совместимости
Начиная с версии Excel 2007, основной формат XLS был заменен на XLSX. Одновременно с этим значительные изменения коснулись общего функционала данной программы, интерфейса.
Если открывать таблицы, которые были созданы в старых версиях Excel через современные версии программы, проблем не возникнет, документы можно будет редактировать, сохранять повторно. Однако, если открыть файл созданный в современной версии Excel через программу прошлых лет, может появиться ошибка или же информация отобразится некорректно.
Чтобы подобных проблем не возникало, в программе есть встроенная функция под названием «Режим совместимости». Она исключает возникновение ошибок при открытии таблиц Excel созданных в одних версиях на более современных или устаревших программах. Но когда режим совместимости активен, большинство новейших функций будут недоступны для применения к документу другой версии. Это значительно сокращает возможности пользователя при работе с таблицей Excel. Чтобы расширить функционал программы, нужно знать, как отключить данную функцию. А чтобы открывать старые файлы без возникновения ошибок – как включить.
Пример! Если открыть таблицу, созданную в Excel 2003 года, в современной версии программы, для ее редактирования будут доступны только те инструменты, которые присутствовали в устаревшей версии программы. Одновременно с этим открываться такой файл будет без ошибок, информация сохранится в изначальном варианте.
Как отключить режим
Если файл Excel был создан на устаревшей версии программы, но открывается без ошибок в новой версии, чтобы получить доступ ко всем новым функциям, необходимо отключить режим совместимости. Для этого нужно выполнить несколько действий:
- Открыть вкладку с инструментами «Файл» на главной панели.
- Зайти в раздел «Сведения».
- Нажать на кнопку «Преобразить».
- После этого на экране появится предупредительное окно, в котором пользователю будет предложено сохранить данный файл в этой версии программы, чтобы использовать все доступные инструменты, возможности для его редактирования. Необходимо нажать на кнопку «ОК».
- Если преобразование таблицы будет выполнено успешно, без ошибок, на экране появится второе окно, в котором будет написано, что процедура завершилась успешно.
- Далее нужно нажать «ОК», программа перезагрузится. Если надпись «Режим совместимости», которая до этого находилась рядом с названием документа исчезла, можно использовать весь функционал программы.
Как активировать режим
Для активации режима совместимости нет необходимости выполнять какие-либо дополнительные действия. После открытия документа, созданного в Excel версии 2003 и выше, программа автоматически определяет версию таблицы, предоставляет определенный набор инструментов для ее редактирования.
Пометка активированного режима совместимости
Если совместимость совпадает без конфликтов, программа не будет ограничивать доступ к различным встроенным инструментам. Если же по совместимости есть проблемы, режим будет автоматически активирован.
Режим совместимости и создание новых документов
Одна из возможных ситуаций, которые встречаются крайне редко – активация режима совместимости при создании новых документов. Из-за этого значительно «срезаются» возможности по работе с данным файлом. Подобная проблема возникает из-за того, что в настройках Excel установлен параметр «Сохранять новые документы в устаревших форматах» (например, XLS 1997-2003). Чтобы файлы сохранялись в современной версии, необходимо установить формат XLSX и выполнить сохранение повторно. Порядок действий:
- Зайти во вкладку «Файл» на основной панели с инструментами.
- В открывшемся меню слева необходимо зайти в пункт «Параметры».
- После открытия окна с настройками нужно зайти в раздел «Сохранение».
- По правую сторону открывшегося окна необходимо найти функцию «Сохранять файлы в следующем формате», нажать на нее.
- Из появившегося списка необходимо выбрать строчку «Книга Excel», после чего нажать кнопку «ОК».
- На экране должно появиться небольшое окно с предупреждением. Здесь нужно нажать кнопку «ОК», чтобы подтвердить смену устаревшего формата на современный XLSX.
После выполнения всех описанных выше действий любой создаваемый документ будет сохраняться в новом формате.
Важно! Существует один важный момент, который отличает способ преобразования от сохранения в новом формате. Его нужно учитывать при работе с различными документами, оригиналы которых должны сохраниться. При сохранении таблицы в новом формате на компьютере остается файл в старом формате, и появляется новый документ. Если же применять функцию преобразования, устаревший вариант таблицы будет полностью заменен на новый.
Заключение
Научившись отключать режим совместимости, можно более результативно работать с таблицами, созданными в устаревших версиях Excel. Однако, если преобразование файла прошло неудачно, появились сторонние ошибки, нельзя сохранять результат. Необходимо повторно открыть таблицу без сохранения и работать в режиме совместимости, используя доступный функционал.
Это не самая распространенная проблема при использовании Microsoft Excel, но потеря ценных данных, хранящихся в рабочем файле, не будет приятным событием. Поэтому заранее удобно знать несколько методов, как открывать поврежденные документы Excel.
Вариант 1: Откройте поврежденный документ в Microsoft Excel
Вы можете использовать инструмент, включенный в саму программу, чтобы попытаться открыть поврежденный документ Excel. Это самый простой способ восстановить поврежденные таблицы. Для этого вы должны:
- Запустить Microsoft Excel
- Перейти в меню и нажмите пункт «Файл»
- Выбрать пункт «Открыть».
- Когда появится форма открытия файлов, то выберите некорректный файл.
- Перейти в нижнюю часть формы и рядом со вкладкой «Инструменты» и выбрать пункт «Открыть и Восстановить», а не пункт «Открыть».
С помощью этого альтернативного инструмента Excel представляет возможность для ремонта документа или извлечения содержимого таблиц из файла. Однако мы должны уточнить, что этот метод не гарантирует полного восстановления документа, поэтому желательно попробовать и другие из предлагаемых ниже вариантов.
Вариант 2: Откройте поврежденный документ в Microsoft Excel: метод 2
Если вам не удалось открыть и восстановить файл с таблицами Excel предыдущим способом, то вы можете попытаться восстановить документ с помощью функции вычисления, так же включенной в Microsoft Excel. Для этого необходимо:
- Открыть пустой документ Excel
- Открыть меню «Файл»
- Выбрать пункт «Параметры»
- Выбрать пункт «Формулы»
- Выберите значение «Ручной» пункта «Параметры расчета»
Причина внесения изменений в параметры расчет документа Excel заключается в том, что благодаря перерасчету вручную Excel иногда может открывать документы с некорректными данными.
Вариант 3: Откройте поврежденный документ в OpenOffice
Вариант 4: Восстановление поврежденного документа сторонними утилитами
В случае, если проблема с поврежденным документом Excel по-прежнему сохраняется, то остается возможность использовать сторонние инструменты для восстановления файлов. Эти программы от различных разработчиков могут быть особенно полезны, если вы регулярно используете Excel в своей работе или обслуживаете компанию как системный администратор. Однако необходимо сказать, что инструменты, которые работают лучше всего в этих ситуациях, обычно платные. Эффективность этих инструментов замечательна, но требуется тестировать их ДЕМО версии, которые позволяют вам оценить возможности утилиты.
Recovery Toolbox for Excel
Recovery Toolbox for Excel пытается восстановить всю возможную информацию, а затем сохранить ее в новом файле. Вы можете восстановить содержимое своих файлов, включая таблицы, макеты, стили шрифтов и многое другое. Просто укажите поврежденные документы, чтобы программа попыталась их отремонтировать. Ограничением ДЕМО версии является невозможность сохранения восстановленных таблиц.
Следует отметить, что помимо Recovery Toolbox for Excel у компании есть инструменты, которые могут быть полезны для разрешения конфликтов с другими типами файлов, таких как Access, Word, Outlook и другие. Все программы от Recovery Toolbox работают только под ОС Windows.
Вариант 5: Восстановление поврежденного документа онлайн-сервисами
Использовать онлайн-сервисы можно с любых устройств (ПК, планшет, телефон) и под любой операционной системой (Windows, Android, MacOS, iOS). Сервисы также являются платными, но стоимость восстановления за один файл намного меньше стоимости Лицензии на покупку программы и составляет 5–10 долларов за файл.
В Эксель у пользователей есть возможность работать с документами, созданными в старых версиях данного табличного редактора, в более современных ее редакциях (и наоборот). Реализуется это через режим ограниченной функциональности (режим совместимости), который “урезает” функции, опции и команды на уровне версии программы, в которой документ был изначально создан. Однако в некоторых случаях, ввиду разных причин, этот режим требуется выключить. И в данной статье мы разберемся, как именно это можно сделать.
Зачем нужен режим совместимости
Первая версия Excel была выпущена в 1985 году, и с тех пор пользователям было предложено более 10 версий популярного редактора от компании Microsoft. С выходом Эксель 2007 вместо привычного XLS-формата основным стал XLSX. В данной версии, наряду с появлением новых форматов, также был серьезно переработан интерфейс и функционал программы.
В свежих редакциях программы при открытии файлов, которые были созданы в старых версиях, проблем не возникает. Но в обратную сторону это не всегда работает. На практике это означает то, если мы откроем документ, созданный в Excel 2019, в версии программы 2003, могут возникнуть проблемы из-за того, что в более ранних редакциях могло не быть тех или иных функций и команд, которые использовались при создании документа.
Или, допустим, мы создали документ в старой версии программы, затем изменили и сохранили его в одной их последних редакций. Затем вновь решили открыть файл в первоначальной версии редактора, в которой он и был создан. В результате мы можем столкнуться с тем, что документ, либо не будет открываться, либо функционал будет ограничен. Чтобы такого не случалось, в программе существует так называемый режим ограниченной функциональности или режим совместимости.
Благодаря наличию такого полезного инструмента, мы можем спокойно работать в свежих редакциях программы с документами, созданными в более ранних версиях редактора, не опасаясь возможных проблем с его дальнейшим открытием и редактированием. Но при этом мы сможем корректировать файл только в рамках функционала, предлагаемого версией, в которой он был изначально создан. Это означает то, что некоторые новейшие функции, команды и опции могут быть недоступны в режиме совместимости, который автоматически активируется при открытии файлов, созданных в более старых версиях программы.
Например, если мы откроем файл, созданный в Excel 2003, в версии 2019, то сможем редактировать документ только в рамках того функционала, который был доступен в версии 2003.
Активация режима
Для включения режима ограниченной функциональности нам никаких действий предпринимать не нужно. Приложение автоматически распознает версию, в которой был создан документ и включит режим в случае необходимости. Об этом мы узнаем, взглянув на шапку окна программы.
Чаще всего режим совместимости активируется, когда открываются файлы, созданные в версиях программы 2003 и старше.
Деактивация режима
Иногда режим ограниченной функциональности требуется выключить. К примеру, мы в свежей версии программы открыли файл, созданный в более ранних редакциях, при этом требуется получить полный доступ ко всему современному функционалу, и мы уверены, что возвращаться к работе в устаревших версиях приложения больше не будем. В этом случае режим совместимости нужно выключить, и вот как это делается:
Режим совместимости при создании новых документов
Ранее мы уже описали условия, при которых запускается режим совместимости. Но иногда бывает так, что он активируется даже в момент создания нового документа.
Заключение
Таким образом, если вы работаете над одним и тем же документом в различных версиях программы Эксель (например, на разных компьютерах – дома и на работе), режим совместимости гарантирует то, что у вас не возникнет проблем с открытием, редактирование и сохранением файла в любой из версий программы. Но достигаться это будет только в случае, если файл будет сохраняться в формате наиболее старшей редакции Excel.
Иногда во время работы в Эксель может возникнуть такая неприятная ситуация, как внезапное завершение работы, например, при сбоях в элекросети или системных ошибках. Следствием этого являются несохраненные данные в рабочей книге. Или же, например, сам пользователь вместо кнопки “Сохранить” при закрытии документа случайно может нажать “Не сохранять”.
Но не стоит расстраиваться, если вдруг данные не удалось записать, ведь несохраненный документ Excel можно восставить, и в этой статье мы расскажем, как это сделать.
Механизм восстановления данных
Стоит отметить, что восстановление данных возможно только при условии, что в параметрах программы включена функция автосохранения. В противном случае, к сожалению, вернуть данные не получится, так как они будут храниться только в оперативной памяти.
На самом деле, автосохранение в Эксель должно быть включено по умолчанию, но не лишним будет проверить, действительно ли это так, чтобы исключить возможные проблемы в дальнейшем.
- Запускаем меню “Файл”, кликаем по разделу “Параметры”.
- Переходим в раздел “Сохранение”:
- в правой части окна проверяем наличие установленного флажка напротив пункта “Автосохранение”. По умолчанию задана периодичность сохранения – через каждые 10 минут. Мы можем изменить это значение на свое усмотрение.
- также проверяем наличие галочки напротив пункта “Сохранять… при закрытии без сохранения”.
- По готовности жмем кнопку OK.
Метод 1: восстановление данных после сбоя
Если случился системный сбой, внезапно отключилось электропитание, из-за чего у нас не было возможности сохранить документ, выполняем следующие шаги:
-
Для начала нужно вернуть компьютер в полностью рабочее состояние, снова запустить программу Эксель и открыть документ, над которым мы работали.
Метод 2: восстановление несохраненного документа
В случаях, когда причиной несохранения данных является не программный сбой или проблемы с электросетью, а случайная ошибка пользователя, который просто не сохранил книгу перед ее закрытием, восстановить данные можно следующим образом.
Примечание: данный способ применим для книг, которые ни разу вручную не сохранялись пользователем.
Метод 3: ручное восстановление несохраненных данных
Иногда пользователи, выполняя шаги, описанные во втором методе могут столкнуться с тем, что папка “UnsavedFiles” пустая. Дело в том, что в указанную папку попадают только документы, которые ни разу пользователем не сохранялись.
Но бывают и случаи, когда мы вышли из документа, который ранее сохраняли, но почему-то в этот раз случайно нажали кнопку “Не сохранять”.
Алгоритм действия для восстановления документа в этом случае следующий:
Заключение
Наверняка, многие пользователи при работе на компьютере и в Эксель, в частности, сталкивались с такой неприятной ситуацией, как несохраненные данные в документе, которая может возникнуть по ряду причин. Но расстраиваться не стоит, ведь, в большинстве случаев данные можно восстановить благодаря такой полезной функции, как “Автосохранение”. Главное – чтобы она была включена в параметрах программы, о чем лучше позаботиться сразу же после ее установки.
Компьютерные программы постоянно обновляются, выходят новые и более улучшенные версии. Так, на сегодняшний день, пользователи уже могут протестировать программу Excel-2019. Вместе с улучшениями появляются и такие проблемы, как совместимость, то есть созданный документ на одном компьютере может не открываться на другом.
Что такое режим совместимости в Microsoft Excel
Функция «Режим совместимости» представляет собой комплекс компонентов, которые позволяют работать с документами вне зависимости от версии программы. При этом следует учитывать, что некоторые настройки и функции могут быть отключены или ограничены. Например, при попытке открыть таблицу, созданную в программе Excel 2000, для редактирования будут доступны только те команды, которые содержатся в этой версии, даже если документ открыт в Excel-2016.
Неактивные функции будут отображаться на панели задач, но воспользоваться ими нельзя. Чтобы возобновить доступ ко всем потенциальным возможностям Excel, нужно предварительно преобразовать выбранную книгу в соответствующий, более подходящий формат. Но если предполагается дальнейшая работа с документом на устаревших версиях, то от преобразования лучше воздержаться.
«Режим совместимости» при открытии файла Excel
Зачем нужен режим совместимости
Первая функциональная версия Excel была представлена в 1985г. Самое глобальное обновление вышло в 2007 году. Появилось огромное количество полезных свойств и возможностей вплоть до нового базового формата. Так, вместо привычного расширения .xls теперь к названию документа добавляется .xlsx.
Новая версия замечательно справляется с работой и редактированием документов, созданных в предыдущих версиях Excel. К сожалению, в обратную сторону совместимость не столь успешна. В связи с этим, документы с расширением .xlsx могут не открыться, если на компьютере установлена, например, версия программы Excel 2000.
Также не исключены случаи, когда документ, сохраненный в Excel 2000, был отредактирован в версии Excel 2016, а позднее снова был открыт в устаревшей программе, тогда некоторые изменения могут не отображаться или вовсе файл окажется недоступным.
Именно для таких вариантов существует режим ограниченной функциональности или совместимости. Суть режима заключается в обеспечении возможности работы с файлами в разных версиях программы, но с сохранением функционала первичной версии Excel.
Проблемы совместимости
Основной проблемой режима совместимости в программе Excel является его автоматическое включение. Это обеспечивает сохранение данных при перенесении файлов с одного компьютера на другой. Благодаря этому не стоит опасаться того, что после редактирования файл не откроется или будет поврежден.
Несовместимость может привести к незначительной потере точности или к довольно существенной утрате функциональности. Например, в новых версиях больше стилей, параметров и даже функций. Так, только в Excel 2010 появилась функция AGGREGATE, которая недоступна в устаревших версиях.
Выявить возможные проблемы совместимости можно при использовании Excel-2010 либо Excel-2013. Для этого следует перейти в меню «Файл», в параметре «Информация» активируем кнопку «Проверить наличие проблем», затем выбираем «Проверить совместимость». После этих манипуляций Excel проведет анализ документа, предоставит подробный отчет о каждой проблеме со ссылкой «Найти», при переходе по которой отобразятся проблемные ячейки.
Недоступные функции при «Режиме совместимости»
Активация режима
Деактивация режима
Не всегда в режиме ограниченной функциональности есть необходимость. Например, работа над исходным файлом будет продолжена в обновленном Excel и повторного переноса на другой компьютер не предвидится.
- Для деактивации нужно перейти во вкладку под названием «Файл». В данном окне с правой стороны следует выбрать блок под названием «Режим ограниченной функциональности». Нажимаем кнопку «Преобразовать».
- Появится окошко с информацией о том, что будет создана новая книга, которая сохранит все функции и свойства более современной версии Excel. Во время создания новой Excel-книги старый файл будет удален. Не стоит об этом жалеть – жмем «ОК».
- Через некоторое время появится окошко с информацией «Преобразование завершено». Для сохранения всех изменений и отключения режима совместимости документ следует перезапустить.
После повторного открытия преобразованного файла все доступные возможности будут активны.
Режим совместимости при создании новых документов
- Переходим в меню «Файл», активируем раздел «Параметры».
- В параметре «Сохранение» выбираем настройки «Сохранение книг». По умолчанию здесь установлено значение «Книга Excel 97-2003 (*.xls). Меняем это значение на другой формат «Книга Excel (*.xlsx)». Для сохранения внесенных изменений жмем «ОК».
Теперь все файлы Excel будут создаваться и сохраняться в нужном формате без активации режима совместимости. Благодаря этому теперь можно работать с любыми версиями Excel, не беспокоясь о потере данных или искажении полученных вычислений и расчетов. Вместе с тем, при необходимости режим можно отключить, что позволяет работать с документом, используя все современные возможности программы.
Сохранение в нужном формате
Существует еще один метод отключения режима ограниченной функциональности для продолжения работы в более новой версии Excel. Достаточно пересохранить файл в другом формате.
- Переходим в параметр под названием «Сохранить как», который можно найти во вкладке «Файл».
- В появившемся окошке кликаем кнопку «Обзор».
- Появится окно для сохранения документа. В категории «Тип файла» выбираем «Книга Excel (.xlsx). Как правило, этот вариант находится в начале списка.
- В строчке «Имя файла» прописываем название документа и нажимаем «Сохранить».
- После сохранения надпись в шапке файла «Режим совместимости» все еще остается, но это не значит, что он активен. Статус книги не меняется при сохранении, так он определяется только при повторном запуске файла.
После закрытия документа и повторного его открытия, надпись о том, что режим совместимости активирован, исчезнет, а все функции и свойства программы окажутся готовыми к использованию.
Обратите внимание! При сохранении документа в другом формате создается новый документ. Теперь в папке будет два документа Excel с одним названием, но разным расширением (форматом).
Преобразование документа
Для полноценной работы в программе Excel можно применить метод преобразования документа.
В открывшемся документе все инструменты Excel теперь находятся в активном режиме, их можно использовать для редактирования и сохранения данных.
Преобразование книги
Также есть способ преобразовать Excel-книгу для использования абсолютно всего функционала программы. С этой целью необходимо поменять формат документа в соответствующую версию.
- Открываем вкладку «Файл».
- Здесь выбираем команду «Преобразовать».
- Во всплывающем окошке следует нажать «ОК» для подтверждения изменения формата файла.
- В результате этих действий книга Excel теперь будет работать в необходимом формате. При этом режим совместимости деактивируется.
Важно! В процессе преобразования возможны изменения оригинальных размеров файла.
Дополнительная информация о режиме совместимости в Excel
- Пересохранение документа в формате .xlsx.
- Преобразование файла в новый Excel-формат.
- Деактивация режима совместимости для дальнейшей работы с документом.
Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы. Выбор зависит от предпочтений пользователя и дальнейшей судьбы самого документа Excel.
Видеоинструкция
Для более наглядного понимания необходимости и принципов работы режима совместимости или режима ограниченной функциональности можно посмотреть несколько видеоинструкций, которые в свободном доступе представлены на видеохостинге YouTube. Вот несколько из них:
В данных коротких видеоматериалах содержится достаточно информации для понимания принципов работы режима совместимости и методов его отключения.
Заключение
Режим совместимости в файлах Excel довольно полезная функция, позволяющая избавиться от конфликтов и ошибок между программами на разных компьютерах при обработке одного и того же документа в разных версия программы. Данная функция дает возможность работать с файлами в едином технологическом пространстве.
При этом пользователь может в любое время отключить режим совместимости для расширения программного функционала. Но при этом следует учитывать некоторые ограничения, связанные с проблемами, которые могут проявиться при переносе файла на компьютер с более старой версией Excel.
Читайте также: