Onenote notes about outlook items что это
Может ли способ, которым вы делаете заметки, изменить вашу жизнь? Я думаю так. Microsoft тоже так считает.
И молодой Кайл Мадингер доказывает это благодаря инструменту заметок Microsoft в своей истории успеха из Канады. В OneNote Hero: История успеха ученика он — герой, который идет от усердного школьника к успеху в классе. Каждому Фродо нужен Сэм. Любому герою нужен надежный спутник. В его случае Microsoft OneNote дал ему возможность развить свои моторные навыки.
Ладно, между кадрами может быть спрятано немного маркетинговых историй, но давайте не будем отрицать навыки цифровой заметки
его должное. Наша школьная система научила нас линейному способу делать заметки, который не был ни эффективным, ни цифровым. Если вы все еще погрязли в книгах, ознакомьтесь с навыками OneNote для студентов и преподавателей.
все еще остается в силе. Для тех, кто не посещает школу, мы все еще ведем записи заметок через залы заседаний и торговые ряды.
Пришло время делать лучшие заметки. Если вы хотите сделать это с помощью Microsoft OneNote, следуйте за мной по линии производительности создания заметок с этими 12 советами.
1. Быстрые заметки — центральная часть для лучшей записи
Вы когда-нибудь искали клочок бумаги, чтобы что-то записать, не слишком задумываясь об этом? Быстрые заметки (ранее назывался Side Notes) — это цифровой «клочок бумаги». Но в отличие от этих клочков бумаги вы их не потеряете, потому что Microsoft OneNote сохраняет их автоматически.
Есть два способа запустить Quick Notes.
Замечания: Быстрые заметки отображаются с упрощенным интерфейсом и настраиваемым фоном лаванды. Нажмите на ряд кнопок сверху, если вы хотите получить доступ к ленте. Иногда мне нравится открывать ленту и просто пометить заметку, прежде чем я ее сожгу и забуду.
Когда окно OneNote не открыто
Нажмите Windows + N на вашей клавиатуре. Маленькое новое окно быстрой заметки выглядит как всплывающее окно всегда сверху. Введите заметку в маленьком окне заметок.
Отформатируйте текст, выделив его, а затем с помощью команд на появившейся мини-панели инструментов.
Повторите шаги для любых дополнительных быстрых заметок, которые вы хотите создать. (В качестве альтернативы используйте сочетание клавиш Windows + Alt + N на твоей клавиатуре). Быстрые заметки автоматически сохраняются в разделе быстрых заметок вашего ноутбука.
Когда окно OneNote открыто
Вы все еще можете использовать сочетание клавиш. Или перейдите к Лента> Вид> Новая заметка.
Введите заметку в маленьком окне заметок. Нажмите на три маленькие точки, чтобы отобразить ленту. Отформатируйте текст с помощью отображаемых команд.
Повторите шаги для любых дополнительных быстрых заметок, которые вы хотите создать.
Самое лучшее в Quick Notes — то, что вы можете запустить их и забыть о них. Все быстрые заметки автоматически сохраняются в разделе «Незаполненные заметки» в блокноте по умолчанию. Идите туда позже и организуйте их, если хотите.
После объяснения этого теперь давайте воспользуемся функцией быстрых заметок Microsoft OneNote для всех наших потребностей в создании заметок.
2. Прикрепите заметки на рабочий стол
Закрепление быстрых заметок на рабочем столе помогает держать маленькое окно заметок сверху и вставлять заметки из любого инструмента, с которым вы работаете. Например, открытое окно браузера.
Чтобы закрепить окно быстрой заметки, щелкните три маленькие точки, чтобы отобразить ленту. Идти к Вид> Всегда сверху. Думайте об этом как «заметка».
Перетащите любой выбранный контент. OneNote сохраняет его автоматически со ссылкой на источник.
Вот некоторые полезные ярлыки Microsoft OneNote, которые вы можете использовать для быстрых заметок:
- CTRL + 1 для создания быстрых списков дел,
- ALT + SHIFT + F (для вставки текущей даты и времени),
- CTRL + ТОЧКА для быстрого маркированного списка,
- CTRL + SLASH для нумерованного списка, или
- ALT + SHIFT + СТРЕЛКА ВПРАВО (или используйте вкладку), чтобы создать отступы и изложить свои мысли.
3. Получите доступ к своим страницам OneNote с помощью ярлыков
Любая заметка, которую вы создаете в Microsoft OneNote, может быть напрямую снабжена ярлыком. Создайте несколько ярлыков заметок на рабочем столе и попробуйте их, чтобы увидеть, ускоряют ли они ваш рабочий процесс создания заметок.
Перейти на рабочий стол. Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе. выберите New> Ярлык. В окне местоположения нажмите Ctrl-V, вставить гиперссылку OneNote.
Нажмите следующий. Дайте ярлыку любое имя для обозначения его функции. Нажмите Конец.
Вы можете ускорить это еще больше, назначив ярлык собственной клавиатуре. Щелкните правой кнопкой мыши значок ярлыка и выберите свойства. Выберите Быстрая клавиша и нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите для быстрого доступа.
4. Делайте связанные заметки
OneNote действительно приходит на вечеринку, когда вам приходится работать с другими приложениями Microsoft Office. Две функции помогают вам использовать приложения бок о бок.
Док до рабочего стола. Работайте с любым другим открытым окном, прикрепив OneNote к боковой части экрана. Используйте ярлык CTRL + ALT + D или перейти к Лента> Вид> Новое закрепленное окно.
На скриншоте ниже вы заметите, что я создал для него кнопку на панели быстрого доступа.
Полезность связанных заметок. Связав OneNote с Internet Explorer, Word, PowerPoint и даже другими страницами OneNote, вы можете делать заметки в OneNote, одновременно используя другую программу. Оба файла автоматически связаны с тем, что вы исследуете. Это экономит много копий и вставок. Кроме того, вы всегда можете вернуться к заметке или основному документу, нажав на ссылку.
Например: в совместном Microsoft Office 2016 вы можете отслеживать обсуждения и идеи относительно документа или презентации с помощью связанных заметок.
Откройте Word, PowerPoint или OneNote, нажмите Обзор> Связанные заметки.
в Выберите место диалоговое окно, выберите место для новой страницы заметок и нажмите Хорошо.
Когда вы выбираете раздел, в нем создается новая страница. Если вы выберете существующую страницу, ваши связанные заметки будут добавлены на эту страницу. Переместите курсор туда, где вы хотите, чтобы начинались заметки. OneNote хранит эскиз страницы, текстовый отрывок и ссылку на документы или веб-страницу, которые вы использовали для исследования. Нажав здесь, вы всегда можете вернуться к исходному контенту.
Нажмите на Прекратить делать связанные заметки когда вы хотите положить конец этой ассоциации.
Мы видели, как работают связанные заметки
в Microsoft Word 2010 и OneNote 2010. Тот же процесс продолжается в Microsoft Office 2016.
5. Делайте быстрые заметки только своим голосом
Голосовые заметки существуют со времен первого диктофона. С Siri и Google Now никто не думает, что мы больше ненормальны.
OneNote бесплатно на всех платформах. Вы можете делать заметки (и голосовые заметки) с помощью приложения Windows Desktop и приложений на Windows Phone, Apple iPad, iPhone и Android. В настольном приложении вы можете взять синхронизированные аудио заметки которые действительно отлично подходят для встреч.
Смешивать и сочетать обычные заметки и аудио заметки. OneNote делает его более полезным, записывая в определенное время звуковой заметки. Когда вы просматриваете свои заметки, вы можете быстро перейти к позиции записи, когда вы сделали заметку.
Вы можете использовать панель поиска для поиск слов в записанном аудио также. Ваш пробег поиска может отличаться в зависимости от качества записи.
Чтобы включить поиск аудио:
Нажмите Файл> Параметры> Аудио видео. В разделе «Поиск аудио» выберите Включить поиск аудио и видео записей по словам и нажмите Хорошо.
С помощью мобильных приложений вы можете просто рассказать OneNote о своих мыслях, и он отправит их в виде быстрой заметки. Ваш опыт создания заметок улучшен с помощью Cortana в Windows 10
, Телефоны Windows, Siri на iPhone и Google Now на Android.
В статье поддержки Windows показано, как создавать заметки в OneNote, используя только свой голос.
6. Электронная почта Примечания к себе
Блог Microsoft сообщает, что это отличный способ пересылать квитанции, маршруты путешествий или документы, которые вы хотите отслеживать из своего почтового ящика. Поскольку OneNote синхронизируется, ваши заметки будут появляться на всех платформах, где вы его используете.
Microsoft OneNote прекрасно интегрируется с Internet Explorer. Но кто больше этим пользуется? Люди используют Chrome … так что поприветствуйте OneNote Clipper. Захватите что-нибудь на веб-странице с расширением и отправьте в определенное место в OneNote. Расширение также убирает беспорядок в статьях.
Новая версия Clipper имеет переработанный пользовательский интерфейс, средство выбора местоположения и отсечение регионов для Chrome.
8. Делайте заметки с края
Clipper для всего, что вы делаете на Chrome. С Windows 10 у нас есть Microsoft Edge для игры. В новом браузере есть ручка и маркер, которые помогут вам комментировать и делать заметки во время просмотра.
, Затем можно сохранить аннотированные страницы в OneNote, Избранное или Список чтения в Microsoft Edge.
9. Возьмите скриншоты и аннотировать
Screen Clipper — это быстрый способ получения визуальной информации с помощью OneNote. Возьмите вырезку из любой части экрана вашего компьютера и добавьте ее в качестве заметки в свои заметки.
Чтобы получить доступ к экрану Clipper, перейдите к Лента> Вставить> Отсечение экрана. Экран затемнен, и вы можете использовать мышь или палец, чтобы выбрать область захвата.
10. Делать заметки с естественной легкостью стилуса
Написание заметок с помощью стилуса приближает его к старомодному способу делать заметки … с некоторыми дополнительными преимуществами. OneNote для Windows имеет полную ленту для рисования с 2003 года. Рисовать Группа на ленте дает вам ручки, параметры толщины и цвета на выбор. Даже без стилуса вы можете рисовать, выделять и редактировать пальцем или мышью на любом сенсорном устройстве.
В OneNote для iPad добавлен аналогичный набор функций: четыре классических ручки на вкладке «Рисование» и 16 цветов для письма или рисования, а также четыре цвета для выделения. активировать Отказ от пальм на ленте и установите его так, как вы держите ручку.
Возможно, лучший опыт прибывает из убийственной комбинации OneNote, Surface Pro 3 (или Surface 3) и нового Surface Pen.
И запомни: OneNote также поставляется с OCR и распознаванием рукописного ввода, который работает на 25 языках!
11. Самый быстрый путь — офисная линза
Что может быть быстрее, чем сделать фотографию на доске или нацарапанном листе? Office Lens — это собственный сканер OneNote, позволяющий делать такие быстрые снимки, когда вам лень делать заметки самостоятельно. Все, что можно сканировать, является кормом для объективов Office. В Office Lens есть три режима очистки ваших снимков.
Комбинируйте утилиту Office Lens с функциями OCR OneNote, чтобы аккуратно систематизировать информацию из ваших сканов в заметки. Офисный объектив доступен для Windows Phone, Android и iOS.
12. OneNote и Outlook работают вместе
Более того, вы можете использовать задачи Outlook и напоминания для любых задач в будущем. Задачи отображаются в Outlook, поэтому вы можете отслеживать и просматривать их, а также устанавливать напоминания. Соответственно, задачи Outlook связаны со страницей OneNote.
Райан показал вам, как легко объединить Outlook и OneNote
в мощный инструмент управления проектами. Вы даже можете управлять сведениями о собраниях и отправлять страницы заметок через почту Outlook. На этой странице поддержки Microsoft рассказывается о процессе.
Какие функции создания заметок вы используете (или не используете)?
Может быть, вам нравится тот факт, что вы можете встраивать практически все в OneNote. Возможно, это ловкость с математикой салфетки, которая заставляет вас любить программное обеспечение. Или, в отличие от Evernote, вы можете настроить фон «бумаги», на которой пишете. Microsoft OneNote дает вам много причин, чтобы любить его, и только несколько, чтобы ненавидеть его.
Если OneNote для вас излишне, приложение Sticky Notes в Windows 10 отлично справится
OneNote for Microsoft 365 OneNote for Microsoft 365 for Mac OneNote for the web OneNote 2021 OneNote 2021 for Mac OneNote for Windows 10 OneNote 2019 for Mac OneNote 2016 OneNote 2016 for Mac OneNote for Mac More. Less
If you’re using OneNote together with Outlook, you can easily bring important email messages and meeting invitations from Outlook into your notes by using the Send to OneNote feature.
Note: The information below applies to the Windows versions of OneNote and Outlook.
Enable Send to OneNote in Outlook
Before you can use Send to OneNote with OneNote for Windows 10, do the following:
Click File > Options in the Microsoft Outlook desktop app.
In the Outlook Options dialog box that opens, in the left sidebar, click Advanced.
On the right side of the Outlook Options dialog box, scroll down to the Other heading, and then make sure that the check box labeled Use Send to OneNote with OneNote for Windows 10, if available is selected.
Tip: You can revert this setting at any time by following these steps again and then deselecting the check box labeled Use Send to OneNote with OneNote for Windows 10, if available. Doing so will configure this feature for OneNote 2016, 2013, or 2010 for Windows.
Send Outlook items to OneNote
In your desktop version of Microsoft Outlook, do the following:
Open the item that you want to send to OneNote by doing either of the following:
In your Inbox (or any other mailbox folder), double-click to open the email message that you want to send to OneNote.
In your Calendar, double-click to open the meeting that you want to send to OneNote.
On the ribbon near the top of the currently open message or meeting window, click Send to OneNote.
Note: If you're sending a meeting invitation to OneNote for which you are the original organizer, the Send to OneNote button will be labeled Meeting Notes instead. You can click either button to continue sending your selected meeting to OneNote.
In the OneNote task pane that appears, select the notebook and the section where you want your selected Outlook item to be saved.
Click Save.
The subject line of each imported message or meeting becomes the title of that item's associated page in OneNote, and the date and time stamp of the original item is retained. This makes it easy to search for it again later.
After sending messages or meetings from Outlook to OneNote, you can freely move their pages around in your notebook, and you can copy or move any of these pages between different sections and to any of your other notebooks.
Frequently Asked Questions (Windows)
What is the Send to OneNote Add-in? — Send to OneNote is a new cloud-enabled Add-in that lets you to send email messages and meeting invitations from Outlook to OneNote. This functionality was previously available as an offline COM Add-in that was included in older desktop versions of OneNote for Windows (OneNote 2016, 2013, and OneNote 2010), as well as in older versions of Outlook for the web.
What versions of Outlook does the Send to OneNote Add-in support? — Send to OneNote is available in Outlook for Windows (including Outlook 2021, Outlook for Microsoft 365, and Outlook 2016), as well as Outlook for Mac and Outlook for the web. It is not supported in Outlook 2019.
How can I troubleshoot the Send to OneNote Add-in? — Click the Send to OneNote Add-in and then press Ctrl+Shift+L on your keyboard if you need to troubleshoot this feature for any reason. From the debug panel that opens, you can share your Session ID and timestamp information with Microsoft. Additionally, you can click the View logs option, which lets you copy and include additional diagnostic information.
How can I disable the Send to OneNote Add-in? — Send to OneNote is enabled as a standard Outlook feature. Currently, it is not possible to disable or uninstall the Add-in, but we may offer this option in the future. To share your product feedback with us, open OneNote for Windows 10, and then click Settings and More ( . . . ) > Settings > Feedback.
I’m using OneNote 2016. How can I restore the previous COM Add-in? — In your desktop version of Outlook, click File > Options > Add-ins. Next, under Manage, make sure that COM Add-ins is selected, and then click Go. In the COM Add-ins dialog box that opens, make sure that OneNote Notes about Outlook Items is selected. Next, return to the Outlook Settings dialog box by clicking File > Settings, and then make sure the option labeled Use Send to OneNote with OneNote for Windows 10, if available is not selected.
Tip: If you reinstalled Office 2016 and OneNote 2016 was not included, see Install or reinstall OneNote 2016 for Windows.
Note: The information below applies to the Mac versions of OneNote and Outlook.
Send Outlook items to OneNote
In Outlook for Mac, do the following:
Open the item that you want to send to OneNote by doing either of the following:
In your Inbox (or any other mailbox folder), double-click to open the email message that you want to send to OneNote.
In your Calendar, double-click to open the meeting that you want to send to OneNote.
On the ribbon near the top of the currently open message or meeting window, click Send to OneNote.
Note: If you're sending a meeting invitation to OneNote for which you are the original organizer, the Send to OneNote button will be labeled Meeting Notes instead. You can click either button to continue sending your selected meeting to OneNote.
In the OneNote task pane that appears, select the notebook and the section where you want your selected Outlook item to be saved.
Click Save.
The subject line of each imported message or meeting becomes the title of that item's associated page in OneNote, and the date and time stamp of the original item is retained. This makes it easy to search for it again later.
After sending messages or meetings from Outlook to OneNote, you can freely move their pages around in your notebook, and you can copy or move any of these pages between different sections and to any of your other notebooks.
Frequently Asked Questions (Mac)
What is the Send to OneNote Add-in? — Send to OneNote is a new cloud-enabled Add-in that lets you to send email messages and meeting invitations from Outlook to OneNote. On the Mac, this functionality was previously available to Office Insiders.
What versions of Outlook does the Send to OneNote Add-in support? — Send to OneNote is available in any recent desktop version of Outlook for Mac, Outlook for Windows, and Outlook for the web.
How can I troubleshoot the Send to OneNote Add-in? — Click the Send to OneNote Add-in and then press Control + Shift + L on your keyboard if you need to troubleshoot this feature for any reason. From the debug panel that opens, you can share your Session ID and timestamp information with Microsoft. Additionally, you can click the View logs option, which lets you copy and include additional diagnostic information.
How can I disable the Send to OneNote Add-in? — Send to OneNote is enabled as a standard Outlook feature. Currently, it is not possible to disable or uninstall the Add-in, but we may offer this option in the future. To share your product feedback with us, open OneNote for Mac, and then click the Help Improve Office (smiley face icon) near the top right corner of the OneNote for Mac app window.
Note: The information below applies to the Web versions of OneNote and Outlook.
Send Outlook items to OneNote
In Outlook for the web, do the following:
Open the item that you want to send to OneNote by doing either of the following:
In your Inbox (or any other mailbox folder), double-click to open the email message that you want to send to OneNote.
In your Calendar, double-click to open the meeting that you want to send to OneNote.
Near the top right of the open item, click the More actions button ( . . . ), and then click OneNote on the menu that appears.
In the OneNote task pane that appears, select the notebook and the section where you want your selected Outlook item to be saved.
Click Save.
The subject line of each imported message or meeting becomes the title of that item's associated page in OneNote, and the date and time stamp of the original item is retained. This makes it easy to search for it again later.
After sending messages or meetings from Outlook to OneNote, you can freely move their pages around in your notebook, and you can copy or move any of these pages between different sections and to any of your other notebooks.
Frequently Asked Questions (Web)
What is the Send to OneNote Add-in? — Send to OneNote is a new cloud-enabled Add-in that lets you to send email messages and meeting invitations from Outlook to OneNote. This functionality was previously available as an offline COM Add-in that was included in older desktop versions of OneNote for Windows (OneNote 2016, 2013, and OneNote 2010), as well as in older versions of Outlook for the web.
What versions of Outlook does the Send to OneNote Add-in support? — Send to OneNote is available in Outlook for the web, as well as any recent desktop version of Outlook for Windows and Outlook for Mac.
How can I disable the Send to OneNote Add-in? — Send to OneNote is enabled as a standard Outlook feature. Currently, it is not possible to disable or uninstall the Add-in, but we may offer this option in the future. To share your product feedback with us, open OneNote for the web, and then click Help > Feedback on the ribbon.
Если вы похожи на нас, тогда многие ваши важные задачи и заметки приходят по электронной почте. Вы использовали свой календарь Microsoft и список дел, чтобы отслеживать свои задачи, но вы хотите больше.
Большинство людей не понимают, что вы можете использовать MS OneNote в качестве диспетчера задач Outlook с помощью инструментов списка дел календаря Outlook. Добавив OneNote в MS Outlook, вы можете не только отслеживать свои задачи, но и отслеживать другую информацию, поступающую по электронной почте, в удобном блокноте с вкладками. Есть даже функции совместной работы OneNote, которые вы можете использовать, чтобы делиться своей информацией с другими.
Руководство по Inbox Zero Mastery (Бесплатная загрузка электронных книг)
Теперь давайте перейдем к нашему руководству по использованию Microsoft Outlook с OneNote.
Что такое Microsoft OneNote?
MS OneNote - это инструмент для создания заметок/списка дел, который входит в комплект MS Office. Это позволяет вам организовывать и хранить информацию, а также отслеживать встречи и задачи. Когда вы были в школе, вы, возможно, использовали тетрадь с вкладками для систематизации своих работ. OneNote работает практически так же, за исключением того, что ваш ноутбук теперь виртуальный, а вкладки называются разделами.
OneNote интегрирован в MS Outlook, и вы можете использовать его вместе с календарем MS Outlook и списком дел. Он также может быть интегрирован в другие приложения для повышения производительности программного обеспечения. OneNote также включает в себя инструменты для совместной работы.
Чтобы узнать больше об основах Microsoft OneNote, вот несколько руководств:
Как активировать MS OneNote
Теперь, когда вы узнали, что такое MS OneNote, вы готовы его использовать. Перед началом использования надстройки MS OneNote необходимо убедиться, что она включена. Если OneNote включен, вы увидите значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home):
Если OneNote активен в Outlook, вы увидите значок OneNote на ленте.
Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, его необходимо активировать. Вот что необходимо сделать
Шаг 1. Откройте окно настроек Outlook
Начните с открытой электронной почты Outlook. Перейдите на вкладку Файл (File). Откроется окно Информация об учетной записи (Account Information):
Выберите Options (Опции) в окне Account Information (Информация об учетной записи),чтобы открыть окно Outlook Options (Параметры Outlook).
Нажмите Параметры (Options) слева. Появится окно Параметры Outlook (Outlook Options):
Выберите опцию Add-ins (Надстройки), чтобы активировать OneNote.
Шаг 2. Измените OneNote на активный статус
Выберите параметр Надстройки (Add-ins) слева. В окне Просмотр и управление надстройками Microsoft Office (View and manage Microsoft Office Add-ins) вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений:
Вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек.
Если OneNote находится в списке Надстроек неактивных приложений (Inactive Applications Add-In), выберите Надстройки COM (COM Add-ins) рядом с пунктом Управление (Manage) в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку Перейти (Go). Откроется диалоговое окно Надстройки Com (Com Add-Ins):
Надстройки без галочки неактивны.
Установите флажок рядом с Заметки OneNote об элементах Outlook (OneNote Notes about Outlook items), чтобы активировать его, затем нажмите кнопку ОК. Система вернется в ваш почтовый ящик. Теперь вы должны увидеть значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home).
Как создавать задачи Outlook в OneNote
После активации OneNote вы можете использовать его в качестве диспетчера задач Outlook, создавая задачи в Outlook и сохраняя их в OneNote или создавая задачи в OneNote и сохраняя их в Outlook. Давайте начнем!
Первое, что вам нужно сделать, это открыть OneNote на рабочем столе:
Создайте и назовите свои собственные блокноты и разделы в соответствии с вашими организационными потребностями.
1. Используйте OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook
Вы можете добавить задачу в свой список дел Outlook из OneNote. Вот как:
Шаг 1. Откройте раздел "Блокнот" и добавьте задачу
Начните с открытия соответствующего раздела в нужном блокноте. В этом случае я начну с раздела Задачи (Tasks), открытого в папке Project XYZ. (Я уже добавил ранее существовавшую задачу под названием Документация проекта XYZ в этот раздел. Вы можете увидеть ее в списке страниц справа.)
После того, как вы добавили новую задачу, введите название задачи рядом с флажком.
Установите флажок рядом со значком To Do Тag на ленте. Флажок, представляющий новую задачу, появляется на пустой странице в разделе, который вы открыли.
Шаг 2. Введите описание задачи
Введите описание задачи в пустое место рядом с флажком.
Имя задачи должно описывать задачу, чтобы вы могли найти ее позже.
Шаг 3. Запланируйте задачу и добавьте детали
Когда вы закончите, нажмите значок Задач Outlook (Outlook Tasks) на ленте. В раскрывающемся меню выберите период времени, когда вы хотите добавить задачу в список задач Outlook. Чтобы запланировать конкретную дату, выберите опцию Пользовательский (Custom). В окне Новая задача (New Task) Outlook отображаются:
Заполните детали в окне Новая задача (New Task) Outlook.
Теперь пришло время заполнить детали задания:
- Используйте поля Дата начала (Start date) и Срок выполнения (Due date), чтобы запланировать задачу.
- Опишите важность задачи с помощью поля Приоритет (Priority) (выберите Низкий, Обычный и Высокий).
- Используйте флажок Напоминание (Reminder), чтобы Outlook напоминал вам о задаче.
- Определите важность задачи, используя поле Приоритет (Priority).
Когда вы закончите заполнять окно Новой задачи (New Task), закройте его, нажав X в правом верхнем углу окна. Обязательно сохраните изменения, когда Outlook предложит вам сделать это.
Шаг 4. Просмотр задачи в Outlook
Чтобы увидеть задачу, которую вы только что создали в OneNote, откройте список задач MS Outlook. Вы увидите только что созданную задачу в списке задач. Детали отображаются на панели справа:
Обратите внимание, что описание задачи содержит гиперссылку на страницу OneNote, которую мы использовали для ее создания.
Теперь вы можете работать с задачей в Outlook так же, как и с любой другой задачей, созданной с помощью инструментов задач Outlook. Чтобы узнать больше о работе с окном Новая задача (New Task), просмотрите этот учебник:
2. Добавьте задачу Outlook в OneNote
Используйте OneNote в качестве диспетчера задач Outlook, сохраняя задачи, созданные в Outlook, в OneNote. Вот что необходимо сделать:
Шаг 1. Откройте список дел в Outlook и выберите задачу
Начните с того, что ваш почтовый ящик открыт и откройте Список дел (To-Do-List). (Щелкните значок Дополнительно (More) в нижней части панели Навигации (Navigation) и выберите Задачи (Tasks) во всплывающем меню.)
Выберите задачу, созданную в Outlook, из списка. Для нашего примера я создал задачу под названием Посетить учебный семинар в MS Outlook:
Вы можете добавить задачу, созданную в Outlook, в OneNote.
Дважды щелкните по задаче, созданной в Outlook, чтобы открыть ее.
Задачи Outlook содержат значок OneNote, который позволяет сохранять их в OneNote.
Шаг 2. Отправьте задачу в OneNote
Используйте диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote, чтобы выбрать местоположение для своей задачи.
Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Недавнее (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте задание.
Шаг 3. Просмотр задачи Outlook в OneNote
Чтобы увидеть свою задачу в OneNote, откройте блокнот и раздел, где вы сохранили эту задачу. Нажмите на название задачи в списке страниц справа, чтобы открыть страницу, содержащую только что созданную задачу:
Ваша задача была добавлена в OneNote.
Как сохранить электронную почту Outlook в OneNote
Вы можете сохранить электронное письмо в OneNote, чтобы делать на нем заметки, планировать задачи на его основе и многое другое.
Шаг 1. Выберите электронную почту для отправки в OneNote
Шаг 2. Отправьте электронное письмо в OneNote
Нажмите на место, где вы хотите сохранить электронную почту, а затем нажмите кнопку ОК. OneNote открывает новую страницу с вашим адресом электронной почты в блокноте и выбранным вами разделом:
Когда вы привыкнете использовать OneNote для хранения информации, ваши блокноты могут начать заполняться. Не стоит беспокоиться, потому что в OneNote есть довольно полезный инструмент поиска. Давайте посмотрим поближе.
Шаг 1. Откройте OneNote и найдите инструмент поиска
Начните с открытия OneNote:
Если вы забыли, где хранили информацию в OneNote, инструмент Поиска (Search) поможет вам ее найти.
Шаг 2. Введите поисковую фразу
Я хочу найти электронное письмо, которое я только что сохранил в OneNote, но не могу вспомнить, где его разместил. Я знаю, что он содержит слова "спасибо" (“thank-you”), поэтому я набираю эти слова в Поиске и нажимаю клавишу Enter. Инструмент Поиска ведет меня прямо на страницу OneNote, где я сохранил электронное письмо:
Как использовать OneNote при планировании встреч
Вы можете сэкономить время на задачах управления проектами, автоматизировав процесс минутной встречи. Вы можете подключить встречу, которую вы получили, в своем календаре Outlook, делать заметки об этом собрании и отправлять эти заметки по электронной почте другим людям, которые присутствовали на собрании.
Давайте узнаем, как:
Шаг 1. Откройте календарь Outlook.
Начните с открытия календаря MS Outlook:
Вы можете добавлять встречи из своего MS Calendar в OneNote.
Для получения дополнительной информации о том, как использовать инструмент календаря Microsoft Outlook, просмотрите этот учебник:
Шаг 2. Добавление встречи в OneNote
Найдите встречу, которую вы хотите добавить в OneNote, и дважды щелкните по ней, чтобы открыть окно Приглашенное событие (Invited Event). В этом случае мы собираемся открыть встречу по обучению работе с компьютером на новом программном обеспечении, которое я настроил в качестве примера:
Эта встреча открыта в окне Приглашение встреч (Invited Event) в Outlook.
После открытия окна Приглашение встреч (Invited Event) подключите его к OneNote, щелкнув значок OneNote на ленте. Обратите внимание, что там написано Встречи и Заметки встреч (Meeting Notes Meeting). Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы поделиться заметками с собранием (Share notes with the meeting) или делать заметки самостоятельно (Take notes on your own):
Диалоговое окно Заметки о собрании (Meeting Notes) позволяет выбирать между записью заметок в общей записной книжке OneNote или записью в личной записной книжке.
Выберите один из следующих вариантов:
Выберите Делать заметки по своему усмотрению (Take notes on your own option). Откроется диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote (Select Location in OneNote):
Выберите соответствующий блокнот и раздел для заметок о встрече.
Шаг 3. Делайте заметки в OneNote
Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Последние используемые (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте собрание. В разделе OneNote и блокноте, который вы только что выбрали, откроется новая страница с информацией о вашей встрече:
Информация о собрании была добавлена в OneNote.
Делайте заметки на открытой странице в OneNote под заголовком Заметки (Notes).
Шаг 4. Распространение заметок о собрании с помощью Outlook
Узнайте больше о том, как эффективно использовать электронную почту
Если вы владелец бизнеса или профессионал в бизнесе, электронная почта является важным средством коммуникации. Важно, чтобы ваши письма были максимально профессиональными. Эти учебники могут помочь:
If you're like most of us, a lot of your important tasks and notes arrive via email. You've been using your Microsoft Calendar and To-Do-List to keep track of your tasks, but you want to do more.
Most people don't realize that you can use MS OneNote as an Outlook task manager with the Outlook Calendar To-Do-List tools. By adding OneNote to MS Outlook, you can not only track your tasks, you can also keep track of other information that arrives by email in handy notebooks with tabs. There are even OneNote collaboration features you can use to share your information with others.
In this tutorial, we'll show you how to activate the OneNote feature in MS Outlook. We'll also show you how to use OneNote to effectively manage your tasks and notes. We’ll share how MS Outlook can help you store and organize your incoming email messages. Finally, we'll share a cool hack for using MS OneNote along with the Outlook calendar to take meeting minutes and distribute them to meeting participants.
Guide to Inbox Zero Mastery (Free eBook Download)
In this tutorial, you'll be learning how to use OneNote and Outlook for project management tasks. You can get even more control over your projects by learning how to manage your email inbox, so be sure to grab our Free eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery . It's packed with inbox organization strategies and killer tips for managing all your incoming email more efficiently.
Now let's move on to our tutorial on how to use Microsoft Outlook with OneNote.
What Is Microsoft OneNote?
MS OneNote is a notetaking/to-do-list tool that comes as a part of MS Office suite. It allows you to organize and store information as well as keep track of meetings and tasks. When you were in school you may have used a notebook with tabs to keep your papers organized. OneNote works much the same way, except your notebook is now virtual and your tabs are called sections.
OneNote is integrated into MS Outlook and you can use it along with your MS Outlook Calendar and To Do List. It can also be integrated into other software productivity apps. OneNote also includes peer collaboration tools.
To learn even more about Microsoft OneNote basics, here are some tutorials:
How to Activate MS OneNote
Now that you’ve learned what MS OneNote is, you’re ready to start using it. Before you can start using, the MS OneNote Add-in, you need to make sure it’s enabled. If OneNote is enabled, you’ll see a OneNote icon on the ribbon when the Home tab is selected:
If OneNote is active with Outlook, you'll see a OneNote icon in the ribbon.
If OneNote isn’t active in your version of Outlook, you’ll need to active it. Here’s what to do
Step 1. Access the Outlook Options Window
Start with your Outlook email inbox open. Click the File tab. The Account Information window appears:
Select Options from the Account Information window to access the Outlook Options window.
Click Options on the left. The Outlook Options window appears:
Select the Add-ins option to activate OneNote.
Step 2. Change OneNote to Active Status
Click the Add-ins option on the left. On the View and manage Microsoft Office Add-ins window you’ll see lists of active, inactive, and disabled application add-ins:
You'll see lists of active, inactive, and disabled add-ins.
If OneNote is on the Inactive Applications Add-In list, select COM Add-ins next to Manage at the bottom of the screen. Then, click the Go button. The Com Add-Ins dialog box appears:
Add-ins without a checkmark are inactive.
Check the checkbox next to OneNote Notes about Outlook items to activate it, then click OK. The system returns to your inbox. You should now see the OneNote icon on the ribbon when the Home tab is selected.
How to Create Outlook Tasks in OneNote
Once you’ve activated OneNote, you can use it as an Outlook task manager by creating tasks in Outlook and saving them to OneNote or creating tasks in OneNote and saving them to Outlook. Let’s get started!
The first thing you’ll want to do is open OneNote on your desktop:
Notice that OneNote is organized into Notebooks. Each notebook contains Sections and each section contains Pages.
As you can see, I’ve already added a Notebook called Project XYZ to OneNote for us to work with. I also added some Sections (sometimes called folders) to the notebook. The sections I added are called Meetings, Minutes, Correspondence, and Tasks. On the right, you’ll see a place for a list of Pages in the section that’s currently open—it's the green section. (There aren’t any pages on the list yet because we haven’t created them.)
Create and name your own notebooks and sections according to your organizational needs.
1. Use OneNote to Add a New Task to Your Outlook Tasks List
You can add a task to your Outlook To-Do-List from OneNote. Here's how:
Step 1. Open Your Notebook Section and Add a Task
Start by opening the appropriate section in the correct notebook. In this case, I’ll start with the Tasks section open in the Project XYZ folder. (I’ve already added a pre-existing task called File the XYZ Project Paperwork to this section. You can see it on the page list to the right.)
Once you've added a new task, type the name of the task next to the checkbox.
Click the checkbox next the To Do Tag icon in the ribbon. A checkbox, representing a new task, appears on a blank page in the section you’ve got open.
Step 2. Type the Task Description
Type a description of the task in the blank space next to the checkbox.
The task name should describe the task so you can find it later.
Step 3. Schedule the Task and Add Details
When you’ve finished, click Outlook Tasks icon in the ribbon. From the drop-down menu, pick a timeframe for when you want to add the task to the Outlook tasks list. To schedule a specific date, select the Custom option. The Outlook New Task window displays:
Fill out the details in the Outlook New Task window.
Now it's time to fill out the task details:
- Use the Start date and Due date fields to schedule the task.
- Describe the importance of the task using the Priority field (choose between Low, Normal, and High).
- Use the Reminder checkbox to have Outlook remind you about the task.
- Define the importance of the task using the Priority field.
When you're done filling out the New Task window, close it by clicking the X in the upper right corner of the window. Be sure to save your changes when Outlook prompts you to do so.
Step 4. View the Task in Outlook
To see the task you just created in OneNote, open your MS Outlook task list. You’ll see the task you just created on the task list. The details appear in the pane to the right:
Note that the task description contains a hyperlink to the OneNote page we used to create the task.
You can now work with the task in Outlook just like you would any task you created using Outlook’s task tools if you like. For more details on working with the New Task window, review this tutorial:
2. Add an Outlook Task to OneNote
Use OneNote as an Outlook task manager by saving tasks that are created in Outlook to OneNote. Here’s what to do:
Step 1. Open Your Outlook To-Do-List and Select a Task
Start with your email inbox open and open your To-Do-List. (Click on the More icon at the bottom of the Navigation panel and select Tasks from the pop-up menu.)
Select a task that you’ve created in Outlook from the list. For our example, I’ve created a task called Attend Training Seminar in MS Outlook:
You can add a task created in Outlook to OneNote.
Double-click on the task you created in Outlook to open it.
Outlook tasks contain a OneNote icon that lets you save them to OneNote.
Step 2. Send the Task to OneNote
Click on the OneNote icon in the ribbon to send the task to OneNote. The Select Location in OneNote dialog box displays:
Use the Select Location in OneNote dialog box to choose a location for your task.
Click on a notebook to choose one of the sections inside or make a choice from the Recent Picks list. When you’ve chosen a location, click the OK button and close the open task.
Step 3. View the Outlook Task in OneNote
To see your task in OneNote, open the notebook and section where you stored that task. Click on the task name in the page list on the right to open the page containing the task you just created:
Your task has been added to OneNote.
How to Save an Outlook Email to OneNote
You can save an email to OneNote where you can make notes on it, scheduled tasks based on it, and more.
Step 1. Select an Email to Send to OneNote
Start with your email inbox open. Select the message or messages you want to save to OneNote:
Select the Outlook email message you want to store in OneNote.
Step 2. Send the Email to OneNote
Click the OneNote icon in the ribbon to send the selected message to OneNote. The Select Location in OneNote dialog box displays:
Choose the location where you'd like to store the selected email message.
Click on the location where you want to store the email and then click OK. OneNote opens a new page with your email on it in the notebook and section you chose:
OneNote can help you store and organize your important Outlook email messages.
How to Use OneNote to Find a Task or Message
Once you get into the habit of using OneNote to store information, your notebooks might start to get full. You might worry that you won’t be able to find what you’re looking for. But OneNote has a pretty helpful search tool. Let’s take a closer look.
Step 1. Open OneNote and Find the Search Tool
Start by opening OneNote:
If you forget where you've stored information in OneNote the Search tool can help you find it.
Step 2. Type the Search Phrase
I want to find the email I just saved to OneNote, but I can’t remember where I put it. I do know that it contains the words “thank-you,” so I type those words into the Search tool and press the Enter key when I’m done. The Search tool takes me directly to the OneNote page where I saved the email:
The Search tool found a message I was looking for.
How to Use OneNote With Meetings
You can save time on your project management tasks by automating the meeting minute process. You can connect a meeting you’ve got on your Outlook calendar, take notes on that meeting, and email those notes to the other people who attended the meeting when the meeting is over.
Step 1. Open Your Outlook Calendar
Start by opening your MS Outlook calendar:
You can add meetings from your MS Calendar to OneNote.
For more information on how to use the Microsoft Outlook Calendar tool, review this tutorial:
Step 2. Add a Meeting to OneNote
Find the meeting you want to add to OneNote and double-click on it to open the Invited Event window. In this case we’re going to open the Computer Training on New Software meeting that I set up as an example:
This meeting is open in the Invited Event window in Outlook.
Once the Invited Event window is open, connect it to OneNote by clicking the OneNote icon in the ribbon. Notice that it says Meeting Notes Meeting. A dialog box appears asking whether you want to Share notes with the meeting or Take notes on your own:
The Meeting Notes dialog box lets you choose between taking meeting notes in a shared OneNote notebook or taking them in a private notebook.
Choose one of the following:
- To share the meeting minutes in shared notebook, select the Share notes with the meeting option. Note:you must have a shared OneNote notebook already set up to select this option.
- To take your own notes privately, select the Take notes on your own option. These notes will only exist in your private notebook until you share them through email. This is the option we're going to use for this example.
Select the Take notes on your own option. The Select Location in OneNote dialog box appears:
Choose the appropriate notebook and section for your meeting notes.
Step 3. Take Notes in OneNote
Click on a notebook to choose one of the sections inside or make a choice from the Recent Picks list. When you’ve chosen a location, click the OK button and close the open meeting. A new page containing your meeting information opens in the OneNote section and notebook you just selected:
The meeting information has been added to OneNote.
Take notes on the open page in OneNote beneath the Notes heading.
Step 4. Distribute the Meeting Notes With Outlook
When the meeting is over you can share your notes with everyone who attended the meeting by clicking on the Email Page icon in the ribbon:
Use the Email Page icon to send your meeting notes to meeting attendees.
An Outlook message opens with the meeting information and attendees at the top and your notes at the bottom:
You can add to the meeting minutes email or send it as is.
When you’re ready, click the Send button on the left to send the meeting notes to the meeting attendees.
Learn More About How to Use Email Effectively
Whether you're a business owner or a business professional, email is an important communications tool. It's important to make sure your emails are as professional as possible. These tutorials can help:
OneNote — это один из тех продуктов Microsoft, который кажется совершенно бесполезным, когда вы впервые его используете, но только после того, как вы действительно используете продукт, его истинная ценность начинает проявляться. Microsoft OneNote является одним из лучших инструментов для управления задачами и проектами.
Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Microsoft Outlook» прямо сейчас!
Это подпишет вас на нашу рассылку
Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности
Почему бы просто не использовать функцию задач в Microsoft Outlook
, ты спрашиваешь? Ну, на самом деле нет причин, по которым вы не можете использовать оба. У каждого есть свое место в вашем наборе инструментов для повышения производительности, и они также дополняют друг друга.
В этой статье я покажу вам, как можно интегрировать задачи Microsoft Outlook и Microsoft OneNote, чтобы лучше управлять сложностями нескольких проектов, которые вы выполняете в своей жизни или на работе, в любой момент времени.
Где задачи Outlook не хватает
Я использовал Задачи в Microsoft Outlook уже много лет. Как ежедневный обзор всего, что вам нужно сделать, ничто не сравнится с этим. Вы можете сразу увидеть сроки выполнения, описания задач и приоритеты, и вы даже можете классифицировать их по конкретным проектам, над которыми вы работаете.
Самое большое преимущество для Задач — его простота — это также его самый большой недостаток.
Хотя у вас есть возможность писать заметки при открытии отдельных задач, функции, доступные в этих заметках, очень ограничены.
Текст — это здорово, но что, если вы хотите организовать множество электронных таблиц, документов, заметок о заседаниях и многих других записей, связанных с работой над этими задачами?
Что вам нужно, это своего рода папка или блокнот, где вы можете хранить всю эту информацию для каждой задачи, организованную с помощью вкладок и доступную под рукой, когда вы просматриваете свои задачи и решаете, над чем работать дальше.
Добавление надстройки OneNote в Outlook
В левой части навигационного меню нажмите на Add-Ins ссылка на сайт.
Внизу этой страницы вы увидите поле «Управление» с выпадающим списком. Выберите «Надстройки COM» и нажмите на Кнопка Go.
Если на вашем компьютере установлена программа OneNote, что вам следует сделать, поскольку OneNote является бесплатной.
— тогда вы увидите надстройку под названием Заметки OneNote об элементах Outlook. Установите флажок рядом с этим, а затем нажмите ОК.
Теперь вы обнаружите значки «OneNote» во всех приложениях Microsoft Outlook, но больше всего нас интересует тот, который теперь отображается вверху страницы задач Outlook.
Теперь, когда вы интегрировали Microsoft OneNote с Outlook, пришло время использовать его для повышения производительности.
, В следующем разделе я покажу вам, как вы можете создавать записные книжки для отдельных проектов, с которыми вы работаете, а затем, как вы можете создавать новые страницы для управления задачами, просто нажав кнопку Microsoft OneNote в задачах Outlook.
Эффективное управление задачами с помощью задач OneNote и Outlook
Сначала откройте OneNote и создайте новый блокнот, посвященный только Управление задачами.
Теперь в записной книжке «Управление задачами» вы можете создавать новые разделы для каждого отдельного проекта, над которым вы сейчас работаете.
Все задачи на странице задач Outlook обычно попадают в один или другой проект. К сожалению, в Microsoft Outlook не так просто визуально организовать эти задачи по проектам. Все они просто появляются в большом длинном списке. Есть категория для работы, но это всего лишь столбец. Визуально список выглядит довольно устрашающе.
Но, добавляя разделы в OneNote для каждого проекта, вы создаете этот красивый, чистый визуальный макет, который позволяет визуально организовать все ваши задачи в проекты (к которым мы вскоре приступим).
Итак, теперь, когда вы настроили OneNote с проектами, вы можете начать загружать его с задачами по мере их появления.
Использование новой интеграции Task-to-OneNote
Вне зависимости от того, возникают ли новые задачи по электронной почте, которую посылает вам ваш начальник, по заданию, предоставленному руководителем проекта, или где-либо еще, процесс одинаков; создайте задачу в задачах Outlook, выделите ее (нажав на задачу), а затем щелкните значок OneNote в верхней части страницы задач.
Что происходит, когда вы делаете это волшебство.
Сначала OneNote спросит вас, в какой раздел вы хотите поместить эту новую «страницу». Здесь вы выбираете проект, к которому относится эта задача.
После этого OneNote автоматически импортирует задачу из Microsoft Outlook в этот раздел OneNote в качестве новой страницы.
По сути, разделы — это проекты, а страницы — задачи. Таким образом, с помощью этой настройки в OneNote все ваши проекты будут перечислены в левой навигационной панели. При нажатии на проект вы увидите все связанные задачи на правой боковой панели навигации.
После того, как вы использовали эту настройку в течение нескольких дней, вы по достоинству оцените, насколько она интуитивно понятна и чиста. Даже если у вас одновременно выполняется 4 или 5 проектов, эта настройка позволяет вам сосредоточиться на конкретном проекте и видеть только задачи, связанные с ним, без всего суматохи несвязанных задач.
Помните, OneNote отлично подходит и для других типов проектов. Узнайте, как вы можете использовать OneNote для создания личной вики
Ведение записей заданий организовано
Перенос ваших задач в OneNote обеспечивает центральное пространство, в котором можно организовать все, что связано с этой задачей. И вещи, которые вы можете организовать на своей странице задач в OneNote, впечатляют.
Вы можете вставлять таблицы данных (или вставлять настоящую электронную таблицу Excel, если хотите), прикреплять любые файлы, делать вырезки на экране, вставлять картинки или отсканированные изображения, делать аудиозаписи и, конечно, добавлять все понравившиеся гиперссылки.
Вы можете даже создать другой список дел в рамках этой отдельной задачи. То, что вы организуете в этом пространстве, полностью зависит от вас, но суть в том, что он позволяет вам централизованно размещать ваше место, чтобы сосредоточиться на вашей задаче, не тратя время на поиск в ваших каталогах связанных файлов. Свяжите все здесь, и все это у вас под рукой.
И для еще более эффективного управления вашими задачами помните, что Outlook и OneNote интегрируются с Trello. Итак, ознакомьтесь с этими советами по управлению своими картами Trello
Читайте также: