Настройка рассылки в 1с
Любому руководителю предприятия требуется актуальная и достоверная информация для принятия верных управленческих решений. Например, директору ежедневно необходим отчет о движении денежных средств, а каждую пятницу – отчет о рентабельности продаж за неделю.
Получить такие сведения можно при помощи отчетов, существующих в «1С:Управление торговлей 11» . Но далеко не всегда у руководителей есть время и желание вручную формировать отчеты непосредственно в системе – намного удобнее получать уже готовые отчеты на электронную почту, не открывая 1С.
В статье рассмотрим возможности прикладного решения «Управление торговлей, ред.11» по автоматической рассылке отчетов.
Применимость
Статья написана для редакции УТ 11.1. Если вы используете эту редакцию, отлично — прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным. В актуальных версиях для доступа к рассмотренному функционалу используйте команду Рассылки отчетов в разделе Печатные формы, отчеты и обработки подсистемы Администрирование.
Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи — воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом Вы закрепите материал практикой :)
Рассылки отчетов
Виды рассылок
При создании новой рассылки необходимо указать ее вид (поле «Отправлять»).
Возможно выбрать один из трех вариантов:
- Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получит только пользователь, создавший данную рассылку. Указать список получателей нельзя, внести изменения в рассылку может только пользователь, ее создавший, или администратор системы.
- Свой отчет для каждого пользователя – каждый пользователь получает свой личный отчет.
- Отчеты указанным пользователям – каждый пользователь получит тот же самый отчет.
Рассылаемые отчеты
На закладке «Отчеты» при помощи кнопки «Включить в рассылку» необходимо выбрать конкретные варианты отчетов, которые необходимо разослать.
Конкретные настройки (период, отборы и т.д.) выбранного варианта отчета можно указать в нижней части экрана.
Периодичность отправки отчетов
Периодичность формирования и отправки отчетов задается на закладке «Расписание». Здесь можно указать конкретный день и время автоматической рассылки.
Доставка писем
- Если выбран вид рассылки «Только мне» (личная рассылка автора), то письмо будет отправлено по единственному адресу, указанному в поле «Почтовый адрес».
- Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого пользователя», то письмо будет отправлено всем адресатам, указанным в отдельном списке.
- При выбранном виде рассылки «Отчеты указанным пользователям», кроме отправки отчета по электронной почте становится доступной возможность сохранить отчет в папку, в сетевой каталог или на FTP-ресурс (галочка «Публиковать»).
Редактирование темы и тела письма выполняется по аналогии с использованием почтового клиента. При редактировании письма в формате HTML возможно применение элементов визуального оформления текста (цвет, размер шрифта, нумерованный список и т.д.).
В тексте допустимо использование параметров – определенных слов, заключенных в квадратные скобки. При отправке письма параметры будут преобразованы в соответствующие значения. Например, параметр «ДатаВыполнения» будет заменен на конкретную дату отправки отчета.
Формат отчета
Можно выбрать формат файла, в котором будет сохранен сформированный отчет. Это выполняется на закладке «Дополнительно».
По умолчанию используется формат HTML. Другой формат можно выбрать из приведенного ниже списка:
Для экономии места сформированные отчеты можно упаковать в ZIP-архив. Параметры архива можно также указать на закладке «Дополнительно».
Результат рассылки отчетов
В соответствии с указанными настройками письмо с рассылкой выглядит следующим образом.
Права доступа к рассылкам отчетов
Для работы с функционалом рассылок отчетов у пользователя информационной базы необходимо установить роль «Добавление изменение рассылок отчетов». Эта роль дает возможность изменять и добавлять рассылки, за исключением личных рассылок других пользователей.
Администраторы системы, у которых установлены полные права, имеют возможность изменять и добавлять рассылки, в том числе личные рассылки других пользователей.
Заключение
В статье рассмотрены возможности конфигурации по автоматической рассылке отчетов. Следует отметить, что данный функционал в «1С:Управление торговлей 11» базируется на «Библиотеке стандартных подсистем», поэтому описанное выше применимо также и к другим конфигурациям, основанным на «Библиотеке стандартных подсистем», например, «1С:Управление небольшой фирмой».
В связи с пандемией COVID-19, многие работодатели перевели сотрудников на дистанционную работу. Специалистам кадровых служб пришлось единовременно формировать и отправлять всем работникам дополнительные соглашения о переводе на удаленку.
Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.
Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу.
Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку
В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.
Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.
Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его в разделе «1С:Обновление программ» на Портале 1С:ИТС .
Установка производится в меню Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения.
В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.
Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры — Сервис — Оформление переводов на удаленную работу.
По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.
В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.
Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.
Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.
В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники — Личные данные — Email).
В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование — Органайзер — Настройка системной учетной записи).
В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.
По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.
Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании
В версии 3.1.13.151 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 форма Оформление переводов на удаленную работу предоставляется в формате Расширения. В ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.
Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т. п.
Кнопкой Изменить вносятся изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленные Параметры макета, выделенные в тексте символами « «.
- Работодатель:
- ПолноеНаименованиеОрганизации;
- ОрганизацияВРодительномПадеже;
- АдресОрганизации;
- ТелефонОрганизации;
- АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
- ДолжностьРуководителя;
- ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
- ФамилияИнициалыРуководителя;
- ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
- ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
- Работник:
- ФамилияИнициалы;
- ФИОВРодительномПадеже;
- ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
- НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
- ПаспортныеДанные;
- АдресФактический;
- Телефон;
- АдресЭлектроннойПочты.
- Даты:
- ДатаЗаявления;
- ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
- ДатаДополнительногоСоглашения.
В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.
Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.
Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.
Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.
Конфигурация 1С Управление торговлей ред 11.1 позволяет сделать массовую рассылку какого либо отчета, например Прайс листа. Для того настроить рассылку, нужно выполнить следующие действия:
Раздел « Органайзер», меню «Рассылка отчетов».
При создании новой рассылки необходимо указать ее вид (поле «Отправлять»). Нужно выбрать один из трех вариантов:
- Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получит только пользователь, создавший данную рассылку. Указать список получателей нельзя, внести изменения в рассылку может только пользователь, ее создавший, или администратор системы.
- Свой отчет для каждого получателя – каждый получатель получает свой личный отчет.
- Отчеты указанным получателям – каждый получатель получит тот же самый отчет.
В качестве получателя могут выступать пользователи, контрагенты, партнеры, организации.
На закладке «Отчеты» при помощи кнопки «Включить в рассылку» необходимо выбрать конкретные варианты отчетов, которые необходимо разослать. Какие отчеты отправлять из 1С. Конкретные настройки (период, отборы и т.д.) выбранного варианта отчета можно указать в нижней части экрана.
Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого пользователя», то можно указать в настройках конкретного пользователя-получателя, для которого формируется данный отчет.
На закладке Расписание можно задать периодичность автоматической рассылки.
Закладка Доставка. Если выбран вид рассылки «Только мне» (личная рассылка автора), то письмо будет отправлено по единственному адресу, указанному в поле «Почтовый адрес».
Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого получателя», то письмо будет отправлено всем адресатам, указанным в отдельном списке.
При выбранном виде рассылки «Отчеты указанным получателям», кроме отправки отчета по электронной почте становится доступной возможность сохранить отчет в папку, в сетевой каталог или на FTP-ресурс (галочка «Публиковать»).
В поле «От» нужно указать учетную запись электронной почты, с которой будет производиться отправка.
На закладке Дополнительно можно выбрать формат отправляемого отчета. По умолчанию используется формат HTML. Другой формат можно выбрать из приведенного ниже списка:
Допустим, есть задача, сформировать программное электронное письмо шаблон и в него вставлять какой-то свободно изменяемый текст в зависимости от ситуации а-ля официальный бланк на бумаге. Разберём на примере поздравления с новым годом наших горячо любимых клиентов! УРА! И сделаем мы это без помощи дизайнеров и верстальщиков! УРА!
Допустим, у вас есть некий официальный или фирменный бланк в WORD (не реклама).
А если нет, то вы я думаю, легко его сможете в том же WORD создать. Для примера я создал:
Понял, что меня устраивает такой дизайн, делаю его пригодным для внутрипрограммного «парсинга». Т.е. раставляю метки, которые позже буду использовать.
Для себя нашел самый простой способ конвертировать его в HTML в том же WORDе. Просто сохраняем его в HTML и открываем с помощью браузера CHROME (не реклама).
А затем подготавливаем небольшую обработку. Чтобы легко и быстро конвертировать код HTML в строку 1С. Может можно иначе, но я решил так.
Создал внешнею обработку, на форме два реквизита оба строковые «Исходный» и «Конвертированный», одна команда «Конвертировать».
Код команды "Конвертировать":
Теперь мы готовы и возвращаемся в CHROME к нашей заготовке. Правой кнопкой по самому полю страницы вызываем контекстное меню и выбираем пункт «Просмотреть код страницы».
Копируем его весь, не парьтесь вы же ни верстальщик и ни дизайнер, по этому просто пока бездумно всё забираем (но конечно можете блеснуть знанием HTML и сверстать так как вам угодно, но мне это не интересно пока), вставляем в нашу свежеиспеченную обработку и конвертируем ;)
Всё текст готов для вставки в код.
2. Создаем рассыльщик с поддержкой HTML
Теперь займёмся написанием процедуры отправки почты. В примере создадим обработку, через которую будет производиться отправка почты.
Реквизиты все строкового типа: Адреса, Должность, ЗаголовокПисьма, Подпись, ТекстПисьма, ТемаПисьма и ФИО.
После проверки кода, конфигуратор выдаст ошибку: «Процедура или функция с указанным именем не определена (СформироватьТекстПисьма)». Вот и переходим к конечному пункту формированию самого письма.
Создаем новую функцию и одну текстовую переменную в ней для начала «Шаблон», которой присваиваем заранее скопированный из буфера конвертированной в обработке созданной нами выше текст, просто не задумывая с набор этих букв.
Нужно главное не забыть! Что у нас есть картинка, и её придётся ручками под редактировать в коде… Сейчас путь указан «src=""Информационно1.files/image001.jpg""». Где это 1С не поймёт, по этому я создал папочку и положил картинку в неё и разместил все для примера на диске С.
Получил новый путь и вставлю его в тег SRC. Выходит «src="" C:\public\logo.jpg""».
ВНИМАНИЕ! Если папка шара, то путь указывается с одним слешем типа «src="" \192.168.1.1.\Bid\kotov\logo.jpg», 1С и это съест нормально. Почему один не знаю, но так работает у меня проверено ;)
Вот теперь после присвоения переменной «Шаблон», будем её изменять и редактировать программно всего одной функцией СтрЗаменить и идти к успеху! Вы же помните наши метки, по ним и будем ориентироваться. Готовая функция:
Запускаем обработку, заполняем данными и отправляем поздравительный спам :)
Результат проверил на разных почтовых сервисах, программах и устройствах:
А вот в мобильной версии из меня не удачный верстальщик ;)
По этому смотрите сами, корректируйте и выстраивайте шаблон так в WORDе, чтобы он читабелен был везде ;)
Мы имеем возможность создать свой универсальный шаблон, в который можно выводить отчет, вставлять разные картинки от ситуации, конечно потребуется минимальное понимание HTML (для динамического формирования таблицы и её заполнения), но это позволит создавать рассылку или уведомления более привлекательными. А это хороший шаг в Email-маркетинге иметь привлекательное письмо.
Можно развить шаблон до формата редактирования его прямо в 1С используя одну из многочисленных обработок:
Но лично мне удобнее и проще показалось создать шаблон в ворде, чем ковыряться в html-редакторе.
Удачного кодинга! С наступающим Новым Годом!
ПС (добавим таблицу значений в официальное письмо):
В связи с пандемией COVID-19, многие работодатели перевели сотрудников на дистанционную работу. Специалистам кадровых служб пришлось единовременно формировать и отправлять всем работникам дополнительные соглашения о переводе на удаленку.
Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.
Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу.
Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку
В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.
Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.
Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его в разделе «1С:Обновление программ» на Портале 1С:ИТС .
Установка производится в меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.
В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.
Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры – Сервис – Оформление переводов на удаленную работу.
По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.
В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.
Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.
Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.
В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники – Личные данные - Email).
В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование – Органайзер - Настройка системной учетной записи).
В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.
По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.
Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании
В версии 3.1.13.151 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 форма Оформление переводов на удаленную работу предоставляется в формате Расширения. В ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.
Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т.п.
Кнопкой Изменить вносятся изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленные Параметры макета, выделенные в тексте символами « ».
Вот полный перечень предустановленных параметров:
- Работодатель:
- ПолноеНаименованиеОрганизации;
- ОрганизацияВРодительномПадеже;
- АдресОрганизации;
- ТелефонОрганизации;
- АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
- ДолжностьРуководителя;
- ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
- ФамилияИнициалыРуководителя;
- ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
- ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
- Работник:
- ФамилияИнициалы;
- ФИОВРодительномПадеже;
- ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
- НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
- ПаспортныеДанные;
- АдресФактический;
- Телефон;
- АдресЭлектроннойПочты.
- Даты:
- ДатаЗаявления;
- ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
- ДатаДополнительногоСоглашения.
В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.
Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.
Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.
Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.
Читайте также: