Мастер в программе microsoft access это программный модуль для ввода
С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в процессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете.
Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например, нажатие клавиши на клавиатуре, перемещение мыши или истечение определенного интервала времени.
С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать различные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты и элементы управления.
Построитель меню предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю.
Помимо установки точек прерывания и пошагового выполнения программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать Вызовы в меню Вид или нажать кнопку «Вызовы» на панели инструментов.
Помимо традиционных способов обработки ошибок, можно использовать процедуры обработки события «Error» для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов.
Команды и окна диалога зашиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта.
С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений, вызывая методы и определяя свойства, точно так же, как и объекты Microsoft Access.
С помощью VBA можно создавать программы-надстройки, например, нестандартные мастера и построители. Мастер — средство Microsoft Access, которое сначала задает пользователю вопросы, а затем создает объект (таблицу, запрос, форму, отчет и т. д.) в соответствии с указаниями пользователя. Диспетчер надстроек существенно упрощает процедуру установки программ-надстроек в Microsoft Access.
Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД и обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой Мастер,который помогает их выполнять.
Мастер по анализу таблицпозволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.
Мастера по созданию форм и отчетовупрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.
Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой Автоформат.
Мастер подстановоксоздает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок.
Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок.Созданный в поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.
Мастера по импорту/экспортупозволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.
Мастер защитыпри необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей.
Мастер по разделению базы данныхпозволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных по своему усмотрению.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
311 лекций для учителей,
воспитателей и психологов
Получите свидетельство
о просмотре прямо сейчас!
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы
Технологический колледж № __
ПЦК «Информатики»
на заседании ПЦК
«___» июня 201_ г., протокол №__
ОЦЕНОЧНЫХ СРЕДСТВ
По учебной дисциплине (профессиональному модулю)
«Информатика и ИКТ», «Информационные технологии в ПД»
(наименование дисциплины, модуля)
072501, 262019, 260807.01, 260807
(код и наименование направления подготовки)
«Дизайн по отраслям», «Конструирование, моделирование и технология швейных изделий», «Повар, кондитер», "Технология продукции общественного питания»
(наименование профиля подготовки)
«Дизайнер», «Модельер – конструктор», «Повар – кондитер», "Технолог"
Оценочные средства представляют собой банк тестовых заданий для проведения промежуточной и итоговой аттестации для студентов НПО и СПО по учебной дисциплине «Информатика и ИКТ», "Информационные технологии в ПД" и ориентированы на проверку качества знаний.
Содержание банка в полной мере отражает содержание типовой программы учебной дисциплины. В состав банка включено 34 тестовых заданий следующих типов:
– задание с выбором одного ответа (закрытой и открытой формы);
– задание с множественным выбором;
– задание на установление соответствия.
Задания на установление соответствия – это задания, при выполнении которых необходимо установить правильное соответствие между элементами и их атрибутами.
В тест включают задания различных уровней трудности. Под трудностью тестового задания понимают количество мыслительных операций и характер логических связей между ними, характеризующих продолжительность поиска и нахождения верного решения.
На трудность тестового задания оказывают влияние следующие факторы:
- количества и характера мыслительных операций, необходимых для выполнения задания;
-формы тестового задания (т.е. способ выражения и передачи тестируемому информации об искомом и предпосылках его нахождения);
-объем времени отведенный на изучение темы;
- уровень освоения темы или дидактических единиц темы (ознакомительный, репродуктивный, продуктивный).
Время тестирования по тесту составляет 60 минут.
При оценке результатов за каждый правильный ответ ставится 1 балл,
за неправильный ответ – 0 баллов.
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы
ПЦК «Информатики»
(наименование пцк)
Комплект вопросов для теста
по дисциплине «Информатика и ИКТ», «Информационные технологии в ПД»
Тема: ПРОГРАММА MS - Access
1. Дать определение СУБД
2. В базе данных запись - это .
3. Для запуска ACCESS надо выполнить команды .
4. В таблицу базы данных, содержащей три столбца "Фамилия", "Имя", "Телефон" вписано 200 человек. Сколько полей и записей в таблице?
5. База данных - это.
6. В коробке меньше 9, но больше 3 шаров. Сколько шаров может быть в коробке?
7. База данных содержит информацию об учениках школы: фамилия, класс, балл за тест, балл за практическое задание, общее количество баллов. Какого типа должно быть поле "Общее количество балов"?
8. Файл базы данных имеет расширение
9. Основные объекты Access:
10. Базовым объектом Access является.
11. Для ввода, просмотра и модифицирования в таблице или запросе предназначен объект
12. Какие атрибуты (признаки) объекта должны быть отражены в информационной модели, описывающей хобби ваших одноклассников, если эта модель позволяет получить ответы на следующие вопросы:
- указать возраст всех детей, увлекающихся компьютером
- указать фамилии девочек, увлекающихся пением
- указать фамилии мальчиков, увлекающихся хоккеем?
13. База данных задана следующей таблицей:
Записи пронумерованы от 1 до 7 соответственно их порядку в таблице.
В каком порядке будут идти записи, если их отсортировать по двум ключам "название+кинотеатр" в порядке убывания?
14. Однократный щелчок правой кнопкой мыши осуществляет
15. Самый быстрый способ закрытия активного окна:
16. Иерархическая база данных .
17. Реляционная база данных.
18. Сетевая база данных.
25. Виды работ с базами данных .
26. Ключевое поле таблицы .
27. Правила отбора .
28. Сортировка записей .
29. Условия отбора .
31. Таблицы в базах данных предназначены .
35. В каком режиме работает с базой данных пользователь:
36. В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных
37. Без каких объектов не может существовать база данных:
38. Почему при закрытии таблицы программа Access не предлагает выполнить сохранение внесенных данных:
39. В каких элементах таблицы хранятся данные базы:
40. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи
Программные продукты, предназначенные для хранения и управления структурированными данными, называются системами управления баз данных (СУБД). Приложение MS Access всех относится к классу СУБД, основанных на реляционной модели данных. Но MS Access является не совсем обычной СУБД. Помимо функций связанных с хранением и управлением данных, в составе MS Access есть также среда визуального программирования и язык Visual Basic for Application (VBA). Таким образом, MS Access позволяет не только создать базу данных и делать к ней запросы, но также располагает средствами разработки полноценной информационной системы с пользовательским интерфейсом и бизнес-логикой.
Основными объектами, с которыми работает MS Access являются:
- таблица – структура для хранения данных на основе реляционной модели;
- форма – окно пользовательского интерфейса;
- запрос – объект, позволяющий осуществлять выбор данных из таблиц по различным критериям;
- отчет – объект, позволяющий подготовить печатную форму выходного документа на основе данных, которые хранятся в базе;
- модуль – программы на языке VBA, которые создают дополнительную функциональность в информационной системе.
- макрос – программный объект, который позволяет использовать элементы программирования без знания языка VBA.
Главное окно MS Access 2010
При запуске MS Access 2010 пользователю сразу же предлагается создать файл новой базы данных и сохранить его на диске. При создании базы данных можно выбрать подходящий шаблон, который уже содержит структуру базы. При сохранении нужно указать название новой базы данных и путь, по которому необходимо ее сохранить. Файлы баз данных MS Access начиная с версии 2007 имеет расширение .accdb. Более ранние версии (MS Access 2000-2003) имеют расширение .mdb.
После создания и сохранения новой базы данных откроется окно базы данных. Слева находится вертикальная панель, которая называется областью навигации. Здесь можно выбирать для просмотра все объекты (таблицы, формы, запросы и т.д.), из которых состоит текущая база данных. Область навигации можно настроить так, чтобы она показывала сразу все объекты, выбрав режим «Все объекты MS Access». Можно настроить так, чтобы были видны только объекты одного типа (например, только таблицы), выбрав режим «Таблицы».
Готовые работы на аналогичную тему
Вверху на горизонтальных вкладках расположены панели инструментов быстрого доступа:
- главная;
- создание;
- внешние данные;
- работа с базами данных.
Панель «Главная» позволяет просматривать объекты базы данных в разных режимах. В режиме конструктора в объект можно вносить изменения, остальные режимы предназначены для просмотра. Также на панели «Главная» расположены стандартные команды работы с буфером обмена, команды сортировок и фильтров, поиска и форматирования.
Панель «Создание» располагает командами для создания новых объектов базы данных. Большинство объектов можно создавать двумя способами: при помощи мастера или при помощи конструктора.
Панель «Внешние данные» позволяет осуществлять экспорт, импорт данных и подключение к внешним источникам данных. MS Access 2010 может работать не только с теми данными, которые находятся в текущей базе данных, но и подключаться к внешним источникам. Внешними источниками могут быть другие файлы MS Access, файлы MS Excel, базы данных, разработанные в других реляционных СУБД. С внешними источниками данных можно работать двумя способами:
- подключиться к ним и обмениваться данными напрямую, постоянно поддерживая связь с внешним источником;
- импортировать данные и структуры внутрь текущего файла MS Access и далее не поддерживать связь с внешним источником;
Также данные могут быть экспортированы из текущей базы данных в различные форматы: MS Excel, текстовый файл, XML-файл, PDF.
Панель «Работа с базами данных» позволяет использовать средства оптимизации оптимизации, работать с макросами и просматривать схему данных текущей базы. Также здесь присутствуют команды для интеграции с СУБД MS SQL SERVER.
Панели инструментов быстрого доступа могут быть перенастроены по желанию пользователя. На них могут быть добавлены дополнительные команды, а неиспользуемые скрыты. Для этого нужно открыть меню «Настройка панели быстрого доступа» в левом верхнем углу и выбрать в нем пункт «Другие команды».
Учебное пособие по предмету «Информатика». Тема: Системы управления базами данных Microsoft Office Access
Учебное пособие предназначено для студентов при изучении учебной дисциплины «Информатика», а также как методическое пособие при изучении информационных технологий, курсовой подготовки «Пользователь персонального компьютера».
Пособие включает в себя теоретический материал, практические задания и инструкции по выполнению лабораторно-практических работ по теме «Системы управления базами данных «Microsoft Office Access».
Содержание пособия соответствует рабочим программам по профессиям «Автомеханик», «Повар, кондитер», «Машинист лесозаготовительной техники».
Вложение | Размер |
---|---|
uchebnoe_posobie_access.doc | 286 КБ |
Предварительный просмотр:
ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ №66» Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
по предмету «Информатика»
Тема: Системы управления базами данных
Microsoft Office Access
Усть - Илимск, 2015
Учебное пособие рассмотрено и одобрено
на заседании методической
Авторы: Одноблюдова Александра Михайловна, преподаватель высшей квалификационной категории
Михайленко Нина Витальевна, преподаватель I квалификационной категории
Учебное пособие предназначено для студентов при изучении учебной дисциплины «Информатика», а также как методическое пособие при изучении информационных технологий, курсовой подготовки «Пользователь персонального компьютера».
Пособие включает в себя теоретический материал, практические задания и инструкции по выполнению лабораторно-практических работ по теме «Системы управления базами данных «Microsoft Office Access».
Содержание пособия соответствует рабочим программам по профессиям «Автомеханик», «Повар, кондитер», «Машинист лесозаготовительной техники».
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
«Microsoft Office Access» 4
1. Основные термины 4
2. Виды моделей данных 4
3. Типы данных баз данных 6
4. Этапы разработки баз данных 6
II. Создание базы данных 7
- Открытие программы Microsoft Office Access 7
- Создание таблицы базы данных 7
3. Создание формы 8
4. Создание отчёта 8
5. Редактирование отчёта 8
6. Создание запроса 9
7. Создание связей между таблицами 9
8. Изменение связей между таблицами 9
III. Лабораторно - практические работы 10
1. Лабораторно – практическая работа №1 «Создание базы
данных с помощью мастера » 10
2. Лабораторно - практическая работа №2 «Создание базы
данных с помощью конструктора» 12
- Лабораторно-практическая работа № 3 «Создание базы
данных из нескольких таблиц. Связи между таблицами» 15
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
«Microsoft Office Access»
1. Основные термины
- База данных – поименованная совокупность структурированных данных предметной области.
- Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.
- Структурирование данных – процесс группировки данных по определённым параметрам.
- Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).
- Запрос – объект базы данных, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
- Отчёт - объект базы данных, предназначенный для печати данных.
- Форма - созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.
- Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись (например, № личного дела ученика).
- Запись – совокупность логически связанных полей, характеризующих типичные свойства реального объекта.
- Поле – простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса.
2. Виды моделей данных
Существует три основных типа моделей данных - реляционная, иерархическая и сетевая.
Р еляционная модель (от лат. - отношение) указывает на то, что модель построена на взаимоотношении составляющих её частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу.
Каждая строка такой таблицы называется записью . Каждый столбец в такой таблице называется полем.
Реляционная модель имеет свойства:
- Каждый элемент таблицы – один элемент данных.
- Все столбцы в таблице однородны, т. е. имеют один тип (число, текст, дата).
- Каждый столбец (поле) имеет уникальное имя.
- Одинаковые строки в таблице отсутствуют.
- Порядок следования строк может быть произвольным и характеризуется количеством полей, записей, типом данных.
Над реляционной базой данных можно производить следующие действия:
- сортировку данных (по алфавиту);
- выборку данных по группам (по датам рождения или по фамилиям);
- поиск записей (по фамилиям).
Реляционная модель данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, связанных между собой ключами.
Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевёрнутое дерево.
Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи.
Первый курс Второй курс Третий курс
11 гр. 14 гр. 22 гр. 20 гр. 35 гр. 33 гр.
учащиеся разных групп
Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.
Сетевая модель похожа на иерархическую, имеет те же составляющие (узел, уровень, связь), но характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.
Видно, что один преподаватель может преподавать в нескольких группах и что один и тот же предмет могут вести несколько преподавателей.
В настоящее время реляционная модель является наиболее удобной и применимой моделью хранения данных.
3. Типы данных баз данных
- Текстовый – одна строка текста (до 255 символов).
- Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк, которые можно будет просмотреть при помощи полосы прокрутки (до 65 535 символов).
- Числовой – число любого типа (целое, вещественное). Например: 23; -14; 1,7.
- Дата / время – поле, содержащее дату и время (07.06.2006; 17:45).
- Денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т. д.)
- Счётчик – поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.
- Логический – содержит одно из значений (истина или ложь) и применяется в логических операциях.
- Поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы EXCEL, документ Word и т. д.
4. Этапы разработки баз данных
- Постановка проблемы. На этом этапе формируется задание, в котором описывается состав, назначение, цели, виды работ (печать, отчёт, отбор, дополнение и т. д.).
- Анализ объектов. Рассмотреть из каких объектов может состоять база данных, каковы свойства этих объектов, тип данных каждой записи.
- Синтез объектов. Выбрать модель баз данных и нарисовать схему с указанием связей между таблицами и узлами.
- Способы представления информации, программный комментарий. Информация в базах данных представляется:
- с использованием форм;
- без использования форм.
В качестве инструментария в базах данных могут служить Панели инструментов или Мастера по созданию форм и кнопок или Конструктор.
Мастер – программный модуль для выполнения каких – либо операций.
Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.
Конструктор – режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы (можно менять свойства полей и их формат).
- Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания
- запуск СУБД, создание нового файла базы или открытие ранее созданной базы;
- создание исходной таблицы или таблиц;
- создание экранных форм с указанием вида, который она будет иметь (столбец, таблица);
- заполнение базы данных;
- работа с созданной базой данных:
- поиск необходимых сведений;
- сортировка данных;
- отбор данных;
- вывод на печать;
- изменение и дополнение данных.
II. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
- Открытие программы Microsoft Office Access:
- на Панели задач щелкнуть мышью по кнопке Пуск ;
- в появившемся Главном (стартовом) меню выбрать команду Программы/ Microsoft Office , затем команду Microsoft Office Access ;
- в открывшемся окне создать новую базу данных (новый файл).
- в диалоговом окне Файл новой базы данных установить Личную папку и в поле Имя файла ввести имя базы данных, затем нажать кнопку Создать ;
- на экране откроется окно базы данных. В этом окне можно создавать таблицы, формы, запросы, т.е. все объекты, входящие в базу данных.
- Создание таблицы базы данных:
- выбрать объект Таблица, щелкнув по нему мышью и нажать кнопку Создать ;
- в диалоговом окне Новая таблица выбрать Конструктор или Мастер , нажать ОК .
При выборе Конструктора откроется окно, в котором необходимо ввести атрибуты создаваемой таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание . Перемещаться между столбцами Имя поля, Тип данных и Описание можно щелкая по ним мышью или используя на клавиатуре клавиши управления курсором, или клавишу Tab . Имя поля выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в данном поле. В столбец Описание вводят справочную информацию, которая может быть полезна во время ввода данных (заполнение этого атрибута не обязательно).
При выборе Мастера в диалоговом окне Новая таблица выбрать Мастер таблиц / Создать / ОК, выбрать категорию и образец таблицы.
- Определить перечень полей, которые войдут в таблицу. Для этого поочерёдно выделять мышью имя поля в списке образцов полей и нажимать кнопку , чтобы образец поля попал в список полей новой таблицы.
- Нажимать кнопку Далее до тех пор, пока она активна, кнопку Готово применить только в последнем случае.
- В следующем окне диалога ввести имя таблицы и разрешить Microsoft Office Access самостоятельно определить ключ (т.е. ничего не надо вводить в окне).
После создания таблицы можно ввести данные непосредственно в таблицу или с помощью формы, создаваемой мастером.
3. Создание формы
4. Создание отчёта
Чтобы получить информацию, хранящуюся в базе данных в напечатанном виде используют отчеты.
- Запустить Microsoft Office Access .
- Выбрать команду Отчёт/Создать.
- В окне Новый отчёт выбрать мастер отчётов/ОК.
- Выбрать поля / Далее.
- Задать требуемый порядок сортировки/Далее.
- Выбрать тип заголовка / Готово.
5 . Редактирование отчёта
- Щёлкнуть по имени отчёта, который нужно изменить.
- Зайти в режим конструктора в контекстном меню, щёлкнув по объекту правой кнопкой мыши.
- Перетащить указателем мыши нужный элемент отчёта на новое место.
- При необходимости изменить размеры элементов отчёта.
- Сохранить изменения в макете отчёта.
6. Создание запроса
Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Результатом выполнения запросов является набор записей, собранных в таблице.
Для формирования запроса в окне базы данных щелкните по строке Запросы . Справа вы увидите способы создания запросов – с помощью мастера и в режиме конструктора. Например, если вы выбрали вариант создания запроса с помощью мастера – щелкните дважды по строке Создание запроса с помощью мастера .
Для формирования полей запроса таблицы необходимо выбрать поле и дважды щелкнуть по нему мышью, выбранное поле будет вставлено в столбец Поле бланка запроса , а в строке Имя таблицы появится имя таблицы. Выбрать необходимые для запроса поля и задать условия выборки. Запустить запрос на исполнение, выбрав команды меню Запрос / Запуск, при выходе из окна Запрос на выборку сохранить запрос.
7. Создание связей между таблицами
Смысл создания связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны - в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице. Для создания связей между таблицами:
- на панели инструментов в меню Сервис выбрать пункт Схема данных . В окне Схема данных появятся таблицы, между которыми необходимо создать связи. Если присутствуют не все таблицы, то их можно добавить, щелкнув правой кнопкой мыши в рабочей области окна, затем выбрать в контекстном меню команду добавить таблицу ;
- установить указатель мыши на пункт одной из таблиц (считать ее основной) так, чтобы указатель мыши принял форму прямоугольника;
- установить указатель напротив поля другой таблицы, линии на схеме данных покажут связи между таблицами.
8. Изменение связей между таблицами
- в окне Схема данных установить указатель мыши на любую из связей и щелкнуть правой кнопкой мыши;
- в контекстном меню выбрать пункт Изменить связь и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Познакомиться с диалоговым окном Изменение связей и произвести необходимые изменения.
III. ЛАБОРАТОРНО - ПРАКТИЧЕСКИЕ РАБОТЫ
1. Лабораторно - практическая работа №1 «Создание базы данных с помощью мастера»
Цель: Научиться создавать простую базу данных при помощи мастера, заполнять поля таблицы, организовывать поиск, сортировку, создавать формы.
- Создать и заполнить базу данных « ЗАПИСНАЯ КНИЖКА ».
- Организовать поиск информации в поле Фамилия .
- Произвести сортировку по возрастанию в поле Фамилия.
- Создать экранную форму.
- Сохранить и сдать работу преподавателю.
Выполнить действия по алгоритму:
- Создать и заполнить базу данных « ЗАПИСНАЯ КНИЖКА »:
- Запустить программу « Microsoft Office Access ».
- В правой области окна выбрать команду Создать файл/Новая база данных .
- В появившемся окне установить папку Личная .
- Ввести имя базы данных Записная книжка , нажать кнопку Создать .
- В окне Записная книжка: база данных двойным щелчком мыши кликнуть по строке Создание таблицы с помощью мастера .
- В диалоговом окне Создание таблицы выбрать категорию Деловые , образец таблицы Список рассылки (самый первый в списке).
- Определить перечень полей, которые войдут в таблицу. Для этого поочерёдно выделять мышью имя поля и нажимать кнопку , чтобы это поле попало в список полей новой таблицы. Выбрать следующие поля:
- Фамилия;
- Имя;
- Отчество;
- Дата рождения;
- Адрес;
- Домашний телефон;
- Рабочий телефон;
- Должность;
- Увлечения.
В следующем окне диалога задать имя таблицы СПРАВОЧНИК (вместо Список рассылки) и разрешить Microsoft Office Access самостоятельно определить ключ .
2. Лабораторно - практическая работа №2 «Создание базы данных с помощью конструктора»
Цель: научиться создавать базу данных в режиме Конструктора, заполнять поля, создавать формы, запросы, отчеты.
- Создать и заполнить таблицу « Регистрационная карточка ».
- Создать экранную форму.
- Создать запросы:
- вывести список документов, срок исполнения которых 09.07.02;
- вывести список документов, находящихся на исполнении у Смирнова .
- Создать отчёт по входящим документам.
- Сохранить и сдать работу преподавателю.
Выполнить действия по алгоритму:
Примечание: Для создания экранных форм можно использовать и другие способы: Конструктор форм, Мастер форм, Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и т.п.
Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.
В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.
Вложение | Размер |
---|---|
referat_subd_ms_access.docx | 28.48 КБ |
Предварительный просмотр:
Министерство образования Сахалинской области
ГБПОУ «Сахалинский бюджетный промышленно-экономический техникум»
по учебной дисциплине Компьютерная обработка документов
специальность: 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Тема: База данных СУБД MS Access
Выполнила: ст-ка гр. ОД-1601
Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.
В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.
Продукт корпорации Microsoft — Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
Целью данной работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».
Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.
Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.
В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.
Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.
Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.
Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.
В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.
В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста2.
Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.
В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.
В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.
MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.
Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.
Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.
В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb4.
Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.
Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.
Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных». Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.
Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки5. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.
Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.
Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои Active X), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.
Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.
Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.
Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.
Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.
Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.
- Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами:
- вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);
- вручную в поля формы;
- прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC);
- программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.
Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.
База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.
СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.
Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:
применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.
Читайте также: