Компьютерная программа которая позволяет организовать работу с электронными документами
СЭД (Системы Электронного Документооборота) позволяют организовать работу с электронными документами, включая их создание, изменение, поиск. Также СЭД-системы упрощают взаимодействие между сотрудниками в рамках работы с документами благодаря автоматизации передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.
Зачастую СЭД-системы называют ECM (Enterprise Content Management) - системами управления корпоративными информационными ресурсами. Стоит понимать, что термин ECM существенно шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают СЭД, способную работать не только с документами и включающую в себя расширенный набор технологий и инструментов, для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации различного типа всем потребителям внутри организации. В экспертной среде считается приемлемым использование термина - “СЭД/ECM-системы”.
Одним из основных трендов 2020 является сращивание функционала СЭД/ECM и BPM-систем в рамках Low-code платформ для цифровой трансформации бизнеса. Платформы такого типа позволяют уйти от работы со структурированными данными, как это характерно для СЭД, и создавать самые разнообразные приложения, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.
Мы предлагаем вам ознакомиться с лучшими СЭД/ECM-системами 2020 года и Low-code BPM платформами, которые предоставляют бизнесу более широкий спектр возможностей, чем узконаправленные СЭД-решения, и рассматриваются как следующий этап эволюции систем данного класса. Обзор новейших технологий позволит выбрать наиболее эффективный вариант, максимально подходящий для вашего бизнеса.
Ниже перечислены самые популярные СЭД-решения, которые предложены российскими и зарубежными вендорами, и информация о которых размещена в открытом доступе. Представленные системы имеют запатентованные наименования и торговые марки, которые являются собственностью их владельцев.
Comindware Business Application Platform
Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform - управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.
Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.
Особенностью Low-code платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов. Для внесения изменений достаточно внести правку в визуальную модель “мышкой”.
Системы документооборота: Сравнение решений
Данные о продукции получены с сайтов, демоверсий, маркетинговых материалов, обзорах на других ресурсах. В таблице сравнения представлены следующие отметки:
- «✓» - система предлагает определенную функцию;
- «-» - решение не имеет специальных опций или информация о них не указывается в открытом доступе, о нем потребуется удостовериться дополнительно.
Comindware Business Application Platform
Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform - управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.
Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.
Особенностью Low-code платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов. Для внесения изменений достаточно внести правку в визуальную модель “мышкой”.
Directum
Directum — российская ИТ-компания. Мы разрабатываем программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказываем полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализируем бизнес-процессы, создаем, внедряем и сопровождаем ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей.
Основа компании Directum — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного профессионального роста, развиваем систему наставничества, организуем участие в профильных конференциях, семинарах, тренингах. Сотрудники имеют статусы сертифицированных специалистов в области управления проектами, технологий Microsoft и других стратегических партнеров.
1C:Документооборот
1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[2] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.
На данный момент существует несколько вариантов поставки продукта - "1С:Документооборот ПРОФ" и "1С:Документооборот КОРП", различающиеся функциональностью (версия "КОРП" имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений - "1С:Документооборот государственного учреждения".
DocVision
«ДоксВижн» – создатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге, в 2014 году был открыт филиал в Орле.
Наши эксперты участвуют в отраслевых мероприятиях, аналитических обзорах российского рынка СЭД/ECM, взаимодействуют с профессиональными сообществами и государственными организациями
Система управления бизнес-процессами ELMA BPM позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.
Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.
Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
СЭД «ДЕЛО»
Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.
Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.
Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ
СЭД ТЕЗИС
СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.
Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре.
Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота в России.
Технологическое преимущество компании - платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы ТЕЗИС. Благодаря использованию платформы, созданной российскими разработчиками, ТЕЗИС является полноценной российской системой документооборота, независимой от импортных компонентов.
ООО "НауДок"
ООО "НауДок" - российская компания, разработчик программного обеспечения для бизнеса и органов государственной власти. Основным продуктом компании является система электронного документооборота NauDoc. ООО "НауДок" входит в группу компаний NAUMEN, входящей в ТОП-50 российских ИТ-компаний. Предприятие образовано в 2008 году, выделившись в обособленное подразделение компании NAUMEN. Офис расположен в Екатеринбурге.
Компания NAUMEN — ведущий российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Компания оказывает услуги по разработке, внедрению и сопровождению программных проектов на основе собственных решений.
СЭД "Е1 Евфрат"
Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.
В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.
Е1 спроектирован и реализован таким образом, чтобы полностью исключить процесс программирования при внедрении системы, её настройке и последующей эксплуатации. От штатного администратора компании любого размера и структуры не требуется никаких специальных знаний или высокой квалификации для запуска и обслуживания Е1.
НЕ РАБОТАЕТ С РФ
Microsoft SharePoint
Cистема электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить оптимальную совместную работу над документами, сократить временные издержки на коммуникации сотрудников, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.
EOS for SharePoint – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.
EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103). Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation.
Представленный список топ-продукции поможет определиться с выбором и приобрести эффективную систему для улучшения бизнеса. Надеемся, что обзор современных систем документооборота, будет для вас полезен.
Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение или веб-сервис. С их помощью компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. Чтобы документы в цифровом виде обладали юридической значимостью, используют электронную подпись.
Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.
СЭД — система электронного документооборота — позволяет создавать, изменять, отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.
Факты о системе документооборота
Системы документооборота стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.
За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения. Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.
Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора, который включён в реестр налоговой инспекции.
Плюсы системы электронного документооборота в организации
Функциональность СЭД обеспечивает следующие преимущества:
Выбор системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.
Система СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.
Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.
Функциональность системы электронного документооборота
Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.
Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:
Некоторые решения также могут иметь дополнительные функции, благодаря чему существенно расширяются опции применения посредством интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.
Классификация систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:
- ЭДО регистрационного типа;
- формирующие цифровую документацию;
- позволяющие автоматизировать работу с архивами;
- для управления архивными данными;
- для обработки документов в цифровом виде;
- для контроля работы устройств для хранения информации.
Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.
Выделим следующие виды СЭДО:
- Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
- Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
- Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
- ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.
Выбор программы СЭД
При выборе системы электронного документооборота следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.
Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:
- срок существования СЭД на рынке, а также число клиентов, уже успевших применить решение на практике;
- как часто выходят обновления и нет ли частых сбоев в работе СЭД;
- соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
- соответствие поставленным фирмой задачам;
- поддерживаемые виды документов;
- уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
- степень защищённости;
- наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
- цену покупки, администрирования, технической поддержки.
Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демо версию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.
Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ.
Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.
Что такое СЭД
Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.
Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.
Виды систем электронного документооборота
СЭД различаются между собой алгоритмами обработки информации. Например, одна система предполагает четкую структуру хранения данных, а другая позволяет работать более гибко. Некоторые элементы бывают похожими, но в целом каждая СЭД служит для определенной цели. Выделяют 5 самых распространенных видов:
- Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
- Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
- Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
- Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
- С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.
Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.
Возможности и функционал
Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.
Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.
Предикт
- Автоматически проставит теги с точностью 95% по завершении разговора
- Экономит затраты и время ваших сотрудников на прослушивание звонков
- Поможет узнать, какие переговоры приводят к продажам, а какие не окупают вложения в каналы трафика
- Проанализирует продвижение и работу ваших менеджеров по отдельным продуктовым направлениям
- Для оценки и анализа эффективности не потребуется интеграции с CRM
Дополнительные возможности электронного документооборота:
- стандартизация документов;
- создание единой структуры;
- быстрое согласование;
- исключение потерь за счет архивации.
Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.
Преимущества и недостатки
Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.
Можно выделить и другие плюсы:
- отслеживание работы с документами на любом этапе;
- возможность создания разных версий документов;
- установление дедлайнов по отправке;
- удаленный доступ 24/7;
- отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.
Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.
Обзор лучших систем и программ
Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.
Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:
-
. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей. . Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей. . Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей. . Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200. . Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей. . Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей. . Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей. . Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей. . Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей. . Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.
Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».
Бизнес
Ведение корпоративного блога: нужен ли он и как вести правильно
Ведение корпоративного блога: нужен ли он и как вести правильно
На что обратить внимание при выборе
Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.
Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:
- изучите функции;
- поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
- просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
- протестируйте демо-версию.
Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.
Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.
Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.
Возможен ли документооборот между разными программами
Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.
У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.
Как внедрить СЭД
Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.
При внедрении могут возникнуть проблемы, если:
- персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
- руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
- плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.
Стоит ли совмещать с бумажным
В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.
Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.
Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.
Сквозная аналитика
- Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
- Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
- Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
- Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
- Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
Коротко о главном
- Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
- При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
- Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
- У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.
Бизнес
Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.
Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?
В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.
СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:
Офисные документы, договора, отчеты;
Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.
Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:
Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.
Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.
Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.
Помогает правильно организовать рабочее время;
Простота в использовании;
Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.
Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.
Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.
Позволяет оптимизировать рабочий процесс;
Покупается только через официального дилера;
Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.
Программу можно купить от 14000 рублей.
Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.
Удобна в использовании;
В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;
Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.
Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):
При покупке на 1 месяц – 150 рублей;
При покупке на полгода – 135 рублей;
Покупка на два года – 100 рублей.
Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.
Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.
Оптимизирует рабочий процесс;
Сохраняет в архиве все нужные документы;
Производит контроль над работой офисных сотрудников.
Из минусов - мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.
Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.
Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.
Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;
Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.
Слабый функционал, тяжело осваивать систему.
Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.
Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.
Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;
Сохранение документов в архиве.
Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.
Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.
Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.
Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.
Программу сложно установить, иногда виснет система.
Купить программу можно от 5500 рублей.
Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.
Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;
Минусом является то, что периодически виснет система.
Купить программу можно за 35000 рублей.
Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.
К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.
Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.
Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.
Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.
Автоматизация бизнеса – важнейший фактор роста и развития проекта, мощное конкурентное преимущества, от которого грех отказываться. Сегодня помимо управления отношениями с клиентами можно оптимизировать работу с документами.
Теперь вам не придется содержать архивы, искать необходимые бумаги, восстанавливать в случае потери. Все необходимые файлы в удобном доступе, в распоряжении каждого сотрудника. При необходимости можно отправлять документы в другие организации.
Я пользовался системами электронного документооборота от разных разработчиков, и выделить наилучший, универсальный вариант не могу – выбор будет зависеть от конкретных задач, предпочтений, бюджета и проч. Одна из опробованных мной систем – продукт от А2Б. Вообще я пользовался и другими модулями, в частности управлением проектами и другими сервисами. Заранее скажу, что их СЭД меня вполне устроила, неплохой вариант. Но обо всем по порядку.
Итак, если говорить строго, то СЭД, то есть система электронного документооборота представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, сопровождающую процесс управления работой иерархической организации. Цель – обеспечить корректное функционирование организации.
Чтобы далее не путаться, введем основные понятия.
Под документооборотом мы понимаем движение документов в организации с момента их создания до получения, либо отправления или просто исполнения. В понятие документооборота входят и прием, и регистрация, и рассылка, и контроль исполнения и другие действия. Интересно, что документооборот – понятие, характерное для постсоветского пространства, в то время как в мире принято говорить об управлении корпоративным контентом и системах управления записями.
В свою очередь, электронный документооборот подразумевает единый механизм по работе с электронными документами. Мы реализуем так называемую концепцию безбумажного делопроизводства.
Движемся далее. Под машиночитаемым документом подразумевают документ, доступный для автоматического считывания содержащейся на нем информации. В свою очередь, электронный документ – документ, созданный при помощи средств компьютерной обработки информации. Такая “бумага” может быть подписана электронной подписью. Последняя представляет собой некий аналог ручной подписи. Она является средством защиты информации, которое обеспечивает контролировать целостность и подтверждение подлинности электронных документов.
Теперь кратко поговорим о том, чем хороши СЭД, и почему вам действительно стоит перейти на такой способ работы с информацией.
· Вы освобождаете место.
· Снижаете затраты на копирование и доставку документов.
· Сокращаете трудовые затраты по работе с документами.
· Исключаете риск безвозвратной потери документов.
· Увеличиваете скорость доставки документов.
· Контролируете иерархию документа.
· Наблюдаете за всеми изменениями, которые вносились и вносятся в документ в хронологическом порядке.
· Можете быстро искать “бумаги” – все необходимое сразу под рукой в несколько кликов.
Так вы высвобождаете действительно большое количество ресурсов, что в целом положительно влияет на эффективность вашего проекта.
Теперь стоит поговорить о том, как вообще выбрать СЭД. Для начала изучите функциональные возможности. Определитесь, какой функционал вам необходим. Допустим, определились. Теперь необходимо найти релевантные примеры использования. Вам важно понять, как реализован интересующий вас функционал.
Обязательно смотрите скриншоты. Если их нет на сайте, наверняка найдете в презентационных материалах. Детальная информация на скриншотах – хороший показатель, а если скриншотов мало, не видно деталей, то стоит насторожиться.
Если есть видеоматериалы – замечательно, ознакомьтесь с ними непременно. Мне это помогло отсеять неподходящие варианты, даже не обращаясь к пробной версии и не тратя много времени.
Если на предыдущих этапах вас все устроило, пора перейти к пробной версии. Большинство разработчиков предлагают бесплатные пробные периоды и версии, и этим обязательно стоит воспользоваться прежде чем купить продукт.
Хорошим признаком является прозрачность ценообразования. Прайс должен быть детальным, максимально понятным для клиента. Вы четко должны знать, что сколько стоит, что входит в ту или иную услугу. Обращайте внимание на то, как продажник ориентирует вам по цене, выводите его на конкретику и не позволяйте себя “заговорить”. У вас должен быть четкий перечень вопросов, на которые вам должны ответить.
Теперь предлагаю чек-лист, по которому мы оцениваем функциональность системы электронного документооборота. Иными словами, что должно быть в хорошей СЭД:
● удобный интерфейс, юзабилити;
● возможность совместной работы с документами;
● наличие единого структурированного архива;
● конструкторы карточек и бизнес-процессов;
● возможности организации юридически значимого документооборота;
● наличие мобильного приложения, его корректная работа и удобство интерфейса;
● гибкая ролевая модель;
● поддержка холдинговой структуры;
● аналитические отчеты;
● наличие готовых уникальных сервисов.
Пожалуй, это основные критерии, на которые стоит обратить внимание. Теперь расскажу, как мы внедряли СЭД и другие продукты от А2Б. Системы не без недостатков, но, скажу сразу, на мой взгляд, продукт стоит своих денег.
СЭД от А2Б мне понравилась гораздо больше, чем их CRM, модуль по управлению проектами и по контролю поручений, хотя в вашем случае все может получиться совершенно наоборот. В моем случае модуль был опробован на нашем небольшом проекте: юридическая фирма с 15 сотрудниками. Мы специализируемся на банкротном праве, и работа с документами – наша огромная “боль”, такова специфика подобных проектов.
Начну с того, что СЭД мы опробовали не по отдельности, а приобрели сразу все модули. Это оказалось гораздо выгоднее, тем более, каждый из этих модулей в рамках нашего проекта оказался действительно полезным.
Что хочу отметить в первую очередь – это быстрое и довольно легкое внедрение. Новая CRM или вообще переход с ”традиционных” методов на автоматизированные системы – большой стресс и для сотрудников, и для самого руководителя. В случае с А2Б внедрение было несложным. Дополнительной платы не брали – она входила в стоимость. Специалисты компании-разработчика подключились к нашему серверу, установили программное обеспечение и выполнили первоначальные настройки. На всё про всё ушло около часа.
Также провели наглядное обучение – мы вместе создали и настроили маршруты согласования в СЭДе, например. При необходимости специалисты помогают настроить любые бизнес-процессы, все это наглядно и быстро.
Далее – кастом. Ранее мне уже приходилось кастомизировать систему, правда другую. Я сотрудничал со сторонними программистами. Опыт показал, что привлечение подрядчиков приводит к возникновению массы проблем – всё упирается в то, что подрядчики не являются непосредственными разработчиками системы. В случае с СЭД от А2Б также понадобилась кастомизация под особенности конкретно нашего проекта, и с нами работали непосредственно сотрудники компании-разработчика. Доработки осуществлялись за дополнительную плату.
Отмечу, что А2Б ответственно отнеслись к выполнению задач, и при дальнейших обновлениях были учтены все кастомные изменения в коде для нашей компании.
Далее об администрировании. Штатных программистов у нас нет, но подрядчиков вновь не пришлось подключать: дальнейшее сопровождение и настройка новых маршрутов не потребовали навыком программирования. Мы можем выполнять их самостоятельно, не привлекая подрядчиков.
Теперь касаемо цены. Приобретать полноценный пакет оказалось, очевидно, дешевле, чем приобретать по отдельности. Если бы мы приобрели только систему электронного документооборота, то в комплекте обязательно бы шел модуль Управления персоналом и CRM. В таком случае при оплате за полгода стоимость одного доступа (то есть для одного пользователя), то выйдет 170 руб. со скидкой. Если же приобретать полный пакет на таких же условиях – то есть оплачивать сразу за полгода, то доступ на одного человека будет стоит 300 руб. со скидкой. Думаю, на рынке можно найти решения и подешевле, но цену в целом считаю разумной и обоснованной.
Кстати, озвученную выше цену помимо СЭД, CRM и модуля Управление проектами мы заплатили за модули по контролю задач и поручений, бизнес-процессов, корпоративный портал, постановку целей, управление идеями, отчеты по работе сотрудников. В комплексе они работают удовлетворительно, но разработчикам определенно есть куда расти.
Не могу не отметить, что CRM модуль у А2Б – не самая сильная часть, есть куда стремиться. СЭД же нас полностью устроила, действительно достойное программное решение. Напомню, что внедряли мы систему в юридическую компанию, специализирующуюся на банкротных делах, и нам продукт вполне подошел.
Повторюсь, что рекомендовать лучшую, универсальную систему я не могу – таковой попросту не существует. Все зависит от специфики вашего проекта, и я рекомендую отталкиваться именно от этого. Чтобы не потратить время и средства напрасно, выберите несколько вариантов и воспользуйтесь пробными версиями. Например, А2Б также предоставляют бесплатную пробную версию на 7 дней. По итогу будет гораздо проще определиться с выбором.
Читайте также: